Реферат: Бизнес-презентации: подготовка и проведение
Титульный лист
Оглавление
TOC o h z Введение. PAGEREF _Toc133406165 h 3
Что такое презентация.PAGEREF _Toc133406166 h 4
Виды и целибизнес-презентаций.PAGEREF _Toc133406167 h 6
Структура презентации.PAGEREF _Toc133406168 h 8
Подготовка презентации… PAGEREF _Toc133406169 h 10
Анализ аудитории… PAGEREF _Toc133406170 h 13
Планирование презентации… PAGEREF _Toc133406171 h 16
1. Планирование времени. PAGEREF _Toc133406172 h 16
2. Выбор стиля выступления. PAGEREF _Toc133406173 h 19
3. Разработка презентации. PAGEREF _Toc133406174 h 19
4. Выполнение презентации. PAGEREF _Toc133406175 h 20
5. Использование наглядных методов иматериалов. PAGEREF _Toc133406176 h 22
6. Ответы на вопросы… PAGEREF _Toc133406177 h 27
Заключение. PAGEREF _Toc133406178 h 29
Литература. PAGEREF _Toc133406179 h 30
ВведениеСогласноодному из множества предложенных в литературе определению, «PublicRelation– это организация общественного мнения в целях наиболееэффективного функционирования предприятия (учреждения, фирмы) и повышения егорепутации». Другими словами нужно создать для организации благоприятный образ вглазах общественности, который поможет ей успешно выполнять свою работу и вдальнейшем этот образ поддерживать.
Одним из средств создания благоприятного образаявляется презентация (Praesentatio(лат.) – представление, предъявление). Презентации устраиваются по самымразнообразным поводам: открытие выставки, лицея, колледжа, выхода книгиизвестного автора, основание нового банка, фирмы, появление на рынке новыхтоваров, технологий и т.д. Очень важно, чтобы презентации были хорошо продуманыи спланированы, поскольку гости воспринимают эти мероприятия как «смотрины»организации.
Презентация дает возможность пригласить нужныхполитических и общественных деятелей, предпринимателей, банкиров, спонсоров,представителей различных фирм, как для укрепления старых связей, так и дляустановления новых деловых контактов. При этом тщательно продумывается списоклиц, которым заранее посылают приглашения, определяются сроки ее проведения.
В моей работе пойдет речь именно о презентации и отом, как ее нужно организовать, чтобы достичь поставленных целей как можноболее эффективно. Мы не всегда имеем возможность выбрать людей которые будут вней участвовать, не всегда можнонаписать им те слова, которые нужно говорить и т. д. И, тем не менее, нужносделать так чтобы она принесла максимально возможный эффект.
Что такое презентация.Презентация,как правило, необходима фирме (товару, услуге, персоне) для того чтобы заявитьо своем существовании, это испытанный способ привлечения внимания. Кроме того,как было сказано в начале это одно из средств, используемых для созданияимиджа.
Более благоприятное впечатление и более глубокое влияние напублику оказывает презентация, проходящая в хорошем темпе, в выразительной,энергичной и полной энтузиазма манере.
Для того чтобы начать готовить то или иное мероприятиенеобходимо очень четко определить, что мы хотим получить как результат егопроведения. Презентация не является исключением. Можно сказать, что глобальнойцелью каждой презентации является убеждение ваших гостей в том, что вы именнотакие, как хотите себя преподнести или, что ваш товар самый необходимый икачественный и т. д. За достаточно короткое время нужно сформировать у людейопределенное мнение относительно того, кто вы? Чем занимаетесь? И как хорошо выэто делаете? Иногда, кроме этого вашей целью является подвигнуть людей наконкретные поступки, которые нужно совершить прямо в этот промежуток времени,что-то купить, заключить контракт и т. д.
Длятого чтобы обеспечить себе успех необходимо заранее тщательно планировать своидействия. Тем самым можно избежать неприятных всевозможных сюрпризов иминимизировать неожиданности, которые могут помешать. Продумывая порядокнеобходимых действий, можно вовремя определить, сколько точно временипонадобиться на каждую часть, что более значимо, а от чего может быть вообщестоит отказаться.
Существуетнесколько факторов влияющих на эффективность презентации, которые нужноучитывать при ее планировании: презентатор (ведущий), аудитория, предмет,временные рамки и место проведения. Кроме этого нужно определить и тип необходимой нам презентации.
Каковаприрода места: формальная, неформальная, деловая.
Ведущий должен быть максимально готов к всевозможным вопросами комментариям из зала. Время для них можно выделить в конце презентации, до ееначала или по ходу выступления. Чтобы произвести благоприятное впечатлениеоратор должен внимательно выслушать и одобрить человека, задающего вопрос иликомментирующего его высказывание, определить тип вопроса, поблагодарить и датьответ. При вызывающем поведении кого-либо из аудитории необходимо сохранятьспокойствие, оставаться вежливым, но действовать решительно и не терятьконтроль за ситуацией.
Язык определяет стиль и тон всего события, а так же задаеттемп презентации. Он должен подходить аудитории, необходимо почувствовать еекультурные запросы. В зависимости от предмета презентации и характеристикаудитории, а также от поставленных целей необходимо выбрать тот или инойвербальный стиль.
Не следует злоупотреблять: избитыми фразами ивыражениями, избегать избыточности (абсолютно необходимо), двусмысленныхвыражений которые могут обидеть, частым употреблением слова «я».
Виды и цели бизнес-презентаций.Подбизнес-презентацией понимают переговоры представителей разных фирм порассмотрению бизнес-вопросов. В зависимости от рассматриваемых вопросовпрезентации могут иметь следующие цели:
SYMBOL 183f «Symbol»Презентация фирмы. Целями такой презентации являются:создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятногообраза фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация являетсячастью рекламной кампании организации.
SYMBOL 183f «Symbol»Презентация бизнес-проекта. Цель этого видапрезентации — информирование людей о каком-либо проекте, определение обратнойреакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализациипроекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержаниюи подготовке), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимостиосуществления разработки или воплощения проекта.
*<span Times New Roman""> Отчет овыполненных работах. Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результатыработ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правилподготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас подрукой и содержатся в полном порядке.
*<span Times New Roman""> Обсуждениеплана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему видупрезентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности.Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченныхработах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентациикритическому анализу и изменению.
SYMBOL183 f «Symbol»Презентация товара.Цели такой презентации ясны: создание знания о новоймарке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новымивозможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения маркеи т.п. Такие презентациимогут быть внутренние и внешние презентации.
Внутренняя презентация–проводиться в рамках одной организации (один из сотрудников обращается к своимколлегам). Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либопредставляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и«нисходящие» (выступление руководства).
Внешняя – подается аудитории вне организации, которую представляеткоммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования,чем внутренняя.
Крометого, они бывают проактивными и интерактивными:
Проактивная презентация –презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить. Всезависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образомситуации. Главное действующее лицо это ведущий или выступающий. Именно такаяформа предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.
Интерактивная презентация –«докладчик и аудитория взаимодействуют на равных». Происходит обменинформацией. Ситуация соответственно может корректировать по ходу дела взависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Из чего можносделать вывод, что такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий.
Структура презентации.Можноопределить презентацию как цепь накладывающихся друг на друга событий:
·<span Times New Roman"">
Приглашение и встреча.·<span Times New Roman"">
Пресс-конференция.·<span Times New Roman"">
презентационная часть·<span Times New Roman"">
Неформальное общение.·<span Times New Roman"">
прощание.Но следует добавить следующие дополнения:
Открывающаячасть – длиться около одной минуты. Ее основная задача это «открыть» аудиторию,сделать ее максимально восприимчивой. От того, какими будут первые слова и то,каким образом они будут произнесены, зависит насколько аудитория заинтересуетсявсем остальным. Необходимо сразу очаровать, заинтересовать или чем-нибудьудивить аудиторию.
Введение– предвосхищает основные мотивы презентации.
Основнаячасть (презентационная) должна включать в себя три элемента:
·<span Times New Roman"">
Ключевые пункты или основные идеи.·<span Times New Roman"">
Поддерживающий материал, объясняет основные идеи идоказывает их верность.·<span Times New Roman"">
Переход. То посредством чего мы можем переходить отодного утверждения к другому.Заключение.Должно призывать к какому-либо действию, либо окончательно в чем-то убедить.Лучше завершать на высокой ноте.
Всевышеперечисленные правила необходимо помнить всегда, и применяя их не забыватьо том, что все они должны в результате служить одному и тому же – сделатьпрезентацию максимально эффективной и не противоречить друг другу. Эти правилане являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однаконеобходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что каждаямелочь может сыграть свою роль как положительную так отрицательную.
ПодготовкапрезентацииМожно выделить следующие этапы, которые должны быть выполненыдля успешной подготовки к бизнес-переговорам:
<span Times New Roman"">
Анализ состава,цели, характера и состояния аудитории.<span Times New Roman"">
Планирование исоставление возможных сценариев переговоров.<span Times New Roman"">
Выбор,разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.<span Times New Roman"">
Непосредственноподготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.<span Times New Roman"">
Подготовка кответам на возможные вопросы аудитории.В процессе подготовки презентации нужно определить цели,проанализировать аудиторию, разработать план для презентации своих точекзрения.
Если выступающий работает в отделе по работе с персоналом, онможет давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании.Если человек работает начальником отдела, он может презентовать программыучения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты.Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальствуотчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснятьтехнические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях.Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников,акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек,заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентациюперед потенциальными инвесторами.
Такие презентации могут быть отнесены к разного рода блокам взависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль, атакже, как показывает Рис.1, уровень взаимодействия аудитории с выступающим.
Графикзависимости взаимодействия аудитории с выступающим в зависимости от целей последнегопоказывает необходимость и важность анализа аудитории если целью вашейпрезентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализомаудитории и при других целях.
<img src="/cache/referats/21683/image001.gif" v:shapes="_x0000_s1032"><img src="/cache/referats/21683/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1031"><img src="/cache/referats/21683/image003.gif" v:shapes="_x0000_s1026"><span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Уровень
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">взаимодействия
<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">с аудиторией
<img src="/cache/referats/21683/image004.gif" v:shapes="_x0000_s1030">
Высокий
<img src="/cache/referats/21683/image005.gif" v:shapes="_x0000_s1029">
Средний
<img src="/cache/referats/21683/image006.gif" v:shapes="_x0000_s1028">
Низкий
<img src="/cache/referats/21683/image007.gif" v:shapes="_x0000_s1033">
<img src="/cache/referats/21683/image008.gif" v:shapes="_x0000_s1034"><img src="/cache/referats/21683/image009.gif" v:shapes="_x0000_s1027"> Информирование Мотивирование Убеждение
Цели совещания
Рис. 1. Зависимость уровня взаимодействия с аудиториейот целей совещания
*<span Times New Roman"">
Мотивирование.Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит изобычной речи. Например, когда говорят несколько слов об уходящем на пенсиюработнике, сначала сделают несколько веселых комментариев о хорошей работепенсионера и описывают, как он помог компании. В процессе речи мотивируют этогоработника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течение такой речи ведет себяпассивно. Если цель презентации имеет такой характер, то необходимо тщательноподготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку квопросам.*<span Times New Roman"">
Информирование.Когда цель презентации реч