Реферат: Работа секретаря-референта - личного помощника руководителя
РАБОТА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА –ЛИЧНОГО ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯВВЕДЕНИЕ
<span Arial",«sans-serif»">Слово «секретарь» происходит от средневекового «
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">secretarius<span Arial",«sans-serif»">» и первоначальноозначало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в X<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">VIII<span Arial",«sans-serif»"> веке, сначала как должность личногосекретаря императора (в Толковом словаре В.Даля определяем: «статс-секретарь»,доверенный письмовод государя»). В первой четверти <span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">XVIII<span Arial",«sans-serif»"> века секретарь становится должностнымлицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера егодеятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписанГенеральный регламент Петра <span Arial",«sans-serif»;mso-ansi-language: EN-US">I<span Arial",«sans-serif»">).<span Arial",«sans-serif»">В настоящее время в словарях секретарь определяется как«лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения,а также ведающее делопроизводством».
<span Arial",«sans-serif»">Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеетмного градаций – от секретаря-помощника руководители, секретаря-референта,ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаряструктурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие ихобязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональнымнавыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускникашколы, окончившего секретарские курсы).
<span Arial",«sans-serif»">За последние годы профессия секретаря-референтапретерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся всевнутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен бытьбезупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающимирешения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами.Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясьделовыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь можетвдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарьуменьшает ее наполовину.
<span Arial",«sans-serif»"> Отпрофессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие егокачества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогутруководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решатьнакопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководителимогут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такиекачества, как рост, возрасти и «количество печатных знаков в минуту», всебольше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажуработы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особоевнимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышениюспособности решать разнообразные деловые задачи.
С появлением персональных компьютеров нарабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, ихрегистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря какорганизатора, диспетчера, консультанта, В связи с этим появились новыетребования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта,появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник пообщим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер.
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<img src="/cache/referats/14305/image002.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1034"><span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA">КАКИМИ КАЧЕСТВАМИ ДОЛЖЕН ОБЛАДАТЬ
СЕКРЕТАРЬ
Чтобы соответствовать современным требованиям, секретарю необходимо:<span Arial",«sans-serif»">
§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Иметьпрофессиональный имидж;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Хорошовладеть речью и письмом;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Обладатьнеплохой памятью (в том числе зрительной памятью на лица);§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Содержатьв порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Уметьправильно оформлять документы, вести деловую переписку руководителя;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Квалифицированнопользоваться офисной оргтехникой;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Осваиватьновые компьютерные программы;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Бытьэнергичным, проявлять инициативу;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Уметьнаходить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Поддерживатьэффективную работу офиса в отсутствии шефа;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Проявлятьосторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах.ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ
Основными функциями секретаря-референта являются:
§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Ведениедокументации дирекции предприятия;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Организацияи координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками,контрагентами;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Поискнеобходимой руководителю информации;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Выполнениеоперативных поручений и заданий руководителя;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Контрольисполнения документов и поручений руководителя;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Бронированиегостиниц, авиабилетов, оформление виз;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Планированиерабочего дня руководителя;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Организацияи участие во встречах и переговорах;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Приемпосетителей;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Приеминостранных делегаций;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Помощьпри подготовке совещаний, собраний, презентаций;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Решениеадминистративных вопросов в пределах своей компетенции;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Работас оргтехникой.Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря вопределенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, котораяразрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается сюрисконсультом предприятия и утверждается директором. Все существенныеизменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.
<span Arial",«sans-serif»">
РАБОЧЕЕ МЕСТО СЕКРЕТАРЯ<span Arial",«sans-serif»">
Психологи утверждают, что одна из главных причин пониженнойработоспособности – неправильно организованное рабочее место. Рабочее местосекретаря, как правило, находится в помещении, смежном с кабинетомруководителя, называемом «приемной». Помимо приемной в идеале офис должен иметькомнату отдыха или комнату-кухню и отсек или комнату для технических средств(копировальных аппаратов, машины для уничтожения бумаг и т.п.).
Требования к организации рабочего места секретаряРабочее место секретаря можно разделить на 3 зоны: основная, гденаходится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживанияпосетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальныйаппарат, факс и т.д.
<span Arial",«sans-serif»">Свет и цвет лампы, шум в офисе, высота стула и все, чтоокружает секретаря, может стать причиной ежедневных стрессовых состояний илиснижения уровня работоспособности, действуя на работника на подсознательномуровне.
<span Arial",«sans-serif»">Огромное эмоциональное воздействие на человека могутоказывать цвета, которые его окружают. Правила рекомендуют подбирать окраскустен, потолка и мебели в зависимости от светопоглощающих или отражающих свойствразличных цветов. Главное в цветовом решении офиса – мягкие, неконтрастныесочетания, без резких «кричащих» цветов.
<span Arial",«sans-serif»">Специалисты по эргономике (научная дисциплина, комплексноизучающая человека в его деятельности) рекомендуют не забывать золотое правило,соблюдение которого может уберечь от многих бед: свет должен падать сверхуслева. В противном случае при работе нарушается правильное положение головы(результат –
<img src="/cache/referats/14305/image004.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1031"><span Arial",«sans-serif»">остеохондрози близорукость).<span Arial",«sans-serif»">Любая световая или шумовая вибрация – источник раздражения, приводящий человека всостояние повышенной возбудимости и нервозности, при котором вряд ли возможновыполнение ответственной работы. Мерцающая и дребезжащая лампа на потолке — верная гарантия постоянного полустрессового состояния. Привычка включатьтелевизор или радио для поднятия настроения, едва успев прийти на работу, — тоже «отличное» средство для создания повышенной утомляемости. Специалистысчитают, что 50-60 децибел – предельный уровень шума для офисной работы (длясравнения: громкая речь 70 децибел). Любой более сильный шум начинает оказыватьотрицательное воздействие. Поэтому дверная обивка, двойные двери,звукоизоляционные рамы и перегородки не излишества для офиса, а необходимость.
<span Arial",«sans-serif»">Техническими средствами, которыми чаще всего пользуетсясекретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер,факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарьдолжен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышенияоперативности и эффективности своего труда.
<span Arial",«sans-serif»">Помещение, где стоит компьютер секретаря, должно бытьпросторным и хорошо освещенным, а также иметь кондиционер.
<span Arial",«sans-serif»">Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним былолегко и удобно работать. Стул – обязательно со спинкой и, желательно, сподлокотниками.
<span Arial",«sans-serif»">Монитор устанавливают на одном уровне глаз секретаря, нарасстоянии не менее 40 см. Можно снабдить свой монитор дополнительнымприспособлением – держателем для документов “
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Curtis<span Arial",«sans-serif»"> <span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Clip<span Arial",«sans-serif»">” или “С<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">opy<span Arial",«sans-serif»"> <span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Holder<span Arial",«sans-serif»">”. С его помощью можно закрепитьдокумент на одном уровне с монитором. В этом случае секретарю не придетсявертеть головой, переводя взгляд с лежащих на столе записей на экран и обратно.<span Arial",«sans-serif»">Копировальные аппараты, принтеры и мониторы обладают неблагоприятным свойством образовывать вокругсебя электростатическое поле, которое притягивает пыль, вызывающую аллергию.Целесообразно рассредоточить эти аппараты на несколько метров друг от друга.Технические средства, используемые в работе секретаря, размещают с учетомэргономических и санитарных норм. Монитор и особенно копировальные аппарат недолжны находиться очень близко. Если техническими средствами секретаряпользуются другие сотрудники (что не рекомендуется), то их размещают такимобразом, чтобы они были удобны для подхода и кратковременного использования имии находились бы под контролем секретаря.
<img src="/cache/referats/14305/image006.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1032"><span Arial",«sans-serif»">Когданам нравится наше рабочее место, появляется желание плодотворно трудиться. Не стоитзабывать, что одним из главных условий эффективного труда секретаря являетсяпорядок на рабочем месте. Как известно, порядок освобождает мысль, сберегаетвремя. Соблюдение привычного порядка не только облегчает труд, делает многиеоперации автоматическими, экономит время, но и препятствует «пропаже»документов, которые у недостаточно собранных секретарей попадают в папки сдругими документами. Идеально, если на столе секретаря лежат только документы исправочники, необходимые в данный момент. Нагромождение «бумаг» не толькоуменьшает рабочую площадь стола, но и отвлекает от решения служебных вопросов.Почаще проводите генеральную уборку на своем рабочем месте, в ящика стола,шкафах, смело избавляясь от макулатуры и ненужных вещей.
<span Arial",«sans-serif»">Влияют на работоспособность и запахи. Исследованияпоказали, что запах лимона в большинстве случаев понижает производительностьтруда, а запах розы – повышает. Запах любимых духов, по оценкам психологов,также хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции. Однако устраивать вофисе сеансы ароматерапии специалисты не рекомендуют, потому что действиеароматов очень индивидуально и любимые духи секретаря могут вызвать головнуюболь у всего офиса.
<span Arial",«sans-serif»">Чтобы не было повышенной утомляемости, необходимопроветривать помещение. При сидячей работе приток свежего воздуха должен бытьне менее 30м3 в час. Благоприятные климатические условия на рабочемместе секретаря могут быть обеспечены с помощью кондиционеров иливентиляционной установки с ионизированным воздухом.
Мебель должна быть светлой, но не очень яркой. Предпочтителен цветнатурального дерева. Сочные цвета могут присутствовать в различных деталяхинтерьера, аксессуарах рабочего места, обивке мебели. Интерьер приемной хорошооживляют живые растения. Главное растения должны помогать, но ни в коем случаене стоять на пути, мешая людям проходить. Большое значение имеет выбор мебели,она должны быть удобной и современной. В зоне обслуживания посетителей должныбыть несколько стульев или кресел и небольшой столик.
<span Arial",«sans-serif»">Располагается рабочее место секретаря рядом с входом вкабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих вприемную, встречать их лицом, а не спиной.
ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕКоммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня еготехнического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления вусловиях увеличивающегося с каждым днем объема информации. Автоматизацияделопроизводства требует, чтобы современные офисные системы, при всей сложностисредств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой иудобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю-референту и другимспециалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять своифункции с помощью ПК. Системы автоматизации делопроизводства должны обладатьследующими возможностями:
-<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">ввода,подготовки и редактирования документов;-<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">вводаи обработки сведений о документах (регистрации);-<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">обменадокументами с руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами;-<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">осуществленияконтроля исполнения документов4-<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">храненияи поиска документов (создания баз данных);-<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">приемаи пересылки документов;-<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">систематизациидокументов, формирования папок (дел);-<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">подготовкик архивному хранению и их архивирования.Хорошоспроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работыпомимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяетполучить дополнительные возможности.
<img src="/cache/referats/14305/image008.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1027"><span Arial",«sans-serif»">Современныйуровень развития компьютерных технологий позволяет решать поставленные задачи.В нашей стране созданы и успешно применяются замечательные программныепродукты, реализующие различные функции и предназначенные для автоматизациитрадиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованиемэлектрон-ных сетей. Современные офисные сис-темы разрабатываются российскимиком-паниями на основе популярных пакетов офисных систем –
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Lotus<span Arial",«sans-serif»"> <span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Notes<span Arial",«sans-serif»">, <span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">DOCS<span Arial",«sans-serif»"> <span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Open<span Arial",«sans-serif»">, <span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Microsoft<span Arial",«sans-serif»"><span Arial",«sans-serif»;mso-ansi-language:EN-US">Office<span Arial",«sans-serif»">и др.Наиболееизвестными офисными программами на сегодняшний день являются:
§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Системаавтоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработаннаякомпанией «Электронные офисные системы»;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Системаавтоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ “<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">OPTIMA<span Arial",«sans-serif»">-<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Work<span Arial",«sans-serif»"> <span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Flow<span Arial",«sans-serif»">”, разработанная фирмой «Оптима»;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Системаэлектронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании«ИнтерТраст»;§<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Системыавтоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловымипроцессами крупных организаций и предприятий на базе <span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">DOCS<span Arial",«sans-serif»"> <span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Open<span Arial",«sans-serif»"> и <span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">WorkRoute<span Arial",«sans-serif»">, выпускаемыекомпанией «Весть-Метатехнология».<span Arial",«sans-serif»">Системы КонсультантПлюс сталинеотъемлемой частью правового обеспечения современного предприятия. Безсправочных правовых систем сегодня немыслима работа руководителей, бухгалтерови юристов. Охватывая полный спектр областей современного законодательства,системы КонсултантПлюс позволяют специалистам успешно решать весь комплексправовых вопросов, связанных с их профессиональной деятельностью.
<span Arial",«sans-serif»">Пакетные поставки систем занимаютособое место в практике обеспечения предприятий правовой информацией.Фактически они позволяют реализовать комплексный подход к задаче правовойинформатизации как для предприятия в целом, так и для отдельных специалистов.Гибкость пакетных поставок обеспечивает максимальный учет интересов конкретногопользователя. При установке пакетов учитываются такие факторы, как сферадеятельности предприятия, его масштаб, структура, территориальное расположение,международные связи. Основой дляформирования пакета являются системы по феде-ральному и региональному законодательству.Технология КонсультантПлюс позволяет учесть уровень используемой компьютернойтехники и установить пакеты систем, эффективно работающие практически на любыхкомпьютерах, любых программных платформах и в сетях любой конфигурации.
<span Arial",«sans-serif»">Существует множество программ длясоставления и редактирования служебных документов. Такие программы называютсятекстовыми редакторами или текстовыми процессорами (
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Word<span Arial",«sans-serif»"> и др.)<span Arial",«sans-serif»">При использовании этих программ для составлениядокументов текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в негоможно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного местадокумента в другое, объединять документы, использовать различные шрифты длявыделения отдельных участков текста, легко работать с таблицами и списками,многократно распечатывать текст на принтере и т.д. программы включают словарьсинонимов делового языка, проверку орфографии и грамматики, современноестилевое оформление документа, возможность составления документа на несколькихязыках и многое другое.
Составлениедокумента в текстовом редакторе можно производить с использованием «заготовок»документов разных видов, заранее введенных в память ПК.
<span Arial",«sans-serif»">Большую популярность у секретарейприобрели текстовые процессоры
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Word<span Arial",«sans-serif»"> 97, <span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Word<span Arial",«sans-serif»"> 2000<span Arial",«sans-serif»">.<span Arial",«sans-serif»">В программный пакет
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Word<span Arial",«sans-serif»"> включены шаблоны документов, которыепомогают создавать конкретный документ – стандартное, изысканное и современноеписьмо, а также резюме, факс. Можно выбрать интересующий вариант документа,отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты: дату, номер документа,подпись, адресат, фамилию и телефон исполнителя и т.д. В окне предварительногопросмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста внем. В новом текстовом редакторе <span Arial",«sans-serif»;mso-ansi-language: EN-US">Word<span Arial",«sans-serif»"> 2000 можно не только обнаружить ошибки, но иузнать почему необходимо внести исправление. Таким образом, новый редактородновременно является учебником орфографии и пунктуации.<span Arial",«sans-serif»"> Созданные в текстовом редакторе документызапоминаются, хранятся и пересылаются в виде файлов или выводятся на печать набумажный носитель.
РАБОЧИЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ<span Arial",«sans-serif»">
Рабочий день секретаря подвержен резким переменам, которые труднопредугадать или прогнозировать и все жен не следует пускать его на самотек.Практика показывает, что рабочий день, построенный по принципу «сначала спячка,затем раскачка, а потом горячка», не дает желаемых результатов. Главнымиусловиями успешной деятельности секретаря-референта остаются:
— планирование предстоящих дел;
— установление оптимального ритма труда;
<span Times New Roman",«serif»">-<span Times New Roman"">
постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда иотдыха. ПЛАНИРОВАНИЕ<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">Планирование может быть на день или неделю, месячное иликвартальное, годовое. При планировании работы на день необходимо учитыватьследующее. Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Как опытныйавтолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины, так и секретарь вначаледолжен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные иважные дела.
<span Arial",«sans-serif»">Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуетсяпланировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученнойкорреспонденции приходится, как правило, на утро.
<span Arial",«sans-serif»">Необходимо свой рабочий день организовать таким образом,чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнениинамеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее:за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в техслучаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планамируководителя. Основная информация, как правило, передается с утра. В течениедня сообщается лишь что-то экстренное.
<span Arial",«sans-serif»">Во многих странах мира секретари применяют специальныеплоские папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозьвырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки-напоминания,поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.
<span Arial",«sans-serif»">
Оптимальный ритм работы<span Arial",«sans-serif»">При планировании работ секретарь должен знать, чтонаиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности и во второйполовине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 17 часов. После чегоона неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверкедокумента после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки.
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<img src="/cache/referats/14305/image010.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1036"><span Arial",«sans-serif»"> Рабочая неделя тоже имеет свой цикл.Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм, вторник, среда и четвергявляются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливаетсяусталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть впредстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают насередину недели.
<span Arial",«sans-serif»">В идеале секретарь должен чередовать каждые 45 минутработы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневнойработы на компьютере не должна превышать 4 часа.
<span Arial",«sans-serif»">Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работы.Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимодополнительное время очень часто, значит вы не смогли организовать свой деньтак, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком большой объем работы.
<span Arial",«sans-serif»">Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такиемоменты просто постарайтесь выглядеть деловой, неважно – заняты вы или нет.Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть.
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US"><span Arial",«sans-serif»">
Примерная схемарабочего дня секретаряПервая половина рабочегодня:
<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">1.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Прийти на работу за 15 мин. доприхода руководителя для того, чтобыпривести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить илиуточнить план на предстоящий день.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">2.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Подобрать в соответствии с планомнужные документы и дела.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">3.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Получить корреспонденцию, ознакомитьсяс содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередногорешения руководителя.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">4.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">По остальным документам подготовитьварианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарьникогда не положит на стол руководителю все корреспонденцию, предварительно непроработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя скорреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером илимаркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся квопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучитьвопрос и принять правильное решение.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">5.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Просмотреть поступившие обзоры,отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях,встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведениявсех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">6.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Разложить поступившую корреспонденциюв зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленнопередать руководителю.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">7.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Оставить у себя документы, необходимыедля текущей информационно-справочной работы.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">8.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Доложить руководителю о полученнойкорреспонденции.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">9.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Уточнить вместе с руководителемсодержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Есливозникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки всвоих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике иежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой.Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например,если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаряона будет выглядеть так: «14:20 –напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину непозднее 14:30».<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">10.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Передатьпо телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям обистекающих сроках исполнения документов.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">11.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Работас посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">12.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Подшивкаисполненных документов в дела.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">13.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Выполнениеработ на компьютере.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">14.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Организациякопирования документов в соответствии с указаниями руководителя.Втораяполовина рабочего дня
<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">15.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Продолжениеработы с посетителями и на телефоне.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">16.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Сбори подготовка для подписи исполненных документов.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">17.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Доложитьруководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные имдокументы.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">18.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Обработатьи отправить исходящие документы адресатам.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">19.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Наметитьмероприятия на следующий день.Конецрабочего дня
<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">20.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Просмотретьсвой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимостиподготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка ксовещанию, заказ гостиницы и т.п.).<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">21.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Еслируководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить еговсей необходимой информацией, материалами.<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:Arial">22.<span Times New Roman"">
<span Arial",«sans-serif»">Привестив порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафыс документами, выключить из сети технические средства.<span Arial",«sans-serif»">
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОМПЬЮТЕРА
ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">Хорошим помощником секретаря при планировании рабочегодня может служить ПК. На рынке программных продуктов предлагается многоинтересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя:календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболеепопулярной является информационная система
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">Microsoft<span Arial",«sans-serif»"><span Arial",«sans-serif»;mso-ansi-language:EN-US">Outlook<span Arial",«sans-serif»">.Эта программа предоставляет множество возможностейдля эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя:
<span Arial",«sans-serif»;mso-ansi-language:EN-US">Microsoft
<span Arial",«sans-serif»"><span Arial",«sans-serif»;mso-ansi-language:EN-US">Outlook<span Arial",«sans-serif»"><span Arial",«sans-serif»">помогает работать с сообщениями, контактными лицами,просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи,поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою исотрудников. Основная панель <span Arial",«sans-serif»;mso-ansi-language: EN-US">Outlook<span Arial",«sans-serif»"> содержит следующие разделы: Входящие,Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">
<span Arial",«sans-serif»; mso-ansi-language:EN-US">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA">ЗАКЛЮЧЕНИЕ
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессииактера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда навиду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятныйголос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо отнастроения создают особую атмосферу в офисе.
<span Arial",«sans-serif»">Основы секретарского дела можно освоит за сравнительнокороткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии,приходит с годами. Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал! Методомпроб и ошибок, с приобретением необходимых наработок, постоянно повышая свойпрофессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела.Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности уметьхранить конфиденциальные сведения и быть при это самым информированным иобщительным человеком.
<span Arial",«sans-serif»">Наше время не случайно называют временем информационногобума. Источником необходимых сведений являются не только журналы, газеты иликниги, но и электронные базы данных, локальные и глобальные компьютерные сети,такие как Интернет. Важно, чтобы секретарь ориентировался в этом информационномморе и знал, где искать нужную информацию.
Высокая планка требований и высокая оплата труда, соответствующаяквалификации секретаря-референта, сделали эту профессию престижной ипривлекательной.
<span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">
<img src="/cache/referats/14305/image012.gif" v:shapes="_x0000_s1035"><span Arial",«sans-serif»">
<span Arial",«sans-serif»">