Реферат: Организация рабочего дня руководителя, управление временем

АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА ПРИПРАВИТЕЛЬСТВЕ РФ

ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И ДЕЛОВОГОАДМИНИСТРИРОВАНИЯ

ФакультетДелового Администрирования

Курсовая работа

по предмету:

Организационное поведение

на тему №18:

Организация рабочего дня руководителя, управление временем.

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студент II-го курса,

Шарма Радж Анирудхович

Москва 1998.

<span Times New Roman",«serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA">

Содержание:

Введение                                                                                                             2

Причины дефицита времени                                                                            3

Инвентаризация времени                                                                                  3

Самоменеджмент                                                                                                4

 

          1. Постановка цели                                                                                     4

         

2. Планирование                                                                                                   6

         

          3. Принятие решений                                                                                  8

          4. Реализация и организация                                                                               11

 

          5. Контроль                                                                                                 11

          6. Информация и коммуникация                                                                12

Заключение                                                                                                          16

Список литературы:                                                                                           17

Введение

          Ценен тотруководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиватьсяпоставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главныйстандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех  выше перечисленных навыков руководитель небудет успешным если он не будет правильно организовывать своё время и рабочийдень. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами:людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях внастоящем, прошлом и будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножитьили передать. Оно проходит безвозвратно. К сожелению в России с давних времёнсложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальнымколичеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, темболее значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит онизком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленноеиспользование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобыоптимально и со смыслом использовать своё время.

          Здесь былобы уместно процитировать высказывания разных авторов о значении времени: АланЛэкейн: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук своюжизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь»; ПитерДрукер: «Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться,не сможешь распоряжаться ничем другим»; Ульрих Зиверт: «Умение распоряжатьсявременем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступаетфактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу».

          Такимобразом, мы можем смело сказать, что успех каждого руководителя зависит нетолько от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжаетсясамым ценным достоянием – временем.

<span Times New Roman",«serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA">

Причины дефицита времени.

          Для того,чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причиныдефицита времени, которые заключаются в следующем:

1.<span Times New Roman"">      

2.<span Times New Roman"">      

3.<span Times New Roman"">      

4.<span Times New Roman"">      

5.<span Times New Roman"">      

6.<span Times New Roman"">      

7.<span Times New Roman"">      

Инвентаризация времени

         

          Необходимопроводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобыпроанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дифицитоввремени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определитьпо следующим признакам:

1)<span Times New Roman"">   

2)<span Times New Roman"">   

3)<span Times New Roman"">   

4)<span Times New Roman"">   

5)<span Times New Roman"">   

6)<span Times New Roman"">   

7)<span Times New Roman"">   

8)<span Times New Roman"">   

Инвентаризация времени

Продуктивная деятельность

Изменение расхода времени

Анализ ценности времени

Помехи, пере­рывы в работе

Источники вре­менных потерь

Листки-памятки

Причины непро­изводительного расхода времени

<img src="/cache/referats/1388/image001.gif" v:shapes="_x0000_s1040 _x0000_s1026 _x0000_s1027 _x0000_s1028 _x0000_s1029 _x0000_s1030 _x0000_s1031 _x0000_s1032 _x0000_s1033 _x0000_s1034 _x0000_s1035 _x0000_s1036 _x0000_s1037 _x0000_s1038 _x0000_s1039">


Анализ использования времени

Анализ временных потерь

<img src="/cache/referats/1388/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1041">Разбор “поглотителей” времени                                        Техника само-

                                                                                             Менеджмента

Анализ использования времени.

Сперва необходимопроанализировать все виды деятельности в которых участвовал руководитель. Дляэтого могут использоваться такие таблицы, как:

·<span Times New Roman"">       

Анализвилов деятельности и расхода времени;

·<span Times New Roman"">       

Листокдневных помех.

Анализироватьможно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализироватьсильные стороны и слабые стороны.

Анализ временных потерь.

Необходимовспомнить весь рабочий день и постараться понять где было затрачено временибольше, чем нужно для той или иной задачи. Только при этом можно понять какиебыли допущены временные ошибки.

Самоменеджмент

Усамоменеджмента есть определённый круг правил и функций:

1.<span Times New Roman"">    

Постановка цели.

Это анализ и формирование личных целей.

·<span Times New Roman"">       

Значениепостановки целей

Именно в постановке целейзаключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечныйрезультат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, ато ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает кдействиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко необозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надодумать о будущем. Цель даёт ястность о том, в каком направлении необходимодвигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

Постановка целей – это временныйпроцесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что теили иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Длясамоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотимприйти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотятпривести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда женаправлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрациисил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки.Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

Постановка целей

Жизненные цели

Сильные и слабые стороны. Ситуация, окружение

Практические цели

<img src="/cache/referats/1388/image003.gif" v:shapes="_x0000_s1058 _x0000_s1042 _x0000_s1046 _x0000_s1047 _x0000_s1052 _x0000_s1043 _x0000_s1044 _x0000_s1045 _x0000_s1048 _x0000_s1049 _x0000_s1050 _x0000_s1051 _x0000_s1053 _x0000_s1054 _x0000_s1055 _x0000_s1056 _x0000_s1057">


·<span Times New Roman"">        

Нахождение целей

(анализ целей)

                       Чего я хочу?

·<span Times New Roman"">        

Ситуационный анализ

Что я могу?

·<span Times New Roman"">        

Формулировка целей

(планирование целей)

·<span Times New Roman"">       

Для того, чтобы добиться успеханеобходимо правильно выбрать цели. Для этого могут использоваться различныетехнологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы:

-<span Times New Roman"">        

-<span Times New Roman"">        

-<span Times New Roman"">        

-<span Times New Roman"">        

Одним словом, необходимодобиться ястности цели.

·<span Times New Roman"">       

Представляет собой своего родареестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, чтоследует поощрать (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабыестороны).

Путём анализа своихспособностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личнымпотенциалом для достижения своих целей вы располагаете. Речь идёт о дальнейшемразвитии этого потенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себесвои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлениюподобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Возможно также составлениебаланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствиякаких качеств они были. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильныестороны».

Процесс постановки целей

Анализцелей                                                                                                  Ситуационный анализ

Анализ

Желаемые цели                         «цель – средство»

                                                                                                            Сильные и слабые

                                                Формулировка целей                                стороны

                                                (планирование целей)

                                                  Практические цели

                                                     (цели действия)                       развивать     избавляться

Чего я хочу?

Что я могу?

<img src="/cache/referats/1388/image004.gif" v:shapes="_x0000_s1066 _x0000_s1059 _x0000_s1060 _x0000_s1061 _x0000_s1062 _x0000_s1063 _x0000_s1064 _x0000_s1065">


-<span Times New Roman"">        

В процессе анализа необходимыедля достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы)сравниваются с реальной ситуацией.

·<span Times New Roman"">       

Это последняя ступень припостановки целей. Это конкретное формулирование практических целей дляпоследующей стадии планирования. «Установить сроки – сформулироватьрезультаты».

При этом необходимо помнить офизическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурномпросвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать такжекраткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальныхцелей.

2.<span Times New Roman"">    

Планирование.

Разработка планов иальтернативных вариантов своейдеятельности.

Планирование означает подготовку к реализациицелей и упорядочение времени. Главное преимущесто, достигаемое путёмпланирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш вовремени. практический опыт говорит, что время затраченное на планированиеприводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит кэкономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше временимы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как умногих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшеепланирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10минут в день, то можно с экономить до 2-х часов.

·<span Times New Roman"">       

Принципыи правила планирования времени.

Чтобы правильно выполнять свои функции идостигать целей мы прежде всего должны чётко представить себе свой бюджетвремени и совокупность своих задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менееважные дела и уменьшать их число.

При планировании следует придерживатьсянекоторых основных правил:

1)<span Times New Roman"">    

При составлении плана дня лучшеоставить 40% рабочего времени совбодными. Т.е. 60% — запланированное время, 20%- непредвиденное время, 20% — спонтанное время.

2)<span Times New Roman"">    

Необходимо документироватьпотраченное время. При этом надо указывать как и на что оно было потрачено.Т.о. мы имеет постоянное представление о расходе своего времени и опыт какоснову для будущей потребности во времени.

3)<span Times New Roman"">    

Сведение задач воедино – пландействий. Чтобы составить хороший план необходимо иметь представление опредстоящих делах, к примеру разделить их на долгосрочные, средне- икраткосрочные дела.

4)<span Times New Roman"">    

Регулярность – системность –последовательность.

5)<span Times New Roman"">    

Реалистичное планирование.Необходимо планировать лишь тот объём задач с которым мы реально можемсправиться.

·<span Times New Roman"">       

          Сравне-

      ние «план-

факт»: перепро-

верка результа-

тов

План жизни

Планы на несколько лет вперёд

Годовой план

Годовой итог

Квартальные итоги

Месячные итоги

Итоги недели

Итоги дня

Квартальные планы

Месячные планы

Декадные планы

Дневные планы

Подразделяется на

Приспособление

Приспособление

<img src="/cache/referats/1388/image005.gif" v:shapes="_x0000_s1130 _x0000_s1104 _x0000_s1067 _x0000_s1068 _x0000_s1069 _x0000_s1070 _x0000_s1072 _x0000_s1073 _x0000_s1074 _x0000_s1075 _x0000_s1076 _x0000_s1077 _x0000_s1078 _x0000_s1083 _x0000_s1079 _x0000_s1080 _x0000_s1081 _x0000_s1082 _x0000_s1084 _x0000_s1085 _x0000_s1086 _x0000_s1087 _x0000_s1088 _x0000_s1089 _x0000_s1090 _x0000_s1091 _x0000_s1092 _x0000_s1093 _x0000_s1094 _x0000_s1095 _x0000_s1096 _x0000_s1097 _x0000_s1098 _x0000_s1099 _x0000_s1100 _x0000_s1101 _x0000_s1102 _x0000_s1103 _x0000_s1105 _x0000_s1106 _x0000_s1107 _x0000_s1108 _x0000_s1109 _x0000_s1110 _x0000_s1111 _x0000_s1112 _x0000_s1113 _x0000_s1114 _x0000_s1115 _x0000_s1116 _x0000_s1117 _x0000_s1118 _x0000_s1119 _x0000_s1120 _x0000_s1121 _x0000_s1122 _x0000_s1123 _x0000_s1124 _x0000_s1125 _x0000_s1126 _x0000_s1127 _x0000_s1128 _x0000_s1129">Система планирования времени

                                                                            

Как мы видим началом служит план на нескольколет вперёд. Он выводится из плана жизни. После того, как составлен план наближайшие несколько лет мы может составить план на год. При этом надо следитьза тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами. Далее составляетсяквартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемыев месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истёкшегомесяца. Декадный план – это ещё более детальный, точный прогноз предстоящегопериода.

“Дневной план представляет собой последнюю иодновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретноевоплощение (реализацию) поставленных целей”! Дневной план строится на основедекадного плана

·<span Times New Roman"">       

Составлениепланов дня с помощью метода “Альпы”.

Этот иетод включает 5 стадий:

а) составление заданий;

б) оценка длительности акций;

в) резервирование времени (в соотношении60:40);

г) принятие решений по приоритетам иперепоручению;

д) контроль (учёт несделанного)

·<span Times New Roman"">       

Дневниквремени – является важнейшим рабочим средством самоменеджмента. Это икалендарь-памятка и записная книжка. А также дневник является хорошиминструментом планирования, справичником и инструментом контроля.

Необходимо всегда перепроверять свои планы иизменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичьпоставленной цели к сроку.

3.<span Times New Roman"">    

Принятие решений.

Принять решение – это значить установитьприоритетность. Оно предпологает выбор первоочередных дел и задач.

Вопрос принятия решений встал из-за появления уруководитель проблем таких как: попытка выполнения сразу большого объёма работ,распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиеся необходимымидела. И к концу дня руководители приходит к выводу, что они проделали огромнуюработу за этот день, но главные проблемы и дела остались не решёнными. Многиеруководители оправдываются говоря, что они вынуждены каждый день делать многоважных дел. Для того, чтобы так не получалось необходимо обязательноустанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задачследует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение. Еслиследовать этому давольно таки простому правилу, то можно достичь следующего:

-<span Times New Roman"">        

соблюдатьустановленные сроки;

-<span Times New Roman"">        

получатьбольшее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;

-<span Times New Roman"">        

избегатьконфликтов

-<span Times New Roman"">        

избегатьстрессовых ситуаций и перегрузок.

Очерёдность дел можно определять с помощьюследующих методов:

·<span Times New Roman"">       

ПринципПарето (соотношение 80:20)

Он означает, что внутри данной группы или множестваотдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем этосоответствует их относительному удельному весу в этой группе. Согласно этойтеории можно сделать вывод приминительно для рабочей ситуации руководителя: запервые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80%затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

·<span Times New Roman"">       

Установлениеприоритетов с помощью анализа АБВ.

Это техника исходит из опыта, что доли впроцентах более важных и менне важных дел в сумме остаются неизменными. Спомощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с ихзначимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:

-<span Times New Roman"">        

важнейшиезадачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимаетсяруководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.

-<span Times New Roman"">        

Наважные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых такжеоколо 20%.

-<span Times New Roman"">        

Менееважные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередьзначимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить анализ АБВ необходимо следоватьследующим пунктам:

-<span Times New Roman"">        

составитьсписок всех предстоящих задач.

-<span Times New Roman"">        

Систематизироватьих по важности и установить очерёдность

-<span Times New Roman"">        

Пронумероватьэти задачи

-<span Times New Roman"">        

Оценитьсвои задачи в соответствии с категорией А, Б, В.

-<span Times New Roman"">        

Задачикатегории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению.

-<span Times New Roman"">        

Задачикатегории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению.

-<span Times New Roman"">        

Оставшиесязадачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

·<span Times New Roman"">       

Ускоренныйанализ по принципу Эйзенхауера

Этот принцип является простым вспомогательнымсредством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительнотого, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по такимкритериям как срочность и важность дела. Они подразделяются на 4 группы:

1)<span Times New Roman"">        

Срочные/важные дела – необходимо выполнить их самому руководителю.

2)<span Times New Roman"">        

Срочные/менееважные дела

3)<span Times New Roman"">        

Менеесрочные/важные задачи. Необязательно выполнять их сразу, но выполнять их надосамому.

4)<span Times New Roman"">        

Менеесрочные/ менее важные дела.

“От задач менее срочных и несущественныхследует воздерживаться”.

Благодаря принципу Эйзенхауера можносущественно увеличить производительность, продуктивность и результативность.

·<span Times New Roman"">       

Основыделегирования.

Под делегированием в общем смысле понимаетсяпередача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя.Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство,которое не может быть делегирована.

Передача задача или деятельности можетосуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.

Начальник

Задачи

Компетенция

Функциональная ответственность

Подчинён- ный

+

+

<img src="/cache/referats/1388/image006.gif" v:shapes="_x0000_s1146 _x0000_s1131 _x0000_s1132 _x0000_s1133 _x0000_s1134 _x0000_s1135 _x0000_s1136 _x0000_s1137 _x0000_s1138 _x0000_s1139 _x0000_s1140 _x0000_s1141 _x0000_s1142 _x0000_s1143 _x0000_s1144">Управленческая ответственность (неделегируется)

Исполнение

Целесообразно отметить преимуществаделегирования:

-<span Times New Roman"">        

делегированиепомогает руководителю высвободить время для важных задач и немногоразгрузиться;

-<span Times New Roman"">        

делегированиеспособствует использованию профессиональных знаний и навыков работников;

-<span Times New Roman"">        

Делегированиестимулирует раскрытие способностей, самостоятель­ности и компитенцииподчинённых;

-<span Times New Roman"">        

Делегированиеположительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.

Для того, чтобы научиться правильноделегировать необходимо ознакомиться и принять во внимание следующие правила:

-<span Times New Roman"">        

подобратьподходящих сотрудников;

-<span Times New Roman"">        

распределитьсферы ответственности;

-<span Times New Roman"">        

координироватьвыполнение порученных задач;

-<span Times New Roman"">        

стимулироватьи консультировать подчинённых;

-<span Times New Roman"">        

осуществлятьконтроль рабочего процесса и результатов;

-<span Times New Roman"">        

даватьоценку своим сотрудникам;

-<span Times New Roman"">        

пресекатьпопытки обратного или последующего делегирования.

Делегировать необходимо рутинную работу,специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу.

Ни в коем случае нельзя делегировать такуюработу как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степенириска, и т.д.

4.<span Times New Roman"">    

Реализация и организация.

Составление распорядка дня иорганизация трудового процесса в целях достижения поставленных целей.

Организация своего рабочего днядолжна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а ненаоборот”. Существует 25 правил, которые можно разделить на 3 группы: правиланачала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

1)<span Times New Roman"">   

начинать день с позитивнымнастроением;

2)<span Times New Roman"">   

хорошо позавтракать и без спешки наработу;

3)<span Times New Roman"">   

начинайте работу по возможности водно и то же время;

4)<span Times New Roman"">   

перепроверка плана дня

5)<span Times New Roman"">   

вначале – ключевые задачи;

6)<span Times New Roman"">   

приступать без раскачки;

7)<span Times New Roman"">   

согласовать план дня с секретарём;

8)<span Times New Roman"">   

утром заниматься сложными и важнымиделами;

Правила основной части дня:

9)<span Times New Roman"">   

Хорошая подготовка к работе;

10)<span Times New Roman"">                      

Влиятьна фиксацию сроков;

11)<span Times New Roman"">                      

Избегатьдействий, вызывающих обратную реакцию;

12)<span Times New Roman"">                      

Отклонятьдополнительно возникающие неотложные проблемы;

13)<span Times New Roman"">                      

Избегатьнезапланированных импульсивных действий;

14)<span Times New Roman"">                      

Своевременноделать паузы / соблюдать размеренный темп;

15)<span Times New Roman"">                      

Небольшиеоднородные задачи выполнять сериями;

16)<span Times New Roman"">                      

Рациональнозавершать начатое

17)<span Times New Roman"">                      

Использоватьвременные промежутки;

18)<span Times New Roman"">                      

Работатьантициклично;

19)<span Times New Roman"">                      

Выкраиватьспокойный час;

20)<span Times New Roman"">                      

Контролироватьвремя и планы;

Правила завершения рабочего дня:

21)<span Times New Roman"">                      

Завершитьнесделанное;

22)<span Times New Roman"">                      

Контрольза результатами и самоконтроль;

23)<span Times New Roman"">                      

Планна следующий день;

24)<span Times New Roman"">                      

Домойс хорошим настроением;

25)<span Times New Roman"">                      

Каждыйдень должен иметь свою кульминацию.

·<span Times New Roman"">       

Естественныйдневной ритм

У разных людей разнаяпсихология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна вразличные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром,некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни изних работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людейприходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спадапродуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – такэто относительные, ритмичные колебания!

5.<span Times New Roman"">    

Контроль.

Самоконтроль и контроль итогов.

Контроль за результатами служит улучшению, а видеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленныефункции самоменеджмента будут не столь эффективными если не будет проводитьсясоответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

-<span Times New Roman"">        

осмыслениефизического состояния

-<span Times New Roman"">        

сравнениезапланированного с достигнутым

-<span Times New Roman"">        

корректировкапо установленным отклонениям

Целеустановка

План

Коррективы

</ta

еще рефераты
Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)