Реферат: Понятие о корреспонденции

Контрольнаяработа

по курсу«Основы документационного обеспечения управления»

тема №1:«Понятие о корреспонденции»

Выполнил:

Проверила:

Саратов 2004

Содержание

Введение 3

Раздел 1. Общаяхарактеристика документа, требования, предъявляемые к его оформлению 4

1.1.Понятие и функциидокумента 4

1.2. Классификация документов, ее основные признаки 6

1.3.Требования,предъявляемые к составлению и оформлению документов 10

Раздел 2. Ролькорреспонденции в деятельности предприятия, на примере ООО «****» 19

Заключение 22

Единыеправила документирования управленческих действий, которые

определеныв ГСДОУ, УСД 23

Список использованнойлитературы 25

Приложение 26

Введение

Вобществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильнойорганизации работы с документами зависит эффективность работы учреждений,предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование,финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведетсябухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяютименно документы, поскольку они служат основным доказательством фактов. Рольдокументов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.

Принаписании данной работы были использованы различные источники. Анализ учебнойлитературы показал, что вопросы, касающиеся понятия о корреспонденции являютсяактуальными и содержатся во всех учебниках и учебных пособиях поделопроизводству. Основу данной работы составили учебное пособие «Курсделопроизводства: Документационное обеспечение управления» Кирсановой М.В.иАксенова Ю.М., и «Делопроизводство: Практическое пособие» Андреевой В.И.

Законодательнуюбазу работы составили: Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации,информатизации и защите информации», основы законодательства РФ об Архивномфонде РФ и архивах от 07.07.1993 №5341 1, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов», Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97 а также«Государственная система документационного обеспечения управления. Основныеположения. Общие требования к документами службам документационного обеспечения».

Раздел 1. Общая характеристикадокумента, требования, предъявляемые к его оформлению

1.1.Понятие и функции документа

Какизвестно, деятельность всех юридических и физических лиц в той или иной мересвязана с документооборотом. Однако статус самих документов не всегдаопределяется достаточно точно, а это в свою очередь может привести квозникновению различного рода правовых проблем.

Итак,Словарь русского языка С.И. Ожегова дает следующее определение: «Документ — это деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-либо».И, хотя в этом определении налицо такие признаки документа как бумажныйноситель и доказательственная сила оно является неполным и даже несколькоустаревшим.

Юридическуютрактовку понятия «документ» дает Федеральный Закон «Об информации,информатизации и защите информации», в котором термины «документированнаяинформация» и «документ» рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону «документированнаяинформация (документ)» есть «зафиксированная на материальном носителеинформация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»[1]

. Вэтом же значении термин «документ» используется и в двух основныхГосударственных Стандартах, регулирующих создание, оформление и использованиедокументов – ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997года № 273 и ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля1998 года № 28. Оба ГОСТа введены в действие с 1 января 1999 года. ГОСТ Р6.30–97 действует в редакции Постановления Госстандарта России от 20 января2000 года № 9-ст.

Но,несмотря на то, что термин «документ» используется во всех сферахобщественной деятельности и существует ряд его законодательных и официальныхопределений, почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого понятия. Взависимости от того, какая отрасль знания дает это определение,преобладает один из аспектов (правовой,управленческий, исторический), хотя информационная сущность документа остаетсяочевидной.

Такили иначе, у каждого документа есть ряд функций. Зачастую высказывается мнение,что функция документа — есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана этафункция автором или нет. Однако, этот подход не совсем верен, поскольку любойдокумент полифункционален. Среди функций документа можно выделить общие испециальные. Далее мы рассмотрим их несколько подробнее.

К общим функциям в первую очередь относятинформационную функцию, которая определяется потребностью в запечатленииинформации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключениядокументам.

Социальная функция тоже присуща многимдокументам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так иотдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношенияних в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не толькостимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачупередачи информации во времени и пространстве, информационной связи междучленами общества: как известно, без обмена сведениями, мнениями, идеямисоциальные связи не могут поддерживаться. Особенно ярко коммуникативная функциявыражена в документах, ориентированных в одном направлении (законы, указы,распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.), идокументах двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорныедокументы и т.д.).

Культурная функция предполагает способностьдокумента сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы,ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-техническийдокумент и др.).

Управленческая функция выполняетсяофициальными документами, которые специально созданы для целей и в процессеуправления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты идр.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспеченииуправления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, вкоторых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделитьдве категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающиеею и приобретающие ее на время.

Функция исторического источника изучаетсяисторической наукой. Существует две точки зрения: первая — документ становитсяисторическим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознаетсяэта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом,эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту илииную проблему.

Отдельно среди функций документа выделяетсяфункция учета, которая дает не качественную, а количественную характеристикуинформации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессамис целью их анализа и контроля.

Всевышеперечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера,время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функциипостоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).

1.2.Классификация документов, ее основные признаки

В делопроизводстве часто используетсяпонятие «система документации», и элементом подобной системы может являться любойсозданный документ. Объединение документов в систему документации происходит поих отдельным видам или разновидностям. Однако до настоящего времени в документоведениине существует непротиворечивой научной классификации различных документов.

Итак, классификация документов — деление документов на классы по наиболееобщим признакам сходства и различия. Классификация документов вделопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.

Все документы по отражаемым в них видамдеятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим иадминистративным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью. Втораягруппа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работникипланово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридическихотделов и других функциональных подразделений

То есть, важнейшим признаком дляклассификации документов всегда является его содержание, и служебные документымогут подразделяться на:

·

документациюпо административным вопросам;

·

документациюпо материально-техническому снабжению;

·

документациюпо планированию;

·

документациюпо оперативной деятельности;

·

документациюпо бухгалтерскому учету;

·

документациюпо подготовке и расстановке кадров;

·

документациюпо финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Кроме того, все документы, обращающиеся напредприятии, могут классифицироваться по ряду признаков.

По месту составления

документы делят на: внутренние (документы, составляемыеработниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из другихпредприятий, организаций и от частных лиц).

По степени унификации

(по форме) различают документы

ü

индивидуальные,

ü

типовые,

ü

трафаретные,

ü

примерные,

ü

унифицированныев виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные

документы разрабатываются конкретнымиорганизациями для внутреннего пользования. Типовымиявляются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций соднородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документыимеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательномоформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документыперспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются длясоставления и оформления документов по аналогии.

Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постояннаяинформация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документв процессе его составления в правую часть листа.

Таблицапредставляет собой документ, в котором постоянная информация размещается взаголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечениисоответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст,представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью,позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

По происхождению

выделяют: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные,касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По виду оформления

документы бывают: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты. Подлинник- это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа,составленный в первый раз. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведениеподлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядкесоответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующихособого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя ипечать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выпискаиз того или иного раздела. При оформлении выписки надо обязательно указать, изкакого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждаетсяподписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставленоправо, в случае утери владельцем подлинного документа, выдавать емусоответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковуююридическую силу с подлинником.

Гораздо реже используются другие видыклассификации документов. Такие как, классификация по наименованию (

приказы, распоряжения, планы иотчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.)

По способу фиксацииинформации

документы бывают письменные (рукописные,машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах,напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото- фоно- кинодокументы.

По степени сложности

документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматриваетсяодин вопрос, и сложные, где освещается несколько вопросов.

По степени гласности

различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности:

ü

совершенносекретные,

ü

секретные,

ü

документыдля служебного пользования (ДСП),

ü

документыс грифом «конфиденциально».

По юридической силе

документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы, в своюочередь также подразделяются на действительные и недействительные, причем недействительнымдокумент становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

Ещеодин вид классификации предусматривает деление документов по срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документысо сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовымиактами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По срокам хранения

документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения.Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы сосроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

Ещеодин критерий классификации документов — степеньобязательности. По нему вводится деление документов на информационные, содержащиесведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, идирективные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической илитехнической нормы.

1.3. Требования, предъявляемые к составлению и оформлениюдокументов

Итак,переходя к данному разделу работы, целесообразно будет обратиться к вопросу обунификации документов. Как мы знаем, унификация документов это установлениеединого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичныхуправленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформлениеи создание трафаретных текстов. Все выше обозначенные меры проводятся в целяхсокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижениятрудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различныхсистем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективногоиспользования оргтехники.

ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная системадокументации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов» (дата введения 1 января1999 г.) является основой для оформления организационно-распорядительнойдокументации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требованияк оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов;требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков своспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектовРоссийской Федерации.

Какизвестно, каждый документ состоит из элементов, называемых реквизитами. Причемразличные документы имеют их разный набор, а совокупность реквизитов,определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр данногодокумента.

ГОСТР 6.30-97 определяет 29 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную системуорганизационно-распорядительной документации (УСОРД):

01 — Государственныйгерб Российской Федерации. Его изображение помещается на бланке всоответствии с Положением о Государственном Гербе.

02 «Гербсубъекта Российской Федерации» и 03 «Эмблемаорганизации или товарный знак (знак обслуживания)» отменены постановлениемГосстандарта РФ от 21.01.2000 г. №9СТ.

04 — кодорганизации по ОКПО проставляется в верхней части документа.

05 — кодформы документа по ОКУД, состоящий из семи цифровых десятичных знаков иконтрольного числа (КЧ), проставляют также в верхней части.

06 — наименованиеорганизации указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленномв учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование наиностранном языке.

07 — справочныеданные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другиесведения по усмотрению организации.

08 — наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кромеписем. Оно пишется после наименования организации прописными буквами всоответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД.

09 — дата документа, которой считается дата его подписания или утверждения, оформляетсяарабскими Цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (4 цифры).

10 — регистрационныйномер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему документу ивходящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системойиндексации, основу которой составляют порядковый номер документа. В зависимостиот конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могутприбавляться и другие составные части (например, индекс дела по номенклатуредел).

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационныйномер и дату документа, на который давался ответ.

12 — местосоставления или издания документа указывают в том случае, если затрудненоих определение по реквизитам 06 и 07. Место составления или издания указывают сучетом принятого административно-территориального деления, и оно включаеттолько общепринятые сокращения.

13 — гриф ограничения доступа к документупроставляется без кавычек на первом листе документа.

14 – адресат,в качестве которого могут выступать организации, структурные подразделения,должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурногоподразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которомуадресован документ – в дательном падеже, причем инициалы указывают передфамилией. В случае, когда документ отправляют сразу в несколько организаций илив несколько структурных подразделений одной организации, то их следуетуказывать обобщенно. Но следует помнить, что документ не должен содержать болеечетырех адресатов- при большем количестве адресатов составляют список рассылкидокумента.

Всостав данного реквизита может включаться почтовый адрес.

15 — гриф утверждения документа. При утверждении документа должностным лицомгриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименованиядолжностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии идаты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи должны располагаться на одном уровне.

Приутверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, грифутверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) безкавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты иномера.

16 –резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержаниепоручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется.Если исполнителей документа несколько, то они все указываются в резолюции. Приэтом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в спискепервым.

Резолюцияпроставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и«текст». При необходимости написания второй последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевойстороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги,которые затем подшиваются в дело вместе с письмом.

17 — заголовокк тексту представляет собой краткое изложение содержание текста документа.Его располагают в левом верхнем углу после реквизитов бланка документа. Принаписании документа формата А5 заголовок не указывается.

18 — отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнениекоторых взято под контроль. Отметка включает в себя букву «К» или слово«Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом.

19 — текстдокумента составляют на русском или национальном языке в соответствии сзаконодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации огосударственных языках. Причем, тексты документов могут быть оформлены в видеанкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связныйтекст, как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины,основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения,выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В некоторых случаях текст можетсодержать только заключительную часть.

Однаков любом случае можно выделить ряд требований к текстам служебных документов:

·

краткость и точность изложенияинформации, исключение двоякого толкования,

·

объективность и достоверностьинформации,

·

составление, по возможности простыхдокументов,

·

структурирование текста документа,

·

широкое использование трафаретных и типовыхтекстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особоевнимание при написании уделяется языку и стилю служебных документов:

Ø

нейтральныйтон изложения,

Ø

точностьи ясность изложения,

Ø

исключениеповторов и отсутствие излишних подробностей,

Ø

употреблениеустойчивых, шаблонных словосочетаний,

Ø

употреблениеспециальных терминов.

Ø

использованиесокращенных слов и др.

Текстыбольшого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяянумерацию арабскими цифрами с точкой после них.

20 – отметкао наличии приложения. Если документ имеет приложения, указанные в тексте,отметка о них делается в следующей форме: Приложение:на 10л. в 3 экз. В случае, когда приложения в тексте не названы, необходимоперечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Наприложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделатьотметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

21 –подпись.В состав данного реквизита входят: наименование должностного лица,подписывающего документ (с наименованием организации, если документ оформлен нена бланке, и без наименованияорганизации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и еерасшифровка.

Приподписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаютодну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Вслучае, если документ подписывается равными по должности лицами, их подписирасполагают на одном уровне.

22 — грифсогласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должностилица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки и даты.Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма,гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протоколзаседания

педагогическогосовета ПУ 45

от10.02.2002 №5

или

СОГЛАСОВАНО

ПисьмоГлавархива РФ

От10.02.2002 №01-4/270

Грифысогласования располагаются ниже реквизита «подпись» или на отдельном листесогласования.

23 — визысогласования документа включают в себя подпись и должность визирующегодокумент, расшифровку подписи и дату подписания. При наличии замечаний кдокументу это указывается в визе, а сами замечания излагаются на отдельномлисте, подписываются и прилагаются к документу.

Еслиподлинник документа остается в организации, то визы проставляются в нижнейчасти оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На копииотправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.

24 – печать.На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходаденежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренныхправовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.Оттиск должен быть поставлен так, чтобы он захватывал часть наименованиядолжностного лица, подписавшего документ.

25 — отметкао заверении копии ставится путем нанесения заверительной надписи ВЕРНО,наименования должности лица, заверившего копию, его личную подпись, еерасшифровку и дату заверения.

26 — отметкаоб исполнителе. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефонарасполагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной сторонепоследнего листа документа в левом нижнем углу.

27 — отметкаоб исполнении документа и направлении его в дело должна включать: краткиесведения об исполнении, слова «в дело», номер дела, в котором будет хранитьсядокумент. Эта отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документаили руководителем структурного подразделения, в котором данный документ былисполнен.

28 — отметкао поступлении документа в организацию располагается в нижней части первоголиста документа и включает сокращенное наименование организации – получателядокумента, дату поступления документа, его индекс.

29 — идентификаторэлектронной копии документа это отметка, проставляемая в левом нижнем углукаждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе,дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Определенныетребования предъявляются и к бланкам документов. Служебные документыизготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано сиспользованием множительной техники, с необходимостью хранения документов.Наиболее употребительные два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6.

Бланкидокументов в унифицированной системе организационно-распорядительскойдокументации должны иметь поля не менее,: 20 мм — левое, 10 мм — правое, 15 мм — верхнее, 20 мм — нижнее.

Дляорганизации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаютследующие виды бланков документов:

·

общий бланк. Он содержит следующиереквизиты:

-государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ)- для организаций,имеющих на это право;

-эмблема организации или товарный знак;

-наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (еслиона имеется).

·

бланк письма включает следующиереквизиты:

-государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);

еще рефераты

Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)