Реферат: Планирование рабочего времени менеджера

Министерство общего и профессиональногообразования

Российской Федерации

Самарская Государственная Экономическая АкадемияКафедра менеджмента

Контрольная работа

Подисциплине: « Менеджмент»

Тема:« Планирование рабочего времени менеджера».

Выполнил:Неудахин Д.Б.

IV курс, факультет ВВиДО

Специальность: ФиКР

Проверила: Полынова Л.В.

Самара 2002

План:

Введение 3

1.Причины дефицита времени 4

2.Инвентаризация времени 5

3.Самоменеджмент 6

3.1. Постановка цели 6

3.2.Планирование 9

3.3.Принятие решений 11

3.4.Реализация и организация 15

3.5.Контроль 17

3.6.Информация и коммуникация 17

4. Как я управляю своим временем 21

Заключение 24

Списокиспользуемой литературы 26

Введение

Ценен тот руководитель, которыйзнает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей,независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящегоруководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным если он небудет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс каквремя стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём.Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем.Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно.К сожалению в России с давних времён сложилось представление о руководителе,как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньшевремени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но насамом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, которыйпредставляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанныхметодов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смысломиспользовать своё время.

Здесь было бы уместнопроцитировать высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн:«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь;тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь»; Питер Друкер:«Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, несможешь распоряжаться ничем другим»; Ульрих Зиверт: «Умение распоряжатьсявременем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступаетфактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу».

Таким образом, мы можем смелосказать, что успех каждого руководителя зависит не только отматериально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самымценным достоянием – временем.

1. Причины дефицита времени.

Для того, чтобы понять всюглубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени,которые заключаются в следующем:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

2. Инвентаризация времени

Необходимо проводитьинвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свойрабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Симптомытревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующимпризнакам:

1)

2)

3)

4)

5)

6)

7)

8)

Инвентаризация времени

Продуктивная деятельность

Изменение расхода времени

Анализ ценности времени

Помехи, перерывы в работе

Источники временных потерь

Листки-памятки

Причины непроизводительного расхода времени

Анализ использования времени

Анализ временных потерь

<img src="/cache/referats/8217/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1041">Разбор “поглотителей” времени Техникасамоменеджмента

Анализ использования времени.

Сперва необходимо проанализировать все видыдеятельности в которых учавствовал руководитель. Для этого могут использоватьсятакие таблицы, как:

·

Анализвидов деятельности ирасхода времени;

·

Листокдневных помех.

Анализировать можно с точки зрения двухпозиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабыестороны.

Анализ временных потерь.

Необходимо вспомнить весь рабочий день ипостараться понять где было затрачено времени больше, чем нужно для той илииной задачи. Только при этом можно понять какие были допущены временные ошибки.

3. Самоменеджмент

У самоменеджмента есть определённый круг правили функций:

3.1.

Постановка цели.

Это анализ и формирование личных целей.

·

Значениепостановки целей

Именно в постановке целейзаключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечныйрезультат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, ато ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает кдействиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко необозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надодумать о будущем. Цель даёт ястность о том, в каком направлении необходимодвигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

Постановка целей – это временныйпроцесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что теили иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Длясамоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотимприйти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотятпривести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда женаправлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрациисил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки.Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

Постановка целей

Жизненные цели

Сильные и слабые стороны. Ситуация, окружение

Практические цели

·

Нахождение целей(анализ целей)

Чего я хочу?

·

Ситуационный анализ

Что я могу?

·

Формулировка целей

(планированиецелей)

·

Для того, чтобы добиться успеханеобходимо правильно выбрать цели. Для этого могут использоваться различныетехнологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы:

-

Одним словом,необходимо добиться ястности цели.

·

Представляет собой своего родареестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, чтоследует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабыестороны).

Путём анализа своих способностеймы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом длядостижения своих целей вы располагаете. Речь идёт о дальнейшем развитии этогопотенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости,чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных«качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Возможно также составлениебаланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствиякаких качеств они были. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильныестороны».

Процесс постановки целей

Анализцелей Ситуационный анализ

Анализ

Желаемые цели «цель – средство»

Сильные и слабые

Формулировка целей стороны

(планирование целей)

Практические цели

(цели действия) развивать избавляться

Чего я хочу?

Что я могу?

-

В процессе анализа необходимыедля достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы)сравниваются с реальной ситуацией.

·

Это последняя ступень припостановки целей. Это конкретное формулирование практических целей дляпоследующей стадии планирования. «Установить сроки – сформулироватьрезультаты».

При этом необходимо помнить офизическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурномпросвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать такжекраткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальныхцелей.

3.2.

Планирование.

Разработка планов иальтернативных вариантов своейдеятельности.

Планирование означает подготовку к реализациицелей и упорядочение времени. Главное преимущесто, достигаемое путёмпланирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш вовремени. практический опыт говорит, что время затраченное на планированиеприводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит кэкономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше временимы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как умногих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшеепланирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10минут в день, то можно с экономить до 2-х часов.

·

Принципыи правила планирования времени.

Чтобы правильно выполнять свои функции идостигать целей мы прежде всего должны чётко представить себе свой бюджетвремени и совокупность своих задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менееважные дела и уменьшать их число.

При планировании следует придерживатьсянекоторых основных правил:

1)

При составлении плана дня лучшеоставить 40% рабочего времени совбодными. Т.е. 60% — запланированное время, 20%- непредвиденное время, 20% — спонтанное время.

2)

Необходимо документироватьпотраченное время. При этом надо указывать как и на что оно было потрачено.Т.о. мы имеет постоянное представление о расходе своего времени и опыт какоснову для будущей потребности во времени.

3)

Сведение задач воедино – пландействий. Чтобы составить хороший план необходимо иметь представление опредстоящих делах, к примеру разделить их на долгосрочные, средне- икраткосрочные дела.

4)

Регулярность – системность –последовательность.

5)

Реалистичное планирование.Необходимо планировать лишь тот объём задач с которым мы реально можемсправиться.

·

Сравне-

ние «план-

факт»: перепро-

верка результа-

тов

План жизни

Планы на несколько лет вперёд

Годовой план

Годовой итог

Квартальные итоги

Месячные итоги

Итоги недели

Итоги дня

Квартальные планы

Месячные планы

Декадные планы

Дневные планы

Подразделяется на

Приспособление

<img src="/cache/referats/8217/image005.gif" v:shapes="_x0000_s1130 _x0000_s1104 _x0000_s1067 _x0000_s1068 _x0000_s1069 _x0000_s1070 _x0000_s1072 _x0000_s1073 _x0000_s1074 _x0000_s1075 _x0000_s1076 _x0000_s1077 _x0000_s1078 _x0000_s1083 _x0000_s1079 _x0000_s1080 _x0000_s1081 _x0000_s1082 _x0000_s1084 _x0000_s1085 _x0000_s1086 _x0000_s1087 _x0000_s1088 _x0000_s1089 _x0000_s1090 _x0000_s1091 _x0000_s1092 _x0000_s1093 _x0000_s1094 _x0000_s1095 _x0000_s1096 _x0000_s1097 _x0000_s1098 _x0000_s1099 _x0000_s1100 _x0000_s1101 _x0000_s1102 _x0000_s1103 _x0000_s1105 _x0000_s1106 _x0000_s1107 _x0000_s1108 _x0000_s1109 _x0000_s1110 _x0000_s1111 _x0000_s1112 _x0000_s1113 _x0000_s1114 _x0000_s1115 _x0000_s1116 _x0000_s1117 _x0000_s1118 _x0000_s1119 _x0000_s1120 _x0000_s1121 _x0000_s1122 _x0000_s1123 _x0000_s1124 _x0000_s1125 _x0000_s1126 _x0000_s1127 _x0000_s1128 _x0000_s1129">Система планирования времени

Как мы видим началом служит план на нескольколет вперёд. Он выводится из плана жизни. После того, как составлен план наближайшие несколько лет мы может составить план на год. При этом надо следитьза тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами. Далее составляетсяквартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемыев месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истёкшегомесяца. Декадный план – это ещё более детальный, точный прогноз предстоящегопериода.

“Дневной план представляет собой последнюю иодновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретноевоплощение (реализацию) поставленных целей”! Дневной план строится на основедекадного плана

·

Составлениепланов дня с помощью метода “Альпы”.

Этот метод включает 5 стадий:

а) составление заданий;

б) оценка длительности акций;

в) резервирование времени;

г) принятие решений по приоритетам иперепоручению;

д) контроль (учёт несделанного)

·

Дневниквремени – является важнейшим рабочим средством самоменеджмента. Это икалендарь-памятка и записная книжка. А также дневник является хорошиминструментом планирования, справичником и инструментом контроля.

Необходимо всегда перепроверять своипланы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяютдостичь поставленной цели к сроку.

3.3.

Принятие решений.

Принять решение – это значитьустановить приоритетность. Оно предпологает выбор первоочередных дел и задач.

Вопрос принятия решений встал из-запоявления у руководитель проблем таких как: попытка выполнения сразу большогообъёма работ, распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиесянеобходимыми дела. И к концу дня руководители приходит к выводу, что онипроделали огромную работу за этот день, но главные проблемы и дела остались нерешёнными. Многие руководители оправдываются говоря, что они вынуждены каждыйдень делать много важных дел. Для того, чтобы так не получалось необходимообязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, какимиз задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение. Еслиследовать этому давольно таки простому правилу, то можно достичь следующего:

-

соблюдатьустановленные сроки;

-

получатьбольшее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;

-

избегатьконфликтов

-

избегатьстрессовых ситуаций и перегрузок.

Очерёдность дел можно определять спомощью следующих методов:

·

ПринципПарето (соотношение 80:20)

Он означает, что внутри даннойгруппы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большуюзначимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этойгруппе. Согласно этой теории можно сделать вывод приминительно для рабочей ситуациируководителя: за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов.Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

·

Установлениеприоритетов с помощью анализа АБВ.

Это техника исходит из опыта, чтодоли в процентах более важных и менне важных дел в сумме остаются неизменными.С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии сих значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:

-

важнейшиезадачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимаетсяруководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.

-

Наважные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых такжеоколо 20%.

-

Менееважные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередьзначимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить анализ АБВнеобходимо следовать следующим пунктам:

-

составитьсписок всех предстоящих задач.

-

Систематизироватьих по важности и установить очерёдность

-

Пронумероватьэти задачи

-

Оценитьсвои задачи в соответствии с категорией А, Б, В.

-

Задачикатегории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению.

-

Задачикатегории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению.

-

Оставшиесязадачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

·

Ускоренныйанализ по принципу Эйзенхауера

Этот принцип является простымвспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принятьрешение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритетыустанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. Ониподразделяются на 4 группы:

1)

Срочные/важные дела – необходимо выполнить их самому руководителю.

2)

Срочные/менееважные дела

3)

Менеесрочные/важные задачи. Необязательно выполнять их сразу, но выполнять их надосамому.

4)

Менеесрочные/ менее важные дела.

“От задач менее срочных инесущественных следует воздерживаться”.

Благодаря принципу Эйзенхауера можносущественно увеличить производительность, продуктивность и результативность.

·

Основыделегирования.

Под делегированием в общем смыслепонимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самогоруководителя. Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность заруководство, которая не может быть делегирована.

Передача задача или деятельностиможет осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовымипоручениями.

Начальник

Задачи

Компетенция

Функциональная ответственность

Подчинён- ный

<img src="/cache/referats/8217/image006.gif" v:shapes="_x0000_s1146 _x0000_s1131 _x0000_s1132 _x0000_s1133 _x0000_s1134 _x0000_s1135 _x0000_s1136 _x0000_s1137 _x0000_s1138 _x0000_s1139 _x0000_s1140 _x0000_s1141 _x0000_s1142 _x0000_s1143 _x0000_s1144">Управленческая ответственность (неделегируется)

Исполнение

Целесообразно отметить преимуществаделегирования:

-

делегированиепомогает руководителю высвободить время для важных задач и немногоразгрузиться;

-

делегированиеспособствует использованию профессиональных знаний и навыков работников;

-

Делегированиестимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компитенцииподчинённых;

-

Делегированиеположительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.

Для того, чтобы научиться правильноделегировать необходимо ознакомиться и принять во внимание следующие правила:

-

подобратьподходящих сотрудников;

-

распределитьсферы ответственности;

-

координироватьвыполнение порученных задач;

-

стимулироватьи консультировать подчинённых;

-

осуществлятьконтроль рабочего процесса и результатов;

-

даватьоценку своим сотрудникам;

-

пресекатьпопытки обратного или последующего делегирования.

Делегировать необходимо рутиннуюработу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительнуюработу.

Ни в коем случае нельзя делегироватьтакую работу как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокойстепени риска, и т.д.

3.4.

Реализация и организация.

Составление распорядкадня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей.

Организация своегорабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должнаподчиняться мне, а не наоборот”. Существует 25 правил, которые можно разделитьна 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

1)

начинать день с позитивнымнастроением;

2)

хорошо позавтракать и без спешки наработу;

3)

начинайте работу по возможности водно и то же время;

4)

перепроверка плана дня

5)

вначале – ключевые задачи;

6)

приступать без раскачки;

7)

согласовать план дня с секретарём;

8)

утром заниматься сложными и важнымиделами;

Правила основной части дня:

9)

Хорошая подготовка к работе;

10)

Влиятьна фиксацию сроков;

11)

Избегатьдействий, вызывающих обратную реакцию;

12)

Отклонятьдополнительно возникающие неотложные проблемы;

13)

Избегатьнезапланированных импульсивных действий;

14)

Своевременноделать паузы / соблюдать размеренный темп;

15)

Небольшиеоднородные задачи выполнять сериями;

16)

Рациональнозавершать начатое

17)

Использоватьвременные промежутки;

18)

Работатьантициклично;

19)

Выкраиватьспокойный час;

20)

Контролироватьвремя и планы;

Правила завершения рабочего дня:

21)

Завершитьнесделанное;

22)

Контрольза результатами и самоконтроль;

23)

Планна следующий день;

24)

Домойс хорошим настроением;

25)

Каждыйдень должен иметь свою кульминацию.

·

Естественныйдневной ритм

У разных людейразная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различнав различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром,некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни изних работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людейприходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спадапродуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – такэто относительные, ритмичные колебания!

3.5.

Контроль.

Самоконтроль и контроль итогов.

Контроль за результатами служит улучшению, а видеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленныефункции самоменеджмента будут не столь эффективными если не будет проводитьсясоответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

-

осмыслениефизического сос

еще рефераты

Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)

Контрольная работа по статистике (товарооборот и издержки, анализ договоров по поставке ассортимента)

29 Августа 2013

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)

Перспективы развития консалтинговых услуг России. Руководство: власть и партнерство

29 Августа 2013

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)

Делопроизводство. Справочно-информационная документация. Подготовка документов к архивному хранению

29 Августа 2013

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)

Процесс принятия решений. Интуитивная и рациональная технология принятия решений

29 Августа 2013