Реферат: Системный подход в управлении

Содержание:

Введение………………………………………………………………………………2

1.Понятие системного подхода, его основные черты и принципы ……………….2

2.Организационная система: основные элементы и типы…………………………3

3.Теория систем ………………………………………………………………………5

Основные понятия и характеристики общей теории систем Характеристики открытых организационных систем·<span Times New Roman"">        

4.Значение системного подхода в управлении …………………………………………...7
Введение

По мере того, какразвивается промышленная революция, рост крупных организационных форм бизнесастимулировал появление новых идей относительно того, как предприятияфункционируют и как нужно ими управлять. Сегодня имеется разработанная теория,которая дает направления для достижения эффективного управления. Первуюпоявившуюся теорию обычно называют классической школой управления, такжесуществуют школа социальных отношений, теория системного подхода корганизациям, теория вероятностей и др.

В своем докладе я хочу рассказать о теории системного подхода корганизациям, как идеи  для достиженияэффективного управления.   

1.<span Times New Roman"">    

Понятие системного подхода,его основные черты и принципы

В наше время происходитневиданный прогресс знания, который, с одной стороны, привел к открытию инакоплению множества новых фактов, сведений из различных областей жизни, и темсамым поставил человечество перед необходимостью их систематизации, отысканияобщего в частном, постоянного в изменяющемся. Однозначного понятия системы несуществует. В наиболее общем виде подсистемой понимается со­вокупность взаимосвязанных элементов, образующих оп­ределеннуюцелостность, некоторое единство.

Изучение объектов иявлений как систем вызвало формирование нового подхода в науке — системногоподхода.

Системный подход какобщеметодический принцип используется в различных отраслях науки и деятельностичеловека. Гносеологической основой (гносеология — раздел философии, изуч. формыи методы научного познания) является общая теория систем, начало кот. положилавстралийский биолог Л. Берталанфи. В начале 20-х годовмолодой биолог Людвиг фон Берталанфи начал изучать организмы как определённыесистемы, обобщив свой взгляд в книге «Современная теория развития»(1929). В этой книге он разработал системный подход к изучению биологическихорганизмов. В книге «Роботы, люди и сознание» (1967) он перенёс общуютеорию систем на анализ процессов и явлений общественной жизни. 1969 — «Общая теория систем». Берталанфи превращает свою теорию систем вобщедисциплинарную науку. Предназначение этой науки он видел в поискеструктурного сходства законов, установленных в различных дисциплинах, исходя изкот. можно вывести общесистемные закономерности.

Определим чертысистемного подхода:

1.<span Times New Roman"">                     

2.<span Times New Roman"">                     

3.<span Times New Roman"">                     

 требует рассматривать проблему не изолированно, а  в единстве связей с окружающей средой,постигать сущность каждой связи  и отдельногоэлемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.

С учётом сказанного определим понятие системного подхода:

Сист.подход — это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса)как к системе, в кот. выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболеесущественным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, ацели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта.

Можно также сказать,что системный подход—это такое направление методо­логии научного познания и практическойдеятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложнойцелостной социально-эко­номической системы.

Обратимсяк истории.

До становления в начале XX в.науки о менеджменте правители, министры, полководцы, строители принимая решенияруководствовались интуицией, опытом, традициями. Действуя в конкретныхситуациях, они стремились найти лучшие решения. В зависимости от опыта италанта управленец мог раздвигать пространственные и временные рамки ситуации истихийным образом осмысливать свой объект управления более или менее системно.Но тем не менее до XX в. в управлении господствовал ситуативный подход, илиуправление по обстоятельствам. Определяющим принципом этого подхода являетсяадекватность управленческого решения относительно конкретной ситуации.Адекватным в данной ситуации полагается решение, наилучшее с точки зренияизменения ситуации, непосредственно после оказания на нее соответствующегоуправленческого воздействия.

Таким образом,ситуативный подход — это ориентация на ближайший положительный результат(«а дальше видно будет...»). Мыслится, что «дальше» опятьбудет поиск лучшего решения в той ситуации, которая возникнет. Но решение вданный момент наилучшее, может оказаться совсем не таким, как только ситуацияизменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.

Стремлениеотреагировать на каждый новый поворот или разворот (изменение видения) ситуацииадекватным образом приводит к тому, что менеджер вынужден принимать все новые иновые решения, идущие вразрез с прежними. Он фактически перестает управлятьсобытиями, а плывет по их течению.

Сказанное не означает, чтоуправление по обстоятельствам неэффективно в принципе. Ситуативный подход кпринятию решений необходим и оправдан, когда сама ситуация экстраординарна ииспользование прежнего опыта заведомо рискованно, когда ситуация изменяетсябыстро и непредсказуемым образом, когда нет времени для учета всехобстоятельств. Так, например, спасателям МЧС часто приходится искать наилучшеерешение именно в рамках конкретной ситуации. Но тем не менее в общем случаеситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть преодолен, заменен илидополнен системным подходом.

Далее рассмотрим основные принципы системного подхода(системного анализа):

1. Целостность,позволяющая рассматривать одновре­менно систему как единое целое и в то жевремя как подсистему для вышестоящих уровней.

2. Иерархичностьстроения, т.е. наличие множества (по крайней мере двух) элементов,расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня — эле­ментам высшегоуровня. Реализация этого принципа хо­рошо видна на примере любой конкретнойорганизации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействиедвух подсистем: управляющей и управ­ляемой. Одна подчиняется другой.

3. Структуризация,позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкрет­нойорганизационной структуры. Как правило, процесс функционирования системыобусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойства­мисамой структуры.

4. Множественность, позволяющаяиспользовать мно­жество кибернетических, экономических и математиче­скихмоделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

2.<span Times New Roman"">    

Организационная система:основные элементы и типы

Любаяорганизация рассматривается как организационно-экономическая система, имеющаявходы и выходы и определенное количество внешних связей. Следует датьопределение понятию «организация». В истории былиразличные попытки идентифицировать это понятие.

1.<span Times New Roman"">                     

Первая попыткастроилась на идее целесообразности. Организация — есть целесообразноеустройство частей целого, которое имеет определённую цель.

2.<span Times New Roman"">                     

Организация — социальный механизм для реализации целей (организационных, групповых,индивидуальных).

3.<span Times New Roman"">                     

Организация — гармония, или соответствие, частей между собой и целым. Любая системаразвивается на основе борьбы противоположностей.

4.<span Times New Roman"">                     

Организация — целое,которое не сводится к простой арифметической сумме составляющих его элементов.Это целое, которое всегда больше или меньше суммы своих частей (всё зависит отэффективности связей).

<span Arial Unicode MS",«sans-serif»;color:black">5.<span Times New Roman"">             

Честер Бернард (наЗападе считается одним из основоположников современной теории менеджмента):когда люди собираются вместе и официально принимают решение объединить своиусилия для достижения общих целей, они создают организацию. <span Arial Unicode MS",«sans-serif»;mso-fareast-font-family: «Times New Roman»;color:black">

Это была ретроспектива. Сегодняорганизация может быть определена как социальная общность, которая объединяетнекоторое множество индивидов для достижения общей цели, которые (индивиды)действуют на основе определённых процедур и правил.

Исходя из данного ранее определения системы, определиморганизационную систему.

Организационная система — это определённая совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации,формирующая некую целостность.

Основнымиэлементами организационной системы (а значит и объектами организационногоуправления) выступают:

·<span Times New Roman"">

производство

·<span Times New Roman"">

маркетинг и сбыт

·<span Times New Roman"">

финансы

·<span Times New Roman"">

информация

·<span Times New Roman"">

персонал, человеческиересурсы — обладают системообразующим качеством, от них зависит эффективностьиспользования всех остальных ресурсов.

Эти элементы являются основными объектами организационногоуправления. Но у организационной системы есть и другая сторона:

Люди. Задача менеджерав том, чтобы способствовать координации и интеграции человеческой деятельности.

Целии задачи.Организационная цель — есть идеальный проект будущего состояния организации.Эта цель способствует объединению усилий людей и их ресурсов. Цели формируютсяна основе общих интересов, поэтому организация- инструмент для достиженияцелей.

Организационнаяструктура.Структура — это способ объединения элементов системы. Организационная структура- есть способ соединения различных частей организации в определённуюцелостность (основными видами организационной структуры являются иерархическая,матричная, предпринимательская, смешанная и т. д.). Когда проектируем иподдерживаем эти структуры, мы управляем.

Специализацияиразделение труда. Это тоже объект управления. Дробление сложныхпроизводственных процессов, операций и задач на составляющие, которыепредполагают специализацию человеческого труда.

Организационнаявласть- это право, способность (знания + навыки) и готовность (воля) руководителяпроводить свою линию при подготовке, принятии и реализации управленческихрешений. Каждый из этих компонентов необходим для реализации власти. Власть — есть взаимодействие. Функцию координации и интеграции деятельности людейбессильный и неэффективный менеджер организовать не может. Организационнаявласть — не только субъект, но и объект управления.

Организационнаякультура-присущая организации система традиций, верований, ценностей, символов,ритуалов, мифов, норм общения между людьми. Организационная культура придаёторганизации индивидуальность, собственное лицо. Что немаловажно, она объединяетлюдей, создаёт организационную целостность.

Организационныеграницы- это материальные и нематериальные ограничители, которые фиксируютобособленность данной организации от других объектов, находящихся во внешнейсреде организации. Менеджер должен обладать способностью расширять (в меру)границы собственной организации. В меру — значит брать только то, что сумеешьудержать. Управлять границами — значит вовремя их очерчивать.

Организационные системы можно разделить на  закрытые и открытые:

Закрытая организационнаясистема — это та система, которая не имеет связи со своей внешней средой (т. е.не обменивается с внешней средой продуктами, услугами, товарами и др.). Пример- натуральное хозяйство.

Открытаяорганизационная система имеет связи с внешней средой, т. е. другимиорганизациями, институтами, имеющими связи с внешней средой.

Таким образом,организация как система представляет собой совокупность взаимосвязанныхэлементов, образующих целостность (т.е. внутреннее единство, неразрывность,взаимную связь). Любая организация является открытой системой, т.к. взаимодействуетс внешней средой. Она получает из окружающей среды ресурсы в виде капитала,сырья, энергии, информации, людей, оборудования т.п., которые становятсяэлементами её внутренней среды. Часть ресурсов с помощью определенныхтехнологий перерабатывается, преобразуется в продукты и услуги, которые затемпередаются во внешнюю среду.

3. Теория систем

Напомню,что теория систем была разработана Людвигом фонБерталанфи в XXвеке. Теория систем имеет дело с анализом,проектированием и функци­онированием систем—самостоятельных хозяйственных подразделе­ний, которые образуютсявзаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми частями. Ясно, чтолюбая организационная форма бизнеса отвечает этим критериям и может изучаться сиспользованием понятий и средств теории систем.

Любоепредприятие— система, которая превращаетнабор вклады­ваемых в производство ресурсов—затрат (сырье, машины, люди)— в товары иуслуги. Она функционирует внутри более крупной системы— внешнеполитической, экономической, социальной и технической сре­ды,в которой она постоянно вступает в сложные взаимодействия. Она включает сериюподсистем, которые также взаимосвязаны и взаимо­действуют. Нарушениефункционирования в одной части системы вы­зывает трудности в других ее частях.Например, крупный банк являет­ся системой, которая действует внутри болееширокого окружения, взаимодействует и связан с ним, а также испытывает на себеего воздействие. Отделы и филиалы банка являются подсистемами, которые должнывзаимодействовать бесконфликтно, чтобы банк как целое ра­ботал эффективно. Есличто-то нарушается в подсистеме, она в конеч­ном счете (если ее не сдерживать)повлияет на эффективность деятель­ности банка в целом.

<span Times New Roman",«serif»;color:black">

<span Times New Roman",«serif»;color:black">Основные понятия ихарактеристики общей теории систем:

<span Times New Roman",«serif»;mso-fareast-font-family:«Times New Roman»; color:black">1.<span Times New Roman"">                     

<span Times New Roman",«serif»; color:black">Компоненты системы<span Times New Roman",«serif»; color:black"> (элементы, подсистемы). Любая система, независимо от открытости,определяется через её состав. Эти компоненты и связи между ними создаютсвойства системы, её сущностные характеристики.

2.<span Times New Roman"">                     

Границы системы — это разного рода материальные и нематериальные ограничители,дистанцирующие систему от внешней среды. С точки зрения общей теории систем,каждая система выступает частью бóльшей системы (которая называетсясверхсистемой, суперсистемой, надсистемой). В свою очередь, каждая системасостоит из двух или более подсистем.

3.<span Times New Roman"">                     

Синергия(от греческого — вместе действующий). Это понятиеиспользуется для описания явлений, при котором целое всегда больше или меньше,чем сумма частей, составляющих это целое. Система функционирует до тех пор,пока отношения между компонентами системы не приобретают антагонистическогохарактера.

4.<span Times New Roman"">                     

Вход —Преобразование — Выход. Организационнаясистема в динамике представляется в качестве трёх процессов. Взаимодействие ихдаёт цикл событий. Любая открытая система имеет цикл событий. При системном подходе важ­ное значениеприобретает изучение характеристик орга­низации как системы, т.е. характеристик«входа», «процесса» («преобразования») и характеристик «выхода». При системномподходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т.е. товары или услуги, аименно что производить, с ка­кими показателями качества, с какими затратами,для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должныбыть четкими и своевременны­ми. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспо­собнаяпродукция либо услуги. Затемопределяют параметры «входа»,т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, тру­довых иинформационных), которая определяется после детального изученияорганизационно-технического уров­ня рассматриваемой системы (уровня техники,техноло­гии, особенности организации производства, труда и уп­равления) ипараметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной,экологической и др.). И наконец, не менее важное значение приобретает иссле­дованиепараметров «процесса», преобразующего ресурсы в готовуюпродукцию. На этом этапе, в зависимости от объ­екта исследования,рассматривается производственная технология, либо технология управления, атакже факто­ры и пути ее совершенствования.

5.<span Times New Roman"">                     

Цикл жизни. Любая открытая система обладает циклом жизни:

возникновениеÞ становление Þ функционирование Þ кризис Þ крах

6.<span Times New Roman"">                     

Системообразующийэлемент — элемент системы, от которого в решающей степени зависитфункционирование всех остальных элементов и жизнеспособность системы в целом.

<span Times New Roman",«serif»;color:black">Характеристикиоткрытых организационных систем

1.<span Times New Roman"">             

<span Times New Roman",«serif»; color:black">Наличие цикла событий.

2.<span Times New Roman"">                     

Негативная энтропия(негоэнтропия, антиэнтропия)

<span Times New Roman",«serif»;color:black">а) под энтропией вобщей теории систем понимается общая тенденция организации к смерти;

<span Times New Roman",«serif»;color:black">б) открытая организационнаясистема, благодаря способности заимствовать необходимые ресурсы из внешнейсреды, может противодействовать этой тенденции. Эта способность и называетсянегативной энтропией;

<span Times New Roman",«serif»;color:black">в) открытаяорганизационная система проявляет способность к негативной энтропии, и,благодаря этому некоторые из них живут столетиями;

<span Times New Roman",«serif»;color:black">г) для коммерческойорганизации главным критерием негативной энтропии является её устойчиваяприбыльность на значительном временном интервале.

3.<span Times New Roman"">                     

Обратная связь. Под обратной связью понимается информация, котораягенерируется, собирается, используется открытой системой для мониторинга,оценки, контроля и коррекции собственной деятельности. Обратная связь позволяеторганизации получать информацию о возможных или реальных отклонениях отнамеченной цели и вовремя вносить изменения в процесс её развития. Отсутствиеобратной связи ведёт к патологии, кризису и краху организации. Люди ворганизации, занимающиеся сбором и анализом информации, интерпретирующие её,систематизирующие потоки информации, обладают колоссальной властью.

4.<span Times New Roman"">                     

Открытыморганизационным системам присущ динамический гомеостаз. Все живыеорганизмы проявляют тенденцию к внутреннему равновесию и балансу. Процессподдержания самой организацией сбалансированного состояния и называется динамическимгомеостазом.

5.<span Times New Roman"">                     

Открытыеорганизационные системы характеризуются дифференциацией — тенденцией кросту, специализации и разделению функций между различными компонентами,которые формируют данную систему. Дифференциация — это ответ системы наизменение внешней среды.

6.<span Times New Roman"">                     

Эквифинальность. Открытые организационные системы способны, в отличие отзакрытых систем, достигать поставленных целей различными путями, двигаясь кэтим целям с различных стартовых условий. Нет и быть не может единого инаилучшего метода достижения цели. Цель всегда может быть достигнута разнымиспособами, и двигаться к ней можно с разными скоростями.

Приведу пример: рассмотрим банк с точки зрения теории систем.

Исследованиебанка с точки зрения теории систем началось бы с уточнения целей, чтобы помочьпонять характер решений, которые необходимо принять, чтобы этих целей достичь.Нужно было бы ис­следовать внешнюю среду, чтобы осознать способы взаимодействиябанка со своим более широким окружением.

Затемисследователь обратился бы к внутренней среде. Чтобы по­пытаться понять главныеподсистемы банка, взаимодействие и связи с системой в целом, аналитикпроанализировал бы пути принятия реше­ний, самую важную информацию, необходимуюдля их принятия, а также каналы связи, через которые эта информация передается.

Принятиерешений, система информации, каналы связи особенно важны для системногоаналитика, потому что, если они функциониру­ют плохо, банк будет в трудномположении. В каждой сфере систем­ный подход обусловил появление новых полезныхпонятий и техниче­ских приемов.

Принятие решений

Системы информации

Каналы коммуникации

<span Arial",«sans-serif»">                                

Рис.1<span Arial",«sans-serif»"> Теориясистем— основные элементы

Принятиерешений

Вобласти принятия решений системное мышление способствова­ло классификации различноготипа решений. Были разработаны по­нятия определенности, риска инеопределенности. Были внедрены ло­гические подходы к принятию сложных решений(многие из которых имели математическую основу), что оказало большую помощьменед­жерам в улучшении процесса и качества принятия решений.

Системы информации

Характеринформации, находящейся в распоряжении принимаю­щего решения, имеет важноевлияние на качество самого решения, и неудивительно, что этому вопросууделялось большое внимание. Те, кто разрабатывают системы управленческойинформации, пытаются дать соответствующую информацию соответствующему лицу всоответст­вующее время. Чтобы осуществить это, им нужно знать, какое реше­ниебудет приниматься, когда информация будет предоставлена, а также как скоро эта информациядойдет (если скорость является важным элементом принятия решений).Предоставление соответствующей ин­формации, которое улучшало бы качестворешений (и устраняло бы ненужную информацию, просто увеличивающую издержки)— весьма существенное обстоятельство.

Каналы коммуникации

Каналыкоммуникации в организации являются важными элемен­тами в процессе принятиярешений, поскольку они передают требуе­мую информацию. Аналитики систем далимного полезных примеров глубокого понимания процесса взаимосвязи междуорганизациями. Значительные успехи были достигнуты в изучении и решении проблем«шума» и помех в средствах связи, проблем перехода из одной системы илиподсистемы с другую.

4. Значение системногоподхода в управлении

Значениесистемного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовыватьсвою конкретную работу с работой орга­низации в целом, если они понимаютсистему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора,потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесиемежду потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Онзаставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, атакже акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогаетустановить причины принятия неэффек­тивных решений, он же предоставляетсредства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Современныйруководитель должен обладать системным мышлением, так как:

·<span Times New Roman"">

·<span Times New Roman"">

·<span Times New Roman"">

·<span Times New Roman"">

Системноемышление не только способствовало развитию новых представлений об организации(в частности, особое внимание уделя­лось интегрированному характерупредприятия, а также первостепен­ному значению и важности систем информации),но и обеспечило раз­работку полезных математических средств и приемов,значительно об­легчающих принятие управленческих решений, использование болеесовершенных систем планирования и контроля. Такимобразом, системный подход позволяет нам ком­плексно оценить любуюпроизводственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления науров­не конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию впределах отдельно взятой системы, вы­явить характер проблем входа, процесса ивыхода. Приме­нение системного подхода позволяет наилучшим образом организоватьпроцесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Несмотря на всеположительные результаты, системное мышление все еще не выполнило свое самоеважное предназначение. Утвержде­ние, что оно позволит применять современныйнаучный метол к уп­равлению, все еще не реализовано. Это происходит отчастиоттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко уяснить те мно­гиеспособы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутрен­нюю организацию.Взаимодействие множества подсистем внутри пред­приятия не совсем осознается.Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведетк накоплению доро­гостоящих и непригодных данных, а слишком узкое— к частичному решению проблем. Нелегко будетсформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить сточностью информацию, не­обходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самоелогичное ре­шение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не ме­неесистемный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.

<span Times New Roman",«serif»;color:black">