Реферат: Секретарь (Доклад)

      

План

1.<span Times New Roman"">      

Немного из истории.

2.<span Times New Roman"">      

Возможности секретаря-референта.

2.1.<span Times New Roman"">                       

Основныефункции секретаря.

2.2.<span Times New Roman"">                       

Современныетребования.

2.3.<span Times New Roman"">                       

Классификациясекретарей.

2.4.<span Times New Roman"">                       

Обязанности.

3.<span Times New Roman"">        

Вывод.

1. Немного из истории.

Секретарипоявились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом изсекретарей выделились нотариусы.

Асами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепеннопревратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступалимужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

2.<span Times New Roman"">    

Возможности секретаря-референта.

Секретарь– это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждениепосетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель,первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многомзависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успехпартнеров и клиентов фирмы.

Секретарьдолжен быть всегда в «форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готовбыстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно, безрастерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своейкомпетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы»  дела, что позволяет свободно выходить изтрудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следуетвидеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работус документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает нателефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляетзапись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения,например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больногосослуживца и так далее.

Черезсекретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром.Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации,правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяетоперативность работы отделов и даже всего учреждения.

Основные функции секретаря.

Важнуюроль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровеньобщего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены всоответствии с основными функциями секретаря:

·<span Times New Roman"">          

знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарномобеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническимисредствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

·<span Times New Roman"">          

знания, связанные с основными направлениямидеятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; заниямиправовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

·<span Times New Roman"">          

знания, требующиеся для коммуникативногообеспечения  работы фирмы и ееадминистрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приемепосетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планированиисвоего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Современные требования.

Чтобы  отвечать современным требованиям, секретарьдолжен обладать следующими качествами:

1.<span Times New Roman"">        

иметь профессиональный имидж;

2.<span Times New Roman"">        

хорошо владеть речью и письмом;

3.<span Times New Roman"">        

обладать хорошей памятью;

4.<span Times New Roman"">        

хорошо ориентироваться во времени;

5.<span Times New Roman"">        

содержать в порядке документацию, быстро находитьнеобходимые бумаги;

6.<span Times New Roman"">        

уметь красиво оформлять отчеты, вести деловуюпереписку руководителя;

7.<span Times New Roman"">        

осваивать разработки новейших компьютерных программдля офиса;

8.<span Times New Roman"">        

быть энергичным, проявлять инициативу;

9.<span Times New Roman"">        

быстро находить взаимопонимание с коллегами иклиентами;

10.<span Times New Roman"">    

поддерживать эффективную работу офиса в отсутствиишефа;

11.<span Times New Roman"">    

контролировать финансы офиса;

12.<span Times New Roman"">    

быть осмотрительным в конфиденциальных,щекотливых  вопросах фирмы.

Классификация секретарей.

Естьнесколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST –девушка,работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречатьи провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка.Основное требование – умение держаться и аккуратность.  

Наэтом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушкасообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Есличеловек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организациейофиса.

Самаяже высокая должность –PERSONALSEKRETARY– помощник генерального директора или президента. В этомслучае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию какна русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки.Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности,организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не толькоисполнителем, но и  инициатором. Знать,что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можновырасти из секретаря в менеджеры…

Спецификаи сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центреобщения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточексвязывает  различные подразделения фирмы,находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому рольсекретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в созданиипсихологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Обязанности.

Безособого рода знаний,  умений и навыковсекретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

·<span Times New Roman"">          

учет, регистрация, рассмотрение и подготовкапоступающей корреспонденции для доклада руководству;

·<span Times New Roman"">          

оформление  (втом числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, ит. п..;

·<span Times New Roman"">          

подготовка по указанию руководителя и согласование соструктурными подразделениями  проектовотдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и другихдокументов;

·<span Times New Roman"">          

оформление протоколов рассылок выписок из них;

·<span Times New Roman"">          

анализ справок и докладов структурных подразделений сзаключениями и предложениями по ним;

·<span Times New Roman"">          

подготовка и своевременная рассылка материалов кзаседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

·<span Times New Roman"">          

прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб отграждан;

·<span Times New Roman"">          

организация приемов посетителей;

·<span Times New Roman"">          

прием, регистрация, хранение, учет, доставка поподразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции,подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

·<span Times New Roman"">          

техническое обеспечение работы руководителя;

·<span Times New Roman"">          

подготовка и организация материально-техническогообеспечения заседаний, совещаний;

·<span Times New Roman"">          

организация приема работников и посетителей;

·<span Times New Roman"">          

телефонное обслуживание;

·<span Times New Roman"">          

подготовка командировок;

·<span Times New Roman"">          

организация презентаций и специальных приемов гостей;

·<span Times New Roman"">          

стенографирование;

·<span Times New Roman"">          

контроль за праздничными и юбилейными датами;

·<span Times New Roman"">          

обработка почты;

·<span Times New Roman"">          

машинописные работы;

·<span Times New Roman"">          

сбор деловой информации  и ее реферирование по заданию директора;

·<span Times New Roman"">          

сбор материалов для докладов и речей руководителя;

·<span Times New Roman"">          

ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленныеслужебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но иприведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, всвязи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности  и культуры труда секретаря.

Особенностьюработы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. Вэтом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания.Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

3.<span Times New Roman"">     

Вывод.

Помните:ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном подразделениикоторого вы работаете.

Приступаяк работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать? Как? Когда?Какой ожидаемый результат?

Немногоразмышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если выцелеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении сокружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждетвас. 

      

еще рефераты
Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)