Реферат: Менеджмент и маркетинг в архивах

Федеральноеагентство по образованию

Государственноеобразовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирскийгосударственный индустриальный университет»

Кафедраистории

РЕФЕРАТ

Менеджмент имаркетинг в архивах

Выполнила: студенткагр. ЭД-06

Е.ВКияниченко

Проверила:

ст. пр. ГунькинаИ.А

Новокузнецк

2010 г.

Содержание

Введение

1.Стоимостная оценка архивныхдокументов как одна из функций маркетинга

2. Принципы маркетинга архивнойинформации

3. Принципы архивного менеджмента

Заключение

Список используемой литературы

Приложение

Введение

Очень часто, утомившисьот повседневных трудов по комплектованию, учету, хранению и описанию архивныхдокументов и пересчитав свою заработную плату, архивист задается вопросом — анужна ли обществу моя работа? В какой мере используются информационныебогатства архивов потребителями информации? Удовлетворены ли они объемом икачеством информационных услуг, оказываемых им в архиве? И, наконец, возможноли за счет увеличения качества и, выражаясь фигурально, ассортиментаинформационных услуг повысить прибыль, получаемую архивом?

Для решения задачпланирования и прогнозирования работы руководство архива должно изучитьинформационные потребности общества, состояние рынка информационных услуг вобласти архивного дела, состояние опроса отечественного и зарубежногопотребителя на архивную информацию.

Такие показателиинтенсивности и эффективности использования документов как потребителиинформации, тематика исследований, запросов, публикаций, частота обращений к различнымфондам, лежат в основе маркетингового исследования.

Так же организационныеаспекты играют большую роль в деятельности любого структурного подразделенияучреждения, организации, в том числе и архива. В работе с архивными документаминеобходим четкий порядок, планомерность и слаженность. Поэтому при созданииархива организации необходимо знать и использовать современные методы итехнологии менеджмента.

1. Стоимостная оценка архивныхдокументов как одна из функций маркетинга

Документы как объект имущественногоправа, как вещь могут продаваться и покупаться. В этом случае должнапроводиться их денежная (стоимостная) оценка, которая также проводится прикоммерческом использовании документов и их страховании. О последних двухаспектах денежной оценки документов широко заговорили лишь с начала 90-х г. ХХв. До этого периода советские архивисты, специалисты, работающие в рукописныхотделах музеев и библиотек, академических институтах (таких как Институт русскойлитературы (Пушкинский дом), Институт мировой литературы, входящих в систему АкадемииНаук СССР, да и собственно в его Архиве), в первую очередь проводили денежную оценкудокументов с целью их купли-продажи.

При этом следует четкопонимать, что документы государственных учреждений, в первую очередь являющихсяисточниками комплектования, объектом купли-продажи никогда не выступали, этомогло относиться к документам личного происхождения, автографам, книгам актовыми делопроизводственным, рукописным книгам древнерусской традиции и другимдокументам XV–начала ХХ в.

При установлениистоимости документов проводилась их оценка на основе критериев, в ряде случаевсхожих с критериями экспертизы ценности, но сам процесс стоимостной оценки ни вкоем случае нельзя смешивать с процессом экспертной оценки документов.

С целью проведенияквалифицированной денежной оценки документов в стране в разные периоды были разработаныМетодические рекомендации.

В 1983г. вышли«Методические рекомендации по денежной оценке актовых документов эпохфеодализма и капитализма, рукописных и старопечатных книг, документов личного происхожденияXVIII–ХХ вв., приобретенных в собственность государства», где были даныкритерии оценки и собственно примерные цены по отдельным группам книг, грамот,документов личного происхождения.

Критериями денежнойоценки были названы:

–содержание документа(оценивать документ необходимо с учетом не только его конкретного содержания,но и сточки зрения его значения как памятника истории и культуры; творческие,научные рукописи;

– с позиции ихлитературного, художественного, музыкального, научного достоинства;

– с учетомзафиксированных в них сведений);

– историко-культурноезначение творчества и деятельности автора (ценность документов будет тем выше,чем значительнее автор и заметнее его вклад в развитие общества, в том численауки, литературы, искусства и т. д.);

– время возникновениядокумента (наиболее высоко ценятся документы периодов «неспокойного развития»общества, военных событий, катастроф, катаклизмов;

– неопубликованность документа(неопубликованные документы дореволюционного периода оцениваются, как правило,выше оценки, предусмотренной рассматриваемыми методическими рекомендациями,повышение стоимости неопубликованных документов послереволюционного периодаможет производиться только в случае истечения срока авторского права, который в1980-е гг. составлял 25 лет, а в настоящее время – 50 лет;

– автографичностьдокумента (авторская машинопись – когда автор сам печатал текст –приравнивается к автографу, авторизация – когда имеются авторские правки иподписи – увеличивает стоимость рукописи; в качестве примера приведем оченьредкий автограф М.А.Булгакова);

– записи или пометы надокументе (рассматривается как авторская принадлежность сделанных записей ипомет, так и их содержательная сторона);

– редкость документа (приденежной оценке необходимо установить сохранность личных архивов, учестьредкость отдельных видов документов? например, ревизских сказок);

– адресат (чемзначительней лицо, кому был адресован документ, тем выше может быть егостоимость);

– внешние особенностидокумента (его палеографические, художественные особенности оформления,материал, на котором изготовлен документ и т. д.);

– физическое состояниедокумента («рваный» или «потрепанный» документ всегда будет цениться нижеаналогичного, но хорошо сохранившегося);

–антикварно-букинистическая цена (на документы как на предметыколлекционирования может быть особый спрос и даже мода, поэтому приходитсяучитывать цены на рынке и среди коллекционеров).

Принцип распределения ценпо отдельным группам документов был следующий:

— примерные (базовые)цены устанавливались по таким группам, как книги актовые и делопроизводственные(например, разрядные, боярские, родословные, писцовые книги);

— грамоты и документы(духовные грамоты, жалованные на землю и крестьян, жалованные на дворянскоедостоинство, челобитные, прошения и т. д.). Эти книги, грамоты и документыценились по периодам с XVI в. до 1626г., с 1626по 1700г., XVIII в., с началаXIX в. до 1861г., с 1861 по 1917г.

С учетом применения всовокупности рассмотренных критериев, принципов деления документов по видовым(номинальным), авторским и хронологическим признакам в стране до 1990-х г.устанавливались примерно следующие цены:

– писцовая книга XVI в.(до 1626 г.) могла оцениваться от 400 до 800 рублей;

– сборник летописей XV в.– от 250 до 1000 рублей;

– библия XVI в. – от 125до 400 рублей, а ХХ в. – от 10 до 35 рублей;

– отпускная в замужествос 1626 по 1700 г. – от 10 до 20 рублей, XVIII в. – от 7 до 15 рублей, а сначала XIX в. до 1861г. – от 5 до 10 рублей;

–рукописи Екатерины II –от 120 до 300 рублей, письма – от 150 до 400 рублей; – проза А.А. Ахматовой,С.А. Есенина от 5 до 25 рублей, стихи – от

20 до 50 рублей, письма –от 10 до 50 рублей, фото – от 3 до 10 рублей.

Как показывает опыт (ипрофессионалы придерживаются такого же мнения), сами фондообразователи могутбезвозмездно передать в дар или по завещанию свои документы в то или иноехранилище, но чем более отдаленные родственники обладают личным архивом тогоили иного лица, тем за более высокую цену они желают его продать.

Принципы денежной оценкии методика установления цен до начала 1990-х гг. были привязаны к уровню цен встране, а сама практика оценки документов носила несистемный, эмпирическийхарактер. В тоже время, например, автографы Ф.М. Достоевского на международномуровне ценились наравне с автографами Байрона и Гёте.

С учетом международногоопыта денежной оценки и уровня цен за рубежом в ВНИИДАД 1993 г. выпустил новые методические рекомендации «Принципы денежной оценки документов Архивного фондаРоссийской Федерации и их страхование».

Впервые были четкоразграничены три объекта стоимостной оценки: собственно документ, копиядокумента и информация, содержащаяся в документе.

Продают и покупаютподлинные архивные документы у частных лиц, организаций на аукционах;распространены продажа или обмен копий документов в виде факсимильных форм,муляжей, микрофильмов и микрофиш (микрографические копии, микрографические издания);продают и покупают информацию архивных документов, обработанную по специальнымпрограммам и записанную на машинных носителях, а также в форме справочников поархивным документам.

Если в отечественном архивоведенииопыт денежной оценки документов в процессе купли-продажи был связан в основномс приобретением документов в собственность государства, то за рубежомсуществует и активно развивается рынок архивных документов, которые всё чащерассматривают в качестве предметов коллекционирования.

Архивное законодательствопыталось регулировать процесс коллекционирования. Еще в бытность СССР именноархивным органам было вменено в обязанность выдавать и регулировать вустановленном порядке разрешения на собирание старинных документальных памятников.Например, в РСФСР существовало «Временное положение о порядке выдачи ирегистрации специальных разрешений на собирание старинных документальных памятниковна территории РСФСР».

В Положении о Федеральнойархивной службе России 1998 г. говорилось о необходимости получения какюридическим, так и физическим лицам специального разрешения в Федеральнойархивной службе на собирание старинных документальных памятников. Вопрос этот,правда, дискутировался между Росархивом и прежним Министерством культурыРоссийской Федерации – кому все-таки такие разрешения выдавать.

После административнойреформы в марте 2004г. и преобразования Федеральной архивной службы в Федеральноеархивное агентство в положении о последнем от 17 июня 2004 г. № 290 о подобной роли Росархива в деле собирания старинных документальных памятников уженичего не говорится. В России можно собирать лишь те старинные документальныепамятники, документы личного происхождения, которые не включены в составАрхивного фонда Российской Федерации, а находятся в распоряжении частных лиц,будучи невыявленными, неучтенными, не зарегистрированными в соответствующих архивныхучреждениях или учреждениях культуры.

Как показывает опытсобирательской деятельности, старинные документальные памятники нередко встречаютсяу потомков граждан старообрядческого христианского вероисповедания. Именно в средерусского старообрядческого крестьянства в течение веков сохранялись документы письменнойтрадиционной культуры позднего русского cсредневековья.

Имеющиеся у населениястаринные документы, за редким исключением, не относятся к документам личногопроисхождения. Но вряд ли их можно отнести к документам, образовавшимся вдеятельности какого-либо учреждения, существовавшего ранее. Подчас это простоневозможно установить. Сейчас такие документы представляют собой памятникиопределенной эпохи, находящиеся в личной собственности граждан или собственностистарообрядческой общины.

В 1994г. была созданаспециальная Федеральная служба России по сохранению культурных ценностей, накоторую были возложены:

– организация ипроведение искусствоведческой, историко-культурной экспертизы и регистрациякультурных ценностей, вывозимых из Российской Федерации и ввозимых на ее территорию,а также выдача соответствующих свидетельств физическим и юридическим лицам;

– принятиепредусмотренных законодательством Российской Федерации и международнымидоговорами Российской Федерации мер по восстановлению законных правсобственников культурных ценностей при незаконном вывозе и ввозе культурныхценностей и передаче права собственности на них;

– осуществление контроляза соблюдением правил внешнеэкономической деятельности, относящейся ккультурным ценностям; – контроль за соблюдением установленного настоящим Указомпорядка реализации предметов антиквариата на территории Российской Федерации.

При определении ценыдокумента специалисты пользуются такжеразработанной системой критериев,многие из которых не претерпелиза последнее время особенных изменений.

Правда, критериистоимостной оценки, как и критерии экспертизыценности документов, теперьпринято классифицировать по тремгруппам:

– критерии информационнойценности (вид или адресат, содержание документа);

– критериипотребительской ценности (подлинность, время создания, внешние особенностидокумента, новизна сообщаемой информации, в первую очередь опубликованностьдокумента, уровень или интенсивность спроса на ретроспективную документнуюинформацию);

– критерии сохранностидокументов (сохранность текста, режим хранения и степень риска при последующемперемещении и хранениидокумента, что требует дополнительных финансовыхвливаний).

2. Принципы маркетингаархивной информации

В любом современномучреждении, организации или предприятии на самом деле нет ничего ценнеедокументов – даже документов современных, находящихся в делопроизводственномпроцессе. Пройдут годы, устареет вся современная техника, а ее парк обновляетсястремительно, выйдет из моды мебель или превратится в труху мебель, сделаннаяиз ДСП (древесно-стружечных плит), уже не будет в коллективе людей, когда-тоздесь работавших, но останутся документы как молчаливые свидетели когда-токипевших «учрежденческих страстей».

Парадоксально, но факт –даже уничтожаемые сегодня в ходе плановой экспертизы ценности документы спустягоды могут оказаться куда более ценными, нежели мы сегодня это представляем.

Правильно говорили старыеархивисты: «Лучше лишнее сохранить, нежели нужное уничтожить». Этот постулатдолжен помнить каждый работающий с документами, ибо в итоге от учрежденияничего не остается, кроме его документов. Это хорошо понимают архивисты;архивные учреждения Российской Федерации в последние годы действительноприобрели значительный опыт коммерческого использования документов, одним изаспектов при оценки которых является установление цены документа, копии документаили документной информации

Маркетинг архивнойинформации – деятельность, направленная на изучение рынка информации иопределение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивныхдокументах, а также на услуги архивистов.

В соответствии с Основамизаконодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование иматериально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных ивнебюджетных средств.

Основой маркетингаявляется совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкойинформации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.

Основополагающий принципмаркетинга — узнать, какой товар и по какой цене хочет приобрести потенциальныйпокупатель, а потом его производить.

Цель маркетинга — прогнозирование спроса на архивную информацию и услуги для оптимизации ихсоздания и сбыта; получение внебюджетных средств.

Маркетинговыеисследования проводятся для повышения степени обоснованности управленческихрешений в процессе разработки новых товаров и услуг. Это даст возможностьархивам избежать значительных потерь финансовых средств.

Маркетинговаядеятельность в архиве включает:

1. Изучение потребностейпользователей архивной информации.

2. Установлениеоптимальных цен на работы и услуги, корректировку их в соответствии со спросомна архивную информацию.

3. Сохранение и поискновых потребителей архивной информации.

Маркетинговыеисследования проводятся по следующей программе:

• изучение информационныхтоваров, имеющихся на рынке, и цен на них;

• изучение потребителейинформации и выявление их потребностей;

• анализ собственныхинформационных ресурсов и их соответствие долгосрочному спросу наинформационном рынке;

• определение каналоввывода информационных товаров на рынок.

Маркетинговыеисследования предполагают создание информационной системы для регулярного сбораи хранения данных, собираемых по указанной выше программе. Информационнаясистема по маркетингу обязательно должна включать в себя базу данных (БД),содержащую тексты законодательных актов в области информации. Можнорекомендовать создать БД по тематике исследований пользователей архива и озапрошенных ими документах, что очень важно для изучения спроса на архивную информацию.Эти данные необходимы для создания фонда пользования на микрофильмах илиоптических дисках.

Отдельно можно создать БДпо иностранным исследователям, работавшим в архиве. В такую базу следуетвносить записи с названием научных центров и фамилиями зарубежных пользователейна языке той страны, откуда они приехали. В этой связи фамилии иностранныхпользователей и названия научных центров следует вносить в журналы регистрациине только на русском, но и на языке страны прибытия, если там используется латинскаяграфика или кириллица.

Проведение маркетинговыхисследований рационально организовать в Отделе использования архивныхдокументов, поскольку именно в этом отделе собирается вся информация опользователях, их темах исследований, а также сведения об использованных имиархивных документах. В этом случае маркетинговые исследования не будут лишнейработой для данного отдела, а наоборот, значительно облегчат деятельностьархива по обслуживанию потребителей архивной информации. Маркетинговыеисследования в архивных учреждениях надо начинать с изучения законодательных инормативных актов, регулирующих коммерческую деятельность в информационнойсфере.

Важнейшие законы в этойсфере следующие:

• Федеральный закон «Обархивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. В частности, обратить внимание на: Статья 30. Вывоз и ввоз копий архивныхдокументов.

• Закон РоссийскойФедерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;

• Федеральный закон от 6октября 1997 г. № 131-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Закон РоссийскойФедерации «О государственной тайне»»;

• Закон РоссийскойФедерации от 9 июля 1993 г. № 5351 «Об авторском праве и смежных правах»;

• Федеральный закон «Обинформации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ; После анализа правовых аспектов использования архивной информации можно приступить кизучению проблем экономической целесообразности производства информационныхтоваров и услуг.

Однимиз направлений маркетинга является исследование цен на информационные услуги испроса на мировом рынкеретроспективной документной информации.Основными информационными услугамиархивов является копированиедокументов, продажа комплектовмикрофильмов и микрофиш архивныхдокументов, изданий документов исправочников на CD-ROM, созданий платныхинформационных ресурсов (машиночитаемыхверсий исторических источников вИнтернете).

Ценовуюполитикуна рынке этих услуг определяют продуценты — производители и продавцы вторичнойдокументной информации. Продуцентами могут быть как сами архивы, так испециальные фирмы, занимающиеся публикацией архивных документов натехнотронных носителях и продажей микрофильмов и микрофиш.

Маркетингобеспечиваетсвязь потребителей ретроспективной документной информации с ее хранителями,устанавливает, в какой мере информационные услуги архива отвечают требованиямпользователя.

Вместес тем задачи информационного маркетинга в архивах значительно шире вопросовценообразования.

Длятогочтобы составить отчет о деятельности архива организации, нельзя обойтись без сведений околичестве посетителей, социально-правовых запросов, выданных архивных справоки других информационных документов и дел, переданных во временноепользование, подготовленных вами выставок и других культурных мероприятий. Эти сведения могутпомочь изменить акценты в разработке научно-справочного аппарата, указать на необходимость создания дополнительной картотеки, каталогов или обзоров на наиболеечасто запрашиваемые документы. Для этого необходимо разобраться в формах учета использования документов архива организации и уметь анализировать данные этих документов.

Вгосударственном архиве без развитой маркетинговой службы не обойтись, так какнеобходимо хорошо представлять себе собирательный портрет потребителя ретроспективной документной информации, как отечественного, так и иностранного, его текущие интересы и запросы.

Сведенияо количественных характеристиках(числе посетителей, запросов и т. д.)необходимы вам для планированияработы архива, определения его бюджета и штатов. Сведения о качественной стороне использования (категорияхпользователей, тематике исследований,доле использованных дел и формахиспользования и т. д.) помогут выявитьошибки в экспертизе ценности документов, но главное — организовать всю работупо созданию и усовершенствованиюсправочников системы НСА.

Разумеется,фонды, к которым наблюдается устойчивый интерес исследователей, нуждаютсяв более подробном НСА. Данные маркетинга помогут установить цены на услугиза копирование документов, помогут занять правильную позицию на переговорах смеждународными партнерами об осуществлении издательских и исследовательскихпроектов, продаже копий документов, покупке документов и микрокопий,страховании документов при участии в выставках и др.

Дляэтого нужно не только в совершенстве знать все формы учета и использованиядокументовв архиве, но и владеть методикой статистического анализа содержащихся в них данных.Работа эта непростая, требует от архивиста владения основами экономическихзнаний и, как правило, возлагается на специальный научно-информационныйотдел архива.

Исследователямнеобходимы знания о методике расчета цен на платные услуги, оказываемыеархивами, перечня этих услуг, правил заключения лицензионных договоров накоммерческое использование документов. Это поможет пользователю построитьотношения с архивом на взаимовыгодной основе и отстоять свои права.

Пользовательдолжен осознать, что архивисты требуют от него точного и тщательного заполнения форм учета использования документов (требования на выдачу дел, анкеты исследователя, листа использования дела) не из «зловредности», а потому, что эти документы являются важным источником длястатистического анализа всей деятельности архива.

Государственныеархивы — федеральные, центральные, краевые, областные, муниципальные — относятся к госбюджетным организациям, основным источником ихфинансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Федерации илимуниципального образования. За счет государственного финансированиясуществуют и архивы учреждений и организаций государственной формы собственности.

Средствгосударственного бюджета явно недостаточно не только для достойной оплаты трудаархивистов, но и для строительства и ремонта зданий архивохранилищ, покупкиоборудования, компьютерной техники, оплаты коммунальных услуг.

Современныетехнологииконсервации и реставрации также являются весьма дорогостоящими. Поэтому размерыфинансирования государственных и негосударственных архивов сильноразличаются. В разном положении находятся также архивы немногочисленныхэкономически процветающих регионов и «дотационных» субъектов Федерации.

Государственныеархивыне финансируются в достаточном объеме, в то время когда информация является ценнымтоваром. Однако существуют вполне легальные способы поправить финансовоеположение архива — привлечение внебюджетных средств за счет оказанияархивом платных услуг.

Чтобысамостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамкахзакона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платныеуслуги, оказываемые архивом:

— перечня платных услуг;

— цен на платные услуги;

— договора на коммерческое использование документов архива.

Переченьплатных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. Вперечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.

Переченькаждого архива составляется на основе «Номенклатуры платных работ и услуг,выполняемых архивными учреждениями и организациями», которыйутверждается Федеральной архивной службой. Она предназначена длягосударственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов.

Вноменклатуре указаны слуги, за которые архивным учреждениям категорическизапрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если ихисполнение не мешает реализации основных задач и функций архива (Приложение).

Список цен утверждаетсядиректором архива, цена рассчитывается сучетом себестоимости работы (расходматериала, оплата труда и другиерасходы), существующих налогов ирентабельности (прибыли). В принципе архив имеет право назначить свободную, тоесть любую цену.

Если пользовательсобирается реализовать проект, предполагающий получение прибыли за счетиспользования архивных документов (т.н. «коммерческоеиспользование»), с ним следует заключить лицензионный договор.

При заключении договораза основу берется «временное положение об использовании документовгосударственного архива и центра хранения документации в коммерческихцелях», разработанное Федеральной архивной службой.

Лицензионный договорзаключается между архивом и пользователем на определенный срок. Он закрепляетправа, обязательства и ответственность сторон.

Заключение договоразакрепляет оформленное заявкой намерение пользователя, а также инициативноепредложение государственного архива:

· публиковатьархивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной ииных формах;

· экспонировать архивныедокументы на платных выставках;

· использовать их вкоммерческих радио- и телепрограммах, при подготовке коммерческих кино- ивидеофильмов, звукозаписей;

· имущественно-хозяйственныхспорах, генеалогических изысканиях, научно-технических разработках итехнических, в том числе градостроительных проектах;

· создаватьтематические базы данных.

При заключениилицензионного договора с пользователя взимается плата за передачу правапользования архивными документами, которая включает расходы на экспертизу заявокна заключение лицензионного договора, затраты архива, связанные спредоставлением архивной информации, ее цену, договорный проект отчислений отожидаемого или полученного дохода, иные расходы, связанные с заключениемлицензионного договора.

Заключение договора недолжно препятствовать использованию документов, являющихся объектом договора снекоммерческими целями.

3.Принципы архивного менеджмента

Продуманный менеджмент — наиболее надежное средство для достижения эффективности работы архива. Идеи, принципыи методы научной организации менеджмента обусловлены не только потребностямисовременной экономической и социальной практики, но и обшей логикой развитиянауки управления.

Слово «manage»употреблялось в английском языке еще в 19 веке и дословно переводится какуправлять, воздействовать, влиять, хитрить, выкручиваться, но лишь во второйчетверти 20 века оно приобретает современное значение.

Менеджмент — этосовокупность современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленныхна постоянное изменение и развитие предприятий и организаций в динамичноменяющейся среде хозяйствования.

Можно употребить термины«менеджмент» и «управление» в одном и том же значении, хотя они имеют смысловыенюансы, связанные со спецификой двух исследовательских традиций — западной иотечественной.

Виды управленияопределяются предполагаемым или реальным объектом управления. При этомсуществуют:

· технико-технологическиесистемы управления (неживые);

· автоматизированныесистемы управления технологическими процессами;

· биологическиесистемы (живые);

· социальныесистемы, где главным субъектом и объектом управления является человек.

Именно применительно кэтому, последнему, виду управления и применяется термин менеджмент.

Общие функции управления(впервые сформулировал француз Анри Фай-оль (1841-1925)):

· организацияработы;

· предвидение;

· планирование;

· координация;

· работа сперсоналом;

· маркетинг;

· паблик релейшенз;

· инновация.

Общие функции управленияна сегодняшний день представляют из себя:

1) Организация — предметная деятельность, организация как процесс достижения цели — задач ииспользуемых мер, действий, решений. Управление архивом осуществляетсядиректором и другими руководящими работниками архиваорганизационно-распорядительными, экономическими, социальными и воспитательнымиметодами.

Для осуществленияуправления архивом разрабатываются основные нормативные документы поорганизации работы архива: положение об архиве и его структурныхподразделениях, структура и штатное расписание, смета поступлений и расходов,должностные инструкции работников.

2) Прогнозирование — система и процесс определения вероятностей событий,

Существуют:

· научно-техническоепрогнозирование;

· экономическоепрогнозирование;

· экологическоепрогнозирование;

· политическое прогнозирование.

3) Планирование — этоопределение видов и объемов работ работников на определенный период согласноназначению и цели деятельности архива. В архиве составляются такие плановыедокументы на год:

· план развитияархивного дела;

· план научно-исследовательскойи методической работы;

· планнаучно-издательской работы;

· план внедрениянаучных и методических разработок;

· план-отчет работыархива;

· план-отчет работыструктурного подразделения;

· план-отчет работыработника.

В зависимости от направленийдеятельности, штатной численности и наличия структурных подразделений отдельныевиды плановых документов могут не составляться. Вместе с тем архив можетразрабатывать отдельные планы развития определенных направлений деятельности.

Планирование осуществляетсяархивом самостоятельно на основе анализа достигнутых результатов, перспективныхпланов развития архивного дела и делопроизводства и программ по отдельнымнаправлениям деятельности, исходя из имеющихся в наличии и прогнозированныхфинансовых, материальных и трудовых ресурсов, с учетом рекомендаций и порученийорганов высшего уровня.

Планирование в архивеначинается с разработки плановой части планов-отчетов работы структурныхподразделений.

4) Координация — взаимнаяувязка работ, задач по видам, исполнителям, объемам и срокам.

5) Работа с персоналом — изучение различных способов стимулирования деятельности, психологическихмотиваций работников и др.

6) Маркетинг — видчеловеческой деятельности, связанный с изучением изменения спроса на товары илипо удовлетворению спроса и реализаций этих мер.

7) Паблик рилейшнз — связи с общественностью.

8) Инновации — нововведения на предприятии, в организации.

Все эти функцииприменяются и в организации работы архива.

Заключение

Всовременных условиях создания отечественного рынка информации и выходароссийских архивистов на мировой информационный рынок главная задача маркетинга- дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах. Чемвыше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена.

Безразвитоймаркетинговой службы не обойтись, так как необходимо хорошо представлять себесобирательный портрет потребителя ретроспективной документной информации,как отечественного, так и иностранного,его текущие интересы и запросы.

Сведенияо количественных характеристиках необходимы для планирования работы архива, определения его бюджета и штатов. Сведения окачественной стороне использования помогутвыявить ошибки в экспертизе ценностидокументов.

Такженеобходимо осуществлять менеджмент архивной информации для экономическиэффективной организации деятельности не только архива, но и всего предприятия вцелом. Ведь информационныересурсы обеспечивают экономию практически всех других ресурсов — сырьевых,энергетических, финансовых.

Список использованной литературы:

1. Алексеева Е.В. Архивоведение[Текст]: Е.В. Алексеева Л. П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия», 2005. — 272 с.

2. Вовкотруб О.В. Архивоведение[Текст]: учебное пособие / О.В. Вовкотруб, Л. Р. Фионова. – Пенза: изд-воПензенского госуниверситета, 2005. – 132 с.

3. Соболев В.Е. Маркетингретроспективной информации для государственных архивов, библиотек, музеев[Текст] // Вестник архивиста — 2007. -№ 3. — 21-35

4. Крайская З.В., Челлини Э.В.Архивоведение. [Текст]: Учебник для средних специальных учебных заведений. –Москва: изд-во Норма, 1996 – 224 с.

Приложение

Архив не может взимать плату

Архив может взимать плату

(примеры из перечня платных услуг)

Социально-правовые запросы граждан о:

• подтверждении трудового стажа;

• размеров заработной платы;

• прохождении военной службы;

• участии в партизанском движении;

• избрании на выборные должности;

• награждении орденами и медалями; присвоении званий;

• нахождении на излечении;

• получении образования;

• репрессиях, раскулачивании, лишении избирательных прав;

• пребывании в концлагерях, насильственном вывозе в Германию в годы Великой Отечественной войны

Социально-правовые запросы граждан :

• наследовании имущества;

• родственных связях.

За изготовление нескольких экземпляров архивных копий и почтовые отправления

Обслуживание в читальном зале архива в общем порядке

Обслуживание в читальном зале архива по специальному договору:

· срочное представление дел;

· предоставление дел в количестве

большем, чем установлено правилами работы читального зала;

· тематическое выявление дел

архивистами;

· работа в читальном зале в часы, не

предусмотренные расписанием

Предоставление документов во временное пользование организациям — фонд образователям для служебного пользования Предоставление документов во временное пользование (не фонд образователям), в том числе для экспонирования на выставках, в телепередачах, для киносъемок и т.п. Копирование или выявление документов органам прокуратуры, суда, МВД и ФСБ, Комиссии по реабилитации жертв политических репрессий, органам представительной и исполнительной власти

Использование документов:

· тематическое выявление

документов и дел, в том числе с помощью ЭВМ (за исключением выявления дел для органов власти, управления, суда, прокуратуры для их служебной деятельности);

· исполнение генеалогических

запросов, запросов по истории учреждений и организаций;

· подготовка и проведение выставок

документов, проведение уроков, экскурсий по архиву, лекций, тематических вечеров и др.;

· копирование документов;

· подготовка публикации документов;

· создание баз данных по документам архива и другие услуги

Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов государственных учреждений и предприятий — источников комплектования

Совершенствование документационного обеспечения управления, организация и совершенствование роботы архивов:

· разработка перечней документов,

номенклатуры дел, указателей видов документов, инструкции о документационном обеспечении деятельности аппарата управления, положения об экспертной комиссии, положения об архиве учреждения и др.;

· проектирование

автоматизированных информационных систем и др.

Научно-техническое информирование архивных учреждений

Научно-исследовательская работа по основным направлениям деятельности архивных учреждений:

· научно-техническое

информирование;

· проведение научно

исследовательских и опытно-конструкторских работ;

· разработка программного

обеспечения для создания автоматизированных баз данных;

· составление библиографии по

профилю и смешанной проблематике и др.