Реферат: Информационное обеспечение процесса управления сбытом продукции фирмы
Министерствообразования Российской Федерации
Филиал Байкальского Государственного УниверситетаЭкономики и Права
в г. Усть-Илимске
Кафедра Прикладной информатике вэкономике
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Информационноеобеспечение предприятия»
Информационное обеспечение процессауправления сбытом продукции фирмы
Исполнитель___________ _____________________
(дата) (подпись)
Руководитель__________ _____________________доцент
(дата) (подпись) КуклинГ.П.
Усть-Илимск, 2005
CОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ… 3
1. СЛУЖБА СБЫТА… 4
1.1Структура службы сбыта… 4
1.2Планирование и организация сбыта… 6
1.3контроль и координация работы персонала службы сбыта 7
2. СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ ПОПЛАНИРОВАНИЮ СБЫТА… 8
2.1Проблемы и цели сбыта… 8
2.1.1Прогноз спроса и конъюнктуры… 9
2.2.Система планирования… 10
3. СОДЕРЖАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИСБЫТА ПРОДУКЦИИ… 12
3.1Основные способы осуществления сбыта продукции… 12
3.2Сущности организации сбыта… 14
3.3Задачи сбытовой деятельности… 15
4. ЗНАЧЕНИЕ И ЗАДАЧИСБЫТА ПРОДУКЦИИ… 16
4.1Сбытовые операции… 16
4.2Реализация и оплата готовой продукции… 17
5. СИСТЕМА СБЫТОВЫХОРГАНОВ… 19
6. ПЛАНИРОВАНИЕ СБЫТАПРОДУКЦИИ И КОНТРОЛЬ
НАД ЕГО ВЫПОЛНЕНИЕМ… 21
6.1Разработка плана поставки… 21
6.2 Разработкаплана реализации… 21
6.3контроль над выполнением указанных планов по срокам,
получениепродукции от цехов… 22
6.4Разработка плана поставки по видам продукции… 23
7. ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ СВЯЗИМЕЖДУ ПОСТАВЩИКАМИ
И ПОТРЕБИТЕЛЯМИ ПРОДУКЦИ… 24
8. ДОГОВОР ПОСТАВКИПРОДУКЦИИ… 25
9. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫДАННЫХ… 27
9.1 Общая характеристика Microsoft Access… 27
10. ПОСТРОЕНИЕ МОДЕЛИ… 29
ЗАКЛЮЧЕНИЕ… 33
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙЛИТЕРАТУРЫ… 34
ВВЕДЕНИЕ
Курсовая работа подисциплине «Информационное обеспечение предприятий» предполагает созданиепрограммного продукта и документации по использованию информационногообеспечения процесса управления сбытом продукции фирмы.
1. СЛУЖБА СБЫТА
Промышленные предприятия не толькопроизводят продукцию в нужном количестве, ассортименте и качестве,соответствующие запросам потребителя, но и обеспечивают коммерческуюдеятельность по сбыту продукции. В условиях рыночных отношений усиливается еероль, усложняются задачи.
Для организации коммерческойдеятельности по реализации готовой продукции на предприятиях создается службасбыта.
Основными задачами службы сбыта являетсяизучение спроса и установление тесных контактов с потребителями продукции;поиск наиболее эффективных каналов и форм реализации, отвечающих требованиямпотребителей; обеспечение доставки продукции потребителю в нужное время;контроль над ходом реализации продукции в целях снижения коммерческих(внепроизводственных) издержек и ускорение оборачиваемости оборотных средств.
Организация сбыта продукции базируетсяна маркетинговых исследованиях, которые являются основой всех маркетинговыхдействий. Такими исследованиями в области сбыта являются исследованиепотребностей и спроса на данную продукцию, исследование емкости рынка,определение доли предприятия в общем, объеме продажи продукции данногоассортимента, анализ рыночной ситуации, изучение возможностей выхода на внешнийрынок, исследование динамики объема продаж, анализ каналов сбыта, изучениемнений покупателей и потребительских предпочтений.
1.1. Структураслужбы сбыта
Структура службы сбыта на предприятияхзависит от уровня концентрации (масштабов) и специализации производства,территориального размещения предприятия и степени хозяйственной самостоятельностиего подразделений, от особенностей выпускаемой продукции, в частностипроизводственного назначения, индивидуального (кратко- или долгосрочного)потребления, от характера и условий работы предприятия.
Структура службы сбыта включает какуправленческие, так и производственные подразделения.
К управленческим подразделениямотносятся отделы (группы, бюро) сбыта.
Отдел сбыта может включатьследующие бюро (группы, секторы) заказов: изучение спроса, плановое и товарное(оперативное), договорно-претензионное экспортное, монтажа, наладки итехнического обслуживания поставляемой продукции и др.
К производственным подразделениямотносятся склады готовой продукции, цехи (участки) комплектации, консервации иупаковке готовой продукции, изготовления упаковочной тары, экспедиции иотгрузки.
Различают централизованную идецентрализованную службу сбыта. При централизованной форме складское хозяйствоадминистративно подчиняется непосредственно руководителю отдела сбыта. Придецентрализованной форме отдел сбыта, обособлен от складов готовой продукции.
Для каждого конкретного предприятияважно определить границы рациональной рационализации сбытовой деятельности,установить четкое взаимоотношение службы сбыта со всеми подразделениями(службами, отделами) предприятия, устранить дублирование функций, четкоразграничить обязанности внутри самой службы сбыта.
Содержание функций сбытовой деятельностиготовой продукции включает три направления: планирование (прогнозирование),организацию, контроль и координацию. Каждое из направлений состоит из рядафункций, соответствующих специфике данного направления.
1.2. Планирование иорганизация сбыта
Планирование сбыта включает:
1) изучение внешних и внутреннихусловий;
2) определение целей;
3) разработку конъюнктуры и спроса;
4) подготовку прогнозов реализациитоваров;
5) составление планов поставок готовойпродукции;
6) планирование хозяйственныхоптимальных связей;
7) выбор каналов распределения товара;
8) планирование дополнительных услуг,внешнеторговых операций, рекламной деятельности;
9) составление сметы расходов науправление сбытом и распределением, планирование доходности.
Организация сбыта включает:
1) организацию сбора информации оспросе;
2) заключение с потребителямихозяйственных договоров на поставку продукции;
3) выбор форм и методов реализациипродукции, способ доставки ее потребителю;
4) подготовку продукции к отправкепотребителю;
5) технологию товародвижения;организацию информационно- диспетчерской службы, отчетности;
6) организацию торговой коммуникации,правовой и претензионной работы;
7) организацию стимулирования спроса ирекламной деятельности.
1.3. Контроль икоординация работы персонала службы сбыта
Она предполагает:
1) оценку соответствия реализациисбытовых функций программе маркетинговых исследований;
2) анализ действия сбытовой службы, атакже разработанных мероприятий по координации сбытовой деятельности иповышение ее эффективности;
3) контроль и оценку эффективностистимулирования сбыта и рекламных мероприятий;
4) тактический контроль над поставкамипродукции, осуществлением внешнеторговых операций, соблюдением договорныхобязательств, своевременность оплаты счетов;
5) корректировку производственнойпрограммы в соответствии с поступившими заказами;
6) предъявление потребителям претензийза нарушение договорных обязательств и несвоевременную оплату счетов.
2. СОДЕРЖАНИЕРАБОТЫ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ СБЫТА
Начальным этапом планирования сбытаявляется изучение внешних и внутренних условий функционирования предприятия. Взависимости от изменений внешних условий возникает необходимость корректировкивнутренних.
2.1.Проблемы и цели сбыта
Выявляются имеющиеся проблемы, связанныесо сбытом продукции, устанавливаются цели, достижение которых будетспособствовать их решению.
Такими целями могут быть:
1) достижения определенных размеровдохода, объема продажи и доли рынка сбыта, оптового товарооборота вассортиментном разрезе;
2) установление хозяйственныхоптимальных связей;
3) повышение эффективности работысбытового персонала;
4) оптимизация запасов готовойпродукции;
5) эффективность дополнительных услуг,предоставляемых потребителю;
6) рационализация товародвижения;повышение действенности претензионной работы;
7) выбор оптимальных каналов реализациипродукции; минимизация затрат на транспортировку;
8) оптимизация всех видов затрат посбыту;
9) повышение доходности и внешнеторговыхсделок предприятия;
10) усиление действенности рекламнойполитике предприятия; стимулирование спроса покупателей.
Перечень целей может быть различным какна разных предприятиях, так и в разные периоды на одном и том же предприятии.Значимость перечисленных проблем и целей сбытовой деятельности, а,следовательно, и глубина исследования будут зависеть от того, в каких условияхфункционирует предприятие – рынка производителя или рынка потребителя.
Причем в обоих случаях могут появитьсяновые проблемы, решение которых потребует формирование новых целей. Такимобразом, перечень проблем и целей может быть расширен в зависимости отконкретного состояния внутренней и внешней среды предприятия.
2.1.1. Прогнозспроса и конъюнктуры
В связи с этим в практике каккоммерческой, так и всей хозяйственной деятельности предприятия особенно важнойпроблемой являются разработка и использование прогнозов спроса и конъюнктуры.Главное, чтобы эти прогнозы стали основой выработки стратегических коммерческихрешений предприятия. А для этого необходимо не только предвидетьколичественные и структурно-качественные изменения спроса и конъюнктурыв перспективе, но и предупреждать их, формируя потребности, прилагаямаркетинговые усилия к предотвращению проблемных ситуаций на рынке.
Разработка прогнозов спроса иконъюнктуры – основа для подготовки прогнозов реализации продукции, которыесоставляют базу для проведения всех коммерческих операций в течение прогнозногопериода и составление текущих планов реализации и доходов.
После определенияпроблем и конкретных целей намечаются пути, этапы и последовательностьдействий для их достижения, т.е. разрабатывается план (программа) деятельностислужбы сбыта. Включение конкретных разделов в план обуславливаетсяпоставленными целями.
Прерогатива в решении данных вопросовпринадлежит самому предприятию, который может использовать как формализованную,так и гибкую систему планирования.
2.2.Система планирования
Формализованная система планированияоснована на четком разделении степеней и разделов планирования с жесткообусловленными плановыми периодами при четком соблюдении последовательности плановыхопераций.
При гибкой системе планирования нетжесткой привязки времени принятия решения к плановому периоду, появляетсявозможность отдельным подразделениям сбыта более оперативно управлять сбытовойдеятельностью.
Гибкость планирования сбыта находиться взависимости от статуса предприятия на рынке и сферы его деятельности.
Предприятия, действующие на рынках сустановившимся кругом потребителей, структурой спроса и конкуренцией, т.е. натак называемых «зрелых» рынках, как правило, используют относительноформализованные плановые системы с жестко обусловленными плановыми периодами,распределением функций планирования и системы разработки плана.
Предприятия, специфика сфер,деятельности которых заключается в наличие нескольких независимых рыночныхсегментов, с определенными колебаниями объема и структуры спроса. Высокаястепень риска при проведении операций, агрессивных и динамично растущихконкурентов, чаще ориентируются на гибкое управление сбытом с использованием«целевых» планов и сценариев, разрабатываемых по мере возникновенияпотенциально опасных ситуаций или появление новых перспектив, сбыта.
Плановая функция сбытовой деятельностивключает разработку планов поставки готовой продукции.
В процессе разработки планов сбытапродукции определяется общий объем поставок продукции в целом по предприятию икаждому потребителю в плановом году и поквартально с распределением по месяцам.
Для определения остатков годовойпродукции на складе, на начало планируемого года к фактическому остатку наопределенную ближайшую дату, прибавляется плановый объем выпуска товарнойпродукции за период между данной датой и началом планируемого года и вычитаетсязапланированный за этот период времени объем поставки. С наступлением плановогогода остатки уточняются.
На основании годовых, квартальных имесячных планов поставок в соответствии с договорами отдел сбыта составляетноменклатурный и календарный планы-графики поставки готовой продукции.
В этих планах общие объемы поставкирасшифровываются по типам, маркам, видам, размерам производимой продукции,сроком поставки и конкретным потребителям.
При широком ассортименте продукции ибольшом количестве потребителей разрабатываются два вида ассортиментных плановпоставки:
1) план поставке конкретного видапродукции в ассортименте всем потребителям
2) каждому потребителю всегозаказанного ассортимента продукции.
Данные планы позволяют предприятиюконтролировать ход поставки конкретной продукции в разрезе каждого конкретногопотребителя. Они используются для оперативного планирования производства исбытовой деятельности.
3. СОДЕРЖАНИЕОРГАНИЗАЦИИ СБЫТА ПРОДУКЦИИ
Организация сбыта должна осуществлятьсяв соответствии со всем комплексом рыночных и производственных факторовдеятельности предприятия. Без выполнения этого учета система сбыта вступает вконфликт с установками маркетинговой стратегии.
Именно в системе сбыта концентрируетсярезультат всей маркетинговой деятельности. Поэтому, даже хорошо разработанная иправильно рассчитанная стратегия маркетинга может провалиться, если системасбыта не соответствует поставленным задачам.
В условиях рыночных отношений приорганизации сбыта исключительные значения придается индивидуальному подходу кпредприятиям-потребителям, важности личных контактов с потребителями,специализация персонала сбытовой деятельности на продаже отдельных видовпродукции.
3.1.Основные способы осуществления сбыта продукции
Сбыт производственных средств отличаетсяот сбыта потребительских товаров и характеризуется относительно небольшимчислом осведомленных потребителей, тесными отношениямипредприятий-производителей и потребителей.
Непосредственной формой сделки иценообразованием с фиксированной нормой прибыли. В этом случае нельзярассчитывать на завоевание соответствующей доли рынка без посещения постоянныхпотребителей, которые обычно обладают большими знаниями о продукции, ееиспользовании.
Сбыт продукции может осуществлятьсяпредприятиями тремя основными способами: через собственную сбытовую сеть; черезсистему независимых или зависимых агентов, джобберов, дистрибьюторов иброкеров.
Собственная сбытовая сеть сориентированаисключительно на реализации продукции своего предприятия в соответствии сосуществляемой стратегией. И таки образом предприятие непосредственноконтролирует ход реализации своей стратегии на рынке. Кроме того, такая системасбыта позволяет предприятию поддерживать прямой контакт с потребителямипродукции.
На существующей стадии развитиимаркетинга целесообразно использовать собственную сбытовую сеть, а не за услугиагентов или дистрибьюторов. Над своими сотрудниками может осуществляться лучшийконтроль, и, если необходимо, они могут получать подкрепление илиперенаправляться в другие сферы производства с лучшими перспективами. Расходына собственный персонал по сбыту в целом ниже, а его эффективность — выше.
Вместе с тем организация собственнойсбытовой сети представляется целесообразной при достаточном объеме продаж нарынке. При обслуживании узких сегментов рынка и отдельных не постоянныхзаказчиков использование собственного штата сотрудников по сбытунецелесообразно. Предприятие этот метод сбыта, как правило, комбинирует сосбытом через посредников.
Система сбыта через независимыхпосредников в определенных ситуациях имеет свои преимущества, например привнедрении продукции предприятия на новые рынки сбыта. Когда собственнаясбытовая система еще не создана. В яде случаев использование независимойсбытовой сети необходимо и на основном рынке, если данная сеть представленасильными конкурирующими предприятиями по причине хорошего освоения ими рынка,наличие тесных контактов с потребителями или в силу их финансовой мощи.
Налаживание связей с независимымисбытовыми организациями может способствовать вытеснению с рынков конкурирующихпредприятий, которые сотрудничают с теми же агентами на менее выгодныхусловиях.
Особое значение имеет использованиенезависимых посредников в случаях, если предприятие заинтересовано вобеспечении потребителя сопутствующими услугами, которые оно не в состоянииоказывать самостоятельно, тогда, как сбытовые фирмы занимаются оказанием такихуслуг.
Крупные предприятия стремятся превратитьнезависимую систему сбыта в систему сбыта через финансово- независимыхпосредников, особенно на рынках, имеющих первостепенное значение дляпредприятия.
Взвешивая целесообразность затрат нафинансовое подчинение сбытовой организации, предприятие сопоставляет выгодностьтакого мероприятия с преимуществами и издержками создания собственной сбытовойсети.
3.2.Сущности организации сбыта
Продвижение готовой продукции допотребителя обеспечивается поиском оптимального варианта всех элементовтовародвижения с учетом требования потребителей.
Эффективность продвижения готовойпродукции обусловливается так же эффективностью управления запасами готовойпродукции, которая может осуществляться на основе «фиксированного размеразаказа» или «фиксированного интервала».
Сущность организации сбыта на основе«фиксированного размера заказа» состоит в том, что по договоренности междупредприятием- производителем продукции и потребителем устанавливается фиксированноеколичество заказываемой продукции, а время заказа является переменнойвеличиной. Тогда оптимизируются затраты на транспортировку. «Точкой заказа»будет момент, когда запас готовой продукции на складе достигнет заранееопределенной величины. При таком методе ведется регулярный контроль остатковготовой продукции на складе.
Сущность организации сбыта на основе«фиксированного интервала» состоит в том, что заказы должны выполнятьсярегулярно, через заранее определенный интервал времени, однако количествоизделий каждый раз может быть разным. Максимальный размер запасов готовойпродукции на складе в этом случае должен обеспечивать потребителя во времяфиксированного интервала и включать постоянно возобновляемый гарантийный запас.К моменту истечения фиксированного интервала времени устанавливается количествопроданной продукции и производится новое, необходимое ее количество.
3.3.Задачи сбытовой деятельности
В условиях осуществления прямыххозяйственных связей между производителями продукции и оптовыми предприятиямиили другими потребителями особое значение приобретает организация правовой ипретензионной работы. Данную функцию должны осуществлятьвысококвалифицированные юристы, владеющие всеми нормативно-правовымиматериалами, регулирующими взаимоотношения поставщиков и покупателей.
Сбытовая деятельность предполагаетналичие:
Торговые коммуникации предприятия, т.е.передачу торговой информации от одного потребителя к другим. Торговаякоммуникация должна включать все формы воздействия, обеспечивать целенаправленнуюпередачу коммерческих сведений заинтересованным лицам. Ее цель- передачаинформации о продукте по всем каналам его продвижения для формированияблагоприятного отношения к предприятию, его производящему.
Торговая коммуникация осуществляется через:
демонстрацию продукта представителямторговли, посредникам, торгово-закупочным организациям,предприятиям-потребителям и прочим заинтересованным лицам;
Конференции (торговые,научно-практические и т.п.), ярмарки;
Коммерческую корреспонденцию и бюллетени;
Рекламу, каталоги, материалы выставок ит.п.
Успех предприятия зависит отподготовленности персонала по сбыту, формирование которого является сложным идорогим делом.
4.ЗНАЧЕНИЕ И ЗАДАЧИ СБЫТА ПРОДУКЦИИ
Основная задача сбытовых органов — своевременное и наиболее полное обеспечение народного хозяйства необходимымивидами оборудования, сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий,а также другими изделиями, поставляемыми по планам кооперативных поставок.Поставки должны быть своевременными, ритмичными, комплектными, точносоответствовать по объему и ассортименту, действительным нуждам потребителей,вытекающим из планов производства продукции и услуг.
Важными задачами сбытовых органовявляются: изучение потребностей народного хозяйства в производимой продукции,рационализация процесса продвижения продукции от поставщиков к потребителям,ускорение оборачиваемости товаров в системе сбыта и снижение издержекобращения.
4.1. Сбытовыеоперации
Огромная масса товарно-материальныхценностей, производимых, в стране в процессе движения и сферы производства всферу потребления проходит необходимые сбытовые операции: отгрузку, отпуск,поставку, реализацию и д.р. Сбыт продукции является посредствующим звеном междупроизводством и распределением, с одной стороны, и потреблением — с другой.Вместе с тем сбыт продукции непосредственно связан с производством,потреблением и распределением материальных ресурсов.
Сбытовые органы имеют дело с готовойпродукцией, поставка которой потребителям осуществляется путем ее отгрузки илинепосредственного отпуска.
Отгрузка продукции – это отправкапродукции потребителю железнодорожным, автомобильным, водным или воздушнымтранспортом.
Отпуск продукции – это сдача готовойпродукции грузополучателю, который своими или привлеченными транспортнымисредствами вывозит продукцию со склада поставщика.
В зависимости от формы продвиженияпродукции от поставщиков потребителям поставки могут быть транзитными илискладскими. К первым относятся поставки с прямым перемещением продукции отпредприятий- поставщиков к предприятиям- потребителям. При складских поставкахпродукция поступает к потребителя через снабженческо-сбытовые базы и склады.
Поставка считается своевременновыполненной, если в течении всего планового периода поставщик отправлялпродукцию в установленные договором (или приравненными к договору документами)сроки поставки.
Продукция считается реализованной в томслучае, когда она не только поставлена, но и оплачена.
4.2.реализация и оплата готовой продукции
Под реализованной продукциейпромышленных предприятий понимается готовая продукция, отгруженная потребителю(покупателю), в оплату которой полностью поступили средства на расчетный счетпредприятия- изготовителя. При приемке продукции потребителем (покупателем)непосредственно на предприятии- изготовителе и отгрузке ее транспортомпотребителя продукции считается реализованной, если сдача ее потребителюоформлена надлежащими документами, предусмотренными условиями и договорамипоставки, если продукция фактически вывезена с предприятия- изготовителя исредства за нее полностью поступили на его расчетный счет.
Стоимость продукции, оплаченнойпокупателем, но не отгруженной в отчетном периоде, в объем реализованнойпродукции предприятия не включается. Нельзя включать в объем реализованнойпродукции стоимость продукции, оплаченной, но не оставленной на ответственномхранении у предприятий изготовителя. Исключения могут быть допущены только вотношении:
Крупного индивидуального оборудования,сданного заказчику, оплаченного им и оставленного на ответственном хранении наопределенный срок (в каждом отдельном случае с разрешения министерства,ведомства, в подчинении которых находятся соответственно предприятие- заказчики предприятие- изготовитель продукции);
Экспортной и другой продукции, принятиекоторой предприятием- изготовителем на ответственное хранение по требованиюзаказчика предусмотрено соответствующими решениями правительства.
В этих случаях оплаченная заказчиком, нооставленная на ответственном хранении продукция включается в объемреализованной продукции при условии что сдача ее заказчику, а также приемка наответственное хранение оформлены соответствующими документами. Оплаченнаяпродукция до отгрузки должна храниться отдельно от остальной продукции иучитываться по забалансовому счету 004 «товарно-материальные ценности, принятыена ответственное хранение».
5.СИСТЕМА СБЫТОВЫХ ОРГАНОВ
Структурное построение отделов сбыта напредприятиях во многом зависит от объема сбытовой работы, характера и качестваотгружаемой продукции и многих других особенностей. На некоторых предприятиях снебольшим объемом сбытовой работы функционируют финансово сбытовые отделы. Набольшинстве же предприятий существуют самостоятельные отделы сбыта. При этом вмногономенклатурных производствах в отделе сбыта имеется несколько групп поконтролю над выполнением плана поставок отдельных видов готовой продукции.
Работники отдела сбыта должны обеспечитьсвоевременное получение заказов на изготовляемую продукцию, организоватьсвоевременную ее отгрузку, с тем чтобы, с одной стороны, наиболее полноудовлетворять потребности народного хозяйства, а с другой — обеспечитьвыполнение плана производства и реализации продукции и плана по прибыли,издержкам и рентабельности производства на предприятии.
В связи с этим основными функциямизаводских отделов сбыта являются: организация выполнения плана поставкипродукции в точном соответствии с заключенными договорами или документами,приравненными к ним, обеспечение своевременного и полного поступления платежейза отгруженную продукцию, т.е. в организации выполнения плана реализациипродукции; обеспечение производства заказами; своевременное заключениедоговоров с потребителями и контроль за строгим их выполнением по срокам,количеству и ассортименту поставляемой продукции; планирование и регулированиезапасов готовой продукции на предприятии, контроль за их комплектнымсостоянием; осуществление оперативного учета и статистической отчетности повыполнению планов поставки и остаткам готовой продукции на складах предприятия
Являясь структурным подразделениемпредприятия, отдел сбыта ведет свою работу в тесном взаимодействии с другимиего подразделениями.
Отдел сбыта тесно связан с техническимотделом по уточнению и корректировки поступающих заказов, если предприятиеполучает заказы- спецификации непосредственно от потребителей. Отдел сбытатакже находиться в постоянной связи с плановым (производственным) отделом поповоду включения поступающих заказов в производственную программу и контроля завыполнением этих заказов в предусмотренные договорами сроки. В делекомплектования продукции отдел сбыта работает совместно с отделом техническогоконтроля и цехами предприятия.
Отдел сбыта в части оформления счетов,разработки плана производства и реализации продукции, расчетов с потребителямисвязан с финансовым отделом. Совместно с юридическим отделом предприятия отделсбыта организует заключение договоров с потребителями. В деле отгрузки готовойукомплектованной продукции отдел сбыта имеет оперативную связь с транспортнымхозяйством предприятия.
Отделу сбыта на предприятии отводитьсяведущая роль в разработке плана производства и реализации продукции, в частизаключения договоров на поставку продукции и планирования ее сбыта. Отделысбыта предприятий призваны способствовать внедрению в стране наиболеепрогрессивной формы поставок- поставок по прямым хозяйственным длительнымсвязям.
6.ПЛАНИРОВАНИЕ СБЫТА ПРОДУКЦИИ И КОНТРОЛЬ НАД ЕГО ВЫПОЛНЕНИЕМ
Планирование сбыта продукции напредприятии включает: разработку плана поставки,плана реализации, контроль над выполнением указанных планов по срокам, получение продукции отцехов, организации отгрузки и другие функции. В свою очередь планированиепоставки и реализации продукции охватывает планирование запасов,согласование плана поставки с планами перевозок, комплектование готовойпродукции и решение ряда других вопросов.
6.1.Разработка плана поставки
План поставки продукции представляетсобой совокупность планово- расчетных документов, в которых определяютсяноменклатура поставляемой продукции, требования к ее качеству, количество исроки поставки, т.е. основные требования, предусматриваемые в заключаемыхдоговорах. Этот план разрабатывается в натуральных единицах измерениях иявляется основным документом, в соответствии с которым предприятие выполняетобязательства перед потребителями. План поставки разрабатывается на основепортфеля заказов, договоров и нарядов на поставку конкретной продукциипотребителям (предприятиям, снабженческо-сбытовым и торговым организациям).
6.2Разработка плана реализации
На основании плана поставкиразрабатывается план реализации продукции. При планировании сбыта продукции напредприятии учитывают величину остатков продукции на начало и конец плановогопериода, ее количество, потребляемое для собственных нужд, участие другихпредприятий в комплектовании отгружаемой продукции в порядке кооперации. Крометого, должна учитываться очередность выполнения заказов и отгрузки продукции.Она определяется главным образом договорными обязательствами перед потребителямиили документами, приравненными к договорам. При этом следует учитывать, чтопервоочередной отгрузке подлежит та продукция, которая отгружается пораспоряжению правительства, а также продукция, идущая на экспорт.
Величину запасов готовой продукции наначало, и конец планового периода определяют сбытовые отделы предприятий;остальные показатели, влияющие на объем поставки и реализации, рассчитываютсядругими отделами. Что касается продукции для собственных нужд, то в случае еедефицитности объем собственного потребления ограничивается нарядами вышестоящейорганизации. При этом работники отдела сбыта, обязаны следить за тем, чтобыфактическое потребление этой продукции не превышало установленных размеров.
6.3Контроль над выполнением указанных планов по срокам, получение продукции отцехов
Поскольку обязательным условиемвыполнение плана реализации является поступление денежных средств на расчетныйсчет предприятия в течение планового периода, плановые сроки отгрузки продукциидолжны устанавливаться с учетом отдаленности покупателей, сроков пробегаплатежных документов, времени акцепта и обработки документов в банкахпоставщика и потребителя.
Кроме определения общего объема поставкии реализации необходимо через плановый (производственный) отдел предприятия планироватьраспределение заказанной номенклатуры продукции по цехам, увязывать планыпоставки с имеющимися производственными возможностями предприятия.
6.4Разработка плана поставки по видам продукции
Предприятия, имеющие многономенклатурноепроизводство и поставляющие продукцию широкому кругу потребителей, выполняютбольшую работу по систематизации договоров.
Обязательной является и разработка планапоставки по видам продукции, заключающаяся в группировке нарядов- заказов повидам заказываемой продукции и разноске из них соответствующих данных вкарточки (установленной на предприятии формы). Если в каком — либо нарядезаказывается несколько видов продукции, то данные заказа заносятся в планпоставки по каждому виду продукции.
Разработка плана ассортиментной поставкипозволяет определить ассортиментную структуру заказываемой продукции, уровень исдвиги в изготовлении сложных, трудоемких, металлоемких и других видовпродукции. Указанный план позволяет сравнительно быстро составить месячныйзаказ продукции производству, распределить его по цехам предприятия, определитьассортиментный состав продукции, который необходимо изготовить в первую очередьв соответствии со сроками, предусмотренными в договорных обязательствах.
После установления планового задания на производствосоответствующего вида продукции каждому цеху плановым (производственным)отделом выдаются цеховые заказы на изготовление продукции, которые должны бытьувязаны со сроками изготовления всего заказа потребителя.
Отдел сбыта предприятия должен систематическиследить за ходом выполнения плана поставки в номенклатуре продукции по каждомупоставщику.
7. ХОЗЯЙСТВЕННЫЕСВЯЗИ МЕЖДУ ПОСТАВЩИКАМИ И ПОТРЕБИТЕЛЯМИ ПРОДУКЦИИ
Возникающие при поставках продукциипроизводственно-технического назначения между поставщиками и потребителямихозяйственные связи представляют собой совокупность организационных,экономических, и правовых взаимоотношений.
Эти связи должны обеспечивать:наименьшие издержки обращения, в том числе наименьшие транспортные расходы;наименьшие совокупные (как у поставщика, так и у потребителя) запасы продукции;своевременность поступления продукции к потребителю; минимальныйдокументооборот; простую систему договорных отношений; наиболее полнуюреализацию продукции у поставщика и наиболее полное удовлетворение потребностейпотребителя.
В зависимости от того, устанавливаютсяхозяйственные связи между предприятиями непосредственно или через посредника(снабженческо-сбытовую или торговую организацию), различают прямыехозяйственные связи и хозяйственные связи с посредником, или хозяйственныекосвенные связи.
В зависимости от степени устойчивостихозяйственные связи подразделяются на кратковременные и длительные. Длительныесвязи могут возникать как при поставках продукции, производство которойосуществляется относительно небольшим кругом предприятий – изготовителей, так ипоставках массовых видов продукции, имеющей широкое потребление.
Прямые хозяйственные длительные связимежду предприятиями положительно влияют на эффективность производства,способствуют повышению равномерности выпуска продукции, улучшению использованияоборудования, сокращению расхода материальных ресурсов и их производственныхзапасов, снижению брака и повышению качества продукции, созданию благоприятныхусловий для производства новых прогрессивных видов продукции. Длительныевзаимоотношения создают гарантию реализации продукции и тем самым стимулируютее производство.
8.ДОГОВОР ПОСТАВКИ ПРОДУКЦИИ
С помощью договоров стороны закрепляютвзаимные обязательства по поставкам продукции, уточняют и конкретизируютплановые задания, намечают пути и способы их выполнения, предусматриваютпостоянный контроль, и ответственность за выполнение взяты обязательств.
В практике применяются следующие видыхозяйственных договоров на реализацию продукции: договор поставки — основнаяформа, в которой осуществляется непосредственное движение средств производстваот изготовителя к потребителю;
Договор поставки. Договор содержитобязанности поставщика передать в определенные сроки или срок покупателю всобственность или в оперативное управление определенную продукцию согласнообязательному для обеих сторон плановому акту распределения продукции иобязанность покупателя принять и оплатить ее по установленным ценам. Договорзаключается в письменной форме одним из следующих способов:
а) составление документа, подписываемогообеими сторонами;
б) обменом письмами, телеграммами;
в) подтверждением заказа покупателя;
г) принятием сторонами к исполнениюнаряда.
Стороны должны достигнуть согласия поопределенным условиям поставки.
Договор считается незаключенным приотсутствии в нем условий о предмете поставки (наименование, количество,качество, а для товаров народного потребления — и ассортимент), срокахпоставки, цене.
Изменение или расторжение договора оформляетсясоглашением, подписываемым сторонами, либо путем обмена письмами, телеграммами.При не достижении соглашения спор разрешается арбитражем по заявлениюзаинтересованной стороны.
Количество подлежащей поставкепродукции устанавливается в договоре по соглашению сторон.
Сроки поставки (квартальные, месячные,декадные) определяются в договоре с учетом необходимости бесперебойногоснабжения покупателей и обеспечение ритмичности производства.
Досрочная поставка допускается только ссогласия покупателя и засчитывается в счет количества продукции подлежащейпоставке в следующем периоде. Количество продукции, недопоставленнойпоставщиком или не выбранная покупателем в одном периоде поставки, прибавляетсяк количеству поставки продукции, подлежащему поставке в следующем периоде.
Покупатель в праве, уведомив поставщика,отказаться от принятия продукции, поставка которой просрочена, если в договорене предусмотрено иное. Продукцию, отгруженную поставщиком до полученияуведомления покупателя, который обязан принять и оплатить.
Днем исполнения договора поставкисчитается:
а) при отгрузке иногороднему получателю– день сдачи продукции органу транспорта или связи, определяемый датой натранспортном документе или документе органа связи;
б) при сдаче продукции на складполучателя или поставщика (изготовителя) – дата приемно-сдаточного акта илирасписки в получении продукции.
9. ПРОЕКТИРОВАНИЕБАЗЫ ДАННЫХ
9.1.Общая характеристика Microsoft Access
Программа Microsoft access 2000 является реляционной СУБД, которая можетфункционировать под управлением операционных систем Windows.
СУБД Access имеетстандартизованный интерфейс приложений Windows. Большинство действий по работес различными элементами в среде Access можно выполнить с помощью следующихсредств: команд основного меню, кнопок панелей инструментов, командконтекстного меню и комбинаций клавиш. Контекстное меню определенного элементаБД вызывается щелчком правой кнопкой мыши при размещении ее указателя над этимэлементом.
База данных являетсяосновным компонентом проекта приложения Access и может включать в свой состав таблицы, формы,запросы, отчеты, макросы и модули.
Для работы с базой данныхв Access имеет стандартное окно, из которогоможно вызвать любой ее объект просмотра, выполнения, разработки илимодификации. Пользователь для работы с базой данных может разрабатывать свойинтерфейс, основу которого обычно составляют формы. На формах размещаютсяразличные элементы, такие как поля таблиц, поля со списком, кнопки,раскрывающиеся списки. Выключатели, переключатели, флажки, рисунки, подчиненныеформы и т.д.
Таблица представляетсобой основную единицу хранения данных в базе. Понятие таблицы в Accessполностью соответствует аналогичному понятию реляционной модели данных. Впроизвольной базе обычно имеется совокупность связанных между собой таблиц.
Форма представляет собойобъект базы данных Access, в котором разработчик размещает элементы управления, принимающие действия пользователей
или служащие для ввода,отображения и изменения данных в полях.
Запрос представляет собойформализованное требование на отбор данных из таблиц или на выполнениеопределенных действий с данными. Запрос позволяет создать набор записей изданных, находящихся в разных таблицах, и использовать его как источник данныхдля формы или отчета.
В Access можно создать ивыполнять следующие основные типы запросов:
- на выборку;
- обновление;
- удаление;
- добавлениеданных.
С помощью запросов можнотакже создавать новые таблицы, используя данные из одной или несколькихсуществующих таблиц.
10.ПОСТРОЕНИЕ МОДЕЛИ
Информационноеобеспечение процесса сбыта продукции на предприятии состоит из семи сущностей:товар, товар на складе, покупатель, склад, накладная, список накладной, единицыизмерения.
Основнымзвеном в курсовой «информационное обеспечение процесса сбыта продукции напредприятии» является товар, эта сущность отводится для хранения сведений отоваре, находящееся в распоряжении предприятия. Он подразделяется на следующиеатрибуты: (номер товара, наименование, единицы измерения).
№товара Наименование единицы измерения 1 пиловочник м. куб 2 кругляк м. куб 3 доска м. куб 4 шпала шт. 5 сортименты шт.Таккак названия товаров могут быть достаточно громоздкими, то их целесообразнонумеровать и ссылаться на эти номера. Для этоговводится целочисленный атрибут «номер товара», который будетавтоматически наращиваться на единицу при вводе в базу данных нового товара.
Аналогичносоздаются: номер товара на складе, номер покупателя, номер склада, номернакладной, номер списка накладной, порядковый номер единицы измерения.
Сущность«товар на складе» включает следующие атрибуты (номер товара, номерсклада, остаток товара, текущая цена);
№ товара № склада Остаток товара текущая цена пиловочник Нижний склад (раскряжевка) 500 200,00р.
«покупатель»- (номер покупателя, наименование, адрес, банковские реквизиты);
№ покупателя Наименование Адрес Банковские реквизиты 2 Кузнецов К. Маркса 49 4559 3 Малкова Димитрова 25 4536 4 Губеня Мечтателей 15 2598 5 Ушакова Ленина 11 12587 6 Лебедев Южная 4 365711«склад»- (номер склада, наименование склада);
№ склада Наименование 1 Нижний склад (раскряжевка) 6 Нижний склад (без раскряжевки) 7 Склад пиломатериалов № накладной дата сумма Склад покупатель 11-А 12.02.2003 100 000,00р. Нижний склад (без раскряжевки) Кузнецов 12-Б 13.05.2003 12 000,00р. Склад пиломатериалов Малкова 5-A 07.01.2003 6 000,00р. Нижний склад (без раскряжевки) Ушакова 78 02.07.2003 4 400 000,00р. Склад пиломатериалов Лебедев«накладная»- (номер накладной, дата, сумма, склад, покупатель);
«списокнакладной» — (номер накладной, товар, количество товара, цена товара);
№ накладной товар количество товара цена товара 11-А пиловочник 200 20,00р. 12-Б доска 200 800,00р. 12-Б шпала 500 1 000,00р.«единицыизмерения» — (порядковый номер, краткое, полное).
Единицы измерения Порядковый№ Краткое Полное 1 шт. Штуки 2 кг Килограммы 3 м.кв. метры квадратные 4 м. куб метры кубические
Выделениеэтих сущностей позволит сократить объем данных и снизить вероятностьвозникновения противоречивости.
Всоответствие с процедурой проектирования каждая из полученных сущностей должнабыть представлена базовой таблицей.
Ниже представлена схема связей, которая показывает связи между сущностями описанныевыше.
Схема связей
/>
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В курсовой работепродемонстрирован один из вариантов информационного обеспечения процессауправления сбытом продукции фирмы. Созданная программа удобна для хранения ипоиска информации. Она позволяет отслеживать остатки товара на складах и ихдвижение. При внедрении на предприятии такой системы, позволит в считанныеминуты (при помощи «запроса») получить полный доступ к необходимойинформации.
СПИСОКИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Справочник экономиста промышленногопредприятия. Под ред. С.Е. Каменицера. М., «Экономика», 1974.
2. Фатхутдинов Р.А. организацияпризводства: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2001.-672 с.- (Серия «Высшееобразование»).
3. Савицкий Н.И. Технологии организации,хранения и обработки данных: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М, 2001.- 232 с. –(Серия «Высшее образование»).
4. Маркетинг: Учебник/ А.Н. Романов,Ю.Ю. Корлюгов, С.А. Красильников и др.; Под ред. А.Н. Романова. – М.: Банкибиржи, ЮНИТИ, 1996.-560 с.
5. Хомененко А.Д., Цыганков В.м.,Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений/ Под ред. проф.А.Д. Хомоненко. – Издание второе, дополненное и переработанное – СПб.: КОРОНАпринт, 2002. – 672 с.