Реферат: Презентация: требования к подготовке и проведению

Федеральное агентство по образованию

РОСТОВСКАЯ АКАДЕМИЯ СЕРВИСА

ЮЖНО-РОССИЙСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА

(РАС ЮРГУЭС)

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Связь с общественностью»

тема: «Презентация: требования к подготовке и проведению»

Выполнил:

Студент СКСТ -06592гр.

3 курс ЗО

Сухоносова Е.П.

Проверила

Морозова А.Д.

Ростов-на-Дону 2009

Содержание

1. Презентация

2. Проведение организационно-представительских мероприятий

3. Представительские мероприятия

Список литературы

 

1. Презентация

Человечество придумало специальныеритуалы представление события более уроком кругу лиц. Среди них и находятсяпресс-конференции и презентации.

Поли Борд говорит: «Презентацииявляются событиями, при которых вы стоите перед своей аудиторией и рассказываетео своей работе, о своем продукте; или компании». Типичные вопросы, накоторые следует обратить внимание, в период подготовки, по ее мнению, следующие:

1) Кто ваша аудитория?

2) Что они хотят увидеть?

3) Где будет проходить презентация?

4) Когда она состоится?

Не менее тщательно следуетотбирать человека, который выйдет для выступления перед аудиторией. Не всегдаэто может быть первое лицо. Подготовка к презентации должна включать в себя:

1. Изучение.

2. Подготовку выступления.

3. Проверку иллюстративногоматериала.

4. Посещение места будущеговыступления.

5. Проверку оборудования.

6. Практику в использованииоборудования.

7. Практику речи.

8. Соответствующий тип одежды.

Рои Хофф подчеркивает визуальныйаспект презентации. «Всякое выступление все в большей степени превращаетсяв зрелище. Публика воспринимает все глазами — и вам, выступающему, тоже будетполезно мыслить зрительным обозом.» (Рой Хофф «как подготовиться кпрезентации и с блеском ее провести. — М., 1996. с.9).

Попятно, что статус визуальнойкоммуникации гораздо серьезнее, чем наше к нему отношение. Вероятно это,связанно также и с тем, что человек не видит себя со стороны. Исходя из чистовизуальной аргументации, Р. Хофф также отвечает на вопрос „сидеть илистоять при выступлении“ (там же с.24-25). Лучшей позицией становитсяпозиция стоя. Когда человек передвигается, слушателям приходится следить за нимглазами. Можно вступить в контакт глазами с каждым из слушателей. Человек,который движется, лучше запоминается, поскольку люди все время мысленнофотографируют его.

ПР — коммуникативны как в своихосновах, так и в своем инструментарии. Поэтому специалист по ПР должен бытьмаксимально заинтересован в том банке людей, который может ему предоставитьтеория и практика коммуникаций.

Презентация — один из самыхсложных видов деловых коммуникаций.

Презентация — это представлениеорганизации, лица, услуг. Так, презентация может проводиться по случаю открытияили создания организации, подразделения, филиала.

Целью презентации может бытьдемонстрация новых достижений и результатов работы, представление новыхпартнеров и пр.

Для презентации необходим особенночеткий сценарий, который отражает две части события: официальную инеофициальную.

Официальная часть — этовыступления руководителей и представителей организации, которые знакомятсобравшихся с особенностями объекта. Сообщения не должны быть утомительнодлинными. Они должны фактически содержать ответы на вопросы, потенциальноинтересные для участников мероприятия После сообщения показывают видеофильмдлительностью 7-12 мин с сюжетами, отражающими значимость, актуальность,оригинальность, новизну объекта презентации. Затем гости выступают сзамечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями.

Приглашенным вручаются сувениры,рекламные листки, памятки.

Вторая часть презентации менееофициальная. Ее задача — создать неделовую обстановку для деловых отношений. Неофициальнаячасть также требует своего сценария, так как включает в себя особый жанр деловогообщения: тосты-приветствия, тосты-пожелания, тосты-благодарности.

В настоящее время серьезныепрезентации проводятся корректно: занимают несколько часов, устраиваются влучших залах, впечатляют содержанием и креативными находками.

2. Проведение организационно-представительскихмероприятий

Для донесения до широкой oбщественностисвоих идей и формирования определенного отношения к фирме, для реализации всехиных задач по ПР проводятся и всевозможные мероприятия, которые обращенынепосредственно к аудитории.

В этих же целях могут бытьиспользованы лекции, доклады, речи и другие публичные выступления.

Такие же задачи можно решать и вовремя деловых бесед, которые приходится проводить всякому руководителю, предпринимателю,политику.

3. Представительские мероприятия

Хорошую возможность формированиядоброго отношения к фирме, распространения о ней сведений, завязыванияконтактов дают различные представительские мероприятия. Сюда, прежде всего,можно отнести презентации, которые сейчас довольно широко распространены. Ониобычно требуют немалых усилий и средств, но их польза бывает большой. Правда,результативность презентаций зависит не только от вложенных в них ресурсов, нои от профессионализма организаторов, продуманности сценария и умелого его воплощения.

С самого начала подготовкипрезентации следует задаться вопросами: что надо будет представить напрезентации? Почему она вообще проводится? Таким образом, эффективнаяпрезентация начинается с определения ее задач. Для этого надо выработатьлогическую последовательность всего мероприятия. Нужно точно определить время eгоначала и продолжительность, указав это подготовленных заблаговременно приглашениях.

Следует еще очертить кругприглашенных и вообще участников, включая журналистов и, возможно, артистов,поскольку презентация представляет собой еще и торжественное, праздничноесобытие. Желательно у них выяснить интерес к теме презентации и степеньинформированности о ней. С учетом этого и в соответствии с задачами презентацииследует сформулировать ключевую фразу, которую должны запомнить участники. Надотакже определить желаемый отклик аудитории, ее реакцию и возможные действияпосле самого мероприятия.

Затем предстоит сформироватьрабочую команду. Она будет заниматься всей подготовкой и проведением самойпрезентации.

Важным условием успеха презентацииявляется хороший выбор места ее провидения. Если у фирмы нет подходящего дляэтой цели помещения, го его следует арендовать. Это может быть ресторан, кафе,клуб, зал гостиницы. Оно должно быть удобным и точно соответствовать количествуприглашенных.

Большого внимания заслуживаетопределение выступающих на презентации от фирмы и среди них не обязательнодолжен быть первый руководитель, особенно, если тот не может эффективновыступить; это могут быть те специалисты, которые знают предмет и умеют о немпрофессионально рассказать и ответить на вопросы. В противном случае, коряваяречь руководителя может привести к негативному результату. Когда определеныосновные ориентиры презентации, надо утвердить порядок и продолжительностьвыступлений, согласовать их тему и содержание, чтобы избежать повторов. Параллельнонужно обсудить материалы, которые будут демонстрироваться.

С выступающими предстоит говоритьтексты и другие информационные материалы. Они могут понадобиться на презентациии их можно будет вручить пришедшим. Нельзя делить эти материалы по категориям — »для прессы", «для гостей», «для очень почетных гостей»и т.д. Во всяком случае, этого не стоит делать на самой презентации, ибо такоеделение производит нехорошее впечатление на тех, кому достается информационныйпакет, а еще и без каких-то вложений.

Одновременно нужно готовиться к приемугостей, закупать напитки, папки, ручки и другие сувениры. Эти сувенирыжелательно снабдить фирменными знаками и надписями. Эффективная презентацияпредполагает своего рода презентацию, в том числе и в присутствиипредставителей участников.

Определенное внимание надо уделитьодежде выступающих и вспомогательного персонала: она должна соответствоватьцели презентации, ее тональности и характеру аудитории.

В день мероприятия организаторыдолжны прибыть на место заранее и проверить все, особенно — техническиесредства.

Презентация требует небольшого идинамичного вступления. Оно определяет важные моменты презентации, помогаетналадить отношения с аудиторией и почувствовать ее настрой. По наблюдениямспециалистов, вступление должно состоять из таких элементов.

Приветственные любезности. Благодарностьзато, что гости нашли время прийти на презентацию. Можно выразить надежду, чтоони не пожалеют о том, как его провели. Избегайте чрезмерной авторитетности. Расскажитео своем личном опыте в этой области. Определите задачи презентации в рамкахинтересов слушателей.

Представление. Имя, должность иопыт ведущего, если это существенно, и, конечно, выступающих.

Объявление цели. Чтопредполагается объяснить, предположить или продемонстрировать пи презентации.

Разъяснение. Нужно сообщить,сколько продлится презентация. Она может проходить в одном месте илипереместится в другое, предусмотрены ли перерывы и можно ли прерыватьвыступающих.

Окончание презентации. Как и ееоткрытие, оно слишком важно, чтобы оставлять ею па волю случая. Конечно, впоследний момент можно изменить запланированный финал, но для этого его надознать. Окончание обычно включает:

краткое резюме важнейших фактов иаргументов и повтор ключевых фраз и видеофактов;

рекомендации по ожидаемойстратегии поведения после презентации;

предложения относительно ближайшихшагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками;

описание вспомогательнойлитературы поданной проблеме.

Если презентацию ведет одинведущий, желательно стремиться к диалогу с аудиторией, для чего надо поощрятьвопросы, вовлекать участников в обсуждение. Слова «как вы знаете» позволяютговорить для тех, кто не знает темы, не обижая при этом тех, кто знает. Еслиаудитория больше ведущего знает о настоящем положении дел, то лучше задатьвопросы и убедиться, что его правильно поняли. Надо сообщить слушателям, что имдадут копии выступлений и других материалов, иначе кто-то начнет записывать илизарисовывать график и пропустит слова.

Завершают презентацию учтивости.

Технология презентаций достаточнополно отработана в ПР — практике.

В последнее время созданыспециализированные программные продукты презентаций с использованиемсовременной техники. Такое оснащение несомненно повышает эффективностьпрезентации и говорит о возможностях и солидности фирмы.

Хорошие возможности для решения задачПР дают «круглые столы». семинары, конференции и другиепредставительские мероприятия. На них можно с участием законодателей,представителей органов власти, журналистов обсудить актуальную для фирмы ивсего общества проблему и представить себя в необходимом свете. Скажем, вамериканской практике семинары широко применяются для выработки политическихрешений. На них обычно происходит взаимодействие представителей органов властис учеными и специалистами. Здесь можно не прямо, а как бы опосредовано донестидо аудитории свои идеи и тем самым решить свои задачи. Так, на ужеупоминавшемся семинаре «Культура бизнеса и паблик рилейшн » 04.10 93была достигнута намеченная цель-представление компании и, главное, донесение доаудитории ее крайне важной для нашею рынка философии. Одновременно былозаявлено (впервые в Киеве) значение ПР и начало практической работы в этойсфере организатором семинара.

Вместе с тем, опыт проведениявсевозможных представительских мероприятий показывает, что далеко не всеруководители умеют выполнять представительские функции. Поэтому им необходимоучиться, что лежит в сфере деятельности и ПР — фирм.

Ну и после презентации или иногомероприятия принято проводить фуршет (прием), который должен стать ихпродолжением и позволить в неформальной обстановке получить какие-то новые ичасто эксклюзивные сведения, установить контакты.

Список литературы

1) Г.Г. Почепов«Паблик Рилейшнз». 2003 ст.36-37;

2) В.М. Маслова«Связь с общественностью в управлении персоналом». 2005 ст.48-49;

3) В.А. Моисеев«ПР теория и практика». 1999 ст.220-224.