Реферат: Организация собственной выставки

Федеральное агентство образования и науки Российской Федерации

ГУ ВПО «Пензенский государственный университет»

Кафедра «Маркетинг»

Курсовая работа

по курсу «Организация выставочной деятельности»

на тему:

«Организация собственной выставки»

Выполнила: ст. гр.03эс1

Абузяров И.Ф.

Проверила: Бижанова Е.М.

Пенза 2007

1. Выбор отрасли зависит от технических возможностей городаи организаторов, то есть насколько город и его жители развиты в данномвыбранном направлении и насколько грамотно осведомлены об особенностяхорганизации выставки в данной отрасли сами организаторы, насколько эта отрасльизвестна и изучена, как опытно станут вести выставку организаторы, настолькоудачно и выигрышно пройдет данное мероприятие. Наиболее приемлемой сферойдеятельности стоит выбрать строительство в Пензе и области.

Исходя из того, что политика губернатора Пензенской областив основном направлена на строительство, Пензенская область более чемпривлекательный и выгодный сегмент для иностранных инвестиций. Город имеетлучшее расположение на автомобильных и железнодорожных ветках и равноудален какот крупных городов севера и юга страны, так и городов запада и востока, чтоочень удобно для одинакового перемещения по времени и расстоянию всехучастников выставки и транспортировки их оборудования, можно сделать вывод онеобходимости организации выставки в данной отрасли именно в нашем городе,кроме того, такая выставка будет проводиться здесь впервые, что вызовет немалыйинтерес у всего населения.

2. Название выставки, а также место проведения и время:

«I-я Общероссийская строительная выставка

»Стройтех Пенза, 2008"

3-5 марта

г. Пенза, выставочный зал ЦНТИ

Время выставки необходимо выбирать, исходя из ориентации напогоду и время года. Лучшее время для проведения выставки — начало весны, т.к большинствопотенциальных посетителей, а также экспонентов «оживают» после зимы. Соответственноначало марта — начало массового строительства. Выставка распланирована на 5 дней,поэтому точное время проведения — 3-5 марта 2008г. Время работы выставки с 10.00до 18.00 ежедневно.

Место проведения выставки должно быть достаточно масштабным,чтобы участники не мешали друг другу. Мне кажется ЦНТИ не плохо подошел бы дляэтого мероприятия. Поскольку выставочный павильона находится в районе Арбеково,строительные организации, а так же подрядчики, не затрудняясь, доберутся довыставки. Кроме того, место имеет хорошие подъездные пути, достаточнуюизвестность и статус в городе и за его пределами, и находиться в черте города.

3. Тематика выставки и перечень товарных групп:

Тематика — новые строительные материалы будущего,инновационные проекты в сфере строительства.

Товары — кирпич, опилко-блок, бетонный блок, декоративныйкамень, тротуарная плитка, бордюрный камень, пенобетон, супер пластификатор,цемент марки 1000. Данный перечень не является исчерпывающим. Возможнадемонстрация любых экспонатов, имеющих отношение к данной выставке.

4. Анализ рынка бетонной продукции.

Ситуация на рынке бетонной продукции в России в последнеевремя в целом складывается к лучшему, хотя перед отраслью бетона и железобетонастоят серьезные задачи. Можно полагать, что набранные темпы роста встроительном комплексе обеспечат дальнейшее увеличение потребности в бетоне навыполнение работ по договорам строительного подряда в нашей стране на период до2010 г.

По данным Госкомстата России и института «НИИЖБ» вперспективе бетон и железобетон заводского изготовления сохранят лидирующееположение при строительстве зданий и сооружений. В частности, в Россииначинается массовое строительство высотных зданий в 30-50 этажей. Только вМоскве в течение следующего пятилетия предполагается построить их более 60.

Дальнейшее сохранение роли основных строительных материаловза бетоном, железобетоном и цементом как их основы, обусловлено соответствиемих свойств критерию устойчивого развития строительства (sustained developmentof construction {SDC}, т.е. прогресса без экономических, социальных,демографических и экономических кризисов), а именно:

высокой прочностью и долговечностью;

сочетаемостью с другими материалами;

высокими эстетическими и архитектурными качествами;

экологической безопасностью при производстве и эксплуатации;

максимальным использованием попутных продуктов (отходовдругих отраслей);

возможностью повторного использования для различных целей (перерабатываемостью);

повсеместным распространением и неограниченными ресурсамисырьевых материалов.

На Земле нет иных строительных материалов с таким сочетаниемхарактеристик.

Ведущими производителями товарного бетона в г. Москве иМосковской области в настоящее время являются ОАО «ДСК-1», «ДСК-2»,«ДСК-3», «ДСК-4», «Моспромжелезобетон», «Спецстройбетон»,«Мосинжбетон». Появляются и новые производители.

В деловом мире в настоящее время наибольшее вниманиеуделяется торговым компаниям, в меньшей степени — непосредственнымпроизводителям продукции и исполнителям строительных работ — строительныморганизациям.

В строительство, минуя трейдеров, на наш взгляд, уходит неболее 40% производимой бетонной продукции. Большая её часть — не менее 60%поступает на стройки через посредников, что и определяет высокую стоимостьстроительства.

Лидирующие позиции по сбыту товарного бетона и растворапринадлежат готовым сухим строительным смесям.

Понятие «сезонность» в производстве бетонов истроительных растворов обусловлено климатическими условиями и организациейпроцесса строительства, особенно при возведении зданий жилого и нежилогоназначения. Само понятие «сезонность» строительства, по-видимому, впоследние годы вошло в условия работы строительного комплекса России не столькоиз-за сложности работы в суровых климатических условиях, сколько вследствиерезкого спада промышленного строительства в стране в целом.

Но в крупных мегаполисах — гг. Москва, С.-Петербург и других- сезонность в строительстве практически не наблюдается.

За последнее десятилетие в строительстве России резкоснижено, как свидетельствуют данные открытой печати, потребление бетонов длядорожного строительства. Производство дорожного цемента, в частности, из-зарезкого спада спроса, также снизилось с 1182,7 тыс. т. в 1990 г. до 324,2 тыс. т.- в 2001 г. Производство пластифицированного портландцемента сократилось с1622,7 тыс. т. в 1990 г. до 0,1 тыс. т. — в 2001 г. Из-за резкого спада работпо гидростроительству, разведке новых нефтяных и газовых месторождений — в 3-4раза сократилось потребление бетонов и растворов в этих направленияхстроительства и, соответственно, сократилось потребление и выпусксульфатостойких и тампонажных цементов для них.

В течение более 10 лет в стране практически не ведетсяремонт зданий и сооружений на большинстве промышленных предприятий. Неремонтируются мосты, эстакады и другие бетоноемкие объекты. Поэтому снизиласьпотребность в соответствующих бетонах и быстротвердеющих и других специальныхвидах цементов.

Во многих странах мира производство бетона, особенномонолитного, идет опережающими темпами и постоянно совершенствуется. Причемулучшается не только технология, но и техника по производству бетона.

Будущее бетона определяется ростом потребности в нем как длястроительства зданий жилого и нежилого назначения, так и для строительствадорог, линий метро, аэродромов, портов, мостов и других объектов, а также засчет расширения ремонтно-восстановительных работ по всем объектаминфраструктуры.

В последние годы всё более широкое применение находят новыетехнологии и инновации в бетонной отрасли. Наиболее перспективными из них,обеспечивающими расширение области применения бетонов и растворов встроительстве, являются:

производство самоуплотняющихся бетонных смесей, армированиебетона фибровой арматурой, использование углепластиковой или стеклопластиковойарматуры в виде напрягаемых стержней и канатов;

совершенствование технологии подготовки наполнителей поклассам для бетонов различного назначения, — переход на использование дляизготовления бетонов нового более производительного и менее энергоёмкогооборудования как зарубежного, так и отечественного производства, — совершенствованиеконтроля качества подготовки бетонной и растворной смеси.

Гарантией обеспечения роста потребности в бетоне, особенномонолитном, являются достигнутые во многих странах успехи в создании новыхвидов бетонов, удовлетворяющих современные требования в строительстве. Вчастности, полимербетонов с использованием полимерных смол и других материаловв качестве модификаторов бетонной смеси, бетонов на основе более высокопрочныхцементов, обладающих улучшенными свойствами, обеспечивающими повышениепрочности бетонов на растяжение, а также бетонов с повышенной упругостью идолговечностью при высокой степени удобоукладываемости. Кроме того, этомуспособствует использование в составе бетонов цветных цементов и минеральныхкрасителей и специальных заполнителей, обеспечивающих широкую гамму дизайна(«небетонных» видов и форм) продукции строительной отрасли.

Переход на новые технологии производства и применениябетонной продукции обеспечит в свою очередь повышение спроса на цементпредприятий стройиндустрии и использование новых видов метизной продукции насооружаемых по новым проектам объектах страны.

Для продвижения проекта лучше всего использовать рекламу нарадио «Europa + Пенза» и телевидении «35канал», «11 канал», т.к там можно наиболее полно и точнопередать информацию и достаточно большой аудитории. Кроме того, не помешаютспонсорские мероприятия со стороны фирмы-организатора Для экспонентов можноиспользовать метод личных почтовых рассылок.

5. Анализ конкурентной выставочной среды.

Подобная выставка в Пензе проводится впервые, соответственнофирм-конкурентов у нее пока нет. Вся масса потенциальных и реальных посетителейвыберет именно эту выставку. Что касается будущего, то специалистов ворганизации подобных мероприятий в Пензе очень мало, тем более мало кторазбирается в отрасли строительных материалов. Если в данной выставкеорганизатор зарекомендует себя как профессионала в этой области, то обеспечитсебе положительную репутацию и имидж, что обеспечит ему круг лояльных клиентов.

6. SWOT-анализ выставки.

При оценке организации работы выставки, ее эффективности ирезультативности лучше и удобнее всего использовать SWOT — анализ, который позволит выяснить сильные и слабые сторонымероприятия, а также его возможности и угрозы во внешней среде. Он позволитопределить внутренние и внешние факторы, влияющие на реализацию запланированнойпрограммы. Результаты проведения SWOT — анализа представлены в таблице 1.

Таблица 1. SWOT — анализ

Сильные стороны Слабые стороны

1. Широкий ассортимент представляемых экспонатов

2. Новая неизученная сфера деятельности

3. Достаточно высокий профессионализм сотрудников-организаторов

4. Нет конкуренции

1. Недостаточная известность выставки для всего населения

2. Маленький бюджет

3. Плохие контакты со СМИ, и их низкий уровень развитости, по сравнению с уровнем мегаполисов, что ухудшает продвижение и рекламу

Возможности Угрозы

1. Расширение ассортимента развлекательных услуг

2. Привлечение потенциальных инвесторов

4. Расширение сферы бизнеса строительства в целом

1. Появление конкуренции в сфере выставочных мероприятий

По результатам SWOT- анализа можно сказать, что реализация программы позволит добитьсясерьезных результатов для дальнейшего развития строительства в Пензе и области.Новые виды услуг позволят расширить спектр предлагаемых товаров и услуг, чтопринесет всей сфере дополнительную возможность в привлечении новых клиентов иосвоении нового рынка. Уделение внимания работе с клиентами, путем созданияспециальных коммуникационных мероприятий, рассчитанных на хорошую обратнуюсвязь, повышение квалификации сотрудников, совершенствование процесса работы,разработки рекламных материалов о возможностях строительных центров позволитпреобразовать некоторые слабые стороны в сильные, снизив угрозы для развития. Проведениерекламной кампании позволит привлечь новых клиентов, а также повыситьинформированность о деятельности выставки, фирмы-организатора, экспонентах исферы развлекательных услуг в целом.

7. Фирменный стиль выставки.

Фирменный стиль является, пожалуй, одним из главныхрекламных и маркетинговых инструментов любой современной компании, организации,мероприятия. Разработка фирменного стиля подразумевает совокупность и сочетаниеэлементов (определенных графических объектов и шрифтовых решений), которыеобеспечивают единство внешнего вида всех объектов, имеющих отношение к фирме (продукции,упаковки товаров, помещений, оборудования, документации, рекламы, одежды и т.п.).Соответственно, если организаторы ответственно подходят к созданию и проведениювыставки, в первую очередь они должны создать единый стиль, подходящий тематикеи общей концепции выставки, должны способствовать формированию благоприятногоимиджа выставки, усиливать эффективность ее рекламных контактов спотребителями, способствовать росту репутации и известности и вызывать довериеучастников.

Элементы фирменного стиля:

Логотип

Фирменные цвета (цветовая палитра)

Фирменный шрифт

Слоган (девиз)

Веб-сайт

Плакаты

Сувенирная продукция, пакеты, папки

Все формы наружной рекламы, включая Интернет

Логотипом I-я Общероссийская строительная выставка «СтройтехПенза, 2008», является рис.1

/>

Рис.1 Логотип выставки.

Он соответствует стилю строительства и полностью передаетнастроение и тему выставки.

Фирменные цвета должны быть не в большом количестве длялегкого восприятия стиля. В данном случае — это цвета Российского флага.

Фирменный шрифт преимущественно ровный и плавный, что будетподходить для сферы строительных материалов.

Слоган выставки: «ОТЕЧЕСТВЕННЫЕ СТРОИТЕЛЬНЫЕ МАТЕРИАЛЫ!»отражает идею организаторов, направленную на привлечение потребителей к покупкеотечественных строительных материалов.

Сувенирная продукция— это какая-либо вещь, накоторую нанесены логотип и/или фирменный знак фирмы, мероприятия. Люди любятполучать подарки, и это делает сувенирную продукцию одним из мощнейших средствпо продвижению товаров и услуг, а также формирования имиджа. Небольшой презент,предмет, необходимый любому человеку в повседневном обиходе — ручка, зажигалка,брелок с логотипом фирмы, никого не оставит равнодушным, и послужит постояннымнапоминанием.

Промоушн-сувениры: недорогие ручки, зажигалки,брелки, значки и т.п. Они как правило раздаются в больших количествах.

Бизнес сувениры: ручки, зажигалки, письменные инастольные наборы, ежедневники, записные книжки, кружки, пепельницы, футболки ит.п. Вообщем все, что можно подарить клиентам и раздать сотрудникам.

Представительская продукция: дорогие зажигалки,наручные часы, дорогие ручки, VIP наборы из кожи, дерева, металла. Все, чтоможно подарить деловым партнерам.

Сувенирная продукция будет включать следующие элементы,выполненные в едином фирменном стиле выставки:

майки, кепки,

значки, пакеты, магниты на холодильник, ручки, блокноты,папки,

кружки, мягкие игрушки в форме логотипа,

брелоки, фото рамки, подставки,

В общем, вся та продукция, которая ежедневно будетпопадаться потребителю на глаза, напоминая о себе и формируя его лояльность.

Кроме того, в качестве наградной продукции приветствуетсясоздание и распространение как подарков посетителям, участвующим в проводимомна выставке конкурсе, купонов на посещение каких-либо услуг, профинансированныхсовместно с производителями этих услуг и организаторами выставки, подарков спредварительной гравировкой логотипа на каждом из них или фирменной упаковкой.

8. Информационные материалы выставки, условия и правилаучастия.

Участником выставки можно стать, направив в адресорганизатора почтой, по факсу или по электронной почте заполненную, подписаннуюи заверенную печатью заявку на участие.

Участник выставки имеет право демонстрировать на арендованнойу организатора выставочной площади свои выставочные образцы, заключать договорыи коммерческие сделки согласно законодательству и таможенным правилам России,обязан выполнять требования Госсанэпидемнадзора, Государственной инспекциипротивопожарного надзора.

Участники выставки, желающие заниматься розничной торговлей,должны вести ее в соответствии с правилами торговли РФ и Законом РФ «Озащите прав потребителей».

Заявка на участие в выставке направляется Организатору непозднее, чем за 15 дней до начала работы выставки. Экспонент оплачивает участиев выставке на основании выставленного организатором счета. Экспонент, неоплативший участие, к участию в выставке не допускается.

Стоимость участия в выставке складывается из стоимостиаренды выставочной площади, дополнительного оборудования, регистрационногосбора, налоговых отчислений.

В стоимость регистрационного сбора входит: общая рекламавыставки, размещение информации об участнике в каталоге (7 машинописных строк),1 экземпляр каталога, предоставление бейджей, пакета информационных материалов,изготовление фриза с названием фирмы, внесение информации о предприятии на сайторганизатора, заказ номера в гостинице. В случае участия нескольких фирм наодном стенде, каждая дополнительная фирма оплачивает регистрационный взносотдельно.

Стоимость кв. метра оборудованной площади включает в себя: построениестандартного стенда, ковролиновое покрытие, общее освещение, стандартноевыставочное оборудование (стол, 2 стула, корзина для мусора, розетка (неевростандарт), охрана во внерабочее время, уборка).

Стоимость кв. метра необорудованной площади включает в себя:предоставление на выставке 1 стола, 1 стула, общее освещение, охрана и уборкаво внерабочее время. Стоимость заочного участия включает в себя: размещениеинформации участника в каталоге выставки, на специальном стенде «Заочноеучастие», предоставление одного экземпляра каталога. По желанию участникана выставке распространяются рекламные и информационные материалы.

Программа проведения официальных мероприятий — «круглыхстолов», презентаций, конференций, семинаров, показов моделей одежды и др.- формируется к началу работы выставки на основе предварительных заявок,направленных в оргкомитет выставки не позднее, чем за 15 дней до начала работывыставки.

Обязательства сторон:

УЧАСТНИК:

производит оплату за участие в выставке не позднее, чем за10 дней до начала ее работы.

обязуется предоставлять все необходимые информационныематериалы для включения в каталог не позднее, чем за 10 дней до начала работывыставки с копией платежного поручения об оплате.

в дни работы выставки обязуется произвести выверку взаимныхрасчетов с Устроителем.

в последний день работы выставки сдает все оборудование висправном состоянии.

в случае повреждения и порчи выставочного оборудования,Участник обязуется оплатить их полную стоимость.

обязуется до официального закрытия выставки не закрыватьэкспозицию стенда.

УСТРОИТЕЛЬ:

предоставляет в полном объеме оплаченные услуги, указанные взаявке.

обеспечивает сохранность экспонентов и уборку выставочныхплощадей во внерабочее время. Устроитель не несет ответственность за пропажуили повреждение экспонатов во время работы выставки.

Как обязательные элементы информационных материалов выставкииспользуются 3 вида информационных писем: адресованные экспонентам (фирмам-участницам),посетителям и VIP-персонам.

9. Мероприятия рекламной и PR кампании выставки и способыприглашения посетителей на выставку.

3 дня работы выставки — только десятая часть общего процессаорганизации выставки. Реклама и продвижение до начала выставки являютсяосновными мероприятиями всего процесса организации выставки.

У каждого посетителя есть свой повод прийти на выставку. Разрабатываяи внедряя новые услуги и продукты, рекламируя их, в т. ч. на выставкахорганизаторы должны отчетливо представлять, кто будет их пользователем. Впреддверии выставки можно довольно точно определить профиль идеальногопотребителя, выяснив ряд вопросов: пол, семейное положение, возраст, финансовоеположение, образование, наличие компьютерной сети и т. п, а затем направить всеусилия именно на такого потребителя. Имея профиль своих главных потребителей,организаторы этой выставки находится в более выгодном положении, чем другие,предлагающие аналогичную продукцию организации, и сможет более целенаправленнопривлекать их на свою экспозицию выставки.

Самым эффективным способом привлечения потенциальныхклиентов на выставку является персональное приглашение. Это верно для любогосегмента рынка: экспоненты, посетители, продавцы, клиенты. Лучший способпривлечь их на выставку — персональное письмо с обращением к конкретномусотруднику с вескими доводами, почему он должен посетить ее. Определяетсяцелевая аудитория и готовятся списки с названиями организаций и почтовымиадресами постоянных и потенциальных клиентов, для чего применяются различныесправочники, базы данных, поисковые машины в интернете, изданияпрофессиональных ассоциаций или информационные каталоги выставки. Спискисоставляются за 2-3 месяца до открытия выставки. Персональные приглашения отправляютсяот имени руководителя выставки. В приглашении указываются название выставки,сроки и время ее проведения, выставляемые продукты и/или услуги, раскрываетсяпольза, которую клиент сможет извлечь из визита на нее, место ее расположения,а также имя, фамилия и номер телефона, у которого можно будет получитьдополнительную информацию. Важно то, что письма персональные, потенциальныйклиент чувствует, что о нем заботятся и причисляют к солидной публике. Предварительныедоговоренности и встречи часто являются успешными в деятельности выставки, ноони срабатывают не всегда. Второе письмо может содержать план выставки суказанием точного местоположения. Вместе с третьим письмом отправляется парастелек, на которых вышит логотип или что-то другое оригинальное, практическое,определенным образом соприкасающееся с выставкой. Пользуясь этими подарками,потенциальные клиенты всякий раз, надевая или снимая туфли и т.д., будут видетьлоготип и все лучше запоминать выставку. Довершают кампанию приглашений персональныезвонки за две недели до открытия выставки.

Телемаркетинг — делается 2 звонка — предварительный суведомлением и повторный с приглашением.

Прямые почтовые рассылки — вместо звонков отправляются два-трипочтовых сообщения за три месяца до открытия выставки с промежутком в две-тринедели, в которые вкладываются небольшие подарки (карандаши, календари, значкии т.п.).

Чем больше бюджет, тем шире спектр предложений ивозможностей организаторов. Неплохая идея, например, — аудиокассета со звуковымприглашением потенциального клиента посетить экспозицию, если почтовую открыткупросто выкидывают в мусорное ведро, то вряд ли это произойдет автоматически скассетой, присланной по почте.

При рассылке факсимильных сообщений:

1) сообщение должно быть кратким, не более страницы (факсзанят не долго, потенциальный клиент избавляется от чтения «простыни»);

2) сообщение отправляют вечером и тем самым разгружаютрабочее время клиента, кроме того, возможно именно сообщение библиотеки будетпервым документом на столе клиента утром.

Преимущество электронной почты состоит в том, что это неотнимает ни денег, ни времени, но существуют значимый недостаток: приглашаетсямассовка, а не индивидуальный и нужный клиент. Если страничка выставки вИнтернете хорошо посещается, то ее нужно непременно использовать дляприглашений, здесь же размещаются фотографии новых продуктов и описание новыхуслуг, которые будут представлены на экспозиции, помещается карта местности иместорасположение выставки.

В периодике лучше напечатать серию небольших рекламныхобъявлений в течение нескольких месяцев до открытия выставки, чем целыйразворот в специальном выпуске, приуроченном к открытию выставки, т к их чащевсего читают после проведения выставки.

На крупных общенациональных и международных выставках частоможно видеть щиты и биллборды (очень большие щиты). Это — имиджевая реклама,рассчитанная на проезжающих мимо, но не на целевую аудиторию. Тратить деньги наэти огромные щиты бесполезно, есть более достойные способы вложения рекламногобюджета. Но при желании можно использовать и их.

Необходимо изготовить специальные путеводители дляпосетителей с информацией о том, куда пойти, что можно осмотреть в городепроведения выставки.

Оригинальные приглашения в виде флажков, талисмана выставки,символа выставки и т.п. с указанием даты проведения выставки,месторасположения, а также — с кратким описанием экспонируемых продуктов иуслуг можно вложить во все почтовые отправления за три месяца до открытиявыставки.

Рекламные сувениры поддерживают торговую марку выставки. Накаждом рекламном сувенире должны быть напечатаны либо логотип, либо рекламноесообщение при помощи шелкографии, штамповки, гравировки, термопечати и т.д. Помимоэтого на сувенире можно попробовать выгравировать имя получателя (современныелазерные технологии легко справляются с такой задачей). Это льстит клиенту,кроме того, люди редко выбрасывают то, на чем напечатано их имя. Кроме маек,кепок, ножичков, кофейных чашечек и т.д., в список выставочных сувениров можновключить специальные куртки, яркие зонты, рюкзаки, другие практичные вещи,получить которые захочет каждый. Такие вещи должны быть в небольшом количествеи раздаваться узкому кругу клиентов как специальный приз. Организаторы должныуметь преподнести подарок, навязывать подарок недопустимо. Посетителей нужнонепременно уважать, даже если они откажутся от презента.

10. План МЕРОПРИЯТИЙ I-ой Общероссийской строительнойвыставки

«Стройтех Пенза, 2008».

3.03, 11-00. Зал № 5. Торжественное открытие выставки. Деловаявстреча участников выставки с руководителями крупных строительных предприятий.

3.03, 12-00. Конференц-зал выставочного зала ЦНТИ.

Семинар для руководителей предприятий «Качествоотечественных строительных материалов». Роль и значение подобных выставокв регионах".

3.03, 15-00. Семинар «О состоянии современныхстроительных материалов и повышение его качества».

4.03, Зал № 1. Конкурс «Лучшая выставочная экспозиция»

4.03, 12-00. Мастер-класс «Управление запасами сырья».

4.03, 14-45. Семинар для сотрудников международных выставок«Деятельность строительных предприятий на международном уровне. Опыторганизации».

4.03, 16-30, Большой зал. Презентация достижений науки итехники.

5.03, Зал № 2. Конкурс «Лучшая рекламная кампания впериод выставки»

5.03, 15-00. Подведение итогов выставки. Церемониянаграждения. Закрытие.

11. План выставочного зала.

/>

12. Показатели оценки эффективности выставки

Выставки уже давно перестали быть скучными мероприятиями,сегодня это эффективный и гибкий PR-инструмент. Успех выставки складывается изцелого комплекса факторов — от выбора самой выставки до подбора экспонатов. Наиболееважные из них — выбор месторасположения и дизайн-проект, PR-программа выставки,работа персонала и стендистов. Кроме того, выставка — это уникальнаявозможность привлечь дополнительные аудитории общественности — дилеров,клиентов (потенциальных и реальных), партнеров, журналистов, специалистов и т.д.Тут простое приглашение «посетите нашу выставку» — далеко не всегдаможет заинтересовать. Поэтому приглашать нужно на определенные мероприятия,которые можно организовать и провести в рамках выставки — как на стендах, так ив конференц-залах. Стоит заметить, что программа выставки не рождается сама посебе — она должна быть тесно связана с целями компании — организатора, политикигосударства, социально-культурными целями, а это, зависит от направлениядеятельности и этапа развития страны в целом, тематики выставки, конкурентнойсреды на рынке, и многих других факторов.

Все выставки, как известно, разделяются на 2 большие группы- специализированные и для конечного потребителя. Программа будет меняться, взависимости от того, какая именно выставка. В нашем случае выставка являетсяспециализированной. Для нее прекрасно подойдут такие мероприятия как семинары,конференции, а также демонстрации продукции «в действии». Этомини-демонстрации собирают большую аудиторию и без лишних слов убеждают втехнологичности и качестве презентуемых продуктов. Презентовать в действииможно многие экспонаты и материалы. Демонстрации всегда привлекают внимание — причем,как специалистов, так и простых посетителей.

Спектр мероприятий, которые можно организовать в рамкахспециализированной выставки — огромный. Кроме упомянутых семинаров иконференций, это могут быть форумы, круглые столы (в том числе, с участием СМИ),пресс-конференции, брифинги, приемы, презентации. Можно организовать болеемасштабные специальные мероприятия — например, Конкурс на лучший проект и т.д.

Более эффективно планировать программу еще до разработкидизайн-проекта. Некоторые экспозиции участников строятся специально подпрограмму.

Работа персонала является ключевым фактором успеха навыставке. Цели выставки, программу и свои функции персонал должен знатьобязательно. Важно установить график работы, чтобы каждый мог в определенныймомент покинуть активную зону работы и отдохнуть. Необщительных, невыносливых,высокомерных или стеснительных на выставку брать нельзя. Люди должны бытьзнакомы с тем, какие вопросы нельзя задавать, какие ответы запрещены, черезкакой промежуток времени нужно подойти к посетителю, как отличить «целевого»посетителя от «зеваки», что делать с конфликтными или надоедливыми и т.д.

Выставка предоставляет огромные возможности в полученииобратной связи от клиентов и партнеров. Формализовать информацию помогутразличные виды анкетирования посетителей выставки. В анкете можно получитьвпечатления посетителей от организации выставки, о фирмах-экспонентах, узнатьуровень заинтересованности в выставке и представленных в ней продуктах, узнатьнаиболее удачное время проведения семинаров, конференций.

Итоги выставки — это, прежде всего серьезный аналитическийматериал для размышлений и дальнейшего планирования. Подведение итогов можноразделить на несколько частей: финансовые, организационные, статистические. Ина основе этих итогов можно делать общий вывод об эффективности участия ввыставке. Финансовые результаты очень редко видны сразу после окончаниявыставки — например, обращение клиентов в течение полугода после того, как онипосетили стенд, является нормой.

Подготовка должна начинаться за полгода до выставки. Естьхорошее правило «готовься к следующей выставке уже в последний день работытекущей выставки». Именно при таком подходе можно выбирать лучшие места,заранее планировать программу и максимально использовать возможности.

Список литературы

1.        Основы выставочно-ярмарочной деятельности. Учебное пособие для ВУЗов. СтровскийЛ.Е., Фролова Е.Д., 2005.

2.        Петелин В.Г. Основы менеджмента выставочной деятельности, 2005.

3.        Ренад А.Э. Маркетинговые коммуникации при проведении выставок: каксделать участие компании на выставке эффективным, «Маркетинговыекоммуникации» 2001 №1.