Реферат: Организация выставки Bath and SPA 2009

Балтийскаяакадемия туризма и предпринимательства

Курсоваяработа

На тему:

«Организациявыставки Bath and SPA 2009»

Факультет:массовых коммуникаций

Специальность:связи с общественностью

Дисциплина:«Выставочное дело»

Студентки:Утехиной З. А.

3 курсзаочная форма обучения

Преподаватель:Аракелян Ф. А.

Санкт –Петербург

2008


Содержание

1.        Введение

2.        Организационно-документальноеобеспечение выставочного проекта

3.        Подготовительныйэтап

4.        Анализкоммерческой состоятельности проекта

5.        Проведениевыставки

6.        Заключительныйэтап

7.        Заключение

8.        Список литературы


ВВЕДЕНИЕ

Выставки эффективныйспособ для проведения маркетинговых исследований, каждая выставка — важная и,что ценно, емкая в плане материальных затрат часть маркетингового плана любойорганизации, которая принимает в ней участие в роли экспонента, посетителя или,тем более, организатора.

Ценность исследований навыставках состоит в том, что они, с одной стороны:

дают возможность получитьбогатый объем данных быстро дешевле, нежели в обычных условиях, позволяютдостичь углубленного понимания рыночной ситуации, не ориентируясь на затратныйи долговременны массовый сбор данных, поскольку многие выставки проводятся сопределенной периодичностью и по конкретной тематике, они позволяют отслеживатьдинамику различных показателей, а число так трендов может достигатьзначительной величины.

На данный моментпрактически в любой сфере бизнеса проводятся выставки, круглые столы,конференции, можно даже сказать, что довольно сложно найти незанятую нишу ипридумать что-то новое в выставочном деле.

В данной работе будетрассмотрена возможность проведения выставки «Бани и сауны» в Санкт-Петербурге.


2. Организационно-документальноеобеспечение выставочного проекта

Каждый выставочный проектв ходе подготовки «обрастает» огромным количеством документации, котораястандартна по своей структуре для каждой выставки. Т. о., подготовка иреализация проекта может быть представлена в виде организационного плана.Организационный план — эффективный инструмент организации и контроля отдельныхэтапов подготовки выставки.

Временные рамкиреализации плана подготовки и проведения выставки очень эластичны (от 2 мес, до2 лет в зависимости от типа и масштаба выставки).

Организационныйплан выставочного проекта

Организационный планвыставочного проекта «делит» время подготовки и проведения выставки на 3 этапа:

1. подготовительный этап

2. «запуск» выставки«финишная прямая» — проведение выставки

3. подведение итоговвыставки

Каждому из этаповсоответствуют свои организационные мероприятия и документы рекламного иинформационного обеспечения.

Подготовительный этап

Организационныемероприятия

Разработка концепциивыставочного проекта

— Документальноеобеспечение

— Концепция выставочногопроекта

При разработке концепциивыставочного проекта необходимо проведение серьезных маркетинговыхисследований, которые дадут ответ на следующие вопросы:

— готовность рынка/отраслик проведению данного проекта

— наличие партнеров ( порынку/отрасли) по организации выставки

— наличие аналогичныхвыставочных проектов

3.  Подготовительныйэтап

 

Документальноеобеспечение

Компания организаторвыставки – зарегистрированное Общество с Ограниченной Ответственностью, сУставом, глава ООО – Генеральный директор. Данное юридическое образованиепозволяет заниматься ярмарочно-выставочной деятельностью.

Необходимые документы –заявка на участие в выставке, договор с экспонентом на предоставление основныхи дополнительных услуг, договор с компанией-застройщиком, договор с выставочнымкомплексом и т.д.

Концепциявыставочного проекта

После консультаций соспециалистами в данной области (представителями государственных,профессиональных, общественных объединений), удаленного исследованияконкурентных выставок были сделаны следующие выводы.

На данный момент выставкиподобной тематики в Санкт-Петербурге и северо-западном регионе не проводились ине проводятся. Существует 3 выставки в Санкт-Петербурге в тематику которыхвходят бани и сауны. Это наш дом и сад (проходит в конце марта), загородноедомостроение (конец апреля), Сантехника (конец апреля). Поэтому считаем этунишу в данном регионе не занятой. Ближайшие (территориально) выставки даннойтематики проводятся в Москве – Баня (конец октября), Interbass (конец марта), Wellness & SPA.Бассейны и Сауны (конец апреля), SPA EXPO (начало декабря).

Таким образом, проведениевыставки целесообразно и необходимо для развития рассматриваемой сферы бизнесав северо-западном регионе.

Для первого разапроведения выставки имеет смысл арендовать не очень большую и, следовательно,дорогую площадку.

Исходя из этих всехфакторов выбираем время проведения выставки — начало февраля, для того чтобы непересекаться со схожими по тематике выставками. Место проведения — ЦВЗ Манеж,Санкт-Петербург, Исаакиевская площадь, 1. Это удобная небольшая площадка,стоимость аренды – около 10 000 — 15 000 евро в день, в зависимостиот предоставляемых услуг со стороны выставочного комплекса.

План 1-го этажа, 1900 кв.м.

/>

План 2-го этажа, 1600 кв.м.

/>


Особое внимание приразработке концепции следует уделить названию и классификатору выставки.Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым,Классификатор выставки должен точно определять ее тип. Лучше воспользоватьсяобщепринятыми классификаторами. Выставка должна быть «прозрачной». В ееназвании, номенклатуре, сроках, продолжительности не должно быть пересечений иискажений, дезориентирующих участников и посетителей. Название выставочногопроекта – Bathаnd SPA House.

Тематикавыставки

— Бани

— Сауны

— Банные печи: дровяные иэлектрические печи-каменки

— Гидромассажные, паровыеи пародушевые кабины

— Сантехника

— банные аксессуары

— оборудование икомплектующие для строительства и оснащения бань и саун

— оборудование,комплектующие и аксессуары для саун

— установка и подключениесаун и бань

— оборудование ипринадлежности для фитнес-, wellness- и СПА-центров, СПА-гостиниц и клиник, вт.ч.

— мебель и аксессуары,установка и подключение СПА комплексов

— аксессуары для СПА исаун

План выставки

Дополнительныемероприятия

рекламное обеспечение

инфраструктурноеобеспечение

Документ, разработанныйпо такому плану, является «сеткой» для составления сметы выставки и анализакоммерческой состоятельности проекта, презентации и «обкатки» проекта внекомпании и его практической реализации подразделениями внутри.

Анализкоммерческой состоятельности проекта

Заключение договора нааренду выставочной площади. Договор заключается с ЦВЗ Манеж, на даты 20-23февраля, пятница, суббота, воскресенье, понедельник. Три дня выставки –выходные, таким образом планируется привлечь большее количество посетителей. Наэти даты установлена стоимость 10 000 евро за один день аренды ЦВЗ, безподсобных помещений. Только основные залы 1-го и 2-го этажа.

Таким образом, стоимостьза 4 дня аренды составляет примерно 1 480 000 р.

Стендовая площадьвыставки примерно 920 кв.м. из них, 340 стенды по периметру на 1-м этаже, и 192кв.м.- периметр на 2-м этаже. Островная и полуостровная площадь – 388 кв.м.

С учетом затрат нарекламные и накладные расходы (примерно 1 000 000 р.) средняя стоимость кв.м.выставки не должна быть меньше чем 2 700р., с учетом стоимости аналогичныхвыставок в Москве, можно установить среднюю стоимость кв.м. 4 000р. Такимобразом предполагаемая прибыль составит порядка 1 196 000р.

Застройку стендоввыставки имеет смысл доверить генеральному застройщику ЦВЗ Манеж, т.к. ониработают на данной площадке не первый год и хорошо себя зарекомендовали надругих выставках.

Состав организационного комитета:директор выставки, заместитель директора выставки, технический директор, менеджерпо связям с общественность, бухгалтер, водители и курьеры.

Рекламная продукция иполиграфия: визитки, пригласительные билеты, каталог выставки, рекламныебуклеты, сайт, фирменные бланки, бэйджи, заявки на ввоз/вывоз оборудования,участия в выставке, баннеры.

Заявочная документацияпредставляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служитоснованием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия ввыставке, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительногооборудования и услуг, предоставляемых организатором.

Целесообразно включать впакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, атакже технические требования к материалам:

— тематический рубрикатор

— классификатор продукции,представляемой экспонентом (для

— формирования системпоиска товаров )

— информация/реклама вкаталог выставки, надпись на фризе стенда

— потребность вконференц-залах, сценической площадке, др.

— служебных иинфраструктурных помещениях и услугах

Для эффективногопривлечения экспонентов и посетителей необходимо провести ряд мероприятий.

Определение клиентскойбазы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP. Базаданных по клиентам. Источники для формирования «фирменной» клиентской базыэлектронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных(министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.) Интернет и др. Путем«сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований порынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создатьотдельные базы данных, с которыми необходима «точечная работа». Особуютрудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение вфункциональный, удобный для работы, вид. Управление базами должно производитьсяменеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успехработы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и отумения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени «обработки»данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д. Существуютотечественные разработки в области создания и поддержки специализированнойсправочно-адресной системы выставочных организаций.

Разработать рекламнуюкомпанию. Привлечь СМИ (теле, радио, печатные и Интернет) для информационнойподдержки. Соответственно, подготовить пресс-релизы и рекламные макетыразличных размеров и вариантов. Подготовить и сдать в печать в выбраннуютипографию рекламной продукции.

Разработка индивидуальныхи спонсорских программ. Для крупных компаний, банков и СМИ организаторывыставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе«спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламныхинструментов Участи экспонента в выставке по индивидуальной программе способнопринести значительные дополнительные финансовые поступления организаторамвыставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании.Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных/уникальныхсторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов,предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки, рекламныевозможности участия в выставке, участия в деловой программе возможности участияв рекламной кампании в СМИ возможности рекламных носителей выставки (полиграфиянаружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты ипрезентационные программы). В нашем случае для спонсоров можно предложить –размещение баннеров на территории выставки, аккредитация промоутеров,размещение дополнительных стоек, размещение логотипа на рекламной продукциивыставки, упоминание спонсора в анонсах выставки в СМИ, организациядополнительных мероприятий в рамках выставки.

Работа на профильных исмежных конкурентных выставках по продвижению выставки. Обязательно посещатьвыставки схожей тематики в крупных городах для привлечения экспонентов.

Проведениевыставки

Непосредственно навыставке возникает очень много вопросов и моментов. Конечно максимально ихнеобходимо продумать заранее, чтобы на самой выставке не отвлекаться помелочам, а всецело сосредоточиться на работе с экспонентами.

Прямо перед выставкой(будем уже считать этот период в рамках проведения выставки) необходимо еще разпроверить экспозиционный план и сверить его с генеральным застройщиком, передзастройкой выставки, в нашем случае это необходимо сделать не позднее 16февраля когда начинается застройка. Также проверить застройку отдельныхстендов, при необходимости внести корректировки и связаться с экспонентами.

Проверка оплатэкспонентов, составление списка должников, работа с ними на выставке.

Организация работыинформационных стендов на выставке, обеспечение их информацией и рекламной иполиграфической продукцией. Оснащение стенда.

Проверка готовностирекламной и полиграфической продукции, при необходимости оперативный заказнедостающих материалов.

Оформление выставочногокомплекса изнутри и снаружи, символикой мероприятия. Баннеры и стойки привходе, внутри.

Организация навигации повыставке – размещение указателей и надписей.


Разработкаи реализация оформления выставочного пространства

 

Элементыхуд оформления выставочного зала

Проведениепресс-конференции, посвященной открытию выставки, других РR акций, работа соСМИ.

Формирование папокэкспонентов, пресс-наборов для распространения на выставке.

Инструктаж наемногоперсонала на выставке, распределение обязанностей: работников информационныхстендов, координаторов, промоутеров, технического персонала и т.д.

Проведение анкетированияи опросов экспонентов и посетителей выставки. Профессиональное проведениестатистических и социологических исследований важно для выставочногомероприятия по нескольким причинам: правильный сбор и обработка статистическихданных имеют решающее значение для международного признания выставочногопроекта, данные статистических исследований служат для организаторов выставкируководством к корректировке своих стратегий, данные исследований используютсяв отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационныеписьма, рекламные буклеты и т.д.), маркетинговые обзоры по рынку коммерческаяинформация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышаетпривлекательность последней, динамика маркетинговой информации за ряд лет даетпредставление о новых тенденциях рынка, а, следовательно, новых потенциальныхразделах выставки и ее деловой программы. Объектом исследований выступаютпосетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для каждой группыразрабатывается свой тип анкет. В международных организациях и союзахсуществуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей,поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентовсектор экономики, полномочия, функции и т. д.). Также в анкету можно включитьвопросы касающиеся следующих оценок:

— цели участия ввыставке,

— оценка выставки(экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналыинформирования о выставке

— оправдание результатови ориентация на участие в следующей выставке

Статистическиеисследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационныхформ) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерныхсистем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервьюПрименяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкетприглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном, выдача бэйджа на постоянноепосещение выставки, выдача информационных материалов выставки (программа,путеводитель) либо сувенирной продукции. В нашем случае предусмотрены анкетыдля посетителей, которые раздают промоутеры, анкеты снабжены номерами, которыеучаствуют в розыгрыше призов. Более краткие анкеты предусмотрены напригласительных билетах, в виде отрывных купонов. Анкетирование экспонентов ипотенциальных экспонентов происходит путем индивидуальных бесед.

программа мероприятия,информационные материалы выставки, сувенирная продукция

Накануне заездадополнительная проверка застройки выставки.

На заезде экспонентов, координациязавоза оборудования, выдача аккредитации и информационного пакета: каталогвыставки, рекламный буклет, бэйджи, информация о предстоящих мероприятиях,информация о деловой программе, сувенирная продукция.

Проведение фуршета дляэкспонентов и VIP гостей выставки.

В течении всех днейвыставки необходим строгий контроль за состоянием стендов и оборудованием и другимитехнические вопросами выставки.

Контрольза работой наемного персонала

Контроль надфункционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне.

Переговоры с экспонентамипо предстоящим проектам, для более эффективного проведения последующихмероприятий.

Организация фото и видеосъемки, т.к. все эти материалы пригодятся для формирования пост материаловвыставки.

Демонтаж выставки, 20-гофевраля после закрытия выставки для посетителей. Продолжение демонтажа на следующийдень. Необходимо строго слелить за вывозом оборудования и оплатами экспонентов.К моменты выезда должников оставаться не должно.

Заключительныйэтап

Подведение итоговвыставки: подготовка итоговых документов по договорам с администрацией павильонаи генеральным застройщиком. Окончательная сверка и оплата.

Договор на следующий годс выставочным павильоном и застройщиком. Заключение договоров по договоренностямна выставке с экспонентами.

Подготовка Официальногоотчета дирекции: экспозиционная информация (фото материалы); общиеколичественные показатели, отраслевая и географическая структура участников ипосетителей, др., отчет о мероприятиях деловой, презентационной программы, отчето рекламно-информационном сопровождении проекта, результаты статистического исоциологического исследована по выставочному проекту, приложения.

Данные отчетаиспользуются в кампании по продвижению следующей выставки (пресс-релизы, СМИ,рекламная полиграфическая продукция), являются итоговым отчетным документов дляпартнеров по организации выставки и органов, обеспечивающих ее поддержку. Подготовкаразнообразных пост релизов для СМИ, рассылка и контроль за их публикацией.


Заключение

Современная выставкамногоуровневый инструмент маркетинга, площадка, где экспонент можетодновременно рекламировать, продавать свою продукцию и формировать образ своейфирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния иперспектив развития отрасли. На организаторов ложиться непростая задачапредусмотреть все нюансы проведения мероприятия, для комфортной работыэкспонентов и партнеров. В данной работе учтены практически все моменты, такили иначе необходимые при проведении выставки данной тематики.


Список литературы

1.        Гольман И.А.Рекламное планирование. Рекламные технологии. Организация рекламнойдеятельности — Москва. Издательство «Гелла-принт». 1996.

2.         Картер Г.Эффективная реклама — Москва. «Прогресс». 1991.

3.        Критсотакис Я.Г.Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации — Москва. 1997.

4.        Назаренко Л.Ф.Выставка как инструмент маркетинга — Москва. 1997.

5.         Панкратов Ф.Г., Серегина Т.К.,Шахурин В.Г. Рекламная деятельность — Москва. 1998.

6.        Стровский Л.Е.Основы выставочно-ярмарочной деятельности. – Москва. 2005.

еще рефераты
Еще работы по маркетингу