Реферат: Методика та порядок проведення презентацій

Методиката порядок проведення презентацій

Презентація- суспільне подання чого-небудь нового, що недавно з’явилося, створеного,наприклад: книги, журналу, кінофільму, телепрограми, організації. Отже,презентація є подання громадськості чогось нового, з певними цілями.

Презентаціїбувають наступних видів:

·    Презентація громадської організації (фірми, акціонерноготовариства, корпорації й т.п.).

Цілямитакої презентації є: створення іміджу фірми серед ділових кіл, створення абовідтворення сприятливого образа фірми, реклама ім'я фірми. По суті своєї такапрезентація є частиною рекламної кампанії організації.

·    Презентація товару.

Цілітакої презентації: створення знання про нову марку, товар або послугу націльовому ринку, ознайомлення споживачів з новими можливостями товару, розкладумагазина й т.д., досягнення переваги марці й т.п.

· Презентація проекту.

Цільцього виду презентації — інформування людей про який-небудь проект, визначеннязворотної реакції до проекту, пошук зацікавлених у підтримці розробки йреалізації проекту. Цей вид презентації найбільш вимогливий до форми подачі,змісту й підготовці, тому що припускає переконання аудиторії в необхідностіздійснення розробки або втілення проекту.

*     Презентація обсягу й змісту виконаних робіт (звіт).

Ціль- ознайомити, надати певній вузькій групі людей результати робіт. Такапрезентація менш вимоглива до виконання певних правил підготовки й цілком можебути спонтанною, якщо необхідні дані у вас під рукою й утримуються в повномупорядку.

*     Презентація плану майбутніх робіт.

Такапрезентація аналогічна попередньому виду презентацій, тільки об'єкт тутмайбутні роботи організації або особистості. Цілями її можуть бути:інформування певного кола осіб про намічені роботи, опис намічених робіт зметою підтвердження об'єкта презентації критичному аналізу й зміні [2, c.90].

Презентатор.Це, звичайно, особа, що передає повідомлення. Для більшості усних презентаційвиступаючий — центральна фігура, він несе повну відповідальність за результатпрезентації. Тому дуже важливо, щоб презентатор тонко розумів динамікукомунікаційного процесу й вільно володів прийомами активного спілкування.

Повідомлення.Це, безпосередньо та інформація, що презентатор передає аудиторії.

Аудиторія.Це, особи, які були запрошені на презентацію. Їхній склад і число визначаєтьсяорганізаторами презентації заздалегідь [3, c.45].

Крокипо підготовці та проведенню презентації наступні:

1.Планування презентації.

2.Аналіз складу, мети, характеру й стану аудиторії.

3.Компоненти презентації.

4.Вибір, розробка варіантів використання демонстраційно-наочних матеріалів.

5.Безпосередньо підготовка до мови: написання тексту, плану, підготовка наочнихматеріалів.

6.Підготовка до відповідей на питання з аудиторії.

7.Вибір місця проведення презентації.

Плануванняє необхідною частиною процесу презентуваня. План є каркасом наступних дій,проектом, що збирає фактори в пучок, навколо якого відбудеться самапрезентація.

Створюючиплан презентатор добуває інформацію й формує свіжі ідеї, необхідні як дляпідготовки, так і для проведення презентації [2, c.98].

Змінні,що складають планування:

·     Частота (як часто проводилися презентації по цій темі, передподібним типом аудиторії, у цих тимчасових рамках, у цьому місці).

·     Знайомство (планування залежності від рівня знайомствапрезентатора з аудиторією й предметом).

·     Походження (на планування впливає походження запиту напрезентацію).

·     Представництво (визначення чи проводиться презентація кимось,сприйманим аудиторією як приватна особа або представляющим якесьспівтовариство).

·     Тип (зовнішні, внутрішні, що просувають, інформаційні, висхідні йспадні).

·     Зміст

·     Природа презентаційної події

·     Потенційна вигода (вигода — це те, що презентатор або організаціязбираються витягти у випадку успіху презентації) [5, c.66].

Цільдопомагає визначити форму, зміст і стиль презентації, а також рівень взаємодіїаудиторії із презентатором.

Ціліможуть бути:

*     Мотивування або розвага.

Колинамагаєшся кого-небудь розважити, то в основному презентація складається зі звичайноїмови.

*     Інформування або аналіз.

Колиціль нашої мови інформування або надання аналізу, те така презентаціяпередбачає взаємодію з аудиторією. Найчастіше така презентація являє собоюзбори певної групи людей з метою прослуховування документа. Післяпрослуховування присутні задають питання на розуміння й уточнення деяких даних.Презентації такого роду дуже часто використовуються в більших компаніях длямоніторингу стану фінансів компанії й т.д.

*     Переконання або запрошення до співробітництва.

Звичайнопрезентація починається з надання інформації про обговорюваний об'єкт, щобаудиторія зрозуміла ясніше про що мова йде, потім ми починаємо надаватиаргументи на користь нашої точки зору й намагаємося схилити присутніх допотрібних для нас дій. Така презентація найбільш вимоглива до допоміжнихоб'єктів і якості мови. Крім того необхідно бути досить гнучким і чудовопочувати ситуацію особливо у випадку непередбаченого плину обставин.

Найчастішепрезентації використовують трохи з перерахованих цілей одночасно [2, c.100].

Яктільки ми поставили цілі для нашої презентації, необхідно приступитися доаналізу аудиторії.

Аудиторія- це ще один базовий елемент нашої презентації й тому що саме для аудиторіїпрезентація й робиться, і саме аналізу аудиторії необхідно приділити особливезначення.

Дляпочатку треба визначити розмір аудиторії. Очевидно, що маленькі групи найбільшзручні для бурхливого обговорення й переконання. Але коли в групі більше 12чоловік нормальні обговорення стає неможливим.

Залежністьрозміру аудиторії від цілей пряма: чим менше цілі припускають участь аудиторіїв презентації, тим більше може бути розмір аудиторії й тим менше значення моженадаватися якості людей, що прийшли на презентацію.

Такожнеобхідно зіставити іншу потрібну інформацію про аудиторію. От деякі питання наякі бажано знати відповіді перед презентацією:

Чибуде аудиторія в основній своїй масі дружня, байдужна або противна нашій точцізору?

Читурбують їхньої теми, через які ми хочемо переконати їх взяти участь уконкретній дії?

Якийв аудиторії рівень розуміння, освіченість?

Скількивони знають про те, що ми збираємося їм піднести?

Чизнають вони нас?

Чиповажають вони нас?

Відповідіна ці питання допоможуть нам вибрати кращий шлях для проводження ефективноїпрезентації [3, c.104].

Розробкастратегії розгортання виступу складніше, ніж написання документа. Якщо не зробитипрезентацію легкою для розуміння, можливо аудиторія не відреагує на неїпотрібним образом і ми можемо втратити потенційний вигідний контракт абоінвестора у проект, тому що вони можуть просто не зрозуміти або прослухативажливі пункти нашого виступу.

Длямаксимальних ефектів і досягнення намічених цілей, після аналізу аудиторіїнеобхідно приступитися до розробки плану мови або презентації надаючи цьомунітрохи не менше значення.

Першийкрок — це визначення головної ідеї, навколо якої й буде будуватися презентація.

Головнаідея повинна бути пов'язана з об'єктом і повинна служити стрижнем, на якийкожний присутній повинен нанизувати одержувану інформацію.

Це подібнорекламному девізу, що нагадує покупцеві про достоїнства рекламованого продукту.Мета — розробити таку головну ідею, щоб зробити презентацію цікавою дляаудиторії й зробити об'єкт презентації для присутніх таким же цікавим, як вінцікавий презентатору.

Здобре розробленою головною ідеєю виступу, можна приступити до планування часу йструктури виступу.

Структура,що затверджується для виступу, повинна бути пов'язана з метою, аудиторією,предметом презентації й від відведеного для виступу часу.

Якщоу презентатора 10 хвилин або менше для виступу, необхідно організувати йоготак, щоб умістити основні пункти, отже воно буде схоже на коротку витримку зповної, розгорнутої презентації.

Більшедовгі мови й презентації повинні бути організовані як звіти.

Якщомета — розважити, мотивувати або інформувати, використовується природнийпорядок залежно від об'єкта, твердої структури отут бути не може.

Якщож ціль — аналізувати, переконувати або схиляти до співробітництва організуєтьсяпрезентація навколо основних аргументів, думок.

Використовуєтьсянатуральний порядок якщо аудиторія дружньо настроєна, сприйнятлива й навпаки — підходити до основних аргументів акуратно, якщо почувається опір аудиторії [4,c.90].

Довжинавиступу або презентації часто строго обмежена. Тому що поряд з нами повиннівиступати інші оратори, крім того в самих слухачів є безліч інших справ, миповинні навчитися урізати дані таким чином, щоб залишати саме головне,заощаджуючи при цьому свій час і час своїх слухачів.

Яктільки розпланована сама мова, можна більш акуратно спланувати необхідний дляпрезентації час.

Середнійоратор говорить зі швидкістю 100-125 слів у мінуту. Припустімо, що нам требарозповістсти про три основні пункти. У десятихвилинній доповіді, можнавитратити 2 хвилини на поверхневе пояснення кожного пункту, зробивши вступ івисновок по мінуті довжиною. У годиній доповіді вступ може зайняти 5 мінут.Наступні 30-40 мінут будуть містити більше докладну інформацію про кожне зпунктів доповіді (по 10-14 хвилин на одну тему). Висновок може зайняти від 3 до5-ти хвилин. Ще залишилися 10-20 хвилин, що будуть зарезервовані під питання заудиторії [5, c. 78].

Іншийважливий елемент підготовки й планування презентації — вибір підходящого стилю.Всі знову ж залежить від цілей, характеру мови й аудиторії, бюджету, часувідпущеному на підготовку. Якщо зміст мови формальний: звіт про проробленуроботу або фінансовий стан фірми, то й стиль самого виступу повинен бути таким.

Загалом,якщо всі присутні нам знайомі і їхня кількість невелика, то дозволяється трохивідступити від формального характеру мови для більше кращого сприйняття.

Зіншого боку, якщо презентатор говорить з величезною аудиторією незнайомих людейі сама презентація дуже важлива, то повинна встановлюватися більш формальнаатмосфера.

Можнапосадити людей у ряди. Показувати їм слайди й короткі фільми, щоб підтриматизміст нашої мови. Використовувати докладний план виступу. Формальністьдосягається також установленням дистанції між презентатором й аудиторією: якпсихологічної так і фізичної.

Підготовкадо більшості виступів дуже схожа на написання формального звіту, щоправда, зоднією різницею — необхідно реорганізувати текст для усної презентації. Цеодночасно й труднощі й нова можливість [6, c.122].

Можливістьукладена у взаємодії між виступаючим і аудиторією. Коли говориш із групоюлюдей, це одночасно й передача їм інформації й одержання її від аудиторії. І,як наслідок, результат цього, використання одержуваної в процесі презентаціїінформації, редагування мови вже в процесі виступу. Замість того, щоб простопредставляти аудиторії свої ідеї, можна презентувати їм їх же ідеї абовикористовувати їх для взаємного компромісу. У презентатора є також можливістьреагувати на міміку й жести аудиторії.

Спілкуванняз аудиторією припускає гнучкість, і чим більше передбачається взаємодія, тимбільше гнучким треба бути й тем уважніше стежити за ходом презентації.

Місцепроведення презентації — один з головних факторів, що впливають на її хід ірезультат. Тому краще вибрати обстановку, що підходить для даної презентації[7, c.190].

Обстановкуна презентації створює встаткування й розташування місць слухачів. Розташуваннямісць повинне бути:

·     зручним для публіки

·     служити цілям презентації

·     підходити для потреб доповідачів.

Напланування розташування слухачів і встаткування впливають наступні фактори:

·     кількість присутніх

·     склад публіки

·     робочий простір

·     взаємодія слухачів один з одним

·     тривалість презентації

·     столи

·     проходи

·     оглядовість

·     відкриті простори й т.д.

Наякість презентації впливають також зовнішні умови:

·     висвітлення

·     температура

·     якість повітря

·     шуми й т.д [7, c.196].

Важливиммоментом у підготовці та проведенні презентації є наочні матеріали, які допомагаютьяк виступаючому, так і публіці запам'ятати основні пункти виступу. Більшістьпрезентацій містять у собі використання наочних матеріалів.

Вониподобаються як і професійним ораторам оскільки допомагають переконати публіку усвоїй точці зору й допомогти їй запам'ятати основні моменти, так і новачкам,оскільки відволікають увага слухачів від фігури оратора.

Існуютьдва основних типи наочних матеріалів:

·    Текстові.

Допомагаютьслухачеві стежити за ходом розгортання аргументів. Використовують зоровупам'ять аудиторії, допомагаючи при цьому в запам'ятовуванні.

·    Графічні.

Ілюструютьголовні пункти виступу, створюють образи, впливають морально й створюють більшеглибоке й ґрунтовне враження від презентації. Допомагають у запам'ятовуванні [4,c.101].

Яктекстові, так і графічні наочні матеріали повинні бути досить прості, тому щоглядачі не можуть одночасно й слухати оратора й аналізувати й сприймати складнінаочні матеріали.

Текстовіповинні складатися не більш ніж із шести рядків, не більш, ніж із шістьомасловами в рядку. Вони повинні бути наочні: написані більшими буквами й зкористуванням порожнього простору між ними.

Графічнізвичайно являють собою діаграми, графіки, малюнки, схеми. Графічні матеріалиповинні бути спрощеною версією аналогічних у документах. Щоб допомогтиаудиторії зрозуміти призначення матеріалу короткий його зміст повинен бути тамнаписаний.

Візуальнадопомога для документів обмежена папером, але коли робиться презентація вибірзасобів для візуалізації ідей досить широкий і, завдяки технічному прогресу,постійно розширюється.

Отдеякі з них:

1.Тексти.

2. Дошки.

3.Діаграми.

4.Проектори.

5.Слайди.

Іншізасоби ілюстрування мови: аудіозаписи, короткі тематичні відеофільми,комп'ютерні презентації й інші результати технічного прогресу, теж можутьвикористовуватися в презентації, але слід зазначити, що вони вимагаютьспеціального устаткування й професійній підготовці матеріалів [3, c.88].

Списоквикористаних джерел

1.   Алёшина И. Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетологов.- М.: «ГНОМ-ПРЕСС»,2003. – 256 с.

2.   Антипов К.В., Баженов Ю.К. Паблик рилейшнз для коммерсантов. — М.,2000. — 132с.

3.   Бражник В.В. Как успешно провести презентацию? – Томск: Новый век,2005. — 241с.

4.   Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент. — СПб: Изд-воБуковского, 1995. -267с.

5.   Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бизнес-коммуникации. Стратегии инавыки. -СПб.: Питер, 2001.-688 с.

6.   Мороз О.Д. Менеджмент коммуникаций. – Красноярск: Прима, 2008. –320с.

7.   ПР технологии в гостиничном бизнесе. / Под ред. Шолоха Ф.С. – М.:Новое знание, 2003. – 231с.