Реферат: Информационно-учетная система малого бизнеса. Виртуальный магазин

Министерство образования РоссийскойФедерации

Камышинский технологическийинститут(филиал)

Волгоградского государственноготехнического университета

ФАКУЛЬТЕТ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

КАФЕДРА АСОИУ

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Разработка иэксплуатация информационных систем».

Тема:Информационно-учетная система малого бизнеса.

Виртуальный магазин.

Выполнил:

студент ак. гр. КАС-991

АлександрЕжов.

Проверил:

доценткафедры АСОИУ В.И. Кручинин.

Камышин 2002г.

ВВЕДЕНИЕ

Что делает предприятие успешным на рынке? Высокоекачество продукции, умение донести информацию о продукте до потребителя иэффективная система сбыта. Предположим, что первые два условия выполнены,остается — наладить успешный процесс продаж. Его составляющие также известны — структурное подразделение, решающее задачи сбыта, квалифицированный персонал вэтом подразделении, действующая система материальных и моральных стимулов итехнология сбыта.

Как показывает практика, именно с технологией сбыта вроссийских компаниях дело обстоит особенно плохо. Умение продавать считаетсясегодня чуть ли не искусством, даром свыше. Поэтому удачливых продавцов ценят,в их работу предпочитают не вмешиваться, а основная часть сотрудников отделапродаж сменяется с регулярностью, достойной удивления. Деятельность отделапродаж выглядит как «черный ящик», где на входе — множество контактовс потенциальными клиентами, а на выходе — тот или иной финансовый результат.

Во многих компаниях встречаются проблемы сбыта,которые мешают эффективно работать отделу продаж, и не исчезают даже с подборомхороших продавцов. Решить их можно только путем автоматизации процесса продаж.

В узком и технологическом смысле, под электроннымбизнесом ранее понималось использование информационных технологий (в первуюочередь связанных с Интернетом) для организации взаимодействия предприятия свнешней средой, включая поставщиков, потребителей, партнеров и т.д. При такомподходе электронный бизнес выступает, прежде всего, как достаточно сложнаяприкладная информационная система. Более широкий, или концептуальный, подходрассматривает электронный бизнес как способ предпринимательства, способствующийдостижению стратегического успеха в новую информационную эпоху. При такомпонимании электронный бизнес отнюдь не сводится к информационным технологиямили активности в Интернете. Он затрагивает все аспекты бизнеса, включаястратегию, процессы, организацию и технологию, и выводит его далеко засложившиеся границы.

Целью данной работы будет разработка информационно-учетнойсистемы малого бизнеса. Виртуальный магазин.

ОПИСАНИЕПРОБЛЕМЫ

Возможность научить всех сотрудников продавать так,как умеют лишь немногие, кажется руководителю наилучшим, но трудно реализуемымрешением.

Здесь на помощь приходит опыт десятков успешныхкомпаний, отраженный в системах автоматизации взаимоотношений с клиентами илиCRM-системах (Customer Relationship Management). CRM-системы с успехомприменяются там, где происходит персональный контакт продавца с клиентом, а накаждого сотрудника отдела продаж приходится от 25 до 3000 потенциальныхклиентов. CRM-системы повышают эффективность организации взаимоотношенийкомпаний с клиентами, поставщиками, деловыми партнерами, контролируют процесспродаж и деятельность сотрудников, работающих с клиентами. Часть из этихпреимуществ CRM,постараемсяреализовать.

«Помнитьо каждом клиенте».

Одна из проблем, связана с плохой организацией ипотерей данных о клиентах и контактах с ними. Эта проблема актуальна и дляотдельно взятого продавца, и в целом для компании. Типична ситуация, когдакаждый продавец имеет свою собственную клиентскую базу, в меру своихспособностей организует работу с этими клиентами, делает какие-то записи всвоих записных книжках и блокнотах или, в лучшем случае, используя таблицы Wordили Excel. В такой ситуации компания полностью зависит от своих сотрудников ине застрахована от потери клиентской базы или информации о контактах, когда продавецпокидает компанию или просто уходит в отпуск.

Решение, которое предлагает эта система для компании,основывается на организации единой базы данных о клиентах в форме наборакарточек. В них, начиная с первого контакта, заносится вся информация о клиентах,способах связи, характеристики клиентов, касающиеся их личных предпочтений,источник их информации о продукте, личные впечатления от контактов клиентов скомпанией. Помимо сбора информации о клиентах и рынке, система обеспечивает иее защиту. Гибкие права доступа, определяемые полномочиями сотрудника,предотвращают намеренное и непреднамеренное искажение хранимой в базеинформации.

Система предоставляет удобное средство для веденияклиентской базы, фиксации всех этапов своих отношений с клиентами, результатовпродаж или иных сделок, заключенных договоров, а также инструменты дляпланирования и организации своей деятельности. Система сама контролируетвыполнение планов по контактам с клиентами и напоминает сотрудникам онеобходимости проведения соответствующих работ.

Такой механизм ведения базы данных, а такжевозможность специалистам маркетингового отдела планировать работу не только длясебя, но и для своих коллег, решает другую проблему компании — согласованиеработы нескольких сотрудников отдела, а иногда и разных отделов компании, содним клиентом. Система автоматизации позволяет компании не попадать вситуации, когда правая рука не ведает, что творит левая.

Руководитель компании, работая с системой, в любоймомент может получить точные данные об объемах продаж, представленные в любом,необходимом ему разрезе — по отделам, группам товаров и другим признакам.

Рассмотрим задачу формирования информационной системы.

Виртуальный магазин – это организация, функционирующая24 часа в сутки 7 дней в неделю. Круг клиентов теоретически не ограничен.

Как же функционирует эта организация внутри?

Организация выполняет работы по заказам с клиентами.Это покупка клиентом какого-либо товара на виртуальной торговой площадке фирмыв Интернет.

Для выполнения работ, клиенту достаточно толькооформить заказ установленного образца и подтвердить покупку. Все остальное, делофирмы. У фирмы имеется своя служба, которая занимается анализом рынка иснабжением склада организации необходимым товаром, служба доставки товараклиенту, служба учета клиентов для координации выполнения работ по заказу клиента.

Такую расширенную деятельность фирмы (большое кол-воклиентов и наименований товаров),связанную с учетом и быстрой реакцией на событие, позволяет поддерживатьинформационная система. Эта система, позволяет иметь реальную картинупоступлений заказов и их выполнение, запаса товаров и спроса.

В курсовой работе мы попытаемся автоматизировать лишьмалую часть этого процесса — обработку заказа.

АНАЛИЗСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

Фирма имеет ОТДЕЛ УЧЕТА КЛИЕНТОВ. Специалисты этогоотдела обеспечивают взаимодействие фирмы и клиента, так же производитсякоординация выполнения работ то заказу клиента. Принимается заказ от клиента,который регистрируется (на каждого нового клиента оформляется регистрационная карта клиента, вкоторой указываются данные о клиенте и сделанных им заказах) и направляетсязапрос на СКЛАД «о наличии заказанного клиентом товара». На складе не важнафамилия клиента, поэтому достаточно лишь наименования товара и ID(номера) клиента. ID(номер) принадлежит каждому клиенту поэтому по немуего можно идентифицировать. Ответ со склада о наличии товара так же имеет ID(номер) клиента которому принадлежал запрос. Затемответ о наличии товара отсылается клиенту, который подтверждает или отменяетзаказ. Подтвержденный заказ попадает в ОТДЕЛ УЧЕТА КЛИЕНТОВ, откуда он попадаетна склад, где в этот раз оформляется расходный ордер на заказанные товары ирасход регистрируется в карточке, которая существует на каждый товар. Товарвместе с расходным ордером отправляется в ОТДЕЛ РАССЫЛКИ. В ОТДЕЛ РАССЫЛКИ заранее, как только полученоподтверждение на заказ, из ОТДЕЛА УЧЕТА КЛИЕНТОВ пересылаются полные данные оклиенте и заказе. Заказ отправляется клиенту. В ОТДЕЛ УЧЕТА КЛИЕНТОВотправляется подтверждение об отсылке заказа, которое регистрируется в карточкеэтого клиента.

Непременным условием развития или существования фирмыявляется получение оперативной информации. Такая информация стекается в ОТДЕЛМАРКЕТИНГА. Здесь происходит анализ рынка, контакты споставщиками. Информация о рынке из аналитического отдела предоставляется вотдел РУКОВОДСТВО, где руководством принимаются управленческие решения.

ОПРЕДЕЛЕНИЕОСНОВНЫХ ТРЕБОВАНИЙ К ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ

Сначала нужно определить требования, предъявляемые кпроектируемой информационной системе.

Прежде чем приступить к проектированию, попробуемпредставить себе – «Чем будут заниматься отделы в организации?»

Реальным учетом на предприятии занимается только ОТДЕЛУЧЕТА КЛИЕНТОВ. Более того, данные, хранящиеся здесь, являются оперативными.Вся логическая часть выполняется ИС автоматически. Все остальные занимаютсялишь составлением учетных ФИКСИРУЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ, которые так же поступают вОТДЕЛ УЧЕТА КЛИЕНТОВ и фиксируются в карточке клиента. Поэтому оказывается, чтотекущую картину в организации можно видеть в любой момент. Отсюда ОТДЕЛМАРКЕТИНГА может брать информацию в готовой для него форме (сводка). Емуостается только составить план.

На этапе внедрения ИС нужно предусмотреть мероприятияпо обучению персонала и по созданию должностных инструкций. Должностныеинструкции должны создаваться с учетом рекомендаций разработчиков ИС, обучениеперсонала должны выполнять разработчики ИС.

ВЫДЕЛЕНИЕУЧАСТКОВ АВТОМАТИЗАЦИИ И ПЛАНИРОВАНИЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

1.

ОТДЕЛ УЧЕТА КЛИЕНТОВ. Предполагается организация учетаклиентов, поступление и фиксация внутренних уведомлений. Для организации работдостаточно одного рабочего места (АРМ-отдел учета клиентов).

2.

СКЛАД. Предполагается организация учета поступлений ивыдача товаров. Для организации работ достаточно одного рабочего места(АРМ-склад).

3.

ОТДЕЛ ДОСТАВКИ. Предполагается организация доставкитоваров клиентам. Для организации работ достаточно одного рабочего места(АРМ-отдел доставки).

4.

ОТДЕЛ. МАРКЕТИНГА. Анализ текущих событий на фирме.Для организации работ достаточно одного рабочего места (АРМ – отдел маркетинга).

5.

РУКОВОДСТВО. Выработка управленческих решений. Дляорганизации работ достаточно одного рабочего места (АРМ-руководство).

АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

СКЛАД

ОТДЕЛ ДОСТАВКИ

ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА

РУКОВОДСТВО

ОТДЕЛ УЧЕТА КЛИЕНТОВ

(База данных)

КЛИЕНТ

1.

Заказ от клиента.

2.

Запрос о наличииданного товара на складе.

3.

Уведомление оналичии товара на складе.

4.

Уведомление оналичии товара и запрос, — «Подтверждает ли клиент заказ?».

5.

Уведомление оподтверждении заказа.

6.

Уведомление овыполнении поступившего запроса.

7.

Пересылка товараклиента в отдел рассылки. Расходный ордер.

8.

Данные о клиентеи его заказе.

9.

Отправка товараклиенту.

10.

Подтверждение отправки товара.

D. Данные осделанных заказах.

R. Руководство.

Информация, участвующая в проектируемой технологииявляется оперативной:

— складская картотека;

— картотека отдела учета клиентов.

Структурировать информацию и спроектировать размещениеможно так:

ID(номер) клиента

Картотека отдела учета клиентов

Картотека склада

рассылка

Номер заказа

в обозначении типа данных использованы операторы языкаС++ — обозначены в скобках { }.

ТипданныхDataTime:

ТипданныхRegistTime:

struct RegistTime

{int RData;

int RTime;

bool SetRegDataTime(void);

};

struct DataTime

{int Data;

int Time;

bool SetDataTime(void);

};

ТипданныхOutSend:

struct OutSend

{int x =1; // почта

int y=2; // курьер

intz=3; // самовывоз

};

В «регистрационной карте клиента» указывается:

— ID(номер)клиента; [1]{longint}

— фамилия, имя, отчество; [2]{unsignedchar[100]}

— дата и время регистрации; [3]{RegistTime}

— номер заказа; [4]{longint}

— наименование товара; [5]{unsignedchar[200]}

— способ оплаты; [6]{longint}

— способ доставки; [7]{longint}

— цена; [8]{longdouble}

— количество; [9]{longint}

— стоимость заказа; [10]{longdouble}

— выполнен ли заказ; [11]{bool}

— дата и время заказа. [12]{DataTime}

После получения заказа, создается запрос на СКЛАД дляповерки наличия заказанного товара на складе:

-

ID(номер)клиента; [1]{longint}

-

наименованиетовара; [5]{ unsignedchar[200]}

Со склада ответ на запрос:

— ID(номер)клиента; [1]{longint}

— наименование товара; [5]{unsignedchar[200]}

— Есть/Нет; [13]{bool}

отсылается в ОТДЕЛ УЧЕТА КЛИЕНТОВ, откуда ответ оналичии товара на складе отсылается клиенту:

— ID(номер)клиента; [1]{longint}

— наименование товара; [5]{unsignedchar[200]}

— фамилия, имя, отчество клиента; [2]{unsignedchar[100]}

- цена; [8]{longdouble}

— количество; [9]{longint}

— стоимость заказа; [10]{longdouble}

— Есть/Нет; [13]{bool}

После подтверждения запроса клиентом на складнаправляется «уведомление оподтверждении заказа»:

— ID(номер)клиента; [1]{longint}

— наименование товара; [5]{unsigned char[200]}

— количество; [9]{longint}

— цена; [8]{longdouble}

— стоимость заказа. [10]{longdouble}

На складе заказ регистрируется в карточке наконкретный товар, в которую заносятся данные:

— ID(номер)клиента; [1]{longint}

— количество; [9]{longint}

— цена; [8]{longdouble}

— стоимость заказа; [10]{longdouble}

— дата и время заказа. [12]{DataTime}

После этого заказ отправляется в ОТДЕЛ РАССЫЛКИ. Тудаже отправляется расходный ордер:

— ID(номер)клиента; [1]{longint}

— количество; [9]{longint}

— цена; [8]{longdouble}

— стоимость заказа; [10]{longdouble}

— дата и время заказа. [14]{DataTime}

В отдел рассылки так же направляется из отдела учетаклиентов «данные о клиенте и его заказе»:

— ID(номер)клиента; [1]{longint}

— номер заказа; [4]{longint}

— фамилия, имя, отчество; [2]{ unsignedchar[100]}

— способ оплаты; [6]{longint}

— способ доставки. [15]{OutSend}

Клиентуотправляется товар с «накладной на товар»:

— ID(номер)клиента; [1]{longint}

— фамилия, имя, отчество; [2]{ unsignedchar[100]}

— номер заказа; [4]{longint}

— наименование товара; [5]{unsigned char[200]}

— способ оплаты; [6]{longint}

— способ доставки; [15]{OutSend}

— цена; [8]{longdouble}

— количество; [9]{longint}

— стоимость заказа. [10]{longdouble}

Прирассмотрении структуры файлов видны ключи взаимодействия (смысловые ссылки)файлов между собой. Эти ключи определяют информационный процесс, который будетосуществляться при функционировании ИТ.

Главныеключи – это ID(номер) клиента на которыйзаведена его карточка и номер заказа, зафиксированный в его карточке.

Появляетсягарантия, что система не будет содержать данных не связанных логически состальной информацией. За счет ключей обеспечена любая выборка информации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

От автоматизации процесса продаж, в первую очередь,выигрывает отдел маркетинга. Сбор информации о клиентах и рынке выполняетсяавтоматически сотрудниками компании во время работы, не отвлекая их отвыполнения их непосредственных задач. На основе собранной информации системапозволяет анализировать процессы и результаты сбытовой деятельности компании,планировать рекламные и других маркетинговые акции и оценивать ихэффективность, определять целевые сегменты рынка и рассчитывать ихперспективность.

Таким образом, при использовании системы все работникикомпании, от менеджера по продажам до генерального директора, действуют вединой информационной среде. Наличие этой среды позволяет скоординироватьусилия, направленные на проведение активной, продуманной сбытовой политики.

Ростпродаж вдвое — не чудо, а закономерность. С введением автоматизированной системы производительность работы попродажам увеличивается в несколько раз (по сравнению с обыкновенным магазином).Если раньше каждый из магазинов мог работать только с несколькими сотнямиклиентов, то теперь одновременно будет держать контакт с несколькими тысячами клиентов.Более того, если обычно из десяти контактов компании и потенциального клиентапри персональных продажах успехом, то есть именно продажей, заканчиваетсятолько один, а остальные клиенты, уже информированные о товаре или услугекомпании, просто теряются, то с введением автоматизированной системы компанияпланомерно поддерживает с ними контакт и ждет, когда клиент«созреет». К тому же многие клиенты, обращающиеся в компанию, еще неготовы к покупке, а просто хотят получить информации о компании, ее товарах иуслугах и т.п. При следующем обращении такого клиента, предприятию не придетсявновь тратить время на получение его контактной информации, информации, о егопотребностях и т.п.

Компания перестает терять клиентов и больше контактовс клиентами доводится до логического завершения, что приводит к скачкообразномуросту объема продаж. Кроме этого, заметно улучшится и качество работы склиентами. Клиент понимает, что компания имеет у себя информацию обо всехпредыдущих его контактах, что компания знает о его потребностях и проблемах ичувствует себя VIP-персоной.

Источникиинформации.

1.

PCWEEK (RussianEdition). Газета для корпоративныхпользователей информационных технологий. www.pcweek.ru.

2.

www.mcsa.ruраздел «Корпоративныесистемы».

3.

<st1:City w:st=«on»><st1:place w:st=«on»>Enterprise</st1:place></st1:City>Partner. www.epartner.ru.

Корпоративные системы. (Газета для корпоративныхпользователей информационных технологий.)

20марта № 5 2001г.

«Как создавать автоматизированную системууправления организацией?»

(ЗурабПутуридзе.)

ПИСЬМОМНЕ: lynx88@kam-tel.ru