Реферат: Искусство делового письма

ОГЛАВЛЕНИЕ

 TOC o«1-3» h z u Введение… PAGEREF _Toc90138019 h 3<span Times New Roman",«serif»;text-transform:none;font-weight: normal;mso-no-proof:yes">

Глава 1.История делового письма… PAGEREF _Toc90138020 h 4<span Times New Roman",«serif»;text-transform:none;font-weight: normal;mso-no-proof:yes">

Глава 2.Классификация деловых писем… PAGEREF _Toc90138021 h 5<span Times New Roman",«serif»;text-transform:none;font-weight: normal;mso-no-proof:yes">

Глава 3. Видыделовых писем… PAGEREF _Toc90138022 h 6<span Times New Roman",«serif»;text-transform:none;font-weight: normal;mso-no-proof:yes">

3.1. Виды некоммерческих деловых писем… PAGEREF _Toc90138023 h 6

3.2. Виды коммерческих деловых писем… PAGEREF _Toc90138024 h 6

3.3. Электронные письма. PAGEREF _Toc90138025 h 7

Глава 4.Правила оформления и структура деловых писем… PAGEREF _Toc90138026 h 8<span Times New Roman",«serif»;text-transform:none;font-weight: normal;mso-no-proof:yes">

Глава 5.Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции   PAGEREF _Toc90138027 h 10<span Times New Roman",«serif»;text-transform:none;font-weight: normal;mso-no-proof:yes">

Заключение… PAGEREF _Toc90138028 h 12<span Times New Roman",«serif»;text-transform:none;font-weight: normal;mso-no-proof:yes">

Списоклитературы… PAGEREF _Toc90138029 h 13<span Times New Roman",«serif»;text-transform:none;font-weight: normal;mso-no-proof:yes">

Введение

Сдревнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички,берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказатьсвои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовалиделовые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делалпредложения и вел переговорное общение.

Приступаяк составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что этапрактика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидностиофициальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с нейсоздавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

 Деловая переписка – неотъемлемое средствосвязи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именнописьма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

Служебноеписьмо – это обобщенное название различных по содержанию документов,оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другимспособом.

Безпреувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видовслужебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен,корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значити всего предприятия в целом.

Глава1. История делового письма

            Ещев начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документовназываемые «письмовник».

            <span Times New Roman CYR",«serif»; color:black">Предшественниками «письмовников» были «формулярники», известные наЗападе уже в 7 в., а в России – с первой трети 16 столетия (в частности,«формулярники» московской митрополичьей кафедры) – описания реквизитовдокумента, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовникибыли своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Онисодержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборыфраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета иотражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников –«титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул.Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники нерегламентировали.

Для актов, сделок ипрошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и сизображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать напростой бумаге обыкновенного формата.

Требования к почерку былидостаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги,которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовникасоветовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостаткевкуса.

Письма отправляли вконвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывалитолько записки и редко письма, все остальное сургучом.

Облатки былиразноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся в трауре,запечатывал письмо только черным сургучом.

<span Times New Roman CYR",«serif»">Всоветское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережитокбуржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовойцензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденциинедооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства нетребовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, малокто обращал внимание эпистолярный этикет.

Глава2. Классификация деловых писем

Деловые письмапредставляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решениямногочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой икоммерческой деятельности. Деловое письмо — всегда официальное сообщение.Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вотпочему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключаетнеобходимости почтового отправления.

Существует нескольковидов классификации деловых писем, в основе их лежат различныеклассификационные признаки.

По функциональномупризнаку письма можно разделить на две группы:

—  письма, требующие письма-ответа(письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.).Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилосьпричиной для переписки.

— письма, не требующиеписьма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение идр.).

            По структурным признакам деловые письма делятся нарегламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированноеписьмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций иреализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированноеделовое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в видеформально-логического повествования или этикетного текста.

По тематическому признакупроводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией.Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовыеи все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией,а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится ккоммерческой корреспонденции.

По признаку адресатаделовые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмонаправляется из одного источника в несколько адресов.

По композиционнымособенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные.Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное — несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипныеаспекты — просьбы, сообщения, предложения.

Глава3. Виды деловых писем3.1. Виды некоммерческих деловых писем

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагаетсякакая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованностьорганизации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лицаединственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лицаединственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительноеписьмо.Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов илиматериальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях,когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение.В данном виде делового письма даетсякакая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны,которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение.Содержит сообщение  о получении какого-либо отправления или отом, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждатьфакт либо действие.

Письмо-напоминание.Направляется в тех случаях, когда неудается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оносостоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которыебудут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когдаорганизация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество илимероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведениямероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражаетсяблагодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийноеписьмо. Составляетсяс целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либоотдельному лицу.

3.2. Виды коммерческих деловых писем

           

Запроси  ответ на него.Данные виды коммерческойкорреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запроспредставляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросеобязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которыхжелательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

Оферта иответ на нее.Вданном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обментоварами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутымиусловиями.

Письмо-претензия(рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя подоговору обязательства и требования возмещения убытков. Она может бытьпредъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Рекламациясодержит:

— основаниядля предъявления претензий;

— доказательствапроизошедшего ущерба;

— конкретныетребования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламацияпредставляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов.Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

В ответе на рекламациюсообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматриваетсяполностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

3.3. Электронные письма

Электроннаяпочта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться вдиалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий какогромные возможности, так и большие трудности из-за специфики веденияэлектронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем неотличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронногописьма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях«зашиты» дата и время отправления и получения сообщения, текст письмаи подпись отправителя, сохраняется строка «Subject» или темасообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функциикоманды Приложение.

Глава4. Правила оформления и структура деловых писем

Обычно служебное письмосостоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка.

В этой части письма слеваразмещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, еепочтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрацииписьма как исходящего документа. Если служебное письмо являетсяписьмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данноеписьмо.

В правой части заголовкаразмещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампаразмещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка можетиметь вид:

— предлог о + сущ. впредложном падеже: «О поставке автомобилей»;

— по вопросу о + сущ. впредложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»;

— касательно + сущ. вродительном падеже: «Касательно заказа на поставку» и т. п.

2. Собственно текстписьма.

Основные особенностиоформления текста письма состоят в следующем.

* Текст служебного письма,как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если онивзаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделенииорганизации-адресата.

* Текст письма, какправило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основаниеили обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиесяоснованием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

* Письма печатаются настандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двухи более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнегополя листа арабскими цифрами.

* Если письмо оформленона бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственногочисла: «прошу...», «направляю...». В остальных случаях текст письма излагаетсяот 3-го лица единственного числа.

* Если к тексту письмапредусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например:Приложение: на <st1:metricconverter ProductID=«10 л» w:st=«on»>10 л</st1:metricconverter>.в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждогодокумента приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

3. Область подписи.

Эта область оформляетсяобычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителемдокумента было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другиереквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левойстороны.

Глава5. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

         К сожалению, составители деловых писем зачастую допускаютмассу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные,синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

            Структурныеошибки.

            Источникомструктурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерноеположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занималопределенное место в логической структуре делового письма и не совпадал сдругим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложнымсистемам мотивировок.

            Синтаксическиеошибки.

—  Ошибки, связанные с неправильным порядком словв предложении.

— Нарушение спецификиупотребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средствомпередачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием.Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяяпредложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами,выраженными сочетаниями слов.

— Ошибки, возникающие врезультате незнания структуры сложного предложения.  Нередко составители деловых писемнеоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требуетпристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все деталиуместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические  построения должны упрощаться. Это можносделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, напримерразбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологическиеошибки.

— Ошибки при употребленииполной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формыимен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полныеимена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются какразговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки.

— Неправильное  использование слов и терминов.

— Неуместное илинеоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов –закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадаютиностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русскийэквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русскийтермин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должнобыть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью иточностью словоупотребления.

— Тавтология. Смысловые повторы,возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова.Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняютее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

— Ошибки в употреблениислов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят оттого, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одномиз  своих значений.

Стилистические помехи.

— Искусственное удлинениеречи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали быустно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядомвстречаются примеры искусственного удлинения речи.  В языке деловой корреспонденции недопустимыслишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятсяописки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеиванияс конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех –небрежность при составлении делового письма.

Заключение

Составление текстаделового письма — всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было — регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающийдостаточно высокий уровень языковой компетентности.  Нельзя научиться писать деловые письмаправильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкомуискусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилейречи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловойкорреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем.  Языковой стандарт в деловой перепискесосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Все это требует отменеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, вэпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслитьи формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится вделовых кругах все больше. 

Русский литературныйязык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфереписьменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными итрафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

Сегодня важно нерастерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважениемотноситься к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма,и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловойкорреспонденции — задача, которая стоит перед сегодняшним и будущимипоколениями деловых людей в России.

Список литературыВеселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с. Загорская, А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 1992. – 247 с. Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: Высш. шк., 1982. – 259 с. Тейлор, К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. / К. Тейлор. – М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 1997. – 176 с. Теппер, Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру / Р. Теппер. – М.: Аудит: ЮНИТИ, 1994. – 231 с.