Реферат: Презентация
МеждународнаяАкадемия Бизнеса и Банковского Дела
Факультет Управления и Финансов
РЕФЕРАТпо курсу “Техника самоорганизации”
на тему: “Презентация: смысл, назначение, содержание”
СтудентаКудерова Максима
1 курса группыУФ-61
специальности060400
финансы и кредит
Тольятти 1996
СОДЕРЖАНИЕ
1. Введение.......................................................................................................................................................................................... 3
2. Обзор литературы потеме........................................................................................................................................... 4
2.1Что такое презентация, ее назначение исмысл.................................................................................. 5
2.2 Подготовка презентации...............................................................................................................................................7
2.3 Анализцели.......................................................................................................................................................................... 7
2.4 Анализаудитории........................................................................................................................................................ 10
2.5 Планирование речи илипрезентации...........................................................................................................14
2.6 Разработка главнойидеи...........................................................................................................................................15
2.7 Распланированиевремени........................................................................................................................................15
2.8 Примеры планировки речи......................................................................................................................................16
2.9 Прогноздлины......................................................................................................................................................................17
2.10 Выборстиля..........................................................................................................................................................................17
2.11 Разработка речи илипрезентации................................................................................................................18
2.11.1Вступление....................................................................................................................................................................18
2.11.2 Основнаячасть..........................................................................................................................................................19
2.11.3 Заключение (the finalsummary)..............................................................................................................20
2.11.4 Период задавания и ответов на вопросы(quetion-and-answerperiod).........................................................................................................................................................................................21
2.11.5 Использование наглядных методов и материалов (visualaids)...............................................................................................................................................................................................21
2.12 Мастерство отличной презентации..............................................................................................................27
2.13 Подготовка к успешнойречи.............................................................................................................................28
2.14 Успешнаяречь.................................................................................................................................................................28
2.15 Ответы на вопросы.......................................................................................................................................................30
3 Мнение авторареферата..............................................................................................................................................33
4.Заключение...............................................................................................................................................................................32
5. Список использованной литературы...............................................................................................................34
1. ВВЕДЕНИЕ
Главным основанием для написания этого довольно объемногореферата является выполнение штрафной работы по курсу “Техника самоорганизации”как одно из получения зачета по курсу.
Соотвтственно целями выполнения этой работы являются:
Выполнение штрафной работы.
Закрепление материала по курсу информационной культуры (“библиотечноедело”)
Получение навыков написания и оформления рефератов.
Данный реферат содержит довольно подробную информацию опрезентации и особенно ценен тем, что написан с использованием литературы наанглийском языке, т.к. на русском языке литература наиболее соответсвующая темереферата после долгих посков не была найдена.
2. ОБЗОР ЛИТЕРАТУРЫ
Найти литературу на эту довольно простую тему, и тем болеенаписать по этой литературе реферат больше 30-ти страниц оказалось сложнее, чемя предполагал. Вся найденная на русском языке литература лишь вскользь касаласьнеобходимой темы. Были в частности найдены следующие книги:
Брошюра Зеленовой “Культура делового общения”. В главе “Презентация”длиной в 2 страницы небольшого формата рассматриваются лишь общие понятияпрезентации фирмы, а также аспекты делового этикета презентации. Информация изэтой книги в реферат не включена.
Е. Берман. “Маркетинг”. В этой довольно внушительной книге презентациятакже указана как один из способов продвижения (promotion) продукта. Такжесодержит цели презентации, однако информации опять же крайне не достаточно (1страница).
Если посмореть в наиболее близкую к теме книгу Д. Карнеги (по которойбольшинство рефератов на эту тему и писалось) “Как вырабатывать уверенность всебе и влиять на людей, выступая публично”, то она является самой подходящей изнайденных в библиотеках города книг. Однако следует отметить снова, чтоописываемые пункты в ней довольно поверхностны… Книга, даже судя по еёназванию, описывает лишь часть презентации, а именно — речь оратора.
Наиболее подходящая книга — “Business communication today (secondedition)” которая была положена в основу этого реферата. Она содержит полнуюподробную информацию о теории презентации.
Именно по последней книге и написан данный реферат.
2.1 ЧТО ТАКОЕ ПРЕЗЕНТАЦИЯ, ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ И СМЫСЛ
“Презентация, от лат. praesentatio -
Представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанномусовершить платёж (трассату).
Общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося,созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации.”*
Отмечу также, что в большинстве рефератов на данную темуимеет место ошибка: русское слово “презентация” произошло не от английскогоPresentation, а от латинского (см. выше).
Так значение слова “презентация” толкует Современныйсловарь иностранных слов (1993). Сразу следует отметить, что данный рефератописывает назначение, смысл и содержание презентации только во втором значенииэтого слова.
Итак, презентация есть представление общественности чего-тонового, с определенными целями.
Презентации бывают следующих видов:
· Презентацияобщественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.).Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов,создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. Посути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
· Презентациятовара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре илиуслуге на целевом рынке, ознакомление потребитей с новыми возможностями товара,расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п. Более ясноцели торговой презентации и презентации фирмы можно понять по таблице 2.1.1
/>* Современый словарь иностранныхслов. М: 1993.
Таблица 2.1.1 Цели презентации товара.
Вид целей Цели Информация· Создать знание о марке, новом товаре или услуге на целевом рынке.
· Ознакомить потребителей с новым расписанием работы магазина.
· Сократить время, затрачиваемое продавцами для ответов на вопросы.
Убеждение· Достичь предпочтения марки, фирмы, товара .
· Увеличить посещаемость магазинов.
· Достичь приверженности марке.
Напоминание (Поддержание)· Стабилизировать сбыт.
· Поддерживать приверженность марке, фирме, товару.
· Поддерживать узнаваемость марки, фирмы, товара и образа.
· Презентация проекта. Цель этого вида презентации — информированиелюдей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поискзаинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот видпрезентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке (см.ниже), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осущесвленияразработки или воплощения проекта.
* Презентацияобъема и содержания выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставитьопределенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менеетребовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быльспонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полномпорядке.
* Презентацияплана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций,только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могутявляться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описаниенамеченных работ с целью подвержения объекта презентации критическому анализу иизменению.
Смысл и назначение презентации — передача информациипрезентующим в форме убеждения определенному кругу присутствующих сперечисленными целями.
2.2 ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ
Эта часть реферата своей целью имеет передачу знаний оподготовке качественной презентации высшего уровня. Для этого, в главеописываются основные шаги по подготовке.
Шаги по подготовке презентации следующие:
Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.
Планирование и развитие вступления, основной части и заключения длядлинной формальной презентации.
Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядныхматериалов.
Непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовканаглядных материалов.
Подготовка к ответам на вопросы из аудитории.
Речии презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в процессе подготовкинужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план дляпрезентации своих точек зрения. Но речи и презентации в отличие от интервью ивстреч события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональныеаспекты или на персональные проблемы.
2.3АНАЛИЗ ЦЕЛИ.
В процессе создания собственной карьеры человек можетделать презентации или произносить речи по разным поводам. Например, если онработает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведенияновым работникам или объяснять политику компании. Если человек работаетначальником отдела он может презентовать программы учения персонала. Если онконсультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтеромили аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состояниифирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристикиклиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он частовыступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов сразного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора длясвоего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами.
Такие презентации и речи могут быть отнесены к разного родаблокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание истиль презентации, а также, как показывает данный график, уровеньвзаимодействия аудитории с презентующим.
График зависимости взаимодействия аудитории с презентующимв зависимости от целей последнего (график 1) показывает необходимость иважность анализа аудитории если целью вашей презентации является убеждение,однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях. (см.подробнее в следующей главе)
График 1: Зависимость уровня взаимодействия с аудиторией отцелей презентации.
/>/>/>Уровень
взаимодействия
с аудиторией.
/>
Высокий
/>
Средний Мотивирование Убеждение
/> и развлечение
Информирование
и анализ
Низкий
/>
Целипрезентации
* Мотивирование или развлечение. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь,то в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда вы говоритенесколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделаете нескольковеселых комментариев о хорошей работе пенсионера и опишите как он помогкомпании. В процессе речи вы мотивируете этого работника на новые рабочиеподвиги. Аудитория в течении такой речи ведет себя пассивно. Если цель вашейпрезентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь самуречь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.
* Информирование или анализ. Когда цель вашей речи информирование илипредоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие саудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенойгруппы людей с целью прослушивания документа. После прослушиванияприсутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных.Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях длямониторинга состояния финансов компании и т. д.
* Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействиепредполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принятьучастие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместномурешению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации обобсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем выначинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесьсклонить присутсвующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболеетребовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того необходимобыть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случаенепредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постарать ся к нимподготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что выможете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагатьсяна подготовленный и написанный текст, а зорко сдедить за ситуацией и не даватьей выходить из под контроля.
Зачастую речи и презентации используют несколько изперечисленных целей одновременно.
2.4АНАЛИЗ АУДИТОРИИ
Как только вы поставили цели для вашей презентации,необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается ?
Аудитория — это еще один базовый элемнент вашей презентациии т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализуникакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудиториинеобходимо уделить особое значение.
Вы можете добиться лучшего результата, если будете знатьхарактеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке кречи.
Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, чтомаленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда вгруппе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.
Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньшецели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размераудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших напрезентацию.
Также необходимо сопоставить другую нужную информацию обаудитории. Вот некоторые вопросы на которые желательно знать ответы передпрезентацией:
Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразличнаили противна вашей точке зрения?
Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участиев конкретном дествии?
Какой у аудитории уровень понимания, образованность?
Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести?
Знают ли они вас?
Уважают ли они вас?
Ответы на эти вопросы помогут вам выбрать лучший путь дляповедения эффективной презентации.
А теперь несколько слов о том, как проводить анализаудитории. Анализ проводится в соответствии с пунктами в таблице 4.2.1
Таблица2.4.1: Вопросы для анализа аудитории.
Основные разделы вопросов по характкристике аудитории Конкретные вопросы по обозначенным темам. Размер и состав аудитории.· Спрогнозируйте, сколько человек придет на презентацию
· Выямните есть ли у них какие-либо политические, религиозные, профессиональные комплексы или предубеждения.
· Проанализируйте соотношение мужчин и женщин, возраст присутствующих, отношение присутствующих к определенным социальным и этническим группам, профессиональные аспекты деятельности присутствующих.
Анализ возможной реакции публики· Проведите анализ, зачем конкретные люди пришли на презентацию.
· Определите отношение публики к предмету презентации.
1. Решите заинтересована ли в нем аудитория или равнодушна.
2. Отрефлексируйте как аудитория реагировала на презентации такого рода в прошлом.
3. Определите какие стороны предмета и в каком свете лучше показать данной аудитории.
4. Определите будут ли затруднения в понимании частей вашей презентации.
· Анализируйте настроение публики в момент презентации: будут ли они уже уставшими после недавно прошедшей презентации, будут ли они голодны и ожидать скорого обеда и т. д.
· Вычислите какой способ преподнесения информации будет наиболее эффективным, выгодным и произведет наибольшее впечатление на присутствующих: предоставление технической информации, статистичекого анализа, исторической информации, демонстрация, подобный пример и т. д.
· Предугадайте ответ публики: пропишите пути реакции на ваши действия
· Смодулируйте возможно наихудшую аудиторию и попытайтесь попробовать действовать в такой ситуации.
· Предугадайте возможные уточнения и вопросы.
· Проанализируйте наихудшее, что может произойти на презентации.
Уровень понимания аудитории.· Определите, знает ли аудитория, что-нибудь об объекте презентации, например проанализируйте есть ли среди присутствующих кто-либо с таким же набором знаний по данному вопросу.
· Проанализируйте знакома ли аудитория с вашим словарем.
· Спрогнозируйте, все ли способны понять то, что вы говорите.
· Определите, какую поддерживающую информацию необходимо предоставить аудитории для лучшего понимания предмета.
· Подумайте о конкретных цифрах и спецификациях, которые вас могут попросить предоставить или вам нужно будет сказать.
· Проанализируйте, включает ли в себя объект презентации рутинное, длительное предоставление информации, знакома ли тема присутствующим.
Отношения презентующего с публикой.· Проанализируйте как такая аудитория обычно реагирует на выступления ораторов.
· Определите насколько аудитория дружественна, открыта, гостеприимна вашей точке зрения, вашему стилю презентации.
· Определите как аудитория настроена по отношению к вам.
· Проанализируйте, чего присутствующие от вас хотят.
· Подумайте о ваших прежних отношениях с аудиторией.
· Определите вашу роль и статус.
· Определите есть ли у аудитории склонности, которые могут работать против вас.
· Проанализируите возможное отношение публики к построению вашей презентации.
· Определите какие аспекты поддерживающей инормации будут выглядеть для данной аудитории наиболее надежно.
2.5ПЛАНИРОВАНИЕ РЕЧИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Разработка стратегии разворачивания выступления сложнее,чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию легкой дляпонимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом и выпотеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к. онимогут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления.
Для максимального эффекта и достижения намеченных целей,после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана речи илипрезентации придавая этому ничуть не меньшее значение.
2.6РАЗРАБОТКА ГЛАВНОЙ ИДЕИ
Первый шаг — это определение главной идеи, вокруг которой ибудет строиться ваша презентация. Главная идея должна быть связана с вашимобъектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий долженнанизывать получаемую от вас информацию. Это подобно рекламному девизу, которыйнапоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продкта. Ваша цель — разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной дляаудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным,как он интересен вам.
Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в однопредложение.
Вот несколько примеров:
* Спрос на низкокалорийные высококачественные замороженные продуктыповысится из-за социальных и экономических перемен.
* Реорганизация кассового отдела приведет к улучшению сервиса содновременным понижением затрат.
* Размещение заказа у нас имеет смысл потому, что мы предлагаем быструюдоставку и скидки.
* Новая программа оздоровления побудит рабочих к более качественномутруду и уменьшит пропуски по болезни.
* Господин Сидоров был очень нужным работником в нашей фирме и мы будемпо нему скучать, когда он удет на пенсию.
* После 10-ти месяцев неудач, убытков и неопределенности мы можемгордиться нашей компанией, которая пережила полосу неудач и стала получатьприбылль.
Отметьте, что каждый пример содержит главную информацию(summary) о конкретном предмете презентации и благоприятно действует нааудиторию.
2.7ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ
С хорошо разработанной главной идеей вашего выступления,можете приступить к распланированию времени и структуры вашего выступления.Структура, которую вы утрвердите для выступления, должна быть связана с целью,аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.
Если у вас 10 или меньше минут для выступления, необходимоорганизовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно оно будетпохоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.
Начните с небольшого плана вашей будущей речи, в основнойчасти объясните все аспекты предмета презентации, в заключении короткоповторите основные части выступления и главную мысль.
Более длинные речи и презентации должны быть организованыкак отчеты. Если ваша цель — развлечь, мотивировать или информировать,используйте естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структурытут быть не может. Если же цель — анализировать, убеждать или склонять к сотрдничествуорганизуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйтенатуральный порядок если аудитория дружественно настроена, восприимчива инаоборот — подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуетесопротивление аудитории.
Как только слушатели потеряли нить выступления, оченьсложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут пропустить важныепункты вашей презентации. У них нет удобной функции просмотра того, что былосказано несколько минут назад, так, что из-за потери внимания слушателейстрадаете прежде всего вы. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинныеблоки информации чередовались с интересными фактами статистики илиисторическими аспектами. Так, что именно вы должны думать как организовать передачуосновных мыслей аудитории.
Объясните как вы собираетесь организовать свое выступлениеи постарайтесь лимитировать количество основных пунктов и мыслей вашеговыступления до 3-4 даже если речь или презентация довольно длинная.Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные так, чтовы контролируете внимание публики. Помните, что слушатели не могут пропускатьненужную информацию, как во время чтения, таким образом, сократите до минимуматакого рода информацию.
2.8ПРИМЕРЫ ПЛАНИРОВКИ РЕЧИ
Вот пример планировки короткой речи:
Название: “Кто владеет Ван Гогом?”
Цель: убедить начальство, что предметы искусства — хорошийвариант инвестиции.
1. Вступление: Холодным мартовским утром на знаменитомаукционе Кристи в Нью-Йорке знаменитые “Подсолнухи” Ван Гога были проданы за39.9 миллионов долларов. Покупатель? Японская страховая компания !
2. Корпорации становятся основными покупателями предметовискусства.
А. Более 1000 корпораций имеют собственные коллекцииискусства
Б. Компании делают это по трем основным причинам:
Руководство любит искусство.
Реклама надежности компании и формирование эстетичесого имиджа.
Стабильный рост цены на произведения искусства.
3. Большинство коллекций консервативны.
4. Многие коллекции возросли в цене.
А. Компания Пепси Кола Inc. заплатила $150.000 заскульптуру Александра Кальтера. Теперь эта скульптура стоит около $1. млн.(показываются слайды)
Б. Коллекция First Bank System Inc.’s за 3 млн.долларов возросла в цене в два раза (показываются слайды)
В. Двухмиллионная коллекция компании Sterling Regal из180-ти произведений искусства стоит сейчас около 4.5 миллионов долларов.(слайды)
Г. Domino Pizza инвестировала 7.5 млн. в своиколлекции, которые стоят сейчас 12 млн. (слайды)
5. Заключение: Инвестирование в предметы искусства дает иморальное и материальное обогащение.
2.9ПРОГНОЗ ДЛИНЫ
Длина выступления или презентации часто строго ограничена.Так как наряду с вами должны выступать другие ораторы, кроме того у самихслушателей есть множество других дел., вы должны научиться урезать ваши данныетаким образом, чтобы оставлять самое главное, экономя при этом свое время ивремя своих слушателей.
Как только распланирована сама речь, можно более аккуратноспланировать необходимое для презентации время. Средний оратор говорит соскоростью 100-125 слов в минуту или около соеднего параграфа. Допустим, что вамнадо рассказать о трех основных пунктах. В десятиминутном докладе, можнопотратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделаввступление и заключение по минуте длиной. Если у вас часовой доклад, вступлениеможет занять 5 минут. Следующие 30-40 минут будут содержать более подробнуюинформацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10-14 минт на одну тему).Заключение может занять от 3 до 5-ти минут. Оставшиеся 10-20 минут будутзарезервированы под вопросы из аудитории.
Что же лучше 10-ти минутная речь или презентация на 1 час?
Все зависит от объекта, целей, характера аудитории иотпущенного времени. Для легко воспринимаемого объекта и соответствующейаудитории 10 минутного доклада вполне достаточно, и если ваш объект сложен, ацели включают в себя убеждение трудновоспринимающей публики, то презентациядолжна длиться дольше.
2.10ВЫБОР СТИЛЯ
Другой важный элемент подготовки и планирования презентации- выбор подходящего стиля. Все опять же зависит от целей, характера речи иаудитории, бюджета, времени отпущенном на подготовку. Если содержание речиформальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то истиль самого выступления должен быть таким.
В общем, если все присутствующие вам знакомы и ихколичество невелико, то разрешается несколько отступить от формальногохарактера речи для более лучшего восприятия.
С другой стороны, если если выговорите с огромнойаудиторией незнакомых вам людей и сама презентация очень важная, то вы долныустановить более формальную атмосферу.
Посадите людей в ряды. Показывайте им слайды и короткиефильмы, чтобы поддержать смысл вашей речи. Используйте подробный план выступления.Формальность достигается также установлением дистации между презентующим иаудиторией: как психологической так и физической.
2.11РАЗРАБОТКА РЕЧИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Подготовка к к большинству выступлений очень похожа нанаписание формального отчета, правда, с одной разницей — необходимореорганизовать текст для устной презентации. Это одновременно и трудность иновая возможность.
Возможность заключена во взаимодействии между выступающим иаудиторией. Когда говоришь с группой людей, это одновременно и передача иминформации и получение ее от аудитории. И, как последствие, результат этого,использование получаемой в процессе презентации информации, редактирование речиуже в процессе выступления. Вместо того, чтобы просто представлять аудиториисвои идеи, вы можете презентовать им их же идеи или использовать их длявзаимного компромисса. У презентующего есть также возможность реагировать намимику и жесты аудитории.
Но за это вы приносите несколько жертв, самая главная изних — потеря контроля. Общение с аудиторией предполагает гибкость, и чем большепредполагается взаимодействие, тем более гибким надо быть и тем внимательнееследить за ходом презентации.
2.11.1ВСТУПЛЕНИЕ
Многое нужно понять и сделать в первые минуты вашеговыступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме,необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему оченьважны первые минуты выступления.
Первое, что необходимо сделать, это привлечь интереспублики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения вниманияпублики:
* Используйте юмор. Бизнесс — вещь серьезная, но это не значит, чтонельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогаетрасслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.
* Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного родаисториях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найтиподходящую историю иллюстрирующую нужный вам факт.
* Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, чтоможно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления связывая их сконкретным образом.
* Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в вашевыступление.
* Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности.Если вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику.
Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначальнозахватить внимание публики.
Кроме того, вступление должно кратко содержать основнуюмысль презентации, идентифицировать дополнительные (supporting) данные,оговорить дальнейшее развитие выступления.
Как только вы установили каркас выступления, завладеливниманием аудитории, можно приступать к основой части:
2.11.2ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
Помните, что основная часть должна содержать не более 3-4основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию.Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете,но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемыхсловесных конструкций, если вы не хотите тут же потрять завоеванное вовступлении внимание публики.
Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей выпредоставляете, тем сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите отодной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.
Вот некоторые советы помогающие удержать вниманиеаудитории:
* Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Людизаинтересованы в вещах, касающихся их лично.
* Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говоритформальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентациявключает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать как эта абстракциясоотносится с реальной жизнью.
* Объясните как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятымиидеями.
* Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять о чем выговорите и запомнить.
Можно также привлекать внимание изменяя тон голоса,используя жесты и мимику.
2.11.3ЗАКЛЮЧЕНИЕ (THE FINAL SUMMARY)
Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашейпрезентации, приступайте к заключению.
Не позволяйте себе после важной основной части скомкатьзаключение. Заключение также важно, и даже важнее чем вступление или основнаячасть презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общейпродолжительности выступления.
Начните заключение с сообщения публике об этом. Этопозволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания.После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Несколькихпредложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить этов их памяти.
Если цель презентации — убедить кого-либо, закончите ееповтором основных аргументов. Если цель — мотивировка — закончите девизом.
Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсусв нескольких предложениях.
Заканчивайте на позитивной ноте. Последние слова должныбыть запоминающиеся и с энтузиазмом. Альтернатива этому — заканчиваниевопросом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать.
Помните, что заключение должно заканчивать презентацию. Выдолжны покинуть аудиторию с удовлетворенным чувством, с чувством завершения,законченности. Не предъявляйте новых идей во время заключения и не пытайтесьизмень здесь настроение публики.
2.11.4ПЕРИОД ЗАДАВАНИЯ И ОТВЕТОВ НА ВОПРОСЫ (QUETION-AND-ANSWER PERIOD)
В добавление к вступлению, основной части и заключению вашапрезентация должна включать в себя и время для ответов на возникшие у аудиториивопросы.
Хотя вы и должны по ходу выступления взаимодействовать спубликой, для ответов на вопросы нужно выделить время, которое зависит от целивашего выступления. Если цель — мотивировать или информировать, то данная частьможет отсутствовать и может быть практически незапланированной. Если цель — убедить, то к периоду вопросов следует тщательно подготовиться, и отвести от20% и более от общего времени выступления.
Кроме того, если аудитория маленькая и достаточно знакомая,то можно разрешить им задавать вопросы по ходу презентации. Однако, лучше будетесли вы отведете отдельное время для вопросов. Это поможет лучше контролироватьпрезентацию и избежать перескакиваний с темы на тему. Прерывание ходапредоставления аргументов испортит общее впечатление и принесет риск потериконтроля над ситуацией. Так что лучше попровить аудиторию отложить их вопросына конец презентации.
Приподготовке к данной части выступления необходимо попытаться предугадатьвозможные вопросы, попытаться дать на них ответы, чтобы вопрос не застал васврасплох и поверг в длительное обдумывание.
2.11.5 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАГЛЯДНЫХ МЕТОДОВ И МАТЕРИАЛОВ (VISUAL AIDS).
Наглядные материалы помогают как выступающему, так ипублике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей ипрезентаций включают в себя использование наглядных пособий.
Они нравятся как и профессиональным ораторам посколькупомогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основныемоменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигурыоратора.
Существуют два основных типа наглядных пособий:
* Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертыванияаргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом взапоминании.
* Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. создают образы,которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление отпрезентации. Помогают в запоминании.
Как текстовые так и графические наглядные пособия должныбыть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора ианализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.
Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, неболее, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаныбольшими буквами и с ипользованием пустого пространства между ними.
Графические обычно представляют собой диаграммы, графики,рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версиейаналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материалакраткий его смысл должен быть там написан. Например надпись под графиком:“Прибыль возросла на 15%”
Когда представляете наглядные материалы публике нужно,чтобы слушатели одновременно и слушали оратора и извлекали смыл из материалов.Как сделать это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядныхпособий:
* Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.
* Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем импредстоит продолжить слушать речь.
* Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.
* Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.
* Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что выпрезентируете.
* Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этогоперефразируйте и дополните.
* Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется,уберите материалы с глаз аудитории.
Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекатесьими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.
Визуальная помощь для документов ограничена бумагой, нокогда вы делаете презентацию выбор средств для визуализации ваших идей довольноширок и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.
Вот некоторые из них:
Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике планвашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации.Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе.Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтениематериалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления совсеми вытекающими отсюда для вас последствиями.
Доски. Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотитенарисовать главную мысль, то доски (для мела или маркера) являются здесьнаилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально иотнимает время от вашего выступления.
Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, оченьиллюстративны. Вы можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждыйпункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие ипростые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.
Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богатоиллюстрировать речь. Кроме того вам не надо гасить свет, таким образом вы нетеряете связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода — простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычномлисте бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.
Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики,схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную,профессиональную атмосферу, слайды — лучший путь для этого. Кроме того онипредлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что навремя показа слайдов вы теряете контакт с аудиторией, т. к. свет придетсявыключить. Перед презентацией потренирутесь с оператором слайд-проектора иудостоверьтесь в исправности аппаратуры.
Другие средства иллюстрирования речи. Аудиозаписи, короткиетематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результатытехнического прогресса тоже могут использоваться в презентации, но следуетотметить, что они требуют специального оборудования и профессиональнойподготовке материалов.
Таблица 2.11.5.1 поможет выбрать нужное средство иллюстрированияречи:
Таб 5.5.1. Характеристика средств иллюстрации речи.
Тексты Доска Проектор Слайды Оптимальный размер аудитории меньше 100 меньше 20 около 100 несколько сотен Уровень формальности Неформальная обстановка Неформальная обстановка Формальная или неформальная Формальная Требования к дизайну. Низкие Низкие Сравнительно низкие Высокие Оборудование и требования к залу. Напечатаный текст Доска, мел или маркеры Текст, ксерокс, проектор, экран. слайды, слайд-проектор, экран Время производства Время на набор текста Только время на рисование Время на рисование Дизайн, фотографирование Стоимость Небольшая Небольшая Сравнительно небольшая. Довольно большая.2.12 МАСТЕРСТВО ОТЛИЧНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ.
Когда у вас распланирована и подготовлена вся речь, когдасредства ее иллюстрирования у вас в руках, то вы готовы к тренировке вашейречи. Вот несколько видов речи:
Запоминание. Так как вы не актер, избегайте запоминания речи целиком,особенно если она длинная. Таким образом вы привязываетесь к текстту и неможете контролировать ситуацию, редактируя свою речь по ходу выступления. Любымвопросом вас можно выбить из колеи.
Чтение. Если речь очень важна и чрезвычайно формальна и непредполагает взаимодействия с публикой, то вполне допускается чтение текста.Однако все равно следует потренироваться, чтобы научиться читать не теряяконтакта с аудиторией.
Речь с использованием заметок. Презентация с использованием короткогоплана (см. пример выше) является наиболее эффективной и легкой в приготовлениии проведении. Вы не теряете контакта со слушателями, становитесь более гибким,приспосабливаетесь к ситуации, делая речь одновременно и более интересной изапоминающейся для слушателей и делая наибольшую выгоду для себя.
Спонтанная речь. Естественно лучше, если речь будет заранееподготовлена, но наверняка в жизни часто бывает, когда возможности для этогопросто нет. Например, вас попросили на каком-либо совещании сказать несколькослов о работнике. Не спешите, сделайте паузу, подумайте о чем будете говорить иговорите, стараясь делать это логично, избегая при этом резкого перехода с темына тему.
Но никогда не начинайте говорить, если вы ничего не знаетеоб объекте вашей речи.
2.13ПОДГОТОВКА К УСПЕШНОЙ РЕЧИ
После тщательной подготовки и изучения видов речи,потренируйтесь. Запишите свое выступление на пленку, объективно прорефлексирутерезультат. Потренируте вашу речь перед зеркалом. Если возможно запишите себя навидеопленку и критически посмотрите, как будто вы зритель.
Если возможно узнайте, в каком зале будет происходитьпрезентация, и попробуйте там потренироваться, посмотрите, как вы будетеиспользовать там средства визуализации, проверьте наличие видеопроектора,доски, мела, маркера, если нужно.
2.14УСПЕШНАЯ РЕЧЬ
Вот несколько полезных советов от профессионалов, какпреодолеть страх и волнение ваших первых презентаций:
* Подготовьте материалов больше, чем это необходимо. Лишние знания вкомбинации с интересом к теме вам помогут.
* Думайте положительно об аудитории, вас самих и о том, что вы говорите.Смотрите на себя как на опытного профессионала-оратора, также сделает и вашааудитория.
* Будьте реалистичны. Знайте, что даже опытные ораторы, испытываютбеспокойство и страх перед важными презентациями.
* Используйте те несколько минут, когда вы подготавливаете средствавизуализации, бумаги, — говорите себе, что вы готовы и будете иметь успех.
* Перед тем, как начать говорить, дважды глубоко вдохните.
* Запомните ваше первое предложение и держите его на языке.
* Если горло пересохло — выпейте воды.
* Если чувствуете, что теряете аудиторию во время выступления — непаникуйте. Попытайтесь вернуть их, попробуйте вовлечь в действие.
* Используйте методы иллюстрации.
* Не останавливайтесь. Остановка и замешательство только усилят чувствопровала презентации.
Наилучшим путем для проведения наилучшей презентациивозможно является попытка концентрации на объекте обсуждения и на публике — нена самом себе.
Говорите громко, спокойно, ходите медленно, стойте лицом каудитории.
Если вы используете микрофон, сделайте так: спокойноподойдите к нему, встаньте прямо, проверьте микрофон (досчитайте до трех),досчитайте до 3-х, исследуйте глазами аудиторию, найдите знакомое илидружественное лицо, улыбнитесь ему, снова досчитайте до 3-х и затем говорите.
Таблица действий по подготовке речи или презентации поможетвам структурировать весь комплекс действий по подготовке отличной презентации иеё лучшего проведения.
Таб.2.14.1 Коплекс действий по подготовке презентации.
Раздел подготовки презентации Конкретные действия, которые необходимо сделать по каждому разделу. Развитие речи или презентации.· Проанализируйте аудиторию.
· Начните с привлечения внимания.
· Обозначьте главные пункты выступления.
· Лимитируте количество основных мыслей до 3-4-х.
· Объясните все что, откуда, почему, с какой целью, как, когда и т. д.
· Закончите повтором основных пунктов.
Наглядные средтва для иллюстрирования речи.· Используйте средства иллюстрирования для объяснения как вещи выглядят, работают, соотносятся.
· Используйте средства иллюстрирования для выделения основных мыслей и создания интереса.
· Выберете соответсвующие средства иллюстрирования:
1. Используйте доски, диаграммы, тексты в неформальной обстановке.
2. Используйте слайды, фильмы для формальной презентации.
· Лимитируйте каждое средство иллюстрирования до 2-3 графиков, 4-5 пунктов, фраз.
· Используйте короткие фразы.
· Используйте большой читабельный шрифт.
· Убедитесь, что оборудование работает.
Секреты хорошего выступления, презентации.· Установите контакт с публикой.
· Говорите спокойно, понятным языком.
· Не торопитесь, не перескакивайте с темы на темы.
· Удостоверьтесь, что все вас слышат.
· Говорите в своем натуральном стиле.
· Стойте прямо, спокойно, ходите медленно.
· Используйте жесты натурально и уместно.
· Позволяйте задавать вопросы
· Контролируйте себя.
· Контролируйте ситуацию.
2.15ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ.
Период задавания вопросов очень важен и позволяет вампонять поняла ли аудитория ваши идеи.
Вот несколько советов по поводу поведения во время ответовна вопросы:
* Будьте подготовлены. Вы должны предугадать вопрос, знать на негоответ.
* Не игнорируйте вопрос. Если же все-таки вы не знаете ответа.Предложите вопрошающему подождать, найдите ответ на вопрос после презентации исообщите его согласно обещанию.
* Не позволяйте вопрошающему становиться оратором. Если вы видите, чтовопрошающий расходится, прерывайте его. Слушатели видят в вас лидера и выдолжны победить в этом соревновании, чтобы не потерять контроль над ситуацией ииметь успех.
* Не позволяйте слишком развернуто отвечать на вопросы. Этот период впрезентации особенно опасен, т. к. содержит опасность потери контроля.Отвечайте на вопрос кратко, ясно, четко.
* Подготовьте несколько вопросов заранее. Если аудитория отказываетсязадавать вопросы. Сделайте это за них и возможно некоторые слушатели к вамприсоединятся.
Период ответов на вопросы — финальный в презентации, заоднои является своего рода финальной проверкой оратора. Но не стоит его бояться, зачастуюэто самая приятная часть выступления.
3. МНЕНИЕ АВТОРА
Я считаю, что презентация является наиболее эффективным, азачастую и единственно возможным способом убедить людей в чем бы то ни было.Знания теории презентации, а особенно навыки ее проведения обязательнопригодятся в карьере управлеенца или финансиста и стоят по моему мнениюнаравне с теорией и практикой работы с финансовыми инструментами.
Презентация является средством для получения целевыхкредитов, различного вида инвестиций, привлечения трудовых ресурсов.
Для предпринимателей это — реклама имени фирмы илипредставление ее нового товара.
Для служащего крупной корпорации опыт в проведениипрезентаций, позволяет ему эффективнее доносить свои идеи до начальства и,следовательно, быстрее продвигаться по служебной лестнице.
4. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В конце отмечу, что, хотя данная штрафная работа и являетсясвоего рода наказанием за мои провинности по курсу техники самоорганизации,должен отметить, что его написание принесло мне два основных результата:
1. Изучение литературы по данному вопросу оказалость для меня полезным ипринесло соответствующие дополнительные знания
2. Понеся наказание, я осознал всю необходимость своевременной организациисобственных работ.
3. Для написания реферата была использована литература на английскомязыке, таким образом, я еще и улучшил уровень своего английского.
В заключение отмечу, что данный реферат при незначительнойдоработке можно использовать как учебное пособие по курсу ораторскогоискусства, т. к. аналогичной литературы на русском языке мною не было найдено.
5. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Дейл Карнеги. /”Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людейвыступая публично”/М.: «Прогресс» — «ЮВЕК», 1993г.
Courtland L. Bovee, John Thill /“Вusiness communication today”(secondedition)/ McGraw-Hill, Inc., 1989. — 694c.
Evans Berman /”Marketing”(fourth edition)/ Colier McMillan CanadaInc., 1987. — 780c.