Реферат: Разработка электронного офиса

РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Ростовский государственный университет путей сообщения»

(РГУПС)

__________________________________________________________________

Кафедра «Документоведение и информационное обеспечение управления»

Расчетно-графическая работа

по дисциплине: «Информационное обеспечение управления»

на тему: «Разработка электронного офиса»

Выполнил:

Студент группы ДО-IV-006

Плетнёв А.А.

Руководитель:

к.т.н., доцент

Заруцкая Т. А.

Ростов-на-Дону

2008

РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ростовский государственный университет путей сообщения»

(РГУПС)

Кафедра «Документоведение и информационное обеспечение управления»

УТВЕРЖДАЮ

Зав. Кафедрой ДИОУ

______________

А.В. Охотников

ЗАДАНИЕ №8

Студенту Плетнёву Анатолию Александровичу

Гр. ДО-IV-006

На выполнение курсовой работы по дисциплине

«Информационное обеспечение управления»

На тему: «Разработка электронного офиса»

Объем

Титульный лист

Задание

Содержание

Введение

Концепция электронного офиса

Макет офисного помещения

Создание автоматизированных рабочих мест

Критерии выбора технических средств

Выбор программного обеспечения

6. Значение международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран Заключение

Список использованной литературы.

Руководитель: к.т.н., доц. каф. «ДИОУ»

Т.А Заруцкая

Принял к исполнению: ст. группы ДО-IV-006

«__» ________ 2008 г.

Плетнёв А.А.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………………4

1. Концепция электронного офиса………………………………………………5

1.1. Штатное расписание…………………………………………………………5

2. Макет офисного помещения…………………………………………………..8

3. Создание автоматизированных рабочих мест…………………………..……9

4. Критерии выбора технических средств……………………………………...11

5. Выбор программного обеспечения……………………………………….….13

6. Значение международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран………...15

Заключение…………………………………………………………………………...…26

Список использованной литературы……………………………………..……………27

Введение

В данной расчетно-графической работе будут рассматриваться концепция электронного офиса на примере ООО «Ростов». Также будет создаваться макет офиса с расположением в нем автоматизированных рабочих мест сотрудников

Обычно АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, ксерокса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Для более эффективной работы агентства будет основательно подобрано и поставлено программное обеспечение, отвечающее последним технологиям и позволяющее более быстро и качественно справляться с работой.

Также будет рассматриваться вопрос о значении международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран.

Концепция электронного офиса

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Одним из этапов развития электронных (автоматизированных) офисов связано создание на автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Проблема обработки текста и его преобразования являлась одной из основополагающих задач делопроизводства и поэтому текстовые редакторы явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса.

Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.

Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных, а также электронные таблицы для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.

Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.

Таким образом, электронный офис позволяет делать работу сотрудников офиса легкой и быстрой, позволяет делать большой объем информации за наименьшее количество времени.

1.1. Штатное расписание

Приведем пример штатного расписания ООО «Ростов» (рекламное агентство), по которому будет разрабатываться электронный офис и автоматизированные рабочие места сотрудников фирмы. Оно состоит из 19 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 187600 рублей.

Общество с ограниченной ответственностью «Ростов»

Форма по ОКУД

Код

по ОКПО

301017

наименование организации

Номер документа

Дата

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

12.02.2008

УТВЕРЖДЕНО

на 12.02.2008 года