Реферат: Использование компьютеров в управлении предприятием
СодержаниеTOCo «1-3» Введение… PAGEREF _Toc468203908h 2
Использование ЭВМ при управлении предприятием как объективнаянеобходимость PAGEREF _Toc468203909h 3
Готовность предприятия к использованию автоматизированной системыуправления PAGEREF _Toc468203910h 4
Преимущества разработки автоматизированной системы управленияспециализированной фирмой… PAGEREF _Toc468203911h 6
Автоматизация учета или учет набазе автоматизации?.. PAGEREF _Toc468203912h 7
Комплексная и системная автоматизация… PAGEREF _Toc468203913h 10
Автоматизация. Кто в ней заинтересован, а кто нет?.. PAGEREF _Toc468203914h 13
Проблема внедрения автоматизированной системы… PAGEREF _Toc468203915h 15
Прикладная и инструментальная системы… PAGEREF _Toc468203916h 16
Программные средства для создания автоматизированных систем… PAGEREF _Toc468203917h 17
Советы руководителю по созданию автоматизированной системы управления PAGEREF _Toc468203918h 18
Заключение… PAGEREF _Toc468203919h 21
Список использованных источников:… PAGEREF _Toc468203920h 22
Введение
Автоматизация сопровождает человеческое общество смомента его зарождения, она внутренне присуща его развитию. В методологии ееопределяют как замещение процессов человеческой деятельности процессамитехнических устройств. С каждым новым открытием человек снимал с себя очередную«обязанность» и перекладывал ее на подручные средства, на животных,потом на машины. Появился компьютер, и человеку так захотелось и свою главнуюфункцию переложить на машину, что даже споры разгорелись: может ли компьютердумать? Однако процесс познания нельзя переложить на машину, поскольку именноон направляет развитие. Если познавать будут машины, то и развиваться будутони, а не человек. Императив развития предполагает, что сначала человек долженпознать процесс и только потом он сможет переложить его реализацию на машины. Невозможно автоматизировать ни одинпроцесс, пока не получены знания о том, как, а главное, почему его осуществляетчеловек. Автоматизация идет следом за знанием, но никогда не предшествует ему.Кроме того, нужно понимать, что автоматизация — не самоцель. Она должна служитьопределенным целям. Российским фирмам она необходима, но, как и во всяком деле,голова должна быть на месте. Иначе автоматизация превратится в бардак инеразбериху, и толку от нее не будет.
Очевидно, что автоматизация «бардака», ненужна. Вопрос надо ставить так: как изменить технологию управления фирмой,чтобы решить задачу выживания предприятия, или задачу улучшения финансовыхпоказателей, или задачу построения стратегически устойчивого предприятия, илизадачу контроля над предприятием со стороны собственников. Поставив вопростаким образом, понимаешь, что без оперативной и достоверной информации решитьего невозможно. А откуда берется эта информация — из системы, или собирается вручную- это уже вопрос в каком-то смысле второстепенный. Поэтому немаловажно, с чьейпозиции рассматриваются результаты автоматизации. Если задачей автоматизацииявляется повышение управляемости, то, как правило, толк от автоматизации есть!
Использование ЭВМ при управлении предприятием какобъективная необходимость
Для развития фирмы необходимо создать определеннуюструктуру, чтобы упорядочить ее деятельность, иначе при стремительных темпахроста через некоторое время может наступить «хаос». Какую-то структуру,вероятно, можно было бы создать и с помощью служебных инструкций и обученияперсонала, но тогда в период развития эти инструкции пришлось бы постояннопереписывать, а смена персонала свела бы на нет все усилия. Поэтому лучше, еслиструктура будет заложена в автоматизированной системе, которая будет иметьвозможность развиваться вместе с фирмой. Тогда новые сотрудники, приходя нафирму, поневоле будут адаптироваться к существующей системе. Такой взгляд наавтоматизацию выявляет основное ее свойство: способствовать систематизациитруда персонала на предприятии.
Многие руководители предприятий, поставившие своимсотрудникам задачу внедрить средства автоматизации на фирме, скорее всего,приведут другие аргументы: наладитьучет, облегчить работу персоналу, сократить время на подготовку отчетности и т.п. Однако легко показать, что все указанные задачи сводятся к одной — систематизировать труд на предприятии. При кажущейся простоте это самая сложнаязадача для любого предприятия, и тем более нового, которое взаимодействует стакими же «новичками». Нередко случается, что руководство, не сумеворганизовать труд на предприятии, надеется, что внедрение автоматизацииобеспечит решение этой задачи. В большинстве случаев такие надежды несбываются. Образно выражаясь, автоматизация — это система с положительнойобратной связью: кто работал хорошо, будет работать лучше, кто работал плохо,будет работать если не хуже, то во всяком случае не лучше. Поэтомуруководителю, у которого возникло желание внедрить автоматизацию, необходимоответить на первый вопрос: «Почему у меня возникло такое желание?»Часто предпосылкой автоматизации служат жалобы сотрудников бухгалтерии на то,что они «зашиваются», или складских работников, которые выписываютнакладных больше, чем имеется товара на складе. Такие жалобы порождаютестественное стремление «расшить узкие места» с помощью компьютера ипри этом подешевле. Пойдя таким путем, руководство через некоторое времяузнает, что большинство проблем осталось. С помощью компьютера люди сталиработать быстрее, но в принципе мало что изменилось, потому что проблема былане столько в деятельности отдельных сотрудников, сколько в обеспечении ихвзаимодействия.
Здесь необходимо вспомнить о базисных свойствахсистем: система, организующая взаимодействие своих элементов, даже безиспользования технических средств, способна сама выявлять и отчуждать элемент,не отвечающий ее целевой функции. Если, к примеру, на хорошо работающемпредприятии с приходом на склад нового сотрудника начали пропадать накладныеили обнаруживаться недостачи товара, то руководителю недолго придется размышлять,в чем причина. Но если на предприятии на различных участках спорадическивозникают проблемы, то руководству трудно кого-либо винить, так как в данномслучае причина не столько в нерадивости отдельных сотрудников, сколько вотсутствии систематизации труда, и вина за это возлагается только наруководство. Понимание этого породило в цивилизованном мире целый классменеджеров, т. е. организаторов трудового процесса. Мы же только сейчасвнедряемся в пространство самоорганизующегося взаимообусловленного взаимодействия.Из-за отсутствия необходимых знаний и опыта сумятица в умах естественнымобразом порождает сумятицу в терминах, и в результате продавца называютменеджером, магазин — складом, а программу, решающую одну задачку, — системой.
Рано или поздно появляется осознание необходимостиуделять специальное внимание организации труда на предприятии. Приходитпонимание того, что менеджер не принимает участия в процессе производства(торговля — это тоже производство услуг по продаже товара), а организует этотпроцесс. И вот когда необходимое понимание реализовалось на предприятии вконкретные решения и появились менеджеры в истинном смысле этого слова,начинается осмысленная деятельность руководства, направленная на систематизациютруда. Возникает необходимость автоматизировать не отдельные рабочие места, атехнологические цепочки, после чего встает вопрос об автоматизации деятельностивсей фирмы. Наивно при этомдумать, что по всему офису будут бегать шустрые роботы и делать всю работу, асотрудники — с умилением за ними наблюдать. К сожалению, с похожимипредставлениями об автоматизированном офисе иногда приходится встречаться.Здесь опять происходит путаница в терминах: нарисованная картинка с роботамисоответствует автоматическому, а не автоматизированному офису.Автоматизированная система помогает человеку выполнять операции, а не выполняетих за него. Главное при создании систем такого рода — определить, на какихэтапах технологического процесса должен принять решение человек-оператор. Дляэтого необходимо отчетливо представлять весь технологический процесс, затемследует организовать труд людей в соответствий с данным знанием и уже послевсего можно думать об автоматизации. Персонал должен знать: откуда и в какомвиде он получает начальные условия для совершения операции; алгоритм или способсовершения своей операции; какой результат и в каком виде он должен получить;кому и что передать при завершении данной операции. Казалось бы, чего проще…Однако все это просто понять, когда речь идет о конвейере и рабочему необходимозавернуть одну гайку, которая унего под рукой. В системах организационного управления все несколько сложнее.
Готовность предприятия к использованию автоматизированнойсистемы управленияКогда результат одной операции однозначно определяетначальные условия следующей операции, то операция линейная, для человека же онапредставляется рутинной. Например, один сотрудник выписал накладную клиенту дляполучения товара, а другой должен на складе выдать товар по этой накладной.Затем сотрудник в бухгалтерии обязан учесть расход данного товара с данногосклада данному клиенту. Эта операция тривиальна, когда она однозначна. Если жеоднозначность отсутствует (как это бывает в реальной жизни), то необходимоопределить точки принятия решения и ответственность за принятое решение. Еслине касаться перспектив использования в этих точках интеллектуальных систем, тов общем случае ответственность за принятое решение лежит на человеке. Посмотримна примере, где человеку необходимо принимать решения или, что, в общем, одно ито же, нести ответственность.
1. Сотрудник выписал накладную клиенту, который неоплатил товар.
2. Накладная выписана на товар, которого нет наскладе.
3. Накладная выписана на количество товара,превышающее его наличие.
4. Накладная выписана не на тот товар, которыйзаказал и оплатил клиент (другой артикул, например).
5. Клиент не пришел на склад за товаром повыписанной накладной.
6. Клиент отказался получать товар или его частьиз-за обнаруженных дефектов.
7. По просьбе клиента на складе ему вместо товара,указанного в накладной, выдали другой товар, к тому же отличающийся по цене.
8. Клиент потерял накладную по пути на склад.
9. Кладовщик неправильно оприходовал товар поколичеству и номенклатуре.
10. Кладовщик похитил или укрыл товар.
11. Кладовщик ошибся при отпуске товара.
12. Кладовщик потерял накладные.
Здесь перечислены далеко не все возможные ситуации вэтой простой цепочке операций.Нестандартные ситуации влекут за собой потери времени или денег. Сокращая времяна их разрешение, или предотвращая их, мы экономим деньги. Однако нам нечегобудет экономить, если персонал не будет знать, как отрабатывать стандартныеситуации, а тем более нестандартные.
Если персонал это знает, то независимо отиспользования средств автоматизации на предприятии труд систематизирован. Втаком случае даже использование автономных средств автоматизации принесетощутимый результат. Для подобных предприятий легко создавать АСУ, беда только втом, что таких предприятий крайне мало. Большинство предприятий характеризуетсятой или иной энтропией. Поэтому прежде чем начать автоматизацию, следуетоценить степень систематизации труда на предприятии и, насколько это удастся,свести труд отдельных людей в систему.
Организацией труда на предприятии призванызаниматься менеджеры. Помимо общего знания о технологических процессах, ониимеют конкретный опыт работы на данном предприятии, так как именно имприходится разрешать нестандартные ситуации. Идеальный вариант, когда напредприятии один менеджер и он же — директор (да к тому же и владелец). Тогдаему достаточно делового набораMicrosoft под Windowsи пакета элементарных программ для сотрудников. К сожалению, такой идеальныйвариант может быть реализован только в очень маленькой фирме с толковым иэнергичным владельцем. Однако в большинстве же случаев владельцу-индивидуальному или коллективному — приходится организовывать труд напредприятии с привлечением менеджеров по найму.
Лемма*.Если на предприятии больше одного менеджера, то их больше двух, ведь двоимнужен третий, чтобы разделить сферы ответственности. Так на предприятиивозникает структура системы управления. Даже в самом простом случае мы получаемтрехуровневую иерархическую систему управления.
Предположим, что в какой-то момент на предприятиисоздана оптимальная системауправления (речь идет о «живой», человеческой, а не об автоматизированнойсистеме управления). Понятно, что предприятие не сможет сколь угодно долго житьс этой системой управления, так как внешние условия непрерывно изменяются, иэти изменения должны отражаться в системе. Поэтому необходимы средстваподдержания системы и обеспечения ее развития без потери свойств системности.
К сожалению, средства поддержания системыуправления, будучи включенными в саму систему, имеют тенденцию по мере ростачисла элементов системы порождать побочные информационные потоки, которые современем способны подавить основные. Этот процесс ведет к деградацииорганизации. Попробуем показать, какова его связь с проблемой автоматизации.Начнем с последнего этапа развития организации, когда система организационногоуправления практически подавила производственные структуры и начинается процессдеградации. Может показаться, что именно в этот момент необходимо ставитьвопрос о внедрении системы автоматизации на предприятии. Так как объеминформации стал чрезвычайно велик и без помощи компьютеров его не обработать,то необходимо приглашать команду «автоматизаторов», которые исследуютинформационные потоки, направят их в компьютерные «русла»,«обвяжут» сетями, и справки и сводки будут вылетать на столыруководителям, как газетные листы из печатного станка. Наш же опыт показывает,что в такой ситуации никакая автоматизация не поможет. Кто будет ставить задачу«автоматизаторам»? Те же менеджеры и руководители отделов, которыезахлебываются в потоке информации. Но когда начинается обследование их деятельности,то выясняется, что их работа заключается в проверке результатов предыдущейоперации или их интерпретации для вышестоящего контролирующего звена. Подобныезвенья в системе многократно дублируют исходную информацию и, следовательно,порождают обвальные информационные потоки. Но они никогда не сознаются в этом ибудут уверять в абсолютной необходимости и сложности их труда.
Теперь предположим, что молодая фирма, только чтонабравшая сотрудников (да и то не всех), решила сразу оснаститься по высшемуклассу, а уж потом думать, что и как она будет делать. Такая ситуациявстречается не так уж редко. И в этом случае затраты на автоматизацию неприводят к оптимальному результату. Формирование «живой» системытребует определенного времени и усилий конкретных людей с их личным опытом изнаниями. Сам процесс формирования системы носит отпечаток личностей, в немучаствующих, и поэтому противоречив. В общем случае для такой фирмы раносоздавать систему автоматизации. С большой степенью вероятности через некотороевремя данная система перестанет быть адекватной «живой» системе,которая неминуемо сформируется, если фирма будет эффективно работать. Итак, каквсегда, истина лежит посредине. Фирма готова к автоматизации, когдадеятельность отдельных элементов в ее «живой» системе начинаетстабилизироваться: направление определено, состав менеджеров минимальный, нофункционально полный, показатели деятельности фирмы стабильно растут. Теперьперед руководством фирмы встает вопрос:«Создавать самим или заказать на стороне систему автоматизации фирмы?».
Преимущества разработки автоматизированной системыуправления специализированной фирмойВ большинстве случаев целесообразно заказыватьсистему на стороне, а не создавать собственное подразделение разработчиков.Почему так происходит, рассмотрим ниже.
Нередко случается так, что руководство нанимает «околокомпьютерногомальчика», который приносит кучу дискет, на которых записано множество«неофициально» полученных пакетов программ (от редакторов текстов допакетов трехмерной графики). После этого устанавливают на компьютеры весь этотворох программ, который венчает легально приобретенная бухгалтерская программа,к примеру «Финансы без проблем». Теперь можно сказать, что офискомпьютеризован. Бог в помощь такому руководителю и процветания его фирме!
Но бывает и инойподход. Руководитель дает объявление, что примет на работу людей, умеющих то–тои то-то, и такие люди находятся. Перед ними ставится задача создатьавтоматизированную систему для управления предприятием… хорошую, оченьхорошую, самую лучшую. Не исключено, что это будет «новое платьекороля». Более того, нередко так и бывает. Но предположим, что системавышла на славу. Так могло получиться, только если в процессе работы сложилсядружный творческий коллектив. Но работа у данного заказчика закончилась. Что предстоит такому коллективуразработчиков, неужели его деятельность ограничится внесением эпизодическихулучшений в созданное изделие? Скорее всего, разработчики попрощаются сзаказчиком и будут создавать аналогичные изделия для других. А с чем жеостанется наш заказчик? Так как работа производилась его персоналом, то никакихгарантийных обязательств по этой работе у него не осталось. Со всемипожеланиями о доработках ему придется обращаться к самостоятельному коллективуи, как говорится, за отдельнуюплату. Следует вывод, что, пойдя по пути самостоятельной разработки, к тому жепри очень малой вероятности хорошего результата, заказчик получает то, от чегохотел уйти.
Кратко обозначим основные преимущества внешнегоразработчика, которые свойственны ему по определению.
Профессионализм.Внешний разработчик интегрирует не только опыт многих разработок, но и многих«живых» систем, которые ему пришлось автоматизировать.
Реализм.Разработчик должен отчетливо представлять степень реализуемости задания, темсамым предохраняя заказчика от неоправданных затрат финансов и/или времени нанереализуемые проекты. Это, на наш взгляд, самое важное преимущество.
Ответственность.Внешний разработчик несет перед заказчиком юридическую и финансовуюответственность за разработку в полном объеме (в отличие от собственногоразработчика).
Экономическаяцелесообразность. Разработку системы может выполнить только подготовленныйколлектив, имеющий концептуальные, инструментальные и технологическиенаработки. На оснащение, обкатку и наработку всего этого уходит немало времении средств. Поэтому при относительно небольших планируемых сроках (до двух лет)на эту работу и разовом ее характере на данном предприятии разработка внешнимисполнителем будет стоить дешевле, чем собственным. В некоторых случаях могутбыть варианты, но это требует детального анализа.
К созданию своих коллективов разработчиков обычнотяготеют те фирмы, которые сами специализируются в этой или близких областях.Собирая или приглашая к себе коллектив разработчиков, фирмы чаще всего имеют ввиду, что, выполнив работу для них, данный коллектив впоследствии создастрыночный продукт, который окупит разработку и сохранит коллектив дляпоследующих усовершенствований созданной программы. Конечно, резон в такомподходе есть, и существуют примеры успешной его реализации. Однако в общемслучае стимулы у коллектива, который находится на постоянной зарплате ворганизации, гораздо менее сильные, чем у фирмы, привлеченной для выполненияконкретной работы за конкретное вознаграждение. Есть еще один психологическиймомент, связанный с разработкой, выполненной собственным коллективом. Послетого как работа выполнена и ее стали использовать на предприятии, база данныхсистемы начинает очень быстро насыщаться информацией. Если концепция и средстваразработки были выбраны неправильно, то это ведет к стремительному падениюэффективности ее применения. Руководство в этом случае требует ее доработки,даже когда оно уже понимает, что неправильна сама концепция системы. Слишкомтяжело принять решение о создании или приобретении новой разработки и тем самымпризнать свою прежнюю ошибку.
Автоматизация учета или учет на базе автоматизации?Главная цель ик тому же первый результат системной автоматизации в области организационногоуправления — это нормальный учет.
Основное предназначение учета — сформировать базисданных о состоянии предприятия. При этом речь идет не только об учете товаров,но и о состоянии всех данных, характеризующих предприятие (количество товара наскладе, в пути, сколько товара заказано, оплачено, выписано, разрешено котпуску, сколько отпущено, отпущено в кредит, за наличную оплату, скольковозвращено по рекламациям и т. д.). И этот далеко не полный перечень относитсяк товарам, а ведь есть еще основные средства, «малоцен-ка»,производственные запасы, договорные отношения с обязательствами, отношения сперсоналом, с представителями бюджета, частные отношения руководителя фирмы.Все аспекты производственной деятельности, как в зеркале, находят отражение(хотя порой своеобразное) в бухгалтерии предприятия. Предприятию необходимабухгалтерия, чтобы увидеть недостатки в работе и устранить их. Отсюда главноеи, пожалуй, единственное назначение бухгалтерии — отражать фактическое (!)состояние дел предприятия.
Бухгалтерский учет — прикладная экономическаядисциплина, приобретающая в условиях переходной экономики первостепенноезначение для предприятий всех форм собственности и размеров — обеспечиваетрегистрацию, хранение и обработку информации о финансово-хозяйственнойдеятельности предприятия. В условиях экономической нестабильности и частойсмены нормативных актов государства, правил ведения бухгалтерского учетапрофессия бухгалтера становится все более престижной, а его роль в управлениипредприятием — ключевой. Сложности настоящего времени вынуждают бухгалтеровпостоянно совершенствовать квалификацию, отслеживать последние изменения идополнения к действующим законам и учитывать их в практической деятельности.Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем пристабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящееискусство, чтобы, с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уплатыналогов, а с другой — формально не нарушить закон и избежать штрафных санкций.
Использование персональных компьютеров дляавтоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системыинформационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себебухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных смногократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкойразнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных изодних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизациибухгалтерской деятельности, не так-то легко получить решение, удобное длянеискушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определеннуютрудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых кбухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых кновым условиям программных комплексах.
Чем же может помочь российскому бухгалтерукомпьютер? Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотногобухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизациирутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценитьтекущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того,автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить исохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланкичасто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные ирасходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитамипредприятия.
Часто под бухгалтерией понимают все функцииуправления финансами предприятия, в том числе планирование, прогнозирование,расчет затрат и т. п., поскольку на небольших предприятиях все эти вопросызачастую находятся в ведении одних и тех же людей. Когда же разрабатываютсясредства автоматизации, эти функции необходимо различать. Не зря в структуреуправления крупных предприятий существуют помимо бухгалтерии плановый,финансовый, экономический, а иногда и договорный отделы.
Рассмотрим процедуру отпуска товара со склада. Одиниз основных циклов, включающий данную процедуру, состоит из взаимосвязанныхопераций. К ним относятся:
1) выписка счета на интересующий покупателя товар;
2) оплата этого счета клиентом;
3) учет в бухгалтерии факта оплаты;
4) выписка расходной накладной на склад, гдехранится товар;
5) расходование данного товара со склада;
6) учет в бухгалтерии израсходованного товара.
Попробуем проанализировать некоторые ситуацииуказанного цикла, из числа тех, которые могут привести к осложнениям прииспользовании автоматизированной системы.
Рассмотрим вопрос оплаты счета. Если счет оплаченналичными сразу после выписки, то его незачем выписывать. Это обычная продажа,скажем, со склада-магазина. Казалось бы, можно автоматически учесть вбухгалтерии расход этого товара со склада. Но бывают ситуации, когдапокупатель, выписав и оплатив товар, не забирает его со склада в течениемесяца. И, конечно, дотошный бухгалтер тут же заметит, что можно автоматическиформировать кредиторскую задолженность по товару и погашать ее послевозвращения накладной со склада. Пока мы рассматриваем идеальный вариант, когдавсе схемы проводок разработаны и отлажены, это будет верно. Однако введениедополнительного цикла приведет к появлению дополнительных ошибок в бухгалтерии,где их и так бывает достаточно.
Стандартной ситуацией отпуска товара со складаявляется отпуск, точносоответствующий выписанной накладной. Но кто из коммерсантов не сталкивался склиентом, который в момент отпуска товара вдруг изменил свое решение? Бываютситуации когда, придя на склад одной из торговой фирмы, клиент увидит товар,который ему нужнее, чем тот, который оплачен. Просьба произвести замену ипринять доплату наличными нередко приводит сотрудников фирмы в оцепенение. Какже это можно сделать, если уже выписан счет, по нему произведена оплата ивыписана накладная, которая учтена в бухгалтерии? Только старший менеджер илидругой крупный начальник, скрепя сердце, разрешит произвести замену. Онмысленно проклянет подобных клиентов, которые сами не знают, чего хотят.Причиной этому нередко бывает автоматизированная система, в которой оказалсяреализован только стандартный алгоритм отпуска, не допускающий ветвления.
В другой фирме такая же ситуация не вызываетникакого замешательства. Клиенту тут же переписывают счет с тем же номером,принимают доплату на основании того же счета и выдают товар по новой расходнойнакладной с тем же номером. Предыдущие документы уничтожаются. И это происходитна фирме нет никакой системы автоматизации.
Говорят ли приведенные примеры о том, что всякаяавтоматизация плоха? Нет. Плоха та автоматизация, которая ограничивает человекав принятии им решения. Но это к слову.
Несмотря на столь длительное описание процедурыотпуска товара со склада, мы не рассмотрели и десятой части возможных стандартныхи нестандартных ситуаций, связанных с этой процедурой. Пока мы не пришли квнедрению в хозяйственную деятельность систем искусственного интеллекта,приходится констатировать, что большинство решений по нестандартным ситуациямнадо принимать человеку.
При традиционном способе учета на предприятиибухгалтерия является его центром. В ней сосредотачиваются все фактыхозяйственной жизни в денежном выражении. Однако характеризующие их данные неприсутствуют в чистом виде. Они выделяются из множества документов,обращающихся на предприятии. Более того, в нашей стране каждая бухгалтерскаяоперация должна быть подтверждена документом, на основании которого она былавыполнена. Обратив на это внимание, мы пришли к выводу: пока тот или инойдокумент о хозяйственной жизни предприятия будет выписываться, как ниавтоматизируй бухгалтерию -всегда останется проблема ручного ввода документа.Отсюда будут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз, нарушенияпричинно-следственных связей событий, грандиозные затраты времени на поискошибки, вызванной утерей невведенного документа, и т. д. Чтобы этого избежать,необходимо все документы создавать в той же среде, где формируются справки иотчеты по ним. Следовательно, эффективная автоматизация в организационном управлениивозможна только тогда, когда она осуществляется в единой системе.
Эта система должна, в первую очередь, формироватьбазис всех данных, которыми оперируют на предприятии. Если все документы на предприятии будут создаваться в единойэлектронной среде, то первая и наиважнейшая задача -учет — будет решенаавтоматически. Когда все сведения, которые могут потребоваться для различныхсправок и отчетов, находятся вединой базе данных, то задача их интерпретации становится чисто технической.Именно поэтому система, построенная на базисе исходных данных, а не ихинтерпретаций в виде разнообразных сводов и регистров, становится открытой, т.е. способной к развитию. К примеру, в системе «ЛокОФФИС» в момент еесоздания было 750 полей (т. е. атрибутов базы данных). В версии, которая сейчаснаходится на рынке, этих полей 1200. Скоро, по некоторым предположениям, вверсии 2.0 база данных будет содержать уже более 1500 полей. При этом дляпользователя системы переход на новую версию «прозрачен», так как емуне надо повторять ввод каких-либо данных. Все справки, которые он мог получитьв предыдущих, он найдет и в новых версиях. Для администратора системы процедураперехода на новую версию состоит в экспорте данных из старой базы и импорте вновую.
Большинство программ бухгалтерского учета реализуютте или иные алгоритмы с набором выходных форм, которые до сих пор используютсябухгалтерами предприятий, однако эти программы ускоряют их труд, но не изменяютего характера. Весь набор процедур, которые бухгалтер совершает при ручномучете, приходится совершать и при автоматизированном. Иначе и не может быть,если объектом автоматизации является только бухгалтерия. Однако многие видыучета логичнее вести не с помощью бухгалтерской записи, а в естественном видена месте возникновения учитываемых фактов. Например, если учет отпущенного сосклада товара вести на складе, а платежи за товар — в бухгалтерии, при этом иотпущенный товар, и платеж соотнести с получателем товара, то отпадаетнеобходимость в ведении аналитического учета по дебиторской задолженностиполучателя или кредиторской задолженности перед получателем, но только в томслучае, если данные об отпуске товара и платежах за него доступны и актуальны.
Ясно, что такой способ учета проще и точнее. Но дляего реализации необходимо все факты хозяйственной жизни предприятия соединить водной автоматизированной системе. Тогда данные будут естественным путемсистематизироваться и накапливаться по мере их возникновения и становитьсядоступными для анализа. Очевидным следствием такого подхода являетсяиспользование сети компьютеров с единой схемой базы данных.
Комплексная и системная автоматизацияОсновной проблемой, определяющей путь развитияавтоматизации предприятия, является выбор объекта автоматизации.
Проще всего, конечно, приобрести у разныхфирм-разработчиков программы, автоматизирующие те или иные сферы деятельности:бухучет, работу в торговом зале или на складе. Но в этом случае можетвозникнуть ситуация, когда форматы данных, используемые в одной системе, небудут совместимы с другой, а значит, получить полную картину работы предприятияокажется довольно трудно. Отсюда вытекает, что приобретение программ разныхпроизводителей не позволит решить проблемы комплексной автоматизации.
По мере роста числа партнеров, товарооборота,количества складов или розничных магазинов и расстояния от них до центральногоофиса требования, предъявляемые к системам автоматизации управленческой деятельности,становятся все более жесткими; они включают в себя единый формат базы данных,полноту функциональных возможностей, необходимость получения информации илиданных, актуальных на данный момент времени. Следовательно, встает вопрос осистеме комплексной автоматизации деятельности, которая должна обеспечить: •полнотуи корректность данных; •гибкость и настраиваемость большинства параметров,отражающих специфику деятельности конкретного предприятия; •высокую надежностьи быстродействие; •сохранность информации в базе данных и возможность еебыстрого восстановления; •возможность наращивания и модернизации системы. Соединениескладской, бухгалтерской и финансовой систем в единый комплекс является, помнению многих разработчиков, необходимым условием для реализации на предприятииуправленческого учета в режиме реального времени.
При комплексной автоматизации предприятие оснащаетсянабором автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых помогаетрешению той или иной задачи. АРМ имеет процедуры ручного илиполуавтоматического (с дискет) ввода исходной информации, автономно производитее обработку без привлечения информации из других АРМ. Результатом обработкиявляется выходной документ, который сохраняется в базе данных АРМ или вприписанной ему области общей базы данных. Информационные связи междуавтономными АРМ разорваны, что дает почву для умышленных искажений,злоупотреблений, небрежности отдельных лиц или обычных ошибок и требуетдополнительного контроля и дублирования информации. В системе же разрывкакой-либо информационной цепочки сигнализирует об аварии и локализует ееисточник. При системной автоматизации предполагается, что объектом выступает неотдельная задача, а предприятие в целом или его часть, которая сама по себеобразует систему.
Есть особенность в создании систем автоматизацииорганизационного управления предприятием. Она заключается в необходимостиавтоматизировать управление предприятием, внедряя компьютерные средства всуществующую систему управления в отличие от технологических автоматизированныхсистем, которые создаются одновременно с технологией производства. Этаособенность наиболее сильно проявляется при разработке именно СИСТЕМ. Апоскольку системы автоматизации организационного управления предназначены длявнедрения в существующую систему управления предприятием, то мы дополняем это название термином “интегрированная".
Системный подход требует, чтобы каждый объект илизадача рассматривались не сами по себе, а с учетом взаимосвязей ивзаимодействия с окружающими объектами и соответствующим