Реферат: Методичка по Excel 2000

Содержание

1    Основыработы в программе Excel 2

1.1     Вводданных. 2

1.2     Форматячеек. 3

1.3     Обрамление. 3

1.4     Автоформат,условное форматирование. 3

1.5     Вводформул. 4

1.6     Суммированиеи другие функции. 4

1.7     Сортировка. 5

1.8     Работас листами – переименование, вставка, удаление, копирование. 5

2    Расширенныевозможности Excel 6

2.1     Графики. 6

2.2     Настройкапараметров страницы… 7

2.3     Переносв Word и обратно. 7

2.4     Условноеформатирование и Фильтрация. 8

2.5     Структурныетаблицы… 9

2.6     Поиск,Замена и Макросы… 9

2.7     Собственныефункции и Visual Basic. 9

 

 

 

июнь2004г.

® Огородиков Сергей        yar_sergo@mail.ru

июнь 2004г.
Основы работы в программе Excel

Программа MicrosoftExcel – входит в пакет программ Microsoft Officeи предназначена для создания электронных таблиц, вычислений в них и созданиядиаграмм. Как и в программе Microsoft Word в программе Excel можносоздавать обычные текстовые документы, бланки, прайс-листы, проводитьсортировку, отбор и группировку данных, анализировать и т.п.

1.1   Ввод данных

В программе Excel существуетнесколько типов данных:

текстовый графический числовой

Числовой в свою очередь состоит из

Числовой (целые числа и числа с дробной частью) Денежный (после числа указывается обозначение валюты) Процентный (20% = 0,02 ) Дата и время

(число дней начиная от01.01.1900г – это целая часть, время – дробная часть)

При вводе данных Excel автоматическипытается распознать тип:

пример текста ;    12;    1.2 или 1,2 ;     123р. ; 18%;       27/05/04  или 27.05.04;

/>

Для изменения типа значения выделите нужные ячейки (белымкрестиком) и откройте Формат-Ячейки… и откройте закладку Число. Выберитенужный формат и нажмите кнопку ОК

 

Программа Excel округляетчисловые данные. Для отображения нужного количества чисел после запятой нажмитекнопку/> - для увеличения числа цифр послезапятой или /> -для уменьшения числа цифр после запятой.

Для выравнивания значения по горизонтали служат кнопки,аналогичные кнопкам программы Word:

/>

Для определения параметров текста (шрифта) – воспользуйтесь кнопками

/>

·    Для установки разделителей необходимо:

открыть Пуск-Настройка-Панель управления  ивыбрать Языки и стандарты

на закладке Числа выбрать Разделитель целой идробной части    , или .

на закладке Дата выбрать Разделителькомпонентов даты  .или /или  –

 

Для продолжения значений (арифметическая прогрессия) используется механизм автопродолжения.

/>/>Для продолжения значений необходимо выделить 2 ячейки (компьютеррассчитывает разность значений), после этого подвести курсор мыши в нижний уголэтих ячеек (курсор становится черным крестиком ) и, удерживая левую кнопку мыши– потянуть вниз.

Автопродолжение действует длявсех типов данных. При этом числа и даты – увеличиваются (или уменьшаются), атекст – повторяется!

Так, например, можно быстро создать список товаров с номером(см. рис. справа)

/>1.2   Формат ячеек

Для изменения типа значения ячейки предназначены кнопки:

/> - денежный формат, /> - процентный, /> - числовой.

/>

Для любых выделенных ячеек в главном меню Форматвыберите пункт Ячейки… В открывшемся окне можно полностью настроить всесвойства ячеек:

тип – число, дата, денежный, Выравнивание – по горизонтали и по вертикали; Шрифт — размер и цвет текста, Границы — обрамление ячеек Вид — цвет ячеек…

Это же окно можно вызвать нажатием правой кнопки мыши ивыбором Формат ячеек…

1.3   />Обрамление

Для изменения обрамления, цветазаливки и цвета текста выделенных ячеек предназначены кнопки: />  

Для более сложного обрамлениянеобходимо открыть  главное меню Формат, выбрать пункт Ячейки… назакладке Границы – определить цвет и тип линий обрамления. После этого выбратьграницы – внешние и/или внутренние и нажать кнопку ОК

1.4   />Автоформат, условное форматирование

Для автоматического оформлениятаблиц в программе Excel необходимо нажать на одну изячеек таблицы и открыть главное меню Формат пункт Автоформат.

В открывшемся окне выбрать типоформления таблицы и нажать кнопку ОК

1.5   Ввод формул

Выполнение расчетов в таблицах Excelосуществляется при помощи формул.

Для создания формулы, котораябудет вычисляться для каждой строки таблицы, необходимо в пустой ячейке ввестизнак = после этого нажать на ячейку первого числа (вместо чиселпоявляется адрес ячейки!), после этого  ввести на клавиатуре действие (+,-,*,/)и нажать на вторую ячейку.

/>

После нажатия на клавишу [Enter] или[Tab] в ячейке появится вычисленное значение.

Формулы, как и данные, можнопродолжать при помощи автопродолжения

/>Для некоторыхвычислений требуется использовать фиксированную строку или столбец, для этого вформуле используется знак $. Например для таблицы умножения в ячейке F4необходимо исправить формулу на =$B4*F$2, т.е. зафиксировать первыйстолбец B  и первую строку таблицы 2

Если для всей таблицы используется единая константа тонеобходимо фиксировать и столбец и строку, т.е. в формулах использовать $J$2

Например, в таблице товаров вычислить налог, значениекоторого может меняться см. рис.

/>

1.6   Суммирование и другие функции

Для суммирования по столбцу илистроке достаточно нажать кнопку: />

при этом появляется пунктирная рамка, показывающая ячейки,которые будут просуммированы. Для изменения области суммирования достаточновыделить нужные ячейки и нажать клавишу [Enter]

            Для вызова других функций нажмите кнопку />, расположеннуюрядом с />

При этом появится окно выбора функций.

/>Все функцииразбиты по категориям.

Наиболее полезными являются

«10 недавно использовавшихся» — это те функции, которые Выиспользуете

«Математические» — это функция СУММ(),  ОКРУГЛ(), ЦЕЛОЕ(), SIN(), COS()…

«Статистические» -  это среднее СРЗНАЧ(), отклонение отсреднего СТАНДОТКЛОН()

 «Дата и время» — работа с датами, функции ТДАТА() – выдаюттекущую дату или  текущее время в зависимости от формата ячейки.

1.7   Сортировка

Для сортировка таблицы по одному из столбцов достаточнонажать на ячейку столбца, по которому Вы хотите сделать сортировку (Выделятьстолбец не нужно!)

и нажать кнопку: /> - для сортировки по алфавиту (повозрастинию)

или кнопку: /> - для сортировки против алфавита(по убыванию)

см. также п.2.4

1.8   Работа с листами – переименование, вставка, удаление, копирование

В отличии от программы Word, впрограмме Excel существует несколько листов,обычно они выглядят как закладки внизу экрана Лист1, Лист2, Лист3

Каждый из листов представляет собой плоскость, размером 256столбцов и 65 536 строк  Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес (как нашахматной доске) A1, F3, G8….

            Для изменения форматаотображения – нумерация по строкам и по строчкам необходимо открыть главноеменю Сервис выбрать пункт Параметры закладка Общиевключить флажок Стиль ссылок R1C1. Соответственно для нумерации ячеек в стиле A1, F3, G8необходимо открыть главное меню Сервис выбрать пункт Параметрызакладка Общие и выключить флажок Стиль ссылок R1C1.

/>            Дляизменения названия листа достаточно дважды щелкнуть на закладку, например Лист1,при этом название «почернеет», после этого введите новое название и нажмитеклавишу [Enter]              

/>

Удаление листа  — Правка –Удалить лист

            Добавление нового листа осуществляется изглавного меню Вставка – Лист

Если Вы хотите сделать новый лист очень похожий на ужеготовый – то можно сделать копию листа.

Для этого перейдите на готовый лист,с которого Вы хотите сделать копию и откройте главное меню Правка-Переместить/скопироватьлист.

В открывшемся окне включите флажок Создать копию инажмите кнопку ОК

2    Расширенныевозможности Excel2.1   Графики

В программе Excel можно создаватькрасивые графики и диаграммы на основе таблиц.

Для этого в таблице необходимо выделить нужные столбцы(выделить первый столбец, затем, удерживая клавишу [Ctrl]выделить следующий столбец) После этого достаточно нажать кнопку /> или главное меню Вставка– Диаграмма. При этом открывается мастер создания диаграмм, который состоитиз четырех шагов. На первом шаге определяется тип диаграммы: обычно это Гистограмма,График илиКруговая. После выбора типа диаграммы нажмите Далее>>

/>       />

На втором шаге показывает предварительный вид Вашейдиаграммы.

Если на этом шаге ничего непоказывает, значит Вы не сделали выделение нужных столбцов. Нажмите кнопку /> в конце стоки Диапазон и сделайте выделение столбцов.

/>  />

На третьем шаге определяютсяосновные параметры диаграммы: Заголовок, Оси, Линии сетки, Легенда (подписи приналичии нескольких рядов), подписи данных.

Выберите нужные параметры и нажмите Далее>>  

На последнем шаге выберитеразмещение диаграммы (на отдельном листе или на имеющемся, радом с таблицей)нажмите Готово

2.2   Настройка параметров страницы

В отличие от программы Word впрограмме Excel не видно печатной страницы. Для того,чтобы увидеть страницу достаточно нажать кнопку /> или открыть главное меню Файл-Предварительныйпросмотр. В отрывшемся окне можно нажать кнопку Страница длянастройки полей, ориентации страницы и процента отображения таблицы на листебумаги.

Для печати больших таблиц дляотображения заголовка таблицы на каждой странице необходимо открыть главноеменю Файл-Параметры страницы и на закладке Лист установить способнумерации страниц, а также в строчке сквозные строки установить диапазонстрок шапки таблицы (см. рис)

/>

После этого можно нажать кнопку Просмотр

2.3   Перенос в Word и обратно

Готовую таблицу (с формулами ирасчетами) можно перенести в программу Word, например,в готовый документ вставить информацию о закупке товара.

Для вставки из Excelв Word необходимо сначала выделить ячейки таблицы впрограмме Excel (белым крестиком, удерживая левую кнопкумыши выделить все нужные ячейки), затем выполнить копирование. Для этогодостаточно нажать кнопку />

После этого нужно открыть программу Wordили готовый документ Word. И в открывшемся окнепрограммы поместить текстовый курсор (нажать в нужном месте) и нажать кнопку />

Также можно переносить идиаграмму из Excel в программу Word,однако! при вставке диаграммы вставляется весь документ Excel.

Копирование других элементовосуществляется прямым копированием видимых элементов в буфер обмена при нажатиина клавишу [Print Screen] или для копирования активного окна – [Alt]+ [Print Screen]. После этого можно вставлять это изображение,нажатием на кнопку/>или выбором Правка-Вставить.Желательно предварительно вырезать только нужный элемент, для этогооткройте программу Paint:

Пуск-Программы-Стандартные– Paint

Выберите главное менюПравка и пункт  вствить. Послеэтого нажмите кнопку /> и выделите нужный элемент.Скопируйте его в буфер обмена: Правка – копировать. После этого можнопереходить в программу Excel или Word и вставлять, нажатием на кнопку/>

/>2.4    Условноеформатирование и Фильтрация

Условное форматирование позволяет выделить нужныеданные другим цветом. Например, все суммы более 10 000р. оформить краснымцветом.

Для этого необходимо:

выделить столбец (или нужные ячейки) Выбрать главное меню Формат – Условное форматирование определить условие, например больше   10 000 Нажать на кнопку Формат… в окне Условного форматирования Определить цвет, стиль шрифта, на закладке Вид — определить цвет фона. нажать ОК в этом окне Аналогично можно определить еще два условия, нажатием на кнопку А также>> Окончательно нажать в окне Условного форматирования кнопку ОК

/>

Фильтрация очень похожа на Условное форматирование,однако при выборе по условию нескольких строк — только они и отображаются привыводе на печать.

Для осуществления фильтрацииданных необходимо открыть главное меню Данные-Фильтр и выбрать пункт Автофильтр.При этом в заголовке таблицы появляются кнопки выбора из списка. При выбореможно отобразить только первые 10 (минимальные или максимальные) по конкретномузначению или по условию (например, сумма больше 1000р.).

            Для данных, выбранных при помощи фильтрации, принажатии на /> появляетсяспециальная функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ()  и суммирование осуществляется толькопо выбранным данным!

/>

Фильтрация особенно полезна длябольших таблиц и прайс-листов, когда Вам требуется найти нужный набор товаров ираспечатать полученные данные.

2.5   Структурные таблицы

Структурные таблицы встречаютсядостаточно часто, например, список организаций, а в каждой из них – фамилия ителефон директора, главного бухгалтера и т.д. Иногда возникает необходимостьпросмотра (и печати) только итоговых результатов, а не всех данных. Для этоготакже можно использовать структуру таблицы.

Для создания структуры необходимовыделить те строки, которые Вы хотите не отображать и после этого открытьглавное меню Данные – Группа и структура выбрать Группировать…после этого слева от нумерации строк появится значок свертки /> В результате можнопросматривать (и распечатать) только итоговые данные. (см. рис.)

/>

2.6   Поиск, Замена и Макросы

В большом документе Excel можно осуществлять поиск информации. Для этого откройтеглавное меню Правка – Найти или нажмите кнопку />

Для замены в документе одноговыражения на другое – воспользуйтесь функцией замены. Откройте главное меню Правка– Заменить введите исходную фразу и фразу для замены. Нажмите кнопку Заменитьили Заменить все

Если Вы часто делаете какую-то последовательностьопераций, то можно облегчить себе этот труд – записав эту последовательностькак Макрос и вызывать ее одним нажатием!

Для этого откройте главное меню Сервис– Макрос… – Начать запись…

после этого выберите комбинациюклавиш для запуска макроса, например, [Ctrl+Ф]

/>сделайте всюпоследовательность действий и остановите запись макроса нажатием на кнопку ÿ

2.7   Собственные функции и Visual Basic

Некоторые функции отсутствуют в программе Excel,и это не беда. Любую, даже очень сложную функцию, Вы можете сделать сами! Дляэтого предназначен Редактор Visual Basic.

Откройте главное меню Сервис – Макрос -  Редактор Visual Basic…

Для каждого листа документа Excel Выможете создать свою функцию и использовать ее.

В некоторыхслучаях удобнее сделать макрос, а затем его редактировать!

Function НазваниеФункции(перем1 as integer; перем2 as string) as string

<действия>

End Function

Для того, чтобы при следующем включении все функции и макросыработали — откройте главное меню Сервис – Макрос -  Безопасность   — установитеуровень – Средний.