Реферат: Использование компьютера для подготовки текста

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ… 3

1. СОЗДАНИЕДОКУМЕНТА. 5

2.ВОЗМОЖНОСТИ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА. 8

3.РЕДАКТИРОВАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА. 9

4.МИНИМАЛЬНЫЙ НАБОР ТИПОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ТЕКСТА. 11

5.РАСШИРЕННЫЙ НАБОР ОПЕРАЦИЙ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ТЕКСТА. 13

6. ВСТАВКАТАБЛИЦ. 17

7. СОЗДАНИЕИ РАБОТА С ГРАФИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ. 18

8. ОПЕРАЦИИСОХРАНЕНИЯ ТЕКСТА. 19

9.РАСПЕЧАТКА. 20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ… 21

ЛИТЕРАТУРА… 22


/>ВВЕДЕНИЕ

Трудно  представить себе область нашей повседневнойжизни, где бы не было места для компьютеров и различной автоматизации с ихиспользованием. Там где раньше использовалась пишущая машинка, калькулятор идругие средства автоматизации труда сейчас на смену им пришел компьютер. В последниегоды темпы продвижения компьютерных технологий в различные области знаний,производства, торговли, частной жизни человечества  особенно высоки.

Одной из первостепенных задач, решаемых с помощьюкомпьютеров, является автоматизация получения различных тестовых документов. Насколькопроще для человека, имеющего навыки работы с компьютером, создать и распечататьтекст с его использованием  по сравнению с той же самой работой на печатноймашинке? Ответ очевиден. Преимущества компьютерной подготовки текста посравнению с ранее существовавшими неоспоримы. Это и возможность корректировкиуже существующего текста, создание различных шаблонных документов,автоматизированное форматирование, всевозможные средства подгонки текста подстандартные форматы листов, визуальное представление будущего документа на мониторекомпьютера и  многое другое. Все эти возможности попадают в руки конечногопользователя через использование специализированных программ, называемыхтекстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Именно такого родапрограммам и будет уделено особое внимание в процессе разработки интересующейменя темы использования компьютера при подготовке текста.

 Текстовые редакторы – это программы для создания иредактирования (подготовки) текстовых документов. Это письма, статьи, справки,повести или романы и прочая информация, именуемая текстовый документ, текстовыйфайл или просто текст.

Что такое редактирование текста? Это то, что мыпривыкли понимать в обиходном значении этого слова – весь комплекс операций повнутренней (смысловой) и внешней (оформительской) работе над текстом. Каждыйтекст можно «кроить», т.е. вырезать из него куски, «склеивать» их, вставлять врабочий материал части из других текстов, менять их местами и пр. Можно изменятьрасположение текста на странице, формат строк и абзацев, вставлять в текстиллюстрации (рисунки, графики, схемы и пр.).

При описании текстовых процессоров следует выделитьдве группы программных продуктов этого типа. Первая группа ориентирована насоздание документов разной степени сложности с мощными средствами форматированияи включения графики. Типичным представителем этой группы является WinWord.Вторая группа текстовых процессоров (их часто называют текстовыми редакторами)ориентирована для работы с чисто текстовыми файлами, среди которых могут бытьтексты программ, написанные на различных языках, конфигурационные файлы, файлынастройки и др. Ярким представителем таких программных продуктов является MultiEdit версий, начиная 5.0. Этот текстовый процессор имеет мощную системуконтекстной замены, встроенный язык макрокоманд на уровне Visual Basic, средства поддержки внутренней среды, средства помощипри наборе ключевых слов.

Существует еще одна отдельная группа программ дляподготовки текста – это настольные издательские системы. Издательские программы(Desktop Publishing) в чем-то похожи наобычные текстовые процессоры, но отличаются от них более широким наборомвозможностей работы с текстом. Правда следует заметить, что эта разницапостепенно стирается, и такие редакторы, как Word Perfectили Word уже приближаются к издательским программам. Во всякомслучае они в состоянии обеспечить набор и распечатку несложных изданий.

Как правило издательские программы имеют широкийспектр читаемых форматов, т.е. возможность работать с файлами, созданными вомногих других программах: текстовых, графических, чертежных. Текст легко можновставить внутрь любого рисунка; кроме того, имеются средства для рисованияпростых фигур внутри самой программы. Если предполагается цветное издание, тоесть возможность варьировать цветовой гаммой, и при распечатки получать нужноеколичество копий соответствующих каждому цвету. В полиграфии это называютразложением цвета на отдельные составляющие.


/>/>1. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА.

Шаблоны

Самый простой способ создания нового документа, этоиспользование шаблонов. Шаблоны представляют собой стандартные заготовкидокументов определенного типа и используются для облегчения подготовкидокументов. Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документовразличного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных поручений.Составной частью шаблонов являются стили, определяющие внешний вид символов иабзацев. Начиная составлять определенный документ, вы сначала вызываете шаблонэтого типа документов, а уже затем заполняете его. Составление документа приэтом сводится к заполнению его определенных полей текстом. Один раз сделанныйна основе стандартов шаблон может в дальнейшем многократно использоваться длясоздания документов определенного вида.

Некоторые текстовые процессоры (например, WinWord)хранят в шаблонах не только информацию, нужную для создания нового документа,но также и некоторые элементы Среды: состав панелей инструментов и меню, набормакросов, коэффициент масштабирования при отображении документа и т.п.Любопытно, что документ, созданный в WinWord, может быть собственнымшаблоном. В развитых текстовых процессорах существует целый ряд инструментов,способствующих автоматизации создания шаблонов. Среди них важнейшими являютсяполя подстановки и макросы. Использование полей подстановки дает возможностьвставлять в шаблон документа новые поля, предназначенные для дальнейшего ихзаполнения пользователем.

Открытие документа

Длятого чтобы отредактировать уже существующий документ, которого пока нет наэкране, надо сначала открыть его, т.е. вызвать с диска. При этом открываемыйдокумент не исчезает с диска, просто его копия переносится в память компьютера.Как только документ открыт, его можно редактировать, распечатывать или просточитать.

 

Режим вставки и замены символов

Текстовый процессор всегда находится в одном из двухрежимов — вставка или замена. Для их переключения обычно используется клавиша<Ins>. В режиме вставки вводимый с клавиатуры текстотодвигает направо текст документа» стоящий правее курсора, не разрушая его. Врежиме замены вместо символа, стоящего над курсором (или правее его), вводитсяновый символ с клавиатуры. Режим вставки разрушает существующий текст документа.

Когда текст вводится впервые, удобнее пользоватьсярежимом вставки, а также при редактировании текста, когда добавляется в текстсимвол, слово или предложение. Если же вы хотите заменить один символ другим,то используйте режим замены.

Режим вставки — метод добавления текста в документ, при котором существующий текстсдвигается вправо, освобождая место вводимому тексту.

Режим замены — методдобавления текста в документ, при котором символ, стоящий над курсором,заменяется вводимым с клавиатуры.

Копирование,перемещение и удаление фрагмента текста

Фрагментом называется непрерывная часть текста.Выделение фрагмента делает его объектом последующей команды. Выделить фрагмент— значит «подсветить» его с помощью мыши или клавиатуры. Выделенныйфрагмент может быть строчным, блочным или линейным. Строчной фрагмент состоитиз последовательности целых строк. Блочный фрагмент обычно объединяет частистрок, образующие в совокупности прямоугольник. Линейный (потоковый) фрагментможет включать в себя последовательность (необязательно) целых строк. Унекоторых текстовых процессоров (например, WinWord) нетстрочного выделения. Однако его легко осуществить с помощью перетаскиваниямышью. У текстового процессора MultiEdit предусмотрены все три способа выделения. Существуютспециальные способы выделения для слова, строки, предложения и др. (Например,двойной или тройной щелчок мышью в WinWord).

Наиболее часто используемые операции в текстовыхпроцессорах — копирование, перемещение и удаление фрагментов текста. Этиоперации могут выполняться как с буфером промежуточного хранения, так и безнего. В Лексиконе, например, такие операции выполняются только через буфер. Впроцессорах MultiEdit и WinWord — и так и так. Например, в текстовом процессоре WinWordвозможно перетаскивание фрагментов мышью на новое место (с удалением по старомуместу или без удаления) без помощи буфера. Сущность операций, использующихбуфер промежуточного хранения, состоит в ом, что помеченный фрагмент текстапереносится на новое место, копируется туда или просто удаляется. Технологиявыполнения этих операций включает в себя несколько этапов:

· выделение части текста (фрагмента);

· перенос выделенного фрагмента в буфер промежуточного хранения;

· перемещение курсора в нужное место документа;

· копирование (перенос) выделенного фрагмента из буфера в местодокумента, указанное курсором.

Поскольку все приложения Windows работаютчерез общий системный буфер промежуточного хранения, операции с фрагментамитекста могут затрагивать не только внешние документы, но и другие приложения.Так, вы можете перенести (скопировать) помеченный фрагмент из вашего текущегодокумента, создаваемого в WinWord, в какой-либо документ в табличном процессоре Excel,или, наоборот, использовать часть внешнего документа, находящегося в другомокне, создаваемом вами.

В современных текстовых процессорах возможно удалитьсимвол, слово, строку, фрагмент текста (строчный или блочный).

При этом удаление последнего введенного символа (т.е.символа, стоящего левее курсора) осуществляется при помощи клавиши <Backspace>, а символа, следующего за курсором, — при помощи клавиши <Delete>.

Удалению слова, строки, предложения или любого другогофрагмента текста предшествует предварительное выделение соответствующего элементатекста, а затем применение либо клавиши <Delete>, либооперации удаления. Место, занимаемое удаленным элементом текста, автоматическизаполняется размещенным после него текстом.

Удаленный фрагмент текстапомещается в буфер промежуточного хранения, так же как в операции перемещения.При необходимости его можно восстановить, если туда не произведена новая записьочередной операции копирования, перемещения, удаления. Новый фрагмент текстазаменяет предыдущий.

Операция откатки

Во многих программных средствах, в том числе и втекстовом процессоре, предусмотрена операция откатки. Для реализации этойоперации текстовый процессор фиксирует последовательность действий по изменениютекста в виде последовательных шагов. Специальной командой откатки (Undo)пользователь может вернуть документ к состоянию, которое было несколько шаговназад, т.е. «откатиться». Глубина возможной откатки зависит от Среды.мощности используемого компьютера и других причин. Наряду с командой откатки существуеткоманда отмены откатки (Redo).


2. ВОЗМОЖНОСТИ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА.

Большинство текстовых редакторов предоставляютпользователю следующие возможности:

·      Набор текста.

·      Корректирование набранного текстаобычным способом, т.е. изменение букв, слов и т.д.

·      Вырезание кусков текста,запоминание их в течении текущего сеанса работы, а также в виде отдельныхфайлов.

·      Вставка кусков в нужное местотекста.

·      Нахождение в тексте нужных словили предложений.

·      Замена слов одно на другоечастично или полностью по всему тексту.

·      Форматирование текста, т.е.придание ему определенного вида по следующим параметрам: ширинатекстовой колонки, абзац, поля с обеих сторон, верхнее и нижнее поле,расстояние между строками, выравнивание края строк.

·      Автоматическая разбивка текста настраницы с заданным числом строк.

·      Автоматическая нумерация страниц.

·      Автоматический ввод подзаголовковв нижней или верхней части страницы.

·      Выделение части текста жирным,наклонным или подчеркнутым шрифтом.

·      Переключение программы для работыс другим алфавитом.

·      Табуляция строк, т.е. созданиепостоянных интервалов для представления текста в виде колонок.

Распечатка текста или отдельных егокусков.

Следующие дополнительные функцииреализованы в мощных редакторах или, как их принято называть, текстовыхпроцессорах, например, таких как WinWord:

·      Возможность увидеть на экранетекст в готовом виде, т.е. таким, каким он будет распечатан принтером.

·      Широкий выбор шрифтов.

·      Возможность вставки в текст формул,таблиц, рисунков.

·      Возможность создания несколькихтекстовых колонок на одной страницы.

·      Автоматический поиск и исправлениеграмматических ошибок.

·      Выбор готовых стилей и шаблонов.


/>3. РЕДАКТИРОВАНИЕ ИФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА.

Сутьформатирования

Операции форматирования включаютв себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выборрасположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами, обтекания отдельныхабзацев, а также видов и начертаний шрифтов. Эти операции выполняютсяразличными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Например,разбивку на строки и страницы WinWord выполняет автоматически (этосвойство — отличительная черта мощных текстовых процессоров). Лексиконавтоматически разбивает только на строки, а разбивку на страницы выполняет лишьпо специальной команде. MultiEdit и то и другое выполняет покоманде. Таким образом, после введения с клавиатуры исходных установок (команд)форматирования, определяемых конкретным видом документа, текстовый процессоравтоматически переформатирует документ.

Суть форматирования заключается вспособности текстового процессора изменять оформление документа на странице, аименно:

·   изменятьграницы рабочего поля, определяя поля сверху, снизу, слева, справа;

·   устанавливатьмежстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервалв слове;

·   выравниватьтекст — центрировать, прижимать к левой или правой границе

·   равномернораспределять слова в строке;

·    использовать разные шрифты и т. п.

/>Форматирование текста

При редактировании документа изменяется егосодержимое, а, форматируя документ, изменяется его внешний вид. В текстовыхредакторах различают форматирование символов и форматирование абзацев.

При форматировании символов как правило задаютсяпараметры шрифта: гарнитура, размер, начертание, тип подчеркивания и прочее.

Гарнитура шрифта – это термин, которым определяетсяобщая форма символов. Например, гарнитура roman являетсяобщим названием для целого семейства классических шрифтов, и отличаетсязасечками на концах букв и комбинаций толстых и тонких линий в начертаниисимвола. Эта гарнитура легко читаема, поэтому разработчики шрифтов создали наее базе множество шрифтов сходного вида, например, шрифт Times New Roman поставляемый с Windows.

Длялюбого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения или всегодокумента) можно задать шрифт. Понятие шрифта включает в себя совокупностьследующих параметров:

·      тип шрифта (или гарнитура). Этоможет быть Таймс, Курьер и т.д.;

·      размер шрифта. Задается в пунктах.Например: 14 пт, 16 пт и т.д.;

·      начертание (обычный, полужирный,курсив, полужирный курсив);

·      тип подчеркивания (одинарное,двойное, волнистое и т.д.);

·      цвет шрифта;

·      эффекты (верхний и нижний индекс,зачеркивание, тень и т.д.);

Для задания другого шрифта выделите сначала фрагмент,в котором вы собираетесь поменять шрифт. Затем для изменения типа шрифта,размера и начертания воспользуйтесь панелью инструментов.

Если требуется увеличить (уменьшить) размер шрифта, тораскройте список размеров и выберите нужное значение или введите егосамостоятельно.

Чтобы изменить тип шрифта, раскройте список шрифтов ивыберите нужный.

Сделать выделенный фрагмент текста полужирным,курсивом или подчеркнутым (в любых сочетаниях) можно нажатием соответствующихкнопок на панели инструментов. С их же помощью соответствующие эффекты и снимаются.

В редакторе WinWord более тонкоеформатирование шрифта можно выполнить, выделив фрагмент текста и выбрав командуФормат/Шрифт… Эта команда вызывает диалоговое окно, в котором можно сделать всепредусмотренные варианты шрифтового оформления.

С помощью элементов данного окна можно изменить нетолько тип и размер шрифта, но и все остальные параметры шрифта. Сделавнеобходимые настройки, нажмите клавишу ОК.

В большинстве шрифтов кроме обычных символов,изображенных на клавишах клавиатуры, входят специальные символы и значки. Этисимволы применяются при создании документов научного или технического характера,а также при работе не с английским, а с некоторыми другими языками. Посколькусимволов такого рода на клавиатуре нет, в Word имеетсядиалоговое окно для их вставки.

Понятие абзаца

Форматирование часто применяетсяпо отношению к абзацу.

Вы заметили, что как тольковводимый текст достигнет правой границы, текстовый процессор автоматическипереведет его на следующую строку. Другими словами, если вводимое слово слишкомдлинно и не помещается на оставшейся строке, текстовый редактор автоматическиначинает новую строку. Если вы закончили данный абзац и хотите, чтобы курсорпереместился в начало следующего, нажмите клавишу ввода <Enter>. Такоенажатие следует рассматривать как команду, по которой текущий абзацзакрывается. В текстовом Процессоре WinWord при завершенииабзаца клавишей <Enter> новый абзац наследует стиль предыдущего.

Абзац — фрагмент текста, процесс ввода которогозакончился нажатием на клавишу ввода <Enter>.


/>4. МИНИМАЛЬНЫЙ НАБОРТИПОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ТЕКСТА.

Минимальный набор типовых операций включает операции,производимые над документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами.К операциям, производимым с документом, относятся:

· создание нового документа — присвоение документу уникального имени инабор всего текста документа на клавиатуре;

· загрузка предварительно созданного документа в оперативную память;

· сохранение документа — копирование документа из оперативной памяти вовнешнюю;

· удаление документа — удаление созданного или загруженного документа с экрана;

· распечатка документа — создание твердой (бумажной) копии документа.

Операции,производимые над абзацами

Абзац является ключевым элементом в структуредокумента для многих текстовых процессоров (хотя имеются и другие, например, в WinWord— разделы).

Указанные операции включают установку границ абзацев иабзацных отступов, выравнивание, а также включение переноса слов.

Установку границ абзацев производят с помощью маркеровотступов, находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню.

Выравнивание (выключка). Различают четыре видагоризонтального (влево, вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикальноговыравнивания (вверх, вниз, по высоте).

 Перенос при выключенном режиме автоматическогопереноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующуюстроку. Это не придает элегантности тексту; его правый край остается неровным.Для улучшения внешнего вида текста используют режим переноса. При ручномварианте переноса пользователь сам определяет место переноса, вводя дефис, ижестким переводом каретки (нажатием на клавишу <Enter>)переходит на следующую строку. Использование такого режима переноса приводит кнеобходимости удаления дефисов при повторном форматировании текста документа.

При включенном режиме автоматического переносареализуется мягкий вариант переноса: текстовый процессор сам делит слово наслоги и переносит его наилучшим способом. Этот режим не создает никакихтрудностей при повторном форматировании.

Операции,производимые над фрагментами текста

Эти операции включают выделение фрагмента текста, егоперемещение, копирование или удаление, которые были рассмотрены в предшествующемразделе главы. Кроме того, выделенный фрагмент текста можно напечатать,произвести поиск и замену символов, применить шрифтовое выделение и ряд другихопераций.


/>5. РАСШИРЕННЫЙ НАБОРОПЕРАЦИЙ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ТЕКСТА.

Контекстный поиск и замена

Режим контекстного поиска и замены реализуется поискомв документе некоторого текстового элемента и заменой его на другой, заданныйпользователем. Заменяемый и заданный текстовые элементы могут быть различной длины,включать в себя одно слово, группу слов, часть слова, числа и другие знаки.Существует ряд дополнительных условий для выполнения операции поиска и замены.Укажем некоторые из них.

· Одноразовая и глобальная замена Режим одноразовой замены прекращаетпоиск после нахождения первого вхождения заменяемого элемента. Глобальнаязамена заменяет все вхождения заменяемого элемента.

· Автоматическая и ручная замена. Режим ручной замены требуетподтверждения пользователя на замену после нахождения каждого вхождениязаменяемого элемента. Автоматический режим такого подтверждения не требует.

· Чувствительность и нечувствительность к строчным и прописным символам.При выборе режима, чувствительного к строчным и прописным символам, регистр, вкотором отображен заменяемый элемент, имеет значение при его поиске. Инымисловами, если вы, например, задали заменяемый элемент как ibm,текстовый процессов не обратит внимания на встретившееся ему в тексте слово IBM.

· Направление поиска. Обычно команда поиска и замены реализует поиск,начиная от позиции текста, занимаемой в настоящее время курсором, и до концадокумента. У ряда текстовых процессоров направление поиска можно изменить наобратное. В ряде текстовых процессоров (например, WinWord) спомощью специальных символов реализуется язык запросов, дающий возможностьосуществлять контекстный поиск по сложным критериям.

Проверкасинтаксиса и орфографии

Режим проверки правописания и синтаксиса выполняетсяспециальными программами (Speller/Checker), которые могут быть автономными либо встроенными втекстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своимвозможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но исклонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Указанный режим используют дляконтроля одного слова, страницы или целого документа. Указанное словосопоставляется с его написанием в словаре и в случае любых несоответствийвыдается на экран для редактирования. При этом пользователю предлагается следующийвыбор:

1)       провести исправление;

2)       игнорировать ошибку;

3)       добавить данное слово вовспомогательный словарь.

Многие текстовые редакторы предлагают дополнительныеуслуги (например, варианты написания слова), облегчающие исправление ошибок. Нопомните, что возможности программы зависят от полноты словаря. Поэтому постояннопополняйте вспомогательный словарь, внося в него слова, отсутствующие висходном словаре.      

Кроме проверки ошибок пунктуации и выдачи предложенийпо их устранению, этот режим обеспечивает выявление некоторых ошибок стиля, вчастности неправильное использование заглавных и строчных букв, повторениеодного и того же слова несколько раз подряд, отсутствие пробела между словами,отсутствие второй кавычки и т. п. Все указанные ошибки выявляются на основесравнение разработанного текста с хранящимися в памяти основными правилами.Заметим, что используемый в рамках текстового процессора набор таких правилсущественно ограничен.

Словарьсинонимов

Словарь синонимов поможет избежать повторений исделает элегантным ваш стиль изложения. Его использование чрезвычайно просто.Наведите курсор на интересующее вас слово и введите команду просмотра словарясинонимов. Текстовый редактор выдаст на экран несколько синонимов. Выберитетот, который вам больше нравится, и он автоматически будет перенесен в документ.

Установкаобщих параметров страницы

Различают логическую и физическую страницы. Физическаястраница (в некоторых текстовых редакторах вместо этого термина используетсятермин «размер бумаги») обычно имеет некоторый стандартный размер,например 210х297 мм, а логическая страница образуется на поле физической за вычетомустановленных пользователем границ. Количество данных на логической страницеопределяется, с одной стороны, плотностью печати (количеством знаков настроке), а с другой — разреженностью строк (интервалом между строками). Если высобираетесь работать с двойными листами конвертами или наклейками, вам следуетустановить новые размеры физической страницы.

Аналогично тому, как осуществляетсяжесткий и мягкий перевод каретки на новую строку, текстовый процессоросуществляет мягкий и жесткий переход на новую страницу. Мягки переходосуществляется автоматически после заполнения последней строки на странице.Однако пользователь может начать новую страницу, не дожидаясь ее окончательногозаполнения, подав команду жесткого перехода.

Существует также команда запрета разрывастраниц, которая используется, когда вы хотите, чтобы определенная частьдокумента (например, таблица) находилась на одной странице. В этом случае выдолжны поставить команду запрета разрыва страниц перед интересующей вастаблицей, чтобы предотвратить ее разрыв.

При разрыве абзаца многие текстовыепроцессоры обеспечивают контроль за так называемыми висячими строками. Висячейстрокой называется первая строка или заголовок нового абзаца, оказавшийся напоследней строке страницы (Widow), или последняя строи абзаца, оказавшаяся в началестраницы (Orphan). Размещение абзаца при его разрыве может регулироватьсяпо-разному. Например, не менее двух строк в конце страницы и не менее трехстрок в начале.

Для введения нумерации страниц в создаваемом вамидокументе текстовый процессор предложит специальное меню, в котором вы сможетеуказать все интересующие вас условия нумерации: месторасположение на листе номерастраницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и др.Номера страниц проставляются в колонтитуле.

Колонтитулы представляют собой одну или несколькострок, помещаемых в начале или конце каждой страницы документа. Они обычносодержат номера страниц, название глав и параграфов, название и адрес фирмы ит.п. Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также дляпервой страницы и последующих. Использование колонтитулов позволяет лучшеориентироваться в документе, а также использовать дополнительные возможностирекламы.

Использованиемакросов

Макросом называют файл, в котором хранится программапоследовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальноеимя.

С помощью макросов можно автоматизировать многиетиповые технологические этапы при работе с документами, например, макрос,выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа.После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или командбудет в точности воспроизведена

Макрос создают двумя способами:

·    автоматически в специальном режиме текстового процессорапутем записи последовательности действий пользователя;

·    программированием последовательности команд, подлежащихвыполнению.

Макрос может храниться в самом файле документа(например, WinWord). Он может также храниться в специальном стилевомфайле как элемент общего окружения документа.

 

Автотекст

Эффективным инструментом для разработки как шаблонов,так и обычных документов является так называемый автотекст (тезаурус).Автотекст создается на основе специального словаря (глоссария), включающегочасто употребляющиеся слова, фразы и рисунки, которые по мере необходимостивставляют в документ. Любой из указанных элементов автотекста можно сохранитьпод определенным именем вместе со своим стилем.

Слияниедокументов

В мощных текстовых процессорах имеется возможностьслияния документов. Для выполнения этой процедуры необходимо иметь:

·    главный документ, содержащий постоянную информацию;

·   документ — источник для храненияпеременной информации.

Главным документом может бытьстандартная форма справки или приглашения, стандартное письмо, надписи наконверте, т.е. форма любого стандартного текста и т.д.

Документ-источник должен представлятьсобой базу данных (или таблицу), состоящую из однотипных записей. Вдокументе-источнике содержатся данные, которыми будет заполняться главныйдокумент.


/>6. ВСТАВКА ТАБЛИЦ.

     В разных текстовых редакторах имеются различныевозможности создания таблиц (в основном рисование).

     WinWord имеет встроенные средствасоздания и изменения таблиц. Таблица позволяет вводить текст рядами и колонками.Организация цифр в колонки облегчает их восприятие. В ячейках таблицы можетразмещаться текст, графика, ссылки на данные других документов.

     Можно создать пустую таблицуи потом заполнить ее данными или преобразовать имеющийся текст в таблицу.

     При редактировании таблицможно выполнять такие действия как: перемещение по таблице, выделение всейтаблицы и отдельных ее элементов, вставку и удаление строк, столбцов и ячеек,форматирование текста в ячейках, изменение размеров таблицы, объединение ячееки разбивку таблицы.


/>7. СОЗДАНИЕ И РАБОТА СГРАФИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ.

     Многие текстовые процессоры имеют встроенныесредства создания и обработки графических изображений в виде отдельныхграфических объектов или в виде рисунков, включающих один или несколькообъектов.

     Кроме того, они позволяют импортировать вдокумент рисунки, подготовленные другими программами. При импортированиирисунка может выполняться встраивание в документ (хранение рисунка в документе)без связи с исходным файлом, или связывание с исходным файлом.

     Встроенные рисунки можно обрабатывать средствамисамого текстового процессора, а связанные рисунки – с помощью внешнегографического редактора.


/>8. ОПЕРАЦИИ СОХРАНЕНИЯТЕКСТА.

Операция сохранения записывает отредактированныйдокумент, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения.Тип сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически.Например, в текстовом процессоре Word 6.0 документу присваивается тип .DOC,а в текстовом процессоре Lexicon — тип ТХТ. Большинство текстовых процессоровиспользуют следующие три операции со хранения данных.

·   Сохранитьи продолжить редактирование. Эта операция выполняется периодически, гарантируясохранность более свежей копии проектируемого документа на случаи возможной егоутраты.

·    Сохранить и выйти. Мы используем эту операцию для сохраненияотредактированного документа и выхода в операционную систему.

·    Выйти без сохранения Эта операция позволяет выйти в операционнуюсистему без сохранения документа, с которым работали.

В текстовых процессорах, имеющих многооконный режимработы, предусматриваются одна операция выхода и отдельные операции сохраненияи скрытия окон. Если при выходе в закрываемом окне остается несохраненный измененныйдокумент, то текстовый процессор дополнительно запрашивает, следует лисохранить документ или нет.

Текстовые процессоры с помощью резервных файловобеспечивают защиту созданных документов от возможной утраты. Для этогоспециальной командой сохранения обеспечивается режим, когда одновременнохранятся два файла одного и того же документа — текущий и резервный. После внесенияизменений в документ предыдущая его версия автоматически сохраняется как резервныйфайл ему присваивается тип ВАК, а отредактированная версия рассматривается кактекущий файл. Тип текущего файла определяет сам пользователь или онприсваивается по умолчанию (например, .TXT, или .DOC).Таким образом сохраняется только последняя, измененная версия документа, болееранние версии теряются Хотя содержание текущего  резервного файлов неодинаково, возможность использования последнего (в случае повреждения илиутраты текущего файла) представляется очень ценной Как мы покажем в дальнейшем,автоматическое сохранение резервных файлов может оказаться недостаточным дляобеспечения защиты важных документов и программ. В этом случае создаютсядополнительные копии, хранящиеся отдельно от основных.

Важным фактором защиты создаваемых документов являетсяфункция автосохранения, которая может выполняться как обычная операция сохраненияили как специальная операция сохранения текущего состояния текстовогопроцессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращенииработы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон,положение курсоров в окнах и т. п.


/>9. РАСПЕЧАТКА.

         Так как в основномпредварительная подготовка текста при помощи компьютера осуществляется сиспользованием специализированного программного обеспечения, то в предыдущихразделах работы главное внимание уделялось именно программному аспектурассматриваемой темы. Но вид конечного продукта – печатного текстовогодокумента во многом зависит от используемого устройства печати.

         В современнойпрактике печати текстов с помощью компьютеров используются принтеры разныхтипов и марок. Все их разнообразие можно разделить на следующие категории:

         — матричные принтеры;

         — струйные принтеры;

         — лазерные принтеры.

         Самыми первыми былиизобретены матричные принтеры. Они отличаются тем, что сделанная с их помощьюраспечатка текста выглядит как множество упорядоченно расположенных точек. Этозаметно снижает эстетическую привлекательность распечаток, сделанных при помощиданного вида принтеров. Следует отметить, что конструкция матричных принтеровпостоянно совершенствуется и современные модели могут поспорить по качествураспечатки со струйными принтерами.

         Струйные и лазерныепринтеры вошли в обиход значительно позже. Распечатка текстов с ихиспользованием отличается высоким качеством и внешней привлекательностью. Ктому же данным типам принтеров свойственна высокая скорость печати.

         Итак после того, кактекст подготовлен в электронном виде с помощью какого-либо текстового редактораего можно распечатать. Все текстовые редакторы поддерживают распечатку текста.Для этого либо нужно выбрать соответствующий пункт меню, нажать на кнопкупанели инструментов или нажать на клавиатуре специальную комбинацию клавиш.Мощные текстовые процессоры позволяют перед печатью смоделировать ее на экран,чтобы пользователь увидел как набранный текст будет выглядеть на бумаге. Этоочень мощное средство для правильного задания параметров разметки страницы  иполучения именно того результата распечатки, который планировался изначально.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В последнее время компьютерные технологии продвигаютсяочень интенсивно, и это способствует бурному развитию программного обеспечения.Каждые полгода выходят продукты с множеством нововведений. В полной мере этокасается и программ для использования компьютера при подготовке текста. Скаждым разом все больше и больше функций заключают в себе данные программы, чтов конечном итоге способствует упрощению технологии подготовки текста сиспользованием компьютера, делает ее более гибкой, адаптируемой к реальнымусловиям работы. Еще 10-15 лет назад для рядового пользователя были недоступнытакие возможности современной компьютерной подготовки текста как введение всостав документа различных значков, изображений, повышающих егоинформативность, осуществляемую непосредственно при вводе текста проверкуорфографии, грамматики, различные приемы автоматизированного форматированияабзацев, списков и других элементов текста, внедрение в текстовый документразличных автоматизировано полученных графиков и диаграмм. 

Стоит отметить еще одно немаловажное обстоятельствосовременного развития технологии в области использования компьютера приподготовке текста, а именно преемственность в работе нового специализированногов данной предметной области программного обеспечения. Его развитие поставленотаким образом, что с каждой новой версией программа сохраняет предыдущий наборвозможностей и пользователь может использовать как старые, так и новые функции,последние введены лишь для облегчения работы с программой.

Нельзя не упомянуть и о совершенствовании различныхпериферийных устройств для конечной распечатки текста. Появление такихустройств как лазерные и струйные принтеры позволило значительно улучшитькачество печати текстов. Сейчас распечатка, сделанная на современномоборудовании по своему качеству не уступает лучшим образцам типографскойпечати.


/>ЛИТЕРАТУРА

 

1    Гончаров Р.В., Любимов М.Ф.Информатика. Задачи, примеры и контрольные задания. – Ростов-на-Дону; РГЭА,1999.

2    Гончаров Р.В., Любимов М.Ф.,Савельева Н.Г. Информатика. Компьютерные системы и сети. Учебное пособие. –Ростов-на-Дону; РГЭА, 1998.

3    Гончаров Р.В., Красильникова О.В.,Любимов М.Ф. Текстовый процессор MS Word. Лабораторный практикум. –Ростов-на-Дону; РГЭА, 1998.

4    Microsoft Word “Help”.

еще рефераты
Еще работы по кибернетике