Реферат: Информационные системы и технологии
Выполнил: студент гр. АСОИ-1-99 Иманалиев Э.
/>Министерство образования икультуры Кыргызской Республики
Нарынский Государственный Университет
Нарын 2003г.
Введение
Впрошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченныминструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один изосновных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии каксредство повышения производительности и эффективности работы людей.
Наиболеешироко информационные системы и технологии используются в производственной,управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознаниилюдей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения иактивного применения. Это определило угол зрения, под которым будут рассмотреныосновные области их применения. Главное внимание уделяется рассмотрениюинформационных систем и технологий с позиций использования их возможностей дляповышения эффективности труда работников информационной сферы производства иподдержки принятия решений в организациях (фирмах).
Цельглавы — изложить основные идеи, связанные с использованием информационныхсистем и информационных технологий, познакомить с существующим разнообразиемтипов систем, определяющих соответствующую информационную технологию работы наперсональном компьютере в целях поддержки принятия решений.
1.ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
1.1 ОБЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
Понятиеинформационной системы
Подсистемой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и какединое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целейсовокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собойкак по составу, так и по главным целям.
Пример1. Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных нареализацию разных целей.
Система Элементы системы Главная цель системы Фирма Люди, оборудование, материалы, здания и др. Производство товаров Компьютер Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др. Обработка данных Телекоммуникационная система Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др. Передача информации Информационная система Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение Производство профессиональной информацииВинформатике понятие «система» широко распространено и имеет множествосмысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к наборутехнических средств и программ. Системой может называться аппаратная частькомпьютера. Системой может также считаться множество программ для решенияконкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации иуправления расчетами.
Добавлениек понятию «система» слова «информационная» отражает цель еесоздания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор,хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятиярешений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создаватьновые продукты.
Информационнаясистема — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала,используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достиженияпоставленной цели.
Современноепонимание информационной системы предполагает использование в качествеосновного технического средства переработки информации персональногокомпьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в составтехнической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ.Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничегоне будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначенапроизводимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.
Внимание!Под организацией будем понимать сообщество людей, объединенных общими целями ииспользующих общие материальные и финансовые средства для производстваматериальных и информационных продуктов и услуг. В тексте на равноправныхначалах будут употребляться два слова: «организация» и«фирма».
Необходимопонимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры,оснащенные специализированными программными средствами, являются техническойбазой и инструментом для информационных систем. Информационная системанемыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами ителекоммуникациями.
Этапы развития информационных систем
Историяразвития информационных систем и цели их использования на разных периодахпредставлены в таблица 1.1 www.stu.ru/inform/glaves/glava3/ — tab_3_1
Таблица1.1 Изменение подхода к использованию информационных систем
Период времени Концепция использования информации Вид информационных систем Цель использования1950 —
1960 гг.
Бумажный поток расчетных документов Информационные системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинахПовышение скорости обработки документов
Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты
1960 —
1970 гг.
Основная помощь в подготовке отчетов Управленческие информационные системы для производственной информации Ускорение процесса подготовки отчетности1970 -
1980 гг.
Управленческий контроль реализации (продаж)Системы поддержки принятия решений
Системы для высшего звена управления
Выборка наиболее рационального решения1980 -
2000 гг.
Информация — стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимуществоСтратегические информационные системы
Автоматизированные офисы
Выживание и процветание фирмыПервыеинформационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначеныдля обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались наэлектромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторомусокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.
60-егг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация,полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многимпараметрам. Дня этого организациям требовалось компьютерное оборудованиеширокого назначения, способное обслуживать множество функций, а не толькообрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.
В70-х — начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться вкачестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющегопроцесс принятия решений.
Кконцу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется.Они становятся стратегическим источником информации и используются на всехуровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода,предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха всвоей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынкисбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукциипо низкой цене и многое другое.
Процессы в информационной системе
Процессы,обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можнопредставить в виде схемы Рис. 1.1. состоящей из блоков:
вводинформации из внешних или внутренних источников;
обработкавходной информации и представление ее в удобном виде;
выводинформации для представления потребителям или передачи в другую систему;
обратнаясвязь — это информация, переработанная людьми данной организации для коррекциивходной информации.
Информационнаясистема определяется следующими свойствами:
любаяинформационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляемана основе общих принципов построения систем;
информационнаясистема является динамичной и развивающейся;
припостроении информационной системы необходимо использовать системный подход;
выходнойпродукцией информационной системы является информация, на основе которойпринимаются решения;
информационнуюсистему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработкиинформации.
Внастоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе,реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случаеинформационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.
Чтобыразобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем,которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена.Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системыдля поддержки принятия решений следует учитывать:
структурированностьрешаемых управленческих задач;
/>
Рис.1.1. Процессы в информационной системе
уровеньиерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;
принадлежностьрешаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;
видиспользуемой информационной технологии.
Технологияработы в компьютерной информационной системе доступна для пониманияспециалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована дляконтроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.
Чтоможно ожидать от внедрения информационных систем
внедрениеинформационных систем может способствовать:
получениюболее рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедренияматематических методов и интеллектуальных систем и т.д.;
освобождениюработников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
обеспечениюдостоверности информации;
заменебумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к болеерациональной организации переработки информации на компьютере и снижениюобъемов документов на бумаге;
совершенствованиюструктуры потоков информации и системы документооборота в фирме;
уменьшениюзатрат на производство продуктов и услуг;
предоставлениюпотребителям уникальных услуг;
отысканиюновых рыночных ниш;
привязкек фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок иуслуг.
1.2 РОЛЬ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ
Общиеположения
Созданиеи использование информационной системы для любой организации нацелены нарешение следующих задач.
1.Структура информационной системы, ее функциональное назначение должнысоответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческойфирме — эффективный бизнес; в государственном предприятии — решение социальныхи экономических задач.
2.Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься ииспользоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.
3.Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированнойинформации.
Построениеинформационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цементи прочие материалы, сложенные вместе, не дают дома. Нужны проект,землеустройство, строительство и др., чтобы появился дом.
Аналогичнодля создания и использования информационной системы необходимо сначала понятьструктуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемыхрешений, возможности компьютерной технологии. Информационная система являетсячастью организации, а ключевые элементы любой организации — структура и органыуправления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.
Построениеинформационной системы должно начинаться с анализа структуры управленияорганизацией.
Структурауправления организацией
Координацияработы всех подразделений организации осуществляется через органы управленияразного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели приусловии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной,анализа, контрольной, стимулирования. Рассмотрим содержание управленческихфункций.
Организационнаяфункция заключается в разработке организационной структуры и комплексанормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группыи т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав,обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лабораторииили должностных инструкциях.
Планирование(плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнениюпоставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства,план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведениянаучно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц,день).
Учетнаяфункция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методовучета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческийучет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию,накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственныхпроцессах.
Анализили аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов изаказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучениемтенденций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами взависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализрезультатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводятспециалисты, а на уровне цеха, отдела ≈ менеджер этого уровня (начальникили его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.
Контрольнаяфункция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов,расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.
Стимулированиеили мотивационная функция предполагает разработку и применение различныхметодов стимулирования труда подчиненных работников:
финансовыестимулы — зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;
психологическиестимулы — благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и т.п.
Впоследние годы в сфере управления все активнее стали применяться понятие«принятие решения» и связанные с этим понятием системы, методы,средства поддержки принятия решений.
Принятиерешения — акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный наанализе ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели.
Структурауправления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный,функциональный и стратегический.
Уровниуправления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемыхзадач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется дляее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующихнемедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество,а значит, и уровень управления для них нужен другой — более низкий, гдепринимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учитыватьдинамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управлениепод углом временного фактора.
Нарис 1.2. отображены три уровня управления, которые соотнесены с такимифакторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемыхзадач, а также динамика принятия решений по реализации задач.
/>
Рис.1.2. Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти,ответственности, сложности и динамику принятия решений
Операционный(нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихсязадач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущейинформации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций,так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления частоназывают оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменениеситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объемзанимают учетные задачи.
Пример2. Некоторые учетные задачи:
учетколичества приданной продукции;
учетзатрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных операций;
учетпроизведенной продукции;
бухгалтерскийучет и т.д.
Функциональный(тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующихпредварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне, На этомуровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объемрешаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегдаудается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время наанализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано снекоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и ихреализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них..
Стратегическийуровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных надостижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результатыпринимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение наэтом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование.Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработанынедостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называютстратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этомуровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время.Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческихрешений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа сиспользованием математического и специального аппарата, но и профессиональнойинтуицией менеджеров..
Персоналорганизации
Персоналорганизации — сотрудники разной степени квалификации и уровней управления — отсекретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистови менеджеров, принимающих стратегические решения. Наhttp://www.stu.ru/inform/glaves/glava3/ — ris_3_3 рис. 1.3 показаносоответствие разных уровней квалификации персонала уровням управления:
/>
Рис.1.3. Квалификация персонала по уровням управления
наверхнем, стратегическом, уровне управления — менеджеры высшего звенаруководства организации (фирмы и его заместители). Основная их задача — стратегическоепланирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактикиуправления;
насреднем, функциональном, уровне — менеджеры среднего звена и специалисты(начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудникии т.п.). Основная задача — тактическое управление фирмой при решении основныхфункций в заданной сфере деятельности;
нанижнем, операционном, уровне — исполнители и менеджеры низшего звена(бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики,техники, лаборанты и т.п.). Основная задача — оперативное реагирование наизменение ситуации.
Навсех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие только общиефункции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфересвоей компетенции.
Прочиеэлементы организации
Стандартныепроцедуры в организации — точно определенные правила выполнения заданий вразличных ситуациях. Они охватывают все стороны функционирования организации,начиная от технологических операций по составлению документов на производимуюпродукцию и кончая разбором жалоб потребителей.
Субкультуралюбой организации — совокупность представлений, принципов, типов поведения.Особую роль играет важная ее составляющая — информационная культураспециалиста. Это также должно найти отражение в информационной системе.
Существуетвзаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организации иаппаратной, программной, телекоммуникационной частями информационной системы.Поэтому очень важно на этане внедрения и проектирования информационных системактивное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решенияпроблем, задач и функций по своей предметной области.
Следуетзаметить также, что информационные системы сами по себе дохода не приносят, номогут способствовать его получению. Они могут оказаться дорогими и, если ихструктура и стратегия использования не были тщательно продуманы, дажебесполезными. Внедрение информационных систем связано с необходимостьюавтоматизации функций работников, а значит, способствует их высвобождению.Могут также последовать большие организационные изменения в структуре фирмы,которые, если не учтен человеческий фактор и не выбрана правильная социальная ипсихологическая политика, часто проходят очень трудно и болезненно.
1.3. Примеры информационных систем
Информационнаясистема по отысканию рыночных ниш. При покупке товаров в некоторых фирмахинформационная система регистрирует данные о покупателе, что позволяет:
определятьгруппы покупателей, их состав и запросы, а затем ориентироваться в своейстратегии на наиболее многочисленную группу;
посылатьпотенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания;
предоставлятьпостоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкойплатежей.
Информационныесистемы, ускоряющие потоки товаров. Предположим, фирма специализируется напоставках продуктов в определенное учреждение, например в больницу. Какизвестно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень невыгодно, а неиметь их невозможно. Для того чтобы найти оптимальное решение этой проблемы,фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их кинформационной системе. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания попредоставляемому ему каталогу. Эти данные поступают в информационную систему поучету заказов.
Менеджеры,делая выборки по поступившим заказам, принимают оперативные управленческиерешения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени.Таким образом экономятся огромные деньги на хранение товаров, ускоряется иупрощается поток товаров, отслеживаются потребности покупателей.
Информационныесистемы по снижению издержек производства. Эти информационные системы,отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшениюуправления и контроля, более рациональному планированию и использованиюперсонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции иуслуг.
Информационныесистемы автоматизации технологии («менеджмент уступок»). Суть этойтехнологии состоит в том, что, если доход фирмы остается в рамкахрентабельности, потребителю делаются разные скидки в зависимости от количестваи длительности контрактов. В этом случае потребитель становится заинтересованво взаимодействии с фирмой, а фирма тем самым привлекает дополнительное числоклиентов. Если же клиент не желает взаимодействовать с данной фирмой ипереходит на обслуживание к другой, то его затраты могут возрасти из-за потерипредоставляемых ему ранее скидок.
Пример3. Информационные система по продаже авиабилетов позволяет проанализироватьархивные данные за многие годы, оценить перспективы наполнения салона,назначить разумную цену на каждое место, снизить количество непроданных билетови пр. Она резервирует каждое место на самолет в США за три месяца до полета 1,5раза, т.е. два места резервируются за тремя пассажирами.
Пример4. Информационная система банка обеспечивает все виды оплат по счетам егоклиентов. Она умышленно сделана несовместимой с информационными системамидругих банков. Таким образом, клиент попадает в круг услуг банка, из которогоему трудно выйти. В обмен банк предлагает ему различные скидки и бесплатныеуслуги.
2. Структура и классификация информационных систем
2.1 структура информационной системы
Типыобеспечивающих подсистем
Структуруинформационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемыхподсистемами.
Подсистема- это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.
Общуюструктуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистемнезависимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признакеклассификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структуралюбой информационной системы может быть представлена совокупностьюобеспечивающих подсистем Рис. 1.4.
/>
Рис.1.4. Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем
Средиобеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое,математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.
Информационноеобеспечение
Назначениеподсистемы информационного обеспечения состоит в современном формировании ивыдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.
Информационноеобеспечение — совокупность единой системы классификации и кодированияинформации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков,циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.
Унифицирова+нныесистемы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевоми региональном уровнях. Главная цель — это обеспечение сопоставимостипоказателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты,где устанавливаются требования:
кунифицированным системам документации;
кунифицированным формам документов различных уровней управления;
ксоставу и структуре реквизитов и показателей;
кпорядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.
Однако,несмотря на существование унифицированной системы документации, приобследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекстипичных недостатков:
чрезвычайнобольшой объем документов для ручной обработки;
однии те же показатели часто дублируются в разных документах;
работас большим количеством документов отвлекает специалистов от решениянепосредственных задач;
имеютсяпоказатели, которые создаются, но не используются, и др.
Поэтомуустранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при созданииинформационного обеспечения.
Схемыинформационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, меставозникновения первичной информации и использования результатной информации. Засчет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованиювсей системы управления.
Построениесхем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провестиее детальный анализ, обеспечивает:
исключениедублирующей и неиспользуемой информации;
классификациюи рациональное представление информации.
Приэтом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации поуровням управления (см. www.stu.ru/inform/glaves/glava3/gl_3_1.htm — ris_3_2 рис. 1.2 ). Следует выявить, какие показатели необходимы для принятияуправленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступатьтолько та информация, которая используется.
Методологияпостроения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования.Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двухпоследовательно реализуемых на практике этапов:
1-йэтап — обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:
понятьспецифику и структуру ее деятельности;
построитьсхему информационных потоков:
проанализироватьсуществующую систему документооборота;
определитьинформационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик),описывающих их свойства и назначение.
2-йэтап — построение концептуальной информационно-логической модели данных дляобследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны бытьустановлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами.Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет созданабаза данных.
ясноепонимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;
выявлениедвижения информации от момента возникновения и до ее использования на различныхуровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационныхпотоков,
совершенствованиесистемы документооборота;
наличиеи использование системы классификации и кодирования;
владениеметодологией создания концептуальных информационно-логических моделей,отражающих взаимосвязь информации;
созданиемассивов информации на машинных носителях, что требует наличия современноготехнического обеспечения.
Техническоеобеспечение
Техническоеобеспечение — комплекс технических средств, предназначенных для работыинформационной системы, а также соответствующая документация на эти средства итехнологические процессы
Комплекстехнических средств составляют:
компьютерылюбых моделей;
устройствасбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
устройствапередачи данных и линий связи;
оргтехникаи устройства автоматического съема информации;
эксплуатационныематериалы и др.
Документациейоформляются предварительный выбор технических средств, организация ихэксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическоеоснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:
общесистемную,включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;
специализированную,содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;
нормативно-справочную,используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.
Кнастоящему времени сложились две основные формы организации техническогообеспечения (формы использования технических средств): централизованная ичастично или полностью децентрализованная.
Централизованноетехническое обеспечение базируется на использовании в информационной системебольших ЭВМ и вычислительных центров.
Децентрализациятехнических средств предполагает реализацию функциональных подсистем наперсональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.
Перспективнымподходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход — организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих изперсональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любыхфункциональных подсистем.
Математическоеи программное обеспечение
Математическоеи программное обеспечение — совокупность математических методов, моделей,алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, атакже нормального функционирования комплекса технических средств.
Ксредствам математического обеспечения относятся:
средствамоделирования процессов управления;
типовыезадачи управления;
методыматематического программирования, математической статистики, теории массовогообслуживания и др.
Всостав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программныепродукты, а также техническая документация.
Кобщесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ,ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задачобработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностейкомпьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.
Специальноепрограммное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанныхпри создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакетыприкладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степениадекватности, отражающие функционирование реального объекта.
Техническаядокументация на разработку программных средств должна содержать описание задач,задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольныепримеры.
Организационноеобеспечение
Организационноеобеспечение — совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействиеработников с техническими средствами и между собой в процессе разработки иэксплуатации информационной системы.
Организационноеобеспечение реализует следующие функции:
анализсуществующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, ивыявление задач, подлежащих автоматизации;
подготовкузадач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИСи технико-экономическое обоснование ее эффективности;
разработкууправленческих решений по составу и структуре организации, методологии решениязадач, направленных на повышение эффективности системы управления.
Организационноеобеспечение создается по результатам пред проектного обследования на 1-м этапепостроения баз данных, с целями которого вы познакомились при рассмотренииинформационного обеспечения.
Правовоеобеспечение
Правовоеобеспечение — совокупность правовых норм, определяющих создание, юридическийстатус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядокполучения, преобразования и использования информации.
Главнойцелью правового обеспечения является укрепление законности.
Всостав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственныхорганов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств,ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можновыделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационнойсистемы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.
Правовоеобеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные акты,связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовымрегулированием отклонений от договора.
Правовоеобеспечение этапов функционирования информационной системы включает:
статусинформационной системы;
права,обязанности и ответственность персонала;
правовыеположения отдельных видов процесса управления;
порядоксоздания и использования информации и др.
2.2 классификация информационныхсистем по признаку структурированности задач
Понятиеструктурированности задач
Присоздании или при классификации информационных систем неизбежно возникаютпроблемы, связанные с формальным — математическим и алгоритмическим описаниемрешаемых задач. От степени формализации во многом зависят эффективность работывсей системы, а также уровень автоматизации, определяемый степенью участиячеловека при принятии решения на основе получаемой информации.
Чемточнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютернойобработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения.Это и определяет степень автоматизации задачи.
Различаюттри типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные(формализуемые), неструктурированные (не формализуемые) и частичноструктурированные.
Структурированная(формализуемая) задача — задача, где известны все ее элементы и взаимосвязимежду ними.
Неструктурированная(не формализуемая) задача — задача, в которой невозможно выделить элементы иустановить между ними связи.
Вструктурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математическоймодели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходитсярешать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использованияинформационной системы для решения структурированных задач является полнаяавтоматизация их решения, т.е. сведение роли человека к нулю.
Типыинформационных систем, используемые для решения частично структурированныхзадач
Информационныесистемы, используемые для решения частично структурированных задач,подразделяются на два вида (http://www.stu.ru/inform/glaves/glava3/ — ris_3_5Рис. 1.5):
создающиеуправленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных(поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию). Используя сведения,содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение;
/>
Рис.1.5. Классификация информационных систем по признаку структурированностирешаемых задач
разрабатывающиевозможные альтернативы решения. Принятие решения при этом сводится к выборуодной из предложенных альтернатив.
Информационныесистемы, создающие управленческие отчеты, обеспечивают информационную поддержкупользователя, т.е. предоставляют доступ к информации в базе данных и еечастичную обработку. Процедуры манипулирования данными в информационной системедолжны обеспечивать следующие возможности:
составлениекомбинаций данных, получаемых из различных источников;
быстроедобавление или исключение того или иного источника данных и автоматическоепереключение источников при поиске данных;
управлениеданными с использованием возможностей систем управления базами данных;
логическуюнезависимость данных этого типа от других баз данных, входящих в подсистемуинформационного обеспечения;
автоматическоеотслеживание потока информации для наполнения баз данных.
Информационныесистемы, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными иэкспертными.
Модельныеинформационные системы предоставляют пользователю математические, статические,финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценкуальтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятиярешения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ееисследования.
Основнымифункциями модельной информационной системы являются:
возможностьработы в среде типовых математических моделей, включая решение основных задачмоделирования типа «как сделать, чтобы?», «что будет,если?», анализ чувствительности и др.;
достаточнобыстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования;
оперативнаяподготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;
возможностьграфического отображения динамики модели;
возможностьобъяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.
Экспертныеинформационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернативпользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкойзнаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется надвух уровнях.
Работапервого уровня экспертной поддержки исходит из концепции «типовыхуправленческих решений», в соответствии, с которой часто возникающие впроцессе управления проблемные ситуации можно свести к некоторым однороднымклассам управленческих решений, т.е. к некоторому типовому набору альтернатив.Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационныйфонд хранения и анализа типовых альтернатив.
Есливозникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовыхальтернатив, в работу должен вступать второй уровень экспертной поддержкиуправленческих решений. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихсяв информационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценкисинтезированных альтернатив.
2.3. Прочие классификацииинформационных систем
Классификацияпо степени автоматизации
Взависимости от степени автоматизации информационных процессов в системеуправления фирмой информационные системы определяются как ручные,автоматические, автоматизированные www.stu.ru/inform/glaves/glava3/ — ris_3_9.
РучныеИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработкиинформации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельностименеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работаетс ручной ИС.
АвтоматическиеИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека.
АвтоматизированныеИ С предполагают участие в процессе обработки информации и человека, итехнических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толкованиив термин «информационная система» вкладывается обязательно понятиеавтоматизируемой системы.
АвтоматизированныеИС, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеютразличные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеруиспользования информации и по сфере применения.
/>
Рис.1.6. Классификация информационных систем по разным признакам
Классификацияпо характеру использования информации
Информационно-поисковыесистемы (см. рис. 1.6) производят ввод, систематизацию, хранение, выдачуинформации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например,информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиа кассахпродажи билетов.
Информационно-решающиесистемы осуществляют все операции переработки информации по определенномуалгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействиявыработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить двакласса: управляющие и советующие.
УправляющиеИС вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Дляэтих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка большихобъемов данных. Примером могут служить система оперативного планированиявыпуска продукции, система бухгалтерского учета.
СоветующиеИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и непревращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают болеевысокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а неданных.
Классификацияпо сфере применения
Информационныесистемы организационного управления (см. рис. 1.6) предназначены дляавтоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкоеприменение и разнообразие этого класса систем, часто любые информационныесистемы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятсяинформационные системы управления как промышленными фирмами, так инепромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.
Основнымифункциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование,оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование,бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические иорганизационные задачи.
ИСуправления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функцийпроизводственного персонала. Они широко используются при организации дляподдержания технологического процесса в металлургической и машиностроительнойпромышленности.
ИСавтоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизациифункций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров присоздании новой техники или технологии. Основными функциями подобных системявляются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей,схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.
Интегрированные(корпоративные) И С используются для автоматизации всех функций фирмы иохватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Создание такихсистем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главнойцели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т.д. Такой подходможет привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы, на что можетрешиться не каждый управляющий.
3. Информационные технологии
3.1. Понятие информационной технологии
Определениеинформационной технологии
Технологияпри переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, аэто не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определеннуюсовокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процессдолжен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощьюсовокупности различных средств и методов.
Подтехнологией материального производства понимают процесс, определяемыйсовокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния,свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество илипервоначальное состояние материи в целях получения материального продукта(http://www.stu.ru/inform/glaves/glava3/ — ris_3_10 рис. 1.7).
/>
Рис.1.7. Информационная технология как аналог технологии переработки материальных ресурсов
Информацияявляется одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционнымиматериальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., азначит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработкиматериальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливоследующее определение.
Информационнаятехнология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора,обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информациинового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационногопродукта).
Цельтехнологии материального производства — выпуск продукции, удовлетворяющейпотребности человека или системы.
Цельинформационной технологии — производство информации для ее анализа человеком ипринятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.
Известно,что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можнополучить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и длятехнологии переработки информации.
Длясравнения в www.stu.ru/inform/glaves/glava3/ — tab_3_3 приведеныосновные компоненты обоих видов технологий.
Таблица1.3. Сопоставление основных компонентов технологий
Компоненты технологий для производства продуктов материальных информационных Подготовка сырья и материалов Сбор данных или первичной информации Производство материального продукта Обработка данных и получение результатов информации Сбыт производственных продуктов потребления Передача результатов информации пользователю для принятия на ее основе решенийНоваяинформационная технология
Информационнаятехнология является наиболее важной составляющей процесса использованияинформационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколькоэволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитиемнаучно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработкиинформации. В современном обществе основным техническим средством технологиипереработки информации служит персональный компьютер, который существенноповлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов,так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера винформационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определилиновый этан развития информационной технологии и, как следствие, изменение ееназвания за счет присоединения одного из синонимов: «новая»,«компьютерная» или «современная».
Прилагательное«новая» подчеркивает новаторский, а не эволюционный характер этойтехнологии. Ее внедрение является новаторским актом в том смысле, что онасущественно изменяет содержание различных видов деятельности в организациях. Впонятие новой информационной технологии включены также коммуникационныетехнологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, аименно — телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др. Вhttp://www.stu.ru/inform/glaves/glava3/ — tab_3_4 таб. 1.4 приведены основныехарактерные черты новой информационной технологии.
Таблица1.4. Основные характеристики новой информационной технологии
Методология Основной признак Результат Принципиально новые средства обработки информации Встраивание в технологию управления Новая технология коммуникаций Целостные технологические системы Интеграция функций специалистов и менеджеров Новая технология обработки информации Целенаправленные создание, передача, хранение и отображение информации Учет закономерностей социальной среды Новая технология принятия управленческих решенийНоваяинформационная технология — информационная технология с«дружественным» интерфейсом работы пользователя, использующаяперсональные компьютеры и телекоммуникационные средства.
Прилагательное«компьютерная» подчеркивает, что основным техническим средством еереализации является компьютер.
Запомните!Три основных принципа новой (компьютерной) информационной технологии:
интерактивный(диалоговый) режим работы с компьютером;
интегрированность(стыковка, взаимосвязь) с другими программными продуктами;
гибкостьпроцесса изменения как данных, так и постановок задач.
По-видимому,более точным следует считать все же термин новая, а не компьютернаяинформационная технология, поскольку он отражает в ее структуре не толькотехнологии, основанные на использовании компьютеров, но и технологии,основанные на других технических средствах, особенно на средствах,обеспечивающих телекоммуникацию.
Инструментарийинформационной технологии
Реализациятехнологического процесса материального производства осуществляется с помощьюразличных технических средств, к которым относятся: оборудование, станки,инструменты, конвейерные линии и т.п.
Поаналогии и для информационной технологии должно быть нечто подобное. Такимитехническими средствами производства информации будет являться аппаратное,программное и математическое обеспечение этого процесса. С их помощьюпроизводится переработка первичной информации в информацию нового качества.Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем ихинструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвавпрограммным инструментарием информационной технологии. Определим это понятие.
Инструментарийинформационной технологии — один или несколько взаимосвязанных программныхпродуктов для определенного типа компьютера, технология работы в которомпозволяет достичь поставленную пользователем цель.
Вкачестве инструментария можно использовать следующие распространенные видыпрограммных продуктов для персонального компьютера: текстовый процессор(редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системыуправления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари,информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские,для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д.
Каксоотносятся информационная технология и информационная система
Информационнаятехнология тесно связана с информационными системами, которые являются для нееосновной средой. На первый взгляд может показаться, что введенные в учебникеопределения информационной технологии и системы очень похожи между собой.Однако это не так.
Информационнаятехнология является процессом, состоящим из четко регламентированных правилвыполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными,хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии — врезультате целенаправленных действий по переработке первичной информацииполучить необходимую для пользователя информацию.
Информационнаясистема является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры,компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного родатехнические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационнойсистемы — организация хранения и передачи информации. Информационная системапредставляет собой человеку -компьютерную систему обработки информации.
Реализацияфункций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нееинформационной технологии. Информационная технология может существовать и внесферы информационной системы.
Такимобразом, информационная технология является более емким понятием, отражающимсовременное представление о процессах преобразования информации винформационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий — управленческой и компьютерной — залог успешной работы информационной системы.
Обобщаявсе вышесказанное, предлагаем несколько более узкие, нежели введенные ранее,определения информационной системы и технологии, реализованных средствамикомпьютерной техники.
Информационнаятехнология -совокупность четко определенных целенаправленных действий персоналапо переработке информации на компьютере.
Информационнаясистема — человеку- компьютерная система для поддержки принятия решений ипроизводства информационных продуктов, использующая компьютерную информационнуютехнологию.
Составляющиеинформационной технологии
Используемыев производственной сфере такие технологические понятия, как норма, норматив,технологический процесс, технологическая операция и т.п., могут применяться и винформационной технологии. Прежде чем разрабатывать эти понятия в любойтехнологии, в том числе и в информационной, всегда следует начинать сопределения цели. Затем следует попытаться провести структурирование всехпредполагаемых действий, приводящих к намеченной цели, и выбрать необходимыйпрограммный инструментарий.
Наhttp://www.stu.ru/inform/glaves/glava3/ — ris_3_11 рис. 1.8 технологическийпроцесс переработки информации представлен в виде иерархической структуры поуровням:
/>
Рис.1.8. Представление информационной технологии в виде иерархической структуры,состоящей из этапов, действий, операций
1-йуровень — этапы, где реализуются сравнительно длительные технологическиепроцессы, состоящие из операций и действий последующих уровней.
2-йуровень — операции, в результате выполнения которых будет создан конкретныйобъект в выбранной на 1-м уровне программной среде.
3-йуровень — действия — совокупность стандартных для каждой программной средыприемов работы, приводящих к выполнению поставленной в соответствующей операциицели. Каждое действие изменяет содержание экрана.
Необходимопонимать, что освоение информационной технологии и дальнейшее ее использованиедолжны свестись к тому, что вы должны сначала хорошо овладеть наборомэлементарных операций, число которых ограничено. Из этого ограниченного числаэлементарных операций в разных комбинациях составляется действие, а издействий, также в разных комбинациях, составляются операции, которые определяюттот или иной технологический этап. Совокупность технологических этапов образуеттехнологический процесс (технологию).
3.2. Этапы развития информационных технологий
Существуетнесколько точек зрения на развитие информационных технологий с использованиемкомпьютеров, которые определяются различными признаками деления.
Общимдля всех изложенных ниже подходов является то, что с появлением персональногокомпьютера начался новый этап развития информационной технологии. Основнойцелью становится удовлетворение персональных информационных потребностейчеловека как для профессиональной сферы, так и для бытовой.
Признакделения — вид задач и процессов обработки информации
1-йэтап (60 -70-е гг.) — обработка данных в вычислительных центрах в режимеколлективного пользования. Основным направлением развития информационнойтехнологии являлась автоматизация операционных рутинных действий человека.
2-йэтап (с 80-х гг.) — создание информационных технологий, направленных на решениестратегических задач.
Признакделения — проблемы, стоящие на пути информатизации общества
1-йэтап (до конца 60-х гг.) характеризуется проблемой обработки больших объемовданных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.
2-йэтап (до конца 70-х гг.) связывается с распространением ЭВМ серии IBM/360,Проблема этого этапа — отставание программного обеспечения от уровня развитияаппаратных средств.
3-й- этап (с начала 80-х гг.) — компьютер становится инструментомнепрофессионального пользователя, а информационные системы — средствомподдержки принятия его решений. Проблемы — максимальное удовлетворениепотребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы вкомпьютерной среде.
4-йэтап (с начала 90-х гг.) — создание современной технологии меж организационныхсвязей и информационных систем. Проблемы этого этапа весьма многочисленны.Наиболее существенными из них являются:
выработкасоглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи;
организациядоступа к стратегической информации;
организациязащиты и безопасности информации.
Признакделения — преимущество, которое приносит компьютерная технология
1-йэтап (с начала 60-х гг.) характеризуется довольно эффективной обработкойинформации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованноеколлективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критериемоценки эффективности создаваемых информационных систем была разница между затраченнымина разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами. Основнойпроблемой на этом этапе была психологическая — плохое взаимодействиепользователей, для которых создавались информационные системы, и разработчиковиз-за различия их взглядов и понимания решаемых проблем. Как следствие этойпроблемы, создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и,несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.
2-йэтап (с середины 70-х гг.) связан с появлением персональных компьютеров.Изменился подход к созданию информационных систем — ориентация смещается всторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений.Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт сразработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этомэтапе используется как централизованная обработка данных, характерная дляпервого этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальныхзадач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.
3-йэтап (с начала 90-х гг.) связан с понятием анализа стратегических преимуществ вбизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределеннойобработки информации. Информационные системы имеют своей целью не простоувеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующиеинформационные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентнойборьбе и получить преимущество.
Признакделения — виды инструментария технологии
1-йэтап (до второй половины XIX в.)- «ручная» информационная технология,инструментарий которой составляли: перо, чернильница, книга. Коммуникацииосуществлялись ручным способом путем переправки через почту писем, пакетов,депеш. Основная цель технологии — представление информации в нужной форме.
2-йэтап (с конца XIX в.) — «механическая» технология, инструментарийкоторой составляли: пишущая машинка, телефон, диктофон, оснащенная болеесовершенными средствами доставки почта. Основная цель технологии — представлениеинформации в нужной форме более удобными средствами.
3-йэтап (40 — 60-е гг. XX в.) — «электрическая» технология,инструментарий которой составляли: большие ЭВМ и соответствующее программноеобеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны.
Изменяетсяцель технологии. Акцент в информационной технологии начинает перемещаться сформы представления информации на формирование ее содержания.
4-йэтап (с начала 70-х гг.) — «электронная» технология, основныминструментарием которой становятся большие ЭВМ и создаваемые на их базеавтоматизированные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые системы(ИПС), оснащенные широким спектром базовых и специализированных программныхкомплексов. Центр тяжести технологии еще более смещается на формированиесодержательной стороны информации для управленческой среды различных сферобщественной жизни, особенно на организацию аналитической работы. Множествообъективных и субъективных факторов не позволили решить стоящие перед новойконцепцией информационной технологии поставленные задачи. Однако был приобретенопыт формирования содержательной стороны управленческой информации иподготовлена профессиональная, психологическая и социальная база для переходана новый этап развития технологии.
5-йэтап (с середины 80-х гг.) — «компьютерная» («новая»)технология, основным инструментарием которой является персональный компьютер сшироким спектром стандартных программных продуктов разного назначения. На этомэтапе происходит процесс персонализации АСУ, который проявляется в созданиисистем поддержки принятия решений определенными специалистами. Подобные системыимеют встроенные элементы анализа и интеллекта для разных уровней управления,реализуются на персональном компьютере и используют телекоммуникации. В связи спереходом на микропроцессорную базу существенным изменениям подвергаются итехнические средства бытового, культурного и прочего назначений. Начинаютшироко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерныесети.
4. Виды информационных технологий
4.1. Информационная технологияобработки данных
Характеристикаи назначение
Информационнаятехнология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированныхзадач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы идругие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровнеоперационной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации вцелях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческоготруда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровнесущественно повысит производительность труда персонала, освободит его отрутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращениячисленности работников.
Науровне операционной деятельности решаются следующие задачи:
обработкаданных об операциях, производимых фирмой;
созданиепериодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
получениеответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажныхдокументов или отчетов.
Примерконтрольного отчета: ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средствбанком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств.
Примерзапроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные отребованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.
Существуетнесколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих даннуютехнологию от всех прочих:
выполнениенеобходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано закономиметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать каксредство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирмеобязательно должна быть информационная система обработки данных и разработанасоответствующая информационная технология;
решениетолько хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
выполнениестандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовыепроцедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всехвидов;
выполнениеосновного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
использованиедетализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный(подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизиидеятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу иот конца к началу;
акцентна хронологию событий;
требованиеминимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.
Основныекомпоненты
Представимосновные компоненты информационной технологии обработки данных(http://www.stu.ru/inform/glaves/glava3/ — ris_3_12 рис. 1.9) и приведем иххарактеристики.
Сборданных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое еедействие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действияфирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции,производимые фирмой.
/>
Рис.1.9. Основные компоненты информационной технологии обработки данных
Обработкаданных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельностьфирмы, используются следующие типовые операции:
классификацияили группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одногоили нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов,используются для идентификации и группировки записей.
Хранениеданных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранятьдля последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для иххранения создаются базы данных.
Созданиеотчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимосоздавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешнихпартнеров. При этом документы или в связи с проведенной фирмой операцией так ипериодически в конце каждого месяца, квартала или года.
4.2. Информационная технологияуправления
Характеристикаи назначение
Цельюинформационной технологии управления является удовлетворение информационныхпотребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятиемрешений. Она может быть полезна на любом уровне управления.
Этатехнология ориентирована на работу в среде информационной системы управления ииспользуется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравниватьс задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.
ИСуправления идеально подходят для удовлетворения сходных информационныхпотребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) илиуровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения опрошлом, настоящем и вероятном: будущем фирмы. Эта информация имеет видрегулярных или специальных управленческих отчетов.
Дляпринятия решений на уровне управленческого контроля информация должна бытьпредставлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции измененияданных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этаперешаются следующие задачи обработки данных:
оценкапланируемого состояния объекта управления;
оценкаотклонений от планируемого состояния;
выявлениепричин отклонений;
анализвозможных решений и действий.
Информационнаятехнология управления направлена на создание различных видов отчетов.
Регулярныеотчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время ихсоздания, например месячный анализ продаж компании.
Специальныеотчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-тонезапланированное.
Ите, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных ичрезвычайных отчетов.
Всуммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы ипредставлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
Сравнительныеотчеты содержат данные, полученные из различных источников иликлассифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.
Чрезвычайныеотчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.
Использованиеотчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным приреализации так называемого управления по отклонениям.
Управлениепо отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджеромданных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы отнекоторых установленных стандартов (например, от ее запланированногосостояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям ксоздаваемым отчетам предъявляются следующие требования:
отчетдолжен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;
сведенияв отчете должны быть отсортированы по значению критического для данногоотклонения показателя;
всеотклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующуюмежду ними связь;
вотчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.
Основные компоненты
Основныекомпоненты информационной технологии управления показаны на www.stu.ru/inform/glaves/glava3/ - ris_3_13 рис. 1.13
Входнаяинформация поступает из систем операционного уровня. Выходная информацияформируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.
/>
Рис.1.10. Основные компоненты информационной технологии управления
Содержимоебазы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуетсяв периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим впринятии решений в организации. База данных, используемая для полученияуказанной информации, должна состоять из двух элементов:
1)данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
2)планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющихпланируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).
Список литературы
ГромовГ.Р. Очерки информационной технологии. — М.: ИнфоАрт, 1992.
ДанилевскийЮ.Г., Петухов И.А., Шибанов B.C. Информационная технология в промышленности. — Л.: Машиностроение. Ленингр. отделение, 1988.
Информационнаятехнология, экономика, культура / Сб. обзоров и рефератов. — М.: ИНИОН РАН,1995.
Информационныесистемы в экономике / Под ред. В.В. Дика. — М.: Финансы и статистика, 1996.
www.bankreferatov.ru
www.monah.ru
www.rambler.ru
Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта www.monax.ru/