Реферат: Особенности профессионального оформления документов в MS Word 2000
Текстовый процессор MSWord2000.
Особенностипрофессионального оформления документовТекстовыйредактор Word для Windows –мощное средство для профессиональной подготовки документов, но эффективноеиспользование всего многообразия его функций. Редактор Wordпозволяет создавать огромное количество специальных эффектов. Для приданиятексту читабельного вида обычно используют не больше трех шрифтов и длятекстовых выделений, подписей, заголовков изменяют начертание или кегль шрифта.Оформление документа должно соответствовать его содержанию. Текствоспринимается лучше, если на странице остается немного свободного места, поляпо краям страницы, свободное пространство между колонками текста и передзаголовками. На удобочитаемость текста в большой степени влияет такжеправильный выбор гарнитуры, начертания и размера шрифта, расстояния междустроками текста, отбивок, абзацных отступов и т.д.
1. Оформление текста с помощьютаблицы
Таблицы Word являются исключительно мощнымсредством для расположения текста в строках и колонках. На рис. 1 показано, кактаблица Word выглядит на экране.
Форматирование абзаца
Сочетание клавиш
Комментарий
Увеличение левого отступа абзаца CTRL + M Отступ перемещается к следующей позиции табуляции Уменьшение левого отступа абзаца CTRL + SHIFT + M Отступ перемещается к предыдущей позиции табуляциирис.1 Вид таблицыWord на экране
Использование таблицвместо символов табуляции обладает многими преимуществами. Например, еслифрагмент текста не помещается на одной строке, Word автоматически создает новуюи увеличивает высоту ячеек (создать таблицу на рис. 1 с использованием символовтабуляции было бы довольно сложно). Кроме того, при работе с таблицами выможете легко переставить строки и столбцы, а также привлечь внимание кнекоторым элементам таблицы с помощью обрамления и фоновых заливок.
1.1. Вставка таблицы в документ.
Чтобы создатьтаблицу в том месте, где находится курсор, достаточно нажать кнопку «Вставитьтаблицу» на стандартной панели инструментов и перетащить выделение насоответствующее количество квадратов, посредством которых Word обозначает числострок и столбцов в таблице:
/>
Новая таблицасостоит из строк и столбцов с пустыми ячейками, отмеченных на экранепунктирными линиями сетки. Если их не видно, включите опцию «Сетка» вменю «Таблица». Хотя сетка и не появляется в печатной копии документа,можно добавить элементам таблицы обрамление и заливку, которые будутнапечатаны.
Совет: Если вмомент создания таблицы вы еще не знаете, сколько строк вам понадобится, простосоздайте таблицу из одной строки. Можно очень легко добавить к концу таблицыновые строки во время ввода текста (однако с колонками дело обстоит чутьсложнее, так что постарайтесь указать их реальное количество).
1.2. Ввод текста в таблицу
Чтобы ввести текст в ячейку таблицы, щелкните наячейке и наберите его точно также, как в обычном абзаце. Для редактирования иформатирования текста в ячейках таблицы применяются стандартные приемы Word.
Чтобыпереместить курсор в другую ячейку, щелкните на ячейке и воспользуйтеськлавишами со стрелками. Есть и другой способ перейти к следующей ячейке (впорядок строк таблицы) и выделить ее содержимое-клавиша «ТАВ». Перемещение кпредыдущей ячейке осуществляется сочетанием клавиш «SHIFT+TAB». Когда курсор находится в последней ячейке таблицы,нажатие клавиши «ТАВ» добавляет к таблице новую строку.
Совет: Чтобывставить символ табуляции в ячейку таблицы, нажмите «CTRL+TAB». Существует инекоторая странность — при вставке позиции табуляции по разделителю текстперемещается к ней медленно, даже не приходится вставлять символ табуляции вячейку.
1.3. Вставка и удаление строк,столбцов и ячеек
Перед тем, каквставлять и удалять строки, столбцы или группы ячеек необходимо предварительновыделить соответствующую часть таблицы.
Добавление целых строк или столбцов в таблицепроисходит так:
1. Чтобывставить новые строки в определенном месте таблицы, выделите строки,находящиеся непосредственно под этим местом; количество выделяемых рядов должнобыть равно количеству вставляемых строк. Аналогично, для вставки столбцоввыделите справа от места вставки столько столбцов, сколько вы собираетесьвставить.
2. Нажмитекнопку «Вставить строки» или «Вставить столбцы» настандартной панели инструментов.
/>
Для вставки втаблицу используется всего одна кнопка стандартной панели инструментов. Когда втаблице выделены строки, столбцы или ячейки, название кнопки меняетсясоответственно на «Вставить строки», Вставить столбцы» или«Вставитьячейки». Когда курсор просто находится в ячейке, кнопка называется «Вставитьстроки». За пределами таблицы она получает название «Вставить таблицу»и применяется для создания в документе новых таблиц.
Чтобы удалитьиз таблицы строки, столбцы или ячейки, достаточно выделить их и выполнитькоманду «Удалить строки», «Удалить столбцы» или «Удалить ячейки»в меню «Таблица». Чтобы удалить содержимое строк, столбцов или ячеек, нооставить сами ячейки, выделите строки, столбцы или ячейки и нажмите клавишу «DEL».
1.4. Регулировка размера ячеек
Ширина столбцав таблице изменяется перетаскиванием линий сетки. Для регулировки ширины однойили нескольких ячеек столбца (а не всего столбца) выделите ячейки передперетаскиванием. В одном столбце могут находиться ячейки разной ширины.
Совет: Можнозаставить Word автоматически изменять ширину одного или нескольких столбцов поширине находящегося в них текста. Для этого выделите столбец и сделайте двойнойщелчок на крайней правой линии сетки в выделенном фрагменте.
Обратите внимание — при перетаскивании крайней левой линии сетки изменяется отступ, отделяющийвыделенные строки таблицы от левого поля документа.
Wordавтоматически перетаскивает высоту строки таблицы под высоту содержащегося вних текста. Однако можно назначить строке минимальное или точное значениевысоты командой «Высота и ширина ячейки» в меню «Таблица». Всеячейки в одной строке всегда имеют одинаковую высоту.
1.5. Перемещение и копированиестрок,
столбцов и ячеек
Чтобыпереместить на новое место в таблице целые строки или столбцы, выделите их имышью перетащите на новое место. Строки или колонки пропадают на своем бывшемместе и появляются на новом. Чтобы строки и столбцы копировались, а неперемещались, удерживайте нажатой во время перетаскивания клавишу «CTRL». При выделении строк таблицы необходимо включать ввыделение маркеры конца строк />, в противном случае перемещаетсяили копируется только содержимое ячеек.
Чтобыпереместить содержимое ячеек таблицы, выделите ячейки и перетащите их в другоеместо. Word удаляет содержимое выделенных ячеек (оставляя их пустыми) ивставляет его в принимающие ячейки, уничтожая то, что в них было раньше. Чтобыскопировать содержимое ячейки, удерживайте при перетаскивании клавишу «CTRL». Обратите внимание на то, что для перемещения иликопирования содержимого ячеек не следует включать в выделенный фрагмент целыестолбцы. В выделенный фрагмент могут входить все ячейки строки, но маркерыконцов строк должны оставаться вне выделения.
1.6. Использование команд менюТаблица
Выше былаописана работа с таблицами посредством стандартной панели инструментов, мыши иконтекстных меню. Обычно эти интерактивные методы оказываются самыми быстрыми иудобными. Меню«Таблица» открывает альтернативные возможности длявставки и изменения таблиц; кроме того, оно позволяет выполнять некоторыедополнительные операции, которые невозможны при использовании интерактивныхприемов. В таблице указано назначение команд меню:
Команды меню «Таблица» и ихдействия
Команды меню «Таблица»
Описание
Нарисовать таблицу
Создание новой таблицы путем ее рисованияДобавить
Добавление таблицы, строк, столбцов или ячеекУдалить
Удаление таблицы, выделенных столбцов, строк или ячеек, в которых находится курсорВыделить
Выделение строки, столбца, ячеек или таблицы целикомОбъединить ячейки
Объединение нескольких выделенных ячеек в одну, при этом все данные также объединяютсяРазбить ячейки
Разбиение выделенных ячеек на заданное число строк и столбцовРазбить таблицу
Разбиение таблицы на двеАвтоформат
Автоматическое форматирование таблицы. В списке представлены различные стили оформления таблицыАвтоподбор
Автоматическая настройка ширины и высоты столбцовЗаголовки
Использование выделенной строки в качестве заголовка таблицы, который при печати будет выводиться на каждой странице, если таблица располагается на нескольких листах.Преобразовать
Преобразование таблицы в текст или наоборотСортировка
Упорядочение данных в выделенных строках или списке по алфавиту, величине или дате.Формула
Выполнение математических операций в формулеОтображать сетку
Команда позволяет включать и отключать отображение сетки из точечных линийСвойства таблицы
Задание различных параметров таблицыТаблицы Wordэто удобный инструмент для создания и редактирования небольших и несложныхсписков. Они позволяют вводить данные, форматировать их по своему усмотрению.Имеется возможность задания формул в ячейках, а также сортировка информации.При желании пользователь может конвертировать таблицу Word в текст. Все этиметоды позволяют успешно работать с документами, состоящими из группы записей.Однако для более сложных работ, связанных с таблицами для баз данных необходимоиспользовать соответствующие средства типа Excel или Access.
2. Копирование форматов пообразцу
Команда «Форматпо образцу» /> на панели инструментов «Стандартная»позволяет производить копирование форматирования выделенного объекта илитекста. Это форматирование будет затем применено к объекту или тексту, которыйбудет выбран. Для применения форматирования к нескольким объектам следуетдважды щелкнуть кнопку, а затем последовательно щелкнуть все объекты,подлежащие форматированию. После того как все объекты будут отформатированы,следует нажать клавишу «ESC» или кнопку для отключения режима Формат пообразцу.
3. Стилевое форматированиедокумента.
В длинных документахбольшинство абзацев форматируется одинаково. Точнее говоря, обычно существуетнесколько вариантов оформления абзаца, которые многократно используются внутридокумента.
Форматировать абзац вручную при каждом изменениитекста неудобно, особенно если учесть, что, вероятнее всего, уже существуетабзац, отформатированный так, как нужно. Программа Wordрешает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу,а также путем применения наперед заданных стилей форматирования.
Стиль форматирования — это совокупность всех параметров оформления,определяющих формат абзаца.
/>/>3.1 Изменение стиля
Для того чтобы изменить стиль необходимо выбратькоманду «Стиль» в меню «Формат», после чего, в появившемся окне вполе «Стили» выберите стиль и нажмите кнопку «Изменить», а дляизменения атрибутов стиля нажмите кнопку «Формат».
Совет: Чтобыприменять модифицированный стиль в новых документах, основанных на текущемшаблоне, установите флажок «Добавить в шаблон». Модифицированный стиль будетдобавлен в шаблон, присоединенный к активному документу.
/>/>3.2 Применение стиля
Для того чтобы применить стиль к текстунеобходимо выделите текст, а если это абзац, то, поместите курсор в любое местоабзаца который нужно отформатировать. Выберите команду «Стиль» в менюФормат.
А потом, в появившемся окне выберите нужныйстиль, а затем нажмите кнопку «Применить». Если требуемый стильотсутствует в списке поля «Стили», выберите другую группу стилей в поле«Список».
Совет: Чтобы быстроналожить стиль, выберите стиль абзаца или символа в поле «Стиль» на панелиформатирования. Имена стилей абзацев перед названием содержат значок документа;отличительной особенностью стилей символов является значок в виде подчеркнутойбуквы «a».
/>/>3.3 Задание стиля для следующегоабзаца
Для того,чтобы задать стиль для следующего абзаца выберите команду «Стиль» в меню«Формат», после чего в появившемся окне, в поле «Стили» выберитестиль, за которым хотите назначить следующий, а затем нажмите кнопку «Изменить».
А в поле «Стильследующего абзаца» выберите стиль, который хотите определить в качествестиля для следующего абзаца.
/>/>3.4 Создание стиля
Для создания стиля выберите команду «Стиль»в меню Формат, а затем нажмите кнопку «Создать». Потом введите имянового стиля в поле «Имя». Далее выберите тип нового стиля в поле «Стиль».Нажмите кнопку «Формат», чтобы задать форматирование для нового стиля.
Примечание: Обычно новыйстиль создается на основе стиля, примененного к выбранному абзацу. Чтобысоздать новый стиль на основе другого стиля, укажите стиль в поле «Основан настиле».
Совет: Можнобыстро создать стиль абзаца, основанный на стиле выделенного текста, есливвести имя нового стиля в поле «Стиль» панели форматирования.
/>/>3.5 Удаление стиля
Для удаления стиля необходимо проделать следующиепункты:
1) Выберите команду «Стиль» в меню «Формат».
2) В появившемся окне выберите стиль, который хотите удалить, а затемнажмите кнопку «Удалить».
Примечание: Если удалить созданныйпользователем стиль абзаца, на все абзацы с этим стилем будет наложен стиль«Обычный». Если удалить встроенный стиль, его можно вернуть обратно, выбравзначение «Всех стилей» в поле «Список».
/>/>3.6 Стили для оформлениямаркированных и нумерованных списков
Во многих шаблонах, входящих в состав программыWord, имеются стили для работы с нумерованными и маркированными списками. Прииспользовании этих стилей все выделенные абзацы оформляются в соответствии сединым форматом и к ним автоматически добавляются маркеры или нумерация.Использование таких стилей предпочтительнее, чем использование кнопок панелиинструментов или команды «Список», в следующих случаях:
Ø Список должен иметь отличающийся от текста формат, напримерменьший размер шрифта, курсив, другой интервал между строками или абзацами.
Ø Единый формат списка важен при работе с большим документом илидокументами, состоящими из нескольких частей. В этом случае документ может бытьлегко обновлен при изменении формата списка.
Имеющиеся встроенные стили могут быть изменены поусмотрению пользователя.
/>/>3.7 Копирование стилей в другойдокумент
Для копированиястилей в другой документ необходимо выбрать команду «Стиль» в меню «Формат»,а затем нажмите кнопку «Организатор». После этого выберите стили длякопирования из любого списка, а затем нажмите кнопку «Копировать».
В списке слевапоявятся стили, используемые в активном документе или шаблоне, в списке справапоявятся стили шаблона документа «Обычный».
Совет: Если шаблон,из которого требуется копировать стили, отсутствует в обоих списках, нажмитекнопку «Закрыть файл». Чтобы выбрать нужный шаблон или документ, нажмите кнопку«Открыть файл».
4. Оформление текста с помощьюколонок.
В газетах и некоторых книгах (обычно словарях иэнциклопедиях) информацию нередко представляют в несколько столбцов. Этосвязано с тем, что короткие строчки легче читать.
1) Для разбиения текста настолбцы его вводят обычным образом, затем выделяют и щелкают на кнопке Колонки/>. В открывшемся меню выбирают количествосоздаваемых столбцов. По умолчанию столбцы имеют одинаковую ширину.
/>
2) На линейке форматированияпоявляются маркеры столбцов. Перетаскиванием этих маркеров изменяют положениепромежутка между столбцами и его ширину.
3) Еслинесколько столбцов текста целиком размещаются на одной странице, можно сделатьтак, чтобы колонки имели одинаковую длину. Для этого надо дать команду «Вставка»→ «Разрыв», установить переключатель «На текущей странице»и щелкнуть на кнопке «ОК».
4) Если стандартный методформирования столбцов неудовлетворителен, следует использовать диалоговое окноКолонки, которое открывают командой «Формат» → «Колонки».
5) На панели Тип этогодиалогового окна приведены стандартные варианты размещения колонок. Кроме того,число колонок можно задать с помощью счетчика. В этом случае на панели «Ширинаи промежуток» задают размеры колонок и величины интервалов между ними.
6) Если установить флажок «Колонкиодинаковой ширины», то все колонки и все интервалы между ними будут иметьодну и ту же ширину.
7) Флажок Разделитель позволяетотделить столбцы друг от друга вертикальной линией.
8) Раскрывающийся список «Применить»указывает, какую часть документа следует разбить на столбцы. Доступные вариантызависят от того, был ли предварительно выделен фрагмент текста.
9) Если установить флажок «Новаяколонка», то последующий текст документа располагается в начале новогостолбца.
5. Маркированные инумерованные списки
Упорядоченную информацию часто удобнопредставлять в виде списков. Так представляют инструкции (описания порядкадействий), наборы поясняющих утверждении, перечни предметов или объектов.
Word поддерживает два вида списков: маркированныесписки, в которых каждый пункт помечается одинаковым маркером, и нумерованныесписки, где пункты последовательно Нумеруются.
5.1 Преобразованиетекста в список
1) Для преобразованиясуществующего текста в нумерованный или маркированный список, надо выделитьэтот текст и щелкнуть на кнопке «Нумерация» или. соответственно, Маркерына панели инструментов. Процессор Word автоматически преобразует новый абзац вэлемент нумерованного списка, если он начинается с числа, за которым следуетточка. Если абзац начинается с символа «звездочка» (*), то онавтоматически преобразуется в элемент маркированного списка. Последующие абзацытакже рассматриваются как элементы начавшегося списка. При вводе элементовсписка следующий абзац автоматически начинается с маркера или номера. Созданиесписка заканчивают двукратным нажатием на клавишу «ENTER» в конце абзаца.
2) Чтобы изменить или настроитьформат списка, следует дать команду «Формат» ® Список» или выбрать в контекстном меню пункт«Список». При этом открывается диалоговое окно «Список».
3) Вкладки «Маркированный»и «Нумерованный» позволяют выбрать вид маркера или способ нумерациисписка. Если стандартное оформление списка не подходит, можно щелкнуть накнопке «Изменить» и задать как вид, так и положение маркеров илиномеров, а также пунктов списка.
4) Вкладка «Многоуровневый»позволяет задать специальный список, содержащий до девяти уровней пунктов,нумеруемых или маркируемых отдельно. Для перехода на более низкий уровеньслужит кнопка «Увеличить отступ» на панели инструментов «Форматирование».
5) Для возврата на более высокийуровень служит кнопка «Уменьшить отступ».
6. Подготовка колонтитулов.Вставка даты и времени.
Колонтитул — это текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблемаорганизации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), которыйпечатается внизу или вверху каждой страницы документа. Существует возможностьиспользовать один и тот же колонтитул для всего документа или определить разныеколонтитулы для разных частей документа. Например, допускается создатьуникальный колонтитул для первой страницы документа или вообще убрать верхнийи/или нижний колонтитул с первой страницы. Можно также создавать отличающиесяколонтитулы для четных и нечетных страниц некоторых разделов или всегодокумента.
6.1 Созданиеколонтитулов
1) Выберите команду «Колонтитулы» в меню «Вид».
2) Для создания верхнего колонтитула введите текст или рисунок в областьверхнего колонтитула.
3) Для создания нижнего колонтитула нажмите кнопку />«Верхний/нижнийколонтитул» для перехода в область нижнего колонтитула. Затем введитетекст или рисунок в область нижнего колонтитула.
4) По окончании нажмите кнопку «Закрыть»
Чтобы вставить нажмите кнопку:
Номера страниц />
/>
Текущую дату
Текущее время />
Стандартный элемент колонтитула,например должным образом отформатированный номер страницы (Стр. 1 из 10), имяфайла или фамилию автора «Вставить автотекст», а затем щелкните нужныйэлемент.
Совет. Поумолчанию содержимое колонтитула автоматически выравнивается по левому краю.Существует возможность выровнять содержимое колонтитула по центру или выровнятьдату по левому краю, а номер страницы — по правому краю. Для выравниванияэлемента по центру нажмите клавишу «TAB»; для выравнивания элемента по правомукраю нажмите клавишу «TAB» дважды.
6.2 Удалениеколонтитула
Для удаленияколонтитула выберите команду «Колонтитулы» в меню «Вид».
Если требуется, перейдите кверхнему или нижнему колонтитулу, который следует удалить. После этого выделитесодержимое колонтитула, а затем нажмите клавишу «DEL».
Примечание. При удалении колонтитуласоответствующие колонтитулы автоматически удаляются со всех страниц документа.Однако если разбить документ на разделы и разорвать связь между ними, можноудалить колонтитулы только для некоторых разделов.
7. Вставка разрывов.
/>
7.1 Принудительные разрывы строки разрывы обтекания текста.
Принудительныеразрывы строк. Если нужно начать новую строку, не начиная новыйабзац, вставьте принудительный разрыв строки. Вставка принудительного разрывастроки означает окончание текущей строки, и текст продолжается на следующейстроке. Предположим, например, что стиль абзаца включает в себя дополнительныйинтервал перед каждым абзацем. Чтобы дополнительный интервал не добавлялсяперед короткими строками текста (например, строками текста в написании адресаили в поэме), каждый раз, когда нужно начинать новую строку, вставляйтепринудительный разрыв строки, а не нажимайте клавишу «ENTER».
Чтобы вставить принудительный разрыв строки:
1) Укажите место разрыва строки.
2) Нажмите клавиши «SHIFT»+«ENTER».
Разрывыобтекания текста. Если нужно управлять параметрами обтеканиятекста вокруг рисунка, таблицы или другого элемента, вставьте разрыв обтеканиятекста. При вставке разрыва обтекания текста текущая строка заканчивается, итекст размещается под данным элементом (на следующей пустой строке, которая несодержит рисунка или таблицы, выровненной по левому или правому краю).
Чтобы вставитьразрыв обтекания текста:
1) Укажите место начала новой строки обтекающего текста.
2) Выберите команду «Разрыв» в меню «Вставка».
3) В группе «Начать» выберите параметр «Новую строку».
Принудительные разрывы строк и разрывы обтекания текстаиспользуются для улучшения внешнего вида форматированного текста в документеили на Web-странице.
7.2 Разрыв колонки.
Чтобы вставить разрыв колонки:
1) Щелкните на место, откуда следует начать новую колонку.
2) Выберите команду Разрыв в меню Вставка.
3) Выберите параметр Новую колонку.
Текст, следующий за курсором, будет перемещен в началоследующей колонки.
7.3 Разрыв раздела.
Раздел — часть документа, имеющая заданные параметрыформатирования страницы. Новый раздел создается, если требуется изменитьнумерацию строк, число столбцов или колонтитулы. Чтобы разбить документ наразделы, необходимо вставить знак разрыва раздела. Если разрывы разделовотсутствуют, документ обрабатывается как один раздел.
Разрыв раздела — пометка, которая вставляется в документдля обозначения конца раздела. Разрыв раздела хранит сведения о таких элементахформатирования раздела, как поля, ориентация страницы, колонтитулы ипоследовательность номеров страниц. Разрыв раздела имеет вид двойной пунктирнойлинии со словами «Разрыв раздела».
Чтобы вставить разрыв раздела:
1) Щелкнитена место, куда следует вставить разрыв раздела.
2) Выберитекоманду «Разрыв» в меню «Вставка».
3) Вгруппе «Новый раздел» выберите параметр, указывающий, откуда следуетначать новый раздел.
7.4 Типы разрывов разделов.
Ø Чтобы начать новый раздел со следующей страницы, выберите «Соследующей страницы».
Ø Чтобы начать новый раздел на той же странице, выберите «Натекущей странице».
Ø Чтобы начать новый раздел со следующей четной или нечетнойстраницы, выберите «С четной страницы» или «С нечетной страницы».
Чтобы изменить тип разрыва раздела:
1) Щелкнитена раздел, который следует изменить.
2) Выберитекоманду «Параметры страницы» в меню «Файл», а затем — вкладку «Макет».
3) Всписке «Начать раздел» выберите параметр, указывающий, откуда следует начатьтекущий раздел.
7.5 Вставка принудительногоразрыва страницы.
Чтобы вставить разрыв страницы:
1) Щелкнитена место, откуда следует начать новую страницу.
2) Выберитекоманду «Разрыв» в меню «Вставка».
3) Выберитепараметр «Начать новую страницу».
7.6 Удаление разрыва раздела.
Чтобы удалить разрыв раздела, нужно:
1) Выделитеразрыв раздела, который следует удалить.
2) Еслитекущим является режим разметки или режим структуры и разрыв раздела не виден,включите режим отображения скрытого текста, нажав кнопку «Непечатаемые знаки» /> на«стандартной» панели инструментов.
3) Нажмитеклавишу «DEL».
Примечание: Приудалении разрыва раздела также удаляется форматирование текста расположенногонад этим разделом. Этот текст становится частью следующего раздела и принимаетсоответствующее форматирование.
8. Способы вставки даты ивремени.
Ø Вставка текущих даты и времени. Можно вставлять датуи/или время в абсолютно любом формате — например, «31 декабря 2001 г.» или«31.12.01 23:59». Дату и время можно вставлять как постоянный текст или какполе[1], в котором дата и времяавтоматически обновляются.
Ø Автоматическая вставка текущей даты. Для быстройвставки текущей даты можно воспользоваться средством автозавершения.
Ø Вставка даты и времени создания, последней печати или последнегосохранения документа. Для отслеживания таких сведений, как общеевремя правки, время последней печати и время последнего изменения, можноиспользовать поля.
8.1 Вставка текущих даты ивремени.
Чтобы вставить текущую дату и время:
1) Щелкните на место вставки даты или времени.
2) Выберите команду «Дата и время» в меню «Вставка».
3) Если требуется вставить дату или время на другом языке, выберите в поле«Язык» требуемый язык.
4) Всписке «Язык» показан список языков, доступных для редактирования. Взависимости от выбранного языка могут быть доступны дополнительные параметрыдаты и времени.
5) Выберите в списке «Доступные форматы» требуемый формат даты или времени.
6) Выполните одно из следующих действий:
Ø Чтобы вставить дату и время как поле, автоматически обновляемоепри открытии и печати документа, установите флажок «Обновлять автоматически».
Ø Чтобы сохранить исходные дату и время как обычный текст, снимитефлажок «Обновлять автоматически».
8.2 Автоматическая вставкатекущей даты
Чтобы автоматически вставить текущую дату и время:
1) Включите режим автозавершения[2].
2) Введите первые четыре знака даты.
3) Например,введите февр для февраля. Появится всплывающая подсказка с полнымназванием месяца: «Февраль».
4) Нажмите клавишу «ENTER», чтобы вставить название месяца, затем вставьтепробел.
5) Появитсяподсказка с текущей датой. Например, «февраль 99».
6) Нажмите клавишу «ENTER», чтобы вставить всю дату.
8.3 Вставка даты и временисоздания, последней печати или последнего сохранения документа
Чтобы вставить дату и время создания, последней печати илипоследнего сохранения документа:
1) Установите курсор туда, куда требуется вставить дату или время.
2) Выберите команду «Поле» в меню «Вставка».
3) В списке «Категории» выберите значение «Дата и время».
4) Выберите тип поля, которое требуется вставить, в списке «Поля».
Примечание: Чтобыобновить значение поля даты/времени, щелкните дату или время в документе правойкнопкой мыши, а затем выберите команду «Обновить поле».
9. Вставка символов.
В MS Word предусмотрена возможность вставки символов, таких как¼ и ©. Типы доступных для вставки символов определяются имеющимисяшрифтами. Например, стандартный шрифт символов (обычный текст) включает символыдробей (¼), буквы национальных алфавитов (Ç, ë), а такжемеждународные символы денежных единиц (£, ¥). Встроенный шрифт Symbolвключает стрелки, маркеры и символы, используемые в науке. Имеются такжедополнительные шрифты символов, например Wingdings, содержащие декоративныесимволы.
Чтобы вставить символ:
1) Щелкните на место вставки символа.
2) Выберите команду «Символ» в меню «Вставка», а затем —вкладку «Символы».
3) В списке «Шрифт» выберите нужный шрифт.
4) Чтобы увидеть увеличенное изображение символа, щелкните его.
5) Дважды щелкните на символ, который следует вставить.
9.1 Вставка специального символа
Для придания тексту законченный вид, применяется вставкаспециальных символов, таких как длинное тире (—) или многоточие (…).
Чтобы вставить символ:
1) Щелкните то место, куда необходимо вставить символ.
2) Выберите команду «Символ» в меню «Вставка», а затемвкладку «Специальные символы».
3) Дважды щелкните на нужный символ.
10. Вставка номеров страниц
1) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
2) В списке «Положение» выберите место для печати номеров страниц:вверху страницы (в верхнем колонтитуле) или внизу страницы (в нижнемколонтитуле).
3) Задайте остальные параметры.
10.1 Печать номера страницы напервой странице
документа или раздела
1) Если документ содержит несколько разделов, укажите раздел или разделы, вкоторых следует пропустить или напечатать номер на первой странице.
2) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
3) Установите или снимите флажок «Номер на первой странице».
10.2 Форматирование номеровстраниц
10.3.1. Изменениеформата номеров страниц1) Если документ содержит несколько разделов, установите курсор в разделили выделите несколько разделов, в которых требуется изменить формат номерастраницы.
2) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
3) Нажмите кнопку «Формат».
4) Выберите нужный формат в поле «Формат номера».
10.3.2. Изменениешрифтового оформления номеров страниц1) В меню «Формат» выберите команду «Стиль».
2) В поле «Список» выберите параметр «Всех стилей».
3) В списке «Стили» выберите стиль «Номер страницы».
4) Нажмите кнопку «Изменить».
5) Нажмите кнопку «Формат», а затем выберите команду «Шрифт».
6) На вкладке «Шрифт» выберите шрифт, размер и другие параметрыформатирования номеров страниц.
Примечание: Изменение стиля номеров страниц распространяется на всеномера страниц в документе. Невозможно изменить стиль номеров страниц вотдельных разделах документа.
10.3.3. Изменениенумерации страниц в части документа1) Если документ еще не разбит на разделы, вставьте разрыв раздела, чтобыотделить часть документа, в которой требуется изменить нумерацию страниц.
2) Установите курсор в раздел или выделите разделы, в которых требуетсяизменить нумерацию страниц.
3) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
4) Выберите нужные параметры нумерации страниц.
5) Например,нажмите кнопку «Формат» и измените формат номеров страниц.
10.3 Способы начала нумерациистраниц
Дляначала нумерации или организации раздельной нумерации в текстовом процессореWord имеются следующие возможности:
Начало нумерациисо страницы, отличной от первой. Например, можно пропуститьномера страниц для титульного листа документа или введения и начать нумерациюсо второй страницы или страницы, которая находится в середине документа.
Задание начальногочисла для нумерации страниц. Например, можно организоватьнепрерывную нумерацию страниц в нескольких документах, пронумеровав страницы впервом документе с 1 до 20, а во втором документе — с 21 до 40
Отдельнаянумерация страниц в каждой главе или разделе. Так, можнопронумеровать страницы первой главы числами с 1 до 5, а второй — с 1 до 8.Кроме того, страницы оглавления могут быть пронумерованы римскими цифрами с iдо iv, а основной текст — арабскими цифрами с 1 до 25.
10.3.1. Началонумерации со страницы, отличной от первой1) Если документ еще не разбит на разделы, вставьте разрыв раздела передстраницей, с которой требуется начать нумерацию.
2) Установите курсор в раздел, с которого требуется начать нумерациюстраниц.
3) Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.
4) Чтобы разместить номера страниц внизу страницы, нажмите кнопку «Верхний/нижнийколонтитул» на панели инструментов «Колонтитулы».
5) Нажмите кнопку «Как в предыдущем разделе» на панели инструментов«Колонтитулы».
6) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
7) Нажмите кнопку «Формат».
8) Введите значение «1» в поле «Начать с».
10.3.2. Заданиеначального числа для нумерации страниц1) Если документ содержит несколько разделов, установите курсор в раздел, вкотором требуется изменить начальный номер.
2) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
3) Нажмите кнопку «Формат».
4) Введите нужное число в поле «Начать с».
10.3.3. Раздельнаянумерация частей или разделов документа1) Если документ еще не разбит на разделы, вставьте разрыв раздела в томесто документа, с которого требуется начать нумерацию страниц.
2) Установите курсор в раздел или выделите разделы, которые требуетсяпронумеровать отдельно.
3) Выберите команду «Номера страниц» в меню «Вставка».
4) Нажмите кнопку «Формат».
5) Введите значение «1» в поле «Начать с».
10.4 Включение общего числастраниц в колонтитул
1) Выберите команду «Колонтитулы» в меню «Вид».
2) Чтобы разместить номера страниц внизу страницы, нажмите кнопку «Верхний/нижнийколонтитул» на панели инструментов «Колонтитулы».
3) На панели инструментов «Колонтитулы» нажмите кнопку «Вставитьавтотекст» и выберите элемент «Стр. <№> из <всего>».