Реферат: Обработка данных таблицы в Excel
Альметьевскийнефтяной институт
Кафедраинформатики
КУРСОВАЯРАБОТА
натему:
«ОБРАБОТКАДАННЫХ ТАБЛИЦЫ В EXCEL»
студента:Сабитова Т. Р.
группа: 31 – 61
Научный руководитель:
Иванов А. Ф.
Альметьевск-2002
СОДЕРЖАНИЕ
1. ВВЕДЕНИЕ
2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
2.1. Создание списков
2.2. Ввод списка данных
2.3. Поиск элемента всписке
2.4. Редактированиесписков
2.5. Автоматическийфильтр
2.6. Комбинированнаяфильтрация
2.7. Сортировка списков
3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
4. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
5. ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕИстория развития программобработки электронных таблиц насчитывает немногим более десяти лет, но налицозначительный прогресс в области разработки такого программного обеспечения.Программный продукт, претендующий на звание самой мощной и производительнойпрограммы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке,действительно намного превзошел прежний уровень возможностей.
Рассмотрим основныекомпоненты Excel97. Как и раньше,основной программой является вычислительный модуль, с помощью котороговыполняется обработка текстовых и числовых данных. В данной версии программы уэтого модуля появилось много интересных функций: контроль допустимости вводимыхзначений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок,вычисление полей в свободных таблицах. Новая панель формул и возможностьуменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод иредактирование формул.
Для созданияпрезентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет наоснове числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля,строить диаграммы различных типов. Появились новые типы диаграмм. Теперь рядомс диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Немаловажнымявляется то, что стал возможным предварительный просмотр диаграммы на любомэтапе ее создания.
В Excel 97, как и в предыдущей версии программы,можно создавать макросы и предложения с помощью Visual Basic for Applications (VBA ).Язык Visual Basic for Applications теперь доступен во всех программах пакета, что позволяет наего основе более гибкие приложения. Одно из главных достоинств этого языказаключается в том, что созданные средствами Excel 97 VBA – макросы можно без особых проблемиспользовать в других программах фирмы Microsoft.
Excel 97 располагает мощными средствамиколлективной работы, которые ориентированы в первую очередь на совместнуюработу нескольких приложений пакета в сетевой среде. Высокая степеньсовместимости приложений, включенных в пакет Microsoft Office 97, обусловлена поддержкой технологиисвязывания и внедрения OLE 2.0. Примером применения этой технологии может служить внедрение Excel – таблиц или PowerPoint – презентаций в документ, созданныйсредствами Word97. При использованииэтой технологии между объектами устанавливается динамическая связь. Двойнойщелчок на объекте, вставленном в документ, приводит к запуску приложения, вкотором он был создан.
Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.
Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведеныфамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям(столбцам). В программе Excel 97 списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки. Списки могут рассматриватьсякак внутренние базы данных, в которых записями являются строки таблицы, аполями — столбцы.
В программе Excel 97разработчики из фирмы Microsoft значительно упростили работу со списками. Так называемые автоматические фильтры позволяют отобразить толькоте части списка, которые нужны для выполнения определенной задачи.
В данной курсовой работенаиболее подробно описаны все возможности и свойства обработки данных таблиц:создание и удаление пользовательских списков автозаполнения, сортировка базыданных, работа с формой базы данных и многое другое. Рассмотрен случайобработки данных на примере телефонного справочника.
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
9.1. Создание списков.
С технической точки зрения списки представляют собой обычные таблицы, для которых в программе Excel имеются дополнительные операции обработки. Сначала нужно хорошо продумать названия отдельных полей в списке. Например, вкачестве полей для списка товаров можно было бы выбрать следующие: номер артикула, название товара, цену и наличие на складе (запас). Названия полей используются программой Excel для поиска элементов в списке иего обработки. Эти названия соответствуют названиям столбцов в таблице.
В первой строке рабочеголиста введите названия отдельных полей списка. Следите за тем, чтобы междуними не оставалось свободных столбцов. Эту строку программа Excel используетв качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей строки введите своиданные.
9.2. Ввод спискаданных.
После вызова директивы Форма из меню Данные открывается диалоговое окно, в котором программа спрашивает, можно ли рассматривать первую строку в качестве заголовка списка.Здесь нужно ответить утвердительно, щелкнув по кнопке OK.
После этого откроетсядиалоговое окно для ввода данных, в котором каждому полю списка соответствует поле ввода. Как только все поля ввода будут заполнены данными, щелкните по командной кнопке Добавить, чтобы внести введенный элементданных в список. Затем можно начать ввод следующего элемента данных и т.д., пока не будут введены все элементы списка. В заключение закройте окно щелчкомпо командной кнопке Закрыть.
Каждый новый список следует создавать на отдельном рабочем листе. Программа Excel может обрабатыватьтолько один список на одном рабочем листе.
9.3. Поиск элемента всписке.
После вызова директивы Формаиз меню Данные в диалоговом окне появляется первый элемент списка. Щелкните по командной кнопке Критерии, чтобы войти в режим поиска. Виддиалогового окна изменится; кнопка Критерии превратится в кнопку Форма.Введите значения полей искомого элемента в поля ввода, расположенные в левой части окна. Введенные значения будут служить критериями поиска. Можно заполнить не все поля ввода, тогда будет производиться поискэлементов, соответствующие поля которых совпадают с заполненными полями. При вводе старайтесь не нарушать порядок следования полей.
Теперь щелкните покомандной кнопке Далее. Программа Excel начинает просматривать весь список, начиная с первого элемента, чтобы найти элемент, который удовлетворяеткритерию поиска. Если программа находит соответствующий элемент, он появляетсяв диалоговом окне. Если нужно найти еще один элемент, удовлетворяющий условию поиска, снова щелкните по командной кнопке Далее.
Если поиск лучше вести вобратном направлении, щелкните по командной кнопке Назад. При поискеможно комбинировать различные критерии друг с другом. Например, можно ввестипоиск элементов, у которых значение некоторого поля больше заданного числа, а значение другого поля совпадает с заданной цепочкой символов.
Если критерием поиска служит текстовая строка, то для маскирования текстовых позиций можноиспользовать символы "?" и "*". Вопросительный знакпозволяет игнорировать ту текстовую позицию, которую он занимает. Например,строке поиска «М??? ер» будут удовлетворять слова «Мюллер»,«Мастер» и т. д. Звездочка позволяет игнорировать все следующие после нее символы. Например, строке поиска «Ми*» будутудовлетворять любые слова, которые начинаются с сочетания «Ми».
В числовых критерияхпоиска можно использовать логические операторы. Например, условие"<100" означает, что нужно найти все элементы списка, содержимое указанного поля которых меньше, чем 100.
Если ни один элемент,удовлетворяющий критерию поиска, не найден, выдается звуковой сигнал. Когдаиспользуется несколько критериев поиска, программа находит только те элементы, которые удовлетворяют всем указанным условиям.
9.4. Редактированиесписков.
Вызовите директиву Формаиз меню Данные. Если Вам известно, где расположены заданные элементы, то в диалоговом окне этой директивы следует воспользоваться линейкой прокрутки. В противном случае найдите нужный элемент с помощью некоторогокритерия, а затем вернитесь в режим ввода данных, щелкнув по командной кнопкеФорма. Измените значения данных прямо в полях ввода. Если по какой-топричине надо отменить изменение, то щелкните по командной кнопке Вернуть. Однако, кнопка Вернуть функционирует до тех пор, пока не был сделанпереход к другому элементу списка. Если был сделан переход к другомуэлементу или произошло переключение в режим поиска, то программа Excelзапоминает содержимое полей ввода в таблице.
Если нужно удалитьэлементы данных, щелкните по командной кнопке Удалить. После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно подтвердить удаление. Приутвердительном ответе элемент удаляется из списка, а все последующие элементы сдвигаются на одну строку вверх.
9.5. Автоматическийфильтр.
Откройте в меню Данныеподменю Фильтр и включите в нем опцию Автофильтр. В таблицерядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками. Щелкнитепо одной из этих стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данногополя.
Выберите одно значение из этого перечня. В списке останутся только те элементы, укоторых значение данного поля совпадает с выбранным. Кроме того, пиктограммасо стрелкой и элементы списка будут изображены другим цветом. Поэтомупризнаку можно определить, что список был профильтрован по указанномуполю. Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов,которые они имели в исходном списке.
Если необходимо вернутьсяк исходному полному списку, то нужно выбрать опцию Все в перечнезначений поля, по которому выполнялась фильтрация.
9.6. Комбинированнаяфильтрация.
Выберите поле (столбец), по которому будет проводиться фильтрация списка. Щелкните по стрелкеавтофильтра в выбранном столбце, после чего на экране появится меню с перечнем значений данного поля. Вызовите в этом меню директивуУсловие.
После этого появитсядиалоговое окно Пользовательский автофильтр, в котором можно проводитьфильтрацию по двум критериям. Щелкните по пиктограмме со стрелкой, расположенной слева от первого поля ввода, тогда откроется меню, включающеешесть логических операторов («равно», «меньше», «больше» и т.д.). Выберите в этом меню нужную логическую операцию, например, «больше или равно» (>=). В первом поле вводаукажите некоторое число или выберите его из меню, расположенного справа.Пусть, например, введено число 20. Теперь в правом поле записано первое условиефильтрации >=20.
Повторите те же действиядля второго поля ввода. Пусть, например, там было указано условие <=50.Включите селекторную кнопку И, если нужно, чтобы выполнялись оба условия, или кнопку ИЛИ, если достаточно, чтобы выполнялось одно изусловий фильтрации. По умолчанию включена первая из этих кнопок.Щелкните по командной кнопке OK, тогда в таблице появятся только те элементы, которые удовлетворяют комбинированному логическому условию. В данном примере, если оставить включенной кнопку И, наэкране останутся те элементы списка, у которых значение указанного полярасположено в диапазоне от 20 до 50.
9.7. Сортировкасписков.
Вызовите директиву Сортировка из меню Данные. Откроется диалоговое окно этой директивы. Вгруппе полей Сортировка по этого окна необходимо указать критерии сортировки. По умолчанию программа предлагает в первом поле одно из значенийэтого поля в качестве критерия. В следующих полях можно дополнительноуказать значения, по которым будут сортироваться элементы, имеющиеодинаковые значения в предшествующем поле.
Пара селекторных кнопок повозрастанию ипо убыванию, которые расположены рядом с каждым полем, позволяет проводить сортировке либо в возрастающей, либо в убывающей последовательности. Щелкните покомандной кнопке OK, тогда программа Excel выполнит сортировкусписка в соответствии с указанными критериями
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе написания курсовой работы были изучены всеспособы обработки таблиц, уяснена и запомнена наиболее важная информация.
ØДля создания нового пользовательского списка нужно:
· Выбрать в меню Сервис команду Параметры.
· В диалоговом окне Параметры выбрать вкладку Списки.
· Выбрать в поле Списки элемент НОВЫЙ СПИСОК.
· Ввести в поле Элементы списка пользовательский список,нажимая после ввода элемента клавишу Enter.
· Щелкнуть кнопку Добавить.
· Щелкнуть кнопку ОК.
ØДля того чтобы отсортировать строки в списке, нужно:
· Выделить строки, которые необходимо переупорядочить.
· Выбрать в меню Данные команду Сортировка.
· В диалоговом окне Сортировка выбрать в группе Идентифицироватьполя по нужный флажок опции.
· Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по столбец,по которому нужно отсортировать данные.
· Выбрать в поле Сортировать по порядок сортировки.
· Указать дополнительные столбцы сортировки в одном или обоих поляхЗатем.
· Щелкнуть кнопку ОК.
ØДля того чтобы вызвать окно формы базы данных нужно:
· Выделить одну ячейку списка.
· Выбрать в меню Данные команду Форма.
ØДля фильтрации списка при помощи автофильтра нужно:
· Выделить одну из ячеек.
· Выбрать Данные команду Фильтр.
· В подменю выбрать пункт Автофильтр.
· Открыть раскрывающийся список в том столбце, по которому нужнофильтровать данные.
· Выбрать нужный элемент списка.
· Если выбран элемент Условие, выполнить в диалоговом окне Пользовательскийавтофильтр следующие действия:
— выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор сравнения;
— ввести с клавиатуры или выбрать в правом верхнем раскрывающемсясписке значение, которое нужно использовать вместе с оператором сравнения;
— для определения двух критериев установить один из флажков опции: Иили ИЛИ;
— задать второй критерий фильтрации в нижних раскрывающихсясписках;
— щелкнуть кнопку ОК.
ØДля поиска текста или чисел нужно:
· Выделить область поиска на рабочем листе.
· Выбрать в меню Правка команду Найти.
· Ввести в поле Найти образец поиска.
· При необходимости установить флажки проверки Учитывать регистри Ячейка целиком.
· Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать: направлениепоиска.
· Выбрать в раскрывающемся списке Область поиска нужныйпункт.
· Щелкнуть кнопку Найти далее.
· Для поиска следующих ячеек повторять последнее действие.
· Для завершения поиска щелкнуть Закрыть.
Были получены более широкие навыки работы с программой Excel.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Н. Х. Гафиятова, А. Л. Сидорова, Х.А. Файзуллина – Созданиеэлектронных таблиц в программе Excel.
2. В.Пасько – Excel 97.
3. А.Колесников — Excel 97 для пользователя.
ПРИЛОЖЕНИЯ
/> <td/> />Рассмотрим целостную обработкуданных таблицы на примере.
Упражнение 1.
Создать пользовательскийсписок: №, Ф.И.О., Улица, Дом, Кв., Тел. Ввести этот список в первую строкурабочего листа, используя автозаполнение.
1. Открыть меню Сервис.
2. Выбрать команду Параметры.
3. Выбрать вкладку Списки.
4. Выбрать в спискеСписки элемент НОВЫЙ СПИСОК.
5. Ввести в поле Элементысписка первый элемент — № и нажать клавишу Enter.
6. Аналогично ввестиостальные элементы списка.
7. Щелкнуть кнопку Добавить.Созданный пользовательский список появится в поле Списки.
8. Щелкнуть кнопку ОК.
9. Ввести в ячейку А1первый элемент списка №.
10.
/> <td/> />Протащить маркер заполнения доячейки F1. Созданный пользовательский список появится в первойстроке таблицы:
Упражнение 2.
Изменить в созданном пользовательском списке элемент Тел. на Телефон.
1. Открыть меню Сервис.
2. Выбрать команду Параметры.
3. Выбрать вкладку Списки.
4. Выбрать в списке Списки созданный пользовательский список. Онпоявится в поле Элементы списка.
5. Заменить Тел. На элемент Телефон.
6. Щелкнуть кнопку Добавить. Отредактированный список появится вполе Списки.
7.
/> <td/> />Щелкнуть ОК.
Упражнение 3.
Отсортировать базу данных в алфавитном порядке по столбцу Улица, азатем по столбцу Дом и по столбцу Кв.
1. Выделить любую ячейку.
2. Выбрать в меню Данные команду Сортировка. Появится диалоговоеокно Сортировка.
3. Установить в группе Идентифицировать поля по флажок опцииподписям.
4. Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по столбец, покоторому нужно сортировать данные, — Улица.
5. Установить в поле Сортировать по флажок опции По возрастаниюдля сортировки по алфавиту.
6. Выбрать в раскрывающемся списке поля Затем по дополнительный столбец – Дом.
7. Установить в этом поле флажок опции По возрастанию.
8. Выбрать в раскрывающемся списке поля В последнюю очередь, поэлемент – Кв.
9. Установить в этом поле флажок опции По возрастанию.
10.
/> <td/> />Щелкнуть ОК.
Упражнение 4.
Отсортировать базу данных по столбцу Дом в порядке возрастания.
1.
/>
Установить курсор в любой ячейке столбца Дом.2. Щелкнуть кнопку .
Упражнение 5.
Поместить столбцы № и Ф.И.О. за столбцом Телефон.Отсортировать столбцы базы данных базы данных в соответствии с пользовательскимсписком в порядке возрастания, затем убывания.
1. Выделить ячейки А1: В30.
2. Перенести блок ячеек А1: В30 за столбец Телефон.
3. Выделить ячейки С1:H30.
4. Перенести блок ячеек С1:H30 по адресу А1:G30.
5.
/> /> /> /> /> /> <td/> /> />Выбрать в меню Данные команду Сортировка. Появится диалоговоеокно Сортировка.
6. Щелкнуть кнопку Параметры… Появится окно Параметры сортировки.
7. Выбрать в раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу: пользовательский порядок сортировки: №, Ф.И.О., Улица, Дом,Кв., Телефон.
8. Установить в поле Сортировать флажок опции столбцы диапазона.
9. Щелкнуть кнопку ОК в окне Параметры сортировки.
10. Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по Строка 1.
11. Выбрать в поле Сортировать по возрастанию.
12. Щелкнуть кнопку ОК в окне Сортировка диапазона.
13. Обратить внимание, как упорядочилась база данных.
14. Выбрать в поле Сортировать по убыванию.
15. Обратить внимание, как изменился порядок базы данных.
Упражнение 6.
Добавить новую запись в базу данных, содержащую следующие поля: 30,Скоморовская И. Н., Чкалова, 13, 56, 36-71-39.
1. Выбрать в меню Данные команду Форма.
2. Щелкнуть в диалоговом окне Адреса и телефоны кнопку Добавить.Появится запись.
3. Щелкнуть левой кнопкой мыши в поле № и ввести значение – 30.
4. Аналогичным образом ввести остальные поля новой записи.
5. Нажать клавишу Enter для добавлениязаписи в базу данных.
6.
/> <td/> />Щелкнуть кнопку Закрыть и убедится, что новая запись добавлена в конецбазы данных.
Упражнение 7.
Найти все записи, номер которых не меньше 23, а фамилия начинаетсяс буквы С.
1. Вызвать диалоговое окно формы.
2. Щелкнуть кнопку Критерии.
3. Ввести в поле № критерий поиска: >=23.
4. Ввести в поле Ф.И.О. шаблон: С*.
5. Щелкнуть кнопку Далее. В диалоговом окне выведена первая запись,удовлетворяющая введенным критериям. В правом верхнем углу диалогового окна Адресаи телефоны отобразится порядковый номер найденной записи в списке.
6. Повторяйте предыдущее действие до тех пор, пока не будет выведенапоследняя запись, удовлетворяющая критериям. После щелчка по кнопке Далеебудет слышен звуковой сигнал, и содержимое окна формы не будет меняться.
7.
/> <td/> />Прейдите к первой записи, удовлетворяющей введенным критериям, используя кнопкуНазад.
Упражнение 8.
Заменить в записи о Ветрове А.Р. номер телефона с 58-81-17 на 58-77-11.
1. Найти запись о Ветрове А.Р., используя поиск по критерию.
2. Щелкнуть левой кнопкой мыши в поле Тел.
3. Удалить номер телефона и ввести новый – 58-77-11.
4. Закрыть окно формы, щелкнув Закрыть.
Упражнение 9.
Вывести на экран список лиц, которые живут на улице Ватутина и фамилиикоторых начинаются на букву С или Ф.
1. Выделить дну из ячеек списка.
2. Выбрать в меню Данные команду Фильтр.
3. В подменю выбрать пункт Автофильтр.
4. Открыть раскрывающийся список в столбце Ф.И.О.
5. Выбрать элемент Условие. Появится диалоговое окно Пользовательскийавтофильтр.
6. Выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор равно.
7. Ввести в левом верхнем раскрывающемся списке шаблон С* для отборазаписей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы С.
8. Выбрать флажок опции ИЛИ.
9. Выбрать в левом нижнем раскрывающемся списке оператор равно.
10. Ввести в правом нижнем раскрывающемся списке шаблон Ф* для отборазаписей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы Ф.
11. Щелкнуть кнопку ОК. В результате будет выведен отфильтрованныйсписок, содержащий записи только о людях, фамилии которых удовлетворяюткритерию.
12. Открыть раскрывающийся список в столбце Улица.
13.
/> <td/> />Выбрать элемент Ватутина. В результате должно остаться две записи.
Упражнение 10.
Найти ячейку с содержимым«50-19-61».
1. Выделить первую ячейку рабочего листа.
2. Выбрать в меню Правка команду Найти. Появится диалоговоеокно Найти.
3. Ввести в поле Что: образец поиска: 50-19-61.
4. Установить флажок проверки Ячейка целиком.
5. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать элемент Построкам.
6.
/> <td/> />Щелкнуть кнопку Найти далее. Ячейка, содержимое которой удовлетворяет шаблону,будет выделена.
7. Щелкнуть кнопку Закрыть.
Упражнение 11.
Заменить во всей таблицу улицу Маяковского на улицу Пушкина.
1. Выделить первую ячейку рабочего листа.
2. Открыть меню Правка.
3. Выбрать команду Заменить. Появится диалоговое окно Заменить.
4. Ввести в поле Что: слово, которое нужно заменить: Маяковского.
5. Ввести в поле Заменить на: на новое название улицы: Пушкина.
6. Установить флажок проверки Ячейка целиком.
7. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска:По строкам.
8.
/> <td/> />Щелкнуть кнопку Заменить всё.