Реферат: Использование программы Word

/>Оглавление

Введение______________________________________________________ 2

Общие сведения________________________________________________ 3

Запуск программы____________________________________________ 3

Открытие документа__________________________________________ 3

Сохранение документа________________________________________ 3

Курсор ввода иуказатель мыши________________________________ 4

Перемещение подокументу____________________________________ 4

Работа сблоками_____________________________________________ 4

Шрифты______________________________________________________ 6

Выравнивание и отступы_______________________________________ 8

Стили________________________________________________________ 9

Создание списка_______________________________________________ 10

Вставки______________________________________________________ 11

Вставка диаграммы  Microsoft Excel____________________________ 11

Вставка рисунков___________________________________________ 11

Создание таблицы_____________________________________________ 12

Дополнительные возможности_________________________________ 14

Проверка правописания______________________________________ 14

Автозамена_________________________________________________ 14

Нумерация страниц__________________________________________ 15

Оглавление_________________________________________________ 15

Заключение___________________________________________________ 16

Приложения__________________________________________________ 17

Приложение 1______________________________________________ 17

Приложение 2______________________________________________ 18

Приложение 3______________________________________________ 19

Приложение 4______________________________________________ 20

Приложение 5______________________________________________ 21

Приложение 6______________________________________________ 22

Приложение 7______________________________________________ 23

Приложение 8______________________________________________ 24

Используемые источники информации___________________________ 25

Введение

Текстовый редактор WORD предназначендля создания, просмотра, редактирования и форматирования официальных и личныхдокументов. Word позволяет применять различные шрифты,вставлять в документ электронные таблицы, диаграммы, сложные математическиеформулы, графические иллюстрации и звуковые комментарии, обеспечивает фоновуюпроверку орфографии. По своим возможностям Word приближается к настольнымиздательским системам. Но в силу того, что использование данной программы чрезвычайноудобно и не требует от пользователя больших навыков работы с аналогичнымипрограммными продуктами, Microsoft Word 97 получилширокое распространение у различных пользователей. Одними из первых оценили возможностиданной программы студенты. Word просто незаменим при создании всевозможныхработ, таблиц, рефератов, курсовых и т.д.

В Магнитогорском лицее РАН у студентов третьего курса группэкономического направления проводится курс бизнес-практики «Студенческаякомпания». Помимо получения практических знаний из области экономики студентывоплощают на практике знания теории деловой этики, а это обязывает их строгоследовать определенным правилам составления различных документов, форм,бланков. Печатные машинки давно ушли в прошлое, и весь груз деловойдокументации лег на «хрупкие плечи» персонального компьютера. Одна из проблемвыбора для студентов, занимающихся бизнес-практикой, заключалась в выборетекстового редактора, с помощью которого и будут создаваться необходимыедокументы. Студенческая компания «ОЛИМП» выбрала для своей деятельноститекстовый редактор Microsoft Word 97 из пакета MicrosoftOffice 97. Работа с текстовым редактором  Microsoft Word 97 (как и даннаяработа) предполагает знание основ работы с операционной системой  MicrosoftWindows 95. В данной работе в качестве примеров я буду использоватьфрагменты из документа «Бизнес-план студенческой компании «ОЛИМП», а такженепосредственно элементы оформления данной работы (оба документа былисозданы с использованием русифицированной версии текстового редактора MicrosoftWord 97). Безусловно, данная работа не является руководством пользователяи не охватывает полный набор возможностей программы, она лишь заостряет вниманиена наиболее часто используемых функциях, а также на специфике использованияпрограммы  Microsoft Word 97 в курсе бизнес-практики студентов МагнитогорскогоЛицея РАН.

Общие сведенияЗапуск программы

Текстовый редактор  Microsoft Word 97 устанавливается накомпьютер программой установки пакета Microsoft Office 97. Программа установкиавтоматически заносит Word в пункт Программы из меню Пуск(в левом нижнем углу экрана  Microsoft Windows 95).

Текстовый редактор  Microsoft Word 97 можно запустить нажатиемлевой клавишей мыши, поместив курсор на соответствующее название в меню Пуск\ Программы \ Microsoft Word,  либо найти файл с помощью проводника Microsoft Windows 95 (чаще: C:\Program Files\MicrosoftOffice\Office\WINWORD.EXE)

Удобно также (если программа используется часто) создать дляданного файла ярлык (Файл\Создать ярлык) и вынести его на Рабочий стол.Для быстрого запуска программы можно задать комбинацию клавиш (КМ\Свойства\Программа,где КМ – контекстное меню, вызываемое при нажатии правой клавиши мыши прикурсоре, наведенном на нужный объект).

Открытие документа

Для того, чтобы открыть ранее созданный документ необходимовыполнить одну из следующих операций:

·    Дважды щелкнуть значок файла документа в окне проводника Microsoft Windows 95;

·    Выделить его курсором и нажать клавишу ENTERлибо выполнить КМ\Открыть или Файл\Открыть;

·    Переместить значок файла документа на значок программы (они могутнаходиться в разных окнах);

·    Нажать кнопку Пуск и использовать пункт Документыв главном меню (этот пункт хранит 15 названий документов, с которыми работалпользователь).

·    />В программе Microsoft Word 97 выполнить Файл\Открыть,  сочетание клавиш CTRL+щ либо нажать соответствующую клавишу напанели инструментов.

/>Следует отметить,что документы Word имеют расширение doc и обозначаются значком

Сохранение документа

Сохранить созданный файл можно  выполнив Файл\Сохранитьлибо нажать соответствующий значок на панели инструментов (дискета). Если файлбыл изменен, и необходимо иметь обе его версии, то нужно сохранить его под новымименем: Файл\Сохранить как.

Курсор ввода иуказатель мыши

По умолчанию новый текст можно вводить после появления на экране окнатексто­вого редактора. В первой позиции будет находиться курсор ввода в видемерцающей вер­тикальной линии. Он указывает, куда будет вводиться символ,вставляться рисунок или другой объект. Курсор перемещается по мере вводасимволов. Его положение можно из­менить клавишами управления курсора или мышьютолько в пределах на­бранного текста. Кроме того, в окне может быть виденуказатель, положение которого меняется только после перемещения мыши.

Чтобы задать положение точки ввода,необходимо переместить мышь так, чтобы указатель находился в нужной точкеэкрана, и щелкнуть кнопкой мыши. За пределами зоны ввода символов указательизменяет свой вид, например, в полосе выде­ления, расположенной между левымкраем окна документа и левым полем страницы, он имеет вид стрелки, направленнойпод углом вверх.

Переход на следующую строку при вводе символов осуществляетсяавтоматически. Для начала нового абзаца следует нажать клавишу Enter.

Перемещение подокументу

Для перемещения курсора в окне используют клавишиуправления курсором. Кла­виши Page Up, Page Down, Home, End.Сочетание клавиш управления курсором и клавиши CTRL обеспечиваетускоренное перемещение курсора. Если весь текст не помещается в окне, то послетого как курсор достигнет границы окна, начинает перемещаться документ.

 Для ускоренного перемещения по тексту можноиспользовать полосы прокрутки, расположенные вдоль нижней и правой границы окна.

Работа с блоками

Все преобразования,осуществляемые в тексте можно проводить как относительно всего документа, так ис отдельной его частью (блоком).

Для того чтобы выделитькакой-либо фрагмент текста (для таблицы это будут ячейки) необходимо выполнитьодну из следующих операций:

·    поместить указатель мыши кначалу выделяемой области, нажать на кнопку и, удерживая ее, поместитьуказатель  к концу выделяемой области;

·    установить курсор в началовыделения и включить режим выделения, нажав клавишу F8.При повторных нажатиях клавиши F8 выделится сначала слово,затем предложение, абзац и т.д. Для отмены режима выделения следует нажатьклавишу Esc.

Шрифты

В повседневной жизни нам часто приходится составлять текстовыедокументы: писать письма, отчеты, рефераты и статьи. Хотелось бы оформить тексттак, чтобы он легко читался и красиво выглядел. Шрифт во многом определяетвнешний вид любого издания – от небольшого рекламного листка до многотомнойэнциклопедии. Назначение шрифта – представить документ в удобном для чтениявиде. Красивый шрифт, как произведение искусства, способствует лучшемухудожественному оформлению текста. Известно немало случаев, когда для какого-токонкретного издания разрабатывался специальный шрифт. Например, для новогоиздания Библии по заказу Российского Библейского общества разработан шрифтОктава.

Шрифтовое оформление используется для выделения заголовков,разграничения отдельных объектов, при написании формул, индексов. Приоформлении документа можно использовать большое количество самых разнообразныхи оригинальных шрифтов (см. Пример 1).

/> /> /> /> /> /> /> /> <td/>

Пример 1. Некоторые образцы шрифтов

 

Программа  Microsoft Word 97 позволяет для каждого шрифтазадавать следующие преобразования:

·    наклонять буквы (курсив);

·    увеличивать толщину букв (жирность);

·    делать одинарное или двойное подчеркивание.

В своем Бизнес – Плане студенческая компания «ОЛИМП» использоваластрогий официальный шрифт Times New Roman, размер 14 (этот же шрифт используется как основной в данной работе).В прил. 1 мы видим, что заголовок данного фрагмента написан другимшрифтом (Arial, размер12, жирный курсив), заголовки второго уровня подчеркнуты, а заголовки третьегоуровня заданны жирным курсивом.

Возможности изменения размеров шрифта можно рассмотреть в приложении2. Данная страница является титульным листом Документа. Название учебногозаведения (МЛРАН) здесь написано прописными буквами шрифта TimesNew Roman размером 12, строка «БИЗНЕС – ПЛАН» -  размером 48, а всеостальное (за исключением логотипа, который является графическим объектом – см.гл. Вставки ) — размером 14.

Изменение начертания и размеров шрифта можно осуществлять спомощью панели инструментов (в верхней части экрана) либо в диалоговом окне  Формат\Шрифт.Здесь же можно задать цвет букв (для электронного документа или цветногопринтера) и некоторые другие преобразования шрифта. Вкладка Интервал позволят изменятьинтервал между символами в тексте, а вкладка Анимация  поможет сделатьэлектронный документ (хранящийся на компьютере и создающийся без целираспечатки) более интересным и привлекательным.

Выравнивание и отступы

Для того чтобы документ выглядел эстетично и, где это необходимо,симметрично, нужно задать соответствующее выравнивание текста.

Текстовый редактор  Microsoft Word 97 позволяетделать несколько видов выравнивания текста (см. пример 2):

·    по левому краю страницы;

·    по центру страницы;

·    по правому краю страницы;

·    по всей ширине страницы.

/> /> /> /> /> /> /> /> <td/>

Пример 2.  Образцы выравнивания

 

В разделе «Должностные инструкции» Бизнес-плана использовались разные типы выравнивания (Приложение 4). В верхней частидокумента  текст выравнивался по правому краю, название документа выравнивалосьпо центру, а собственно текст документа – по всей ширине страницы.

Наличие линеек в верхнейи левой частях окна программы позволяет задавать границы текста (поля). Помимонепосредственно работы с линейкой, поля можно задавать, выполнив Файл\Параметрыстраницы. Программа сама осуществляет перенос слов абзаца на новую строчку,как только достигается граница текста. Это помогает не превышать границ печатипринтера и выдерживать единство оформления документа.

Верхняя линейка содержитуказатели отступа для первой строки абзаца и для всего абзаца. Отступы могутзадаваться как для отдельных абзацев, так и для всего документа. Это позволяетпридерживаться правильного изображения красной строки, а также выделятьнекоторые абзацы из всего текста. Можно заметить, что в Приложении 3 и вданной работе длина заданной красной строки составляет 1 см.

Стили

При создании больших документов (таких как Бизнес-план иликурсовая) приходится часто менять шрифты, чтобы выделить заголовки, примечания,сноски и т.п. Для того, чтобы упростить работу со шрифтами, их начертанием,размерами, выравниванием и т.д. в  Microsoft Word 97 предусмотрена работа состилями. Данная функция позволяет сохранять художественное оформление исмысловое единство документа.

Для каждого объекта документа задается определенный стиль (Формат\Стиль)– совокупность параметров шрифта и абзаца. Например, может задаваться стиль дляосновного текста документа, заголовков (первого, второго и т.д. уровней),примечаний, номеров страницы. После того, как параметры стиля заданы, в ходедальнейшего форматирования документа достаточно только выделить какой-либо блоки с помощью вариантного меню на панели инструментов придать ему какой-либостиль. Так, например, в разделе План маркетинга (прил.3) название главывыполнено заданным заранее стилем «Заголовок 1», подпункты – стилем «Заголовок2», а остальной текст — стилем «Обычный».

Создание списка

Под списком понимаютпоследовательность строк, в которых содержатся данные одного типа. Спискиоблегчают чтение и понимание текста. Word позволяет придать абзацам формусписка, где каждый абзац будет помечен определенным маркером или номером.

 В маркированных спискахперечисляются пункты, связанные с одной темой. В нумерованных спискахперечисляются пункты, следующие друг за другом в определенном порядке. Каждыйпункт списка является отдельным абзацем и имеет свой маркер или номер.

Для того чтобы создать список необходимо выполнить Формат\Список.

С помощью соответствующих вкладок можно создать нумерованный,маркированный и многоуровневый список. Примером многоуровневого списка можетпослужить список в Приложении 4, а маркированный список можно увидеть в даннойработе (Общие сведения. Открытие документа).

Вставки

Текстовый редактор  Microsoft Word 97 позволяет вставлять вдокументы различные объекты (документы других приложений  Microsoft Windows95). Это могут быть не только документы программ, входящих в пакет  Microsoft Office 97, но и практически любые другие объекты:графические, текстовые, музыкальные, видеозаписи и т.д. Вставку какого-либообъекта можно осуществить, выполнив Вставка\Объект, а затем выбратьприложение, документ которого необходимо вставить. Можно также воспользоватьсябуфером обмена.

Рассмотрим наиболее часто используемые вставки.

Вставка диаграммы  Microsoft Excel

Диаграмму, созданную вприложении  Microsoft EXCEL можно вставить в активныйдокумент   Microsoft Word  следующим способом:

1.  выделить таблицу в программе  Microsoft Excel;

2.  скопировать ее в буфер обмена (Ctrl+C);

3.  перейти в  Word (активизировать окно программы);

4.  установить курсор на то место, куда необходимо вставить объект;

5.  вставить объект (Shift+ins).

Текстовый редактор  Microsoft Word 97 позволяет изменятьразмеры вставленной диаграммы, что помогает разместить ее на странице всоответствии с пожеланиями пользователя. Те же операции необходимо проделать,чтобы вставить в документ таблицу  Microsoft Excel (Приложение5)

Вставка рисунков

Вставку рисунка можно осуществить выполнив:

·    Вставка\рисунок\картинки. В этом случае будет предложенабиблиотека картинок пакета  Microsoft Office 97;

·     Вставка\рисунок\из файла. Диалоговое окно предлагает Вамвыбрать файл с рисунком;

·    Можно проделать операции с буфером обмена, аналогичные вставкедиаграммы Microsoft EXCEL;

·    Если нужно ввести рисунок со сканера, необходимо выполнитьВставка\рисунок\со сканера. В этом случае загрузится программа  Microsoft Photo Editor, входящая в пакет  Microsoft Office 97.

·    Если необходим элементарный рисунок его можно создать, выполнив Вставка\рисунок\автофигуры.

Вставленный объект можно изменять,щелкнув дважды левой клавишей мыши, либо выполнив КМ\Изменить. Примервставки графического объекта (графический редактор Paint) можноувидеть в Приложении 2 (логотип), а пример применения   автофигур — в Приложении6.

Создание таблицы

Таблицы широко используются для более наглядного представленияданных в деловой корреспонденции, для упорядочения расположения сведений,содержащихся в документе. Таблица позволяет красиво разместить абзацы друготносительно друга или относительно иллюстраций. Табличные данные вводятся вячейки, которые образуются при пересечении строк и столбцов. В ячейку можнопоместить любой объект документа: текст, графику и т.п. На пишущих машинкахтаблицы создают с помощью табуляции и абзацных отступов, что требует большихзатрат времени. Текстовый редактор позволяет автоматизировать процесс созданиятаблиц.

Чтобы вставить пустую таблицу в документ, курсор устанавливаетсяв позицию вставки, а затем можно следовать тремя путями:

3 />Выбрать команду Добавитьтаблицу в меню Таблица. В окне Вставка таблицы в соответствующихполях задать число столбцов таблицы, число строк и ширину столбца (запись Автоозначает, что будут созданы столбцы одинаковой ширины между левым и правымполем страницы). Незаполненная таблица будет вставлена в документ после нажатиякнопки ОК.

3 Нажать кнопку          Вставить таблицу на Стандартнойпанели инструментов. Появится окно, в котором, удерживая нажатой кнопку мыши,необходимо выделить квадраты, определяющие количество строк и столбцов всоздаваемой таблице (максимальный размер таблицы 4×5).

3 Выбрать Нарисовать таблицу в меню Таблица. Мастеррисования таблиц позволяет путем перемещения мыши с нажатой кнопкой создаватьтаблицы самой замысловатой формы, в том числе таблицы с расщепленными и объединеннымиячейками.

Для изменения ширины столбца или таблицы указатель мышиустанавливается на линии границы столбца и перемещает ее на требуемоерасстояние, удерживая нажатой кнопку мыши.

С помощью меню Таблица и контекстного меню с таблицейможно осуществить следующие преобразования:

q удалить (добавить)  ячейки (столбцы, строки);

q объединить (разбить) ячейки;

q выровнять (или задать) высоту строк (ширину столбцов);

q осуществить сортировку по алфавиту;

q задать формулу для ячейки;

q изменить границы и заливку таблицы;

q осуществить автоформат таблицы.

При оформлении таблицы можно использовать один из стандартныхстилей или можно самому задать, какие следует провести границы при печати,какого они должны быть цвета и толщины, как закрасить ячейки. Команда Автоформатв меню Таблица позволяет использовать стандартные стили, цвет и заливкудля профессионального оформления таблицы.

Рассмотрим создание таблицы на примере создания штатногорасписания для бизнес-плана (Приложение 7). Данная форма создавалась последующим шагам:

1.   Таблица\Добавитьтаблицу. В поля для ввода: 6×12;

2.   С помощьюмыши задается нужная ширина столбцов;

3.   Командой Таблица\Объединитьячейки соединяются первые две ячейки в 1-ом, 2-ом и 3-ем столбце и первыеячейки 4-го, 5-го и 6-го столбцов;

4.   Командой Границы и заливка... контекстного меню задается соответствующее графическоеоформление таблицы;

5.   В ячейкитаблицы вводится текст.

В результате данные имеют строгое распределение,достигается удобство работы с документом.