Реферат: Word 9x

Введение.

Текстовыйпроцессор Word 97 представляетсегодня одно из наиболее мощных средств работы с текстовыми документами. Задолгие годы своего развития программа прошла путь от приложения операционнойсистемы MS-DOS к при­ложению Windows3.1 (Word6.0) и далее к Windows 95 (Word 95 и Word 97). Сегодня Word 97 представляетсобой центральное ядро мощного пакета офис­ных приложений MSOffice97. Наряду с прочими достоинствами этой программы непременно рассматривается еевозможность совместной работы с другими при­ложениями этого пакета, такими каксистема управления базами данных Access 9х, электронными таблицами Excel 9х и другими.

Развиваясьот версии к версии, текстовый процессор постепенно приобретает все новые иновые возможности по автоматизации работы с документами: использование стилей оформления абзацев и применениешаблонов документов; проверку грамматики и орфографии; создание комплексныхдокументов и документов слияния на основе табличныхданных.

Наличие развитыхсредств управления вставкой в текстовый документ объектов,подготовленных в других приложениях (чертежей, рисунков, диаграмм, таблиц и т. п.), нескольковыводит Word 97 за рамкиобычного текстового процессора. Несмотря на то, чтоэта программа ни в коей мере не является системойэлектронной верстки полиграфических изданий, тем не менее известны успешные примеры, когда крупные издательстваиспользуют ее именно в этом качестве. Выигрыш,получающийся за счет того, что все участники издательскойдеятельности (авторы, редакторы литературные, научные и художественные, а также операторы компьютернойверстки) работают в единой среде с единыминастройками, иногда бывает столь велик, что перевешивает все технические соображения.

Документы Word 97.

Окно Word  97 похоже на окна других приложений Windows. Однако окно документа,находящееся внутри окна приложения, содержит горизонтальную линейку, используемуюдля установки позиций табуляции и размера полосы набора. Слева отгоризонтальной полосы прокрутки находятся кнопки режи­мов просмотра, а снизу отвертикальной полосы прокрутки — кнопки переме­щения по объектам. Кнопкиперемещения Следующая страница и Предыдущая страница в Word 97 получили более широкиевозможности, чем в предыдущих версиях. Ниже показаны элементы окна Word, отличающие его от других при­ложений.

Полосы прокрутки для перемещенияпо документу используются в программе Wordтак же, как и в других приложениях. При перемещении ползунка полосы прокрут­кипоявляется всплывающая подсказка, ото­бражающая номер текущей страницы. Здесьже отображается название главы, если оно есть.

Word 97 имеет и другие средства,облегчающие переходы: новый способ про­смотра использует кнопки перемещенияснизу от вертикальной полосы про­крутки. Они называются: Предыдущая страница,Следующая страница и Выбор объекта перехода. Щелкните на кнопке Выборобъекта перехода — откроется меню. Выберите объект, который хотите увидеть.

Объекты — это файлы илидокументы, созданные в другом приложении и вставленные в текущий документ. Этомогут быть растровые рисунки, вектор­ная графика или электронные таблицы Excel. Word 97 свободно использует тер­мин«объект», применяя его для таких элементов, как Поля, Концевые сноски,Сноски, Примечания, Разделы,  Страницы, Исправления, Заголовки, Рисунки иТаблицы. Можно также использовать команды Перейти и Найти. В обоих случаях открывается диалоговое окно сзапросом, куда надо перейти или что найти. Выберите нужный объект и воспользуй­теськнопками перемещения для перехода к очередному объекту данного типа. Если типобъекта не Страницы, кнопки предыдущего и следующего объектовокрашиваются в синий цвет, напоминая об этом. Для возврата в режим просмот­растраниц щелкните на кнопке Выбор объекта перехода и выберите Страницы.

Word 97 предоставляет несколькорежимов просмотра документа. При выборе режима учитывают структуру документа истепень его готовности: черновик, рукопись, текст для печати или только длячтения. Слева от горизонтальной полосы прокрутки располагаются кнопки. Ониимеют следующее назначение.

• Обычный режим используется дляввода, редактирования и форматирования текста. Стили, колонтитулы, рисунки иколонки в этом режиме не видны.

• Режим электронного документаполезен при работе с документом в локальной сети. В этом режиме открываетсяпанель, называемая Схема документа. Она позволяет перемещаться подокументу, выбирая заголовки. В этом режиме кнопки режимов просмотра не отображаются,и для пере­хода в другой режим надо выбрать его в меню Вид.

• Режим разметки. Этот режимпозволяет работать с документом в том виде, как он выглядит при печати.

• Режим структуры полезен дляработы с планом или содержанием документа на этапе создания или просмотраструктуры документа.

Программа Word 97 настроена дружественно поотношению к пользователю и старается облегчить его работу. Она следит за ееходом и старается предложить помощь. В фоновом режиме работают следующиесредства Word.

• Программа Помощникоценивает ход работы и делает предложения по улуч­шению ее эффективности.

• Средство Автозаменаавтоматически исправляет ошибки в словах, имею­щихся в словаре.

• Средство проверки орфографии играмматики (Правописание), просматри­вает текст, обнаруживаяорфографические и грамматические ошибки.

Ввод текста в процессоре Word осуществляют в окне документа.Вводимый текст появляется там, где находится курсор. По мере ввода символовкурсор перемещается. Чтобы заменить текст, включите режим Замена. Дляпереклю­чения между режимом вставки и режимом замены нажмите клавишу INSERT или дважды щелкните наиндикаторе ЗАМ в строке состояния. В режиме замены надпись ЗАМ выделена темнымцветом. По достижении правого поля текставтоматически переходит на новую строку абзаца. Нажатие клавиши ENTER заканчивает текущий абзац исоздает новый (пустую строку) — это жесткий возврат каретки.

В обычном режиме улевого края строки располагается черная горизонтальная пометка. Этот маркеропределяет конец документа. Перевести курсор, вставить текст или объект нижеэтого маркера нельзя, но сместить маркер вниз можно, расширив доступноепространство вводом нового текста или нажатием клави­ши ENTER.

Для исправления ошибок вводаслужат клавиши BACKSPACE илиDELETE. Можно также щелкнуть на кнопкеОтменить на панели инструментов Стандартная. Целые слова удаляюткомбинациями клавиш .CTRL + BACKSPACE и CTRL + DELETE.

Правка документа.

Текст можно выбратьпротягиванием мыши, но Word предоставляет и другие средства. Доступны они всегда, но некоторыеудобнее в определенных ситуа­циях. Если, например, выбирать текст несколькихстраниц протягиванием, можно случайно отпустить кнопку мыши раньше времени.Иной метод выбора, например с использованием клавиши, позволит выбрать текстболее четко.

Текст можно копировать иперемещать на короткие расстояния методом перетаскивания. Это удобно, когда вокне видны и источник (место расположения исходного текста), и место назначения,куда надо переместить или скопировать текст. Имея дело с большими документами,полезно разделить окно документа для одновременного просмотра разных страниц.

Для разделения окна установитеуказатель на инструменте Изменение размера в верхней части вертикальной полосы прокрутки. Когда указатель превратитсядвунаправленную стрелку, протяните его вниз для создания второй области. Можнотакже дать команду Окно ► Разделить и установить линию раздела внужном месте.

Теперь выберите текст, которыйнадо переместить или скопировать, нажмите правую кнопку мыши и перетащитеуказатель туда, где нужно поместить текст. При отпускании кнопки откроется менюс командами перемещения и копирова­ния. Для перемещения фрагмента текставыберите пункт Переместить. В этом же меню есть также команды связываниятекста, создания ярлыка или гипер­ссылки. Для восстановления единого окнапротяните инструмент Изменение размера в верхнюю часть окна или дайтекоманду Окно ► Удалить разделение.

Эти же приемы применяют прикопировании текста внутри документа и между документами. Открыв несколькодокументов, дайте команду Окно ► Упорядочить все — на экране появятся всеоткрытые документы. Щелкните на разворачи­вающей кнопке в строке заголовка окнадокумента для работы только с ним.

Для перемещения и копированиятекста используют и левую кнопку мыши. В этом случае перемещение не требуетдополнительных действий. Для копиро­вания текста при перетаскивании удерживайтенажатой клавишу CTRL. Этотметод не очень удобен, поэтому лучше выполнять перетаскивание с помощью правойкнопки. Все эти методы перетаскивания работают в большинстве при­ложений Windows и в Проводнике.

Шрифтовое оформление текста.

Шрифты, используемыеприложениями Windows,находятся под управлением операционной системы и поэтому доступны во всехприложениях. Здесь мы остановимся на возможностях применения шрифтов,характерных для Word 97.

Если не нужно редкое оформлениетекста (например, двойное подчеркивание), обычно пользуются панельюинструментов Форматирование. Эта панель содержит кнопки и раскрывающиесяменю для выбора шрифта, его размера, начертания (полужирное, курсив иподчеркивание) и цвета. Параметры, отсутствующие на панели, настраиваюткомандой Формат ► Шрифт. При этом открывается диало­говое окно Шрифт.

В диалоговом окне Шрифттри вкладки: Шрифт, Интервал, Анимация. На вкладке Шрифт выбираютатрибуты шрифта. Вид шрифта при разных настройках оформления (Начертание, Размер, Подчеркивание, Цвет и Эффекты)контролируют в области предварительного просмотра Образец.

Word 97 предлагает девять вариантовподчеркивания в соответствующем раскры­вающемся списке: Одинарное, Двойное,Только слова, Пунктирное, Толстой линией, Штриховое, Штрих-пунктирное, Штрих-двойноепунктирное и Волнистойлинией.

В диалоговом окне Шрифтдоступны также одиннадцать флажков для специаль­ных эффектов. Для внесенияпредлагаемых поправок к официальным доку­ментам обычно используют эффекты Зачеркнутыйи Двойное зачеркивание. Для размещения специальных символов в формулах иссылках используйте Нижний индекс и Верхний индекс. Дляпреобразования текста при помощи эффектов С тенью, Контур, Приподнятыйи Утопленный.

Эффекты Малые прописные иВсе прописные обычно используют для оформления заголовков и визитныхкарточек. Эффект Малые прописные преобразует строч­ные буквы вуменьшенную версию прописных. Для применения эффекта Малые прописныевведите текст строчными буквами и включите данный эффект.

Скрытый текст не выдается напечать. Он виден лишь при снятии флажка Скрытый. В ранних версиях Word этот эффект использовали дляпримечаний из-за отсутствия более эффективных способов (типа Комментарий)включения в документ примечаний, недоступных для печати.

Для изменения расстояния междусимволами используется разрядка. Например, можно растянуть заголовок«Объявление» на всю страницу, не добавляя два или три пробела между буквами.Эта настройка производится на вкладке Интервал диалогового окна Шрифт.

Анимация — это новая возможностьWord 97, предназначенная длядокументов, читаемых на экране. Шесть видов анимации заставляют текст мигать,сверкать или мерцать: Мигающий фон, Неоновая реклама, Черные муравьи,Красные муравьи. Мерцание и Фейерверк. Для применения анимации выберитеанимируемый текст, а затем выберите один из видов оформления на вкладке Анимациядиа­логового окна Шрифт. Для отключения анимации вновь выберите текст ивыбе­рите пункт Нет. Заметим, что применять анимацию следует продуманно,не используя ее в часто редактируемом документе. Привлекательность анимациинередко переоценивают, а документы с анимацией требуют слишком многокомпьютерных ресурсов и замедляют работу системы.

Чтобы привлечь внимание к частитекста, ее можно выделить цветом. Это как бы компьютерный эквивалентиспользования на бумаге маркирующего фломас­тера. При использовании цветногопринтера текст выделяется цветом при печа­ти. Выберите «раскрашиваемый» текст ищелкните на раскрывающей стрелке возле кнопки Выделение цветом.Цвет выбирают из раскрывшейся палитры. Кнопка «запоминает» последний выбранныйцвет, поэтому для его повторного применения щелкните сразу на кнопке Выделениецветом. Для отключения цвета выделите раскрашенный текст и выберите впалитре кнопки Выделение цветом пункт Нет. Можно также выбратьцвет для раскрашивания, не выделяя текст. После этого протяните указатель-перопо выделяемому тексту. Перо останется активным до повторного щелчка на кнопке Выделениецветом.

Выравнивание и формат абзаца.

Помимо оформления текста исимволов пользователи Word должны уметь фор­матировать строки и абзацы. Для управления размещениемтекста на странице можно использовать отступы и табуляцию.

Процессор Word 97 предоставляет четыре типавыравнивания: по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине.

Для выравнивания текстарасположите курсор где-либо в абзаце и щелкните на одной из кнопок выравниванияна панели инструментов Форматирование.

Word 97 представляет три средствадля задания абзацного отступа: панель инст­рументов, линейку и диалоговое окно Абзац.

Самый простойспособ изменения отступа состоит в использовании панели инструментов Форматирование.Щелкните на абзаце, для которого необходимо изменить отступ или выберитенесколько абзацев. Затем щелкните на кнопке  Уменьшить отступ дляуменьшения левого отступа на 0,5 дюйма. Щелкните на кнопке Увеличить отступ,чтобы увеличить отступ на 0,5 дюйма.

Второй способсоздания отступов – с помощью линейки. Он требует некоторых усилий, зато оченьнагляден. С помощью линейки можно в Режиме разметки  задавать какотступы, так и позиции табуляции, а также величину левого и  правого полейстраницы.

На линейке естьчетыре маркера.

•Отступ первой строки эквивалентен нажатию клавиши TAB.

•«Выступ» размещает последующие строки абзаца правее начала первой  строки, еслиэтот маркер находится правее маркера отступа первой строки.

•Отступ слева выделяет абзац в тексте, отодвигая начало всех строк от левого поля.

•Отступ справа отодвигает текст от правого поля и обычно применяется вместе сотступом слева для создания двойного отступа. Чаще всего используется дляцитат.

Для измененияотступов в существующем тексте выделите абзац или абзацы и  протяните маркеротступа по линейке в новое положение. Передвижение маркера отступа первойстроки для каждого абзаца задает отступ или выступ первой  строки. Маркерыотступов слева или справа воздействуют на все строки абзаца.  Использоватьлинейку для установки отступов можно и до ввода текста. Расположите указательтам, где будет вводиться новый текст. Отступы  будут влиять на весь вводимыйтекст, пока вы не смените их настройку. Чтобы вспомнить назначение маркера,задержите над  ним указатель – появится всплывающая подсказка.

Если выделитьабзацы с разной настройкой отступов, некоторые или все маркеры отступа налинейке будут пригашены. Если щелкнуть на таком маркере,  то для всех абзацевустановятся единые отступы.

Третий способустановки отступов связан с использованием диалогового окна  Абзац.Чтобы открыть его, дайте команду формат ► Абзац или щелкнитеправой  кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Абзац.

Величинаотступов задается на вкладке Отступы и интервалы диалогового окна  Абзац.Можно щелкать на стрелках счетчиков слева и справа или вводить числа непосредственно в поля счетчиков. В раскрывающемся списке первая строка  можновыбрать отступ или выступ первой строки абзаца, которые по умолчанию составляют0,5 дюйма. Для изменения этого размера введите нужную величину отступа.

Word 97 предлагаетшесть возможностей установки межстрочного интервала, то  есть расстояния междустроками текста.

•Одинарный– интервал, достаточный для изображения самых крупных  символов в строке.

•Полуторный– равен полутора одинарным интервалам.

•Двойной– в два раза больше одинарного интервала.

•Минимум – устанавливает минимальное расстояние между строками.

•Точно– устанавливает расстояние между строками в соответствии с размером шрифта илиизображения, содержащегося в данной строке.

•Множитель– используется для ввода межстрочных интервалов, отличных  от одинарного,полуторного или двойного.

Для изменениямежстрочного интервала выберите абзац. Дав команду Формат ► Абзац или выбрав в контекстном меню пункт Абзац,  откройте диалоговое окно Абзаци из раскрывающегося списка выберите межстрочный интервал.

Интервалы Минимуми Точно требуют введения размера шрифта в поле значение. Интервал Множительтребует ввода величины множителя. Например; для утроения межстрочногоинтервала выделенного абзаца выберите Множитель и введите в поле значениечисло 3.

Для просмотрапараметров форматирования абзаца дайте команду ? ► Что это  такое?и щелкните на абзаце указателем, принявшим вид вопросительного знака. В немотображается информация о параметрах шрифта и формате абзаца. Для выключенияэтого окна  повторно дайте команду ? ► Что это такое?.

Позициитабуляции – это маркеры, которые расставлены по умолчанию по  всей ширинедокумента через 0,5 дюйма. Нажатие клавиши TAB перемещаеткурсор к следующей позиции табуляции. Табуляцию часто используют для  созданияотступа первой строки абзаца.

Табуляцию такжеприменяют для создания параллельных столбцов или вертикального выравниваниятекста в документе. Положение позиций табуляции  меняют с помощью линейки илидиалогового окна Табуляция. Для каждой  позиции табуляции выбирается типвыравнивания и место расположения.  Существуют четыре основных типа табуляции.

•По левому краю: этот тип табуляции задан по умолчанию. Текст отображаетсясправа от позиции табуляции.

•По центру: текст располагается слева и справа от позиции табуляции, так  чтопозиция табуляции находится в центре текста.

•По правому краю: текст располагается слева от позиции табуляции.

•По разделителю: используется для числовых записей. Текст выравнивается  подесятичному разделителю.

На левом концелинейки располагается кнопка выбора типа табуляции. По умолчанию задаетсятабуляция По левому краю. Щелчком  на этой кнопке выбирают любой изчетырех типов.

После выборатипа табуляции щелкните на линейке там, где должна находиться  позициятабуляции. Маркер позиции табуляции появится на линейке, а заданные поумолчанию позиции табуляции слева от маркера будут удалены. Для  перемещениямаркера перетащите его в новое положение на линейке.

Выберитефрагмент текста, чтобы маркер воздействовал только на выбранный  абзац илиабзацы. Маркер применяется только к выбранному абзацу, если не  выбран весьдокумент или последний абзац. Задать позиции табуляции можно и в пустом документедо ввода текста: в этом случае они будут едиными для всего  текста. Для отменыпозиции табуляции перетащите маркер за пределы линейки. Задать позициитабуляции можно  и с помощью диалогового окна  Табуляция. Поместитекурсор туда,  где должны добавляться позиции  табуляции. Дайте командуФормат ► Табуляция – откроется диалоговое окно Табуляция.

В поле Позициитабуляции введите  положение  новой позиции табуляции в виде числа. Напанели  Выравнивание выберите тип табуляции. Можно выбрать заполнитель, чтобыне оставлять пустое  пространство слева от позиции  табуляции.

Когда позиция,тип или заполнитель  табуляции  установлены,  щелкните на кнопке Установить. В список имеющихся позиций  табуляции будет добавлена новая. Повторите этотпроцесс для  прочих позиций табуляции.

Для измененияпозиций табуляции можно использовать то же  диалоговое окно. Выберите нужнуюпозицию табуляции из списка. Измените  тип табуляции и заполнитель, после чегощелкните на кнопке Установить. Для  удаления существующей позициивыберите ее из списка и щелкните на кнопке  Удалить. Для удаления всехзаданных позиций табуляции и возврата к установкам, заданным по умолчанию,щелкните на кнопке Удалить все. Чтобы закрыть диалоговое окно Табуляция после настройки, щелкните на кнопке OK.

Чтобы увидетьсимволы табуляции в тексте, щелкните на кнопке Непечатаемые символы напанели инструментов. Положение символа табуляции  указывает стрелка,направленная вправо.

Нумерованные имаркированные списки.

Если  начатьабзац с числа (например, «1.»), Word пронумерует и следующие  абзацы посленажатия клавиши ENTER. Если начать абзац со звездочки, Wordпоместитв этом и следующих абзацах маркеры. По окончании списка  нажмите дважды клавишуENTER для отключенияавтоматической нумерации  или маркировки.

Для нумерацииготового текста выберите абзац и щелкните на кнопке Нумерация на панелиинструментов Форматирование. Для пометки текста маркерами воспользуйтесь кнопкой Маркеры.

Задать нумерацииперед началом ввода абзаца также можно, щелкнув на кнопке  Нумерация.Если элементы списка должны помечаться буквами, наберите вместо цифры «1» букву«А» и начните ввод текста. Word пронумерует последующие абзацы буквами«В», «С», «В» и так далее. Если пометить первый абзац  буквой «1», Word применитнумерацию римскими цифрами.

Когда включенанумерацияилимаркировка, Word используетстандартные маркеры и сохраняет заданный по умолчанию интервал между маркеромили числом и текстом, следующим за ним. Можно выбрать символ маркера, форматнумерации и размер интервалов до ввода списка, а также изменить форму ужесуществующего списка. Если маркированный или нумерованный списки уже введены,выберите абзацы, подлежащие изменению.  Дайте команду Формат ► Список– откроется диалоговое окно Список.

Откройте вкладкуМаркированный или Нумерованный. Вы увидите восемь стилеймаркировки или нумерации текста. Выберите любой из представленных  стилей.Выбор не ограничен только этими восемью типами, представленными  в диалоговомокне. Щелкните на кнопке Изменить – откроется диалоговое окно  Изменениемаркированного списка или Изменение нумерованного списка. Кнопка Изменить будет пригашена, если выбран тип Нет.

В этом окнеможно изменить шрифт маркера (номера), щелкнув на кнопке  Шрифт. Приэтом откроется диалоговое окно Шрифт. В диалоговом окне Изменениемаркированного списка можно заменить символ маркера и создать своеобразныйсписок. Щелкните на символе маркера, который хотите заменить, а  затем накнопке Маркер – откроется диалоговое окно Символ. Раскрывающийсясписок Шрифт содержит наборы символов или шрифтов.  Выберите из спискашрифт или набор символов – соответствующие символы  отобразятся подраскрывающимся списком в таблице символов. Все символы,  представленные здесь,можно использовать как маркеры. Щелкните на любом  символе, а затем на кнопке OK, для заменыранее отмеченного символа выбранным. На панели Символ маркера появитсяновый символ маркера.

Панель Положениемаркера позволяет изменить положение маркера относительно  левого поля.Положение текста относительно маркера устанавливается на панели  Положениетекста. Изменение положения маркера или текста отображается на  панели Образец.

Приемы работы вдиалоговом окне Изменение нумерованного списка, примерно те же, что и вдиалоговом окне Изменение маркированного списка, но  есть нескольковажных отличий. Здесь можно ввести любой формат списка,  например Глава 1,Раздел 1 или даже 1, чтобы читатель мог отметить пункты  списка. Выберите стильиз раскрывающегося списка нумерация. Введите начальный номер, если он отличенот «1». Для изменения положения номера перед  текстом щелкните нараскрывающемся списке Положение номера и выберите  один из пунктов Полевому краю, По центру или По правому краю. Сохраните изменения и вернитесьв документ щелчком на кнопке OK.

Для удалениянумерации или маркировки выберите нумерованный или маркированный список ищелкните на кнопке Маркеры или Нумерация на панели Форматирование.

Существует многознаков, используемых в деловых документах, но отсутствующих на клавишахстандартной клавиатуры. Часто их заменяют комбинацией  символов, напримериспользуют (с) для значка авторского права (Copyright). Word 97 позволяетвводить специальные символы либо комбинацией клавиш,  либо с помощью командыВставка ► Символ.

Дайте команду Вставка► Символ – откроется таблица символов. Выберите нужный символ изсимволов шрифта или из набора специальных  символов и щелкните на кнопке Вставить.Если символ применяется неоднократно, скопируйте его и вставьте в остальныеместа. Для ввода специальных  символов и значков типа ©, ™ и ® можно применять и методавтозамены. Для внесения символа в список автозамены выберите его и щелкните накнопке  Автозамена или дайте команду Сервис ► Автозамена.Введите строку, которая  будет автоматически заменяться нужным символом,например, строку (р) для  символа ¶. Убедитесь, что эта строка не используетсяв других ситуациях, так  как она всегда будет заменяться при вводе специальнымсимволом.

Word 97предоставляет 17 форматов,  которые можно использовать при вставке в документтекущей даты и времени,  поэтому скорее всего среди них найдется подходящий.Дайте команду  Вставка ► Дата и время – откроется  диалоговое окноДата и время.Выберитеформат из списка. Для автоматического обновления поля текущей  даты и временипри открытии документа установите флажок Обновлять  автоматически. Приэтом дата и время  вставляются как поле, а не как текст. Поле представляетсобой шаблон для  размещения текущей даты. Не используйте эту возможность, еслидата на документе используется как характеристика самого документа. Поле Датаи время  наиболее полезно, когда документ представляет собой черновик. Онов этом  случае содержит дату последнего редактирования. Эту возможностьполезно  использовать и в рассылаемых по почте напоминаниях, которые всегдадолжны  быть снабжены текущей датой. Поле Дата и время обновляется припечати  документа или при щелчке на поле правой кнопкой мыши и выборе изконтекстного меню пункта Обновить поле. Измененные дата и времяотображаются и  обновляются и при переходе в Режим разметки.

Проверка изамена текста.

При созданиидокумента в Word иногда нужноиспользовать текст другого  документа или исправить однотипные повторяющиесяошибки. В программе Word 97 есть несколько возможностей проверки и заменытекста, в том числе  проверки грамматики. Средство Тезаурус поможетнайти наиболее подходящий  вариант слова или фразы.

Средство Автотекст– это своеобразная черта программы Word, котораяпозволяет хранить отформатированный текст и графику вплоть до несколькихабзацев длиной и вставлять их нажатием пары клавиш.

Для созданиязаписи автотекста выделите текст, который будет сохранен таким образом. Чтобызапомнить и шрифтовое оформление текста, щелкните на кнопке Непечатаемыесимволы и убедитесь, что выбранный фрагмент включает и их. Дайте команду Вставка► Автотекст ► Создать. Укажите имя записи, короткоеи понятное. Для вставки автотекста в документ введите имя записи и нажмитеклавишу FЗ.

Word предлагаетнесколько готовых вариантов автотекста,  которые можно применять через команду Вставка► Автотекст. Выберите нужную категорию и в ней запись, которую надоподставить в документ. Для частой работы с  автотекстом откройте панель Автотексткомандой Вид ► Панели инструментов ► Автотекст.Раскрывающееся меню Все  элементы совпадает с тем, которое появляется вслучае  команды Вставка ► Автотекст.

Внестиповторяющиеся изменения в большие документы проще всего с помощью  команд Найтии Заменить. Команда Найти находит текстовую строку, а команда  Заменитьподставляет вместо нее новый текст.

Для поиска словаили фразы щелкните на кнопке Выбор объекта перехода и  выберите пункт Найти.В открывшемся диалоговом окне Найти и заменить  щелкните на кнопке Больше,чтобы увидеть все доступные параметры  диалогового окна.

Введите в поле Найтитекст, который надо найти. Осуществлять поиск можно  по всему документу (Везде).Для ускорения поиска задайте его направление  (Назад или Вперед).Поиск по словам можно вести с учетом регистра. Для этого  воспользуйтесьфлажком Учитывать регистр.

При поискепрограмма Word ищет всевхождения текстовой строки, а не только  целые слова. Например, при поискестроки стол, обнаружатся слова столица,  Столыпин, застолье и столетний, еслине установлен флажок Только слово целиком. Подстановочные символызаменяют собой другие символы. Если ввести в  поле поиска ц*, то обнаружатсявсе слова, которые начинаются на «ц»; сочетание *ость представит все слова,оканчивающиеся на «ость». Параметры текста, форматированного определеннымобразом, можно задать с помощью  меню, открывающегося при щелчке на кнопке Формат.Для поиска особых  кодов, например символов конца абзаца или разрыва колонки,применяют  кнопку Специальный.

После указанияпараметров поиска щелкните на кнопке Найти далее, чтобы  определитьпервое вхождение строки. Теперь диалоговое окно можно закрыть  и использоватьдля перевода к предыдущему или следующему вхождению  строки поиска синиестрелки в нижней части вертикальной полосы прокрутки.

Для заменытекста откройте диалоговое окно Найти и заменить, а в нем – вкладку Заменить.В поле Найти введите искомый текст, а в поле Заменить на –заменяющий его текст. Для выборочной замены щелкните на кнопке Найти далее,а  затем на кнопке Заменить. Кнопка Заменить все служит длясплошной замены  по всему документу. По окончании операции откроется диалоговоеокно с сообщением о числе замен.

В диалоговомокне Найти и заменить есть вкладка Перейти для поиска особых видов текста или таких объектов, как станица, сноска или рисунок. Откройте вкладку Перейти, выберите тип текста или объекта перехода и введите егономер.  Вкладка Перейти особенно удобна в больших документах, когданеобходимо  пересмотреть все вхождения определенного типа текста.

Программноеобеспечение для проверки орфографии известно давно, но в Word 97 такаяпроверка особенно удобна. Слова, кажущиеся программе некорректными,подчеркиваются красной волнистой линией. Если щелкнуть на таком  слове правойкнопкой мыши, откроется список вариантов написания. Можно  щелкнуть направильном слове или исправить ошибку вручную. Добавить новое правильное словов словарь можно щелчком на пункте Добавить.

При проверкеграмматики производится анализ естественного языка и структуры предложений. Word 97 легконаходит возможные шибки предлагает  варианты изменения текста, которые сделаютего грамматически правильным.

Для проверкиграмматики щелкните правой кнопкой мыши на слове или фразе, подчеркнутойзеленой волнистой линией. Появится меню с несколькими  пунктами.

•Предлагаемые исправления.

•Игнорирование ошибки.

•Открытие диалогового окна Грамматика.

Сначала откройтедиалоговое окно Грамматика, чтобы выяснить, почему  отмечен данныйтекст. Для получения информации о проблеме щелкните  на кнопке Помощникв левом нижнем углу диалогового окна.

Еслипредпочтительно отложить проверку орфографии и грамматики до окончания ввода иредактирования текста, автоматическую проверку можно отключить. Для этого дайтекоманду Сервис ► Параметры ► Правописание и отключите флажкиАвтоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику.

Для проверкидокумента щелкните на кнопке Правописание. Word просмотрит весьдокумент и остановится на неправильно написанных словах. Можно принять правкуили игнорировать советы. Для возобновления  процесса щелкните на кнопке Следующее.Принять все предложенные исправления ли игнорировать их можно щелчком на кнопкеЗаменить все или Пропустить все. Для проверки только орфографииотключите флажок Грамматика.

В строкесостояния есть индикатор Состояние проверки правописания. Крестик назначке означает, что в документе есть грамматически  сомнительные места.Галочка означает, что документ проверен и считается грамотным. Двойной щелчокна знаке с красным крестиком позволяет просмотреть отмеченные ошибки, хотяпроще использовать для этого кнопку Правописание.

Тезауруспредлагает помощь  в подборе более содержательных или более точных синонимовдля придания тексту  образности. Щелкните на слове, синоним которого ищете, и дайте команду Сервис ► Язык ►  Тезаурус – откроетсядиалоговое окно 1езаурус. Дважды  щелкните на термине, для которого нуженсиноним.

Щелкните наслове в списке Значения, которое лучше всего подойдет по смыслу  вкачестве синонима. Двойной щелчок вызовет список слов, имеющих то же  илисхожее значение. Введите в поле Замена синонимом новое слово для поиска синонима к нему. Для выбора слов, для которых уже проводился поиск синонимов,откройте раскрывающийся список Синонимы для.

Печатьдокументов.

Режимпредварительного просмотра документа перед печатью дает возможность увидетьразбиение текста на страницы и обнаружить проблемы разметки,  из-за которыхдокумент выглядит неудачно. Для открытия окна предварительного просмотращелкните на кнопке Предварительный просмотр или дайте команду Файл ►Предварительный просмотр.

Word автоматическиразбивает документ на страницы. Когда текст достигает  конца страницы, Word переходит наследующую страницу, вставляя мягкий разрыв страницы. Иногда нужен разрывстраницы после титульной страницы  или в начале нового раздела. Для вставкипринудительного разрыва страницы  используют комбинацию клавиш CTRL+ ENTER.

Если документвыглядит лучше в альбомной (горизонтальной) ориентации,  чем в книжной(вертикальной), измените ориентацию страницы в диалоговом  окнеПараметрыстраницы. Дайте команду Файл ► Параметры страницы или щелкнитедважды на серой части линейки – откроется диалоговое окно Параметры страницы. Выберите вкладку Размер бумаги.

Для измененияразмера бумаги откройте раскрывающийся список Размер бумаги  и задайте нужныйразмер. Можно выбрать стандартный размер бумаги или  произвольный размер длянестандартного бланка. В этом случае надо задать  высоту и ширину страницы спомощью счетчиков Ширина и Высота. Если размер страниц меняетсятолько для части документа, установите курсор на первую страницу другого размера,откройте диалоговое окно Параметры страницы  и, установив новый размер,выберите в раскрывающемся списке Применить  пункт До концадокумента. Для сохранения таких установок только для одной  страницыустановите курсор после нее, восстановите исходный размер страницы  и выберитев раскрывающемся списке Применить пункт До конца документа.

После установкиориентации страницы и размера бумаги может понадобиться  создать титульнуюстраницу документа. Один из простейших способов – ввести  текст, который надоразместить на титульной странице, а затем отцентрировать его по вертикали междуверхним и нижним полями. Для этого расположите  курсор на титульной странице.Дайте команду Файл ► Параметры страницы  откройте вкладку Макет.На панели Вертикальное выравнивание есть раскрывающийся список из трехпунктов.

•Установка По верхнему краю задается по умолчанию. Строки начинаются от верхнего поля.

•При установке По центру текст на странице располагается посредине между верхним и нижним полем.

•При установке По высоте междустрочный интервал меняется так, чтоверхняя  строка располагается у верхнего поля, а нижняя строка – у нижнего.

По умолчанию в Word 97 поля (пустоепространство между текстом и краем  бумаги) равны 1 дюйму сверху и снизу и 1,25дюйма с левой и правой стороны  страницы. Для изменения величины полейвоспользуйтесь вкладкой Поля диалогового окна Параметры страницы.

Для установкиразмеров полей используйте счетчики Верхнее, Нижнее, Левое,  Правое.Минимальный шаг изменения полей при установке с помощью счетчика, составляет0,1 дюйма. Чтобы задать более высокую точность, необходимо  ввести нужноезначение в поле счетчика. Изменения полей отображаются на  панелипредварительного просмотра Образец.

Поле Переплетпозволяет добавить свободное пространство в документ. Если  переплет или сшивкаотнимает полдюйма, установка значения 0,5 дюйма в  счетчике Переплетувеличит поле на стороне документа, используемой при брошюровке.

Зеркальные поляформатируются так, чтобы при печати на двух сторонах листа  внешние ивнутренние поля страниц, образующих разворот, имели одинаковую  ширину. В этомслучае поле Снаружи влияет на левое поле левых страниц и  правое полеправых страниц. Поля, находящиеся Внутри, – это правое поле на левой странице и левое поле на правой странице.

По умолчанию вполе Применить установлено значение Ко всему документу.  Однакоможно изменить размеры полей от курсора до конца документа, если  враскрывающемся списке Применить выбрать значение До конца документа.

В режимепросмотра и режиме разметки можно изменить размеры полей с помощьюгоризонтальной и вертикальной линеек. Установите курсор на линию поля налинейке, и он примет форму двунаправленной стрелки. Если нажать кнопку мыши,через документ пройдет пунктирная линия, показывающая положение поля. Протянувэту линию в нужном направлении, установке требуемый размер.

Если щелкнуть накнопке Печать, расположенной на панели инструментов, Word воспользуетсятекущими установками принтера. На принтер  отправляется одна копия документа.Для изменения установок принтера дайте  команду Файл ► Печать –откроется диалоговое окно Печать.

В диалоговомокне Печать доступны следующие функции.

•Выбратьдругой принтер.

•Распечататьопределенные страницы документа: текущую страницу,  диапазон страниц, выделенный текст.

•Распечататьсведения о документе (кто и когда его создал, сколько в нем  слов, символов итак далее) или другую информацию, например элементы  автотекста.

•Вывести на печать: только четные страницы, только нечетные или и те и  другие.

•Задать число копий и раскладку копий по страницам (последовательно печатаютсялибо копии целиком, либо все экземпляры каждой страницы).

•Осуществить печать в файл для последующей распечатки документа на  другомпринтере.

Установивпараметры печати, щелкните на кнопке OK, чтобы отправить документ напечать.

Печать конвертови почтовых наклеек облегчает подготовку документов для  почтовой рассылки.

При написанииписьма введите в адресную часть имя и адрес, которые необходимо разместить наконверте. Дайте команду Сервис ► Конверты и наклейки и  откройтевкладку Конверты.

Введенные имя иадрес должны появиться на панели Адрес получателя. Если  этого непроизошло, скопируйте имя и адрес в буфер обмена, снова откройте  диалоговоеокно Конверты и наклейки и вставьте адрес с помощью комбинации  клавиш CTRL+ Vили SHIFT+ INSERT.Укажите, надо ли печатать обратный адрес.

Щелкните накнопке Параметры – откроется диалоговое окно Параметры конверта. Навкладке Параметры конверта установите размер конверта, место расположенияадреса и применяемый шрифт. На вкладке Параметры печати установитеспособ печати (как и откуда подаются конверты). Для отправки конверта  напечать щелкните на кнопке OK. Кнопка Добавить позволяетдобавить страницу-конверт в документ.

Вкладка Наклейкипозволяет напечатать отдельную наклейку или целую страницу наклеек. Подробнее осоздании наклеек для разных адресатов будет рассказано позже. Откройте вкладку Наклейкидиалогового окна Конверты и наклейки  (Сервис ► Конверты инаклейки).

Выберите печатьполной страницы одинаковых наклеек или отдельной наклейки  Можно также указатьстроку и столбец печати, чтобы воспользоваться частично  израсходованным листомнаклеек. Чтобы напечатать страницу наклеек с обратным адресом, установитефлажок Обратный адрес. По умолчанию предлагается  наклейка стандарта «Avery2160 Mini».Щелкнув на кнопке Параметры, можно  выбрать другой формат наклейки.

В раскрывающихсясписках Сорт и Тип выбирается используемый тип наклеек.  Щелкнитена кнопке Настройка, чтобы увидеть реальный размер и разметку  выбраннойнаклейки. Щелкнув на кнопке Создать, можно создать особый форматнаклейки на основе выбранного в списке Тип. Щелчками на кнопках OK  вернитесь вдиалоговое окно Конверты и наклейки.

Теперь наклейкиможно распечатать. Если создаются наклейки для обратного  адреса или женаклейки, которые надо сохранить, щелкните на кнопке  Создать – наклейкибудут вставлены в новый документ. Сохраните документ,  прежде чем печататьнаклейки. В будущем для печати тих же наклеек можно  просто открыть ираспечатать сохраненный документ.

Формат страницы.

Нумерациястраниц облегчает работу с длинными документами. Программа Word 97 можетпровести автоматическую нумерацию страниц и подставить  колонтитулы, в томчисле разные на четных и нечетных страницах. Можно  также настроить переносыслов и параметры перетекания текста, чтобы документ выглядел как можно лучше.

В Word 97форматирование документов организовано по разделам. Раздел –  это частьдокумента, имеющая определенное число колонок и использующая  одинаковыезначения полей, одинаковую ориентацию страниц, одинаковые  колонтитулы ипоследовательную нумерацию страниц. Word автоматически вставляет конец раздела, когда:

•производится настройка колонок;

•изменяются параметры страницы, действующие до конца документа.

Концы разделоврасставляются вручную при использовании страниц разного размера или разныхколонтитулов в документе. Например, если необходим свой колонтитул в каждойглаве, до создания колонтитулов вставьте концы разделов между главами. Длявставки конца раздела установите курсор в нужное место и дайте командуВставка ► Разрыв. Укажите в диалоговом окне Разрыв, откуданачнется новый раздел: со следующей страницы, со следующей четной страницы,со следующейнечетнойстраницы или же прямостекущей страницы.

Конец разделаможно увидеть в обычном режиме или в режиме структуры. Он  представляет собойпунктирную линию со словами «Разрыв раздела». Для  удаления конца разделапереключитесь в обычный режим или режим структуры,  выберите линию разрыва,поместив курсор слева от нее, и нажмите клавишу  DELETE.

Независимо оттого, вставлены ли концы разделов, документ может содержать  нумерацию страниц.Дайте команду Вставка ► Номера страниц – откроется диалоговое окноНомера страниц. В этом окне настраиваются четыре параметра.

•Положениеуказывает место печати номеров – Вверху страницы или Внизу  страницы.

•СписокВыравнивание задает выравнивание номеров Слева, Справа, От центра, Внутри, Снаружи. Типы выравнивания «Внутри» и «Снаружи»используются,  когда в диалоговом окне Параметры страницы установленфлажок Зеркальные поля.

•ФлажокНомер на первой странице указывает, нужен ли номер на первой странице.

•Кнопка Формат позволяет открыть диалоговое окно Формат номера страницы.

Диалоговое окно Форматномера страницы позволяет выбрать формат номеров страниц, например «А, В,С» или «1,2,3», и связать, если необходимо, с номерами страниц номера глав.Если установить флажок Включить номер главы – номер главы будет добавленк номеру страницы, например 1-1. Если надо начать нумерацию страниц не сединицы, введите нужный номер в счетчик Начать с. После установкипараметров щелкните на кнопке OK для возврата в диалоговое окно Номерастраниц. Для вставки нумерации страниц щелкните на кнопке OK еще раз. Увидетьномера страниц можно в режиме предварительного просмотра или в режиме разметки.

Если документсодержит несколько глав, можно для каждой из них задать  свою нумерацию.Поместите курсор на первую страницу документа (в начало  первой главы) идобавьте нумерацию страниц. Затем передвиньте курсор на  первую страницу второйглавы и снова дайте команду Вставка ► Номера страниц. Щелкните накнопке Формат и задайте нужный тип нумерации страниц.  Чтобы продолжитьнумерацию страниц, установите соответствующий переключатель в диалоговом окне Форматномера страницы. Повторите эти действия для  всех глав. Для удалениянумерации страниц отредактируйте колонтитул,  содержащий номер страницы.

Кроме номеровстраниц, на каждой странице может понадобиться другая постоянная информация,такая как название главы, указание автора или организации,  в которой создандокумент. Для размещения такой информации используются  верхний и нижнийколонтитулы, которые располагаются в верхнем или нижнем поле страницы. Длявыставки колонтитула дайте команду Вид ► Колонтитулы.  Текстдокумента «пригаснет», а в верхней части документа включится область колонтитула. Откроется и панель инструментов Колонтитулы.

Введите текст вколонтитул. При создании и редактировании колонтитулов  пользуйтесь кнопкамипанели Колонтитулы.

Порядок действийпри создании любого колонтитула один и тот же. Перейдите в область колонтитула,который надо добавить или отредактировать. Для  перемещения между колонтитуламив разделе документа пользуйтесь кнопками  Верхний/нижний колонтитул и Переходк предыдущему/к следующему.

Чтобы отключитьколонтитулы на первой странице или разместить разные колонтитулы на четных инечетных страницах, щелкните на кнопке Параметры страницы на панели Колонтитулыи выберите нужную установку на вкладке Макет.

Для созданияразных колонтитулов на первой и последующих страницах установите флажокРазличать колонтитулы первой страницы. Word расположит на первой странице другой колонтитул. Оставьте его пустым. Если же нужны разныеколонтитулы для четных и нечетных страниц, установите соответствующий флажок вдиалоговом окне Параметры страницы. Введите текст в первый  колонтитул ищелкните на кнопке Переход к следующему на панели Колонтитулы, после чего введите текст колонтитула противоположной страницы.

Для просмотраколонтитулов можно использовать режим предварительного  просмотра или режимразметки.

Перед печатьюокончательной версии документа необходимо освободиться от  «оторванных» слов,неаккуратных строк и разрывов страниц, а также лишних  пробелов, которыеухудшают внешний вид документа. Существует три способа  устранения подобныхдефектов.

•Если строка заканчивается слишком рано, из-за того что длинное слово  перешлона следующую строку, используйте перенос слов.

•Если в документе слова, которые должны стоять рядом, попали на разные  строки,используйте неразрывный пробел.

•Если абзацы или строки абзаца, которые должны располагаться рядом,  попали наразные страницы, воспользуйтесь запретом разрыва страницы  между абзацами иливнутри абзаца.

Word 97 допускаетавтоматическую  и ручную расстановку переносов в  тексте. Для автоматическойрасстановки дайте команду Сервис ► Язык Расстановкапереносови в  диалоговом окне Расстановка переносов установите флажокАвтоматическая расстановка переносов.

Можно запретитьпереносы в словах из прописных букв. Можно задать размер  ширины зоны переносаслов, то есть ширины полосы (от правого поля), в  которой выполняетсярасстановка переносов. При увеличении зоны число  переносов в тексте растет,при уменьшении – снижается.

Для ручногоуправления расстановкой переносов в документе щелкните на кнопке Принудительнов диалоговом окне Расстановка переносов. Word просмотритдокумент и выявит слова-кандидаты на расстановку переносов. Найдя первое такоеслово, программа откроет диалоговое окно Расстановка переносов.

Word покажетпредлагаемые переносы, но перенос можно ввести в любое место,  поставив тудакурсор и щелкнув на кнопке Да. Чтобы пропустить слово и  перейти кследующему, щелкните на кнопке Нет. Word может оставитьдве буквы в конце строки или выбрать  другой неуклюжий перенос. Положитесь насвой здравый смысл или обратитесь к словарю или справочнику по переносу слов.

Чтобы фрагменттекста (например, инициалы и фамилия) не был разделен  концом строки, применяютнеразрывные пробелы. Текст, связанный такими  пробелами, перейдет на следующуюстроку целиком. Для вставки неразрывного  пробела служит комбинация клавиш CTRL+ SHIFT + ПРОБЕЛ.

Word 97 предлагаетнесколько способов разбивки на страницы. В частности, по  умолчанию недопускается оставление первой строки абзаца в конце страницы  и переносоставшихся строк на другую страницу, а также перенос последней  строки абзацана новую страницу. От применения данного режима можно отказаться. Для этогокомандой Формат ► Абзац откройте диалоговое окно Абзац, ина вкладке Положение на странице снимите флажок Запрет висячих  строк.

Для размещениякаких-то строк абзаца вместе выберите текст и откройте диалоговое окно Абзац.Установите флажок не разрывать абзац, что запретит заканчивать страницу внутриданного абзаца. Установка флажка не отрывать от следующего укажет, что данный иследующий абзац должны располагаться на  одной странице. Этот флажокиспользуется, например, для связи заголовка с  первым абзацем. Перед выбраннымабзацем можно вставить принудительный  разрыв страницы. Для этого установитефлажок С новой страницы. Однако  проще воспользоваться комбинациейклавиш CTRL+ ENTER.

Колонки.

Иногдаинформацию удобно представить в таблице или в газетных колонках.  В таблицетекст размещается в параллельных столбцах (как в телефонном  справочнике). Прииспользовании газетных колонок текст переходит с нижней  части одной колонки вначало следующей. Обзоры новостей, отчеты, объявления  и многие другие видыпубликаций удобно читать в виде газетных колонок.

Работа сгазетными колонками требует оформительских навыков. Проще всего  ввести текст водну колонку, а затем преобразовать его в несколько колонок.  Так как междуколонками есть промежуток, на странице в одной колонке помещается большетекста, чем в нескольких. В результате, может понадобиться  правка текста,который должен занять заданное количество страниц. В первую  очередь важносодержание текста и только потом художественное оформление.

Для работы сколонками переключитесь в режим разметки – так будут  видны колонки и ихрасположение на странице.

Выберите текст,который необходимо расположить в колонках, и щелкните на  кнопке Колонкина панели инструментов, после чего укажите число колонок.  Выбранный текстбудет разбит на колонки, а на горизонтальной линейке появятся маркеры колонок.

Чтобы создатьколонки равной высоты, расположите курсор в конце текста и  дайте команду Вставка► Разрыв, после чего установите переключатель Новый  раздел наТекущей странице.

Заголовок,относящийся к обеим колонкам, введите в начало первой колонки.  Выберите этот заголовокщелкните на кнопке Колонки и у кажите в открывшейся  палитре, что нужна«1 колонка». Между заголовком и соседними колонками  будет автоматически создан«разрыв раздела на текущей странице».

Чтобы изменитьчисло колонок в документе, установите курсор на одной из них,  щелкните накнопке Колонки и задайте нужное число колонок. Для возврата к  однойколонке выберите в палитре этот вариант. Можно также переключиться  в обычныйрежим или режим разметки и удалить разрывы страниц.

При помощикнопки Колонки создаются колонки одинаковой ширины. Для изменения шириныколонок перетащите маркер Переместить столбец на горизонтальной линейке.Для изменения интервала между колонками перетащите маркеры  левого и правогополя столбцов.

Для установкипараметров колонок пользуются диалоговым окном Колонки. Это окно можнооткрыть командой Формат ► Колонки. Задайте число колонок, иавтоматически будет установлен флажок колонки одинаковой ширины. С помощьюсчетчикаЧислоколонокможно задать не более 12 колонок. Если необходимы установки, отличные отзаданных но умолчанию, введите ширину колонок и интервал между ними. Дляразмещения между колонками разделительной линии установите флажок Разделитель.

Средствауправления разбивкой текста – неразрывные пробелы, неразрывные  переносы ипараметры форматирования – действуют и для колонок. Диалоговое  окно Колонкиобеспечивает и другие средства для управления разбиением текста  на колонки.Установите курсор в начало текста, который надо переместить в  следующуюколонку, и дайте команду Формат ► Колонки – откроется диалоговое окно Колонки. В раскрывающемся списке Применить выберите пункт Доконца  документа и установите флажок Новая колонка – будет вставленмаркер Разрыв  раздела, и текст переместится на следующую колонку.

Таблицы.

Представитьинформацию в параллельных стол6цах можно с помощью табуляции. Однако намногопроще использовать таблицы, с помощью которых фрагмент текста можноотформатировать, отредактировать, переместить и удалить  без воздействия наостальной текст. Таблицы – это один из наиболее гибких  инструментов Word 97.

Три средствасоздания таблиц в Word 97 – это  кнопка Добавить таблицу,диалоговое окно Вставка  таблицы и кнопка Нарисовать таблицу.

Если щелкнуть накнопке Добавить таблицу, то в раскрывшейся палитре можно протяжкой мышивыделить необходимое число строк и столбцов. После отпускания кнопки мыши вдокументе появится пустая таблица. Кнопка Добавить таблицу изменит вид –теперь с ее помощью можно вставлять в таблицу дополнительные строки.

Чтобы открытьдиалоговое окно Вставка таблицы, дайте командуТаблица ►Вставить таблицу. Укажите число строк и столбцов, а также задайте ширинустолбцов. Желательно знать нужное число столбцов до создания таблицы. Добавить столбцы можно и позже, но они могут иметь иную ширину, чем созданные ранее. Добавление строк выполняется нажатием клавиши TAB в концепоследней  строки. Чтобы ширина таблицы соответствовала ширине страницы,оставьте в  счетчике Ширина столбца установку Авто. После заданияпараметров щелкните  на кнопке OK, и таблица будет создана.

Можно такженарисовать именно ту таблицу, какая необходима. Щелкните на кнопке Таблицы играницы на панели инструментов Стандартная, и указатель мышипревратится в карандаш. Создайте протяжкой мыши прямоугольник, в которомразместится таблица. Отпустите кнопку мыши, и в документе появится внешняяграница таблицы.

Когда таблицасоздана, в нее вводят текст, щелкнув на любой ячейке. Для  перехода к следующейячейке пользуйтесь клавишей TAB или клавишей ВПРАВО.  С помощьюкомбинации клавиш SHIFT + TAB или клавишиВЛЕВО можно перейти  к ячейке, расположенной левее. Для перемещения в ячейкувыше или ниже  текущей служат клавиши. ВВЕРХ и ВНИЗ.

Если таблица уженарисована, щелкните на кнопке Нарисовать таблицу на панели инструментовТаблицы и границы или закройте: ату панель –  указатель мыши примет свойобычный вид. Теперь можно вводить текст.

Любая ячейкатаблицы может форматироваться отдельно. Можно выровнять текст по центру впервом столбце, по левому краю – во втором и по правому краю – в третьем. Можновыделить строку  заголовка с именами столбцов полужирным шрифтом, а другиестроки – курсивом. Элементы форматирования текста абзаца доступны и внутриячейки.  Для использования разных шрифтов, вариантов начертания, типоввыравнивания, маркировки и нумерации, а также отступов и текстовых интерваловвоспользуйтесь панелью Форматирование или меню Формат.

Панель Таблицыи границы содержит также дополнительные средства форматирования таблиц. Длявыравнивания текста по верхнему краю ячейки щелкните  на кнопке Выровнять поверхнему краю, для выравнивания по центру ячейки –  на кнопке Центрироватьпо вертикали, а для выравнивания по нижнему краю –  на кнопке Выровнятьпо нижнему краю.

Чтобы привлечьвнимание к тексту, его можно развернуть на странице нетрадиционным образом. В Word 97 текст втаблице может идти по вертикали,  сверху вниз или снизу вверх. Выберите ячейкуили группу ячеек, содержащих поворачиваемый текст, и щелкните на кнопкеИзменить направление текста, расположенной на панели Таблицы и границы.

Изображение наэтой кнопке показывает, как изменится направление текста  при щелчке. Послепервого щелчка текст пойдет сверху вниз, после второго –  снизу вверх, а послетретьего вернется в исходное положение.

При поворотетекста кнопки на панели Таблицы и границы меняют свой вид.  Кнопкивыравнивания, нумерации, маркировки и ориентации страницы меняются всоответствии с поворотом текста. Поворачивается даже курсор, что  можетдоставлять некоторые неудобства при редактировании, хотя на самом  деле особойразницы нет. Надо только помнить, но выбор текста теперь требует  протяжки мышипо вертикали.

Таблицы легковидоизменять. Добавлять ли удалять строки и столбцы, изменять их ширину,объединять и разбивать ячейки можно, не изменяя остальной  части таблицы.

Для добавлениястроки в конец таблицы перейдите в последнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу TAB. Word добавит новуюстроку, отформатированную так же, как предыдущая. Чтобы вставить строки всередину таблицы,  выберите нужное число строк и дайте команду Таблица ►Добавить строки. Можно  также щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстномменю выбрать пункт  Добавить строки. Word вставляетстроки перед первой выбранной.

Для удалениястрок выберите их. Дайте команду Таблица ► Удалить строки или щелкните правойкнопкой мыши на выбранной троке и выберите в контекстном меню пункт Удалитьстроки. Если выбранаотдельнаяячейка, в меню Таблица появится команда Удалить ячейки. Этакоманда открывает диалоговое окно Удаление ячеек.

Остающиесяячейки могут быть сдвинуты вверх  или влево. Чтобы удалить целую строку илистолбец, выберите команду Удалить всю строку или  Удалить весьстолбец.

Вставка столбцовпроизводится так же, как вставка строк. Новые строки и  столбцы будут иметь туже ширину, что и созданные ранее, поэтому ширину  новых столбцов следуетотрегулировать, если таблица теперь не вписывается в  страницу по ширине.

Самый простойспособ изменить ширину  столбца или высоту строки состоит в том,  чтобы установить курсор на границе  между строками или столбцами. Курсор  примет виддвунаправленной стрелки для  перетаскивания границы.

Еслиперетаскивать границу выделенной ячейки, ширина меняется только у  нее. Длянадежности перед перетаскиванием можно выделить нужные строки  или столбцы.

Чтобы столбцыимели одну и ту же ширину, а строки – одну и ту же высоту,  выберите нужныестолбцы или строки и дайте команду Таблица ► Выровнять  ширинустолбцов или Таблица ► Выровнять высоту строк. Панель Таблицыи границы  также имеет кнопки для выравнивания размеров строк и столбцов.

Другой быстрыйметод выравнивания можно использовать после завершения  ввода таблицы. Выберитестолбцы для выравнивания, дайте команду Таблица ►  Высота и ширинаячейки. Откройте вкладку Столбец и щелкните на кнопке Автоподбор– ширина столбцов будет автоматически установлена по самой широкой  записи.

В этомдиалоговом окне можно ввести и точное значение ширины столбцов и  высоты строк.Кроме того, на вкладке Строка можно задать и другие параметры.  Чтобы высотастроки соответствовала самой высокой ячейке строки, выберите  в раскрывающемсясписке пункт Авто. Пункт Минимум задает минимальную  высотуячеек. Для задания фиксированной точной высоты ячеек используйте  пункт Точно.

Нетнеобходимости иметь во всех строках или столбцах одинаковое число ячеек. Например, ячейка может содержать заголовок, относящийся ко всей верхней  частитаблицы. На рисунке показан пример объединения ячеек в форме. Если надо создатьодну ячейку из нескольких, объедините их. Разбиение ячейки  делит ее нанесколько ячеек.

Для объединенияячеек выберите их и дайте команду Объединить ячейки.  Можно такжещелкнуть на кнопке Объединить ячейки на панели Таблицы  и границы.

Для визуальногопредставления можно воспользоваться инструментом  Ластик, которыйнаходится на панели Таблицы и границы. С его помощью  удаляют границымежду объединяемыми ячейками. Протащите Ластик по горизонтали, чтобыобъединить строки, и по вертикали, чтобы объединить столбцы.

Чтобы добавитьграницу, выберите на панели Таблицы и границы «карандаш» и нарисуйте имграницу в нужном месте. Можно также дать  команду Таблица ► Разбитьячейки или щелкнуть на кнопке Разбить ячейки  на панели инструментовТаблицы и границы.

Для ввода числастолбцов и строк, на которые необходимо разбить выделенную  ячейку,воспользуйтесь счетчиками диалогового окна Разбиение ячеек.

Передраспечаткой может потребоваться: выполнить несколько завершающих  операций,которые придадут таблиц безупречный профессиональный вид.  В Word 97 можновыполнить как автоматическое, так и ручное форматирование  таблицы. Можнодобавлять или удалять рамки, изменять их вид, использовать  разные цвета изаливку.

Средство Автоформатпозволяет использовать готовые  форматы, которые выбираются одним щелчкоммыши.  Щелкните на таблице и дайте  команду Таблица ► Автоформатили щелкните на таблице  правой кнопкой мыши и в  контекстном меню выберите пункт Автоформат – откроется  диалоговое окно Автоформат  таблицы.

Автоформатпредоставляет  средства использования рамок, заливки, шрифтов и  цвета.Большинство форматов обеспечивают специальное форматирование строки заголовка,последней строки, первого и последнего  столбцов, так как именно эти столбцы истроки часто содержат заголовки и  итоговую информацию. Установите или снимитефлажки, в зависимости от того,  какие параметры форматирования надо применить.Выбранный формат отображается на панели предварительного просмотра Образец.Для применения  выбранного формата щелкните на кнопке OK. Если результатне нравится,  щелкните на кнопке Отменить или вновь выберите пункт Автоформати измените  формат.

Не обязательнопользоваться готовыми вариантами диалогового окна Автоформат  таблицы. Дляпроизвольного форматирования удобно применять панель Таблицыи границы. Рамки ячеексоздаются при помощи кнопок Тип линии, Толщина линии и Цвет границы. Щелкните нараскрывающих стрелках у кнопок Типлинии, Толщина линии и выберите нужный вариант.

Щелкните накнопке Цвет границы (Авто) – откроется палитра. Выберите нужныйцвет и проведите «карандашом» по линиям, цвет которых надо изменить. Убедитесь, что прочерчена линия целиком, иначе цвет применен не будет. Три описанные выше кнопки являются динамическими, то есть содержатпоследний  сделанный выбор, который легко применить повторно.

Для изменениятипа линий выделите ячейки, рамки которых надо преобразовать, выберите нужныеустановки и щелкните на раскрывающей кнопке Границы. Вид рамкивыбирается из 10 возможных вариантов. Внутренние рамки возникают, если выбрано несколько ячеек.Внешние рамки задают границу вокруг ячейки или группы ячеек. Обычно внешнююрамку заедаютдлявсей таблицы.

Щелкните нараскрывающей стрелке у кнопки Цвет заливки – откроется  палитра цветовзаливки, включающая и оттенки серого. Если распечатанная таблица будетксерокопироваться, помните, что некоторые цвета при  копировании передаютсяплохо. Если используются разнообразные линии и  цвета заливки, перетащите этипалитры и расположите их как отдельные панели  инструментов. Теперь для выбораграниц и цвета заливки не надо  всякий раз открывать меню

Если в таблицеотрегулирована ширина столбцов, то ее нельзя растянуть по  ширине страницы, ненарушив формат, но можно отцентрировать таблицу  между левым и правым полем. Дляэтого выделите таблицу и щелкните на  кнопке По центру на панели Форматирование.

В таблицах Word допустимыпростые вычисления. Если лишь изредка требуется  подсчет итогов, можнопроводить вычисления прямо в Word, а Excel оставить  дляболее сложных задач.

Для вычисленийбез помощи автосуммы  дайте команду Таблица ► Формула – откроетсядиалоговое окно Формула. Word автоматически предложит формулу,исходя  окружения текущей ячейки. Если формула не годится, введите другую. Дляэтого щелкните на поле Формула и удалите формулу (кроме знака «=»). Для вводановой формулы  используйте адреса ячеек.

В дополнение кобычным операциям, таким как сложение и вычитание, можно  выбрать израскрывающегося списка функции, например Average(), Minimum(), Maximum() и Count(). Дляиспользования функции введите в текстовое поле  Формула знак «=», азатем выберите 'нужную функцию из раскрывающегося  списка Вставить функцию.Формат результата можно выбрать из раскрывающегося списка Формат числа.

После вводаформулы в ячейку ее нельзя редактировать напрямую. Изменить  можно толькоформатирование ячейки, но не ее содержание. При изменении любого числа, накотором основана формула, надо заново вычислять результат.  Для этого, выбравячейку, надо нажать клавишу F9.

Средства автоматизацииработы.

Одно изназначений компьютера состоит в том, чтобы избавить пользователя  от повторенияоднообразных действий. Программа Word предлагает для этой  цели возможностьиспользования стилей и шаблонов.

Стили в Word 97 позволяютсохранять существующие форматы и применять их к другим текстам.  Стиль можетопределять шрифт, его размер,  начертание, тип выравнивания, расстояние между символами, абзацный отступ, маркеры и нумерацию, рамки и любой другой видформатирования.  Чтобы применить созданный стиль достаточно  выбрать его изсписка. Главное преимущество стилей состоит в том, что при изменении стиляавтоматически меняется и оформленный с его помощью  текст. Это намного проще,чем менять размер  шрифта в многочисленных заголовках.

При создании новогодокумента Word список стилейзадается по умолчанию.  Для использования стиля щелкните на раскрывающей кнопкена панели Форматирование рядом с названием стиля «Обычный», ивыберите применяемый  стиль. Стиль можно выбрать до ввода текста или применитьк выбранному тексту. Обратите внимание, что надписи в списке стилей выполнены всоответствующем стиле. Из-за этого список открывается довольно медленно.

Стилей, заданныхпо умолчанию, обычно недостаточно, но, к счастью, можно  создать и новые стили.Сделать это просто. Отформатируйте абзац так, как  нравится, щелкните на полестилей, введите название стиля и нажмите клавишу  ENTER. Для изменениястиля выделите абзац, оформленный с его помощью, и внесите необходимыеизменения. Пока абзац выделен, щелкните на поле стилей на панели Форматирование и,не набирая названиястиля,нажмите клавишу ENTER. Откроется диалоговое окно, позволяющеепереопределить текущий стиль, используя выделенный фрагмент как образец, илипереопределить формат выделенного фрагмента, используя текущий стиль.

В диалоговомокне Переопределение стиля можно включить автоматическое обновление стилей вдальнейшем. Но лучше не устанавливать этот флажок, так как в противном случаепри внесении изменений не выдается предупреждения.

Некоторые стилисодержат интервалы до и после абзаца. Чтобы изменить  величину интервала междуабзацами в данном стиле, выделите абзац, дайте  команду Формат ► Абзаци на вкладке Отступы и интервалы установите размер  интервала перед и после.После таких изменений переопределите стиль.

Если стиль вдальнейшем будет применяться в других документах, добавьте  его в шаблон Обычный,открываемый по умолчанию при создании документа.  Для этого дайте команду Формат► Стиль, выберите из списка нужный стиль и  щелкните на кнопке Изменить.Установите флажок Добавить в шаблон. Теперь  новый стиль будет всегдадоступен при создании документа.

Для удалениястиля из шаблона Обычный выберите его в списке стилей и щелкните накнопке Организатор – откроется диалоговое окно Организатор. Выберитеодин ли несколько стилей в списке B Normal.dot и щелкните накнопке  Удалить. Затем щелкните на кнопке Да. Чтобы удалитьнесколько стилей,  щелкните на кнопке Да для всех. Для выхода издиалогового окна Организатор  щелкните на кнопке Закрыть. Все документы,использующие удаленные стили,  будут переформатированы, так что не следуетудалять стили, применяемые в  существующих документах.

Основой каждогодокумента является шаблон. Шаблон – это набор параметров форматирования,который доступен при создании нового документа.  Обычный (стандартный) шаблонтакже содержит элементы автотекста, макросы,  панели инструментов, меню иоперации, присвоенные сочетаниям клавиш. Для  облегчения работы Word 97 содержитдополнительные шаблоны предварительного форматирования документов, а такжемастера шаблонов, которые помогут  пройти этапы предварительногоформатирования.

По команде Файл► Создать из Word 97 или Создать документ MicrosoftOffice(изГлавногоменюWindows 9х)пользователю предоставляется набор шаблонов. Список шаблонов определяется приустановке программы Word, но  туда добавляются и новые шаблоны, созданные накомпьютере. Шаблоны с  расширением .wiz соответствуютмастерам. Выберите шаблон, чтобы увидеть  его в окне предварительногопросмотра. Для шаблонов, созданных другими  пользователями, предварительныйпросмотр часто невозможен. После выбора  шаблона щелкните на кнопке OK.

Шаблоны содержатподстановочные символы там, где можно вставить свой  текст.

При сохранениидокумента, созданного с помощью шаблона, ему присваивают  имя, как и любомудругому документу. Чтобы использовать документ как шаблон для будущихдокументов или если документ с самого начала создается в  качестве шаблона,щелкните на раскрывающей кнопке Тип файла в диалоговом  окне Сохранениедокумента и выберите пункт Шаблон документа (*.dot).

Выбрав пункт Шаблондокумента ('.dot), откройте папку Шаблоны. Можно выбрать категорию папки для хранения шаблона. Введите описательное имя шаблона в  полеИмя файла и сохраните шаблон. Теперь шаблон появится в диалоговом окне  Файл► Создать в какой-то из категорий или на вкладке Общие.

В современноммире очень важна возможность отправить факс, не покидая дома. Телефонныелинии на работе могут быть аналоговыми и цифровыми, но  на цифровых линияхиспользовать факс-модем нельзя. Если компьютер связан со всем миром при помощи факс-модема,отправить факс с помощью Мастера факсов не сложнее, чем напечатать документ.Для вызова Мастера факсов дайте команду Файл ► Создать,откройте вкладку Письма и факсы и дважды щелкните на значке Мастер факсов. Если документ,отправляемый по факсу, уже, создан, можно открыть Мастера факсовкомандой Файл ► Отправить ► Факс. Работа мастера включаетшесть шагов, необходимых для отправки факса. Для перехода от одного шага к другомупользуйтесь кнопкой Далее. Программа Microsoft Fax входит в пакет MicrosoftOffice97. Для отправки факсов можно использовать и другие программы, установленные накомпьютере.  Убедитесь, что введен правильный номер телефона и международныйили междугородный код. По окончании последнего этапа мастер заканчивает работуи  открывает титульную страницу факса, на которую можно ввести необходимую информацию.

Когда факс готовк отправке, щелкните на кнопке Отправить факс сейчас на  специальнойпанели управления. Если модем не работает или при отправке  произошла ошибка,проверьте факс-модем и соответствующее программное  обеспечение.

Схема документа.

Для многих план– это та ужасная вещь, которую учитель требует обязательно  представить принаписании сочинения в школе. В Word 97 все гораздо проще.  Использованиестилей заголовков позволяет легко увидеть тематику основных  разделовдокумента, не пролистывая страниц за страницей. Можно легко  изменятьотображаемый уровень глубины заголовков и схему документа, чтобы  использоватьее в качестве реферата.

Схему документа Word 97, то естьнеобходимые заголовки, создают в режиме  структуры. Ввод текста осуществляютпозже в обычном режиме или в режиме  разметки. При создании документа щелкнитена кнопке Режим структуры а  горизонтальной полосе прокрутки. Подпанелью Форматирование появится  панель Структура.

Стиль, заданныйпо умолчанию – Заголовок 1. Введите первый заголовок и  нажмите клавишу ENTER. Можно сначалаввести все заголовки первого уровня,  а затем заголовки более низкого уровняили вводите заголовки разных уровней  в естественном порядке. Стиль Заголовок1 соответствует не первому заголовку,  а заголовку первого уровня. Вдокументе может быть несколько заголовков  первого уровня. Для перехода кзаголовку второго уровня, например Заголовок 2, нажмите клавишу TAB. Существуетдевять уровней заголовков. Чтобы  перейти к заголовку более высокого уровня,нажмите комбинацию клавиш SHIFT + TAB.

Чтобы изменитьуровень заголовка, выделите его так же, как обычную строку. Установитеуказатель на символ структуры (значок «плюс», «минус» или «квадратик»),расположенный перед заголовком. Когда появится указатель со стрелками, щелкнитена символе структуры. Знак  «плюс» перед заголовком означает, что в разделеесть подзаголовки. Перетащите выделенный текст вправо: или влево для повышения(соответственно, понижения) уровня заголовка. Можно также щелкнуть на кнопках Повыситьуровень или Понизить уровень, расположенных на панели Структура. Понизить уровень до обычного текста можно щелчком на кнопке Понизить  дообычного текста.

После созданияструктуры документа можно отобразить любые необходимые  уровни. Щелкните наодной из семи кнопок Показать заголовки на панели Структура. Вдействительности все заголовки более низких уровней оказываются то заголовкичетвертого и последующих уровней, а также обычный текст не  отображаются.

Если какие-тоуровни не отображаются, зубчатая линия подчеркивания указывает на наличиекрытых уровней. Для полного раскрытия структуры и показа всех уровней щелкнитена кнопке Все заголовки.

Чтобысосредоточить внимание на отдельном пункте, сверните все более низкие уровни иразверните только нужный раздел. Щелкните на кнопке Показать заголовок 1– свернутся все заголовки более низкого уровня. Переместите указатель мыши налевое поле и выделите нужный заголовок. Для разворачивания вложенных уровнейщелкните на кнопке Развернуть или  дважды щелкните на значке «+» передзаголовком. Для свертывания  уровня щелкните на кнопке Свернуть илиопять-таки дважды щелкните на значке «+» перед заголовком.

Очень полезнавозможность распечатки структуры или ее части. Сверните или  развернитеструктуру так, чтобы отображались только те пункты, которые надо  распечатать,и щелкните на кнопке Печать. В режиме предварительного просмотраотображается весь документ, однако распечатаны будут только развернутые разделыи заголовки.

После созданияструктуры переключитесь в обычный режим или в режим разметки и введите подзаголовками обычный текст. Для этого щелкните на правом краю заголовка, нажмитеклавишу ENTER и набирайтетекст. Если план  оказался неудачным, в любой момент можно переключиться врежим структуры  и внести изменения.

Word 97 содержитсредство, называемое схема документа. Оно позволяет относительно простоработать с длинными документами в любом режиме просмотра.  Дайте команду Вид► Схема документа – откроется окно, содержащее все заголовки. Дляперехода к любому разделу достаточно щелкнуть кнопкой мыши на  его заголовке. Вотличие от режима структуры схема документа не влияет на  печать, и ее нельзяиспользовать для печати части документа.

Структурудокумента можно использовать для выделения разделов  документа и их перемещенияв другое место документа. В режиме  структуры щелкните на значке «+» передзаголовком и перетащите его в новое  положение. Горизонтальная линия покажетновое положение раздела.

Можно такжепользоваться кнопками Переместить вверх или Переместить вниз, расположенными на панели Структура. Щелкните на выбранной кнопке нужное число раз, чтобы раздел переместился в заданное место. Таким образом очень легко исказить документ, поэтому имеет смысл перед грандиозными перестановкамиего сохранить.

Управлениеданными.

Программа Word – это большечем текстовый процессор, это инструмент для  управления информацией. С егопомощью можно вводить, сортировать и  искать данные: имена, адреса ивсевозможные объекты. Можно объединять  списки данных с другими документами Word, печататьпочтовые наклейки,  конверты и бланки писем, Способность хранить списки,например ленов группы  или клуба, и каталоги видеофильмов, компакт-дисков икниг, открывает безграничные возможности. С помощью Word можноиспользовать данные:

•из файла, созданного с помощью Word;

•из файла, созданного с помощью других приложений Microsoft Office;

•извнешнего файла, созданного другими приложениями.

Файл, которыйсодержит информационный список, называется источником  данных. Можно легкоотсортировать информацию из источника данных или  использовать его для созданияпочтовых наклеек или конвертов. Создайте  основной документ, который связан синформацией из источника данных.

Теперь можнообъединить основной документ с источником данных при создании  писем, почтовыхнаклеек или других документов.

Мастер слиянияпозволяет  создавать источники данных и  выполнять слияние документов. Длясоздания нового источника данных с помощью  Мастера слияния дайтекоманду Сервис ► Слияние – откроется диалоговое окно Слияние. Щелкните на кнопке Создать и  выберите тип создаваемого основного документаслияния.  Хотя Word предложит задать  тип документа, выбор на этом этапе не помешает в дальнейшем определить иной тип.

После выборатипа основного  документа Word запросит, использовать ли для этогоактивное окно или новый документ.

Если открытыйдокумент является бланком или если для слияния открыт  сохраненный ранеедокумент, щелкните на кнопке Активное окно, если же  открыт другойдокумент, щелкните на кнопке Создать основной документ.

Щелкните накнопке Получить данные и выберите из раскрывающегося списка  пункт Создатьисточник данных. Откроется диалоговое окно Создание источника  данных.В нем представлен список имен полей (категорий данных), используемых вдокументах слияния. Найдите в списке имена полей, которые будут использоваться.

Имена полейдолжны удовлетворять перечисленным ниже условиям.

•Имяполя по длине не должно превышать 40 символов, при этом, чем оно  короче, темпроще на него ссылаться.

•Каждоеимя поля должно быть уникальным. В источнике данных не должно  быть двух полей,имеющих одно и то же имя.

•Именаполей не могут содержать пробелов и должны начинаться с буквы,  а не с цифры.Можно использовать символ подчеркивания для разделения  слов, но  лучшеотказаться от пробелов и символов подчеркивания и начинать слова с прописнойбуквы, например НазваниеУлицы или ДеньРождения.

•Имена полей не должны содержать специальных символов: точки, запятой, точки сзапятой, косой черты и обратной косой черты.

Давайтеподумаем, как будет использоваться источник данных. Если для имени  и фамилиииспользуется только поле «Имя», начать письмо со слов «Уважаемый Александр» не удастся. При использовании полей Имя и Фамилияпоявится возможность вставить в документ только имя. Если же необходимоформальное  письмо с обращением Уважаемый господин Синцов, включите в полеОбращение  выражения «господин, госпожа, мистер» и так далее.

Адресанеобходимо разделять на НазваниеУлицы, Город, Область,ПочтовыйИндекс.  Тогда при печати почтовых наклеек можно будет провестисортировку по почтовому индексу или распечатать письма только для клиентов изОренбурга.

Источник данныхможет использоваться неоднократно. Объединение полей в  одно занимает совсемнемного времени. Поле всегда можно снова разделить на  несколько полей, еслиэто потребуется в другой задаче.

По умолчанию всеимена полей из списка включаются в источник данных. Для  удаления поля изсписка выберите его и щелкните на кнопке Удалить поле. Чтобы добавитьполе в список, введите его имя в поле Поле и щелкните на кнопке Добавить поле. Если имя поле неверно (например, при наличии пробелов или при совпадении с уже существующим именем), кнопка Добавить полеоказывается пригашена, что сигнализирует о неправильном вводе имени.

Для измененияпорядка полей пользуйтесь кнопками со стрелками. Если запись  вводится избланка или списка, расставьте имена полей в источниках данных  в том жепорядке, что и в бланке или списке. Данные вводятся быстрее, если  их неприходится разыскивать по всей странице. С этой же точки зрения лучше  добавитьнесколько коротких ненужных полей, чем запоминать, что при вводе  данных надочто-то пропустить.

После ввода илиперемещения имен полей щелкните на кнопке OK. Теперь надо сохранить файл источника данных. Затем Word напомнит, что вфайле нет  записей и спросит, должен ли редактироваться источник данных илиосновной  документ. Теперь можно вводить информацию в файл источника данных, щелкнув на кнопке Правка источника данных.

Щелкните накнопке Правка источника данных – откроется диалоговое окно  Формаданных. Введите информацию для каждого поля первой записи. Используйтеклавишу TAB для перехода кследующему полю и клавишу ENTER для  окончания ввода записи.

Перед вводомвторой записи щелкните на кнопке Добавить. Добавлять записи можно в любое время, поэтому не обязательно сразу же вводить всю информацию  отысячах сотрудников предприятия. Можно просмотреть записи, щелкнув на кнопке Источник.Word представляетдокумент в виде таблицы.

Когда открытфайл источника данных, Word автоматически отображает панель База данных. На этойпанели доступны инструменты управлении источником данных. Можно вводить новыезаписи, редактировать или удалять их.

Для добавленияновой записи в конец источника щелкните на кнопке Добавить  запись напанели База данных. Для удаления записи установите курсор на удаляемойзаписи и щелкните на кнопке Удалить запись на панели База данных. Будьте осторожны, чтобы не удалить первую строку с именами полей. Если  такоепроизойдет, придется создать ее заново. Для сохранения записей сохраните файлисточника данных.

Чтобы добавить,удалить или переименовать поля в источнике данных,  щелкните на кнопке Управлениеполями – откроется диалоговое окно  Управление полями. Еслипредпочтительней вводить или просматривать  записи с помощью формы данных, откройте диалоговое окно Форма  данных.

 Можноупорядочить источник данных, проведя сортировку по любому  полю: фамилии,почтовому индексу или другим полям. Записи сортируют  по возрастанию (от А до Яи от 0 до 9) или по убыванию (от Я до А и  от 9 до О). Для сортировки записи висточнике данных установите курсор в нужный столбец. Щелкните на кнопке Сортировкапо возрастанию или Сортировка по убыванию. Эти кнопки находятся напанели База данных.

В текстовомпроцессоре Word можноотсортировать любые  списки, а не только записи в  источнике данных. Например, можно сортировать таблицы,  маркированные списки и даже  обычные абзацы.Сначала  выделите объект сортировки.  Дайте команду Таблица ►Сортировка – откроется диалоговое окно Сортировка текста.

Если выделенатаблица или  источник данных, в раскрывающемся списке Сортировать  отображаетсясписок имен полей, основанный на первой строке таблицы. Если  выбранмаркированный список или абзацы текста, в списке Сортироватьотображаются только пункты Абзацы и Поле 1. Выберите пункт Абзацыдля сортировки по первому слову в каждом абзаце или Поле 1 – длясортировки по  первому полю или столбцу таблицы. Укажите, являются лисортируемые данные  текстом, числами или датами и выберите порядок сортировкипо возрастанию  или убыванию. Если сортируются данные в таблице или источникеданных,  можно задать до трех уровней сортировки. Необходимо также проверить,есть  ли в таблице строка заголовков. Введя все условия сортировки, щелкнитена  кнопке OK для еевыполнения.

еще рефераты
Еще работы по информатике, программированию