Реферат: Контрольная по Access

Система управления базами данных MICROSOFT ACCESS

Создать файл базы данных по результатам таблицы. Наоснове таблицы сформировать запрос с итоговыми вычислениями в который включитьполя: “ наименования товара”, “Остаток”, “Сумма выручки”; предусмотреть:сортировку записей по полю “Наименование изделия”, вычисление значений в поле“Сумма выручки”: “Цена за единицу” х “Реализовано”, по полю “Остаток”:“Произведено” — “Реализовано”, итоговые вычисления по полям “Остаток”, “Суммавыручки”: создать форму для ввода новых записей в таблицу базы данных, вид форм- “В один столбец”; создать отчет по результатам запроса, вид отчета “В одинстолбец”, в отчете предусмотреть вычисление итогов по полю “Сумма”; создатьмакрос в виде панели кнопок, предусмотреть кнопки для ввода записей в таблицубазы данных и просмотра содержимого таблицы.

Таблица

Дата Наименование изделия Цена изделия (руб.) Произведено (шт.) Реализовано (шт.) Остаток (шт.) Сумма выручки (руб.) 06.01.99 Глушитель 250 480 450 06.01.99 Колесо 380 150 150 22.02.99 Корпус 65 80 80 06.01.99 Диск 70 60 55 06.01.99 Маховик 98 350 300 22.02.99 Глушитель 250 400 400 23.03.99 Корпус 65 60 60 19.03.99 Глушитель 250 350 380 22.02.99 Колесо 380 180 180 23.03.99 Маховик 98 280 260

 Итого :

 Выполнение задания.

Создадим файл базыданных. Для этого вначале загрузим ACCESS. После того, как наэкране высветится меню выберем последовательно пункты “Файл” и “Создать” Впоявившемся диалоговом окне укажем диск и каталог, на который будет записанфайл базы данных и пропишем имя файла базы данных в нашем случае PRO_DT (расширение MDB, будет присвоено файлу автоматически самойпрограммой). При этом будет создан и записан на диск файл PRO_DT.MDB.

Сформируем таблицуданных. Для этого в следующем диалоговом окне нажмем последовательно кнопки“Создать” и “Новая таблица” При этом открывается диалоговое окно формированияструктуры файла базы данных.

Определим поля. Дляэтого присвоим каждому полю имя и определим тип представления данных и ихосновные свойства. Присвоим по запросу программы имя таблицы — “Произв_деятельность”

Представим определениеполей в виде таблицы:

Поле Тип Размер поля Число десятичных знаков Формат поля Маска ввода Дата Дата\время Краткий формат даты 99.99.00;0 Наименование изделия Текстовый 30 Цена изделия Денежный Авто Денежный Произведено Числовой С плавающей точкой 8 бт. Авто Реализовано Числовой С плавающей точкой 8 бт. Авто

Следует отметить, чтодля отображения данных имеющейся таблицы, поле “Наименование” может иметь длину9 символов, но в этом случае, при производстве товара с более длиннымнаименованием оно может не поместиться, поэтому длина поля выбрана 30 символов.

После внесенияприведенных в таблице данных и закрытия диалогового окна, на экране высветитсяокно базы данных. После нажатия на клавишу “Открыть” появится пустая таблицабазы с наименованием полей. Заполним таблицу. При этом данные внесенные втаблицу будут сохранены в файле базы данных PRO_DT.MDB.

Сведем результаты действий в таблицу.

Элемент ACCESS Действия пользователя Результат операции Меню ACCESS Выбор пунктов меню “Файл”, “Создать” Диалоговое окно дискового пространства активного диска (ДОАД) ДОАД Выбор имени файла PRO_DT.MDB Присвоение базе данных имени, переход в окно базы данных (ОБД) ОБД Последовательный выбор кнопок “Создать”, ”Новая таблица” Переход в окно формирования структуры таблицы (ОФСТ) ОФСТ Ввод имен полей, выбор типа данных и элементов форматирования данных Создание структуры файла таблицы, присвоение имени таблице, переход к окну базы данных (ОБД) ОБД Нажатие кнопки “Открыть”, ввод данных в таблицу Формирование таблицы базы данных с исходной информацией.

Сформируем запрос. Дляэтого, находясь в окне базы данных нажмем последовательно кнопки “Запрос” и“Создать”. В появившемся диалоговом окне “Создание запроса” нажмем кнопку“Новый запрос”. Так как в нашей базе данных имеется только одна таблица, то впоявившемся диалоговом окне выбора таблицы для создания запроса последовательнонажмем кнопки “Добавить” и “Закрыть”. В появившемся окне формирования структурызапроса выполним следующие действия:

В первой строке “Поле”формируем поле “Наименование изделия”.

В строке сортировкаполя “Наименование изделия” в раскрывающемся меню выбираем “По возрастанию”.

Создадимдополнительное поле “Остаток”. Для этого переместим курсор в свободную колонкусправа от поля “Наименование изделия” и введем выражение: “Остаток:Произведено — Реализовано” Таким образом будет создано новое поле “Остаток”Затем зафиксировав курсор на поле “Остаток” и нажав правую клавишу мыши выберемв появившемся меню пункт “Свойства”. В открывшемся диалоговом окне свойств поляв строке формат поля активизировав раскрывающееся меню выберем “Числовой” иопишем его свойства.

Аналогично создаетсядополнительное поле” Сумма выручки”. Переместим курсор в свободную колонкусправа от поля “Остаток”. Введем выражение “Сумма выручки: Цена изделия *Реализовано” Поместив курсор на поле “Сумма выручки” и нажав правую клавишумыши выберем “Свойства” и определим тип данных при помощи меню как “Денежный”

Для реализацииопераций итогового вычисления произведем следующие действия:

Для определения итоговпо полю “”Остаток” выберем из меню “ACCESS” пункт “Вид”. Затемвыберем пункт “Групповые операции” В окне формирования структуры запросапоявится строка “Групповая операция”. В этой строку в поле “Остаток” израскрывающегося меню выберем “SUM”.

Для определения итоговпо полю ”Сумма выручки” выберем из меню “ACCESS” пункт “Вид”. Затемвыберем пункт “Групповые операции” В окне формирования структуры запросапоявится строка “Групповая операция”. В этой строку в поле “Сумма выручки” израскрывающегося меню выберем “SUM”.

При закрытии окна“Запрос” ответим “Да” на вопрос “Сохранить изменения запроса” и присвоимзапросу имя “Полный запрос”

Сведем в таблицу основные операции по созданиюзапроса.

Элемент ACCESS Действия пользователя Результат операции Окно базы данных Последовательное нажатие кнопок “Запрос и “Создать” Диалоговое окно создания запроса (ДОСЗ) ДОСЗ Кнопка “Новый запрос” Диалоговое окно “Добавление таблицы” (ДОДТ) ДОДТ Выбор исходной таблицы Кнопки “Добавить, Закрыть” Диалоговое окно формирования структуры запроса (ДОФЗ) ДОФЗ Выбор полей запроса, условий сортировки Структура таблицы запроса (СТЗ) Вычисляемые поля ДОФЗ Выбор полей запроса, создание дополнительных вычисляемых полей, форматирование данных. Структура таблицы запроса (СТЗ) Итоговые запросы ДОФЗ Выбор полей запроса; меню ACCESS — “Вид” ”Групповые операции”, определение итога полем “SUM” Структура таблицы запроса (СТЗ) СТЗ Закрытие ДОФЗЮ, присвоение имени запросу Результатная таблица запроса.

Создадим форму дляввода новых записей в таблицу базы данных.

Для создания формыоткроем окно базы данных. Затем последовательно нажмем кнопки “Форма” и“Создать”. На экране появится диалоговое окно “Создание формы”. В раскрывшемсяперечне созданных таблиц и запросов ( окно “Выбор таблицы\запроса”) выберемсозданную таблицу “Произв_деятельность”. Затем нажмем кнопку Мастера. Из предложенных“Мастером” разновидностей выберем форму “В один столбец”. После запускамастера необходимо определить поля формы. Перенесем в форму весь список полей.При закрытии макета формы присвоим ему имя “Произв_деятельность”

Создадим в формекнопки для перехода в “пустой” бланк формы для внесения данных в таблицу ивыхода из режима ввода записей. Для этого в окне базы данных нажмемпоследовательно кнопки “Форма” и “Конструктор” (Если на экране отсутствуетпанель элементов, предварительно в меню ACCESS выберем пункты “Вид”и “Панель элементов”)

Для выхода на “пустую”форму для добавления новой записи выберем пиктограмму “Кнопка” на “Панелиэлементов” и зафиксируем указатель мыши на свободном пространстве формы врежиме конструктора. В раскрывшемся диалоговом окне выбираем “Тип действия” — “Работа с записями” и “Действие” — “Добавление новой записи”. Затем выбираемчто разместить на кнопке — рисунок или текст. Выбираем “Рисунок”, “Новаязапись”. В качестве подписи-комментария к кнопке выбираем “Новая запись”.

Для выхода из режимаформы фиксируем кнопку на свободном месте поля формы, отмечаем “Тип действия” — “Работа с формой” и “Действие” — “Закрытие формы”. Затем выбираем рисунок иназвание кнопки. В результате на форме появятся две кнопки позволяющие управлятьработой формы.

При нажатии на кнопку“Новая запись” ACCESS переводит диалог с пользователем на создание новойзаписи предлагая ему пустую форму без записей. При нажатии на кнопку “Выход”диалог из режима формы переходит в окно базы данных.

Представим результаты действий по созданию формы ввиде таблицы

Элемент ACCESS Действия пользователя Результат операции Окно базы данных Нажатие кнопки “Создать” Окно “Создание формы” (ОСФ) ОСФ Выбор таблицы\запроса для которой создается форма, нажатие кнопки мастера Окно “Мастера по разработке форм” (МРФ) МРФ Выбор мастера “В один столбец” Окно мастера создания структуры формы (МСФ) МСФ Выбор полей, порядка полей в форме, выбор типа и названия формы. Готовая форма Окно базы данных Нажать кнопку “Конструктор” Конструктор форм (КФ) КФ Меню ACCESS: выбор пунктов “Вид”, “Панель элементов” Вызов на экран “Панели элементов”(ПЭ) Окно базы данных, КФ, ПЭ Выбор на “Панели элементов” пиктограммы “Кнопка”, перенос ее на форму. Мастер создания кнопки (МСК) МСК Выбор “Тип действия”, “Действие”, рисунка и подписи к кнопке Функциональная кнопка в форме.

Создадим отчет порезультатам запроса. Для этого в окне базы данных последовательно нажимаемкнопки “Отчет” и “Создать”. В появившемся диалоговом окне выбираем запрос, покоторому будет создаваться отчет —

 “Полный запрос”.После выбора запроса нажимаем кнопку “Мастера” для вызова мастера отчета. Изсписка Мастеров выбираем пункт “В один столбец”. В появившемся диалоговом окневыбираем поля которые будут помещены в отчет. В следующем диалоговом окнеопределяем поле, по которому будет производиться сортировка записей — “Наименование изделий”. Затем определяем стиль оформления отчета. Определяем,что расстояние между строк 0,5 см., формат бумаги — А4, ориентация бумаги — книжная, заголовок отчета — “Справка по производственной деятельности”. Послеэтого Мастер откроет отчет в режиме предварительного просмотра. Для вычисленияитогов по полю “Сумма” в режиме конструктора отчета в “Области примечанийотчета” создадим поле, активизируем вызов на экран окна свойств. Затем, встроке “Данные” введем формулу +SUM ([Сумма]). В раскрывающемся меню в строке “Формат поля” укажем“Денежный”, в строке “Сумма с накоплением” укажем “Для группы” и отформатируемназвание поля — “Общая сумма выручки”. В окончании работы сохраняем отчетприсваиваем ему имя.

Представим действия в виде таблицы

Элемент

 ACCESS

Действия пользователя Результат операции Окно базы данных Нажатие кнопок “Отчет” и “Создать” ОСО Выбор таблицы\запроса, нажатие кнопки “Мастер” ОВМО Выбор мастера “В один столбец” ОМСО Выбор полей и очередности полей в отчете, выбор полей для сортировки данных, выбор типа отчета, выбор полей для вычислений, выбор формата отчета выбор типа группировки Стандартный отчет “В один столбец” с итоговыми вычислениями Стандартный отчет Изменение структуры, форматирование отчета Стандартный отчет “В один столбец” с итоговыми вычислениями

Создадим макрос в видепанели кнопок. Для этого в окне базы данных последовательно нажать кнопки“Форма” и “Создать”. В окне “Создание формы” нажать кнопку “Пустая форма”. Приэтом откроется окно конструктора форм Если на экране нет “Панели элементов”, тонадо воспользоваться пунктами меню ACCESS “Вид” и “Панельэлементов”. Создадим на поле формы кнопку. Для этого нажмем мышью напиктограмму “Кнопка” панели элементов и зафиксируем указатель мыши на свободномпространстве поля формы. В открывшемся окне мастера создания кнопки нажмем“Отмена”. Поместив указатель мыши на созданную кнопку, нажмем на правую клавишумыши. В появившемся контекстном меню выберем пункт “Свойства” В раскрывшемсяменю выберем пункт “Свойства событий” В строке “Нажатие кнопки” перейдем врежим построителя макросов, после чего перейдем в пункт “Макросы” в окнепостроителя.

Ответим да на запроспрограммы о сохранении макроса и сохраним его под именем “Ввод данных” Воткрывшемся окне конструктора макроса выберем в раскрывающемся меню пункта“Макрокоманда” выберем “Открыть таблицу”. В разделе “Аргументы макроса” встроке “Имя таблицы” выберем “Произв_деятельность”, в строке “Режим” — таблица”, в строке “Режим данных” — “Изменение”. Закроем конструктор сохранивсделанные изменения. Поместив указатель мыши на кнопку и нажав правую клавишувыберем в появившемся меню пункт “Свойства кнопки” В меню свойств выберем“Свойства макета”. В строке “Рисунок” нажмем на кнопку перехода в окнопостроения рисунков. Выберем из списка рисунок “Новая запись”, при этом рисунокпоявится на созданной кнопке. Для обозначения кнопки надписью, выберемпиктограмму “Подпись” и разместим указатель мыши рядом с кнопкой. Введемнадпись “Ввод новой записи”. Повторим те же действия для создания кнопки“Просмотр таблицы”, но при этом в разделе “Аргументы макроса” в строке “Режимданных” укажем “Только чтение”. Также при изменении свойств кнопки выберемрисунок “Просмотр документа, а при выборе пиктограммы “Подпись” наберем текст“Просмотр таблицы”.

Для помещения названияпанели кнопок выберем пиктограмму “Подпись”, зафиксируем указатель мыши насвободном месте формы и ведем текст “Панель кнопок”. Сохраним сделанныеизменения.

Представим действия в виде таблицы

Элемент ACCESS Действия пользователя Результат операции Окно базы данных Нажать кнопки “Форма”, “Создать”, “Пустая форма” Конструктор создания формы (КСФ) КСФ Меню ACCESS. Пункты “Вид”, “Панель элементов” Вывод панели элементов на экран (ПЭ) КСФ, ПЭ Нажать на пиктограмму “Кнопка” ПЭ, зафиксировать указатель мыши на поле формы Мастер создания кнопки (МСК) МСК Нажать кнопку “Отмена”

Кнопка на поле

 формы (К)

К Поместить мышь на кнопку, нажать правую клавишу Контекстное меню (КМ) КМ Выбор пункта “Свойства”

Окно свойств

кнопки (ОСК)

ОСК Выбор пункта “Свойства событий”, в строке “Нажатие кнопки” выбор пиктограммы режима перехода в режим построения макроса Окно построителя макросов (ОПМ) ОПМ Выбор пункта “Макросы”, сохранение макроса, присвоении имени “Ввод данных” макросу Открытие окна конструктора макросов (ОКМ) ОКМ Выбор в пункте “Макрокоманда” пункта “Открыть таблицу”, в разделе “Аргументы макроса” выбрать, имя таблицы режим открытия, режим данных, закрыть ОКМ Запись созданного макроса в окно базы данных ОСК Выбор пункта “Свойства макета” в строке “Рисунок” перейти в окно построителя рисунков Окно построителя рисунков (ОПР) ОПР Выбрать рисунок Создание рисунка на кнопке ПЭ Выбрать пиктограмму “Подпись”, разместить на поле формы, набрать текст подписи. Создание надписи к форме

Для автоматическогозапуска панели кнопок с “рабочего стола” Windows в окне базы данныхвыбирают кнопку “Макрос”. Нажимают кнопку “Создать” и в открывшемся окне“Макрокоманда” выбирают “Открыть форму”. В позиции “Аргументы макроса” в строке“Имя формы выбирают “Панель кнопок”, а в строке “Режим” — “Форма”. Присохранении макроса ему присваивают имя “autoexec”. На диске С: находятфайл с именем PRO_DT.MDB, создают для него ярлык и присваивают этому ярлыкуимя. При активизации ярлыка на рабочем столе, автоматически запускается панелькнопок