Реферат: Обработка табличной информации с помощью сводных таблиц средствами MicroSoft Excel

/>/>/> 

Краснодарский Государственный Университет Культуры иИскусств

 

 

 

Факультет

Экономики Управления и Рекламы

 

Дисциплина: Информатика

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

ТЕМА: «Обработка табличной информации с помощьюсводных таблиц средствами MicroSoftExcel»


                                                                  Выполнила:Студентка 2-го курса

                                                                                           Группы НЭК-99

                                                                                           Никитина Т.

                                                                 

 

                                                                  Проверил:____________________

Краснодар 2001

/>Оглавление

Оглавление… 2

Введение… 3

Создание сводной таблицы… 3

Основные элементы сводных таблиц… 4

Изменение структуры сводной таблицы… 5

Детальные данные сводной таблицы и выполняемые над нимидействия… 6

Отображение или скрытиедетальных данных сводной таблицы… 6

Отображение или скрытиеэлементов поля сводной таблицы… 7

Отображение максимальных илиминимальных элементов в поле сводной таблицы            7

Отключение доступа к детальнымсведениям сводной таблицы… 7

Группировка и разгруппировка данных в сводной таблице… 8

Группировка и разгруппировкаэлементов поля сводной таблицы… 8

Группировка и разгруппировкачисел в сводной таблице… 8

Группировка и разгруппировкадат или времен в сводной таблице… 9

Группировка и разгруппировкаэлементов поля страницы сводной таблицы… 9

Обновление или изменение источника данных сводной таблицы… 9

Обновление данных в своднойтаблице… 10

Отключение обновления своднойтаблицы при открытии файла книги… 11

Сортировка данных сводной таблицы… 11

Сортировка элементов своднойтаблицы по названиям… 11

Сортировка элементов своднойтаблицы по значениям ячеек области данных… 12

Использование в сводной таблицепользовательского порядка сортировки… 12

Подведение итогов и обработка данных сводной таблицы… 12

Изменение итоговой функции вобласти данных сводной таблицы… 13

Использование нескольких итоговыхфункций для обработки данных сводной таблицы     13

Использование дополнительныхвычислений для поля данных сводной таблицы 13

Создание вычисляемого поля всводной таблице… 14

Создание вычисляемого элементаполя в сводной таблице… 14

Использование общих и промежуточных итогов в сводной таблице… 15

Отображение или скрытие общихитогов в сводной таблице… 15

Вставка или удалениепромежуточных итогов в сводной таблице… 15

Изменение итоговой функции,используемой в вычислениях промежуточных итогов сводной таблицы… 16

Создание диаграммы для сводной таблицы… 16

Контрольные вопросы:… 16

Список литературы:… 17

 

Введение.

Для начала всё-таки стоитпрояснить некоторые вещи, например что такое «сводные таблицы» и длячего они вообще существуют в природе...

Сводная таблица — этотаблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединениябольших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы, можно создать новыеитоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрациюданных, а также отобразить детально данные области.

Другими словами эти таблицыпозволяют объединить  данные с разных  источников, таких как базы данных,таблицы, а так же внешних источников данных, например Интернет.

/>Создание сводной таблицы

Перед тем как создать своднуютаблицу необходимо сначала задать данные для этой таблицы, выделив  частькниги, страницы, а в случае если это база данных или же список, то необходимовыделить ячейку списка или базы данных.

/>Для случая, когда  сводную страницу создают из одногодокумента (листа Microsoft Excel), то наиболее рационально  пользоватьсямастером сводной таблица, кнопка которого находится на панели «сводныхтаблиц»:

 После нажатия на эту кнопкупользователю откроется окно, в котором ему будет предложен выбор (в данномслучае не обязательно выделять область до запуска мастера) источникаданных:

·    в списке или базе данных MicrosoftExcel

·    во-внешнем источнике данных

·    в нескольких диапазонахконсолидации

думаю с первым и вторымпунктом всё относительно понятно, их названия говорят сами за себя, а чтокасается третьего пункта, то здесь подразумевается, что существует несколькоисточников данных, например, насколько листов книги.

 При выборе первого пунктаменю, пользователь перейдет в окно, в котором потребуется непосредственно указатьисточник данных в документе, выделив их (если конечно это не было сделано достарта мастера).

После завершения этого этапапоявится окно третьего шага мастера (рис.1)

/>Здесь предстоит непосредственно разместить поля, находящиеся справа нарисунке, зажав каждое из них мышкой и передвинув в нужное поле: столбец,строка, данные, страница. Важно чтобы все поля были заполнены, иначепродолжение работы будет невозможно.

Следующее окно, котороепоявится, является последним. Здесь необходимо выбрать один из двух параметром,«куда будет помещена таблица»: новый лист, существующий лист. Кромеэтой опции в этом окне расположена также ещё и кнопка «параметров»для создаваемой таблицы, в которой можно:

FВыбрать имя таблицы

FВ пункте «формат»выбрать опции: общая сумма по столбцам; общая сумма по строкам; автоформат;включать скрытые значения; объединять ячейки заголовков; сохранятьформатирование.

FВ том же пункте выбрать макетстраницы: вниз затем поперёк; поперёк, затем вниз.

FСимволы, которые будут выводитсявместо пустых ячеек, а так же вместо ошибок.

FВ пункте данные: сохранять данныевместе с таблицей, развертывание(Если флажок развертывание«разрешено» снят, то при двойном щелчке ячейки в области данныхсводной таблицы детали не отображаются.); обновление данных из источникапри каждом открытии.

После завершения всехнастроек и нажатия на кнопку готово, будет выведена сводная таблица свыбранными полями.

Если при создании своднойтаблицы использовался пункт " во-внешнем источнике данных", в первомокне базы, то при продолжении появится окно, в котором нужно будет  открыть илисоздать новый файл запроса (является средством для извлечение информации избазы данных, причем данные могут быть распределены среди нескольких таблиц)  на данные, нажав кнопку «получить данные». После этого момента мастерпродолжит свою работу идентично предыдущему пункту.

Что же касается опции "в нескольких диапазонах консолидации" всё в том же первом окне мастера, тотам будет несколько иной порядок выполнения. Второе окно предложит выбрать, какследует создавать поля на страничке: создать поля страница; создать одно поле.

При выборе первого пунктадалее будет необходимо выбрать источники (несколько) данных, а также указатьколичество полей на странице в интервале от 0 до 4, а после этого в окошкахвыбрать диапазоны значений.

/>

После чего продолжитсястандартный выбор значений для полей. Если же будет выбран пункт «создатьодно поле», то появится такое же окно, как и в предыдущем случае, но безполей для выбора диапазона.

После завершения работымастера по одному из вышеперечисленных путей, в книгу будет вставлена  сводная таблица, с выбранными значениями строк и столбцов с просуммированнымизначениями полей, внесенных в область «данные» на рисунке 1.

/>Основные элементы сводных таблиц

Прежде чем продолжить этуработу, я думаю, что будет не лишним рассказать из каких все-таки элементовсостоят сводные  таблицы, и для этого рассмотрим пример на рисунке 2.

/>

Поле страницы — это поле исходного списка или таблицы, помещенное вобласть страничной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Область»является полем страницы, которое можно использовать для подведения итогов порегионам. При указании другого элемента поля страницы происходит пересчетсводной таблицы для отображения итогов, связанных с этим элементом.

Значение поля страницы — элементы поля страницы объединяют записи илизначения поля или столбца исходного списка (таблицы). Другими словами этопереключением этого поля, фактически каждый раз происходит переход к новому источнику данных по «новому региону».

Поля строки — это поля исходного списка или таблицы, помещенные вобласть строчной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Продукты» и«Продавец» являются полями строки. Внутренние поля строки (например «Продавец»)в точности соответствуют области данных; внешние поля строки (например«Продукты») группируют внутренние. Таким образом здесь прослеживаетсяопределённое правило, каждый элемент (поле) более высокого уровня как быуконкречивают все поля более низкого уровня: параметр «продукт»ограничивает все данные под ним — «продавцы продуктов», «данныепо продажи продуктов этими продавцами».

Поле столбца — это поле исходного списка или таблицы, помещенное вобласть столбцов. В этом примере «Кварталы» является полем столбца, включающимдва элемента поля «КВ2» и «КВ3». Внутренние поля столбцов содержат элементы,соответствующие области данных; внешние поля столбцов располагаются вышевнутренних (в примере показано только одно поле столбца).

Областью данных называется часть сводной таблицы, содержащая итоговыеданные. В ячейках области данных отображаются итоги для элементов полей строкиили столбца. Значения в каждой ячейке области данных соответствуют исходнымданным. В этом примере в ячейке C6 суммируются все записи исходных данных,содержащие одинаковое название продукта, распространителя и определенныйквартал («Мясо», «ТОО Мясторг» и «КВ2»).

Элементы поля — это подкатегории поля сводной таблицы. В данномпримере значения «Мясо» и «Дары моря» являются элементами поля в поле«Продукты». Элементы поля представляют записи в поле или столбце исходныхданных. Элементы поля появляются в виде заголовков строк или столбцов, а такжев раскрывающемся списке для полей страниц.

Поле данных — это поле исходного списка или таблицы, содержащееданные. В этом примере поле «Сумма по Заказ» является полем данных, подводящимитоги исходных данных в поле или столбце «Сумма заказа». В поле данных обычноподводятся итоги группы чисел (например, статистика или количество сбыта), хотятекущие данные могут быть и текстовыми. По умолчанию в сводной таблицеподведение итогов текстовых данных производится с помощью итоговой функции«Кол-во значений», а числовых данных — с помощью итоговой функции «Сумма».

/>Изменение структуры своднойтаблицы

/>Внешний вид сводной таблицы можно изменитьнепосредственно на листе, перетаскивая названия кнопок полей или элементовполей. Так же можно поменять порядок расположения элементов в поле, для чегонеобходимо выделить название элемента, а затем установить указатель на границуячейки. Когда указатель примет вид стрелки, перетащить ячейку поля на новоеместо. Чтобы удалить поле, перетащите кнопку поля за пределы области сведения.Удаление поля приведет к скрытию в сводной таблице всех зависимых от неговеличин, но не повлияет на исходные данные. Если же необходимо использовать всепредусмотренные средства структурирования сводной таблицы, или если в текущуютаблицу не были ранее включены все поля исходных данных, следуетвоспользоваться мастер сводных таблиц. Если же сводная таблица содержит большуюгруппу полей страницы, то их можно разместить в строках или столбцах.

 Кроме того, нужно отметить,что изменение структуры сводной таблицы не затрагивает исходные данные.

/>Детальные данные сводной таблицыи выполняемые над ними действия

Детальные данные являются подкатегорией сводной таблицы. Эти  элементы сводной таблицы являютсяуникальными элементами таблицы или списка. Например, поле «Месяц» можетсодержать названия месяцев: «Январь», «Февраль» и т.д. Над детальными даннымисводной таблицы можно выполнить следующие действия:

·    отобразить или скрыть текущиедетали элемента поля или ячейки в области данных сводной таблицы;

·    выделить элементы, которыенеобходимо отобразить или скрыть в поле сводной таблицы;

·    отобразить максимальные илиминимальные элементы в поле сводной таблицы. Например, 10 крупных сделок илипять мелких сделок.

·    Кроме того, можно ограничить числоотображаемых ячеек в области данных для текущих данных.

/>Отображение или скрытие детальных данных своднойтаблицы

Для того чтобы  отобразитьдетальные данные, которые были скрыты ранее, или же  скрыть имеющиеся нужновыделить элемент поля, детальные данные которого необходимо скрыть илипоказать.

 Далее необходимо нажать насоответствующую кнопку «Отобразить детали» />   или «Скрыть детали» (см. рисунок справа),которые расположены  на панели инструментов Сводные таблицы, или же в меню«Данные» в пункте «группа и структура». При появлениидиалогового окна, выберите поле, для которого необходимо показать детали.

Примечание:

Если для ячейки своднойтаблицы необходимо отобразить детали текущего источника данных, на панелиинструментов «Сводные таблицы» выберите команду «Выделить»в меню «Сводная таблица» и проверьте, что кнопка «Разрешитьвыделение»   не нажата. Далее  необходимо  установить указатель на ячейкуи дважды нажать кнопку мыши. Детальные данные будут размещены  на отдельномлисте книги. Если был указан элемент, не имеющий детальных данных, появляетсявозможность вставить в сводную таблицу поле строки или поле столбца из техполей исходных данных, которые еще не включены в сводную таблицу. В появившемсясписке выберите необходимое поле.

/>Отображение или скрытие элементов поля своднойтаблицы

 Если же необходимоотобразить или скрыть элемент поля, то для этого необходимо, во-первых,выделить поле,  в котором необходимо отобразить или скрыть элементы. Во-вторых,нужно нажать  кнопку «Поле» сводной таблицы/>на панели инструментов «Сводные таблицы»(см. рисунок). Далее,  в появившемся окне,  нужно выбирать элементы, которыенеобходимо скрыть или отобразить, в списке «Скрыть элементы».

Чтобы отобразить или скрытьпустые элементы поля исходных данных, нужно в окне «вычисление полесводной таблицы» установить или снять флажок «Отображать пустыеэлементы».

Примечание: 

Основные и промежуточныеитоги сводной таблицы будут пересчитаны автоматически, и, кроме того,  скрытиеданных сводной таблицы не повлияет на исходные данные.

/>Отображение максимальных или минимальных элементов вполе сводной таблицы

Для отображения максимальныхили минимальных элементов необходимо выделить поле, в котором в дальнейшембудут показаны элементы.

После этого нужно нажатькнопку «Поле сводной таблицы»   на панели инструментов «Сводныетаблицы».  В появившемся окне в списке необходимо выбрать пункт«минимуму» или «максимум» после чего нажать кнопку«Далее».

 После этого, в новом окнеустановить переключатель «Параметры отображения» в положение«вручную», а так же выберите варианты наибольших или наименьших враскрывающемся списке отображать, а также число отображаемых элементов.

После чего выберите поле,содержащее данные, которое необходимо использовать в качестве критерия для определениямаксимальных или минимальных элементов, в раскрывающемся списке с помощью поля.

Примечания:

·    При обновлении сводной таблицы,изменении ее структуры или отображении других элементов поля страницыпроисходит пересчет отображения максимальных или минимальных элементов.

·    Если задано отображениемаксимальных или минимальных элементов поля, остальные элементы поляскрываются. Чтобы отобразить все элементы поля, необходимо установитьпереключатель Параметры отображения в положение вручную.

/>Отключение доступа к детальным сведениям своднойтаблицы

Если установить указатель наячейку области данных сводной таблицы и дважды нажать кнопку мыши, отобразитсяитоговый список исходных данных для этой ячейки.  Иногда  бывает полезно ограничить доступ к подробным сведениям, и для выполнение этой процедурынеобходимо проделать следующее:

·    Нужно  выделить ячейку в своднойтаблице, для которой будут введены ограничения.

·    Выберите команду«Параметры» находящуюся в меню «Сводная таблица», панельинструментов «Сводные таблицы».

·    Снимите флажок «развертываниеразрешено» в группе «Данные».

/>Группировка и разгруппировкаданных в сводной таблице

В сводной таблице можногруппировать даты, времена, числа и выделенные элементы. Например, можнообъединить месяцы, чтобы подвести итоги за квартал. Если временно изменитьориентацию поля страницы на ориентацию по строке или по столбцу, можносгруппировать элементы этого поля и затем снова изменить ориентацию наориентацию по странице.

При выполнении операциигруппировки и разгруппировки данных сводной таблицы автоматическипересчитываются все сводные таблицы, созданные на основе текущей. Если элементыполя сгруппированы, добавление вычисляемых элементов в поле невозможно.

/>Группировка и разгруппировка элементов поля своднойтаблицы

Для осуществления группировки и разгруппировки элементов нужно выделить группируемые элементы.

Далее нажать кнопку«Сгруппировать»  /> на панели инструментов «Сводные таблицы»или в меню «Данные» в пункте  «Группа и структура» чтобысоздать новый элемент, объединяющий выделенные элементы. Новый элементдобавится в группируемое поле сводной таблицы.

Примечания:

·    Чтобы разгруппировать элементы,выделите группу, а затем нажмите кнопку «Разгруппировать» />   на панели инструментов«Сводные таблицы» или в меню «Данные» в пункте «Группа и структура». При выполнении команды разгруппировки чисел,дат или времен расформировывается вся группа; расформировать отдельный элементгруппы невозможно.

·    Если разгруппировывается последнийэлемент в поле строки или в поле столбца, групповое поле удаляется из своднойтаблицы.

/>Группировкаи разгруппировка чисел в сводной таблице

Для осуществления группировки и разгруппировки чисел выделите число в поле, в котором следуетсгруппировать элементы. Далее нажмите кнопку «Сгруппировать»   напанели инструментов Сводные таблицы или в меню «Данные» в пункте «Группа и структура». В поле «Начиная с» введите начальноезначение, если это необходимо, а в поле «по» введите конечноезначение, если это необходимо. В поле с шагом необходимо ввести значениепериода, по которому будут создаваться группы чисел.

Примечание:

  Чтобы разгруппироватьчисла, выделите группу, а затем нажмите кнопку «Разгруппировать»   на панели инструментов «Сводные таблицы». При выполнении командыразгруппировки чисел, дат или времен разгруппировывается вся группа;разгруппировать отдельный элемент группы невозможно.

/>Группировка и разгруппировка дат или времен всводной таблице

Для осуществления группировки и разгруппировки даты или времени, выделите дату или время в поле,в котором следует сгруппировать элементы. Далее нажмите кнопку«Сгруппировать»   на панели инструментов Сводные таблицы или в меню«Данные» в пункте  «Группа и структура». В поле«начиная с» введите начальное значение, а в поле «по»конечное значение, если это необходимо. В списке «По» выберите одинили несколько временных интервалов для задания шага, с которым будутсоздаваться группы.

Если в поле «По»выделен единственный интервал «Дни», введите шаг группировки в поле«Количество дней». Например, введите 7 в поле «Количестводней», чтобы сгруппировать элементы по неделям.

Примечание:  

Чтобы разгруппировать даты ивремена, выделите группу, а затем нажмите кнопку «Разгруппировать»   на панели инструментов Сводные таблицы. При выполнении команды разгруппировкиполя со значениями даты или времени разгруппировываются все группы поля; разгруппироватьодин элемент группы невозможно.

/>Группировка и разгруппировка элементов поля страницысводной таблицы

Если сводная таблица созданаиз внешнего источника данных, проверьте, что в поле страницы осуществляетсявыборка внешних данных для всех элементов поля одновременно.

Если это происходит, топеретащите поле страницы в область ориентации по строкам или столбцам, чтобыэлементы поля страницы стали заголовками в поле строки или столбца. Далееследует выделить группируемые элементы.

После этого нажмитекнопку" Сгруппировать"   на панели инструментов «Сводныетаблицы», или в меню «Данные» в пункте  «Группа иструктура». И, наконец, перетащите поле назад в область ориентации постраницам.

Примечание:   

Чтобы разгруппироватьэлементы поля страницы, перетащите поле страницы в область ориентации построкам или столбцам, выделите группу, а затем нажмите кнопку«Разгруппировать»    на панели инструментов Сводные таблицы.

/>Обновление или изменениеисточника данных сводной таблицы

В процессе работы иногдавозникает такая ситуация, когда появляются новые данные, которые необходимовставить в создаваемый документ, и поэтому   существует несколько способов управленияпроцессом обновления и изменения данных сводной таблицы:

·    Для сводных таблиц, созданных наоснове данных Microsoft Excel, обновление извлекает новые поля первоначальногоинтервала исходных данных или интервала данных, заданного по имени. При добавленииновых строк или столбцов данных в исходный список Microsoft Excel, заданный вкачестве ссылки на интервал, можно изменить интервал исходных данных длясводной таблицы, чтобы в него входили дополнительные строки и столбцы.

·    Для сводных таблиц, созданных наоснове внешних источников данных, обновление извлекает новые строки или записивнешнего файла или базы данных, которые удовлетворяют условиям запроса. Придобавлении новых строк или столбцов во внешний источник данных для своднойтаблицы, а также при необходимости выбора других данных для сводной таблицы,можно внести соответствующие изменения в запрос.

·    В сводных таблицах с полямистраниц можно настроить поле страницы для выполнения запроса к внешним даннымпри выборе каждого элемента. Это позволяет работать с большим объемом данныхбез увеличения оперативной памяти компьютера. При наличии достаточного дляобработки данных объема свободной оперативной памяти для быстрого просмотрастраниц можно настроить поля страниц таким образом, чтобы получать внешниеданные для всех элементов одновременно.

/>Обновление данных в сводной таблице

Для того чтобы обновитьданные в  сводной таблице необходимо проделать следующие операции:

Необходимо выделить ячейку всводной таблице, содержимое  которой необходимо обновить.

/> После этого нажмите кнопку  «Обновить»данные  на панели инструментов Сводные таблицы или же в пункте меню«Данные»  «обновить данные». После этого произойдетавтоматическое обновление ячейки.

Примечания:

·    Чтобы сводная таблица обновляласьпри открытии книги, выберите команду Параметры в меню «Своднаятаблица» на панели инструментов «Сводные таблицы». Установитефлажок «обновить» при открытии в группе «Источник».

·    Если сводная таблица создана наоснове данных, находящихся в списке Microsoft Excel, и происходит добавлениеновых полей в исходный диапазон, добавить эти поля после обновления таблицыможно с помощью мастера сводных таблиц. Для этого выделите ячейку своднойтаблицы, нажмите кнопку «Мастер сводных таблиц»   на панелиинструментов «Сводные таблицы» и перетащите новые поля в область сведения.

·    Чтобы обновить все сводные таблицыв книге, на панели инструментов «Сводные таблицы» выберите команду" Обновить данные" в меню «Сводная таблица».

Совет:

   Чтобы не вводить парольдля доступа к внешней базе данных при обновлении сводной таблицы, можносохранить его как часть запроса. На панели инструментов Сводные таблицывыберите команду Параметры в меню Сводная таблица и установите флажок сохранитьпароль в группе Внешние данные.

/>Отключение обновления сводной таблицы при открытиифайла книги

Для отключение обновлениясводной таблицы при открытии файла выделите ячейку сводной таблицы, для которойобновление не будет происходить при открытии. Далее на панели инструментов«Сводные таблицы» выберите команду «Параметры» в меню«Сводная таблица».

После этого в появившемсяокне снимите флажок «обновить при открытии» в группе«Источник».

Совет:  

Чтобы создать неизменяемуюкопию сводной таблицы, скопируйте сводную таблицу, а затем выберите командуСпециальная вставка в меню Правка и установите переключатель в положениезначения.

/>Сортировка данных сводной таблицы

Элементы поля сводной таблицыавтоматически сортируются в возрастающем порядке, согласно их именам. Сортировкаэлементов по именам позволяет восстановить первоначальный порядок, еслиэлементы были перемещены или отсортированы иначе.

В Microsoft Excelпредусмотрен следующий порядок для сортировки данных по возрастанию: числа,текст, логические значения, значения ошибок (например #ССЫЛКА! и #ЗНАЧ!) ипустые ячейки. Для сортировки по убыванию используется обратная очередность, заисключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец отсортированногосписка. Чтобы создать личный порядок сортировки или применить встроенный вMicrosoft Excel, необходимо воспользоваться специальным порядком сортировки.

/>Сортировка элементов сводной таблицы по названиям

Для того, что бы произвестисортировка элементов сводной таблицы по названиям выделите сортируемое поле. После чего необходимо выбрать команду «Сортировка» в меню«Данные».

 В появившемся окнеустановите переключатель «Диапазон» в положение «повозрастанию» или «по убыванию». Проверьте, что переключатель«Сортировать» установлен в положение «Метки».

Примечание:

   Если при обновлении илиизменении структуры сводной таблицы, необходимо автоматически сортироватьэлементы, выделите сортируемое поле и нажмите кнопку Поле сводной таблицы    напанели инструментов Сводные таблицы. Нажмите кнопку «Далее» иустановите переключатель Параметры сортировки в положение по возрастанию.Выберите то же сортируемое поле в раскрывающемся списке с помощью поля.

/>Сортировкаэлементов сводной таблицы по значениям ячеек области данных

Для сортировка элементовсводной таблицы по значениям ячеек области данных выделите поле, содержащеесортируемые элементы. Если указано поле столбца, элементы будут сортироватьсяслева направо. Если указано поле строки, элементы будут сортироваться сверхувниз.

После выделения нажмитекнопку «Поле сводной таблицы»  на панели инструментов «Сводныетаблицы». После чего нажмите кнопку «Далее».

В появившемся окне установитепереключатель «Параметры сортировки» в положение «повозрастанию» или «по убыванию». Выделите поле данных, значениякоторого необходимо использовать для сортировки элементов, в раскрывающемсясписке с помощью поля.

Примечание: 

 Если при обновлении илиизменении структуры таблицы, ненужно сохранять порядок сортировки, сортировкуможно провести вручную. Для этого установите переключатель «Параметрысортировки» в положение «вручную» и два раза нажмите кнопку«OK». После  этого «Выделите» сортируемое поле, и выберитекоманду «Сортировка» в меню «Данные». В появившемся окненужно ввести  ячейку сортируемой области данных в поле «Диапазон».

/>Использование в сводной таблице пользовательскогопорядка сортировки

Для использование в своднойтаблице пользовательского порядка сортировки необходимо выделить сортируемоеполе. После чего выбрать  команду «Сортировка» в меню «Данные».

В появившемся окне нажать  кнопку «Параметры».

Далее в новом окне выберитепараметр сортировки в раскрывающемся списке «Порядок сортировки по первомуключу».

Примечания:

·    Пользовательский порядоксортировки нарушается при обновлении сводной таблицы. Чтобы восстановитьпорядок сортировки после обновления сводной таблицы, выполните сортировкуповторно.

·    Если сводная таблица содержитэлементы, которые обычно сортируются в хронологическом, а не в алфавитномпорядке — например «Янв», «Фев», «Мар» — в Microsoft Excel автоматическииспользуется пользовательский порядок сортировки. Если позднее элементы полейбыли перемещены или упорядочены иначе, исходный порядок можно восстановитьсортировкой с использованием пользовательского порядка сортировки.

/> Подведениеитогов и обработка данных сводной таблицы

Поля данных сводной таблицыможно настроить на вычисления, отличные от используемых по умолчанию в итоговойфункции. Для выполнения сложных вычислений можно создать формулу. Итоговаяфункция используется для выполнения основных вычислений (например, «Сумма»,«Среднее», «Минимум» и «Максимум»).  Дополнительные вычисления используются длясравнения или индексирования, а также для вычисления долей.

 Что же касаетсянепосредственно вычисляемого поля или вычисляемых элементов поля, то онииспользуется для создания пользовательской формулы, обрабатывающей данныесводной таблицы.

/>Изменение итоговой функции в области данных своднойтаблицы

Для того чтобы произвестиизменение итоговой функции в области данных сводной таблицы нужно в областиданных сводной таблицы выделите ячейку, для которой необходимо изменитьитоговую функцию. После  этого нужно нажать  кнопку «Поле своднойтаблицы» на панели инструментов «Сводные таблицы».

Далее, в появившемся окне,необходимо выбрать  итоговую функцию, которая будет использоваться дляподведения итогов текущих данных поля, в списке «Операция».

 

/>Использование нескольких итоговых функций дляобработки данных сводной таблицы

Кроме стандартных операций сфункциями в MS Excel'e предусмотренынекоторые дополнительные, такие как возможность использование несколькихитоговых функций для обработки данных сводной таблицы. Для этого необходимовыделить  ячейку сводной таблицы, в которую будет вставлена функция.

После этого нажмите кнопку«Мастер сводных таблиц»   на панели инструментов «Сводныетаблицы».

Далее в диалоговом окне«Мастер сводных таблиц» — в  шаге 3 выберите поле, по которому ужеподводятся итоги в области данных сводной таблицы, и перетащите это поле вобласть данных еще раз. В области данных структуры таблицы поместите указательна новое поле, и дважды нажмите кнопку мыши. Далее выберите другую функцию дляэтого поля в списке «Операция».

 И в заключении нажмитекнопку «OK», а затем — кнопку «Готово».

/>Использование дополнительных вычислений для поляданных сводной таблицы

Для использованиедополнительных вычислений для поля данных сводной таблицы выделите ячейку поля,для которой необходимо задать дополнительные вычисления, в области данныхсводной таблицы. Потом нажмите кнопку «Поле сводной таблицы»   напанели инструментов «сводные таблицы». В появившемся окне нажмитекнопку «Дополнительно».

Выберите дополнительноевычисление в раскрывающемся списке «Дополнительные вычисления». Еслисписок поле доступен, выделите поле, данные которого будут использоваться ввычислениях. Поле должно отличаться от поля, указанного в первом шаге.

Если  список элементдоступен, выделите элемент поля,  данные которого будут использоваться ввычислениях.

Примечание: 

 Поле и элемент определяютданные, используемые в дополнительных вычислениях.

/>Создание вычисляемого поля в сводной таблице

Для создание вычисляемогополя в сводной таблице выделите ячейку в сводной таблице.

После этого выберите команду«Формулы» в меню «Сводная таблица», на  панель инструментов«Сводные таблицы», а затем  выберите команду «Вычисляемоеполе».

В появившемся окне введитеимя вычисляемого поля в поле «Имя», а так же формулу в поле«Формула».

Чтобы использовать в формуледанные поля, выберите поле в списке «Поля», а затем нажмите кнопку«Добавить поле». Потом  нажмите кнопку «Добавить», а затем— кнопку «OK».

И в заключении необходимо расположить вычисляемое поле в сводной таблице.

Примечание:

  Формулы для вычисляемыхполей всегда воздействуют на все доступные данные сводной таблицы;использование отдельной части данных в формуле недопустимо.

/>Создание вычисляемого элемента поля в своднойтаблице

Для создание вычисляемогоэлемента поля в сводной таблице необходимо:

Если элементы в поле,используемом для создания формулы, сгруппированы, разгруппируйте их. Далеенужно выделить поле или элемент поля. После выделения выберите команду«Формулы» в меню «Сводная таблица» на панели инструментов«Сводные таблицы», а затем  выберите  вычисляемый объект.Соответственно нужно ввести  имя вычисляемого элемента в поле с раскрывающимсясписком «Имя», а так же формулу для этого же элемента в поле«Формула». Кроме того, чтобы использовать в формуле данные элементаполя, выберите поле в списке «Поля», а элемент — в списке«Элементы», а затем нажмите кнопку «Добавить элемент». Еслиэлемент находится в другом поле, то его использовать нельзя. Далее нажмитекнопку «Добавить», а затем — кнопку «OK».

Если в шаге 1 былирасформированы элементы поля, после создания вычисляемого элемента поля можноповторить группировку. В группы можно включать и вычисляемые элементы поля.

Примечания:

Если поля содержатвычисляемые элементы, нельзя изменять итоговую функцию.

Формула для вычисляемого элементазаменяется формулой для вычисляемого поля, если ячейка в области данныхнаходится на пересечении вычисляемого элемента и вычисляемого поля.

/>Использование общих ипромежуточных итогов в сводной таблице

Сводную таблицу можнонастроить на выполнение вычислений с помощью итоговой функции (итоговаяфункция— это тип вычисления, производимого Microsoft Excel приобъединении данных в сводной таблице или при вычислении итогов в списках ибазах данных. Примерами итоговых функций являются «Сумма»,«Кол-во значений» и «Среднее».),  вставив дополнительныестроки или столбцы промежуточных  итогов для полей данных.

Промежуточные итогиавтоматически отображаются в самой последней строке или столбце, если в своднойтаблице создано несколько полей строки или столбца. При добавлениипромежуточных итогов их можно размещать и внутри полей строк или столбцов.

/>Отображение или скрытие общих итогов в своднойтаблице

Для отображение или скрытиеобщих итогов в сводной таблице выделите ячейку сводной таблицы, в которой онибудут отображены.

После этого на панелиинструментов «Сводные таблицы» нужно выбрать команду«Параметры» в меню «Сводная таблица».

В новом окне установитефлажок «общая сумма по столбцам» или «общая сумма построкам» или оба флажка в группе Формат, чтобы отобразить общие итоги, илиже снимите флажки, чтобы скрыть общие итоги.

/>Вставка или удаление промежуточных итогов в своднойтаблице

Для того, что бы осуществитьвставку или удаление промежуточных итогов необходимо установить указатель накнопку поля, в которое необходимо поместить или из которого следует удалитьпромежуточные итоги, и дважды нажмите кнопку мыши.

А чтобы отображатьпромежуточные итоги для каждого элемента строки или столбца, установитепереключатель «Промежуточные итоги» в положение«автоматические».

Чтобы отображатьпромежуточные итоги для каждого элемента внутреннего поля, установитепереключатель «Промежуточные итоги» в положение «другие»,после выбрав итоговую функцию в списке.

Чтобы удалитьпромежуточные итоги, установите переключатель «Промежуточные итоги» вположение «нет».

Чтобы отобразить несколькопромежуточных итогов, выберите итоговые функции в списке.

Примечания:

·    Для каждой выбранной итоговойфункции добавляется одна строка промежуточных итогов.

·    Чтобы включить скрытые элементыполя страницы в промежуточные итоги, на панели инструментов Сводные таблицывыберите команду Параметры в меню Сводная таблица и установите флажок включатьскрытые значения в группе Формат.

/>Изменение итоговой функции, используемой ввычислениях промежуточных итогов сводной таблицы

Для изменение итоговойфункции, используемой в вычислениях промежуточных итогов установите указательна кнопку поля, в котором необходимо изменить итоговую функцию промежуточныхитогов, и дважды нажмите кнопку мыши.

Потом выберите несколькоитоговых функций в группе «Промежуточные итоги».

Примечание:

 Чтобы добавить несколькопромежуточных итогов (например «Сумма» и «Среднее») для каждого элементавнутреннего поля или отдельного поля сводной таблицы, установите переключательв положение другие.

/>Создание диаграммы для своднойтаблицы

Для создания диаграммы длясводной таблицы  необходимо на панели инструментов «Сводные таблицы»выбрать команду «Выделить» в меню Сводная таблица. Проверьте, чтокнопка «Разрешить выделение»  не нажата.

После этого удалите любыепромежуточные итоги из сводной таблицы.

Далее выделите своднуютаблицу целиком, в том числе поля столбцов и строк. Не выделяйте общие итогиили поля страниц. Чтобы выделить первую строку и столбец сводной таблицы,начните выделение с правого нижнего угла области данных.

После этого нажмите кнопку«Мастер диаграмм», которая находится на панели«стандартные», а так же в меню «Вставка»/>, и далее необходимо просто следоватьинструкциям мастера диаграмм.

 

Примечания:

·    При скрытии, отображении илиупорядочении полей сводной таблицы соответствующим образом изменяетсядиаграмма. Кроме того, если в сводной таблице содержатся поля страниц, привыборе другой страницы диаграмма также изменится.

·    Чтобы сохранить и распечататьдиаграммы для всех полей страниц сводной таблицы, нажмите кнопку «Показать страницы»    на панели инструментов «Сводныетаблицы». Каждая страница отобразится на отдельном листе. После этого длякаждой страницы можно построить диаграмму.

·    Если в текущей сводной таблицеиспользуются внешние источники данных и с помощью Microsoft Query добавляютсяили удаляются поля внешних данных, следует обновить сводную таблицу; впротивном случае диаграмма не изменится.

/>Список литературы:

 

1.   Встроенная справка MicrosoftExcel.

 

2.    М. Хелворсон, М. Янг “Эффективная работа с MicrosoftOffice

 

3.    http://www.microsoft.com/rus/ — Российская страница компании Microsoft.

 

4.   “ Microsoft Office 8.0 “,Эд Ботт, БИНОМ, Москва, 1998 год.

еще рефераты
Еще работы по информатике, программированию