Реферат: Электронный документооборот

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО РЫБОЛОВСТВУ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

(ФГОУ ВПО «МГТУ»)

Кафедраинформационных систем и прикладной математики

Направление080801.62 «Прикладная информатика»

РЕФЕРАТ

подисциплине «Информационные системы»

/>/>/>/>«ЭЛЕКТРОННЫЙДОКУМЕНТООБОРОТ»

Студент: ПискареваАнастасия Дмитриевна ___________________________

Подпись, дата сдачи

Группа ПИЭ–291

Научный руководитель: кандидаттехнических наук, _____________

Подпись, дата

профессор,Качала Вадим Васильевич

Мурманск –2010


Содержание

Введение

1.      Понятиеэлектронного документооборота

1.1    Основные понятияэлектронного документооборота

1.2    Преимуществоэлектронного над бумажным документооборотом

1.3    Проблемы внедрениясистемы электронного документооборота

2.      Реализацияэлектронного документооборота

2.1    Зачем нуженэлектронный документооборот

2.2    Что необходимо дляпостроения электронного документооборота

2.3    Обеспечениеподготовки документов

3.      Автоматизацияобмена документами

3.1    Форматы истандарты обмена

3.2    Обеспечениегарантированной доставки

3.3    Аутентификация иконфиденциальность

4.      Электронно-цифроваяподпись электронного документа

5.      Инвестированиеэлектронного документооборота

Заключение

Список литературы


/>/>/>/>Введение

Вопрос о необходимостиавтоматизации управления документооборотом давно перешел в практическуюплоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системыэлектронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опытеоценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для технемногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно,в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузитьсяв проблему повышения эффективности управления документооборотом. Этообусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организаций,создающих кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимостиреструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий,с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, сдругой – заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Необходимость вавтоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видятпо-разному: одни – в повышении эффективности организационно-распорядительногодокументооборота, другие – в повышении эффективности работы функциональныхспециалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, илишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения ввопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самихдокументов в деятельности организации, что зависит от размера организации,стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелостии многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например,базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктомпроизводства.

Независимо от того, чемопределяется интерес к документоориентированным информационным системам, всеорганизации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества,присутствующего на российском рынке.


/>/>/>1.Понятие электронного документооборота

Электронный обмен данными– это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Оносуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей,интернета, электронной почты и множеством других средств.

В последнее десятилетиепоявились и получили распространение новые инструментальные средстваэффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет опрограммном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов.В частности появились такие понятия как электронный документ,электронно-цифровая подпись, системы электронного документооборота.

/>/>/>/>1.1 Основные понятия электронного документооборота

Документооборот –движение документов в организации с момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием,регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение иповторное использование документации, справочная работа.

Электронныйдокументооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе сдокументами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции«безбумажного делопроизводства».

Документ, представленныйв электронном виде, или электронный документ (ЭД) – документ, созданный спомощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписанэлектронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файласоответствующего формата.

Электронная цифроваяподпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защитыинформации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтвержденияподлинности электронных документов.

/>Аналогично тому, как битявляется единицей информации в кибернетике, документ является единицейинформации в системах документооборота. Системы документооборота хранятдокументы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяютотслеживать выполнение тех процессов, к которым эти документы имеют отношение.В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовыминструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов –есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: всеуправление в организации осуществляется через документы.[8]

/>/>/>1.2 Преимущество электронного надбумажным документооборотом

Большинство предприятийпризнают достоинства электронного документооборота, который имеет следующиепреимущества:

· многокритериальныйпоиск документов;

· контрольисполнения документов;

· регистрациядокументов;

· вводрезолюций к документам;

· распределеннаяобработка документов в сети;

· распределениеправ доступа к различным документам и функциям системы;

· ведениенескольких картотек документов;

· работас проектами документов;

· распределениенаходящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадииисполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;

· формированиестандартных отчетов;

· обмендокументами по электронной почте;

· списаниедокументов в дело;

· отслеживаниеперемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутреннейпередачи документов;

· ведениепользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик,групп документов;

· редактированиешаблонов выходных печатных форм.[2]

Введение электронногодокументооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой сдокументами (курьеров, канцелярских работников и т. п.). На рисунке нижепоказано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами призамене бумажного процесса на цифровой.

/>

/>Рис. 1.1 Преимуществаэлектронного документооборота

В условиях электронногодокументооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройкудокументооборота при изменении внешних условий, например требований поизменению формы отчетности.

/>/>/>1.3 Проблемы внедрения системы электронного документооборота

/> Существуют общиепрактически для любых организаций проблемы, которые приходится решать приреализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота.Ниже перечислены основные из них:

· Консерватизмперсонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязньпрозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает послевнедрения системы электронного документооборота.

· Фактордиректора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером,просматривать и редактировать документы.

· Постоянныеструктурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

· Необходимостьобеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электроннойподписи этот фактор начнет терять свою значимость).

· Необходимостьвзаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касаетсяпараллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которымиидет постоянная работа.


/>/>/>2.Реализация электронного документооборота

/>/>/>2.1Зачем нужен электронный документооборот

Электронныйдокументооборот – высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенномуповышению эффективности работы органов государственной власти и местногосамоуправления.

Залогом успешной работывсегда является эффективная деятельность служащих. Но для качественногообслуживания потребностей граждан вчерашние методы обработки информации уже неявляются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсами сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживаниемграждан.

Отсутствие необходимостивручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документоввнутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведенийсущественнейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматическийконтроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышаеткачество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов болеепрогнозируемыми и управляемыми.

Совместное использованиесистем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяетсистематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составлениеотчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можнопринимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующихтехнологиях извлечения информации из данных.

Все это возможно только всистеме управления, построенной на основе полностью электронногодокументооборота.

Информационныебезбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуютоснову решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованныйобмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников.

Системы электронногоделопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новойорганизационной культуры, сделав работу служащих более легкой, интересной изначимой. Информационные технологии позволяют служащим трудиться не только надвыполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать болееширокий спектр проблем. Информационные технологии могут также выступать вкачестве катализатора, благодаря которому органы власти перейдут на новыйуровень взаимоотношений с населением, когда государственные служащие будутнапрямую отвечать на запросы граждан и относиться к ним как к клиентам, а некак к докучливым посетителям.

/>/>2.2 Что необходимо дляпостроения электронного документооборота

Электронныйдокументооборот – это совокупность технологий, не только значительнооптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу. И совершенноочевидно, что система подобного масштаба не может быть внедрена «с нуля», поскольку,затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызватьдолговременный паралич в деятельности. Таким образом, перед развертываниемсистемы электронного документооборота и делопроизводства нужно взвешеннооценить готовность всех к качественно новым технологиям.

Внедрение электронногодокументооборота требует для всех служащих, участвующих в работе с документами,наличия:

· средстввычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому ПОдокументооборота;

· обязательнастопроцентная оснащенность персональными компьютерами всех работников органавласти, работающих с документами;

· средствсвязи адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами;

· автоматизированнойсистемы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающеепереход к электронному документообороту;

· психологическойготовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручнойподписи на документе;

· служби технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электроннуюформу.

Всегда следует помнить,что при развертывании электронного документооборота все служащие, по тем илииным причинам не имеющие постоянного доступа к электронным документам припомощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестаютпринимать какое-либо участие в работе. Все служащие, до которых документы будутдоходить в неэлектронном виде, смогут с ними лишь ознакомиться. Какое-либоучастие в работе над документами, даже простое визирование или обсуждение, автоматическибудет требовать наличия персонального средства вычислительной техники, имеющегодоступ к системе ЭДД.

Запуск любой комплекснойинформационной системы требует не только установки оборудования и настройки ПО,но и перестройки бизнес-процессов и переобучения служащих. Чем ниже объемизменения бизнес-процессов при внедрении системы – тем выше шанс соблюдениясроков внедрения, а подчас и вообще запуска системы. Поэтому комплексныеинформационные системы всегда внедряют по частям, последовательно автоматизируяотносительно замкнутые области деятельности, впоследствии объединяя ихинтеграционной системой.

С технологической точкизрения система электронного документооборота представляет собой интеграционнуюсистему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую ихс внешней средой электронного обмена. Таким образом, для повышения шансовзавершения автоматизации в нужные сроки необходимо предварительное внедрениесистем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективнойработы при подготовке документов.

Предварительное внедрениеи эксплуатация системы автоматизации делопроизводства и электронногодокументооборота позволит не только облегчить технологическое внедрениеэлектронного документооборота и делопроизводства, но и познакомит на практикеслужащих с понятием электронного документа, пересылки электронных документов иавтоматическими системами контроля исполнения. Зачастую психологическаяготовность оказывается важнее наличия необходимого технического обеспечения.Технологически же использование в обеих системах родственного современногоуниверсального программного обеспечения от одного производителя позволит болеекачественно перенести бизнес-процессы документооборота в полностью электроннуюформу.

Основной технологическойпроблемой для служащих при переходе к электронному документообороту являетсяиспользование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Безпонимания и внедрения этой технологии невозможно перейти на полностьюбезбумажную обработку.

Полного перевода приемавходящих и рассылки исходящих документов на безбумажную технологию нетребуется. Подобное ограничение может являться нарушением прав отдельныхграждан, не имеющих доступа к средствам вычислительной техники и Интернету.Классические функции регистрации входящих бумажных документов с традиционнымиподписями заявителей также являются атрибутами системы электронногодокументооборота. Это необходимо для исключения «информационного неравенства».Если не уделять должного внимания решению этой проблемы, то граждане, лишенныедоступа к средствам вычислительной техники и Интернету, останутся позади вдвижении к информационному обществу.


/>/>2.3 Обеспечение подготовкидокументов

Отличие процессовподготовки текстов документов для автоматизированного документооборота от этихже процессов в электронном документообороте, невелико. В описании решения поавтоматизации документооборота говорилось, что в большинстве реальная работа посозданию документов уже ведется в электронной форме. Такой порядок работы сталпривычным для служащих, и цель решения – предложить более современные средстваорганизации работы.

Поскольку вавтоматизированном документообороте используются наиболее современные решения икритерием отбора является лишь их сочетаемость с бумажным документооборотом, тоничего преимущественно нового в электронном документообороте не содержится.

Весьма важнымпреимуществом технологии подготовки документов, используемой в электронномдокументообороте и делопроизводстве, является возможность автоматизации всего процессасогласования и утверждения документа, в том числе и с использованиемэлектронных аналогов собственноручной подписи.

Кроме того, система ЭДДпозволяет работать с единым хранилищем объектов, в котором содержатся какнеофициальные данные, так и документы, обрабатываемые «официальным»документооборотом и архивным делом.

Все это позволяетсущественно повысить эффективность труда при подготовке документов, посколькуединым инструментам поиска и анализа данных доступно все информационноепространство. В подготовке новых документов могут легко использоваться нетолько личные или коллективные наработки служащих, но и фрагменты или аналитическиематериалы, полученные на основе исследования всех (при безусловном контролеправ доступа к информации) имеющихся документов. Это существеннейшим образомповышает эффективность труда и качество подготавливаемых документов. Толькотехнология ЭДД позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базузнаний в полном соответствии с представлением этого термина в концепции«управления знаниями».


/>/>3. Автоматизацияобмена документами

Обмен электроннымидокументами должен быть надлежащим образом защищен. Документы должны бытьснабжены электронной подписью, гарантирующей авторство и неизменностьсодержания документа, а в отдельных случаях и закрыты криптографическими средствамиот несанкционированного доступа.

У каждой организацииимеется много организаций-корреспондентов, с которыми идет обмен документами, иу всех могут быть различные форматы сообщений, и даже сети. Нагружать системыотдельных организаций функцией постоянной поддержки служебной информации,необходимой для организации обмена, нецелесообразно.

Обмен документами логичностроить не по принципу «каждый с каждым», а по принципу «звезды» – на базеЦентров обмена документами (ЦОД).

/>

Рис. 3.1 Взаимодействие с Центром обмена документами


ЦОД могут выполнять следующийнабор функций:

· преобразованиеи согласование форматов входящих-исходящих документов;

· поддержкаадресных баз и вычисление маршрутов доставки документов;

· гарантированнаядоставка документов;

· дополнительноеархивирование документов;

· поддержкаи синхронизация справочников.

Центры обмена сообщениямимогут также принимать на себя роль удостоверяющих центров, поддерживающихинфраструктуру закрытых и открытых ключей, процедуры аутентификации дляорганизаций – участников обмена.

/>/>3.1 Форматы и стандартыобмена

/>/>/>/>/>/>/>Одна из основных задач ЦОД – синхронизацияформатов документов между различными системами. Наиболее логичным подходомявляется разработка некоторого универсального расширяемого XML-представлениятиповых документов, используемого как промежуточный формат, и набораконверторов для этого формата для каждой из присоединяемых систем.

Если набор реквизитовдокументов у подключаемой системы оказывается шире, чем предусмотрено вуниверсальном формате, то возможно либо расширение формата, либо отражение этихреквизитов с помощью механизма специфических для конкретных адресатов тегов.

Преобразование форматовдокументов должно сохранять весь набор реквизитов входящих документов. Дляисходящих документов в формате XML дополнительные реквизиты также должнысохраняться – особенности XML позволяют игнорировать «чужие» реквизиты. Длядругих форматов документов состав реквизитов может быть урезан. При этом можетпередаваться дополнительный файл согласованного с получателем формата срасширенным или полным реквизитным составом документа.

Кроме реквизитногосостава документов, ЦОД должен обеспечивать передачу собственно файловдокументов. В отдельных случаях может обеспечиваться преобразование форматовдокументов.

/>/>3.2 Обеспечениегарантированной доставки

Задача ЦОД – в любомслучае добиться передачи документа принимающей стороне и получения от нееуведомления о получении – квитанции (передача документа «под роспись»). Приэтом ЦОД может использовать различные механизмы напоминания и уведомления –через электронную почту и другие каналы.

Все интегрируемые с ЦОДсистемы должны обладать возможностями уведомления ЦОД о том, что документзарегистрирован. Это не обязательно автоматизировать – сотрудник канцелярииможет отправить подтверждение вручную.

/>/>3.3 Аутентификация иконфиденциальность

Важнейшим аспектом приорганизации обмена документами является обеспечение аутентичности документов иконфиденциальности их передачи.

Он предусматриваетсоздание так называемых удостоверяющих центров, осуществляющих деятельность погенерации открытых и закрытых ключей, хранению и удостоверению открытых ключейлиц – участников электронного документооборота.

Используемые для этогопрограммные средства должны быть сертифицированы, а сам удостоверяющий центр –лицензирован на осуществление этой деятельности уполномоченным органом.

Логичным являетсяорганизационное и программно-техническое совмещение ЦОД и удостоверяющихцентров, поскольку те и другие должны являться центральными элементамиинфраструктуры обмена информацией между одним и тем же кругом участников.


/>/>4. Электронно-цифроваяподпись электронного документа

Электронно-цифроваяподпись – атрибут электронного документа, используемый для защиты информации отнесанкционированного использования и подделки. Электронно-цифровая подписьформируется путем криптографического преобразования информации с закрытымключом, что позволяет определить владельца сертификата ключа подписи иобеспечить неотказуемость подписавшегося от документа, а также проверитьполученную информацию на отсутствие ошибок и неточностей. Электронный документ– это документ, подготовленный с использованием системы электронногодокументооборота, зафиксированный на материальном носителе в виде объекта СЭД иснабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать место, времясоздания и автора документа.

 Чаще всего цифровыеподписи используются для подтверждения имени отправителя, основываясь на том,что лишь он один владеет уникальным закрытым ключом, которому соответствуетполученный открытый ключ. Также электронная подпись иногда используется длядатирования документа с помощью штампа времени: доверенная сторона подписываетдокумент штампом времени с помощью своего специального закрытого ключа,подтверждая существование документа в данный момент, обозначенный в цифровойподписи.

В случае еслиэлектронно-цифровая подпись ставится для удостоверения личности отправителя:сторона, которой доверяют априори, предоставляет открытый ключ и информацию овладельце закрытого ключа получателю документа — получается иерархия доверия.Доверие подписывающей стороне строится на безоговорочном доверии третейстороне, также подписавшей документ. Есть специализированные государственныеагентства по сертификации, у которых небольшое количество корневых ключей сети.В распределенной же инфраструктуре нет необходимости владеть универсальными длявсех корневыми ключами, и каждая из сторон может доверять своему наборукорневых ключей. Такой способ организации иерархии доверия называется сетьдоверия, это принцип используется в PGP.

 Подведем итог,электронно-цифровая подпись используется для:

· удостоверенияисточника документа(в зависимости от деталей определения документа могут бытьподписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.);

· защитыот изменений документа (при любом случайном или преднамеренном изменениидокумента (или подписи) изменится хэш, следовательно, подпись станетнедействительной);

· невозможностиотказа от авторства (так как создать корректную подпись можно лишь, знаязакрытый ключ, а он известен только владельцу, то владелец не может отказатьсяот своей подписи под документом);

· сдачифинансовой отчетности в государственные учреждения в электронном виде дляпредприятий и коммерческих организаций;

· организациююридически значимого электронного документооборота;

·  Длясоздания цифровой подписи используется так называемый дайджест, которыйгенерируется непосредственно из самого документа и уже непосредственно к немудобавляется информация о стороне подписывающей документ, штамп времени ипрочее. Затем полученную информацию кодируют с помощью специального закрытогоключа с использованием того или иного алгоритма, получившийся набор бит и естьэлектронно-цифровая подпись к которой прилагается открытый ключ подписавшегося.

·  Спомощью сети доверия пользователь решает доверяет он или нет что открытый ключпринадлежит именно этому отправителю либо нет, затем сообщение дешифруетсяприложенным открытым ключом. В случае если документ дешифровался без ошибок,информация об отправителе соответствует заявленному и т.д., то документ принятосчитать подтвержденным. Существуют следующие угрозы цифровой подписи:

· попыткаподделать подпись для выбранного им документа;

· подбордокумента к данной подписи, чтобы подпись к нему подходила.

·  ОднакоЭлектронно-цифровая подпись генерируется именно таким образом, что каждомудокументу соответствует единственная подпись. Это обуславливается тем что:документ должен представлять собой осмысленный текст, у текста документа естьстрогие правила оформления, чаще всего документы оформляются в формате DOC илиHTML, гораздо реже в Plain Text.

·  Длятого чтобы обеспечить ключи от подмены используют сертификаты, которыепозволяют убедиться в достоверности полученных данных о владельце открытогоключа. Для централизованного подтверждения используют центры сертификации,которые поддерживаются доверенными организациями. Если же системадецентрализованная используют для подтверждения перекрестное подписаниесертификатов доверенных людей, каждым пользователем строится сеть доверия.

·  Дляуправления ключами созданы специальные центры распространения сертификатов,которые предоставляют информацию о том, отозван тот или иной открытый ключ, атакже пользователь может получить сертификат от другого пользователя.

·  Ужесегодня многие внутренние документы организации можно перевести в электронныйвид (например, служебные записки, заявки на выделение денежных средств,различные внутренние отчеты, поручения и т. п.). Необходимо разработатьнормативно-правовую базу организации, регламентирующую применение ЭЦП. Такойрегламент обеспечит электронным документам юридическую силу – возможностьпредставлять их в суде в качестве доказательства. Безусловно, небольшаяправоприменительная практика вносит некоторые ограничения в применение ЭЦП, ноне является принципиальным барьером для построения в отдельной компаниивнутреннего юридически значимого электронного документооборота.[6]


/>/>5. Инвестированиеэлектронногодокументооборота

Пик развития ЭД пришелсяна 2005-2006 год. Российский рынок СЭД и сейчас находится в стадии роста. Тригода назад он рос на 20-25 % в год, сейчас наступил период некоторого насыщенияи темпы роста немного снизились.

 В корпоративном секторе растеткак число проектов по внедрению СЭД, так и их масштабы. Заказчики усиливаюттребования к функциональности решений, их масштабируемости, интеграционнымвозможностям. В наибольшей степени заметен спрос на интеграцию СЭД с ERP, CRM иHR-системами.

 По данным исследованияDSS Consulting, на сегодняшний день СЭД наиболее востребованы в российскомфинансовом секторе (24 % внедрений). На государственный сектор приходилосьнаибольшее количество внедрений. Значительное количество проектов былореализовано также в машиностроительной и телекоммуникационной отраслях.

/>

Рис. 5.1 Внедрение систем электронного документооборота по отраслям

 В том или ином видесистемы электронного документооборота внедрены в 90 % крупных российскихкомпаний. Правда, чаще всего эти решения охватывают ограниченное числоподразделений и автоматизируют лишь несколько процессов, например,документационное обеспечение управления и управлениеорганизационно-распорядительными документами. Только 10-15 % заказчиковвнедрили или внедряют централизованные системы электронного документооборота,позволяющие решать большую часть задач в области управления документами.

 Все чаще решения поавтоматизации документооборота приобретают территориально распределенныехолдинги. Причем если раньше речь шла только о внедрении СЭД в головном офисе,то сегодня компании чаще решаются на создание систем, охватывающих региональныефилиалы.

 В контур электронногодокументооборота сегодня вовлекаются не десятки а сотни и тысячи пользователей.С точки зрения тенденций также следует отметить возрастающую глубину сопряжениясервисов систем электронного документооборота с сервисами, поддерживающимиосновной бизнес заказчиков. Теперь при внедрении СЭД в первую очередьавтоматизируются не только чисто делопроизводственные процессы, но ибизнес-процессы, связанные с реализацией базовых деловых миссий компаний.

В DSS Consultingотмечают, что большая часть компаний, внедривших СЭД за последнее время,располагаются в Центральном и Северо-Западном регионах, активность в Сибири ина Урале несколько снизилась.

/>

Рис. 5.2 Внедрение СЭД пофедеральным округам


 Значительный интерес кавтоматизации документооборота по-прежнему демонстрируют компании крупного исреднего бизнеса, работающие в различных отраслях экономики. В то же время,активность начинают проявлять и предприятия СМБ, «доросшие» до упорядочиваниябизнес-процессов.

/>

Рис. 5.3 Внедрение СЭД вкомпаниях с различной численностью

 Доля компаний иорганизаций, внедривших промышленные СЭД, сравнительно не велика. При этомрезервы роста рынка – это не только увеличение этой доли, но и расширениемасштабов проектов в компаниях, уже внедривших СЭД.

 В целом в Россииотмечают постепенный рост доли документов, которые обрабатываются в электроннойформе. Увеличивается спрос заказчиков на специализированные решения, растетинтерес крупных организаций к созданию «внутренних» удостоверяющих центров икорпоративных порталов.

 Растет интерес отечественныхзаказчиков в большей степени к платформам западных производителей, несмотря нато, что их стоимость значительно превосходит стоимость отечественныхразработок. Появляются новые задачи, решить которые можно только с помощьютаких платформ. Аналитики DSS Consulting отмечают, что наибольшее числовнедрений в России в сегменте систем делопроизводства наблюдалось у компаний,внедряющих систему «Дело». В сегменте систем управления электроннымдокументооборотом доминировала система DocsVision, а среди продуктов группы«система-надстройка на платформе/конструктор» — решения на базе Documentum.

/>

Рис. 5.4 Внедрение СЭДразного класса в России

 Если рассматриватьигроков с точки зрения финансовых показателей, то лидером в России являетсяDocumentum, за ним с небольшим отрывом следует целая группа компаний («Ланит»,«ЭОС», «АйТи», «Интертраст). Многие игроки рынка отмечают, что ситуация сорганизацией электронного документооборота в России достаточно плачевная.Ежегодный объем документации составляет порядка 250 миллиардов листов в год.Если ничего не менять, он ежегодно будет увеличиваться на 8-15 %, что продолжитсущественно тормозить процессы управления во всех сферах экономики.

 Пока далеко не всезаказчики обладают достаточно производительной инфраструктурой для внедрениясистем электронного документооборота. Большой проблемой в нашей стране остаютсяканалы связи, это особенно актуально для территориально распределенныхкомпаний. Многие предприятия сейчас автоматизируют основные бизнес-процессыпутем внедрения систем класса ERP, поэтому у них просто не остается ресурсов навнедрение СЭД.

Традиционно экспертысвязывали недостаточно быстрое развитие российского рынка электронногодокументооборота с проблемами в области применения электронной цифровойподписи. Нельзя сказать, что к сегодняшнему моменту ситуация с ЭЦП вышла изэтого тупика. В то время как крупные компании и ряд госструктур готовы, в тойили иной степени, внедрять системы электронного документооборота, государствоне спешит принять электронные формы документов в качестве основы и закрепляетсвоими нормативными актами обязательное использование бумажных документов.[5]


/>/>Заключение

Роль систем автоматизациибумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиляработы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства,требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областяхдеятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитиеинформационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажныйдокумент на второй план, существенно повышая роль электронного документа. Поконсервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных – на 20 %. Эта тенденция обостряет необходимостьучета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему САДДплавно переориентировались на работу с электронными документами, став системамиэлектронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя притрадиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации являетсяведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную системувозможность связи карточки с электронным образом документа (текстом,графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

В свою очередь,накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажныхдокументов, могут быть переведены в электронные архивы. В результатевысвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышаетсядоступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей,снижается риск в следствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств.Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, посколькуюридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но проценттаких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их вэлектронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повыситдоступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно.Сегодня отсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многиепроизводители программного обеспечения постепенно забывают о настольныхклиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первыйвзгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиентпредоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей,независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройкусистемы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольныхинтеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть иречи об организации единого хранилища документов и повышении эффективностиработы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоватьсяскорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которыхневозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Разумеется, использованиекорпоративных информационных порталов не ограничивается применением их в рамкахуправления документооборотом. Современные порталы интересны и каксамостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единыйперсонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям икорпоративной информации. Корпоративно-информационный портал является еще однойтехнологией консолидации информационных систем: если система электронногоуправления документами консолидирует все документоориентированныеинформационные системы, то портал накрывает «зонтиком» все бизнес-приложенияорганизации, включая СЭУД.

Современные порталыпозволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенныхк интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовыетелефоны, смартфоны, карманные если бы крупная организация начиналаавтоматизацию с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, долженбыть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированнойинформацией, способной удовлетворить потребности организации в долгосрочнойперспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системысобираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальнуюзадачу автоматизации. Главное – у организации должна быть четко спланированнаястратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки,кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами.Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами,отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразиемиспользуемых информационных систем и многими другими факторами.

автоматизацияделопроизводство электронный документ


/>/>Список литературы

1. Практикаработы с документами в организации: учебное пособие/ Т.В. Печникова,А.В.Печникова. М.: ЭМОС, 1999. 208с.

2. Чегонет в документах, того нет на свете.

URL: www.documoborot.ru/ (дата обращения 03.11.10).

3. Электронныесистемы документооборота.

URL: doc-system.ru/index.php (дата обращения 14.11.10).

4. А. Пахчанян, Д. Романов/ Системы электронного документооборота.

URL: www.dvgu.ru/meteo/intra/ElectronDocument.htm (дата обращения 14.11.10).

5. Корпоративный сектор увеличивает инвестиции в электронныйдокументооборот.

URL: www.interface.ru (дата обращения 19.11.10).

6. Электронно-цифроваяподпись и электронный документооборот.

URL: protection-soft.info/pages-page-pid59.htm (дата обращения 24.11.10).

7. Электронныйдокументооборот в деятельности учреждения.

URL:www.klerk.ru (дата обращения 24.11.10).

8.  Основныепонятия электронного документооборота.

URL: www.wss-consulting.ru/workflow.php (дата обращения 24.11.10).

еще рефераты
Еще работы по информатике, программированию