Реферат: Табличный процессор Microsoft Excel

Табличныйпроцессор Microsoft Excel


1. Функции

Под функцией понимаютзависимость одной переменкой от другой или нескольких переменных.

В этом и состоит основнаяидея электронной таблицы; одни ячейки рабочего листа используются какнезависимые переменные, которым придаются значения извне* а другие ячейкииспользуются как зависимые переменные (зависимые ячейки), которые содержатформулы и функции, ссылающиеся на независимые переменные (влияющие ячейки).

Пользователь вводитисходные данные во влияющие ячейки, автоматически производятся вычисления поформулам, находящимся в зависимых ячейках, и пользователь видит готовыйрезультат вычислений в зависимых ячейках.

В электронных таблицахмогут быть представлены следующие функции:

1. математические;

2. статистические;

3. текстовые;

4. логические;

5. финансовые;

6. функции даты ивремени.

Математические функциивыполняют различные математические операции, например, вычисление логарифмов,тригонометрические функции, преобразование радиан в градусы и т.д.

Статистические функциивыполняют операции по вычислению параметров и случайных величин или их распределений,представленных множеством чисел, например, среднего значения, минимального илимаксимального значения и т.д.

Текстовые функциивыполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов,вычисляя длину строк, преобразовывая заглавные буквы в строчные ит.д.

Логические функциииспользуются для построения логических выражений, результата которых зависит отистинности проверяемого условия.

Финансовые функциииспользуются в сложных финансовых расчетах, например, определение размера ежемесячныхвыплат для погашения кредита и т.д.

Все функции имеютодинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобкахперечень аргументов, разделенных запятыми.

2. Режимы работытабличного процессора

Табличный процессор можетиметь несколько режимов работы, наиболее важные из них режим готовности, режимввода данных, командный режим, режим редактирования.

Режим готовности — режим,в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки иливыполнения какой-либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а естьвыделение активной ячейки цветом (подсвечивание).

Режим ввода данных. Кактоль вы начали вводить данные в определенную ячейку, вы автоматически покидаетережим готовности и входите в режим ввода данных.

Ввод данных осуществляютнепосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхнейчасти окна программы непосредственно под панелями инструментов. Содержимоестроки формул всегда соответствует содержимому текущей ячейки, так что оба методаввода равноправны. Место ввода отмечается курсором. Если начать ввод нажатиемалфавитно-цифровых клавиш, данные Ш текущей ячейки заменяют вводимым текстом.Вводимые данные в любом случае отображают как в ячейке, так и в строке формул.

Закончив ввод данных вячейку, вы покидаете режим ввода и ищете новую ячейку в режиме готовности,Такая последовательная смена режимов происходит при работе с электроннойтаблицей многократно до тех пор, пока вы не окончите ввод данных во все нужные вамячейки.

Работа в режиме вводасконцентрирована на выборе определенных ячеек. Однако рано или поздно нимпотребуете сохранить введенные данные, отсортировать, распечатать или произвестидругие действия. В этом случае объектом ваших действии будет уже не однаячейка, а некоторая их совокупность или вся таблица. Вам потребуется перейти вкомандный режим.

Командный режимпредоставляет пользователю возможности мышью или комбинацией клавиш выбрать ивыполнить нужную ему команду или пункт главного меню. После выполнения командыпроисходит возврат к режиму готовности.

Режим редактирования. Припереходе в режим ввода данных прежнее содержимое текущей ячейки теряется. Режимредактирования дает возможность вносить изменения в содержимое ячейки безполного повторения се набора с клавиатуры" Этот режим особенно удобен,когда изменения по сравнению с содержимым ячейки невелики, В режимередактирования содержимое активной ячейки, доступное для внесения изменений,появляется в строке формул.

3. Основные группы команд

Табличный процессоррасполагает большим количеством команд, каждая из которых имеет различныепараметры или опции. Команда совместно о дополнительными параметрами образуетсистему иерархического меню. На верхнем уровне иерархического меню находитсяглавное меню. Выбор команды из меню производится одним из двух способов:

1)       при помощиклавиш управления курсором с нажатием клавиши ввода;

2)       вводом склавиатуры специально выделенного символа выбранной команды (этот символ можетбыть выделен в меню цветом, подчеркиванием или использованием верхнегорегистра).

Несмотря на особенностикомандных систем в табличном процессоре, совокупность команд, предоставляемых враспоряжение пользователя, можно разбить на следующие типовые группы:

1. команды дляработы с файлами;

2. командыредактирования;

3. командыформатирования;

4. команды дляработы с окнами;

5. команды дляработы с электронной таблицей как с базой данных;

6. печать;

7. сервис;

8. получениесправочной информации;

9. использованиеграфики.

4. Команды для работы сфайлами

Чтобы созданный документиспользовать в дальнейшей работе с электронной таблицей, его нужно сохранить,записав в файл. При работе с файлами программа позволяет сохранять и загружатьфайлы в окно электронной таблицы. Каждый файл при этом открывается в отдельномокне. Специальные команды дают возможность пользователю открывать и закрыватьопределенные окна. При запуске программ. Как правило, открывается новое, пустоеокно.

При большом количествеинформации на диске поиск нужного файла для его загрузки в окно электронной таблицыможет стать проблемой. Для ее решения в группу команд, предназначенных дляработы с файлами, обычно включаются команды, обеспечивающие возможность поисканеобходимых файлов без выхода из программы электронной таблице.

5. Команды редактирования

Ввод данных и изменениесодержимого любого диапазона ячеек осуществляются с мощью группы командредактирования, главными из которых являются перемещение, копирование иудаление.

Наряду с изменением иудалением содержимого ячеек электронной таблицы в ряде случаев требуетсявставка (удаление) в нее определенного диапазона ячеек. Вставка (удаление)ячеек связана с изменением структуры таблицы. При вставке столбца остальныестолбцы сдвигаются с места вставки на одну позицию вправо. При вставке строкиостальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз. Имеютсятакже команды вставки нового рабочего листа" макроса (макрос — файл, вкотором хранится программа последовательности действий, заданнаяпользователем), диаграммы, рисунка и т.д., включая объекты, созданные в другихпрограммных средах.

Среди командредактирования особое место занимают команды поиска и замены определенногоконтекста в рамках всего документа или выделенной его части, а также отменапоследних введенных команд.

6. Команды форматирования

Большое значение имеют нетолько введенные в электронную таблицу данные, но и их визуальноепредставление. Табличный процессор предоставляет в распоряжение пользователябольшое число команд, связанных с оформлением таблицы. При помощи этих командпользователь может выравнивать данные в ячейках, изменять виды шрифтов, толщинуи расположение линий, высоту строки, ширину столбца, цвет фона и т.п. Привыполнении любой команды форматирования следует выделить область, на которуюбудет распространяться действие команды. Если этого не сделать, то новыепараметры форматирования будут определены только для активной ячейки.

Совокупность выбранныхпараметров форматирования образует «стиль», который может быть заданразличным для отдельных ячеек таблицы.

7. Команды дли работы сокнами

Табличный процессор позволяетодновременно открывать множество окон, организуя тем самым «многооконный»режим работы. При этом некоторые окна видны на экране, другие находятся подними. Открыв несколько окон, вы сразу работаете с несколькими электроннымитаблицами, быстро перемещаясь от одной к другой. Существуют специальныекоманды, позволяющие открывать новое окно, переходить в другое окно, изменятьвзаимное расположение и размеры окон на экране.

8. Команды для работы сэлектронной таблицей как с базой данных

При работе с большимитаблицами иногда требуется найти нужную строку (столбец) или произвестисортировку таблицы. Для реализации таких задач в состав табличного процессоравходит группа команд для работы с электронной таблицей как с базой данных. Единственнымтребованием, которому должны удовлетворять обрабатываемые с помощью такихкоманд таблицы, является однородность всех входящих в нее строк. Типовымиоперациями, которые выполняют команды, являются поиск определенных строк и сортировкастрок.

Сортировка строк таблицыпроизводится по значениям выбранного пользователем столбца, независимо отсодержащегося в нем вида данных. По заданному порядку сортировки текстовыеданные сортируются по алфавиту или в обратном алфавиту порядке, а числовыеданные ~ в порядке убывания или возрастания.

9. Печать

Процесс печати состоит взадании параметров страниц, форматирования колонтитулов. Далее следуетустановить число копий, качество печати и количество или номера печатаемыхстраниц документа.

Команда просмотра страницпозволяет получить представление об общем виде ее до печати.

10. Сервис

Группа команд сервиспредназначена для предоставления дополнительных возможностей опытным пользователем.Эти возможности связаны с созданием макросов, объединением электронных таблицили их частей.

11. Система получениясправочной информации

Табличный процессор имеетэлектронный справочник, представляющий пользователю инструкции о возможностивыполнения основных операций, информацию по конкретным командам меню я другиесправочные данные. Особенность получения справочной информации с помощьюэлектронного справочника в том. что она выдается в зависимости Щ% ситуации, в которойоказался пользователь. Так, если в меню пользователем выбрана определеннаякоманда, то после обращения к справочной системе (F1) на экране будетпредставлена страница справочника, содержащая информацию о выделенной команде.

12. Использование графики

Представления данных вграфической форме повышает наглядность полученных результатов и показываетсоотношение различных значений и динамику их изменения. Табличный процессоррасполагает рядом команд для построения различных диаграмм, с помощью которыхможно по-разному интерпретировать числовые значения.

Диаграммы — Этографическое представление данных. Они используются для анализа и сравненияданных, представления их в наглядном виде.

Диаграмма состоит изэлементов: линий, столбиков, секторов, точек и т.п. Каждому элементу диаграммысоответствует число в таблице. Числа и элементы диаграммы связаны между собойтаким образом, что при изменении чисел автоматически изменяется изображениеэлементов диаграммы и наоборот. Различают два вида диаграмм:

· внедренныедиаграммы — сохраняются на рабочем листе вместе с данными. Внедренная диаграммарассматривается как графический объект и сохраняется в качестве части листа, накотором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когдатребуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе сданными листа.

· лист диаграммы — это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следуетиспользовать в случаях, когда требуется просмотреть или изменить большие илисложные диаграммы отдельно от данных или когда требуется сохранить пространствоэкрана для работы с листом.

Диаграмма создается спомощью Мастера диаграмм, вызываемого командой Вставка — Диаграмма или кнопкойДиаграмма на Стандартной панели инструментов.

Мастер диаграмм позволяетстроить диаграммы 14 стандартных типов плоскостного и объемного представления и22 нестандартных типов.

Мастер диаграммосуществляет построение новой диаграммы за несколько шагов 4 или 5) длявыделенного блока ячеек — диапазона данных для построения диаграммы.

В зависимости отвыбранного типа диаграммы вы можете получить различное отображение данных.Линейные диаграммы и гистограммы удобны для сравнения величий в рядах данных.Линейные диаграммы обычно используют для сравнения по некоторым статьям илипризнакам, а гистограммы – для наблюдения во времени. Круговые диаграммы наглядноотображают соотношение частей и целого.

Имена рядов отображаютсяв легенде диаграммы. Легенда – это список символов или обозначений,используемых в качестве маркеров данных на диаграмме, а также соответствующихназваний категорий.

Кроме легенды, диаграммыимеют оси. Ось – это линия с делениями на границе области построения диаграммы,позволяющая определить численные значения данных, представленных на диаграмме.Плоские диаграммы имеют две оси, ось Х (категорий) и ось У (значений). Объемныедиаграммы имеют третью ось (Z). Круговая и кольцевая диаграммы не имеют осей.

Можно выделить надиаграмме отдельный элемент данных или придать какой-либо диаграмме, можносделать это, внося в диаграмму дополнительные линии, стрелки и вынося элементыдиаграммы различными цветами.

Маркеры отдельных данныхможно выделить стрелочкой или линией, а также изменив цвет ряда данных илиотдельных его значений. В диаграмму можно также вносить текстовые поля, менятьшрифты и атрибуты уже имеющихся текстовых фрагментов.

В некоторых типахдиаграмм бывает нужно выявить общую тенденцию изменения значений отдельногоряда данных. Для этого в диаграмму можно ввести линию тренда для ряда данных.

Линии тренда позволяютграфически отображать тенденции данных и прогнозировать их дальнейшие изменения.Линиями тренда можно дополнить ряды данных, представленные на линейчатыхдиаграммах, гистограммах, графиках, биржевых, точечных и пузырьковыхдиаграммах. Нельзя дополнить линиями тренда ряды данных на объемных,лепестковых, круговых и кольцевых диаграммах. При замене типа диаграммы на одиниз вышеперечисленных линии тренда, соответствующие данным будут потеряны.

еще рефераты
Еще работы по информатике, программированию