Реферат: Базы данных Ms Access

Содержание

1. Базы данных исистемы управления базами данных (СУБД)

2. Модели описаниябаз данных

3. Основные понятиятаблицы базы данных

4. Что предлагает Access

5. Создание объектовбазы данных

6. Запросы к базеданных

7. Формы базы данных

8. Отчеты базы данных

9. Этапы проектирования базы данных

10. Графики и диаграммы

11. Доступ к Internet

Источники и литература


1. Базы данных исистемы управления базами данных (СУБД)

Практически любомуспециалисту, независимо от сферы его деятельности, приходится заниматься сбором,накоплением и обработкой данных. MicrosoftAccess является популярной системойуправления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этойкатегории, предназначена для хранения и поиска данных, представления информациив удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведениесчетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые иудобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачусложных отчетов.

База данных – это совокупность информации поопределенной теме (по определенной предметной области). Это файл специальногоформата, содержащий определённым образом структурированную информацию. Этосовокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных во внешней памяти ииспользуемых в качестве входной информации для решения задач.

Базы данных должныобеспечивать:

· Лёгкую, быструю идешевую разработку приложений, многократное использование данных;

· Гибкостьиспользования данных, возможность применения различных методов доступа к ним;

· Высокуюпроизводительность, достоверность и секретность данных, их защиту от искаженияи уничтожения.

При создании базы данныхиспользуются различные типы данных:

· Числовые;

· Символьные данныепеременной длины;

· Типы даты;

· Гиперссылки;

· Двоичные данные.

Системы управлениябазами данных (СУБД)– это комплекс программных средств, предназначенных для создания, ведения иорганизации совместного доступа к базе данных множеству пользователей.Современные СУБД в основном являются приложениями операционной системыWindows, так как данная среда позволяетболее полно использовать возможности персональной ЭВМ по сравнению соперационной системой DOS.

Виды и функции СУБДприведены в таблице 1.

Таблица 1 — Виды ифункции СУБД

Виды СУБД

Функции СУБД

Lotus Approach

Ms-Access

Bortand dBase

Bortand Paradox

Microsoft Visual FoxPro

Microsoft Visual Basic

Microsoft SQL Server

Oracl

Управление данными во внешней памяти

Управление буферами оперативной памяти

Ведение журналов изменений в базе данных

Обеспечение целостности и безопасности базы данных

 

Целостность базыданных подразумеваетналичие средств, позволяющих удостовериться в том, что информация в базе данныхвсегда остаётся корректной и полной. Целостность данных должна обеспечиватьсянезависимо от того, каким образом данные заносятся в память (с помощьюспециальной программы, в интерактивном режиме, посредством импорта).Используемые в настоящее время СУБД обладают средствами обеспечения целостностиданных и надежной безопасности.

Информация в базе данныхопределённым образом структурирована, т.е. её можно описать определённоймоделью. Классическими являются три модели описания данных – иерархическая,сетевая, реляционная.


2. Моделиописания баз данных

Основное различие междумоделями описания баз данных состоит в характере описания взаимосвязей ивзаимодействия между объектами и атрибутами базы данных.

Иерархическая модель. В ней связи между данными можнопредставить и описать в виде упорядоченного графа (дерева). Припрограммировании для описания структуры иерархической базы данных используетсятип данных «дерево». Достаточно небольшое количество СУБД построено наиерархической модели данных.

Достоинства модели:

· Эффективноиспользуется память ЭВМ;

· Высокая скоростьвыполнения операций над данными;

· Удобство работы сиерархически упорядоченной информацией.

Недостатки модели:

· Модель становитсягромоздкой, особенно если приходится обрабатывать информацию со сложнымилогическими связями;

· Обычнымпользователям бывает трудно понять принципы функционирования модели.

Сетевая модель. Описывает данные и отношения междуними в виде ориентированной сети. В основу модели положены сетевые структуры, вкоторых каждый элемент может быть информационно связан с любым другимэлементом. Примером является сетевая структура, в которой между объектамиприсутствуют два вида взаимосвязей: «один ко многим» и «многие к одному». Еёможно рассматривать как развитие и обобщение иерархической модели данных. Вэтой модели могут описываться многообразные взаимосвязи между данными в видепроизвольного графа.

Достоинства модели:

· Эффективноеиспользование памяти ЭВМ;

· Высокая скоростьвыполнения операций над данными;

· Возможно описаниепроизвольных связей.

Недостатки модели:

· Высокая сложностьи жесткость схемы базы данных, построенной на основе этой модели;

· При добавленииновых вершин или установлении новых связей возникают проблемы выгрузки данныхиз базы данных и загрузки их в базу, возникает вероятность утери данных приобратной загрузке;

· Трудность дляпонимания и выполнения операций обработки.

СУБД, построенные наоснове этой модели, также не получили широкого распространения в практике.

Реляционная модель. Её разработал сотрудник фирмы IBM Э.Кодд. В основе модели лежитпонятие отношения (таблицы). Большинство СУБД построены на основе этой моделиданных.

Достоинства модели:

· Простотапостроения;

· Гибкостьструктуры;

· Независимостьданных;

· Данныепредставляются в простой, понятной и удобной форме;

· Удобнореализовать такую базу данных на ЭВМ.

Недостатки модели:

· Отсутствуют стандартныесредства для идентификации отдельных записей;

· Низкаяпроизводительность по сравнению с иерархической и сетевой моделями;

· Избыточность,сложность программного обеспечения.


3. Основныепонятия таблицы базы данных

Таблицы являются одним изобъектов базы данных. Самая простая база данных имеет хотя бы одну таблицу,состоящую из соответствующих элементов.

Поле (столбец, атрибут) – это основнойэлемент структуры таблицы. Поля обладают свойствами, определяющими их имя, тип,размер, формат. Разные типы полей (текстовое, числовое, логическое и др.) имеютразное назначение и, соответственно, разные свойства. Чтобы связи междутаблицами базы данных работали надежно, предусматриваются уникальные поля.

Уникальным называется поле, значения в которомне могут повторяться (например, табельный номер работника).

Ключевое поле (или первичный ключ) – это ключ,идентифицирующий отношение. В качестве первичного ключа часто используетсяполе, имеющее тип Счетчик.

Запись (строка, кортеж) – это совокупностьлогически связанных полей.

Схема данных – это структура связей междутаблицами.

Окно таблицы позволяет просматривать данные впривычном табличном виде и выполнять необходимые операции с записями таблицы(табл. 2).

Таблица 2 — Операции надполями и записями таблицы

Операции над полями таблицы

Операции над записями таблицы

Описание.

Редактирование полей.

Ввод данных в поля таблицы.

Манипуляция.

Ввод данных в поля записей.

Редактирование записей.

Сортировка записей.

Индексирование записей.

Поиск записей.


4. Чтопредлагает Access

Access – мощное приложение Windows. Поскольку оба эти продукта – детищакомпании Miсrosoft, они прекрасно взаимодействуют междусобой. Система Access работаетпод управлением ОС Windows, так чтопри работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать ивставлять данные из любого приложения Windows в Accessи наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм. Работая в среде Miсrosoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностьюсовместимые между собой Accessи Word, Excel и PowerPoint.

В Access в полной мере реализовано управлениереляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключии обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращаетнесовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверкидопустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости оттого, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат истандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типыполей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, МЕМО,логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях неоказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустыхзначений.

Как реляционнаяСУБД Access обеспечивает доступ ко всем типамданных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных.

Система Access поддерживает обработку транзакций сгарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровнепользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельныхпользователей и целых групп.


5. Создание объектовбазы данных

Любой объект базы данныхможет создаваться двумя способами:

· С использованием Конструктора– специального элемента управления, позволяющего создавать объекты базы данныхвручную;

·  С использованиемМастера – специальной программы, которая руководит пользователем при выполненииим определённой операции. Такое руководство осуществляется черезпоследовательность диалоговых окон, в каждом из которых пользователь указываетнеобходимые параметры.

Создание таблиц врежиме Мастера

Создание таблиц в режимеМастера обеспечивает полуавтоматическую форму разработки документа. Программапредлагает образцы таблиц с соответствующими наборами полей. После выбораобразцов полей Мастер автоматически создает требуемую таблицу.

Для работы Мастеранеобходимо запустить программу Miсrosoft Access. Запустить программу можно тремя способами:

· С помощью кнопкиПуск ОС Windows;

· С помощью кнопки Access на рабочем столе Windows;

· Через программуПроводник Windows;

· Используя панельрежимов и инструментов.

Технология созданияструктуры таблицы

Щелкнуть кнопку «Создатьбазу данных» на панели инструментов или выполнить команду меню Файл, Создать.Будет открыто окно диалога Создание базы данных, в которое следует ввести имясоздаваемой базы и выбрать каталог для хранения базы данных:

· В окне Базаданных щелкнуть кнопку «Таблица», а затем кнопку «Создать»;

· В окне диалогаСоздание таблиц, Новая таблица щелкнуть кнопку «Мастер таблиц», а затем кнопку«ОК»;

· В следующем окнедиалога предлагается выбрать образец таблицы для применения при создании собственнойтаблицы. Самым первым в списке находится образец Адреса. Но можно, к примеру,выбрать образец Сотрудники;

· Далеепредлагается определить перечень полей для включения в таблицу. В спискеобразцов полей мышью выбираются нужные поля. Это могут быть название отдела,код сотрудника, табельный номер, фамилия и другие. Выбранные поля появляются взакладке Поля новой таблицы;

· Щелкнуть кнопку«Далее»;

· В следующем окнедиалога предлагается ввести имя таблицы, либо оставить предлагаемое системойимя, после чего щелкнуть кнопку «Далее»;

· В следующем окнедиалога предлагается ввести имя таблицы, либо оставить предлагаемое таблицейимя, после чего щелкнуть кнопку «Готово».

В результате создаетсяструктура таблицы, а в строке заголовка указывается ее название.

6. Запросы к базеданных

 

Запросы – это специальные структуры,предназначенные для выборки данных из таблиц, автоматизации операций пообновлению и изменению таблиц.

Запрос – это требование к базе данныхпредоставить необходимую информацию, накопленную в ее таблицах. Для этогоиспользуются соответствующие инструменты запроса.

С помощью запроса данныеупорядочивают, фильтруют, изменяют. Для одной и той же таблицы можно создатьмного разных запросов, каждый из которых будет извлекать из таблицы незначительнуючасть информации, необходимую в данный момент.

Данные, положенные воснову запроса, могут быть сохранены в одной или нескольких таблицах. Результатзапроса представляет собой динамический набор записей – результирующую таблицу.Базовая таблица при этом не изменяется.

При создании болеесложных запросов (например, запрос на изменения) автоматически создаются новыетаблицы или изменяются уже существующие.

Виды запросов

Запрос на выборку – это самый простой и потомунаиболее часто используемый вид запроса. Запросы этого типа возвращают данныеиз одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которойможно обновить (с некоторыми ограничениями). Эти запросы можно использовать длягруппировки записей и вычисления сумм, средних значений и других типов итоговыхзначений.

Запрос с параметрами – это запрос, отображающий привыполнении в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные (например,значение, которое требуется вставить в поле). Можно разработать запрос,выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например, двух дат. Этизапросы удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страницдоступа к данным.

Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее числозначений и выполняет другие статистические расчеты, после чего результатыгруппируются в таблицы по двум наборам данных. Один из них определяет заголовкистолбцов, другой – заголовки строк.

Запрос SQL – это запрос, создаваемый при помощиинструкций SQL. Некоторые запросы, называемыезапросами SQL, невозможно создать в бланкезапроса. Для запросов к серверу, управляющих запросов и запросов на объединениенеобходимо создавать инструкции SQLнепосредственно в окне запроса в режиме SQL.

Запрос на изменения – это запрос, который за однуоперацию изменяет или перемещает несколько записей. Существует несколько типовтаких запросов – запросы на удаление, обновление, добавление записей, запросына создание таблиц.

Запрос к базе данныхрассматривается как некоторая команда на выбор, просмотр, изменение, созданиеили удаление данных.

Возможностизапросов:

· Собирать воединоинформацию из нескольких таблиц с учетом существующих между ними связей;

· Выбирать, какиеполя и в какой последовательности будут включены в результатную таблицу;

· Учитывать, какаячасть результатной информации будет отображена;

· Манипулироватьданными (например, запросы на изменения);

· Формироватьразличные отчеты.

7. Формы базы данных

Формы – специальные объекты,предназначенные для ввода и просмотра данных, а также создания экранных документов.Это созданные пользователями специальные электронные бланки для отображения наэкране отдельных записей из одной или нескольких таблиц базы данных. С помощьюформ можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, ограничитьдоступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.

Формы состоят изразделов, каждый из которых содержит соответствующие элементы управления.Настройка свойств элемента управления осуществляется с помощьюпрограммы-Мастера. Пользователь вводит данные в поля формы, и они автоматическизаносятся в таблицы базы данных.

Создание формы спомощью автоформы.Создание формы в режиме Автоформы обеспечивает автоматическую форму разработкидокумента. Автоформы – это полностью автоматизированные средстваразработки документа. Существует три вида автоформ – в столбец, ленточные итабличные.

Для создания формы врежиме автоформы необходимо:

· В диалоговом окнебазы данных открыть вкладку Формы и щелкнуть кнопку «Создать»;

· В диалоговом окнеНовая форма выбрать вид нужной таблицы и создать Автоформу (табличную,ленточную, в столбец), произведя двойной щелчок мышью по виду Автоформы всписке выбора.

Создание формы спомощью Мастера.Для создания формы с помощью Мастера необходимо:

· В окне Базаданных щелкнуть по ярлычку Форма, а затем по кнопке «Создать»;

· В окне диалогаСоздание формы выбрать из списка таблицу и щелкнуть кнопку Мастера;

· В окне диалога Водин столбец выбрать для формы все имеющиеся в таблице поля (имеются кнопки длядобавления одного или нескольких полей);

· Щелкнут кнопку«Далее», а затем кнопку «Готово».

В результате получимэкранную форму, где каждая запись (в таблице это – отдельная строка)представляет собой как бы отдельную карточку для ввода данных.

В нижней части окна формынаходится строка состояния, где отражаются общее число записей и номер текущейзаписи. Имеются кнопки для перемещения между записями.


8. Отчеты базы данных

 

Отчеты – объекты базы данных,предназначенные для вывода данных и их печати. Отчет выводит на печатьинформацию из базовых таблиц, полученную по результатам работы запроса. Базовойназывается исходная таблица базы данных, в ячейках которой хранится информация.Отчеты обеспечивают создание не экранного, а бумажного документа. Как и формы,отчеты состоят из разделов (заголовка отчета, области данных, верхнего инижнего колонтитулов, примечания), а разделы содержат соответствующие элементыуправления.

Используются дляпредставления данных, которые должны быть выведены на печать в наглядной форме.Записи отчета можно группировать по отдельным критериям, можно производитьнеобходимые вычисления для отдельных групп записей и всего отчета.

Для автоматическогосоздания отчетов необходимо:

· В диалоговом окнеБаза данных открыть вкладку Отчеты и щелкнуть кнопку «Создать»;

· В диалоговом окнеНовый отчет выбрать вид отчета и создать его автоформу (ленточную, в столбец),дважды щелкнув мышью по виду формы в списке выбора.

Создание отчета спомощью Мастера.Для создания отчета с помощью мастера необходимо:

· В окне Базаданных щелкнуть по ярлычку Отчет, а затем по кнопке «Добавить»;

· В списке выбортаблицы/запроса выбрать имя базовой таблицы;

· Нажать кнопку«Мастер» и выбрать в списке одну из программ-мастеров. Например, «В одинстолбец»;

· В окне диалогаОтчет в один столбец выбрать поля базовой таблицы, которые желательно включитьв отчет, и щелкнуть кнопку «Далее»;

· Определить видотчета и ввести его заголовок. Каждый выбор завершается щелчком по кнопке«Далее»;

· Выбрать режимпросмотра отчета. В режиме предварительного просмотра можно просмотреть отчет сданными. В режиме Конструктора можно продолжить разработку отчета.

Страницы. Страницы доступа к даннымпредставляют собой средство просмотра, добавления, изменения и обработкизаписей базы данных.

9. Этапыпроектирования базы данных

Разработчикам необходимовыбрать структуру для таблиц базы данных, которая оптимально отвечала бытребованиям разрабатываемого отчета.

Для этого необходимо:

· Записать списоктаблиц, из которых будет состоять база данных;

· Определить длякаждой таблицы требуемый набор полей и их положение в таблице;

· Выбрать имя и типданных для каждого поля, определить размер текстовых полей и подтип числовыхданных;

· Сформулироватьдля полей правила проверки допустимости вводимых данных;

· Определить связимежду таблицами базы данных;

· Осуществить вводданных;

· Разработатьсистему запросов к таблицам базы данных;

· Сконструироватьэкранные формы для работы с данными;

· Сконструироватьотчеты.

При этом:

· Целесообразновключить в таблицу данных всю информацию, с которой необходимо работать;

· Рекомендуетсясоздать несколько простых и понятных таблиц, чем одну сложную;

· Не рекомендуетсяпомещать в таблицу поля, значения которых являются результатом вычисления поданным из других полей таблицы;

· Назначения полейтаблицы должны быть понятны из их названий.

10. Графики идиаграммы

В Accessиспользуется то же самое графическоеприложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типовграфиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можносоздавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы,причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом,оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах илисекторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобыони воспроизводились под любым удобным углом зрения.

11. Доступ к Internet

В Access предусмотрены все возможности,обеспечивающие связь с Internet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы,запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными дляиспользования всем, кто путешествует по Internet! Гиперссылки позволяют получатьдоступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access.

С помощью мастераразмещения данных на Web-страницу,можно создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницуи даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц!


Источники и литература

 

1. «Информатика»,под редакцией Хубаева Г.Н., г. Ростов-на-Дону, 2010 г., учебное пособие.

2. «Википедия»,свободная энциклопедия, Internet.

еще рефераты
Еще работы по информатике, программированию