Реферат: Формы представления информации

Министерство образования и наукиЧелябинской области

ГОУ СПО Челябинский государственный промышленно-гуманитарныйтехникум им. А.В. Яковлева

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

Информатика

Выполнил: студент

заочного отделения, гр. 309з

Чернышев А.Ю.

Проверил: преподаватель

Вардугин А.Г.

Челябинск, 2010г

Содержание

1. Формы представления информации

2. Табличный процессор Excel: типы данных

3. СУБД Access: запрос с параметром (принцип работы, этапы создания)

Список используемой литературы

1. Формы представленияинформации

Информация по своей сути включает в себя весьокружающий мир и все то, что его наполняет: знания, навыки, предметы, чертежи,культура, искусство, речь, взгляд и т.д. Информация может быть непрерывнойи дискретной.

Непрерывными величинами называют величины, характеризующиеся физическимивеличинами (длина, ширина, вес, объем, расстояние, плотность, масса,температура и т.д.).

Дискретными величинами называют величины, характеризующиесячислом, количеством предметов или информации (10 Мб, 3книги, 15 шагов и т.д.).

Информация в персональном компьютере (ПК) представляется вдвоичном формате (системе счисления) в виде единиц и нулей. Минимальнойединицей информации является бит. Группа из восьми бит представляет собой байт.Каждый байт в памяти компьютера имеет уникальный адрес, начиная с нуля. Такимобразом, байт является минимальной адресуемой единицей памяти.

При определении информационной емкости современных ПК байткак единица информации используется редко. Чаше используются его производные — Кбайт (1 Кбайт = 1024 байт). Мбайт (1Мбайт = 1024 Кбайт) и т.д.

Для хранения информации и работы с ней в компьютерахиспользуются различные системы кодировки (ANSI, ASCII,Кои-8 и пр.). Например, американский национальный стандартный код для обменаинформацией ASCII 8-ю битами обеспечиваетпредставление 256 символов, включая символы для национальных алфавитов.

Сочетанием двоичных цифр (битов) можно представить любое значение.Но соглашению биты в байте пронумерованы от 0 до 7 справа налево. Двоичнаясистема счислении, как и привычная, для нас десятичная, является позиционной, изначение двоичною числа определяется относительной позицией каждого бита иналичием единичных битов. Для того, чтобы «прочитать» число, записанное вкакой-либо позиционной системе счисления (перевести его в десятичное), можновоспользоваться следующей формулой:

/>

где Р — основание системы счисления (количество цифралфавита), ап­позиция цифры в числе справа налево, начиная с 0.

Например, набор битов 01000001 представляет число 65 />

Двоичная арифметика

Так как ПК выполняет арифметические операции только вдвоичном формате, полезно иметь представление о двоичной арифметике. Если бытьболее точным, то из всех простейших арифметических операций компьютер можетвыполнять только одну — сложение. Остальные операции выполняются черезсложение: вычитание производится через сложение с отрицательным числом,умножение — через многократное суммирование, деление — через многократноевычитание.

Рассмотрим, как в ПК производится суммирование и вычитаниедвоичных чисел.

Двоичный алфавит состоит из цифр 0 и 1, а правиласуммирования следующие:

0+0=0

1+0=1

1+1=(1)0

1+1+1=(1)1.

Здесь необходимо обратить внимание на перенос единичного битав последних двух случаях.

Например, при сложении чисел 01000001 и 00101010 (65 и 42)получим следующий результат.

Двоичная Десятичная

01000001 65

00101010 42

________ ___

01101(111 107.

Представленные выше числа являются положительными, чтопоказывает наличие нуля в самом левом (старшем) разряде. Отрицательные двоичныечисла содержат единичный бит в старшем разряде и выражаются двоичнымдополнением. Для получения двоичного дополнения необходимо инвертировать всебиты исходного числа и к результату прибавить 1.

Например, для получениядвоичного дополнения числа 65 (01000001) необходимо сделать инверсию всех битов(10111110) и прибавить единицу. Полученный набор битов (10111111) представляетчисло-65.

Для того, чтобы«прочитать» отрицательное двоичное число, необходимо определить его абсолютноезначение и приписать знак «минус». При получении модуля отрицательного числанеобходимо повторить операции — инвертировать все биты и прибавить 1.

Доказать правильность приведенного выше можно простымсложением: при суммировании противоположных чисел мы должны получить ноль. Внашем примере

01000001 (-65)

10111111 (-65)

________ ____

0000000

Все восемь бит имеют нулевое значение. Перенос единичногобита потерян. Такой перенос является корректным, так как был перенос единицы взнаковый (старшин) бит и из него. Если же при двоичном суммировании был переностолько в знаковый разряд, либо только га знакового, то фиксируется ошибкасложения.

Шестнадцатеричное представление

Специалисты разработали «стенографический» методпредставления двоичных данных, по которому байт делится пополам и каждыеполбайта выражаются соответствующей шестнадцатиричной цифрой: десятичнымицифрами (0 — 9) и А (10), В (11), С (12), D (13), Е (14), F(15). Так как цифр всего 16, система называется шестнадцатеричной.

Для индикации шестнадцатеричного числа непосредственно посленего ставится символ Н, например, 25Н (десятичное представление 37).16-теричное число всегда начинается с десятичной цифры 0-9, таким образом,число B8Н записывается как 0B8Н.

Шестнадцатеричная системасчисления также является позиционной, поэтому прочитать «десятичный» эквивалентшестнадцатиричного числа можно с применением правила, описанного выше.

 

2. Табличныйпроцессор Excel: типыданных

Окнотабличного процессора Excel предназначено для ввода электронной таблицы исодержит следующие элементы:

· стандартныеэлементы окна Windows;

· поле именисодержит имя или адрес активной ячейки или диапазона ячеек;

· строка формулпредназначена для отображения и редактирования содержимого активной ячейки;

· строка состояниявыводит информацию о режиме работы, состоянии индикаторов режимов и клавиатуры.

В рабочейобласти окна расположена рабочая книга. Рабочая книга — это файл,предназначенный для хранения электронной таблицы, имеет расширение.xls. Рабочаякнига состоит из рабочих листов. По умолчанию во вновь создаваемойкниге содержится 3 рабочих листа. Пользователь может управлять этим количествомс помощью установки значения параметра Листов в новой книге на вкладке Общиедиалогового окна команды Параметры меню Сервис.

Каждыйрабочий лист имеет имя (ярлык рабочего листа). По умолчанию листы именуютсяЛист1, Лист2, Лист3, Диаграмма1, они могут быть следующих типов:

· рабочий лист — электронная таблица;

· лист диаграммы — графическое представление данных электронной таблицы.

Рабочий листпредставляет собой сетку из строк и столбцов. Максимальный размер рабочеголиста — 256 столбцов, 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами от А доZ и от АА до IV. Строки именуются числами от 1 до 65536

Напересечении строки и столбцов рабочего листа расположены ячейки (клетки).Каждая ячейка имеет адрес, который образуется: <имя столбца><имястроки>, например А10. Ввод и редактирование данных производится в активнойячейке. Активная ячейка выделяется жирной рамкой Ее имя содержится в полеимени. Существует также понятие диапазона ячеек. Диапазон (блок, интервал)ячеек — это прямоугольная область в таблице, содержащая несколько выделенныхячеек. Адрес диапазона образуется как: <адрес 1-й ячейки>: <адреспоследней ячейки>, например А1: А10, A10:D20.

В ячейкирабочего листа можно вводить данные двух типов: константы и формулы. Константы — это значения, которые не изменяются до тех пор, пока их не изменяютпреднамеренно. Константы могут быть следующих типов: числовые, текстовые(надписи), даты и времени суток, а также двух специальных типов — логические значенияи ошибочные значения.

Число в Excelможет состоять только из следующих символов: цифры от 0 до 9, +, -, (,), /, $,%, (.), Е, е. Запятая в числе интерпретируется как разделитель десятичныхразрядов. Символ разделителя может быть изменен в приложении Язык и стандартыпанели управления Windows.

Существуютследующие правила ввода чисел:

1. Если ввод числаначинается со знака «+» или «-», пиксел опускает «+» и сохраняет «-»,интерпретируя введенное значение как отрицательное число.

2. Числовые значения,заключенные в круглые скобки, интерпретируются как отрицательные. Например, (5)интерпретируется, как -5.

3. Символ Е или еиспользуется при вводе чисел в поненциальном представлении. Например, 1Е6интерпретируется как 1 000 000 (единица, умноженная на десять в шестойстепени).

4. При вводе большихчисел позволяется вставлять робел для отделения сотен от тысяч, тысяч отмиллионов и т. д. При таком вводе числа в ячейках появляются пробелами, а встроке формул без пробелов.

5. Если ввод числаначать со знака денежной единицы, к ячейке будет применен денежный формат.

6. Если ввод числазакончить знаком %, к ячейке будет применен процентный формат.

7. Перед вводомрациональной дроби, чтобы Excel не интерпретировал ее как дату, следует ввести0 и пробел, например 3/4 ввести 0 3/4. Числа можно вводить в различныхформатах. В Excel имеется набор стандартных числовых форматов, которые рижелании могут быть изменены. Также можно создать собственные пользовательскиеформаты.

Обычно вводчисел осуществляется в общем числовом формате. В соответствии с ним числа вячейке отражаются в привычном виде. Если длина числа не превышает ширинуячейки, то оно отображается в том виде, в котором вводится, если превышает, точисло будет выведено в экспоненциальной форме. Если значение числа превышаетдопустимое по формату значение, то в ячейке выводится признак переполнения — ####. Изменить, стандартный формат можно на вкладке Вид команды Ячейки менюФормат.

Ввод текстааналогичен вводу числовых значений. Текст — это произвольная последовательностьсимволов, не воспринимаемая как число, дата, время суток или формула. При вводедлинного текста, который не может быть полностью отображен в одной ячейке,Excel способен вывести его, перекрывая соседние ячейки. Но при этом текст всеравно будет храниться только в одной ячейке. При вводе текста в ячейку, котораяперекрыта содержимым другой ячейки, перекрывающий текст обрезается. В строкеформул при активизации ячейки с длинным текстом отображается весь хранящийся вней текст. Длинный текст в ячейке можно увидеть, расширив столбец двойнымщелчком на границе столбца в его заголовке. Ширина столбца настроится помаксимальной ширине значений в этом столбце. Облегчить чтение длинных текстовыхзначений может также перенос текста. Этот режим позволяет вводить длинныетекстовые значения с переносом на следующие строки без наложения текста надругие ячейки. При этом Excel увеличивает высоту строки, которая содержитячейку с дополнительными строками. Чтобы установить этот режим, следуетвключить флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание команды Ячейкименю Формат.

Иногдатребуется ввести число со знаком «+» перед ним. При простом наборе «плюс число»Excel воспримет ввводимое значение как числовое, и знак «+» опустит. Чтобызаставить Excel обращаться со специальными символами, как с обычными, нужноввести числовой текст. Числовой текст может состоять из текста и чисел илитолько из чисел. Если значение, вводимое в ячейку, будет состоять из текста ичисел, оно будет интерпретироваться как текстовое. Для того чтобы создатьтекстовое значение, состоящее целиком из числовых символов, следует начать вводс апострофа или ввести сначала знак равенства, а затем значение, заключенное вкавычки. Знак равенства с кавычками или апостроф появляются в строчке формул,но не выводятся в ячейке. В то время как числовые значения по умолчаниювыравниваются по правому краю, числовой текст, как и обычный, выравнивается полевому.

В Excel датаи время суток интерпретируются как числа. Основной единицей измерения времени вExcel являются сутки. Они представляются последовательными десятичнымизначениями от 1 до 65380. Базовая дата, представляемая десятичным числом 1, — это воскресенье, 1 января 1900 г. Максимальное десятичное значение даты; 65380представляет 31 декабря 2078 года. При вводе даты г Excel сохраняет ее в видедесятичного значения, которое равно количеству дней между заданной и базовойдатой. Время суток — это десятичная дробь, которая представляет часть сутокмежду их началом (12:00 ночи) и заданным временем. Например, 12:00 дняпредставляется значением 0,5.

Внешнеепредставление в ячейках рабочего листа зависит от формата, назначенного ячейке.В форматах даты и времени используются следующие разделители: «.», «/ », « — » — для даты; «> — для времени.

При вводедаты между 1920 и 2010 гг. можно указывать только две последние цифры года. Привводе даты вне этого диапазона год нужно записывать полностью.

Чтобы ввеститекущее время в ячейку или в формулу, следует одновременно нажать клавиши Ctrl,Shift и «:». Для ввода текущей даты в ячейку или формулу следует одновременнонажать клавиши Ctrl и «;».

При вводедаты и времени нет различий между строчными и прописными буквами. Прииспользовании 12-часового формата после ввода времени через пробел следуетввести АР (А) — для ввода времени до полудня и РМ (Р) — для ввода времени послеполудня. Например, 3:00 РМ означает 15:00. Дату и время можно ввести в однуячейку. Тогда их следует разделить пробелом.

Данные типадаты и времени суток могут участвовать в вычислениях (сложение, вычитание), атакже входить в состав формул в виде текста (тогда их необходимо заключить вдвойные кавычки).

 

3. СУБД Access: запрос с параметром (принцип работы,этапы создания)

Программа Accessпредставляет собой реляционную СУБД. Это означает, что база данныхAccess состоит из взаимосвязанных таблиц.

/>Таблицы

Таблица базы данных – этообычная таблица из строк и столбцов. Ниже приведен пример таблицы (табл. 1),содержащей сведения о клиентах компании.

Таблица 1 — Клиенты

/>/>

/> Связимежду таблицами

Связь между двумя таблицами организуетсяпосредством общих полей этих таблиц. Приведем пример таблицы (табл. 2),связанной с таблицей Клиенты.

Таблица 2 — Заказы компании

/>

В этом примере общимиполями являются поле Номер (ID) таблицы Клиенты и поле Клиент таблицыЗаказы. А именно, поле Клиент содержит номер клиента из таблицы Клиенты.Таким образом, каждая запись таблицы Заказы ссылается на какую-либозапись таблицы Клиенты.

/>Ключевые поля

В реляционной базе данныхсуществует два вида ключевых полей: первичный ключ и вторичный ключ. Дляидентификации записей в таблице используется первичный ключ – полеили набор полей таблицы, чьи значения однозначно определяют запись.Соответственно значения первичного ключа должны быть уникальны, то есть втаблице не должно быть двух строк с одинаковыми значениями первичного ключа. Практическивсегда в качестве первичного ключа используется специальное поле, содержащееномер записи (например, поле Номер (ID) в таблице Клиенты).Программа Access присваивает записям номера автоматически и гарантируетуникальность номеров. Вторичным ключом называется поле дочерней таблицы,содержащее значения первичного ключа родительской таблицы. Например, поле Клиентв таблице Заказы является вторичным ключом. Таким образом, связимежду таблицами организуются с помощью ключевых полей.

/>Проектирование структуры данных

Построение базы данныхначинается с проектирования. Чтобы понять, какая структура базы будет для васнаиболее удобной и полезной, следуйте нижеприведенным этапам проектирования.

1. Для начала необходимовыяснить, каково назначение базы данных и какую информацию необходимо получатьиз базы. Составьте список типичных запросов к базе данных:

• список вашихклиентов с контактными данными;

• список заказовконкретного клиента;

• список всехзаказов за определенный период;

• какие товары вкаком количестве были заказаны за определенный период и т.д.

2. Выделите из этогонабора классы объектов, о которых нужно будет получать информацию из базыданных. Объекты каждого класса будут храниться в отдельной таблице, и вы темсамым получите список таблиц будущей базы данных. В примере из предыдущегопункта целесообразно выделить следующие классы: клиенты, заказы и товары. Такимобразом, в базе данных будет три таблицы.

3. Выпишите интересующиевас атрибуты объектов каждого класса. Например, для каждого клиента необходимохранить в базе его имя (или название организации) и контактную информацию, длятовара – наименование и цену. В результате вы получите список полей каждойтаблицы. Учтите, что в таблице должен быть первичный ключ, и добавьте в каждуютаблицу дополнительное поле – уникальный номер записи. Таким образом, былиперечислены атрибуты и установлены связи между таблицами. Например, если втаблице заказов есть поля Товар и Клиент, содержащие код товара иномер клиента, то таблица Заказы ссылается и на таблицу Товары, ина таблицу Клиенты.

/>Этапы работы с базой данных

Итак, если вы создаетебазу данных «с нуля», вам предстоит выполнить следующие операции.

1. Создание базы данныхили открытие уже созданной;

2. Создание таблиц,настройка полей таблиц и связей между таблицами;

3. Заполнение таблицинформацией;

4. И, наконец,получение информации из базы данных – то, ради чего она и создавалась. Дляпоиска, отбора, сортировки и агрегации данных вы можете создать запросы (см.гл. 5), для наглядного представления данных – отчеты (см. гл. 7). Теперьперейдем к практическим действиям и рассмотрим первый этап работы с базойданных – ее открытие или создание.

/>/>Открытие существующей базы данных

Если база данных уже быласоздана, то ее можно открыть, щелкнув кнопкой мыши на ее названии в области Открытьпоследнюю базу данных. Если нужной базы данных нет в списке, щелкните нассылке Другие. На экране появится стандартное окно Windows для открытияфайла. В этом окне выберите файл базы данных и нажмите кнопку Открыть. Крометого, вы можете воспользоваться кнопкой (рис. 1)

/>

Рис. 1

в левом верхнем углуокна, в появившемся меню выбрать пункт Открыть, а затем выбрать файл встандартном окне Windows.

/>Создание пустой базы данных

Если вы хотитесамостоятельно разработать структуру базы данных, создать таблицы и ввестиданные, вначале необходимо создать пустую базу данных. Для этого выполнитеследующие действия.

1. Щелкните кнопкой мышина значке Новая база данных в разделе Новая пустая база данных вцентральной части начального окна (см. рис.  2) либо нажмите кнопку

/>

Рис. 2

в левом верхнем углуокна, а затем в появившемся меню выберите пункт Создать.

2. В правой части окнапоявится область Новая база данных. В поле Имя файла введите имяновой базы данных. Нажмите кнопку (рис .3)

/>

Рис. 3

для выбора папки, вкоторой будет храниться файл базы данных.

3. Нажмите кнопку Создать.Откроется новая база данных с единственной пустой таблицей, и программаперейдет в режим редактирования таблицы.

/>Создание копии базы данных

Следующий способ созданиябазы данных – скопировать существующую базу, чтобы продолжить работу с копией.Для этого выполните следующие действия.

1. Откройте для чтениябазу данных, которую необходимо скопировать. Нажмите кнопку (рис. 4)

/>

Рис. 4

в левом верхнем углуокна, затем в появившемся меню выберите пункт Открыть. На экранепоявится стандартное окно Windows для открытия файла.

2. Щелкните кнопкоймыши на нужном файле базы данных и нажмите кнопку, находящуюся справа от кнопкиОткрыть (рис. 4).

В меню открытия файлавыберите пункт Открыть для чтения или пункт Монопольно для чтения. 

• После открытиябазы данных в любом из этих двух режимов вы не сможете вносить в нее изменения.Под лентой (кнопочным меню) возникнет панель сообщений с предупреждением, чтобаза данных открыта только для чтения.

• Если выбраннаябаза данных недоступна другим пользователям, пункты меню Открыть для чтения илиМонопольно для чтения равнозначны.

• Вы сможете открытьбазу данных в режиме Открыть для чтения, если она не открыта в данныймомент другим пользователем в режиме Монопольно. Другие пользователисмогут продолжать работу с базой и открывать ее в любом режиме доступа, кромережима Монопольно. При этом вы будете просматривать последнююсохраненную версию, несохраненные изменения будут проигнорированы.

• Открытие базыданных в режиме Монопольно для чтения возможно, только если она в данныймомент не используется другим пользователем в режиме редактирования (Открытьили Монопольно). При этом другие пользователи не смогут открыватьэту базу данных в режиме редактирования.

/>Создание базы данных на основе шаблона

В Access 2007 включенышаблоны баз данных. Их можно использовать для решения типичных задач или дляучебных целей, поскольку в их состав входят таблицы, уже заполненные данными,готовые отчеты и формы для ввода информации. Чтобы создать базу данных с использованиемшаблона, выполните следующие действия. 1. В левой области начального окнаAccess (см. рис. 1.2) выберите категорию шаблонов. В центре окнаотобразится список шаблонов этой категории. Щелкните кнопкой мыши на значкеподходящего шаблона (рис.  5). 2. В правой части окна появитсяобласть с названием шаблона и его категории. В поле Имя файла введитеимя новой базы данных. С помощью кнопки

/>

Рис. 5

выберите папку, в которойбудет храниться файл базы данных. 3. Если требуется присоединить новуюбазу данных к веб-узлу SharePoint, установите флажок Создание и присоединениебазы данных к узлу Windows SharePoint Services.

4. Нажмите кнопку Создать(для шаблонов Microsoft Office Online она называется Загрузка).Access сгенерирует базу данных по указанному шаблону и откроет ее в режимередактирования таблицы. 5. Если в созданной базе данных Access обнаружитпотенциально опасное содержимое, то под лентой появится панель сообщений спредупреждением Часть содержимого базы данных отключена. Чтобы открытьсодержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную часть, нажмите кнопкуПараметры панели сообщений. В появившемся окне Параметры безопасностиMicrosoft Office установите переключатель в положение Включить этосодержимое и нажмите кнопку ОК.

/>/>Список используемой литературы1.Глушаков С.В. Информатика. Курс лекций для студентов первого курса МГУ 2009 г.2.Первишин А.Г. «Основы информатики» 2008 г.3.Пелевин В.В., Реутова Р.А. «Учение об информатике» 2009 г.4.Панов А.А. «Основы Microsoft Office» 2008 г.5.Ростовский А.П., Керимов С.Р. «Базы данных глава 4: Основы СУБД Access» 2009 г.