Реферат: Особливості роботи в програмі Microsoft Access
Зміст
Вступ
1. Основна частина
1.1 Створення таблиць
1.2 Створення таблиці шляхом введення даних
1.3 Створення таблиць за допомогою Майстра таблиць
1.4 Створення таблиці за допомогою Конструктора таблиць
1.5 Технічна характеристикакомп’ютера
1.6 Інструкційнакартка
2. Техніка безпеки при виконанніробіт
3. Архівування роботи
Висновки
Список використаних джерел
Вступ
Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерелв одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидкоі ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошукпотрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштові наклейки.
У базі даних зведення з кожного джерела зберігаютьсяв окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв'язкиміж таблицями. Для пошуку і відбору даних, що задовольняють певним умовам, створюєтьсязапит. Запити дозволяють також відновити або видалити одночасно декілька записів,виконати вбудовані або спеціальні обчислення. Для перегляду, введення або зміниданих прямо в таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієїабо декількох таблиць і вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створенийкористувачем макет. Для аналізу даних або друку їх певним чином використовуєтьсязвіт. Наприклад, можна створити і надрукувати звіт, що групує дані і вичислює підсумки,або звіт для друку поштових наклейок.
1. Основна частина
В Microsoft Access існують чотири режими роботиз таблицями:
режим Таблиці;
режим Конструктора;
режим Зведеної таблиці;
режим Зведеної діаграми.
У режимі Таблиці здійснюється робота з даними,що знаходяться в таблиці: перегляд, редагування, додавання, сортування і т.п.
В режимі Конструктора створюється або модифікуєтьсяструктура таблиці, тобто задаються імена полів, таблиці і їх типи, поля описуються,задаються їх властивості.
У режимах Зведеної таблиці і Зведеної діаграмизручно виконувати аналіз даних, динамічно змінюючи способи їх уявлення.
Існує також додатковий режим — режим Попередньогоперегляду, який дозволяє побачити розташування даних на листі перед здійсненнямдруку таблиці.
Новий режим — Зведеної таблиці — дозволяє представлятитабличні дані в зручнішому і досяжному вигляді. Зведена таблиця дозволяє групувати,підсумовувати або якимсь іншим чином обробляти дані із звичайної таблиці Access.Цей режим є з одного боку аналогом зведених таблиць в Excel, а з іншого боку — розвиткомвже давно використовуваних в Access перехресних запитів.
Режим Зведеної діаграми тісно пов'язаний із зведеноютаблицею. Це просто графічне представлення зведеної таблиці. У попередніх версіяхAccess діаграми могли використовуватися тільки в звітах. Тепер вони стали динамічними,і є можливість створювати ці діаграми і управляти ними в інтерактивному режимі прямона екрані монітора. Проте хоча можна створити зведену таблицю для звичайної таблиціAccess, на наш погляд, найбільш ефективний цей режим для запитів і форм. ТаблиціAccess, якщо вони правильно спроектовані, як правило, не бувають складними. А осьзапити і форми зазвичай збирають інформацію з різних таблиць. І тому саме для аналізуцих даних зручно створювати зведені таблиці і діаграми.
1.1 Створення таблиць
В Access використовуються три способи створеннятаблиць: шляхом введення даних, за допомогою Конструктора таблиць і за допомогоюМайстра створення таблиць.
Для кожного із цих способів існує спеціальний ярликнових об'єктів у списку таблиць (мал.1.1).
Якщо ви створили новий файл бази даних, то, крімцих ярликів, у списку таблиць більше нічого немає.
/>
Мал.1.1 Ярлики нових об'єктів у списку таблицьпорожньої бази даних
Якщо ви не відображаєте ярлики нових об'єктів увікні бази даних, то для створення нової таблиці потрібно розкрити список таблиць,клацнувши по ярликові Таблиці на панелі об'єктів вікна бази даних, і потімнатиснути кнопку Створити.
Тоді з'явиться діалогове вікно Нова таблиця,у якому ви й повинні вибрати спосіб створення таблиці (мал.1.2).
/>
Мал.1.2 Діалогове вікно Нова таблиця
Для створення нової таблиці можна скористатисякожним з описаних способів. Звичайне створення таблиць шляхом введення даних використовуютьтоді, коли структура таблиці дуже проста, наприклад довідник. Тоді Access сама догадуєтьсяпро те, як установити властивості полів. Потім можна перемкнути таблицю в режимКонструктора й подивитися, як ці властивості будуть установлені. Використання Майстратаблиць виправдане, якщо потрібно створити якусь типову таблицю, користуючись шаблонами,які він запропонує. Режим Конструктора частіше застосовується користувачами й можевам теж знадобитися для перегляду структури таблиці або для зміни даної структури.Тому знати його недаремно.
/>1.2 Створення таблицішляхом введення даних
Якщо ви затрудняєтесь відразу визначити структурутаблиці, Microsoft Access дозволяє створити таблицю шляхом введення даних у вікноіз традиційною табличною формою (мал.1.3).
/>
Мал.1.3 Створення таблиці шляхом введення даних.
Для цього необхідно:
1) Відкрити вікно нової або існуючої бази даних і в німвідкрити список таблиць.
2) Виділити в списку таблиць ярлик Створення таблицішляхом введення даних і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. З'явитьсяпорожня таблиця із стандартними назвами стовпців: Поле1, Поле2 і такдалі За умовчанням для створення таблиці надається десять полів.
3) У поля цієї таблиці потрібно ввести необхідні дані.Тип даних в одному полі (стовпці) у всіх записах має бути однаковим.
4) Можна ввести свої власні заголовки стовпців, для цьогонатиснути правою кнопкою миші по заголовку стовпця і вибрати з контекстного менюкоманду Перейменувати стовпець. Після цього стандартна назва стовпця підсвічує,і ви можете вводити свою назву.
5) Після закінчення введення даних натиснути кнопку Закрити(у верхньому правому кутку вікна таблиці).
6) У відповідь на питання Зберегти зміни макету абоструктури таблиці <ім'я таблиці>? натиснути кнопку Так.
7) У вікніЗбереження в полі Ім'я таблиціввести ім'я нової таблиці і натиснути кнопку ОК (мал.1.4).
/>
Мал.1.4 Діалогове вікно Збереження.
Microsoft Access видасть повідомлення Ключовіполя не задані і питання Створити ключове поле зараз? Натиснути кнопкуНі, якщо одне або декілька полів в таблиці можуть однозначно ідентифікуватизаписи в таблиці і служити первинним ключем, або кнопку Так, і тоді Accessстворить додаткове поле, яке зробить ключовим. До визначення ключового поля таблиціми ще повернемося в розділ "Визначення ключових полів" даної глави.
У списку таблиць з'явиться нова таблиця, яка міститимевведені дані. Таблиця при цьому створюється автоматично. Поля її матимуть або стандартніназви, або ті, які ви ввели, а їх типи визначатимуться за введеними даними. У випадку,якщо в один стовпець були введені дані різних типів, наприклад числа, дати і текст,тип поля визначається як Текстовий.
Введення даних в таблицю Access мало чим відрізняєтьсявід введення в таблицю Excel. Для переходу між полями ви можете використовуватиклавішу <Таb>. Дані, введені в поточний рядок, зберігаються при переході донаступного рядка. Детальніше режим введення і зміни даних в режимі таблиці описанийв розділ "Введення і перевірка даних" даної глави.
1.3 Створення таблиць за допомогою Майстратаблиць
Для створення таблиць за допомогою Майстра таблицьнеобхідно:
1) Двічі клацнути лівою кнопкою миші на ярлику Створеннятаблиці за допомогою майстра.
2) У діалоговому вікні Створення таблиць (мал.1.5)вибрати призначення таблиці: Ділові (для інших цілей можна вибрати і Особисті).
3) У полі Зразки таблиць вибрати відповідну таблицю- Список розсилки.
4) Перемістити потрібні поля з списку Зразки полівв список Поля нової таблиці. Для цього слід скористатися кнопками із стрілками:> — перемістити одне поле " — перемістити всі поля.
/>
Мал.1.5 Діалогове вікно Майстра таблиць
5) Повторювати описані в пп.3-4 дії до тих пір, поки небуде створений відповідний перелік полів для нової таблиці.
6) При необхідності перейменувати яке-небудь поле, потрібновиділити його в списку Поля нової таблиці і натиснути кнопку Перейменуватиполе, потім ввести в діалоговому вікні Перейменування поля нове ім'яполя і натиснути кнопку ОК (мал.1.6). Натиснути кнопку Далі.
/>
Мал.1.6. Діалогове вікно Перейменування поля.
7) В наступному діалоговому вікні в полі Задайте ім'ядля нової таблиці ввести ім'я нової таблиці «Список розсилки сповіщень»(мал.1.7).
/>
Мал.1.7 Друге діалогове вікно Майстра таблиць.
8) Вибрати спосіб визначення ключа Microsoft Accessавтоматично визначає ключ (є альтернатива Користувач визначає ключ самостійно).Тоді в таблицю буде додано поле автоматичної нумерації. Натиснути кнопку Далі.
9) У випадку, якщо було вибрано самостійне визначення ключа,в полі із списком Виберіть поле з унікальними для кожного запису даними необхідновибрати ім'я поля, яке стане ключовим. Потім потрібно визначити типа даних, якіміститимуться в ключовому полі. Майстер пропонує вибрати один з трьох варіантів:
- Послідовні числа, що автоматично привласнюються кожномуновому запису;
- Числа, що вводяться користувачем при додаванні новихзаписів;
- Поєднання чисел і символів, що вводиться користувачемпри додаванні новому запису.
Натиснути кнопку Далі.
10) У наступному вікні Майстер таблиць пропонує встановитизв'язки між існуючими таблицями і створюваною таблицею (мал.1.10). Він намагаєтьсясам створити зв'язки між таблицями і надає інформацію про створювані зв'язки користувачевіу вигляді списку. При необхідності виправити зв'язки потрібно вибрати відповіднийрядок списку і натиснути кнопку Зв'язки. Наприклад, виберіть в списку рядокне пов'язана з «Клієнти» і натисніть кнопку Зв'язки.
/>
Мал.1.8 Діалогове вікно Зв'язку.
/>
Мал.1.9 Третє діалогове вікно Майстра таблиць.
/>
Мал.1.10 Четверте вікно Майстра таблиць.
11) У вікні Зв'язки потрібно вибрати типа зв'язкуз даною таблицею (мал.1.8). Виберіть перемикач Одного запису в таблиці«Клієнти» відповідатиме багато записів таблиці «Список розсилки сповіщень».Натиснути кнопку ОК.
12) У діалоговому вікні Майстра таблиць (див. мал.1.9) натиснутикнопку Далі.
13) Відкривши останнє діалогове вікно, можна вирішити, щови робитимете з таблицею далі (мал.1.10). Виберіть перемикач Змінити структурутаблиці, щоб перейти в режим Конструктора таблиць, і натисніть на кнопку Готово.Відкриється вікно Конструктора таблиць. Структура таблиці виглядатиме так, як представленона мал.1.11.
/>
Мал.1.11 Структура таблиці «Постачальникипідприємства» в режимі Конструктора.
1.4 Створення таблиці за допомогою Конструкторатаблиць
Тепер ми познайомимося з режимом Конструктора.У режимі Конструктора таблиці створюються шляхом завдання імен полів, їх типів івластивостей. Щоб створити таблицю в режимі Конструктора, необхідно:
1) Двічі клацнути лівою кнопкою миші на ярлику Створеннятаблиці за допомогою конструктора або натиснути на кнопку Створити уверхній частині вікна бази даних, вибрати із списку у вікні Нова таблицяелемент Конструктор і натиснути кнопку ОК. У тому і в іншому випадкувідкриється порожнє вікно Конструктора таблиць (мал.1.12).
/>
Мал.1.12 Вікно нової таблиці в режимі Конструктора
2) У вікні Конструктора таблиць в стовпець Ім’я поля ввестиімена полів створюваної таблиці.
3) У стовпці Тип даних для кожного поля таблицівибрати із списку, що розкривається, типа даних, які міститимуться в цьому полі.
4) У стовпці Опис можна ввести опис даного поля(не обов’язково).
5) У нижній частині вікна Конструктора таблиць на вкладкахЗагальні і Підстановка ввести властивості кожного поля або залишитизначення властивостей, встановлені за умовчанням.
6) Після опису всіх полів майбутньої таблиці натиснутикнопку Закрити (у верхньому правому кутку вікна таблиці).
7) На питання Зберегти зміни макету або структури таблиці<ім’я таблиці>?, натиснути кнопку Так.
8) У вікні Зберегти як в полі Ім’я таблиціввести ім’я створюваної таблиці і натиснути кнопку ОК.
9) У відповідь на повідомлення Ключові поля не заданіі питання Створити ключове поле зараз? Натисніть кнопку Так, якщо ключовеполе необхідне, або кнопку Ні, якщо такого не вимагається.
Після вказаних дій в списку таблиць у вікні базиданих з’являться ім’я і значок нової таблиці. Ввести дані в створену таблицю можна,відкривши таблицю в режимі Таблиці. Існують також і інші варіанти, створення таблиць.Можна, наприклад, створити таблицю за допомогою запиту на створення таблиці. Можнастворювати таблиці шляхом імпорту з інших баз даних або створюючи зв’язки з такимизовнішніми таблицями.
1.5 Технічна характеристика комп’ютераПри проходженні виробничої практикина підприємствіООО «Торговый Дом Электротех» на моєму робочому місцібув комп’ютер з такими характеристиками:
Версія Windows: MicrosoftWindows XP Professional Service Pack 2 версія 2002.
Система: Intel® Pentium®4 CPU 3.00 GHz,
Об’єм ОЗП: 512 MB.
Відомості про адаптер:
Тип адаптера: ATI RADEONXPRESS 200 Series
Тип мікросхем: ATIRadeon Xpress Series (0x5A61)
Тип конвертера DAC:Internal DAC (400 MHz)
Об'єм пам'яті: 256МB
Відомості про BIOS: BK-ATI VER008.0461.003.000.
1.6 Інструкційнакартка
Завдання: Створення бази даних. Знайомство з основнимиоб'єктами бази даних. Створення і заповнення таблиці. Режими представлення таблиці.Типи даних. Маска введення. Зміна структури таблиці в режимі конструктора.
Створення бази даних:
1. Наперед створіть каталог (теку) з назвою BAZA.
/>
2. Запустіть MS Access 2003.
3. Натисніть кнопку Створити базу даних на панеліінструментів або в меню Файл — Створити. Буде відкрито вікно діалогу Створеннябази даних, в яке слід ввести ім'я бази, наприклад Adress і вибрати каталогBAZA. В результаті ви побачите вікно бази даних.
Створення таблиці за допомогою Майстра:
1. У вікні База даних натисніть кнопку Таблиці,а потім кнопку Створення таблиці за допомогою майстра. У вікні Створеннятаблиці виберіть зразок Список розсилки (найперший в списку). Далі потрібновизначити перелік полий, які ви хочете включити в таблицю. Для цього по черзі виділяйтемишею поля в списку Зразків полий і натискайте кнопку щоб зразок поля потрапив всписок полів створюваної таблиці. Виберіть наступні поля: КодСпискаРозсилки,Прізвище, Ім'я, Адреса, Домашній телефон, Сотовий телефон.
2. Натисніть кнопку Створити />базу даних на панелі інструментів абов меню Файл — Створити. Буде відкрито вікно діалогу Створення бази даних,в яке слід ввести ім'я бази, наприклад Adress і вибрати каталог BAZA.В результаті ви побачите вікно бази даних.
/>
3. Перейменуємо назви деяких полів, вибраних з шаблону.Для цього встановіть курсор у вікні Поля нової таблиці на рядку КодСпискаРозсилкиі клацніть кнопку Перейменувати поле і натисніть кнопку Далі. До тихпір, поки кнопка Далі активна, користуйтеся нею, кнопку Готово натискайте тількив останньому випадку!
4. У наступному вікні діалогу введіть ім'я таблиці Адресиі вирішіть MS Access 2003 самостійно визначити ключ і натисніть кнопку Далі.
5. У останньому вікні діалогу погодитеся на Безпосереднєвведення даних в таблицю. І натисніть кнопку Готово.
Таблиця створена. У рядку заголовків таблиці можназнайти її назву. Всі імена полів представлені у вигляді заголовків таблиці.
2. Техніка безпеки при виконанніробіт
Розпочинаючи працювати на ПК, необхідно пам`ятати,що це дуже складна апаратура, яка потребує акуратного й обережного ставлення донеї, високої самодисципліни на всіх етапах її експлуатації.
Напруга живлення ПК (220 В) є небезпечною для життялюдини. Тому, незважаючи на те що в конструкції комп`ютера передбачена достатняізоляція від струмопровідних ділянок, необхідно знати та чітко виконувати ряд правилтехніки безпеки.
ЗАБОРОНЯЄТЬСЯ:
- торкатися екрана і тильного боку дисплея, проводів живленнята заземлення, з`єднувальних кабелів;
- порушувати порядок увімкнення й вимикання апаратнихблоків;
- класти на апаратуру сторонні предмети;
- працювати на комп`ютері у вологому одязі та вологимируками;
- палити в приміщенні, де знаходяться комп`ютери.
Перед початком роботи на комп`ютері необхідно отриматидозвіл на роботу в уповноважених осіб педагогічно-лаборантського складу. Під часроботи на комп`ютері НЕОБХІДНО:
- суворо дотримуватися інструкції з експлуатації апаратури;
- працювати на клавіатурі чистими сухими руками, не натискуючина клавіші без потреби чи навмання;
- працюючи з дискетами, оберігати їх від ударів, дії магнітногополя й тепла, правильно вставляти дискети в дисковод;
- коректно завершувати роботу з тим чи іншим програмнимзасобом.
У разі появи запаху горілого, самовільного вимиканняапаратури, незвичних звуків треба негайно повідомити про це обслуговуючий персоналта вимкнути комп`ютер. Не можна працювати на комп`ютері при недостатньому освітленні,високому рівні шуму тощо.
Під час роботи комп`ютера екран дисплея є джереломелектромагнітного випромінювання, яке руйнує зір, викликає втому, знижує працездатність.Через це треба, щоб очі користувача знаходилися на відстані 60 — 70 см від екрана, а безперервна робота за комп`ютером тривала не більше 25 хв. для дітей та 40 — 45 хв.для дорослих.
3. Архівування роботи
Запустити WinRaR: Пуск →Всі програми→WinRaR→ WinRaR.
Послідовність архівування файлу:
1) Запустити програму WinRaR та перейти до папки де знаходитьсяпотрібний файл, призначений для архівації. (мал.1.13)
/>
Мал.1.13 Вікно WinRaR.
2) Натиснути по кнопці Добавити. Після чого з'явитьсядіалогове вікно Ім'я архіву та параметри. Цей діалог також можна викликатиз меню Команди-Добавити файли до архіву.
3) Обрати формат нового архіву (RaR або ZiP).Треба вказати також метод стискання та розмір тому, а за допомогою перемикачів тапрапорців інші параметри архівації. (мал.1.14)
/>
Мал.1.14. Архівація файлу.
4) Натиснути кнопку ОК.
5) Отриманий файл архіву записуємо на CD-R диск.
Висновки
Отже, структуратаблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їxніx типів та властивостей,визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовністьрозташування даних у записі на фізичному носії i вигляд даних на екрані.
СУБД MS Access належить до так званих об`єктно-орієнтованихсистем. Під об`єктами у MS Access розуміють все, що має ім`я. Множину об`єктів MSAccess складають таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Ці об`єкти визначатьсякористувачем, а їх сукупність складає базу даних. Всі об`єкти взаємопов`язані, причомутаблиці знаходяться в основі всіх зв`язків. На цій основі, як правило, будуютьсявсі інші об`єкти. Це пояснюється перш за все тим, що саме в таблицях зберігаютьсядані, які вже надалі обробляються формами, запитами тощо. Таким чином таблиці призначенідля збереження даних. Кожна таблиця містить інформацію певного типу.
Список використаних джерел
1. Дубнов П.Ю. Access 2003: Самовчитель. — М.: Изд-во ДМКПресс, 2004. — 320с.
2. Бекаревич Ю.М., Пушкина Н.В. Microsoft Access 2003.- Дюссельдорф, К., М., СПб.: БХВ-Петербург, 2001. — 480с.
3. Баркер Скотт Ф. Професійне програмування в Access 2003.- М: Вильямс, 2002. — 992с.
4. Вонг У. Office 2003 для «чайників». Москва,Санкт — Петербург, Киев, Диалектика, 2004. — 259-279
5. Послед Б.Г. Access 2003. БД. — К: «ДиаСофт»,2000. — 512с.
6. Access 2003 для Windows 95 — К.: Торгівельно-видавничебюро BHV, 1997 — 480с
7. Microsoft Access 2003. Шаг за шагом. — М.: ЭКОМ, 2002.- 352с.
8. Гаевський А.Ю. Самовчитель роботи з Microsoft OfficeAccess 2003.2001 р. — 480 c.
9. Руденко В.Д. Практичний курс інформатики. За ред. МадгізонаВ.М. — Фенікс. 1997-2004 р.
10. Леонтьев В.Ю. Microsoft Office: Access 2003.2008 р.- 455 с.