Реферат: Табличный процессор Excel

Введение

Наверное, трудно сейчас представить современного человека,не владеющего компьютером. Безусловно, компьютер занимает важное место в жизничеловека. Данную работу я посвящу табличному процессору Excel– одному из компонентов пакета Microsoft Office 97. Табличный процессор Excel – самый популярный на сегодняшний день табличныйредактор. Он позволяет легко оперировать с цифрами, обладает удобныминтерфейсом – это как компьютер «общается» с пользователем, позволяетстроить различные графики, множество диаграмм, которые способствуют болееполному способу представления информации и усвоения материала.

При написании этого реферата я использовала текстовыйредактор Word 7.0 из пакета Microsoft Office 97.

1. Основные понятия, используемые при изучении объекта

Табличный процессор обеспечивает работу с большими таблицамичисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольнаятаблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты иформулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным.

Табличный процессор — программное средство дляпроектирования электронных таблиц. Они позволяют не только создавать таблицы,но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблицможно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, атакже строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ,моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т. д.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

·    создание и редактирование электронных таблиц;

·    создание многотабличных документов;

·    оформление и печать электронных таблиц;

·    построение диаграмм, их модификация и решение экономических задачграфическими методами;

·    создание многотабличных документов, объединенных формулами;

·    работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировкатаблиц, выборка данных по запросам;

·    создание итоговых и сводных таблиц;

·    использование при построении таблиц информации из внешних базданных;

·    создание слайд-шоу;

·    решение оптимизационных задач;

·    решение экономических задач типа “что – если” путем подборапараметров;

·    разработка макрокоманд, настройка среды под потребностипользователя и т. д.

Наиболее популярными электронными таблицами для персональныхкомпьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своегопоявления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактическиэталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратилсвои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явноепреимущество Excel по многим параметрам.

2. Классификация элементов объекта

MS Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронныхтаблиц. Ею пользуются ученые и деловые люди бухгалтеры и журналисты, с еепомощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые истатистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия,обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовятпрезентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных – программанастолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированныепрограммы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функцийможет поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценитьто, что границ возможностей Excel тяжело достичь.

За многолетнюю историютабличных расчётов с применением персональных компьютеров требованияпользователей к подобным программам существенно изменились. В начале основнойакцент в такой программе, как, например, VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня наряду с инженерными ибухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данныхприобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций,предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнятьработу пользователя. Программы для Windows создают для этогоидеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли наиспользование Windows в качестве своей пользовательской среды. Какследствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагатьбольшое количество программ под Windows.

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать многобумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров ифинансистов.

Данная программа сумеетвычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое,банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множествостандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических.

У Excel есть еще масса преимуществ.Это очень гибкая система «растет» вместе с вашими потребностями,меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excelсоставляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экранемогут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другимиэлементами управления. Вы можете не только использовать стандартные панелиинструментов. но и создавать свои собственные.

Рассмотрим основные пункты меню Excel7.0 При открытии или создании новой рабочей книги в верхней части экранарасполагается основное меню Excel. Оно состоит из 9раскрывающихся подменю которые в свою очередь содержат пункты меню илираскрывающиеся подменю второго порядка.

Основное меню имеет следующие подменю сгруппированные потипам работы.

Файл — Подменю для работы с файлами, их открытия закрытия исохранения.

Правка — Подменю для работы с клетками таблицы.

Вид — Подменю для изменения внешнего вида таблицы ипредставления данных.

Вставка — Подменю для добавления ячеек, строк, столбцов идругих элементов.

Формат — Подменю для изменения вида представляемых данных втаблице.

Сервис — Подменю проверок и изменения настроек системы.

Данные — Подменю обработки данных таблицы их сортировки игруппировки.

Окно — Подменю изменения вида окна и переходов между окнами.

? — Подменю помощи

Подробная характеристика элементов объекта

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачибольших объемов данных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Вседанные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Однаили несколько таблиц составляет «рабочую книгу», в этом случаетаблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлятьили перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняетсявся книга в виде отдельного файла с расширением «xls».

Так как Excel – табличный редактор,то и основную информацию я буду отображать в таблицах. Файл:

Создать                Создать новую рабочую книгу. Открыть Открыть существующую рабочую книгу. Закрыть               Закрыть рабочую книгу. Сохранить Сохранить изменения в файле на диске. Сохранить как Сохранить рабочую книгу под новым именем. Сохранить рабочую область Сохранить измененные документы и состояние рабочей области. Свойства Вывод сведений о данном документе Доступ Совместное использование одного документа несколькими пользователями Параметры страницы Изменение параметров страницы для документа

Область печати

— Задать

— Убрать

Определение области листа для распечатки

Удаление определения

Предварительный просмотр Просмотр документа перед печатью Печать Вывод документа или его части на печать

1

2

3

4

Список последних файлов которые вы открывали. Можно повторно открыть указанный в списке файл. Выход Выход из программы Excel

Правка:

Отменить Отменить последнее произведенное действие Повторить Вернуть отмененное действие Вырезать Вырезать выделенный обьект в буфер Копировать Скопировать выделенный обьект в буфер Вставить Вставить обьект из буфера Специальная вставка Позволяет выбрать, что вставлять данные или формулы

Заполнить

— Вниз

— Вправо

— Вверх

— Влево…

Заполнить выделенный интервал значениями расположенными в первой ячейке. Или скопировать формулу из первой ячейки со сменой ее аргументов для каждой строки или столбца.

Очистить

— Все

— Форматы

— Содержимое

— Примечания

Очистка

Всего содержимого ячеек

Форматов данных в ячейках

Формул или значений ячеек

Примечаний к ячейкам

Удалить Удалить строку, столбец или ячейки Удалить лист Удаление рабочего листа Переместить/скопировать Перемещение или копирование выделенных листов по книге или в другую книгу Найти Поиск текста в выделенных ячейках Заменить Поиск текста и замена его новым текстом Перейти Быстрый переход на ячейку или область

Вид:

Строка формул Показать или скрыть панель формул Строка состояния Показать или скрыть строку состояния Панели инструментов Выбрать стандартные панели инструментов Во весь экран Вывести на экран только таблицу и Основное меню Масштаб Изменение масштаба таблицы от 10% до 400% Диспетчер отчетов Печатать или определить вид отчета Диспетчер видов Определить поименованный Вид

Вставка:

Ячейки Вставить новую ячейку Строка Вставить новую строку. Столбец Вставить новый столбец. Лист Вставить новый рабочий лист.

Диаграмма

— На этом листе

— На новом листе

Вставить вновь создаваемую диаграмму.

Макрос

— Модуль

— Диалоговое окно

— Макрос MS Excel 4.0

Создание нового программного модуля.

Вставка в книгу нового листа диалога.

Вставка в книгу нового листа макросов

Разрыв страницы Вставить символ обозначающий переход на новую страницу при печати.

Функция

Вызов мастера функций для создания или редактирования существующей в клетке функции.

Имя

— Присвоить

— Вставить

— Создать

— Применить

Присвоение или удаление имени выделенному интервалу

Вставить имя из листа существующих имен в формулу.

Создать автоматически имя выделенному интервалу.

Замена ссылок в формуле на имена.

Примечание Создание, редактирование и удаление примечания

Продовженнятаблиці.

Рисунок Вставка рисунка из внешнего файла Объект Одного из объектов стандартизированных Microsoft

Формат

Ячейки Изменение шрифта, границ и других параметров ячейки

Строка

— Высота

— Автоподбор высоты

— Скрыть

— Показать

Изменение параметров строки

Скрыть строку из вида

Сделать видимой скрытую строку

Столбец

— Ширина

— Автоподбор ширины

— Стандартная ширина

— Скрыть

— Показать

Изменение параметров столбца

Скрыть столбец из виду

Сделать видимым скрытый столбец

Лист

— Переименовать

— Скрыть

— Показать

— Подложка

Переименовать рабочий лист

Скрыть рабочий лист

Показать скрытый рабочий лист

Изменить фон рабочего листа

Автоформат Автоматическое форматирование рабочего листа Стиль Выбор стиля для форматирования листа

Размещение

— На передний план

— На задний план

— Сгруппировать

Размещение видимых объектов

 

Сервис:

Орфография Проверка орфографии

Зависимости

— Влияющие ячейки

— Зависимые ячейки

— Источник ошибки

— Убрать все стрелки

— Панель зависимостей

Показать зависимости при помощи стрелок

Показать стрелками ячейки которые влияют на результат

Показать ячейки, чей результат зависит от данной ячейки

Указать источник ошибки для данной ячейки

Удалить все указатели

Вывод панели трассировки зависимостей

Автозамена Добавление или удаление списка элементов автозамены Подбор параметра Решение задачи с одним параметром Сценарии Создание и проверка условных сценариев Поиск решения Поиск решения по заданной модели

Защита

— Защитить лист

— Защитить книгу

Защитить рабочий лист от изменений

Защитить от изменений всю книгу

Надстройки Добавить удалить необходимые шаблоны и мастера

Макрос

Запись макроса

Назначить макрос

Работа по созданию, записи и назначению клавишам макросов. Параметры Изменение и установка параметров системы

 

Данные:

Сортировка Сортировка выделенных ячеек

Фильтр

— Автофильтр

— Показать все

— Расширенный фильтр

Отбор записей с помощью раскрывающихся списков

Показать все записи

Отбор записей с указанием условий в отдельном диапазоне

Форма Поиск, изменение и удаление записей базы данных Итоги Добавление итогов к списку Таблица подстановки Создание в выделенном диапазоне таблицы подстановки значений в формулу Текст по столбцам Разбор текста в выделенном диапазоне по столбцам Мастер шаблонов Средство создания шаблонов документов Консолидация Объединение диапазонов в указанный диапазон

Структура

— Скрыть детали

— Показать детали

— Сгруппировать

— Разгруппировать

— Автоструктура

— Удалить структуры

— Параметры

Подменю по созданию, изменению и удалению параметров структуры документа Сводная таблица Создание и изменение сводной таблицы Поле сводной таблицы Установка свойств поля сводной таблицы Обновить данные Обновление сводной таблицы Получить внешние данные Вставка данных из внешнего источника

 

Окно:

Новое Открыть новое окно Расположить Изменение расположения окон Скрыть Убрать с экрана текущее окно Показать Показать скрытые окна Закрепить области Строки выше и столбцы левее курсора больше не прокручиваются.

1 Активное окно

2 Активное окно

Перейти в одно из открытых окон

?

Вызов справки Справочная система с подробным описанием всех функциональных возможностей. О программе Данные о версии, номере продукта и параметрах системы.
Заключение

Итак, в своей работе я попыталась рассказать об основныхвозможностях табличного процессора Excel. Применениеэтого табличного процессора позволяет легко оптимизировать и ускорить работу пообработке информации. Ведь не зря доказано, что представление информации втабличном виде, а также в виде графиков, диаграмм позволяет более наглядно илучше представить информацию.

Перспективные направления в разработке электронных таблицосновными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoftуделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронныхтаблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала наразработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестированияполучил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвалак себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишьвозможности сортировки данных.

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, внастоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблицпредпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц,например SuperCalc, совершенно незначительна.