Реферат: Системы управления базами данных
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
Кафедра УАП И АД ОВД
Дисциплина:" Информатика и математика"
РЕФЕРАТ
по теме №9 «Системы управления базами данных»
Подготовил:
старший преподаватель
подполковник милиции
Лукьянов Д.Б.
Белгород 2008
Вступительная часть
2
Учебные вопросы
Вопрос.1. Основные понятия баз данных
3
Вопрос 2. Использование СУБД Microsoft Access для создания баз данных12
Заключительная часть (подведение итогов)
23
Литература:
I. Основная
1. Згадзай О.Э.Информатика и математика. Учебник/ О.Э. Згадзай, С.Я. Казанцев, А.В. Филиппов.– М.: ИМЦ ГУК МВД России. 2002. с. 130-166.
2. Информатика: Базовыйкурс/Под ред. С.В.Симоновича. — СПБ.: Питер,2002. С. 198-243.
3. Леонтьев В.П. Новейшаяэнциклопедия персонального компьютера 2003./В.П. Леонтьев.-М.: ОЛМА-ПРЕСС,2003.-с 632-705.
4. ЛукьяновД.Б.Информатика и математика. Курс лекций./Д.Б.Лукьянов. А.Н. Прокопенко.-БелгородООНИ и РИД БелЮИ МВД России, 2004.-с106-140.
II. Дополнительная
1.Глушаков С.В. Персональный компьютер. Настольная книга пользователя. учебныйкурс./ С.В Глушаков, А.С. Срядный. – Харьков. «Фолио» 2002.
3. Леонтьев В.П.Персональный компьютер./В.П. Леонтьев.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-с. 519-900.
4.Фридланд А.Я. Информатика и компьютерные технологии/ А.Я. Фридланд, Л.С.Ханамирова.- М.: Астрель. 2003.
Введение
Мызнаем, что понятие информация и данные это взаимосвязанные понятия, но нетождественные. Хотя можно заметить следующее:
В тегоды, когда формировалось понятие база данных, то в ней действительно хранилисьданные и только данные. Однако в современных системах управления базами данныхимеется возможность не только хранить данные в своих структурах, но и хранитьпрограммный код, т.е. методы, с помощью которых происходит взаимодействие спотребителем или с другим программно – аппаратным комплексом.
Такимобразом, можно утверждать, что в современных базах данных хранятся не толькоданные, но и информация.
Спонятием база данных тесно связано понятие система управления базами данных.Именно о ней пойдет сегодня речь.
Вопрос.1. Основныепонятия баз данных1.1 Понятия иопределения
В настоящее время жизньчеловека настолько насыщена различного рода информацией, что для ее обработкитребуется создание огромного количества хранилищ информации различногоназначения.
Современныеинформационные системы характеризуются огромными объемами хранимых данных,сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требованиямногочисленных пользователей.
Основой информационнойсистемы является база данных.
Целью любойинформационной системы является обработка данных об объектах реального мира.
В широком смысле слова база данных — это совокупностьсведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.
Кроме того, база данных – это хранилище данных длясовместного использования. При автоматизации деятельности человека происходитперенос реального мира в электронный формат. Для этого выделяется какая-точасть этого мира и анализируется на предмет возможности автоматизации. Она называетсяпредметной областью и строго очерчивает круг объектов, которые изучаются,измеряются, оцениваются и т.д. В результате этого процесса выделяются объектыавтоматизации и определяются реквизиты, по которым данные объекты оцениваются.Графически данный процесс схематично показан на рис. 1.
/>
Предметнаяобласть
Объекты
Реквизиты: рост, возраст,размер обуви
Рис. 1. Понятие предметной области
Результатом данногопроцесса становится база данных, которая описывает конкретную часть реальногомира со строго определенных позиций. Итак, оценивая все вышесказанное, можносказать, что:
Предметная область — это часть реального мира, подлежащего изучению для организацииуправления и автоматизации.
Объект — это элемент предметной области, информацию о котором мы сохраняем.
Реквизит (атрибут) – поименованная характеристика объекта. Он показывает, какаяинформация об объекте должна быть собрана.
Объектами могут быть:
· люди, например, перечисленные вкакой-либо платежной ведомости или являющиеся объектами учетов органоввнутренних дел;
· предметы, например, номерные илиимеющие характерные отличительные особенности вещи, средстваавтомототранспорта;
· построения — воображаемые объекты;
· события.
Базы данных выполняют двеосновные функции. Они группируют данные по информационным объектам и их связями предоставляют эти данные пользователям.
Данные — это формализованное представление информации, доступное для обработки,интерпретации и обмена между людьми или в автоматическом режиме.
Информация можетхраниться в неструктурированном виде, например, в виде текстового документа,где данные об объектах предметной области записаны в произвольной форме:
Студент Иванов Иванродился 4 апреля 1981 года, обучается в 411 группе, номер его зачетной книжки200205; студент Виктор Сидоров 06.08 1982 г.р., имеет зачетную книжку №200213,обучается в 413 группе; Женя Петров, родился в 1982 году 25 марта, номерзачетной книжки 200210, обучается в 411 группе.
В качестве предметнойобласти в данном примере может быть представлена сфера деятельности деканатафакультета по учету студентов. Объектами этой предметной области выступают каксами студенты, так и данные их номеров зачетных книжек.
Структурированный видхранения информациипредполагает введение соглашений о способах представления данных. Это означает,что в определенном месте хранилища могут находиться данные определенного типа,формата и содержания. Указанная выше информация о гражданах Петрове, Сидорове иИванове в структурированном виде будет выглядеть следующим образом:
№ Фамилия ИмяДата
рождения
Учебная группа№ зачетной
книжки
1
ИВАНОВ
ИВАН
04.04.1981
411
200205
2
ПЕТРОВ
ЕВГЕНИЙ
25.03.1982
411
200210
3
СИДОРОВ
ВИКТОР
06.08.1982
414
200213
Рис. 2. Пример структурированныхданных
Представление информациив таблице — наилучший способ структурирования данных. Все данные записаны вклеточках таблицы по определенным правилам – форматам, одинаковым для всегостолбца. Все столбцы имеют названия. Кроме этого нетрудно заметить, что фамилиистудентов записаны по алфавиту, при этом для записей имен и фамилийиспользуются заглавные буквы. Каждая строка таблицы имеет порядковый номер.
Автоматизироватьобработку данных, которые хранятся в неструктурированном виде сложно, а порой ипросто невозможно. Поэтому вырабатывают определенные соглашения о способахпредставления данных. Обычно это делает разработчик базы данных. В результатевсе реквизиты имеют одинаковый вид и тип данных, что делает ихструктурированными и позволяет создать базу данных. В результате можно сказать,что:
База данных — это поименованная совокупность структурированных данных,относящихся к определенной предметной области.
Обрабатываетструктурированные данные централизованный программный механизм, которыйназывается системой управления базами данных.
Система управления базами данных (СУБД) — это программный механизм, предназначенныйдля записи, поиска, сортировки, обработки (анализа) и печати информации,содержащейся в базе данных.
В компьютерной базеданных информация представляется в виде таблицы, очень похожей наэлектронную таблицу. Названия столбцов, представляющих «шапку» таблицы,называют именами полей или реквизитами, а самистолбцы — полями. Данные в полях называют значениями реквизитовили значениями полей.Для описания поля, кроме его имени используютсяследующие характеристики и свойства полей:
Тип поля. Подобно электронной таблице,работающей с тремя типами полей: текстовый, числовой и формула, в таблицахиспользуется несколько большее количество типов полей.
Длина поля – максимально возможное количествосимволов.
Точность (для числовых типов полей) –количество знаков после запятой.
Маска ввода – форма средства автоматизацииввода, в которой вводятся данные в поле. Например, одно и то же значение имеютполя даты: 03.03.95 или 03.03.1995, или 03-март-1995, но отличаются по формату.
Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, котороевыдается в поле при попытке ввода ошибочных данных.
Условие на значение – ограничение, используемое дляпроверки правильности ввода данных.
Пустое и обязательноеполе – свойствополя, определяющее обязательность заполнения поля при наполнении базы данных.
Индексированное поле – дополнительное имя поля,позволяющее ускорить операции поиска и сортировки записей.
Строки данных таблицыназываютсязаписями (рис.3).
Таким образом:
Поле — это элементарная единица логической организации данных, которая соответствуетнеделимой единице информации — реквизиту.
Запись — совокупность логически связанных полей, представленных одной строкойтаблицы.
Файл (таблица) – совокупность экземпляров записей одной структуры.
/>Строки-записи Столбцы=поля
Имена полей
Фамилия
Имя
Отчество
Клички
Авраменко Юрий Иванович Авраам Белов Виктор Петрович Белый Петрова Галина Сергеевна Худоба Сидоров Иван Захарович ЗахарРис. 3. Основные структурные элементыбазы данных
1.2. Классификациябаз данных
Многообразие характеристик и видовбаз данных порождает многообразие классификации. Рассмотрим основные видыклассификации.
По технологии обработки данных базы данных подразделяются нацентрализованные и распределенные.
Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительнойсистемы, к которой подключены несколько других компьютеров.
Распределенная база данных состоит из нескольких, возможнопересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ПКкомпьютерной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системыуправления распределенной базой данных (СУРБД).
По способу доступа к данным базы данных подразделяются на базыданных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым) доступом.
Системы централизованных баз данных ссетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем:
· файл-сервер. Согласно этой архитектуре в компьютерной сетивыделяется машина- сервер для хранения файлов централизованной базы данных.Файлы базы данных могут быть переданы на рабочие станции для обработки: ввода,корректировки, поиска записей. При большой интенсивности доступа к одним и темже файлам производительность системы падает. В этой системе сервер и рабочиестанции должны быть реализованы на достаточно мощных компьютерах.
· клиент-сервер – архитектура, используемая не только для храненияфайлов централизованной базы данных на сервере, но и выполняющая на том жесервере основной объем работы по обработке данных. Таким образом, принеобходимости поиска информации в базе данных рабочим станциям — клиентампередаются не файлы данных, а уже записи, отобранные в результате обработкифайлов данных. Такая архитектура позволяет использовать маломощные компьютеры вкачестве рабочих станций, но обязательно в качестве сервера используется оченьмощный компьютер.
Прежде чем создавать базу данных, скоторой вам придется работать, необходимо выбрать модель данных, наиболееудобную для решения поставленной задачи.
Модельданных — совокупностьструктур данных и операций их обработки.
С помощью модели данных могут бытьпредставлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними. Моделиданных, которые поддерживают СУБД, а, следовательно, и сами СУБД делятна:
· иерархические;
· сетевые;
· реляционные.
Иерархическая база данных (рис. 4), в основу которой положена разветвленная структура с элементамиподчиненности.
К основным понятиям иерархическойструктуры относятся: уровень, элемент (узел), связь.
Узел — это совокупность атрибутов данных,описывающих некоторый объект. Каждый узел на более низком уровне связан толькос одним узлом, находящимся на более высоком уровне.
Иерархическое дерево имеет толькоодну вершину (корень дерева), не подчиненную никакой другой вершине инаходящуюся на самом верхнем (первом) уровне. Зависимые (подчиненные) узлынаходятся на втором, третьем и т.д. уровнях. Количество деревьев в базе данныхопределяется числом корневых записей. В каждой записи базы данных существуеттолько один (иерархический) путь от корневой записи.
/>Уровни Корневойузел
Узлы
Рис. Структура учебной дисциплины(иерархическая база данных)
Несмотря на кажущуюсяцелесообразность, для получения ответов на некоторые запросы в иерархическоймодели требуется выполнение большого числа операций. Например, чтобы узнать опрактических занятиях по всем дисциплинам БЮИ требуется просмотреть все записи«Практическое занятие», имеющиеся в данной базе.
Сетевая (полносвязная) база данных. В сетевой структуре базы данных притех же основных понятиях иерархической базы данных: узел, уровень, связь — каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.
Реляционная база данных, в основу которой положенареляционная информационная система. Реляционная структура базы данныхориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц, называемых еще реляционнымитаблицами.
Каждаяреляционная таблица обладает следующими свойствами:
· каждый элемент таблицы — одинэлемент данных;
· все столбцы в таблице однородные,т.е. все элементы в столбце имеют одинаковые характеристики и свойства;
· каждый столбец имеет уникальноеимя;
· одинаковые строки в таблицеотсутствуют;
· порядок следования строк истолбцов может быть произвольным.
Понятие реляционный (relation – отношение) связано с разработкамиизвестного американского специалиста в области баз данных Э. Кодда. В основуреляционной базы данных положено понятие алгебры отношения и реляционногоисчисления.
Реляционный подход к построению базыданных предполагает отображение реальных объектов (явлений, событий, процессов)в виде информационных объектов или объектов предметной области.Информационные объекты описывают реальные с помощью совокупностивзаимосвязанных реквизитов.
Отношения представлены в виде таблиц,строки которых представляют записи, а столбцы – атрибуты отношений – поля. Еслизначение поля однозначно определяет соответствующую запись, то такое поленазывают ключевым.
Имеется возможность связать двереляционные таблицы, если ключ одной таблицы ввести в состав ключа другойтаблицы (рис. 5).
Так, если ключом таблицы книга будетвыбран «№ в каталоге», то такую таблицу можно связать, например, с таблицей«Список библиотечного фонда». В этой таблице кроме полей, определяющих оценкипо дисциплинам сессии, обязательно должно быть поле «№ в каталоге». Такимобразом, между этими таблицами может быть установлена связь по этомуключевому полю.
Информация, введенная в однуреляционную таблицу, может быть связана с одной или несколькими записями другойтаблицы
/>
Ключи
Связи между таблицами
Рис. 5. Структура библиотеки(реляционная база данных)
.
Реляционнаябаза данных являетсяобъединением нескольких двумерных таблиц, между которыми установлены связи.
Между записями двух таблиц могут бытьустановлены следующие основные виды связей:
· один к одному — эта связь предполагает, что в каждый момент времениодному экземпляру информационного объекта А соответствует не более одногоэкземпляра информационного объекта В и наоборот; например, начальник курса –курс;
· один к многим — эта связь предполагает, что одному экземпляруинформационного объекта А соответствует 0, 1, 2 или более экземпляров объектаВ, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с 1 экземпляром объекта А,например, начальник курса – курсант;
· многие к многим — эта связь предполагает, что в каждый момент времениодному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1, 2 или болееэкземпляров объекта В и наоборот, например, учебная дисциплина — курсант.
Одни и те же данные могутгруппироваться в таблицы различными способами, т.е. возможна различная форманаборов отношений взаимосвязанных информационных объектов.
Приэтом должен выполняться принцип нормализации:
· в одной и той же таблице не можетнаходиться повторяющихся полей;
· в каждой таблице ключ долженоднозначно определять запись из множества записей;
· значению ключа должносоответствовать исчерпывающая информация об объекте таблицы;
· изменение значения любого неключевого поля не должно влиять на информацию в других полях.
В последние годы подавляющеебольшинство баз данных являются реляционными и практически все СУБДориентированы на такое представление информации. Рассмотрим реляционную СУБД Access, которая входит в пакет MS Office.
Вопрос 2.Использование СУБД Microsoft Access для создания баз данных2.1. Основные понятияСУБД Microsoft Access и команды для выполнения типовыхопераций
Microsoft Access создана на основе реляционной модели базы данных ипредназначена для создания быстрых, эффективных баз данных, применяемых в бытуи бизнесе. Кроме того, она способна подключаться к другим базам данных,создавая для вас широкий фронт работы с данными, независимо от того, где они находятся.
Рассмотрим основныеэлементы окна Access и команды для выполнения типовыхопераций, которые во многом повторяют уже знакомые вам команды Word и Excel.
При работе с СУБД Access на экран выводятся типовое окно WINDOWS-приложения, состоящее из рабочегополя и панели управления (Рис. Внешний вид окна СУДБ Microsoft Access).
/> Панель управления при этом включаетменю, вспомогательную область управления и строку подсказки. Расположение этихобластей на экране может быть произвольным и зависит от особенностей конкретнойпрограммы.
Строка менюсодержитосновные режимы программы. Выбрав один из них, вы получаете доступ книспадающему подменю, содержащему перечень входящих в него команд. В результатевыбора некоторых команд ниспадающего меню появляются дополнительные подменю.
Вспомогательная область управления включает:
· строку состояния;
· панели инструментов;
· линейки прокрутки.
В строке состояния (статуснойстроке) вы найдете сведения о текущем режиме работы программы, имени файлатекущей базы данных и т.п. Панель инструментов (пиктографическое меню) содержитопределенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстройактивизации выполнения определенных команд меню и функций программы. Чтобыпредставить на экране области таблицы базы данных, форм или отчетов, которые нанем в настоящий момент не отображены, используют вертикальную и горизонтальнуюлинейки прокрутки.
Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователюотносительно его возможных действий в данный момент.
Важная особенность СУБД Access — использование буфера обмена привыполнении ряда операций. Буфер используется при выполнении команд копированияи перемещения для временного хранения копируемых или перемещаемых данных, послечего они направляются по новому адресу. При удалении данных они такжепомещаются в буфер. Содержимое буфера сохраняется до тех пор, пока не будетзаписана новая порция данных.
СУБД Access имеет достаточное количество команд,у каждой из которых возможны различные параметры (опции). Выбор определеннойкоманды из меню производится либо наведением курсора на выбранную в меню командупри помощи клавиш управления курсором и нажатием клавиши ввода, либо вводом склавиатуры первой буквы выбранной команды.
Получить дополнительнуюинформацию о командах, составляющих меню СУБД Access, и их использовании можно, войдя в режим помощи.
Совокупность команд,предоставляемых в ваше распоряжение СУБД Access, может быть условно разбита наследующие типовые группы:
· команды для работы с файлами;
· команды редактирования;
· команды форматирования;
· команды для работы с окнами;
· команды для работы в основныхрежимах СУБД (таблица, форма, запрос, отчет);
· получение справочной информации.
Команды для работы с файлами.
Приработе с файлами программа дает возможность пользователю:
· создавать новые объекты базыданных;
· сохранять и переименовывать ранеесозданные объекты;
· открывать уже существующие базыданных;
· закрывать ранее открытые объекты;
· выводить на принтер объекты базыданных.
Процесс печати начинается с выборадрайвера принтера. Для каждого типа принтера необходим свой драйвер. Следующийшаг состоит в задании параметров страницы, формировании колонтитулов, а также ввыборе вида или номера печатаемых страниц документов.
Команда предварительного просмотрапозволяет получить представление об общем виде выводимой на принтер информацииеще до печати. Размещение информации на странице может быть оптимальноприспособлено к ее выбранным параметрам посредством масштабирования ицентрирования.
Кроме того, в СУБД Access возможен обмен данными иприсоединение таблиц, созданных другими программными средствами.
Команды редактирования.
Ввод данных и изменение содержимоголюбых молей таблиц БД, компонентов экранных форм и отчетов осуществляется спомощью группы команд редактирования, главными из которых являются перемещение,копирование и удаление.
Наряду с вышеуказанными операциямиСУБД Access обладает возможностями вставкидиаграммы, рисунка и т.п., включая объекты, созданные в других программныхсредах, установление связей между объектами.
Среди команд редактирования особоеместо занимают команды нахождения и замены определенного пользователемконтекста в рамках всего документа или выделенной его части, а также отменапоследней введенной команды (отказа).
Команды форматирования.
Важное значение имеет визуальноепредставление данных при выводе. СУБД Access предоставляет в распоряжение пользователя большое число команд,связанных с оформлением выводимой информации. При помощи этих командпользователь может варьировать направление выравнивания данных, виды шрифта,толщину и расположение линий, высоту букв, цвет фона и т.п. При выполнениилюбой команды форматирования следует выделить область, на которуюраспространяется действие команды. Если этого не сделать, то новые параметрыформатирования будут определены только для активного компонента.
Выбор формата и направлениявыравнивания производится автоматически, в зависимости от характера вводимыхданных. Данные, интерпретируемые программой как текст, выравниваются по левомукраю, а числа — по правому.Автоматический выбор формата и способа выравнивания производится только в томслучае, если для заполняемых ячеек пользователем предварительно не заданыдругие параметры.
Команды для работы с окнами.
СУБД Access дает возможность открыватьодновременно множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы.При этом некоторые окна будут видны на экране, другие — находиться под ними.Открыв несколько окон, вы можете сразу работать с несколькими таблицами, быстроперемещаясь от одной к другой. Существуют специальные команды, позволяющиеоткрывать новое окно, переходить в другое окно, изменять взаимное расположениеи размеры окон на экране. Кроме того, у пользователя имеется возможностьразделить окно на две части для одновременного просмотра различных частейэкрана при перемещении курсора в дальние части таблицы.
Система получения справочнойинформации.
Access имеет в своем составе электронныесправочники, предоставляющие пользователю инструкции о возможностях выполненияосновных операций, информацию по конкретным командам меню и другие справочныеданные. Особенностью получения справочной информации с помощью электронногосправочника является то, что она выдает информацию в зависимости от ситуации, вкоторой оказался пользователь. Так, если в меню вами была выбрана определеннаякоманда, то после обращения к справочной системе (обычно инициируется клавишей<F1>) на экране будет представленастраница справочника, содержащая информацию о выделенной команде.
Технология работы в Microsoft Access
Работая с Accessможно решать следующие задачи:
· вводить, изменять и находитьнужные данные;
· разбивать данные на логическисвязанные части;
· находить подмножества данных позадаваемым условиям;
· создавать формы и отчеты;
· автоматизировать выполнениестандартных задач;
· графически устанавливать связимежду данными;
· вставлять рисунки в формы иотчеты;
· создавать собственные, готовые кработе с базой данных программы, содержащие меню, диалоговые окна и командныекнопки.
Основным элементом Accessявляется контейнер базы данных.Контейнер базы данных — это именно то, как онзвучит — хранилище объектов базы данных. База данных — это файл,включающий набор объектов, определенных в следующем списке:
Таблица — это фундаментальная структура базы данных, где они сохраняютсяв виде записей (рядов) и полей (столбцов).
Запрос используется для изменения, просмотра и анализа данных.Объекты — формы и отчеты часто используют запросы как источник записей.
Форма используется для различных целей, и не обязательно для представленияданных из таблицы или запроса. Форму можно использовать для вывода данных каксредство перемещения по элементам данных или как окно диалога для приема информацииот пользователя.
Отчет — это способ представления данных в печатной форме и виде,определяемом пользователем. Отчеты полностью настраиваемы. Однако можновоспользоваться предопределенными отчетами, предоставляемыми Access.
Страницы – объекты, обеспечивающие доступ кинформации базы данных из сети Интернет. Каждая страница представляет HTML-файл, с помощью которогопользователь Интернет получает доступ к базе данных.
Макросы создаются для автоматизации процедур. Чаще всего содержатнаборы операторов, выполняющих конкретную задачу, например, открыть форму илиотчет.
Модуль — набор процедур, функций,объявлений и констант языка Visual Basic For Applications, которые управляют базами данных Access. Создаются для организации болеефункционального управления процессами, нежели макросы.
Каждый из этих объектовможет представлять собой набор других объектов (например, в таблице содержитсянабор объектов — полей).
Access располагает двумя удобными методамисоздания баз данных. Наиболее «дружелюбный» из них — это мастер DatabaseWizard, который создаст таблицы, формы иотчеты для базы данных того типа, который вы укажете. Другой, более трудоемкийметод, — это создать пустую базу данных и затем добавить отдельно формы,таблицы и отчеты. Этот метод более гибок для разработчика, однако онпредполагает, что каждый элемент должен быть определен самим разработчиком. Влюбом случае, однажды созданная база данных может быть всегда расширена илимодифицирована.
Создание структурытаблиц базы данных Access.
После того, как законченопроектирование и создание базы данных, следующий шаг — создание таблицы дляхранения данных. Таблицы — основа базы данных. Все другие объекты:запросы, формы и отчеты — зависят от таблиц.
При формировании новойтаблицы базы данных работа с СУБД начинается с создания структуры таблиц. Этотпроцесс выполняется с помощью конструктора таблиц и включает в себя определениеперечня полей, из которых состоит каждая запись таблицы, а также типов иразмеров полей (рис. 7).
Рис. 7. Конструктор таблиц СУБД Microsoft Access
СУБД Accessиспользует данные следующих типов:
· />текстовый (символьный);
· числовой;
· дата\время;
· логический;
· денежный;
· счетчик, используемый для определенияключа;
· поля типа объекта OLE,которые используются для хранения рисунков, графиков, таблиц;
· поле MEMO;
гиперссылка илиподсказка.
Access, как и другие реляционные базыданных, разработан на идее хранения в отдельных «таблицах» наборов данныхопределенного смысла..
/>
Рис. 8. Таблица СУБД Microsoft Access
Таким образом, одна «таблица»может содержать данные о курсантах, другая — о преподавателях, третья — обизучаемых дисциплинах. Эти наборы состоят непосредственно из данных,организованных в «записи», содержащих данные одного смыслового типа. Так, вслучае с таблицей курсантов, каждая запись может содержать данные отдельногосубъекта (например: ФИО, взвод, спец. звание, дата рождения и т.д.). Записейможет быть неограниченное количество. Каждая отдельная часть информации взаписи (например, «город» в записи курсанта) называется полем и служит нетолько для того, чтобы что-то сообщить о записи, но также определяет способгруппирования записей в таблице. Примером могут служить все курсанты изтаблицы, живущие в определенном городе. Если обрабатываемая база данных включаетнесколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определение ключевого поля вкаждой таблице, а также полей, с помощью которых будет организована связь междутаблицами. Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными,поэтому эти две операции можно разнести во времени.
Ввод и редактированиеданных.
Заполнение таблиц даннымивозможно как непосредственным вводом данных, так и в результате выполненияпрограмм и запросов.
Access позволяет вводить и корректироватьданные в таблицы двумя способами:
· с помощью предоставляемой поумолчанию стандартной формы в виде таблицы;
· с помощью экранных форм,специально созданных для этого пользователем.
/>Основой большинстваинформационных систем (бумажных и компьютеризированных) может быть форма,используемая для сбора и хранения данных (рис. 9). Кажется, формы окружают насповсюду. Некоторые формы, такие, как заявление о приеме на работу, являютсяпримером простого сбора информации; другие – такие, как компьютерные формыучетов МВД — используются не только для сбора информации, но и для кодированияреквизитов.
Рис. 9. Форма СУБД Microsoft Access
Формы дают альтернативныйспособ отображения табличных данных. Access позволяет создавать формы, которые можно использовать для ввода,управления, просмотра и печати данных.
СУБД Access позволяет вводить в созданныеэкранные формы рисунки, узоры, кнопки. Возможно построение форм, наиболееудобных для работы пользователя, включающих записи различных связанных таблицбазы данных. Формы разрабатываются для интерактивной работы с данными, например,ввода новых данных, изменения имеющихся, удаления данных. Можно также назначитьформу для выполнения поисковых процедур по получению данных, отвечающихинтересующим вас критериям (найти курсантов, проживающих в определенном городе).
/>Обработка данных,содержащихся в таблицах.
Следующим объектомявляется запрос. Запрос — это выражение, определяющее, какуюинформацию вам нужно отыскать в одной или нескольких таблицах. Настраиваетсязапрос с помощью конструктора запросов (рис. 10). С помощью запроса можно такжевыполнить некоторые действия с данными таблицы (таблиц) и обобщить данныетаблицы. Запросы могут использоваться как источники информации для форм иотчетов. В этом случае в запросе используются данные из нескольких таблиц. Access выполняет запрос каждый раз, когдавы открываете форму или отчет, и следовательно, вы можете быть уверены, чтоинформация, которую вы видите на экране, всегда самая «свежая».
СУБД Accessиспользует запросы следующих типов:
· запрос-выборка, предназначенныйдля отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;
· запрос-изменение, предназначенныйдля изменения или перемещения данных; к этому типу запросов относятся: запросна добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы,запрос на обновление;
· запрос с параметром, позволяющийопределить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.
/>Самым распространенным типом запросаявляется запрос на выборку.
Рис. 11. Запрос на выборку СУБД Microsoft Access
Результатом выполнениязапроса является таблица с временным набором данных (динамический набор).Записи динамического набора могут включать поля из одной или нескольких таблицбазы данных.
Вывод информации.
СУБД Access позволяет вывести на экран и принтеринформацию, содержащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы. Такойпорядок вывода данных может использоваться только как черновой вариант, так какпозволяет выводить данные только точно в таком же виде, в каком они содержатсяв таблице или форме.
/>Однако, если формыпредназначены в основном для ввода информации, то отчеты предназначеныисключительно для ее вывода (рис. 12). Напечатанные отчеты представляют данныев значительно лучшем виде, чем формы или таблицы.
Рис. 12. Отчет СУБД Microsoft Access
Отчеты дают возможностьраспечатать данные на бумаге или сгруппировать их в виде, удобном для анализа.Это более статичная категория представления данных, что может быть как хорошо,так и плохо, в зависимости оттого, что вы собираетесь делать.
Каждый пользователь,работающий с СУБД Access, имеетвозможность использования специальных средств построения отчетов для выводаданных. Используя специальные средства создания отчетов, пользовательполучает следующие дополнительные возможности вывода данных:
· включать в отчет выборочнуюинформацию из таблиц базы данных;
· добавлять информацию, несодержащуюся в базе данных;
· при необходимости выводитьитоговые данные на основе информации базы данных;
· располагать выводимую в отчетеинформацию в любом, удобном для пользователя виде (вертикальное или горизонтальноерасположение полей);
· включать в отчет информацию изразных связанных таблиц базы данных.
Дополнительныевозможности СУБД Access.
При создании базы данныхв СУБД Access можно использовать не только данные,вносимые вами в таблицу непосредственно с клавиатуры. Существует такжевозможность присоединения данных из других баз и других приложений, например, Excel. Это позволяет организовать единоерабочее пространство, интегрируя данные и документы разного характера. Можнотакже импортировать данные различных форматов в таблицы или перестроитьструктуры таблиц, обеспечив совместимость с большими корпоративными базамиданных. Так же, как и в других компонентах Microsoft Office, можно пользоваться данными из других программ комплекса.
Microsoft Access позволяет легко размножить базу данных. Также, как и Word, Access позволяет создавать макросы для автоматизации задач.Наряду с применением Word Basic, можноиспользовать окно разработки макросов, где осуществится привязка действий исобытий. Эти макросы можно использовать в любом месте системы.
Можно такжеконвертировать в любой формат информацию, с которой вы работаете в Access, и экспортировать ее в любое изприложений Microsoft Office. Это особенно полезно при создании и управлении почтовыми списками в Word.
Оценивая описанные вышепреимущества и недостатки СУБД Microsoft Access и еефункциональные возможности, можно утверждать, что данная система обладает всеминеобходимыми инструментами для создания, редактирования, хранения и ежедневногоиспользования баз данных. Интерфейс программы прост и удобен, работа не требуетполучения большого количества дополнительных знаний. Более подробно вопросысоздания баз данных, составления запросов, корректировки записей и т.д. будутрассмотрены на практических занятиях.
Заключение
Оценивая описанные вышеособенности СУБД Microsoft Access и ее функциональные возможности,можно утверждать, что данная система обладает всеми необходимыми инструментамидля создания, редактирования, хранения и ежедневного использования баз данных.Интерфейс программы прост и удобен, работа не требует получения большогоколичества дополнительных знаний. Более подробно вопросы создания баз данных,составления запросов, корректировки записей и т.д. будут рассмотрены напрактических занятиях.
Списокиспользуемой литературы
1. Андреев А. Microsoft Windows 2000 Русская версия.-СПб.: БХВ-Петербург,2003.-752 с.
2. Глушаков С.В.Персональный компьютер. Настольная книга пользователя. учебный курс./ С.ВГлушаков, А.С. Срядный. – Харьков. «Фолио» 2002.220с.
3. Иванов В. Microsoft Office Sistem 2003.учебный курс СПб.: БХВ-Петербург. КиевИздательская группа. 2004,2003.-640 с.
4. Информатика:Базовый курс/Под ред. С.В.Симоновича. — СПБ.: Питер,2002. 400 с.
5. Леонтьев В.П.Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003./В.П.Леонтьев.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.920 с.
6. Леонтьев В.П.Персональный компьютер./В.П. Леонтьев.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-900 с..
7. ЛукьяновД.Б.Информатика и математика. Курс лекций./Д.Б.Лукьянов. А.Н.Прокопенко.-Белгород ООНИ и РИД БелЮИ МВД России, 2004.-201с.
8. Фридланд А.Я.Информатика и компьютерные технологии/ А.Я. Фридланд, Л.С. Ханамирова.- М.:Астрель. 2003.204 с.