Реферат: Разработка электронного офиса
Государственное образовательное учреждениевысшего профессионального образования
«Ростовский государственный университетпутей сообщения»
(РГУПС)
Кафедра «Документоведение и информационноеобеспечение управления»
Курсовая работа
по дисциплине «Информационное обеспечениеуправления»
На тему: «Разработка электронного офиса»
ст. группы ДО-IV-006
Плетнёв А.А.
Руководитель: к.т.н., доц. каф. «ДИОУ»
Т.А Заруцкая
2008 г.
Содержание
Введение
1. Концепция электронногоофиса
1.1. Штатное расписание
2. Макет офисногопомещения
3. Созданиеавтоматизированных рабочих мест
4. Критерии выборатехнических средств
5. Выбор программногообеспечения
6. Значение международныхклассификаций информации для обеспечения информационной совместимостиинформационных систем разных стран
Заключение
Список использованнойлитературы
Введение
В данной расчетно-графической работе будут рассматриватьсяконцепция электронного офиса на примере ООО «Ростов». Также будет создаватьсямакет офиса с расположением в нем автоматизированных рабочих мест сотрудников
Обычно АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимостидополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, ипериферийного оборудования (принтера, сканера, ксерокса). Кроме того, каждоерабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям,выполняемым на данном рабочем месте.
Длякаждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ,профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления.Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующегопрограммного обеспечения.
Дляболее эффективной работы агентства будет основательно подобрано и поставленопрограммное обеспечение, отвечающее последним технологиям и позволяющее болеебыстро и качественно справляться с работой.
Также будет рассматриваться вопрос о значении международныхклассификаций информации для обеспечения информационной совместимостиинформационных систем разных стран.
1. Концепцияэлектронного офиса
Ключомк решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офисасчитается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Вэтом случае речь идет о комплексном использовании современных техническихсредств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов ихредактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутриофиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторыеаспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программнойподдержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.
Однимиз этапов развития электронных (автоматизированных) офисов связано создание наавтоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредствомкоммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всемвычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникаминформации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обменамежду пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции,связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналамсвязи.
Обычно АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимостидополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, ипериферийного оборудования (принтера, сканера, ксерокса). Кроме того, каждоерабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям,выполняемым на данном рабочем месте.
Длякаждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ,профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления.Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующегопрограммного обеспечения.
Проблемаобработки текста и его преобразования являлась одной из основополагающих задачделопроизводства и поэтому текстовые редакторы явились, пожалуй, первымкомпонентом электронного офиса.
Появлениеследующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функциюинформационного обмена. Таким компонентом стала система электронной почты дляобмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, азатем и в сетях.
Немногопозже стали использоваться системы разработки баз данных, а также электронныетаблицы для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.
Всеперечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуютспециализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизацииупомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система MicrosoftOffice. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но иинтегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловойпроблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типомдокумента вы работаете.
Таким образом, электронный офис позволяет делать работусотрудников офиса легкой и быстрой, позволяет делать большой объем информацииза наименьшее количество времени.
1.1 Штатное расписание
Приведем пример штатного расписания ООО «Ростов» (рекламноеагентство), по которому будет разрабатываться электронный офис иавтоматизированные рабочие места сотрудников фирмы. Оно состоит из 19 штатныхединиц с месячным фондом заработной платы 187600 рублей.