Реферат: Критерии эффективности электронного документооборота

 УДК 681.3

М.Ю. КРУКОВСКИЙ

 

Критерий эффективности систем электронногодокументооборота.

 

Abstract: This paperdescribes efficiency criterions that allows to measure with high adequacyprojecting, developing and implementing workflow system. Criterions are based  on elements of workflow formal model. Author describes not only measurementmethodology, but also achieving of improving recommendations.

Key words:docflow,workflow, graph model, efficiency.

 

Анотація: У статтірозглянути крітерії ефективності, що дозволяють з високим рівнем адекватностіоцінювати проектувания, розробку та впроводження систем документообігу.Крітерії мають у основі елементи формальної моделі композитного документообігу.Автор запропонував не тільки методіку оцінки, але і отримання рекомендацій щодополіпшення системи.

Ключові слова:електроннийдокументообіг, процесне керування, ефективність.

 

Аннотация: В статье рассмотреныкритерии эффективности, которые позволяют с высокой степень адекватностиоценить проектирования, разработку и внедрение систем документооборота.Критерии основаны на элементах формальной модели композитного документооборота.Автором предложена не только методика оценки, но и получения рекомендаций поулучшению системы.

Ключевые слова: электронныйдокументооборот, процессное управление, графовая модель.

1.Введение

Внастоящее время ведущие ученые отмечают, что одним из самых значимых ивлиятельных факторов научно-  технического прогресса в современномпостиндустриальном обществе стали информационные технологии [1]. Одной из самыхвостребованных и актуальных задач информатизации современного общества являетсязадача электронного документооборота.

На сегодняшний день в производственнойдеятельности организациями используются сотни пакетов систем электронногодокументооборота. Более того, на сегодняшний день существует практика внедренияв организации не одного, а сразу нескольких пакетов. Менеджмент компанийобъясняет это тем, что ни один из пакетов не обладает достаточнойфункциональной полнотой. Как следствие внедрения нескольких  информационныхсистем возникает значительная избыточность информационных потоков. Избыточностьтребует неоправданного потребления дорогостоящих информационных технологическихи  людских ресурсов.

В то же время, на сегодняшний день, задачаоценки эффективности проектирования, разработки и внедрения систем электронногодокументооборота является малоисследованной. Этот факт и актуальность задачэлектронного документооборота говорят о том, что приведенные в настоящей статьеисследования являются актуальными.

2.Постановка задачи

Цельюнастоящей статьи является получение критериев оценки, которые позволяют свысокой степенью адекватности оценивать проектирование, разработку и внедрениясистем электронного документооборота. Для этого необходимо предварительнорешить несколько второстепенных задач, а именно:

— выявить набор критериев, которые позволятпровести оценки;

— выявить из списка критериев достаточныйсписок;

— определить корреляцию между выбраннымикритериями;

— изучить порядок корреляции и связностькритериев;

— выяснить степень зависимость каждогокритерия и каждой связи от субъективности оценивающих экспертов.

После решения вышеописанных задач, получаетсянекоторый список критериев, между которыми устанавливаются связи. Полученныйсвязный критерий позволяет проводить две оценки – качественную оценка иколичественную оценка. Качественная оценка включает в себя большее количествопараметров и поэтому является более общей. Как следствие,  дает менее точныерезультаты, но является более объективной. Количественная оценка включает всебя меньше параметров. За счет этого дает более точные оценки, но являетсяболее громоздкой в расчетах и дает более субъективные результаты.

В основу формулы оценки эффективностиположены обобщенный критерий эффективности и нотация дискретного композитногодокументооборота. Использованный обобщенный критерий эффективности исследованГ.С. Теслером в работе [2]. Нотация дискретного электронного документооборотарассмотрена автором настоящей статьи в работе [3] и исследована на примереформальной модели композитного документооборота.

3.Критерии эффективности

Современныеинформационные технологии предоставляют организациям возможность болееэффективно управлять своими информационными ресурсами [4]. Это получает своевыражение при сборе, хранении, обработке и распределении информации. Этиизменения позитивно влияют на темп и качество производственных процессов, чтоулучшает работу всего предприятия.

            Принятосчитать, что производительность информационных систем определяется взвешеннымсочетанием эффективности компонент [5]. Это говорит о том, что предлагаемая методикаоценки эффективности будет применима как ко всему документообороту в целом, таки ко всем компонентам информационных составляющих документооборота.

           

3.1.Отбор критериев

Привыборе параметров критериев эффективности использован понятийный аппарат иданные формальных моделей композитного документооборота. Такой подход позволяетопереться на апробированные результаты исследований документооборота,полученные автором настоящей статьи в работах [3], [6-8].

В модели композитного документооборота,исследуемой в работах [3], [6-8] информационная система документооборотаотображается взаимодействием компонентов трех множеств. При проектированиисистемы выявляются и детерминируются дискретные элементы, которые группируютсяв три множества – множество участников, множество действий участников имножество состояний документов. Динамическая модель документооборота получаетсяпри взаимодействии элементов этих трех множеств друг с другом..

Первое множество, используемое в моделикомпозитного документооборота – это множество участников документооборота.Участники документооборота – это сотрудники организации, производящие создание,движение, модификацию и терминирование документов.  При проектировании системыУчастники описываются с точки зрения выполняемых функциональных ролей, то естьпо совокупности участия в производственных сценариях.

Второе множество, используемое врассматриваемой модели композитного документооборота – это множество действийучастников. Множество действий участников представляет собой конечный списоквозбуждающих воздействий. Данные воздействия производятся участникамидокументооборота и являются сигналом системе для инициирования активных событийдокументооборота. Возникновение этих воздействий приводит к изменению состоянияодного или нескольких документов.

Третье множества из тройки моделикомпозитного документооборота – это множество состояний документов системыдокументооборота. Множество состояний документов представляет собой списоквозможных состояний документов. Состояния, входящие в описываемое множество,являются теми состояниями, которые могут принимать документы во времяжизненного цикла документооборота.

Таким образом, для построения критериевэффективности проектирования, разработки, внедрения и использования системдокументооборота в качестве исходных данных используется тройка множеств  {У},{Д}, {Ф}. Связи между элементами рассматриваемых множеств {У}, {Д}, {Ф}используются для реализации динамики модели композитного документооборота.

                       

3.2.Качественный анализ

Вкачественном критерии эффективности для получения корреляций выделенныхпараметров использовуются минимаксный и максиминый критерии. Эти критериивыбраны в  связи с тем, что в современной науке минимаксный и максиминыйкритерии считаются одними из самых адекватных для получения решений, близких коптимальным.

Обобщенный минимаксный критерийв работе [1] представлен в следующем виде:

Э = />min max F(x,y): />. Для удобствапредставления, нотация использована в следующем виде Э = min x max y. Этот вид нотациичитается «минимальное значение x при максимальном значении y».

В пределах обозначенной нотации рассмотримвсе критерии, которые теоретически возможно получить при комбинации сочетанийминимаксов и максиминов над элементами тройки множеств {У} {Д} {Ф}.

            Всилу природы функций, использованных в критериях, выделяются те решения,которые соответствуют самым крайним оценкам. Такие решения являются либомаксимально полезными, либо худшими из всех возможных решений. Эти наилучшие инаихудшие решения будем называть полюсными эффективными решениями и полюсныминеэффективными решениями.

3.2.1.Эффективность по Действиям

           

Рассмотримпервый блок критериев – критерии, эффективные при оценке действий участниковдокументооборота. Поскольку в рамках рассматриваемой модели действиядекомпозированы в дискретные элементы множества {Д}, то элементы этогомножества используются в качестве параметра эффективности. Таким образом, общимсвойством всех критериев этого блока является то, что первым параметромминимаксного (максиминного) критерия стоит элемент множества {Д}.

Этот факт делает рассматриваемый блоккритериев Действие – ориентированными, то есть их применение будет оцениватьдокументооборот с точки зрения действий участников документооборота. Приналожении этих критериев среди всех решений документооборота будут выделены терешения, которые будут наиболее производительными с точки зрения действий.

            Рассмотримкритерии эффективности по множеству {Д} в Таблице 1:

Критерий

Значение

Семантика

Оценка

min Д max Ф минимум Действий при максимуме Документов При минимуме произведенных действий будет генерироваться максимум документов. То есть при минимуме затрачиваемых ресурсов будет производиться максимум полезного результата. полюсная эффективная max Д min У максимум Действий при минимуме Участников Максимальное количество действий производится минимумом участников документооборота. Обеспечивается максимальное количество полезных действий минимумом задействованных ресурсов. полюсная эффективная min Д max У минимум Действий при максимуме Участников Производится минимум действий при привлечении максимума участников. Минимум полезных действий достигается  при привлечении максимума производственного персонала. полюсная неэффективная max Д min Ф максимум Действий при минимуме Документов Максимум действий производит минимум состояний документов. Потребляется максимум произведенных действий, принося минимум полезного результата. полюсная неэффективная

Таблица1. Критерии эффективности по множеству {Д}.

3.2.2.Эффективностьпо Участникам

Второйрассматриваемый блок критериев – критерии, эффективные по участникамдокументооборота. В использованной модели композитного документооборотаучастники документооборота представлены в виде дискретных ролевых описаний,сгруппированных в множество {У}. Для получения таких критериев надо выделитьте, у которых в первой позиции минимаксного (максиминного) критерия стоитэлемент множества {У}.

При применении этого критерия будут выделеныв качестве эффективных те решения, которые являются эффективным с точки зрениязадействованных в них участников. Этот блок критериев целесообразно применять втех случаях, когда при оценке документооборота значимым параметром выдвигаетсяколичественные показатели задействованного персонала. С учетом того факта, чточеловеческий ресурс имеет устойчивую тенденцию к подорожанию, этот блокявляется одним из доминантных.

            Рассмотримкритерии эффективности по множеству {У} в Таблице 2:

Критерий

Значение

Семантика

Оценка

min У max Д минимум Участников при максимуме Действий При минимальном количестве задействованных участников обеспечивается максимум действий. При минимуме привлеченных производственных ресурсов получается максимум полезных действий. полюсная эффективная min У max Ф минимум Участников при максимуме Документов При минимуме участников реализуется максимальное количество изменений состояний документов. При максимально количестве задействованных производственных ресурсов, обеспечивается максимальное количество полезного результата. полюсная эффективная max У min Д максимум Участников при минимуме Действий При максимуме задействованных участников обеспечивается минимальное количество произведенных действий. То есть при максимуме задействованных производственных ресурсов получается минимум полезного результата. полюсная неэффективная max У min Ф максимум Участников при минимуме Документов Максимумом привлеченных участников продуцируется минимум изменений состояний документов. При максимуме задействованных ресурсов производится минимум полезных результатов. полюсная неэффективная

Таблица2. Критерии эффективности по множеству {У}.

3.2.3. Эффективность поСостояниям

Третийи последний рассматриваемый блок критериев – критерии, которые эффективны посостояниям документов, используемых в документообороте.  В рассматриваемоймодели все документы представляются в виде декомпозированных дискретныхсостояний документов, которые объединены в множество {Ф}.

            Применениеданного блока критериев означает выделение в качестве эффективных решений,ориентированных на количественную оценку состояний документов. Множествосостояний представляет собой множество всех возможных документов и ихпромежуточных состояний, используемых в документообороте. Таким образом,применение настоящего блока целесообразно в тех случаях, когда  в качествеопределяющих требований выступают количественные оценки длительности бизнес-процессов.

            Рассмотримкритерии эффективности по множеству {Ф} в Таблице 3:

Критерий

Значение

Семантика

Оценка

max Ф min У максимум Документов при минимуме Участников Будет генерироваться максимальное количество документов при минимальном количестве участников. Максимум полезного результата получается при минимуме затрачиваемых ресурсов. полюсная эффективная max Ф min Д максимум Документов при минимуме Действий Максимальное количество документов генерируется при минимальном количестве произведенных действий. Максимум полезной производительности обеспечивается при минимуме произведенной работы. полюсная эффективная min Ф max У минимум Документов при максимуме Участников Минимум документов производится при привлечении максимума участников. Минимум полезного результата будет получен при максимуме производственных мощностей. полюсная неэффективная min Ф max Д минимум Документов при максимуме Действий Минимум изменений состояний документов достигается при произведении максимума действий. Минимум полезного результата достигается при максимуме производственных действий. полюсная неэффективная

Таблица3. Критерии эффективности по множеству {Ф}.

3.2.4.Обобщенный критерий

Наосновании проведенного анализа из рассмотренных критериев можно выделить текритерии, использование которых дает позитивные оценки. Как мы уже говорилось,предложенные критерии дают полюсные эффективные и полюсные неэффективныеоценки.

Очевидно, что следует выделить полюсныеэффективные критерии для получения критериев эффективности, к которым должнастремиться система документооборота. Выявление таких решений позволитформировать практики лучших решений (best practices) по проектированию,разработке и внедрению систем документооборота. История таких практик будетполезна для изучения тем, кто приступает к проектированию, разработки ивнедрению системы документооборота.

В то же время, полюсные неэффективные решенияявляются полезными для выявления решений, внедрение которых являетсямаксимально неэффективным. Это значит, что если какое-то решенийдокументооборота будет соответствовать такому критерию, то следует прекратитьпроектирование разработку или внедрение. Такая рекомендация следует из тогофакта, что каково бы ни было другое решение, оно будет эффективнее выявленногорешения.

Рассмотрим возможность получения комплексногокритерия эффективности. Такого критерия, который бы включал в себя всерассмотренные выше критерии. Использование обобщенного критерия позволитпроводить быстрый анализ о состоянии системы документооборота и получатьрекомендации о направлении модификации существующей системы или проекта системыдокументооборота.

Для наглядности представления получаемогокритерия, отобразим рассмотренные критерии эффективности документооборота видетрехмерного пространства. Это представляется тем более удобным в виду того, чтов качестве параметров эффективности используются данные из трех множеств. Такимобразом, отложим условно элементы множества {Д} на абсциссе, множества {Ф} – наординате, множества {У} – на аппликате. Очевидно, что такое соответствиеявляется условным и, с точки зрения, адекватности критериев эффективностикритериев оборота именно такое установленное соответствие не является значимым.

В начале координат установим минимальныезначением рассматриваемых множеств, а именно min {У} min {Д} и min {Ф}. Максимальныезначения отложим на осях координат, соответствующих множествам. А именно, max {У} отложим нааппликате, max {Д} отложим наабсциссе и max {Ф} отложим наординате.

На Рис 1. представлено графическоепредставление критериев эффективности рассматриваемой модели композитногодокументооборота. Тетраэдр, выделенный на рисунке более жирными линиями,означает область решений, которые считаются эффективным решениями всоответствии с введенными критериями эффективности.

/>/>

Рис 1. Графическая парадигма критериевэффективности документооборота

            Исходяиз представленной графической парадигмы, каждое решение документооборота можетбыть оценено по элементаммножеств {У}, {Д} и {Ф}. Отложив на осях координат фактическое значениеэлементов этих множеств, рассматриваемое решение может быть условно отнесено внекоторую часть параллелепипеда, представляющего весь спектр возможных решенийот минимума до максимума. В зависимости от того, в какую область попадет эторешение, можно сделать вывод о его эффективности и какие действия следуетпредпринять для повышения эффективности.

3.3.Количественный анализ

Как основу для получения количественной оценки эффективности будем использоватьбазовое определение эффективности: Eff = Ап / Ао. Это определение читается: «эффективность равняется отношению полезной работе к общей работе».

Для приведения определения эффективности кпонятиям рассматриваемой предметной области, надо обозначить общую и полезнуюработу в терминах документооборота. Рассмотрим основные элементы,обрабатываемые системами композитного документооборота — документы. Насегодняшний день можно говорить, что практически все документы имеютэлектронную и бумажную составляющую. Эти составляющие могут быть семантическиэквивалентными, но отличатся по форме. Выделим электронных составляющие всехдокументов в множество />. В то же времямножество всех бумажных составляющих документов обозначим />.

            Теперьрассмотрим состояние документооборота в организации до начала активноговнедрения системы электронного документооборота. Очевидно, что информационныепотоки, проходящие через компьютеризированные системы, есть даже в организации,где не внедрен электронный документооборот. Даже в самой консервативной«бумажной» организации компьютеры используются в какой-то части производственныхпроцессов. Например, для набора текстов, которые впоследствии распечатываются.Можно сказать, что на этом этапе электронные и бумажные технологии существуютизолированно друг от друга.

            Теперьрассмотрим этап, на котором в организации началось внедрение электронногодокументооборота. Этот этап характерен тем, что многое изменилось в привычнойрутинной работы большого числа сотрудников,  но изменения в бизнес- процессахорганизации еще не приобрели необратимую форму. Началось пересечениетрадиционных бумажных бизнес — процессов и электронных технологий. Интереснымявляется тот факт, что, будучи изначально вторичными, электронные технологиидостаточно глубоко воздействуют на предмет автоматизации. Бумажные технологиине только видоизменяются после применения к ним возможностей электронных, а иэволюционируют по своей сути. Этот этап характерен тем, что большинствобумажных и электронных бизнес — процессов все еще существуют отдельно. При этомвозникает некоторое количество процессов, которые имеют как бумажную, так иэлектронную составляющую. Такие процессы являются композитными, то естьсоставными процессами. Двойственность их природы и составляет основусовременного понимания понятия «электронный документооборот».

            Последнийэтап – это этап, на котором внедрение системы электронного документооборота закончено, а промышленная эксплуатация системы стала привычной частью работыорганизации. На данном этапе значительная часть процессов уже являютсякомпозитными процессами,  большинство сотрудников организации вовлечены вработу системы электронного документооборота. В то же время осталась частьпроцессов, которые остались только бумажными или только электронными. Одначасть таких процессов образуется из специфических задач, которые плохоавтоматизируются. Другая часть образуется в результате эффективногосопротивления персонала, имеющего влияние на руководство организации. Можнопредположить, что соотношение композитных процессов к «чистым» соответствуетсоотношению Парето. Однако это утверждение взято из наблюдений, являетсяэмпирическим и на данный момент не проверено экспериментально.

            Количественныйкритерий эффективности документооборота выражается отношением композитной частик совокупности электронной и бумажной составляющих. Эта оценка приведена ниже ввиде Формулы 1. Практическое толкование этой оценки трактуется так: чембольшему количеству бумажных документов удастся придать электронную сущность ичем большему количеству электронных процессов удастся найти бумажноеотображение, тем эффективнее реализован электронный документооборот.

/>

Формула1. Формула количественной оценки эффектности документооборота.

4.Выводы

Внастоящей статье исследованы критерии эффективности, которые позволяют свысокой степенью адекватности производить оценку проектирования, разработки ивнедрения систем композитного документооборота.

            Врамках предложенных критериев можно проводить два вида оценок – качественнуюоценки и количественную оценку. Выбор оценки зависит от требований,предъявляемых к необходимой точности и субъективности.

            Дляповышения эффективности  при создании систем композитного документооборотарекомендуется строить модели, в графовых моделях которых будут отсутствоватьциклы.

ЛИТЕРАТУРА

Теслер Г.С. Новая кибернетика.- Киев: Логос, 2004. – 401с. Теслер Г.С. Интенсификация процесса вычислений // Математические машина и системы.- 1999.-№2.-С.25-37 Круковский М.Ю. Концепция построения моделей композитного документооборота // Математические машины и системы.-2004.-№2.-С.149-163. Tapscott D., Castton C. Paradigm shift: The new promise of Information technology.-New York: McGrawhill, 1993.-288p. Scott Morton M. Information technology and organizational transformation.- Oxford: Oxford University Press, 1991. -201 p. Круковский М.Ю. Методология построения композитных систем документооборота. // Математические машины и системы.-2004.-№1.-С.101-114. Круковский М.Ю. Методология построения композитных систем документооборота. // Математические машины и системы.-2004.-№1.-С.101-114. Круковский М.Ю. Автоматная модель композитного документооборота. // Математические машины и системы.-2004.-№4.-С.37-50.