Реферат: Использование программы Outlook Express для работы с электронной почтой
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНТЕРФЕЙС MS OUTLOOK
2. ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ MS OUTLOOK И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
2.1 Использование календаря
2.2 Организация собрания
2.3 Создание списка Контакты
2.4 Создание списка задач
2.5 Использование дневника
2.6 Создание заметок
3. ВОЗМОЖНОСТИ MS OUTLOOK ПРИ РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ
3.1 Работа с поступающей почтой
3.2 Работа с почтой
3.3 Использование адресной книги
3.4 Создание почтовых сообщений
3.5 Установка параметров электроннойпочты
3.6 Вставка объектов в сообщение
3.7 Организация событий
4. АРХИВАЦИЯ И УДАЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ СПОМОЩЬЮ СРЕДСТВА АВТОАРХИВАЦИИ
4.1 Управление сообщениями с помощьюправил
4.2 Приглашения на собрания,поручения и документы
5. MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2003 – ЗАЯВЛЕНИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ
5.1 Общие сведения
5.2 Microsoft Office Outlook 2003 и Интернет5.3 Объекты «cookie»
5.4 Поиск
5.5 Использование шаблонов
5.6 Обновление используемыхгиперссылок
5.7 Печать
5.8 Проверка подлинности с помощьюпаспорта
5.9 Рабочие области для документов
5.10 Служба факсов
5.11 Справочные материалы
5.12 Служба перевода
5.13 Службы Windows SharePoint Services
6. ПРОГРАММА ПО УЛУЧШЕНИЮ КАЧЕСТВАПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
6.1 Отчеты об ошибках
6.2 Мгновенные сообщения иуведомления
6.3 Запись макросов
6.4 Возможности Outlook
6.5 Управление правами на доступ кданным
6.6 Безопасность
6.7 Сведения о контактах
6.8 Отслеживание элементов и файлов,связанных с контактом
7. СОЗДАНИЕ СООБЩЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙПОЧТЫ С ОГРАНИЧЕННЫМИ РАЗРЕШЕНИЯМИ
7.1 Примечания
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
В современном мире весьмаважным для любой организации, фирмы и даже отдельного человека, являетсярациональное распределение рабочего времени, а также массовое представлениеинформации о себе, фирме, производимых услугах и товаров и т.д. От того,насколько успешно решаются эти задачи, будет зависеть коммерческий успехпредприятия. Существенную помощь в этом может оказать интегрированный пакет MS Office, в состав которого входит большой набор программразличного назначения.
С самого начала развитияИнтернет электронная почта была наиболее популярным приложением Всемирной сети.Свыше 90% пользователей сети обмениваются почтовыми сообщениями. Электроннаяпочта уже стала неотъемлемым средством делового и личного общения. Одной изпрограмм, которую многие пользователи применяют как средство обработки электронныхсообщений, является пакет MS Outlook. Однако работа с электронной почтой— лишь одна из основных возможностей данной программы. В широком смысле MS Outlook — универсальный организатор различных видов деятельностипользователя. Например, Календарь позволяет структурировать рабочее время,Библиотека контактов хранит справочную информацию о людях и организациях.
1. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙИНТЕРФЕЙС MSOUTLOOK
/>Интерфейспрограммы MS Outlook показан на рисунке 1.
Окно пакета MS Outlook содержит следующие элементы:
1. Строка заголовка — включает название программы иоткрытой папки, а также кнопки Свернуть, Развернуть, Закрыть.
2. Строка меню — содержит команды работы сразличными объектами и настройками.
3. Панель инструментов — содержит кнопки для быстрогодоступа к командам.
4. Строка заголовка папки — отображает текущую папку. Щелчокна этой строке вызывает список папок, которые можно открыть.
5. Строка состояния — отображает текущее состояние окна.
6. Панель Outlook расположена в левой части окна исодержит группы:
— Почта — обработка электроннойкорреспонденции;
— Календарь — содержит описание встреч, собранийи т.д.;
— Контакты — содержит список имен и адресовлюдей, с которыми поддерживается связь
— Задачи — включает список задач;
— Заметки — содержит сделанные пользователемзаписи;
— Список папок — отображает папки Outlook;
— Ярлыки — быстрый запуск папок и элементовгрупп;
— Дневник — содержит элементы дневника, такиекак телефонные номера, записи о собраниях и т.д.
Группы изображаются либов виде пиктограммы с надписью слева от нее, либо в виде пиктограммы меньшегоразмера в нижней части списка групп. Изменение вида происходит перемещениемлинии в верхней части списка групп вверх или вниз.
В каждой папке имеютсявложенные папки, предназначенные для организации специализированной работы.Например, в папке Почта содержатся такие папки для работы с почтой, как:
— Входящие — содержит все поступившиесообщения;
— Отправленные — хранит все отправленные сообщения;
— Исходящие — содержит сообщения, которые надоотправить;
— Удаленные — содержит все удаленные сообщения.
При отображениисодержимого папок используется определенный тип представления:
- таблицей (дляпросмотра почтовых сообщений, задач и сведений);
- временной шкалой(для просмотра записей дневника);
- день/неделя/месяц(для просмотра собраний и запланированных задач);
- карточками (дляпросмотра контактов);
- значками (задачи,заметки, календари).
Представление можноизменить, выбрав в меню Вид → Упорядочить по → Текущее представление.
2.ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ MSOUTLOOKИ ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
2.1Использование Календаря
Папка Календарьиспользуется для планирования встреч и создания списка задач. Он похож наобычный настольный календарь, но обладает большим набором функций. Например:проверка планирования распорядка дня, извещение о различных мероприятиях,рассылка извещений по электронной почте, организация и проведение сетевыхсовещаний и др.
Интерфейс:
— в верхней части отображается текущаядата;
— стрелки ◄ и ► позволяютпереходить на другие месяцы;
— слева расположена Панельрасписания;
— в правой верхней части — Панелькалендаря на месяц;
— в правой нижней части — Панельсписка задач.
Изменение видакалендаря.
При открытии Календарьотображается таким, каким выводился последний раз. Чтобы изменить количестводней, отображаемых в Календаре, нужно выбрать одно из предлагаемыхдействий:
— щелкнуть на кнопке День, Рабочаянеделя, Неделя или Месяц на Стандартной панели инструментов;
— выбрать в меню Вид пункт День,Рабочая неделя, Неделя или месяц.
Перемещение поКалендарю и выбор дат.
— выделить на Календаре неделю,месяц или др.;
— использовать полосу прокрутки на Панелирасписания;
— использовать клавиши управлениякурсором, а затем щелкнуть на нужной дате.
При заполнении Календаряможно назначить встречу. Для этого нужно указать тему, место,время начала, категорию, оповещение. Чтобы добавить информацию о встрече,выполняются следующие операции:
— выделить нужную дату;
— на Панели расписания сделатьдвойной щелчок в нужной строке → появится диалоговое окно «Безимени — встреча» → в поле Тема вводится имя человека, цельпереговоров и т.д. → в поле Место ввести место встречи →заполнить поля Начало и Конец → поставить /> в пункте Оповещение,в окне правее — за сколько минут. Для звукового оповещения щелкнуть кнопку сгромкоговорителем → в окне «Состояние» выбрать способ отображенияв календаре времени встречи: Свободен, Под вопросом (может не появитьсяна встрече), Занят, Нет на работе (вне досягаемости в это время) →в большое поле внизу ввести текст описания встречи (комментарий, какие материалывзять с собой, файл и т.д.) → под кнопкой Категории присвоитькатегорию встречи → сверху щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.
Если необходимо регулярнопроводить собрания, встречи, готовить месячные отчеты или получатьнапоминания о днях рождения, то в Календарь нужно ввести информацию оповторяющейся встрече. Для этого:
— находясь в поле Календарьвыбрать в меню Календарь → Создать повторяющеюся встречу. Появитсядиалоговое окно «Повторение встречи»;
— в секции Время указать: Начало,Конец, Длительность;
— в секции Шаблон повторения указатьчастоту повторений: Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно.Указать в какой день;
— в секции Пределы повторения задатьНачало (выбирается дата) /> Нет конечной даты (еслиповторяющиеся встречи не ограничены датой) /> Всего копий (правееуказать число встреч) /> Дата окончания(ограничивает количество повторяющихся встреч);
— щелкнуть OK, чтобы закрыть окно «Повторение встречи»;
— в появившемся окне «Встреча» ввестинеобходимые сведения.
Чтобы запланироватьсобытия, длящихся не менее 24 часов, нужно проделать следующее: в менювыбрать Календарь → Создать событие. В появившемсядиалоговом окне «Событие», аналогичному окну «Встреча», заполнить поля Тема,Место, Начало, Конец. Можно выбрать пункт Целый день. Затем щелкнутькнопку Сохранить и закрыть.
2.2Организация собрания
В MS Outlook собрание — это встреча, на которую пользователь приглашаетучастников и выделяет ресурсы. Участники — люди, участвующие в собрании;ресурсы — оборудование, которое используется на собрании, например, компьютер,проектор слайдов и др. С помощью Outlookможно спланировать время и дату собрания, определить тему и место егопроведения и пригласить участников.
Для планированиясобрания нужно перейти в папку Календарь и выбрать в меню Календарь→ Назначить собрание. Появится диалоговое окно «Без имени — Событие».На вкладке Планировщик собрания в окне «Все участники» щелкнуть в строкеВведите здесь имя участника и задать имя. Можно щелкнуть кнопку Пригласитьдругих, чтобы выбрать имена из адресной книги. Внизу окна выбрать датуначала и конца собрания. Правее можно зафиксировать время начала и концасобрания. Время можно выбрать также, щелкнув на поле ввода, а затем перетащитьзеленую полосу влево (время начала) или красную полосу вправо (конец собрания).
После планированиясобрания нужно ввести сведения о нем: разослать приглашения нанего, указать тему и место его проведения. Далее выбрать вкладку Встреча.Здесь можно добавить имена участников, заполнить строки Тема, Место. Принеобходимости изменить время, установить галочку в строке Оповещение,внизу окна набрать текст для участников. Щелкнуть кнопку Отправить.
Для приглашения насобрание можно использовать адресные книги. Если щелкнуть кнопку Пригласитьдругих, появится окно «Выбор участников и ресурсов». В строке Источникадресов выбрать Адресная книга Outlook→ Контакты. Щелкнуть кнопку Создать изадать имя, адрес электронной почты, телефон и др. Затем в левой части можновыбрать имя, а правее щелкнуть кнопки Обязательный и Необязательный,чтобы указать необходимость присутствие участника на собрании.
Все сведения, внесенные вКалендарь, можно менять. Для этого в папке Календарь щелкнуть нанужной дате. Слева щелкнуть на названии собрания.
2.3Создание списка Контакты
При использовании Адреснойкниги на экран выводится список контактов. Контактное лицо в MS Outlook — это человек или организация, о которых ввелиданные: имя, адрес, телефон и др.
Создание новогоконтакта.Открыть папку «Контакты», которая вначале пустая. Выбрать в меню Контакты→ Создать контакт → в диалоговом окне выбрать вкладку Общие→ щелкнуть кнопку Полное имя… → в появившемся диалоговомокне внести данные → ОК → в вести данные в строках Организацияи Должность → ввести адреса, телефоны и т.д. → кнопка Сохранитьи закрыть.
Просмотр спискаКонтакты. Поумолчанию контакты отображаются в Адресных карточках. Если карточекмного, то чтобы найти нужную, щелкнуть справа на букву в алфавитном указателе.Можно изменить способ просмотра контактов при помощи пунктов меню Вид →Упорядочить по → Текущее представление, где выбрать:Адресные карточки, Подробные адресные карточки, Списоктелефонов, По категориям, По организациям, По местоположению.
Осуществление связис контактным лицом
— Отправка сообщений: Контакты →Создать сообщение контакту → указать адрес электронной почты →кнопка Отправить.
— Подготовка собрания: Контакты →Назначить встречу с контактом.
— Создание задачи для контакта: Контакты→ Создать задачу для контакта.
— Отправка письма: Контакты →Создать письмо контакту → открывается MS Word, в котором создается письмо.
2.4Создание списка задач
Список задач — списокдел, которые нужно выполнить, чтобы закончить работу, организовать собрание,событие и т.д. Создается список задач в папке «Задачи».
Создание задачи. В меню Задача → Создатьзадачу → в диалоговом окне ввести Тему, дату ее выполнения идругие параметры → щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.
Просмотр задач. Можно изменить представление задачв списке: окно Текущее представление.
Работа с задачами. При работе со списком задач можнодобавлять и удалять задачи, помечать их как завершенные и перераспределять всписке.
— Быстро добавить задачу: щелкнуть верхнюю строку, где написаноЩелкните здесь, чтобы добавить элемент, и ввести дату и тему.
— Изменить задачу: щелкнуть ее дважды в списке.
— Отметить задачу как завершенную: в представлении Простой списокщелкнуть поле метки во втором с левого края столбца (задача зачеркнется).
— Удалить задачу: щелкнуть на задаче правой кнопкоймыши →Удалить.
— Назначить кому-нибудь задачу:щелкнуть ее правой кнопкой мыши → Назначить задачу → выбратькому → кнопка Отправить.
— Назначить новую задачу: в меню Задачи → Создатьзадачу → или Создать поручение.
2.5 Использованиедневника
Дневник — это папка в MS Outlook, которую можно использовать для записивзаимодействий, телефонных звонков, ответов на сообщение и др. Элемент дневника— это пункт или объект, например, задача, встреча или контакт.
Занесение записейвручную:
— В любой папке MS Outlook выделить объект, который нужно записать в журнал →Сервис → Занести в дневник → появится диалоговоеокно, в котором заполняются поля Тема, Тип, Контакт, Организациии др. данные → кнопка Сохранить и закрыть.
— Новая запись → папка Дневник →в меню выбрать Дневник – Создать запись в дневнике → вдиалоговом окне набрать информацию → Сохранить и закрыть.
Автоматическоезанесение записей:
— открыть папку Дневник;
— в меню Сервис → Параметрыоткроется диалоговое окно;
— в списке Автозапись элементовотметить те элементы, которые должны автоматически записываться в дневник;
— в списке Для следующих контактоввыделить те контакты, которые должны вноситься в дневник;
— в списке Записывать также файлыпоставить нужные метки.
Просмотр записей вдневнике: поумолчанию в папке Дневник информация отображается в представлениивременной шкалы и По типу. Это можно изменить в окне Текущеепредставление.
2.6Создание заметок
ВMS Outlook можно создавать, сортировать и просматривать заметки.
Создание заметок. Открыть папку Заметки → в меню Заметка→ Создать заметку → ввести текст заметки и закрыть ее. Принаборе текста лучше не нажиматьEnterдля перехода на новую строку, он будет нажиматьсяавтоматически, и в значке будет виден весь текст. Если нажать Enter, то текст в значке будет виден доего нажатия. В заметку автоматически заносится дата и время ее создания.
Установкапараметров заметки. В заметке можно установит ее размер и цвет. Сервис → Параметры→ вкладка Задачи/заметки → в секции Настройки выбратьцвет → в списке Размер выбрать: Мелкий, Средний, Крупный →щелкнуть кнопку Шрифт и выбрать нужный.
Работа с отдельнымиэлементами.Чтобы открыть заметку, нужно дважды щелкнуть ее в папке Заметки →перемещать заметку за строку заголовка → можно изменить цвет заметок икатегории, щелкнув кнопку Управляющее меню.
Просмотр заметок. По умолчанию используетсяпредставление Значки. Его можно изменить в окне Текущее представление.В любом представлении можно отсортировать заметки, щелкнув кнопкой мыши строкузаголовка (Тема, Создано, Категории и т.д.) и выбрать способ сортировки.
3ВОЗМОЖНОСТИ MSOUTLOOKПРИ РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ
3.1 Работас поступающей почтой
Чтение почты: папка Входящие.Для открытия сообщения нужно щелкнуть на нем дважды. Чтобы прочитать следующееили предыдущее сообщение нужно щелкнуть кнопки на Панели инструментов: ↑Назад или ↓ Далее. Сообщения можно пометить как прочитанныеи непрочитанные, выбрав Правка → Пометить как прочитанные(Пометить как непрочитанные).
Сохранение вложения. Всообщение могут быть вложены документы или другие файлы. Если есть вложение, топеред сообщением имеется значок скрепки. Для сохранения вложения: открытьсообщение → вложение появится в виде значка в тексте →вложение можно открыть: два щелчка на значке → в сообщениивыделить вложение → Файл → Сохранить вложение → выделитьпапку, куда сохраняем → кнопка Сохранить → вложениеможно открывать из прикладной программы.
Ответ на сообщение. Вокне Сообщение щелкнуть кнопку Ответить или в меню выбрать Сообщение→ Ответить → появится окно Ответ, в котором виден тексти отправитель. Если курсор находится в области текста, можно набрать ответ,выбрав Файл → Отправить. Можно послать ответ из папки Входящие,не открывая сообщение. Для этого выделить сообщение в папке Входящие ищелкнуть кнопку Ответить → появится окно Ответ.
Печать почты. Напечататьсообщение можно независимо от того, открыты они или нет. Для печати нужновыделить сообщение в папке Входящие или другой папке → Файл →Печать.
3.2 Работас почтой
Удаление сообщений: Правка→ Удалить.
Восстановление из папки Удаленные:выделить элемент → Правка → Переместить в папку.
Очистка папки Удаленные:внутри папки выделить элементы → Правка → Удалить.
Пересылка почтовыхсообщений: выделить или открыть сообщение → Сообщение → Переслать→ в диалоговом окне Пересылка в поле Кому ввести именалюдей → в поле Копия ввести, кому послать копию → в областиокна ввести само сообщение, в дополнение к тексту (этот текст выделится другимцветом) → Файл → Отправить или кнопка Отправить.
Сохранение почты в папке:для хранения почты можно использовать любую папку: Правка → Переместитьв папку → выбрать нужную папку → ОК.
3.3Использование адресной книги
Использование спискарассылки: Сервис →Адресная книга → откроетсядиалоговое окно Адресная книга. Чтобы получить подробные сведения обэлементе, нужно щелкнуть на Панели инструментов кнопку Свойства иработать в диалоговом окне. Чтобы отправить сообщение пользователю, внесенномув адресную книгу, нужно выделить его, а затем выбрать Файл →Создать сообщение.
Использование личнойадресной книги. Чтобы внести имена в личную адресную книгу, нужно выбрать вменю: Сервис →Адресная книга → внести имя вдиалоговом окне → Файл → Добавить в личную адреснуюкнигу. Чтобы добавить новый адрес: Файл →Создать адрес.
Ввод адреса в сообщение:в папке Входящие →Сообщение — Создать сообщение → вокне Сообщение щелкнуть Кому, чтобы отобразить диалоговое окно Выборимен → открыть список Источник адресов и выбрать в нем Личнаяадресная книга → из списка выбрать имя адресата и щелкнуть кнопку Кому.
3.4Создание почтовых сообщений
Составление сообщения: впапке Входящие выбрать Сообщения → Создать сообщение → вполе Кому набрать имя адресата или щелкнуть кнопку Кому и выбратьимя из адресной книги → в поле Копия ввести имя, комуотправить копию → поле Тема → в области текстанабрать текст → Файл → Отправить или кнопка Отправить.
3.5Установка параметров электронной почты
Параметры настройки: Общиепараметры → выбрать Важность: Низкая, Обычная, Высокая →выбрать Пометка: Обычное, Личное, Частное, ДПС → можно установитьфлажок в строке После отправки сохранить в папке (например, в папке Отправленные→параметры отправки → можно установить флажки в строках Неотправлять до (указать дату) и Аннулировать (дата, когда уничтожитьсообщение) → Параметры отслеживания (можно выбрать один или обапараметра отслеживания) → сообщить о доставке этого сообщения →сообщить о прочтении этого сообщения → Категории → сообщенияможно разделить по категориям: Дела, Цели и задачи, Важные контакты иТелефонные звонки.
Использование заголовковсообщений: Правка → Отметить сообщения → в диалоговом окнещелкнуть Д в окне Отметка и выбрать текст заголовка →ввести дату → ОК.
3.6Вставка объектов в сообщение
Вставка файла. Всообщение MS Outlook можно вставить файл любого типа. Для этого в окне Сообщениеустановить курсор в нужном месте текста → Вставка → Файл →в диалоговом окне Вставка файла выбрать папку в списке Папка →выбрать тип файлов и нужный файл → ОК.
Вставка элементов MS Outlook. В окне Сообщение выбрать Вставка →Документ → в диалоговом окне Вставка элемента выбрать папку всписке Папки → выделить нужные элементы из списка Элементы →в секции Вставить как выбрать текст, вложение, ярлык → ОК.
Вставка объекта. В окне Сообщениепоместить курсор в нужное место текста → Вставка → Объект →в диалоговом окне щелкнуть Создать из файла → в поле Файлуказать путь и имя файла (можно использовать кнопку Обзор) →ОК.
3.7Организация событий
По умолчания MS Outlook сохраняет копии всех отправленных почтовых сообщенийв папке Отправленные из группы Почта.
Просмотр отправленныхсообщений: группа Почта → папка Отправленные.
Создание папок: Файл →Папка → Создать подпапку → ввести в диалоговом окне Имяпапки → щелкнуть кнопку Д в списке Содержание папки ивыбрать тип элементов, которые будут хранится в папке: Почта, Встреча,Контакт, Дневник и др. → в списке Сделать подпапкой для →выбрать ту папку, в которой нужно создать новую → принеобходимости в поле ввода Описание добавить комментарий → ОК.
Перемещение элементов вдругую папку: из папки Входящие (или другой папки MS Outlook) открыть сообщение, которое нужно переместить →Файл → Переместить папку → в диалоговом окне выделить нужнуюпапку → ОК.
4. АРХИВАЦИЯ И УДАЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ СПОМОЩЬЮ СРЕДСТВА АВТОАРХИВАЦИИ
По мересоздания и получения элементов размер почтового ящика Microsoft Outlookувеличивается. Чтобы сохранить возможность управления почтовым ящиком,необходимо перемещать в другое место — архивировать — старыеэлементы, которые еще используются, но редко. Кроме того, требуется механизмавтоматического перемещения таких старых элементов в архив и удаленияэлементов, содержание которых устарело. Средство автоархивации обеспечиваетвыполнение этих операций.
По умолчаниюавтоархивация включена и выполняется автоматически через заданные промежуткивремени. При ее выполнении старые элементы и элементы с истекшим срокомдействия удаляются из папок. Старыми называются элементы, достигшие заданноговозраста архивации. В их число могут, например, входить полученные сообщения споручениями по проектам. Элементы с истекшим сроком действия — этосообщения и встречи, содержание которых устаревает после определенной даты,например, собрания, состоявшиеся несколько месяцев назад, которые до сих поротображаются в календаре. Хотя срок действия не является обязательным, он можетбыть определен при создании элемента или позднее. Элемент с истекшим срокомдействия недоступен и его название отображается зачеркнутым.
4.1 Управление сообщениями спомощью правилПравила — одно или несколько действий, автоматически выполняемых надпочтовыми сообщениями и приглашениями на собрание, которые отвечаютопределенным условиям, с возможными исключениями из этих условий. Правила такженазывают фильтрами. Они служат для управления сообщениями электроннойпочты, выполняя с сообщениями действия, отвечающие заданному набору условий.Созданное правило применяется в Microsoft Outlook к сообщениям, поступающим впапку Входящие, или к отправляемым сообщениям. Например, можно задатьследующие правила, действующие автоматически.
— Пересылка начальнику всех сообщенийот Романа Блинова, поступающих в вашу папку Входящие.
— Назначение категории «Продажи» всемотправляемым сообщениям, в поле Тема которых имеется слово «продажи».
— Отметка всех приглашений на собраниеи обновлений сведений о собрании, поступающих от начальника.
Все правилараспадаются на две основные категории: уведомления и организации. Правилауведомления служат для оповещения пользователя тем или иным способом ополучении определенного сообщения. Например, можно создать правило,автоматически отправляющее сообщение электронной почты на сотовый телефонпользователя при получении сообщения от члена семьи. Правила организации выполняютнад сообщением некоторые действия. Например, можно создать правило,перемещающее определенные сообщения в определенную папку или помечающее их кисполнению к определенной дате.
Правила можнотакже запустить вручную. При запуске вручную правила могут применяться котдельным сообщениям, уже находящимся в папке Входящие, и к сообщениям вдругих папках.
В правилахмогут быть предусмотрены исключения для особых случаев, например для сообщений,снабженных отметкой к исполнению или отнесенных к высшей категории важности.Если сообщение подпадает хотя бы под одно из заданных условий исключения,правило к нему не применяется.
4.2 Приглашения на собрания, поручения и документы
Приглашенияна собрания, поручения и документы рассматриваются как обычные сообщения.Например, при создании правила, по которому элементы, содержащие в поле Темаслово «собрание», перемещаются в определенное место, все поручения иприглашения на собрания, соответствующие этому критерию, тоже перемещаются.Однако при создании правил следует иметь в виду ряд ограничений, связанных сэтими типами элементов.
— Если место назначения перемещаемогоэлемента не является папкой почты, то предполагаемое действие может оказатьсяневыполненным. Например, если сообщение перемещается в папку Календарь,новая встреча не создается.
— Если ответ на приглашение или напоручение согласно правилу перемещается в папку Удаленные, в исходномэлементе маршрут не обновляется.
— Если приглашение на собраниеавтоматически перемещается в папку Удаленные, собрание не будет включенов календарь.
— Правила, предназначенные дляотправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрания.
5.MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2003 — ЗАЯВЛЕНИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ
5.1 Общие сведенияВ программуMicrosoft Office Outlook 2003, как и во все остальные продукты MicrosoftOffice System, заложены возможности быстрого сбора, отображения и совместногоиспользования данных. Корпорация Майкрософт стремится облегчить защитуконфиденциальных данных и обеспечить полный контроль за их использованием ираспространением.
Настоящеезаявление о конфиденциальности относится к программе Microsoft OfficeOutlook 2003 и не распространяется на другие интерактивные и автономныевеб-узлы, продукты и службы корпорации Майкрософт.
За исключениемслучаев, перечисленных в данном заявлении, личные сведения, сохраненныепользователем в программе Microsoft Office Outlook 2003, не отправляются вкорпорацию Майкрософт, а те сведения, которые отправляются в корпорациюМайкрософт, не будут опубликованы за пределами корпорации Майкрософт,подчиненных ей филиалов и аффилированных лиц без разрешения пользователя.
5.2 Microsoft OfficeOutlook 2003 и ИнтернетВ программеMicrosoft Office Outlook 2003 имеется несколько средств, предоставляющихдоступ в Интернет, с помощью которых можно получить дополнительные сведения илиорганизовать совместный доступ к данным для членов рабочей группы. Эти средствадоступны при наличии активного подключения к Интернету, их описанияпредставлены далее в этом документе.
Личныесведения, которые корпорация Майкрософт собирает с целью предоставленияпользователям этих средств, могут храниться и обрабатываться на территории СШАили любой другой страны, где расположены офисы корпорации Майкрософт или ееаффилированных лиц, филиалов или представителей. Использование этой программыозначает согласие с любой такой передачей данных за пределы страны пребыванияпользователя. Сбор, использование и хранение данных из стран Европейского союзаосуществляется корпорацией Майкрософт в соответствии с соглашением об избежаниеюридических исков, заключенным Министерством торговли США.
Принеобходимости корпорация Майкрософт заключает с другими компаниями соглашенияоб оказании ограниченных услуг от своего имени, таких как обработка и доставкапочтовой корреспонденции или техническая поддержка заказчиков. КорпорацияМайкрософт будет предоставлять таким компаниям только те личные сведения,которые необходимы им для оказания соответствующих услуг. Эти компании берут насебя обязательства сохранять конфиденциальность полученных данных, им запрещеноиспользовать эти сведения в каких-либо иных целях.
КорпорацияМайкрософт вправе осуществить доступ или раскрыть личные сведения, если такоедействие требуется по закону или основано на добросовестным убеждении в егонеобходимости в следующих случаях: а) выполнение требований законодательстваили судебных решений в отношении корпорации Майкрософт или данного веб-узла; б)защита прав или собственности корпорации Майкрософт и семейства ее веб-узлов;в) при чрезвычайных обстоятельствах для защиты общественного порядка и личнойбезопасности сотрудников корпорации Майкрософт, пользователей продуктов, службили веб-узлов корпорации Майкрософт.
При каждомобращении программы Microsoft Office Outlook 2003 к серверу корпорацииМайкрософт вместе с запросом передается IP-адрес пользователя. Кроме того, взапрос могут быть включены сведения о выбранных пользователем языке и стране.Эти сведения собираются для оказания запрашиваемых услуг.
Послеустановки любого продукта Microsoft Office System все последующиеинтернет-запросы с этого компьютера будут содержать заголовок с данными обимени и номере версии используемого программного обеспечения Microsoft OfficeSystem. Эти сведения используются на веб-узлах для предоставления запрашиваемыхданных в формате, совместимом с установленной версией Microsoft Office System.Заголовок запроса не содержит данных, раскрывающих личность пользователя.
5.3 Объекты «cookie»В некоторыхкомпонентах Microsoft Office Outlook 2003 используются объекты «cookie».Эти компоненты подробно описаны далее в этом документе.
Объект«cookie» — это маленький текстовый файл, который создается на жестком дискевеб-сервером. Корпорация Майкрософт не использует объекты «cookie» для запускапрограмм на компьютере пользователя. Объекты «cookie» однозначно определяюткаждый компьютер и доступны для чтения только веб-серверу в том домене, откудабыл выдан данный объект «cookie».
Одной изосновных задач объектов «cookie» является экономия времени пользователя.Например, объект «cookie», выданный программой Microsoft OfficeOutlook 2003, позволяет программе Office Outlook 2003 «запомнить»список веб-узлов Microsoft Windows SharePoint Services, которые посещались впоследнее время. Тем самым упрощается процесс повторного поиска веб-узла идоставки требуемого содержимого.
Каждый раз,когда программа Microsoft Office Outlook 2003 обращается к серверукорпорации Майкрософт, она может сохранить объекты «cookie» или обратиться кранее сохраненным объектам. Эти объекты «cookie» содержат флаг, указывающий,имеются ли на данном компьютере установленные продукты Microsoft Office System,а также язык и местоположение, которые были выбраны пользователем в параметрахИнтернета и могут отличаться от языка и местоположения, выбранных дляприложений. Кроме того, объекты «cookie» упрощают сбор сведений о том, какиестраницы заказчики корпорации Майкрософт посетили с помощью Microsoft OfficeOnline. Эти сведения о посещавшихся веб-узлах обозначаются только однимуникальным числовым идентификатором и никогда не связываются с личнымисведениями, если пользователь не даст на то своего согласия, как описано внастоящем заявлении о конфиденциальности.
Объекты«cookie» можно принять или отклонить путем изменения параметров Интернета в обозревателеMicrosoft Internet Explorer. В меню Сервис выберите команду Свойстваобозревателя, а затем — вкладку Конфиденциальность. В программахMicrosoft Office будут использоваться параметры конфиденциальности, выбранные вобозревателе Internet Explorer, и загрузка объектов «cookie» будет отключена,если был выбран соответствующий параметр. Ряд описанных далее компонентов, вкоторых используются объекты «cookie», не будут работать, если выбран данныйпараметр. Объекты «cookie», ранее записанные на жесткий диск, будут по-прежнемудоступны в программах Office, если в обозревателе Internet Explorer не былиудалены ранее сохраненные объекты «cookie» (с помощью команды Свойства обозревателя).
5.4 ПоискПри наличииподключения к Интернету поиск статей справки, шаблонов, картинок, клипов илифигур для конкретного слова или фразы в программе Microsoft OfficeOutlook 2003 вызывает автоматический запрос на соответствующий поиск навеб-узле Microsoft Office Online. Таким образом, можно получить доступ кразнообразному и постоянно обновляемому содержимому, в том числе к последнимобновлениям этого содержимого.
При поискефразы программа Microsoft Office Outlook 2003 отправляет эту фразу вMicrosoft Office Online, причем в запросе на поиск указываются нужный язык, используемоеприложение, местоположение интерфейса пользователя, откуда был задан вопрос, атакже область поиска. Если используется шаблон документа, программа MicrosoftOffice Outlook 2003 отправляет также код этого шаблона, который однозначноопределяет шаблон, но не отдельный документ. (Дополнительные сведения обиспользовании шаблонов представлены далее в этом документе.) Microsoft OfficeOnline возвращает записи с запрошенными данными.
Еслитребуется включить или отключить эту возможность, щелкните ссылку Параметрысодержимого в сети в нижней части области задач Справка.
5.5 Использование шаблоновОбласть задачСправка по шаблону — это необязательное средство для получения последнихсправочных сведений о документах на основе шаблонов, загруженных из MicrosoftOffice Online. Кроме того, область задач Справка по шаблону позволяетотправить отзыв и числовую оценку каждого загруженного шаблона.
Если этотпараметр отключен, то при открытии шаблона Microsoft Office Outlook 2003обращается к Microsoft Office Online и отправляет код шаблона и имяиспользуемого приложения.
Код шаблонаиспользуется для идентификации исходного шаблона, загруженного с MicrosoftOffice Online или включенного в установленную копию Microsoft OfficeOutlook 2003. Он не является уникальным идентификатором документа. Этоткод совпадает для всех пользователей данного шаблона.
Еслитребуется включить или отключить эту возможность, щелкните ссылку Параметрысодержимого в сети в нижней части области задач Справка. Установитеили снимите флажок Автоматически отображать справку по шаблону (при ееналичии).
5.6 Обновления используемыхгиперссылокВ программеMicrosoft Office Outlook 2003 список ссылок выводится в областях задач Приступаяк работе и Справка. Для регулярного обновления этих ссылок щелкнитессылку Автоматически обновлять этот список из Веба в разделе гиперссылокна материалы веб-узла. При регулярном обновлении этих ссылок программаMicrosoft Office Outlook 2003 будет периодически обращаться к MicrosoftOffice Online и передавать имя используемого приложения. В результате этиссылки будут обновляться в программе Microsoft Office Outlook 2003.
Еслитребуется включить или отключить эту возможность, щелкните ссылку Параметрысодержимого в сети в нижней части области задач Справка. Установитеили снимите флажок Показывать ссылки на материалы веб-узла Microsoft OfficeOnline.
Ссылки на рисунки и другие документы. Если нужно создать ссылку на изображение, файл или другойдокумент на жестком диске, путь к этому файлу сохраняется в документе. В некоторыхслучаях такая ссылка может содержать имя пользователя.Кроме того, вслучае применения схемы XML к документу путь к этой схеме XML сохраняется вдокументе. В некоторых случаях такой путь может содержать имя пользователя.
5.7 Печать
Если документсначала печатается, а затем сохраняется, то программа Microsoft OfficeOutlook 2003 автоматически сохраняет в документе путь к принтеру. Внекоторых случаях такой путь может содержать имя пользователя или компьютера.
5.8 Проверка подлинности с помощью паспортаДляиспользования некоторых возможностей Microsoft Office Outlook 2003 можетпотребоваться цифровой паспорт Microsoft .NET Passport как инструмент входа ирегистрации. Для входа с помощью службы .NET Passport потребуется ввести адресэлектронной почты и пароль. Этот электронный паспорт открывает доступ ко многимдругим веб-узлам и службам, присоединившимся к системе .NET Passport. Присоздании паспорта .NET Passport на данном веб-узле происходит одновременнаярегистрация с помощью Office Outlook 2003 и создание учетной записи службы.NET Passport. Все регистрационные сведения, предоставленные пользователем,хранятся в интерактивной службе Office Outlook 2003, а часть или всерегистрационные данные сохраняются также в профиле пользователя службы .NETPassport. Дополнительные сведения об этой службе, сведениях в профиле .NETPassport и особенностях использования и защиты личных сведений в службе .NETPassport содержатся в заявлении о защите личных сведений службы Microsoft .NETPassport.
5.9 Рабочие области для документовПрограммаMicrosoft Office Outlook 2003 позволяет получить доступ к рабочей областидля документов на веб-узле Microsoft Windows SharePoint Services. Рабочаяобласть для документов — это общая область, где можно просто и быстро взаимодействоватьс другими членами рабочей группы при работе над одним или несколькимидокументами.
При доступе крабочей области для документов программа Office Outlook 2003 загружаетнекоторые данные из этой рабочей области, чтобы предоставить сведения о ней. Вчастности, программа Office Outlook 2003 извлекает имя веб-узла WindowsSharePoint Services; адрес URL или адрес этого веб-узла; имена, адресаэлектронной почты и данные об имеющихся разрешениях пользователей веб-узла;списки документов, задачи и другие доступные на веб-узле сведения.
Кроме того,программа Office Outlook 2003 хранит список веб-узлов Windows SharePointServices, которые пользователь посетил со своего компьютера (эти данныехранятся в виде объектов «cookie»). Этот список используется для ускорениядоступа к таким веб-узлам. Корпорация Майкрософт не осуществляет доступ ксписку посещавшихся веб-узлов, этот список не публикуется в Интернете, еслитолько сам пользователь не решит предоставить более широкий доступ к нему.
5.10 Служба факсовСлужба факсовпозволяет отправлять факсы через Интернет и упорядочить полученные факсы впрограмме Microsoft Outlook. Для использования службы факсов необходимозарегистрироваться у поставщика услуг факсимильной связи (не в корпорацииМайкрософт), который будет обрабатывать факсимильные сообщения, и отправлять ихчерез Интернет. Корпорация Майкрософт не собирает каких-либо сведений в ходетакой передачи данных.
При подпискена службу факсов поставщик соответствующих услуг создает «пакет регистрационныхданных», который хранится у поставщика службы факсов и в программе MicrosoftOffice Outlook 2003. Этот пакет включает адрес веб-узла поставщика службыфаксов и «маркер», подтверждающий доступ пользователя к поставщику службыфаксов. При отправке факса из приложения Office этот пакет регистрационныхданных добавляется к документу.
Кроме того,служба факсов позволяет рассчитать стоимость факса, не отправляя его. Длярасчета цены факса в программе Office Outlook 2003 с помощью подключенияSSL поставщику службы факсов отправляются регистрационный маркер, номертелефона, на который отправляется факс, и число страниц факса. КорпорацияМайкрософт не получает и не хранит эти сведения.
5.11 Справочные материалыПрограммаMicrosoft Office Outlook 2003 позволяет запросить сведения о конкретномтермине или фразе у многочисленных поставщиков качественного содержимого. Призапросе на поиск по конкретному слову или фразе программа OfficeOutlook 2003 отправляет через Интернет запрашиваемый текст, названиеиспользуемой в данный момент программы, заданное местоположение компьютера иданные для проверки прав доступа к загружаемым сведениям, если этого требуеттретье лицо.
ПрограммаOffice Outlook 2003 отправляет эти сведения стороннему поставщикуинформационных услуг, которого выбирает пользователь. Этот сторонний поставщикуслуг возвращает сведения о запрошенном слове или фразе в формате, совместимомс используемым программным обеспечением и местоположением.
Обычнополученные сведения содержат ссылку на дополнительные сведения, находящиеся навеб-узле стороннего поставщика содержимого. Если пользователь щелкнет этуссылку, поставщик содержимого может добавить объект «cookie» на компьютерпользователя для идентификации последующих транзакций. Корпорация Майкрософт ненесет ответственности за политику конфиденциальности на сторонних веб-узлах.
КорпорацияМайкрософт не получает и не хранит эти сведения, если только не запрашиваетсяодна из служб корпорации Майкрософт.
5.12 Служба переводаПрограммаMicrosoft Office Outlook 2003 позволяет перевести документ или его часть спомощью двуязычного словаря или машинного перевода. Выбор способа переводадокумента остается за пользователем: можно выделить или ввести слово или фразудля перевода либо выбрать перевод всего документа.
Если переводитсяслово или фраза, они анализируются по двуязычному словарю. Некоторые двуязычныесловари входят в состав данного программного обеспечения, доступ к другимосуществляется через Microsoft Office Online.
Если выбранрежим перевода документа целиком, этот документ пересылается сторонней службеперевода.
Еслииспользуется один из словарей Microsoft Office Online или сторонней службыперевода, программа Office Outlook 2003 отправляет через Интернетзапрошенный текст, тип имеющегося программного обеспечения, а также выбранныедля системы местоположение и язык. Кроме того, для сторонних служб переводапрограмма Office Outlook 2003 может отправить находящиеся в кэше данныепроверки подлинности, подтверждающие, что данный пользователь ранее выполнилрегистрацию для доступа к этому веб-узлу.
Обычнополученные сведения содержат ссылку на дополнительные сведения, находящиеся навеб-узле сторонней службы перевода. Если пользователь щелкнет эту ссылку,поставщик содержимого может добавить объект «cookie» на компьютер пользователядля идентификации последующих транзакций.
5.13 Службы Windows SharePoint Services
MicrosoftWindows SharePoint Services предоставляет доступ к общим рабочим областям споддержкой веб-технологий для организации собраний или совместной работы наддокументами.
При доступе квеб-узлу SharePoint с помощью веб-обозревателя или любого продукта MicrosoftOffice с этого веб-узла на компьютер пользователя сохраняется объект «cookie»,если данный пользователь имеет право на создание новых дочерних узлов на данномвеб-узле. В совокупности эти объекты «cookie» составляют список узлов, вотношении которых у пользователя есть права. Этот список используетсяразличными приложениями Office для ускорения доступа к ранее посещавшимсяузлам.
КорпорацияМайкрософт не осуществляет доступ к списку посещавшихся веб-узлов, этот списокне публикуется в Интернете, если только сам пользователь не решит предоставитьболее широкий доступ к нему.
Этот списокможно очистить. Для этого очистите кэш объектов «cookie» с помощьювеб-обозревателя.
Кроме того,Windows SharePoint Services хранит в системном реестре список из пяти рабочихобластей, которые использовались наиболее часто. Запись реестра содержит имяузла и адрес URL каждой из этих пяти рабочих областей. Это позволяет легкозапомнить наиболее часто используемые рабочие области.
При созданиинового веб-узла или списка и при добавлении или приглашении пользователей насуществующий веб-узел или список в Windows SharePoint Services на этом узлесохраняются следующие данные для каждого пользователя, включая автора:
· полное имя;
· адрес электроннойпочты;
· имя пользователядля входа в систему (например, при входе в Microsoft Windows NT —Домен\ИмяПользователя).
Кодпользователя будет добавлен к каждому элементу, который добавляется к узлулюбым пользователем этого узла. Доступ к этим сведениям, как и ко всемусодержимому узла SharePoint, должны иметь только администраторы и члены самогоузла.
Каждыйэлемент узла SharePoint включает два поля: «Кем создано» и «Кем изменено». Вполе «Кем создано» выводится имя того пользователя, который создал данныйэлемент, и дата его создания. В поле «Кем изменено» выводится имя пользователя,который последним внес изменения в документ, и дата последнего изменения.
Администраторысерверов, на которых установлены узлы SharePoint, имеют доступ к некоторымданным на этих узлах. Эти данные используются ими для анализа моделейиспользования узла и для увеличения коэффициента доступности узла (отношениявремени доступности узла к общему времени). Эти данные доступны толькоадминистраторам серверов и недоступны персоналу корпорации Майкрософт, еслитолько узел SharePoint не находится на одном из серверов корпорации Майкрософт.Эти данные включают имена, адреса электронной почты и права доступа каждогопользователя, имеющего доступ к узлу.
6 ПРОГРАММА ПО УЛУЧШЕНИЮ КАЧЕСТВАПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Программа поулучшению качества ПО открыта для участия каждого, у кого есть предложения поулучшению качества, надежности и быстродействия программного обеспечения ислужб корпорации Майкрософт.
КорпорацияМайкрософт собирает следующие анонимные сведения об участниках этой программы:конфигурация оборудования, способы использования программного обеспечения ислужб. Эти сведения нужны для определения тенденций и моделей использования ПО.Кроме того, на компьютер участника программы периодически загружается небольшойфайл, позволяющий корпорации Майкрософт собирать сведения об ошибках, которыемогут возникать в работе программного обеспечения корпорации Майкрософт. Такжеавтоматически, по мере их поступления, будут загружаться новые справочныесведения о таких ошибках.
КорпорацияМайкрософт не будет собирать имена, адреса и другие сведения, раскрывающиеличность участника программы.
Чтобыполучить дополнительные сведения или присоединиться к программе по улучшениюкачества программного обеспечения, выберите в меню Справка команду Параметрыотзывов пользователей. С полным текстом заявления о конфиденциальности дляпрограммы по улучшению качества ПО можно ознакомиться в диалоговом окне Параметрыслужб.
6.1 Отчеты об ошибкахОтчеты обошибках дают пользователям возможность через Интернет сообщать об ошибках вкорпорацию Майкрософт. Если компьютер подключен к Интернету, то при появленииошибки можно сразу же сообщить о ней специалистам Майкрософт. Если в сообщенииоб ошибке указано, что проблема возникла в связи с использованием одного илинескольких продуктов сторонних производителей, представители Майкрософт могутпереслать это сообщение указанным производителям. Анализ сведений об ошибкахвыполняется квалифицированными разработчиками программного и аппаратногообеспечения — сотрудниками корпорации Майкрософт или ее партнеров, которыепопытаются определить и устранить возникшие проблемы.
Хотя отчет обошибках не предусматривает сбора сведений, раскрывающих личность пользователя,такие сведения могут быть записаны в память и содержаться в данных, извлеченныхиз открытых файлов. Эти сведения никогда не будут использоваться корпорациейМайкрософт для идентификации пользователей.
Полноеописание отчетов об ошибках и полный текст заявления о конфиденциальностиопубликованы на веб-странице Заявление о конфиденциальности отчетов об ошибках.
6.2 Мгновенные сообщения иуведомленияВ программеMicrosoft Office Outlook 2003 можно отправлять мгновенные сообщения изсамого приложения и получать уведомления о доступности других пользователей всети и об изменениях в общих документах или рабочих областях.
В программеOffice Outlook 2003 используется программа Microsoft Windows Messenger илислужба мгновенных сообщений Microsoft Exchange (в сетях с серверами MicrosoftExchange Server), которые позволяют узнавать о входе в сеть другихпользователей и отправлять им сообщения. Для получения сведений о средствахобеспечения конфиденциальности в программе Windows Messenger или в службемгновенных сообщений Microsoft Exchange выберите в меню Справка клиентамгновенных сообщений пункт Политика защиты личных сведений.
В программеOffice Outlook 2003 есть веб-элемент управления, позволяющий отображатьинтерфейс мгновенных сообщений на веб-странице. Это средство позволяетиспользовать веб-страницы для совместной работы и непосредственноговзаимодействия с другими сотрудниками, работающими с теми же документами илирабочими областями.
Сценарии веб-страниц,написанные с учетом использования этого веб-элемента управления, способныпередавать данные о присутствии пользователя из используемой им программыWindows Messenger на веб-сервер, выполняющий данный сценарий. По умолчанию этифункции доступны только на узлах интрасетей, надежных узлах и узлах налокальном компьютере.
Этот элементуправления используется как на страницах Microsoft Windows SharePoint Services,так и на страницах Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003. В обоихслучаях сведения о присутствии обратно на веб-сервер не передаются.
При посещенииузла Windows SharePoint Services или узла SharePoint Portal Server и созданииоповещения программа Office Outlook 2003 создает на компьютерепользователя объект «cookie», содержащий следующие данные:
— имя узла;
— адрес URL узла;
— тип узла (Windows SharePoint Services или SharePoint Portal Server);
— адрес URL для службы оповещений наэтом узле.
Данные этогообъекта «cookie» обеспечивают доставку пользователю оповещений с этого узла. КорпорацияМайкрософт не осуществляет доступ к этому объекту «cookie», если только этотобъект «cookie» не был получен с сервера корпорации Майкрософт. В последнемслучае такой объект «cookie» используется исключительно узлом WindowsSharePoint Services или SharePoint Portal Server.
При работе спрограммой Microsoft Office Outlook 2003 возможны доступ, изменение иудаление оповещений, если на эти оповещения была оформлена подписка (команда Правилаи оповещения меню Сервис программы Outlook). Вкладка Управлениеоповещениями отображает все оповещения, на которые была оформлена подпискана узлах Windows SharePoint Services и SharePoint Portal Server.
Кроме того,оповещения можно получать по электронной почте. По умолчанию сообщения соповещениями могут поступать только с локального компьютера или из интрасети,но не из Интернета.
При переходена страницу Управление оповещениями программа Outlook отправляет запросна все серверы, сведения о которых были записаны с помощью упомянутых вышеобъектов «cookie» или сообщений электронной почты.
6.3 Запись макросовСредствозаписи макросов позволяет записывать действия для их последующеговоспроизведения. При записи макроса имя пользователя сохраняется в свойстве Описаниемакроса, а также в виде комментария в тексте вновь созданного макроса. В обоихслучаях имя пользователя можно удалить вручную.
6.4 Возможности OutlookКакприложение, управляющее личными сведениями, Microsoft Office Outlook 2003хранит сообщения электронной почты, назначенные встречи, контакты и записиадресной книги, любые заметки, а также записи, сохраненные в дневнике Outlook.
По умолчаниювсе сведения сохраняются на личном компьютере пользователя и доступны толькосамому пользователю. Чтобы предоставить другим пользователям доступ к этимсведениям, необходимо выполнить одно из следующих действий.
— Отправить сообщение электронной почтыили приглашение на собрание.
— Отправить контакт. При отправкеконтакта все сведения, сохраненные в контакте, доступны другому пользователю.
— Можно хранить ограниченную версиюкалендаря, в котором были бы доступны только сведения о свободном времени,занятости или отсутствии, на веб-сервере Microsoft, а также разрешить доступ ккалендарю через Интернет остальным пользователям. Таким образом можнопланировать собрания по Интернету. Для такой возможности существует собственнаяполитика защиты личных сведений, которая доступна в документе Сведения одоступности в Интернете для Microsoft Office — заявление о конфиденциальности.
— Можно организовать общий доступ ккалендарю в частной сети.
— Можно отправить зашифрованноесообщение электронной почты с цифровой подписью. При использовании цифровойподписи она будет храниться в сообщении. Цифровая подпись содержит цифровойсертификат, в который может быть включен адрес электронной почты. При использованиисервера Microsoft Exchange на нем можно публиковать общие ключи.
При работе ссервером Exchange Outlook собирает определенную статистику попроизводительности удаленных вызовов процедур, которые Outlook отправляет насервер. Это необходимо для того, чтобы администраторы сервера Exchange моглиопределить качество работы сервера.
Удаленныйвызов процедуры — это запрос, отправляемый из приложения Outlook на серверExchange, для выполнения на сервере определенной задачи. Результат выполненнойзадачи возвращается в приложение Outlook. Например, Outlook удаленно вызываетпроцедуру на сервере Exchange, которая доставляет новую почту.
Outlookсобирает данные о количестве отправленных на сервер удаленных вызовов процедур,количестве выполненных и неудачных вызовов, количестве удаленных вызовов,которые были отменены, а также о времени, которое было затрачено на каждыйудаленный вызов. Данные сохраняются в файл, который называется журналомсобытий. В нем не сохраняется никаких личных сведений. По умолчанию журналыдоступны только пользователям компьютера, но администратор сети можеторганизовать доступ к ним для администратора сервера Exchange.
6.5 Управление правами на доступ кданнымУправлениеправами на доступ к данным (IRM) позволяет предоставить конкретнымпользователям или группам права на доступ и изменение документа. Несмотря нанекоторые аналогии, IRM отличается от средства защиты документов. IRM позволяетустановить для всего документа разрешения на выполнение определенных действий,таких как печать документа или перенаправление документа другим пользователям,чтение или изменение документа.
Присохранении документа с использованием средства IRM приложение Microsoft OfficeOutlook 2003 сохраняет в документе список всех пользователей, которыеимели права на доступ к документу, а также список прав. Эти сведения шифруютсядля того, чтобы доступ к ним мог получать только владелец документа.
Помимо этогодокументы, использующие IRM, содержат «лицензии на содержание».Лицензия на содержание содержит адрес электронной почты, сведения о разрешенияхи сведения о проверке подлинности. При попытке открыть документ, использующийIRM, Office Outlook 2003 сверяет лицензии на содержание, хранимую вдокументе, с личностью пользователя. Если пользователь никогда прежде неоткрывал документ, приложение Office Outlook 2003 связывается сIRM-сервером, проверяет личность пользователя, загружает новую лицензию дляэтого пользователя (предполагается, что пользователь имеет необходимые права) исохраняет ее в документе.
Владельцыдокумента имеют возможность отключить сохранение лицензии в документе. Еслилицензия на содержание не была сохранена в документе, Office Outlook 2003должен будет связываться с IRM-сервером каждый раз при открытии документа. ЕслиOffice Outlook 2003 не подключен к сети или не может связаться сIRM-сервером, невозможно будет открыть документ.
Для получениядополнительных сведений о конфиденциальности на IRM-сервере и об управленииправами на доступ к данным выполните поиск на веб-узле Microsoft.com.
6.6 БезопасностьКорпорацияМайкрософт подтверждает свою приверженность политике усиления безопасности вотношении личных сведений пользователей. Для этого используются разнообразныетехнологии и процедуры защиты личных сведений от несанкционированного доступа,использования и разглашения.
Изменения в тексте заявления оконфиденциальностиКорпорацияМайкрософт вправе по своему усмотрению обновлять настоящее заявление оконфиденциальности. При каждом таком обновлении изменяется дата обновления вверхней части заявления. Обновленное заявление о конфиденциальности будетвключено в очередной пакет обновления (SP) для программы Microsoft OfficeOutlook 2003. Продолжение использования программы Microsoft OfficeOutlook 2003 означает согласие пользователя с данным заявлением оконфиденциальности и всеми его обновлениями.
6.7 Сведения о контактахКорпорацияМайкрософт с благодарностью примет любые замечания относительно этого заявленияо конфиденциальности. Если у вас возникли сомнения в соблюдении корпорациейМайкрософт положений этого заявления, сообщите нам об этом по электронной илиобычной почте. Мы примем все меры по скорейшему выяснению и устранениювозникшей проблемы с учетом имеющихся возможностей.
MicrosoftOffice Privacy Microsoft Corporation One Microsoft Way
Redmond, WA 98052
Адрес длясообщений электронной почты: tow-priv@microsoft.com (в строке темы укажите«Office Privacy»).
Чтобысвязаться с местным представительством или аффилированным лицом корпорацииМайкрософт, посетите страницу Microsoft Worldwide.
6.8 Отслеживание элементов ифайлов, связанных с контактомПри работе сконтактами (Контакт— лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохраненысведения нескольких типов, например почтовый адрес и адрес электронной почты,номера телефона и факса, URL-адреса веб-страниц.) удобно иметь под рукойсписок электронных сообщений, встреч, задач, документов и других элементов,имеющих отношение к контактным лицам. Для задания отношения элементов к контактамсоздаются связи. Например, при создании задачи, для выполнения которой требуетсяпозвонить нескольким контактным лицам, кнопка Контакты позволяет связатьэту задачу с соответствующими контактами. Кроме того, для задания отношенияэлементов к контактам они могут связываться. Электронные сообщения,отправляемые контактным лицам, автоматически связываются с соответствующимиконтактами, как и все элементы, создаваемые с помощью меню Действия.
На вкладке Действиякаждого контакта отображается обзор всех элементов, имеющих отношение к этомуконтакту. По умолчанию поиск ссылок на элементы выполняется только восновных папках Microsoft Outlook, таких как Календарь, Контактыи так далее. Однако имеется возможность создавать новые группы папок, вкоторых выполняется поиск, а в каждой группе могут добавляться и удалятьсяпапки, в которых выполняется поиск.
Для открытияокна контакта из связанного с этим контактом элемента достаточно дваждыщелкнуть имя контактного лица в поле Контакты.
7. СОЗДАНИЕ СООБЩЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙПОЧТЫ С ОГРАНИЧЕННЫМИ РАЗРЕШЕНИЯМИ
Вы можетесоздавать почтовые сообщения с ограниченным разрешением с помощью службыуправления правами на доступ к данным только в профессиональном выпускеMicrosoft Office 2003 и Microsoft Office Outlook 2003.
Отправьтесообщение электронной почты с ограниченными разрешениями.
1. Укажите в меню Файл на командуСоздать, затем щелкните Сообщение.
2. Введите имя адресата в полях Кому,Копия или СК. Имена адресатов разделяются точкой с запятой (;).
3. Чтобы выбрать имена адресатов изсписка в адресной книге, нажмите кнопку Кому или Копия.
4. В поле Тема введите темусообщения.
5. В текстовом поле введите текстсообщения.
6. На панели инструментов Электроннаяпочта нажмите кнопку Разрешение.
7. Нажмите кнопку Отправить.
Совет
Чтобывоспользоваться настраиваемой политикой разрешений, созданной администраторомэлектронной почты для пользователей организации, выполните следующее действие.
— В меню Файл выделите команду Разрешение,а затем выберите политику разрешений в подменю.
7.1 Примечания
— При вложении в сообщение сограниченным разрешением документа Microsoft Office 2003 разрешениедокумента автоматически ограничивается. Однако если разрешение документа,вложенного в сообщение с ограниченным разрешением, было ограничено ранее,вложенный документ сохраняет первоначальное ограничение.
— Если для создания сообщенияэлектронной почты с ограниченным разрешением нужно использовать другую учетнуюзапись, в меню Файл выделите команду Разрешение, а затем выберитеподкоманду Ограничить разрешения.
— Чтобы установить для сообщения срокдействия, открыв его, нажмите на панели инструментов кнопку Параметры ив группе Параметры отправки установите флажок Не действительно после,а затем выберите дату и время.
— Информационная панель, находящаясянад сообщением, отображает разрешения адресата для данного сообщения. Напримерна информационной панели может отображаться следующее сообщение: «Не пересылать- (адресат сможет прочитать сообщение, но не сможет переслать, напечатать илископировать содержимое).»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
С самого начала развитияИнтернет электронная почта была наиболее популярным приложением Всемирной сети.Свыше 90% пользователей сети обмениваются почтовыми сообщениями. Электроннаяпочта уже стала неотъемлемым средством делового и личного общения. Одной изпрограмм, которую многие пользователи применяют как средство обработки электронныхсообщений, является пакет MS Outlook. Однако работа с электронной почтой— лишь одна из основных возможностей данной программы. В широком смысле MS Outlook — универсальный организатор различных видовдеятельности пользователя. В результате проделанной работы было рассмотреноследующее:
– возможности MS OUTLOOK при работе с электронной почтой;
– основныекомпоненты MS OUTLOOK и их использование;
– пользовательскийинтерфейс MS OUTLOOK;
– архивация иудаление элементов с помощью средства автоархивации;
– созданиесообщения электронной почты с ограниченными разрешениями.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Микляев, А. П. Настольная книгапользователя IBM PC, 2002
2. Кенин и др. Использование MSOffice, 2004
3. «Как работать с Microsoft Office»// Microsoft Press, официальное
издание, 1999 г.
4. Прикладные программы Office, 2000.
5. Справка по программе MicrosoftExcel, 1999.
6. В. Пасько – Excel
7. Бемер С., Фратер Г.: MicrosoftAccess для пользователя.