Реферат: Информационные системы в бухгалтерском учете

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОГОВОГО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

КРАСНОДАРСКИЙ ФИЛИАЛ

(Краснодарский филиал ГОУ ВПО «РГТЭУ)

Учетно-финансовый факультет

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине „ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ“

Выполнил студент 5 курса,

Группы 5Б заочной формыобучения

Специальность Бухгалтерскийучет, анализ и аудит

Саркисова Е.Е.

Руководитель: ст. пр. ЗолотаревР.И.

Краснодар, 2010 г.

Содержание

1. Соотношение информационной системы и информационнойтехнологии

Как соотносятся информационнаятехнология и информационная система?

Этапы развития информационных систем

Соотношение между ИС и ИТ

2. Общие приемы работы со справочниками, документами ижурналами документов системы 1С: Предприятие

Документы

Компьютерный анализ торговых операций

Использованная литература

1. Соотношение информационной системы иинформационной технологииКак соотносятся информационная технология иинформационная система?

Информационная технология тесносвязана с информационными системами, которые являются для нее основной средой. Приэтом информационная технология является процессом, состоящим из четкорегламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степенисложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационнойтехнологии — в результате целенаправленных действий по переработке первичнойинформации получить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система являетсясредой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерныесети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические ипрограммные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы — организацияхранения и передачи информации. Информационная система представляет собойчеловеко-компьютерную систему обработки информации.

Реализация функцийинформационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационнойтехнологии. Информационная технология может существовать и вне сферыинформационной системы.

Пример 2.2 Информационнаятехнология работы в среде текстового процессора Word 6.0, который не являетсяинформационной системой. Информационная технология мультимедиа, где с помощьютелекоммуникационной связи осуществляются передача и обработка на компьютереизображения и звука.

Таким образом, информационнаятехнология является более емким понятием, отражающим современное представлениео процессах преобразования информации в информационном обществе. В умеломсочетании двух информационных технологий — управленческой и компьютерной — залогуспешной работы информационной системы.

Обобщая все вышесказанное,предлагаем несколько более узкие, нежели введенные ранее, определенияинформационной системы и технологии, реализованных средствами компьютернойтехники.

Информационная технология — совокупностьчетко определенных целенаправленных действий персонала по переработкеинформации на компьютере.

Информационная система — человеко-компьютернаясистема для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов,использующая компьютерную информационную технологию.

Все объекты представляют собойтак называемую систему. Их поведение, характеристики рассматриваются всистемном объекте.

Система — это образующая единоецелое совокупность материальных и нематериальных объектов, объединенныхнекоторыми общими признаками, назначениями, свойствами, условиямисуществования, жизнедеятельности, функционирования и т.д.

Функционирование системы — процесспереработки входной информации в выходную, носящий последовательный характер вовремени.

Подсистема — часть любой системы.

Свойства системы (в т. ч. ИС):

сложность — система зависит отмножества входящих в нее компонентов, их структурного взаимодействия, а так жесложности внутренних и внешних связей;

делимость — система состоит изряда подсистем или элементов, выделенных по определенным признакам и отвечающихконкретным целям и задачам;

целостность системы — означаетто, что все элементы системы функционируют как единое целое;

многообразие элементов системы иразличие их природы — свойство связано с функционированием элементов, ихспецификой и автономностью;

структурность — определяетналичие установленных связей и отношений между элементами внутри системы,распределение элементов системы по уровням и иерархиям;

адаптивность системы — означаетприспосабливаемость системы к условиям конкретной предметной области;

интегрируемость — означаетвозможность взаимодействия системы с вновь подключаемыми компонентами илиподсистемами.

Системы значительно отличаютсямежду собой как по составу, так и по главным целям. Приведем несколько систем,состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей (табл. 1.1).

Табл. 1.1 — Примеры различныхсистем

Система Элементы системы Главная цель системы Фирма Люди, оборудование, материалы, здания и др. Производство товаров Компьютер Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др. Обработка данных Телекоммуникационная система Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др. Передача информации Информационная система Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение Производство профессиональной информации

Информационная система — этовзаимосвязанная совокупность информационных, технических, программных,математических, организационных, правовых, эргономических, лингвистических,технологических и других средств, а также персонала, предназначенная для сбора,обработки, хранения и выдачи экономической информации и принятия управленческихрешений.

Свойства информационных систем:

любая ИС может быть подвергнутаанализу, построена и управляема на основе общих принципов построения сложныхсистем;

при построении ИС необходимо использоватьсистемный подход;

ИС является динамичной иразвивающейся системой;

ИС следует воспринимать каксистему обработки информации, состоящую из компьютерных и телекоммуникационныхустройств, реализованную на базе современных технологий;

выходной продукцией ИС являетсяинформация, на основе которой принимаются решения или производятсяавтоматическое выполнение рутинных операций;

участие человека зависит отсложности системы, типов и наборов данных, степени формализации решаемых задач.

Процессы в информационнойсистеме:

ввод информации из внешних ивнутренних источников;

обработка входящей информации;

хранение информации дляпоследующего ее использования;

вывод информации в удобном дляпользователя виде;

обратная связь, т.е. представлениеинформации, переработанной в данной организации, для корректировки входящейинформации.

С учетом сферы применениявыделяют: технические ИС, экономические ИС, ИС в гуманитарных областях и т.д.

Экономическая информационнаясистема (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во временизаключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации одеятельности какого-то экономического объекта реального мира. ЭИС предназначеныдля решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполненияпоиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственногоинтеллекта.

В зависимости от сферыприменения ЭИС классифицируются:

ИС фондового рынка;

страховые ИС;

статистические ИС;

ИС в налоговой сфере;

ИС в таможенной деятельности;

финансовые ИС;

банковские ИС (БИС);

ИС промышленных предприятий иорганизаций (в этот контур входят бухгалтерские ИС — БуИС).

Этапы развития информационных систем

Первые ИС появились в 50-х гг. Вэти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, ареализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Этоприводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажныхдокументов.

60-е гг. знаменуются изменениемотношения к ИС. Информация, полученная из них, стала применяться дляпериодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациямтребовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способноеобслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать з/пл.

В 70-х — начале 80-х ИС начинаютшироко использоваться в качестве средства управленческого контроля,поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

К концу 80-х гг. концепцияиспользования ИС вновь изменяется. Они становятся стратегическим источникоминформации и используются на всех уровнях организации любого профиля. ИС этогопериода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичьуспеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новыерынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпускпродукции по низкой цене и многое другое.

Соотношение между ИС и ИТ

Информационная технология — процессразличных операций и действий над данными. Все процессы преобразованияинформации в информационной системе осуществляются с помощью информационныхтехнологий.

Информационная система — среда,составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети,программные продукты, базы данных, люди, различного рода технологические ипрограммные средства и т.д.

Таким образом, информационнаятехнология является более емким понятием, чем информационная система. Реализацияфункций информационной системы невозможна без знаний ориентированной на нееинформационной технологии. Информационная технология может существовать и внесферы информационной системы.

2. Общие приемы работы со справочниками,документами и журналами документов системы 1С: ПредприятиеДокументы

Объекты прикладного решенияДокумент позволяют хранить в прикладном решении информацию о совершенныххозяйственных операциях или о событиях, произошедших в „жизни“ предприятиявообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме наработу, счета, платежные поручения и т.д.

Структура документа.

Каждый документ характеризуетсяномером, датой и временем. Система поддерживает режим автоматической нумерациидокументов, при котором она самостоятельно может генерировать номер для новогодокумента. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальностиномеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами:

/>

Система автоматическиподдерживает режим, при котором уникальность номеров и автоматическая нумерациямогут выполняться в пределах определенного периода (день, месяц, квартал, год).Например, если периодичность установлена год, то с нового года система опятьначнет нумерацию указанных документов с 1.

Важными характеристикамидокумента являются дата и время. Они позволяют установить строгую временнуюпоследовательность совершения операций. Таким образом, документы могутотличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временнойоси. В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершенараньше.

Помимо номера, даты и времени,каждый документ, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию,которая подробно описывает этот документ. Например, для приходной накладной этоможет быть информация о поставщике товаров, складе, на который приходуютсятовары и т.п. Набор такой информации является одинаковым для всех документовконкретного вида, и для ее хранения служат реквизиты документа:

/>

Кроме этого, каждый документможет содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своейструктуре, но различна по количеству, для разных документов. Например, дляприходной накладной это может быть информация о товарах, поступивших напредприятие (наименование, количество, цена и т.д.). Для хранения подобныхданных служат табличные части документа:

/>

/>Проведениедокумента.

Важным свойством документаявляется возможность его проведения. Если документ проводится, то он можетизменить состояние тех или иных учитываемых данных. Если же документ неявляется „проводимым“ это значит, что событие, которое он отражает,не влияет на состояние учета, который ведется в данном прикладном решении.

Например, документПоступлениеТоваров при своем проведении может вносить изменения в состояниевзаиморасчетов с контрагентами компании, в учет остатков товаров, в состояниезаказов покупателей и другие учетные данные:

/>

Для документа Доверенностьнапротив, проведение может быть запрещено, потому что этот документиспользуется лишь для оформления доверенностей на получение товаров и никак невлияет на состояние учета:

/>

Алгоритм, на основании которогодокумент вносит те или иные изменения в состояние учетных данных при своемпроведении, описывается средствами встроенного языка на этапе разработкиприкладного решения. Система содержит специальный конструктор, который помогаетразработчику создавать алгоритмы проведения документа.

/>Последовательности.

Последовательности документовпредназначены для обеспечения контроля правильности изменений, внесенныхдокументами в учетные данные. Кроме этого последовательности, в случаенеобходимости, позволяют восстанавливать правильную картину изменений.

Алгоритм проведения документа,как правило, отражает в учете данные, содержащиеся в самом документе. Однако внекоторых случаях алгоритм проведения документа анализирует также и текущиеитоги, используя их при проведении. Например, если документ списывает товарыили материалы по средней себестоимости, то для определения суммы списанияалгоритм проведения будет анализировать остатки товаров в количественном исуммовом выражении на момент списания.

Допустим, приходной накладнойбыло оприходовано 10 единиц товара по 26 рублей. Тогда остаток товара напредприятии в суммовом выражении будет равен 260 рублей. После этого весь товарбыл отправлен клиенту. При проведении расходной накладной были проанализированыостатки этого товара и рассчитано, что средняя себестоимость единицы товараравна 26 рублям. В результате этих действий остаток товара на предприятии как всуммовом, так и в количественном выражении равен нулю:

/>

Через несколько дней после этогобыла обнаружена ошибка в приходной накладной: оказывается, себестоимостьединицы товара равна не 26, а 20 рублям. В приходную накладную были внесенысоответствующие изменения, и она была заново проведена. В результате оказалось,что данные в системе учета не верны, поскольку все последующие документыпо-прежнему вносят изменения, исходя из старой себестоимости товара, и „незнают“ о том, что она изменилась:

/>

Для того чтобы не возникалотакой ситуации, эти два документа можно объединить в одну последовательность. Тогда,в случае изменения приходной накладной, система автоматически определит, чтопоследовательность документов нарушена и сможет перепровести все последующиедокументы, которые могут зависеть от результатов проведения приходной накладной.Другими словами, расходная накладная будет проведена заново и, при анализеостатков товара, будет получена новая себестоимость (20 рублей) по которой ибудет списан товар.

Задание 2. Практическая часть. Пояснительнаязаписка студента Саркисовой Е.Е. по моделированию хозяйственной деятельностималого предприятия в среде информационной системы 1С: Предприятие.

В результате выполненияпрактических работ по моделированию хозяйственной деятельности малогопредприятия, основной профиль которого торговля хлебо-булочными изделиями (вариант8), мною было проведено.

Установлена конфигурация 1С: Предприятие(7.70.017).

Произведены первоначальныенастройки программы:

заданы необходимые значенияконстантам;

установлены актуальности итогов;

Введены сведения об организации — Фирмы „Учебная — Саркисова“, учет хозяйственнойдеятельности которой я моделировала в период с 01.03.10 по 31.03.10 (Приложение1).

Внесена общая и внутрифирменнаяинформация в следующие стандартные справочники программы: Должности(Приложение 2), Сотрудники (Приложение 3), Места хранения(Приложение 4), Единицы измерения (Приложение 5), Контрагенты(Приложение 6), Номенклатура (Приложение 7).

В частности, в справочнике Контрагентыбыли созданы две группы: Поставщики и Покупатели. Вкаждой из этих групп, в свою очередь, клиенты были разделены на группы Юридическиеи Физические лица. В последние и была внесена конкретнаясправочная информация о постоянных клиентах фирмы.

Фирма специализируется наторговле кондитерскими изделиями. В справочнике Номенклатурасоздана группа товаров Выпечка изделия, состоящая из двух групп: Тортыи Пирожные. В каждую из последних, внесена необходимая информация покаждой товарной позиции.

Введены входящие остатки — товары, которые находились на складе до начала компьютерного моделирования (Приложение8). Из этого документа, в частности, следует, что на складе находилось 320 штукразличных пирожных на сумму3180 рублей и 220 штук тортов на сумму 42300 рублей.

В рассматриваемый период фирмазакупила 4 партии товара — Приходные накладные 1, 2, 3,4 (см. Реестрдокументов (Приложение 15) В частности, Приходная накладная 1 — ИП „Васильев В.В.“ поставил 6 наименований на сумму 26925 рублей (НДС4487,49 р) (Приложение 9), из кассы выплачено 15000 р., РКО (Приложение 10); поПриходным накладным 2 и 3 и 4 поступило еще 305 штук хлебо-булочных изделий. Весьприход товара составил 605 шт. товара на сумму 71525 рублей.

В рассматриваемый период фирмаосуществила 5 операций по продажам товара — см. Реестр документов (Приложение15). Перед оформлением документов по продажам постоянным клиентам былиопределены скидки от 3 до 10% на различные ассортиментные группы — см. СправочникСкидки (Приложение 11). Пример оформления Расходной накладнойпо 5 наименований товара на сумму 39600 рублей представлен в (Приложение 12). Наосновании этой накладной сформирован Приходный кассовый ордер. (Приложение13), по которому принято от Петровой Марии Ивановны в кассу 39600 рублей. Предполагалось,что Петрова М.И. Осуществит выплаты через банк, поэтому был подготовлендокумент Счет (Приложение 14).

Компьютерный анализ торговых операций

После проведения указанных вышеопераций был выявлен остаток товара по Главному Складу — Отчет Остатоктоваров — (Приложение 16). Отчет Остаток товаров на 07.03.10показал, что всего на складе должно находиться 195 шт. хлебо-булочных изделийна сумму 16667.67 рубля. В отчете показаны количество и стоимость как потоварным группам, так и по каждой позиции.

Движение товара (поступление,расход) по товарной группе Сдоба, а также по каждой товарной позиции изэтой группы приведено в отчете Движение товаров с 01.03.10 по 07.03.10(Приложение 17). В частности Приход составил 575 шт. на сумму58038,34 руб., а Расход — 475 шт. на сумму 42205,01 рублей.

Отчет Приход товаровс 01.03.10 по 07.03.10 (Приложение 18) по поставщику ИП Васильев В.В. свидетельствуето том, что за анализируемый период от поставщика поступило 6 наименованийкондитерских изделий всего 300 штук, что в точности соответствует Приходнойнакладной 1.

Отчет Продажи товаровс 01.03.10 по 07.03.10 (Приложение 19) сформирован в одном из возможныхразрезах, а именно, с точки зрения ''отгрузка''. Из отчета следует, чтоотгружено 950 шт.6-ти наименований товара на сумму 43547,51 руб. (без учета НДС).

Отчет по скидкам с01.07.04 по 05.08.04 по клиенту ООО „Людмила“ (Приложение 20). ИзСправочника Скидки (Приложение 11) следует, что на Мониторы иПроцессоры данному клиенту были назначены скидки на 3,5%. Поэтому в отчетепредставлено, в частности, Сумма по документу =52096,32, Сумма по прайсу=54041,67. Таким образом, сумма скидки = 52096,32 рубля.

Оборотная ведомостьс 01.03.10 по 07.03.10 по товару: Хлеб дрожжевой, по поставщику ИП Васильев В.В.(Приложение 21). Из отчета, в частности, следует, что рентабельность потоварной позиции „Дарницкий“ составила 45,45% (отношение разницы ксумме закупки в%). Максимальная рентабельность 55,56% — пирожное „Бородинский“.

Отчет Взаиморасчетыс 01.03.10 по 07.03.10 (Приложение 22). Из отчета видно, что фирма не выплатилав рассматриваемый период долги на поставленные товары 4-м поставщикам (ООО»Магазин №1"-24000 руб., ИП Петров А.А. в — 800 руб., ООО «Радуга»-19800руб., ИП Васильев В.В. — 11925 руб). Общий долг клиентов =35755рублей.

Приложения

Приложение 1. Справочник''Фирмы''

  Код Наименование Гл. бух. ДатаРегистрации ИНН Кассир 1 Учебная — Саркисова Е.Е. Саркисова Е.Е. 01.03.09 2312015678 Гридина И.И.

 

 

Почт. адрес Руководитель Телефоны

 

350080, г. Краснодар, ул. Стасова, 90 Горб Л.И. 255-00-00

 

/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

Приложение 2. Справочник «Должности»

  Код Наименование 4 Водитель-экспедитор 2 Главный бухгалтер 1 Директор 5 Кассир 3 Продавец

Приложение 3. Справочник «Сотрудники»

  Код Наименование СерияПаспорта НомерПаспорта КемВыданПаспорт ДатаВыдачиПаспорта АдресПрописки Должность 1 Горб Л.И. 03 04 000000

УВД

Карасунского округа

04.02.02

г. Краснодар.

ул. Трудовой Славы,

д.30 кв.40

Директор 5 Иров А.А. 04 08 00030

УВД

Карасунского округа

05.03.02

г. Краснодар,

ул. Ставропольская,

д.232 б кв 80

Водитель-экспедитор 2 Саркисова Е.Е. 03 04 000000

УВД

Центрального округа

г. Краснодара

08.02.03

г. Краснодар,

ул. Ленина, 20

Главный бухгалтер 6 Гридина И.И. 02 06 000000

УВД

Карасунского округа

г. Краснодара

03.06.03

г. Краснодар,

ул. Ленина, д.40,

кв.2

Кассир 3 Сомова А.А. 01 05 000000

УВД

Карасунского округа

05.07.04

г. Краснодар,

ул. Гидростроителей,

д.25, кв 40

Продавец 4 Зайцева М.О. 04 02 000001

УВД

Западного округа

04.06.02

г. Краснодар,

ул. Алтайская,

д.10, кв 117

Продавец

Приложение 4. Справочник «МестаХранения»

Код Наименование МОЛ ЭтоЦех 2 Склад хлебо-булочных изделий Зайцева М.О. Нет 1 Склад инвентаря Сомова А.А. Нет 3 Склад полуфабрикатов Сомова А.А. Нет

Приложение 5. Справочник''Единицы измерения''

 

Код Наименование Полное наименование 100 кг килограмм 003 л литр 002 м метр 55 м2 Квадратный метр 001 п. метр погонный метр 796 шт штука

 

Приложение 6. Справочник «Контрагенты»

  Код Наименование ВидКонтрагента ПолнНаименование ПочтовыйАдрес

Валюта

Взаимо-

расчетов

2

Покупатели

 

 

 

 

2

Физические лица

 

 

 

 

4 Игнатова И.И. Частное лицо Игнатоа И.И.

Краснодарский край,

ст. Северская,

ул. Пучкина, д 25

руб. 3 Хрюшкина А. А, Частное лицо Хрюшкина А.А.

г. Краснодар,

ул. Перова, 25

руб.

1

Юридические лица

 

 

 

 

3 Людмила Организация ООО «Людмила»

г. Краснодар,

ул. Садовая, 126

руб. 4 Темная ночь Организация ООО «Темная ночь»

Краснодарский край,

г. Кропоткин, д.158

руб.

1

Поставщики

 

 

 

 

2

Физические лица

 

 

 

 

4 Петров А.А. Частное лицо Петров А.А.

Краснодарский край, ст. Динская,

ул. Заречная, д.45

руб. 3 Васильев В.В. Частное лицо Васильев В.В.

Ставропольский край,

г. Минеральные Воды,

ул. Степная, д.33

руб.

1

Юридические лица

 

 

 

 

5 Магазин №1 Организация ОАО «Магазин №1»

г. Воронеж,

ул. Лизюкова, 13

руб. 4 Радуга Организация ООО «Радуга»

г. Москва,

ул. Петрикова, д 45

руб. 3 Суворовский редут Организация ООО «Суворовский редут»

г. Краснодар,

ул. Стасова, 180

руб.

Приложение 7. Справочник''Номенклатура''

Код Наименование Базовая  единица Валюта закупки Валюта продажи № катал. новый Цена закупки Розн. цена Ячейка

 

Бисквитно-кремовые

 изделия

 

 

 

 

 

Хлеб дрожжевой

 

 

 

 

2 Дарницкий шт руб. руб. 11 16 . 6 Бородинский шт руб. руб. 9 14 . 1 Злаковый шт руб. руб. 10 15 .

 

Сдоба

 

 

 

 

5 Булка с маком шт руб. руб. 200 280 . 4 Кулич шт руб. руб. 190 250 . 3 Булка с повидлом шт руб. руб. 190 250 .