Реферат: База данных MS Access

Министерство общего и профессионального образования РФ

Ростовский государственный экономический университет

«РИНХ»

Кафедра информационных технологий

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

По дисциплине: Информатика

На тему: СУБД Ms Access

г. Ростов-на-Дону 2007г.

Содержание

Часть 1 Создание Базы данных

Часть 2 Создание таблиц

Часть 3 Созданиеформы

Часть 4. Создание запроса и отче та

Часть 5. Загрузка и выгрузка данных

Список использованной литературы

Часть 1 Создание Базы данных

Для создания информационной БД Access, необходимо выполнить следующие действия:

/>

1         Выбрать пункт меню /Пуск/Создать документ Офис

2         В представленном диалоговом окне выбрать пункт: Новая База Данных

/>

Часть 2 Создание таблиц

1         С помощью конструктора. Необходимо в разделе «Таблицы» структуры БД, нажатькнопку «Создать» и в дополнительном окне выбрать необходимый пункт «Конструктор».

/>

2         Далее необходимо в конструкторе указать «Имя поля» таблицы, «Тип данных»поля, по желанию «Примечание» и при достаточной

/>

подготовке можно использовать расширенныенастройки полей, такие как: Символьный размер поля, кодировка, формат и многое прочее,представлены в нижней части окна конструктора.

—   «Имя поля» таблицы — это просто название столбца, несет в себе информационныйхарактер для пользователя

—   «Тип данных» — требует серьезного подхода к своему выбору, так какон определяет тип информации вносимой в поля таблицы. В зависимости от типа данных,БД будет позволять или не позволять вам производить различные операции. К примеру:получение суммы остатков по складам, возможно только если поле «Остатки» будет числовоготипа данных

—   «Примечание» — носит также информационный характер, но в отличие от«Имени поля», примечание сможете видеть только Вы, в режиме конструктора.

—   «Ключевое поле» — используют для создания связей между таблицами.Все значения этого поля должны быть уникальными. Связь по КП используют для созданиязапросов, отчетов и тд.

3         Для упрощения ввода повторяющихся данных используем в «Типе данных», пункт«Мастер подстановок»

/>

Еще один «Метод подстановки» получаетданные из другой таблицы. К «списку» создается связь на поле другой таблицы и оттудаберутся необходимые данные.

/>

4         Для ввода данных в созданную таблицу, открываем ее двойным щелчком и вносимнеобходимую информацию

/>

 

Часть 3 Создание формы

1.        Для создания необходимо перейти на вкладку «формы» нажать кнопку «создать»и используя «мастер форм» выбрать необходимые поля, структуру отображения, цветовуюгамму. Получится рабочий макет

/>

 

2.        Далее используя «Конструктор форм» добавим кнопки навигации для просмотрасодержимого таблиц, кнопку выхода из формы, кнопки для показа запроса и переносаотчета в выбранный формат.

/>

Для этого выбрав на панели объектов«Кнопку» размещаем ее на форме и задаем необходимые действия которые будут выполнятьсяпо ее нажатию.

/>

В результате получится полноценное«диалоговое окно» для работы с созданными таблицами, формами и запросами.

/>

Кнопки «Остатки, товар» открываютнаши таблицы. Кнопка «Ввод товара» открывает вторую форму для просмотра и редактированиязаписей в таблице товар.

Кнопка «Остатки по складам» открываетсводную таблицу (запрос) которая содержит данные из обеих таблиц и вычисляемое поле«Остатки по складам».

Так же созданы кнопки перехода позаписям, открытия отчета, и кнопка закрытия формы.

Часть 4. Создание запроса и отче та

 

1.        Так же как и в предыдущих случаях выбираем вкладку «Запрос», жмем кнопу «Создать»и выбираем «конструктор». В появившихся окнах выбираем таблицы и далее необходимыеполя для показа из этих таблиц.

/>

2.        Для создания «отчета» производим те же действия, только создаем с помощьюмастера. Выбираем нужные поля из разных таблиц для формирования необходимой структуры,показа требуемых данных.

/>

/>

/>

Следуя указаниям программы, выбираемпорядок сортировки, макет группировки и оформление фона. В результате получаем отчет:

Часть 5. Загрузка и выгрузка данных

1.        Для выгрузки данных из таблиц БД в файл другого формата необходимо использоватьвстроенную функцию «Экспорт». Размещена: /Файл/Экспорт…/.

2.        Для загрузки данных в таблицы БД из внешних файлов используется функция Импорт.Размещена: /Файл/Внешние данные/Импорт.

Список использованной литературы

1.        Золотова С.И. Практикум по Access – М.: Финансы и статистика, 2001г.

2.        Информатика. Практикум по технологии работы на компьютере./ Под ред. Н.В.Макаровой – м.: Финансы и статистика, 2005г.

3.        Кузин А.В., Демин В.М.Разработка баз данных в системе Microsoft Access: Учебник – Учебник – м.: Форум:Инфра-М, 2005г.