Реферат: Делопроизводство в компании "ООО Юнипродуктс СНГ"

ООО «ЮнипродуктсСНГ»являются филиалом компании Uniproductsв Голландии. Филиал в России имеет свой завод в г. Москвеи занимается производством и продажей продуктов питания, таких как маргарин,майонез и кетчуп, на территории г. Москвы и Российской Федерации.

ВМоскве компания существует с 1996 года и является крупным оптовым поставщиком сотличной репутацией. Наши клиенты: сеть супермакетов«Седьмой континент», «Перекресток», сеть гипермаркетов«Рамстор», ЗАО «Тандер»(Краснодар), Торговый дом Элю (Нижний Новгород) и другие.

Являясьмеждународной компанией, Uniproductsуделяет большое внимание качеству производимого товара.Качество товара – это приоритет номер один. Это понятие включает в себя нетолько функциональные качества товара, но и вкус, содержание, легкость иудобство использования, что делает работу с нами – удовольствием, а покупкунаших продуктов – радостью.

Постоянные маркетинговые исследования помогают нампостоянно быть в курсе нужд и пожеланий клиентов. В соответствии с этим мыизменяем, дополняем или создаем что-то новое и привлекательное, учитывая всевкусы различных слоев населения.

Имея большой опыт работы в международном бизнесе Uniproductsзаработаларепутацию компании, котораяуважает интересы своих партнеров и своих сотрудников, и, поэтому, соблюдает, и требует соблюдать и от своих партнеров, все правила ведения честного, открытого бизнеса.

ООО“Юнипродуктс СНГ” имеет в своем штате 100 сотрудников и 6 отделов: отдел кадров (5 человек), Отдел продаж (40 человека), бухгалтерия(10 человек), Отдел информационныхтехнологий (10 человек), маркетинг(20 человек), юридический отдел(11 человек), 2 водителя и 2 человека работающих на ресепшн.

<img src="/cache/referats/16552/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1027">
Структуракаждого из отделовпримерно одинакова:

<img src="/cache/referats/16552/image004.gif" v:shapes="_x0000_s1030">
Пример: Структура отделапродаж (Менеджеры и сотрудникисреднего звена):

На примере одного человека изкаждого отдела рассмотрим его ежедневныеобязанности,что покажет чем занимаются в том или ином подразделении компании.

1. Отдел– продаж. Позиция – Специалист по работе с клиентами (CSS).

Обязанности: поддерживатьразвитие компании в городес помощью постоянного контроля настоящих дистрибьюторов, увеличивать объем продаж за счет внедрения новых клиентов в сотрудничество.

Постояннобыть в курсе количества и типов розничных и оптовых магазинов по “покрытию” на данной территории, что требуется для развитияи роста вторичных продаж, также как и для достижения личных планов.

Резервироватьзаказы ключевых клиентов для поставки Дистрибьюторами. Помогать развиваться Дистрибьюторским сотрудникам приглашая их на тренинги и решая возникающие общие вопросы связанные с сотрудничеством с ООО “ЮнипродуктсСНГ”.

Задачии цели:

1.

развиватьи контролироватьбазу данных по клиентам,

2.

устанавливатьотношенияс новыми Дистрибьюторами и развивать с существующими,

3.

увеличиватьвторичныепродажи,

4.

конролироватьпродажина открытых рынках и в розничных магазинах,

5.

Информироватьо новостяхкомпании с помощью отдела маркетинга существующих и новых клиентов,

6.

Братьна себя проведение тренингов для представителей отдела продаж Дистрибьюторов.

2. Отдел– бухгалтерия. Позиция – Кассир-бухгалтер.

Обязанности:

Ø

Ежедневныеотчеты о проходящих наличных деньгах,

Ø

Выплатыв соответствиис авансовыми отчетами сотркдников,

Ø

Организацияпереправкиденег из банка в оффис,

Ø

Лимит-контрольвыдачи денег,

Ø

Координацияработы кассиров на заводе,

Ø

Заполнениебанковскихдокументов,

Ø

Созданиеплана наличных денег для банка,

Ø

Резервированиеавансовыхотчетов для региональных сотрудников,

Ø

Обеспечиваниеполучениеналичных денег.

3. Отдел– отдел кадров. Позиция– Администратор отдела продаж.

Обязанности: Предоставлятьтребуемыебумаги, исполнять рекрутменские обязанности; обновлять, поддерживать иутверждать рабочие обязанности на той или иной позиции.

Основные задачи:

1.

Проверкаи ведениевсей документации поступаемойот сотрудников компании (заявкина отпуск, работа с медицинскими страховками и больничными листами, расчет средств на командировки, обновление базы отпусков, подготовка статистических форм требуемых законом РФ);

2.

рекрутмента (объявления о вакансиях,проведение интервью, предложения работы, проверка резюме, а также проверка всехсчетов от рекрутменских компаний);

3.

Поддерживатьконтактыс агенствами по подбору персонала, университетами, всеми сотрудниками компании.

4. Отдел– юридический отдел. Позиция – юрист.

Обязанности:

Ø

Обеспечиватьюридическуюподдержку сотрудникамкомпании (проверка контрактов,проверка наличия необходимых юридических докуменктов при подписании новых контрактов с Дистрибьюторами, юридическая помощь в деятельности специалистов по работе с клиентами);

Ø

;

Ø

;

Ø

;

Ø

д.)

5. Отдел– отдел информационных технологий. Позиция – Старший IT менеджер.

Обязанности:

Ø

Координацияработы пресональных компьютеров (антивирусные и защитные программы, обновление сайта, координация работы e-mail почты) компании и телефоннойсвязи;

Ø

Проверкаинвентарякомпании (закупка/обновлениеаппаратных средств ЭВМ, программного обеспечения и т.п.);

Ø

работаи поддержкас обслуживанием, обеспеченноесетями компании;

Ø

планированиебюджетадля отдела.

6. Отдел– маркетинг. Позиция – Брэнд — менеджер.

Обязанности:

Ø

Анализрынка потребителей и выявление потенциальных направлений развития брэнда компании;

Ø

;

Ø

брэндов,улучшение старых;

Ø

ООО “Юнипродуктс СНГ” Утверждаю

Ген. Директор

Номенклатурадел

На 2001 г. ____________И.А.Сопин

____№__________

г. Москва

ИндексДела

Наименованиедела

Срокхранения

Количествотомов

Примечание

01 Отдел кадров

01 – 01

01 – 02

Личныедела сотрудников

Кадровыеприказы

2 года после увольнения

постоянно

02 Юридич. отдел

02 – 01

02 – 02

02 – 03

Устав

Пакетыдокументов дистрибьюторов

Учредительныедокументы (налоговые справки, постановления и т.д.)

Постоянно

2-3 года после уведомления о расторжении

постоянно

03 Отдел продаж

03 — 01

Помесячные отчеты результатов продаж

постоянно

04 Отдел маркетинга

04 – 01

04 – 02

Ежегодныеисследования рынка потребителей

Информация о конкурентах

постоянно

05 Бухгалтерия

05 – 01

05 — 02

Отчетные документы (на списание)

Счета, платежки

5 лет

06 Отдел IT

06 — 01

Копии счетов и договоров на покупку оборудования, зап. частей и т.п.

3 года

Документооборотза 2001 год.

Расчетдокументовпроходящих через каждый отдел в среднем в день:

Бухгалтерия:

Входящиеписьма –45, исходящие – 30, счета –65, платежные документы –30, факсы – 5, договора –20;

Отделпродаж:

Входящиеписьма –50, исходящие – 25, факсы –20, оригиналы контрактов –5, акты – 6, счета – 20;

Юридическийотдел:

Входящиеписьма –20, исходящие – 10, налоговыедокументы – 5, пакеты документов с Дистрибьюторами –15, нотариальные документы– 15;

ОтделIT:

Входящиеписьма –5, исходящие – 5, информационныефаксы – 5, счета на оплату – 13, факсы — 3;

Отдел Маркетинга:

Входящие письма – 30,исходящие – 15, факсы – 10, рекламные буклеты – 15, договора с рекламными,издательскими и др. компаниями – 5, акты по оказанию услуг или накладные натовар – 10

Отдел кадров:

Входящие письма – 25,исходящие – 20, резюме – 5, Личные дела сотрудников – 6, Информационныеписьма/факсы и договора с образовательными, тренинговыми,рекламными, издательскими, страховыми и др. организациями — 10, Приказы по л/с– 3.

Итого в среднем в день вкомпании: 571

Итого документооборот в среднем в год: 571 x 24 x12 = 164 448

Содержание:

1.

Описаниекомпании ООО “Юнипродуктс СНГ” ……………… стр.1

2.

Схемакомпани ..……………стр.2

3.

Обязанностисотрудников компании …………… стр.3

4.

Должностнаяинструкция ………… стр.5

5.