Реферат: Обеспечение сохранности архивных документов

Курсоваяработа

Обеспечениесохранности архивных документов

 

Белгород 2008


Содержание

документ архив хранение

Введение

1.Историязаконодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

2.Устройство,оборудование и эксплуатация помещений архива

3.Режимыхранения документов

4.Топографированиеи учет движения документов

5.Хранениедокументов в электронной форме

Заключение

Примечание

Библиографическийсписок


Введение

Актуальность темы. Документы являются информационнойосновой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80%ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иноймере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменениесвойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительномхранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервациифондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации.Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи,выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе храненияи использования. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов иувеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивныйпоиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажныхносителях.

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количестводокументов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение ихдлительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важностиэтой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.

Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечениясохранности архивных документов.

Цель работы определяет следующие задачи:

1. Изучитьисторию законодательства и основы обеспечения сохранности

 документов архива

2. Рассмотретьустройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива

3. Показатьразличные режимы хранения документов

4. Проанализироватьтопографирование и учет движения документов

5. Обратитьвнимание на хранение документов в электронной форме

Объектом исследования являются архивные документы,их место и значение их сохранности в истории государства.

Предмет исследования – система обеспечения сохранности

документов архива

Степень изученности темы

Существует множество исследований, которые раскрывают различныеаспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Этопозволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствуетполучению более объективного знания по данному вопросу.

Горфейн Г.М.1 в своем исследовании «Архивоведение»показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивногодела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда РоссийскойФедерации.

Труды Охотникова А.В.2 «Документоведение и делопроизводство»обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документнуюкоммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е.В.3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве:обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационнойбазой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена темаобеспечения сохранности документов.


1.История законодательства и основы обеспечения сохранностидокументов архива

Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить сохранностьдокументов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщенабезвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия,но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числеи со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний».Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» — (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда,когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку изархива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, онначинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века былиутрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документыпо личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников4.

Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошломнашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ можетпоменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах«рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее – горят, гибнут и в нашидни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равноймере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв,прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века – «Сохраняйте архивы!» — столь же актуалени сегодня.

Необходимость сохранения архивных документов и ответственностьза их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственныхдел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказаниерублем – пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать вкаком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно безуказу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государябудет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное,по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».

В советские времена закон также был строг к архивистам. Положениео ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибельи хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.

Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемамзащиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятниковистории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники историии культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурногонаследия5. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.

В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах»сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда РоссийскойФедерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документысоздаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документынезависимо от формы собственности на них.

Помимо административной ответственности за нарушение правил храненияархивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность.В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственностьза эти правонарушения: ст. 164 – «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст.284 – «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 – «Приобретениеили сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.

В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России(1998 год) обеспечение сохранности документов – одна из важнейших функций архивныхучреждений6.

Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельностьс архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Системамер по организации хранения включает в себя следующие направления:

1. обеспечениефизико-химической сохранности документов;

2. созданиематериально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещенияхранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

3. учет движенияи контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всехизменений в учетных формах архива;

4. копированиедокументов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

5. консервациядокументов.

 

2.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобыими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10,25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятныхусловий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищенийи потерь по небрежности.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документовявляется наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности.Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяютсятиповые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов7.

В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительствои эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности,предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарныминормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарнойбезопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение)для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы.Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных,охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данногопомещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химическойсреды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установленосоответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписываютвсе члены экспертной комиссии8.

Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы всовременных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилахработы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условияхранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино,фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Естьобщие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимодля архивных помещений:

1. помещениене должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенныместественной вентиляции;

2. поблизостиот архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющихпожароопасную технологию;

3. поблизостиот архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздухагрессивными газами и пылью

4. архивнельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания,пищевыми складами. Их обитатели – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребитьв пищу архивные документы.

Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируютсяот читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комнатадля приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями(изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатойдля временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономнойвытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционнаякамера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое9.

Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищупредъявляются наиболее строгие требования:

1. совмещениехранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

2. не допускаетсяразмещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а такжев помещениях с печным отоплением;

3. помещениехранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам,запасной выход;

4. внутренняяотделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающихпыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичныетребования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовленииоборудования хранилищ и средств хранения документов;

5. в помещенияххранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологическиеили бытовые вводы воды;

6. помещениедолжно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

7. электропроводкав помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными илиполугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

8. хранилищаотделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределомогнестойкости не менее 2 часов;

9. выводапожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

10. размещениехранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей2-3-кратный воздухообмен в час;

11. лабораторныеи производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищи не иметь общих с ним вентиляционных каналов10.

Размещение документов в хранилище связано не только с обеспечениемих сохранности, но и возможного быстрого поиска в целях использования. Хранить документына полу, подоконнике и в не разобранных кипах не допускается. В хранилищах устанавливаютсястационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорнымсоставом), для хранения особо ценных дел и учетных документов – сейфы и металлическиешкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядамистеллажей) – 120 см; проходы между стеллажами – 75-80; расстояние между стеной ипараллельным ей стеллажом – 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45;расстояние от пола до нижней полки – 20; а в цокольных этажах – 30 см. Стеллажиустанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой.Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световойрежимы хранения дел.

Размеры стеллажа: высота – 220-240 см, ширина одностороннего стеллажапри горизонтальном хранении коробок и связок – 35-40, расстояние между полками повысоте – 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа – 25-30см; расстояние между полками – 35 см.

Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рациональногоиспользования площади целесообразно устанавливать двухъярусные стеллажи с межъяруснымиперекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ.Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальныестеллажи.

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определенияназначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рациональногоразмещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в хранилищахприменяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки.

Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или вгазовых трубах, осветительная арматура – полугерметическая; распределительные щитыи отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища11.

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определенияназначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рациональногоразмещения документов в хранилищах.

Если хранилище предназначено непосредственно для сохранения документов,то в архиве желательно отвести помещения для их использования. Они должны обеспечиватьнормальную работу читателей и исследователей. В помещениях должны быть расположенычитальный зал для работы с документами различных размеров и видов, а так же следующиеосновные участки: выдачи документов исследователям; информационно-поисковых систем;временного хранения документов в период их использования12.

В каждом архиве разрабатывается план эвакуации документов причрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В плане должна быть предусмотренапервоочередная эвакуация особо ценных документов и дел постоянного хранения.

Не только само здание (помещение), но и средства внутри его имеетзначение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяютсясоблюдением режимов хранения.

 

3.Режимы хранения документов

Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий,направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числуэтих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимальногорежима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

Существуют следующие режимы хранения:

1. световой;

2. температурно-влажностный;

3. противопожарный;

4. охранный.

Световой режим

Свет несет с собой энергию, под влиянием которой в освещаемыхматериалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальныхсвойств. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность, таккак в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Дляматериалов опасен как естественный, так и искусственный свет13. Постоянноехранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечнымсветом не допускается.

Естественное освещение в хранилище допускается только при наличиисветорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров,жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках,коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливанияв закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать:на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), нарабочих столах – 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором – люксметромтипа Ю-16.

Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшаяосвещенность помещений от общего освещения должна составлять 300 люкс на расстоянии0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей должныбыть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения повозможности должен соблюдаться световой режим, как в хранилищах14.

Температурно-влажностный режим

Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранностьархивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документовтемпературно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностныйрежим определяет микроклимат данного помещения.

Микроклимат зависит от климатических особенностей района расположенияздания и характеристик здания. Для микроклимата помещений типичны погодно-климатическиеизменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов – условный термин,характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения,использования, транспортировки15.

Благоприятный микроклимат документов создается при положительнойтемпературе и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:

1. появляютсяоптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальнаяпрочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация);

2. наблюдаетсястабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкиеизменения комнатного климата);

3. исключаетсявозможность поражения бумаги плесневыми грибами;

4. обеспечиваетсяоптимальная скорость химического старения бумаги и текста;

5. резкоснижается скорость механодиструкции бумаги при резких изменениях комнатных условий.Область изменений относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нормальнойстабильной климатической зоной и считается наиболее безопасной для длительного хранениябумажных документов16.

Оптимальный температурно-влажностный режим зависит, прежде всего,от типа носителей информации преобладающих в архиве. Например:

1. бумажныедокументы: температура – 17-19С, относительная влажность воздуха – 50-55%;

2. документына пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видеодокументы): температура – 15С,относительная влажность воздуха – 40-55%;

3. документына магнитных носителях (пленки, диски): температура – 15-20С, относительная влажностьвоздуха – 50-65%.

Область изменения относительной влажности воздуха 0-30-0% соответствуетусловиям так называемой сухой нестабильной климатической зоны. При низкой влажностибумага становится излишне жесткой, сильно реагирует на изменение климата, разрушениеот физико-механического старения и износа увеличивается. Возможна необратимая частичнаяутрата при длительном высушивании бумаги.

Область изменений относительной влажности воздуха 60-100-60% называютвлажной нестабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость,но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. Увеличивается активная ответнаяреакция бумаги на любые изменения климата. Значительно возрастает скорость химическогостарения бумаги и текста, наблюдается расплывание водорастворимых текстов и ослаблениеих контраста. При влажности больше 65% создаются благоприятные условия для плесневениядокументов: вероятность плесневения по мере повышения влажности от 65 к 100% быстронарастает. Крайне важно чтобы при постоянном хранении документы максимум временипребывали в условиях нормальной климатической зоны и минимум – в сухой или влажнойзоне.

Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях,так как это разрушает носитель информации. Именно поэтому архивные документы, поступившиепосле длительной транспортировки, не сразу размещают в хранилище, а оставляют нанекоторое время в специальном помещении для акклиматизации17.

Для того чтобы определить соответствует ли температура и влажностьв выбранном помещении требованиям оптимального температурно-влажностного режимав архивах проводится контрольно-климатическая работа. Ее основная цель – получениепостоянной информации о климатических условиях хранения.

Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам:температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измеренийиспользуются специальные контрольно-измерительные приборы.

В кондиционируемых помещениях измерения проводятся и фиксируютсяв специальном журнале раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – двараза в неделю, при нарушениях режима хранения – эвакуация, затопление и др. – ежедневно.

Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимальноготемпературно-влажностного режима – оборудование хранилища системами кондиционированиявоздуха, то есть использование кондиционеров. В помещениях с нерегулируемым климатомдолжны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режимахранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха,рационального проветривания и отопления хранилищ.

Санитарно-гигиенический режим.

Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекстребований направленных на поддержание чистоты, исключающей появление плесени, грибка,пыли и особенно насекомых и грызунов. Для этого в хранилище следует неукоснительнособлюдать следующие требования:

1. Постояннаяциркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон.

2. Защитаокон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

3. В хранилищенельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

4. Недопустимохранение и использование продуктов питания.

5. Систематическипроводить влажную уборку – при этом вода не должна попадать на документы. Однаковлажная уборка в хранилищах с небольшой кубатурой может существенно влиять на влажностьвоздуха. Поэтому, приступая к такой уборке, необходимо знать влажность воздуха вхранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить ежедневно.При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой допускается не чаще одногораза в неделю18. Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей,шкафов, средств хранения.

6. Не режеодного раза в год обрабатывать растворами антисептиков полы, подоконники, плинтусы,цокольные части стеллажей – при этом растворы не должны попадать на документы.

7. Два разав год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневыхгрибков19.

Пыль может быть причиной физического и химического разрушениядокументов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Можно выделить двеосновные причины образования пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен,пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (проникновение пылииз вне). Соответственно этому для предотвращения ее появления следует применятьразличные средства защиты.

Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок,перегородки и стеллажи необходимо покрывать особо прочным, огнеустойчивым, не распыляющимсяс течением времени материалом. Не следует допускать в хранилищах сооружения балок,труб или других выступов, на которых осаждалась бы пыль.

Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах.Он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различныхсредств транспортировки документов и других предметов. Рекомендуется укладыватьв хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые)покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов ибыстро покрываются пылью.

Для общей уборки помещений хранилищ и регулярного удаления пылис документов на стеллажах в большинстве архивов чаще всего применяют обычные типовыеэлектропылесосы. Иногда для удобства к обычным пылесосам разрабатываются специальныеустройства. Например, в Государственной библиотеке им. Ленина установлена конструкцияпылевой камеры, применяемая для обеспылевания книг.

Неплохо предохраняют документы от пыли папки, картонные коробки,ящики.

Кроме применения средств обеспылевания необходимо регулярно осуществлятьконтроль запыленности воздуха и самих документов. Запыленность воздуха в архивохранилищахдокументов на бумажной основе должна составлять не более 4-6 мг/м3, приэтом пыль не должна содержать более 10% SiO220.

Охранный режим.

Охранный режим предполагает:

1. Организациюсистемы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива.

2. Закрытиехранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее – опечатывание и опломбирование.

3. Разрешениедоступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другимсотрудникам организации в их сопровождении.

4. Наличиена наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлическихрешеток, запашных наружу.

5. Выносдокументов из архива только по специальным пропускам.

Технические меры защиты документов от хищений логически увязываютсяс архитектурно-планировочными и административными решениями в единую систему безопасности.К техническим мерам относятся:

1. Средстванаружного наблюдения: электронные детекторы повреждения стеклянных поверхностей(разбивания окон), фиксирующие сейсмическую волну разрушения и включающие сигналтревоги; детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий(полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверьюи рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующаяна пересечение луча какими-либо предметами и осуществляющая контроль по периметруздания, в коридорах, залах и т.п.

2. Средствавнутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время для обнаружения лиц, незаконноприсутствующих в помещении здания (ультразвуковой передатчик, генерирующий звуковыеволны измененной частоты при наличии в зоне постороннего) микроволновые приборыультразвукового пеленгования, совмещенных с детекторами сверхвысокой частоты дляуменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивныедатчики-контроллеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температурув месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания).

3. Средствавнутреннего наблюдения в рабочее время, к которым относятся системы телевизионногоконтроля и системы автоматической видеозаписи в читальных залах, а так же системыдифференцированного допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам;средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану витрини сигнализирующие о попытках их вскрытия.

В последнее время появляются системы охраны на микропроцессорах21.

Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и навсё помещение архива. Так же в архиве должны строго соблюдаться меры противопожарнойбезопасности. Во всех помещениях категорически запрещается курение. Пожарная безопасностьв зданиях должна обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарнойзащиты по ГОСТ 12.1.004-76. Помещения должны оборудоваться автоматической пожарнойсигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажныхи пленочных документов рекомендуется устанавливать газовые и дымовые датчики, особенноионизационного типа; в читальных залах, реставрационных лабораториях, помещенияхэлектронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспыливания документов– тепловые.

 Запрещается применение огня, электронагревательных приборов,в системах пожаротушения применяются относительно безопасные для документов вещества(фреон, углекислота и др.)

 

4.Топографирование и учет движения документов

Важную роль при организации хранения играет топографирование,то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. Без топографированияпоиск документов в лучшем случае исполняется слишком долго, а в худшем – в хранилищеможно заблудиться. Все помещения архива, а так же стеллажи, полки нумеруются сверхувниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищахсоздаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указательсоставляется в карточной форме. Наиболее распространенный вид указателя – постеллажный,то есть карточка составляется на каждый стеллаж. Карточки систематизируются по номерамстеллажей в пределах одного помещения хранилища. На карточке указывается названиеорганизации, № стеллажа и хранилища, № шкафа (секции стеллажа), № полки, № фонда,описи, и номера дел, хранящиеся на данной полке. При большом объеме фондов составляютсяпофондовые топографические указатели, где карточки систематизируются по номерамфондов.

Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материаловимеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрациюв специальных документах об их количестве и составе.

Основными объектами учета являются фонды и единицы хранения. Всеизменения в составе документальных материалов немедленно фиксируются в учетной документации.Работа по учету ведется в строгом соответствии с правилами и инструкциями22.

Учет движения документов предполагает защиту их от хищения. Средипричин хищения документов называют доступность архивов как центров информации любомулицу, работающему по найму или в качестве исследователя; возможность осуществленияхищений, как посторонними лицами, так и персоналом архива; огромные массивы хранящихсяфондов, периодически и по неполному перечню проверяемых на наличие; ослабленныйконтроль, нарушения охранных процедур; отсутствие надежных средств безопасностидокументов, в частности средств контроля, фиксирующих перемещение конкретного документав пределах здания, негативное отношение архивов к ужесточению мер безопасности,сокрытие фактов хищений, отсутствие согласованных мер защиты документов.

Для предотвращения хищений разработана детальная система контроляза движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществленатолько для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документовиз хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

При выдаче дел из хранилища на место выданного дела кладется карта-заместитель.На ней указывается архивный шифр дела (№ фонда, описи, дела), кому оно выдано, датавозврата и подпись сотрудника, выдавшего дело. Возвращенные дела проверяются в присутствиипользователя. На все повреждения составляются акты, которые могут послужить основаниемдля привлечения к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документовявляется проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реальногоколичества единиц хранения записям в учетных документах архива, а так же выявлениедел и документов, требующих улучшения физического состояния дел достигаются двецели:

1. учет количествадокументов, выявление и устранение недостатков в учете документов;

2. выявлениедокументов с угасающим текстом, механическими и биоповреждениями, требующие реставрации,консервации, профилактической и технической обработки.

Проверка наличия и состояния документов должна проводиться нереже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки, еслипроизводились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий;при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив; при ликвидацииили реорганизации архива. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а так же на неисправноповрежденные составляются соответствующие акты, к которым прилагаются справки опроведении розыска.

Проверка наличия и состояния документов считается завершеннойпосле внесения изменений в учетные документы проверяемого фонда. Кроме того, осуществляетсяполисный просмотр каждого дела, в ходе которого выявляется повреждения документов.

Использование компьютерных технологий и различных модификацийпринтеров также создает большие проблемы с сохранностью текста документов постоянногои долговременного хранения. Исследование принтерных текстов на водостойкость и светостойкость,проведенное В.Ф. Приваловым и О.И. Любомировой показало, что многие из них не обладаютдостаточным для длительного хранения качеством. Тексты, полученные с помощью цветныхи монохромных струйных принтеров, зачастую страдают недостаточной светостойкостью,способны частично или полностью выцветать на свету. Выцветающие струйные черныетексты оказываются обычно и водорастворимыми. Матричные черные тексты все без исключенияводостойки, но с разной светостойкостью. Лазерные черные принтерные тексты отличаютсяводостойкостью и светостойкостью. Исследователи пришли к выводу, что распространениеструйных принтеров вызовет поступление в архивы печатных чернильных цветных и черныхпринтерных копий с водорастворимым и выцветшим текстом23.

5.Хранение документов в электронной форме

Особенность электронного хранения состоит в направлении документовв электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяетобеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск ираспределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованиемудаленного доступа24.

Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условноможно разделить на три вида:

— обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

— обеспечение условий для считывания информации в долговременнойперспективе;

— обеспечение условий для воспроизведения электронных документовв так называемом человекочитаемом виде.

Обеспечение физической сохранности файлов — проблема практическирешенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданиемоптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическимразмещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены,необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронныхносителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителейможно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает,что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации,а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве,стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW).Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивнуючасть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы ростаобъемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяеторганизациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выборзависит от:

— вида хранимых электронных документов и их совокупного объема,

— предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к нимдоступа,

— характера производства самих носителей и предполагаемых режимових хранения,

— требований по обеспечению аутентичности документов.

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случаевозможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельствили судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силыс помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопироватьна CD-R — оптические диски с однократной записью информации.

Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает комплексработ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержаниеэтих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителейинформации.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типомэлектронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителейнеобходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитныхвоздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источниковэлектромагнитных полей — электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудованияи т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта.Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение ихв вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязненияи запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима храненияэлектронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своихкачеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которойон постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при относительнойвлажности 50% и температуре +11C обеспечивает сохранность их свойств в течение 50лет. По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранениемпри относительной влажности 50% и температуре +10C; для дисков WORM — при относительнойвлажности 50% и температуре +3C.

Низкие температуры способствуют сохранению электронной информации,однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом такжеследует учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использованияв нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначевесьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры (порча) самихносителей. Но для того, чтобы акклиматизировать оптический диск с указанной вышетемпературы до +23 — 25C, потребуется не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительностьакклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольшеследует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигаюттемпературного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовыхлент изменение температуры на 5С должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменениеотносительной влажности на 10% — не менее 4 суток25.

Поэтому при выборе режимов хранения электронных носителей следуетучитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей,затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными)с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалосьвыше, при организации долговременного хранения электронных документов вполне допустимсрок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы«офисные» режимы хранения: для магнитных лент — температура +23C, для оптическихдисков +25C, при относительной влажности 50%. «Основные правила работы государственныхархивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим в архивохранилищах:температура +17-19C, относительная влажность 50-55%. При таких условиях можно рассчитыватьна срок хранения дисков CD-R до 20 лет.


Заключение

История развития архивов в нашей стране насыщена частыми случаямигибели документов. Причинами этого явились как климатические условия нашей страны,так и безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 годав стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную ответственностьза порчу и потерю документов. Законы такого же смысла издаются, по сей день, напримерПоложение о Федеральном архивном агентстве от 17 июня 2004 года и другие нормативно-правовыеакты.

Для того чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знатьследующие основы: обеспечение физико-химической сохранности документов; созданиематериально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копированиедокументов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; консервация документов.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документовявляется наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности.Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативныхи методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации,а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятсяпод хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений.В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только самоздание, но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов.Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

Существуют следующие режимы хранения: световой; температурно-влажностный;противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте.Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках,шкафах. Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивныхфондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностныйрежим. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуреи относительной влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания температурыи влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Климатическийконтроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительнойвлажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальныеконтрольно-измерительные приборы.

Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекстребований направленных на поддержание чистоты. Пыль может быть причиной физическогои химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых.Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах, он является основнымисточником пыли.

Охранный режим распространяется на всё помещение архива. В архиведолжны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. К техническим охранныммерам относятся: средства наружного наблюдения, средства внутреннего наблюденияиспользуемые в нерабочее время, средства внутреннего наблюдения в рабочее время.

Важную роль при организации хранения играет топографирование,то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. В целях закрепления местахранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографическиеуказатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Очень большоезначение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивныхматериалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах обих количестве и составе. Для предотвращения хищений разработана детальная системаконтроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществленатолько для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документовиз хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документовявляется проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реальногоколичества единиц хранения записям в учетных документах архива. Проверка наличияи состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаютсявоздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов– старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличитьдолговечность документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования,предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.


Примечания

1. Горфейн,Г.М. Архивоведение. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971.

2. Охотников,А.В. Документоведение и делопроизводство. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003.

3. АлексееваЕ.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документовархива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003.

4. АлексееваЕ.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документовархива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 — №4. – С. 58

5. Охотников,А.В. Указ. соч. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – С. 205

6. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 — №4. – С. 59

7. Крайская,З.В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – С. 202

8. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 — №4. – С. 61

9. Крайская,З.В. Указ. соч. С. 203

10. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 — №4. – С. 59

11. Крайская,З.В. Указ. соч. С. 205

12. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 — №4. – С. 60

13. Академиянаук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов. Руководство по обеспечениюсохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 25

14. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 — №4. – С. 61

15. Проблемасохранности документальных материалов. – Ленинград: Наука, 1977. – С. 54

16. АлексееваЕ.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документовархива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003 — №5. – С. 57

17. Там же.С.58

18. Руководствопо обеспечению сохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 37

19. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 — №5. – С. 59

20. СергазинЖ.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высшая школа, 1986. – С. 51

21. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 — №5. – С. 60

22. Горфейн,Г.М. Указ. соч. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – С.24

23. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 — №6. – С. 55

24. Кузнецова,Т.В. Делопроизводство. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – С. 325

25. Архивноехранение электронных документов: проблемы и решения. www.mainjob.ru/publications/?print=6462


Библиографический список

1. АлексееваЕ.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документовархива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 — №4. – С. 58-61.

2. АлексееваЕ.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документовархива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 — №5. – С. 57-61.

3.  АлексееваЕ.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документовархива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 — №6. – С. 55-60.

4. Горфейн,Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградскогоуниверситета, 1971. – 86 с.

5. Кузнецова,Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА,2003. – 359 с.

6. Крайская,З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 224 с.

7. Охотников,А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.:ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.

8. Проблемасохранности документальных материалов / Академия наук СССР. Лаборатория консервациии реставрации документов. – Ленинград: Наука, 1977. – 112 с.

9. Руководствопо обеспечению сохранности документов / Академия наук СССР. Лаборатория консервациии реставрации документов – Ленинград: Наука, 1978. – 119 с.

10. СергазинЖ.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа,1986. – 239 с.

11.  Архивноехранение электронных документов: проблемы и решения. www.mainjob.ru/publications/?print=6462

12.  

еще рефераты
Еще работы по бухгалтерскому учету и аудиту