Реферат: Документационное обеспечение управления

ВВЕДЕНИЕ

 

Делопроизводство– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организациюработы с официальными документами.

В основеуправленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшогопредприятия) лежат процессы получения информации. Получение информации, ееобработки, принятия решений, доведения его до сведения исполнителей иподведения итогов.

Большая частьуправленческой информации поступает в документированном виде, поэтомуделопроизводство называют так же документационным обеспечениемуправления.

Делопроизводстворассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации,обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к. работники сферыуправления затрачивают на работу с документами 60% рабочего времени. Оторганизации делопроизводства зависят:

— эффективность управления;

— экономичность;

— оперативность;

— культуратруда работников.

Разработкановых информационных технологий в управление. Много офисных программ,осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрациядокумента, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.д.).

Делопроизводствосостоит из 2-х неразрывно связанных компонентов:

— документирование;

— организацияработы с документами.

Документирование– запись информации, на различных носителях по установленным правилам.


1. ОФОРМЛЕНИЕДОКУМЕНТОВ В СООТВЕТСТВИИ С ГОСТом Р6.30-2003

 

Документсостоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами.Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке,составляет формуляр документа.

Порядки иправила оформления служебных документов. Особую актуальность данный вопрособретает в связи с принятием и введением в действие с 1июля 2003 г. новогогосударственного стандарта – ГОСТ Р6.30-2003.

Помимоуказанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебныхдокументов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иныхгосударственных стандартов;

б) отраслевыхстандартов РФ;

в)международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ всоответствии с заключенными международными соглашениями в областистандартизации.

Тем не менееособый интерес вызывают особенности оформления управленческих документовпредприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003.

Начнем скраткой характеристики данного документа. Прежде всего уточним, что указанныйстандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р6.30-97 (с изменением от 2000г.), унаследовав от последнего не только структуру, но и большин6ствоположений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования коформлению управленческих документов.

ГОСТ Р6.30-2003устанавливает измененный состав реквизитов документа. Общее число реквизитовсоставляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТ Р6.30-2003).Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременнов состав реквизитов добавлено два новых: основной государственныйрегистрационный номер (далее ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номерналогоплательщика код постановки на учет (далее – ИНН\КПП) (реквизит 06).

Из содержанияГОСТ Р6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламента отдельных вопросовоформления документов. Из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовоерегулирование подписания и датировки документов.

Новый ГОСТ имеетсущественное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъятраздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков своспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ».

Кроме того,из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядокизготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р6.30-2003уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Подпункт 3.21 ГОСТ Р6.30-2003уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу,последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироватьсяотносительно самой длинной строки отметки (как, в прочем, и некоторые другиеэлементы реквизитов).

Некоторыеменее значительные изменения внесены и в текст пп. 3.25, 3.26, в соответствии скоторыми определяется порядок использование оттиска печати при заверенииподлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

Измененпорядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003, что весьма существенно справовой точки зрения. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми, ноэто не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно,сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований.

С другойстороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишьна отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотреннойУСОРД и находящиеся в обиходе как государственных, так и негосударственныхорганизаций.

Как былоотмечено, ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитовдокумента и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связипредставляется целесообразным преступить к рассмотрению состава реквизитовдокумента, а так же требований к их оформлению.

Настоящийстандарт распространяется на организационно-распорядительные документы,относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительнойдокументации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения,протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93«Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД)(класс 0200000).

Настоящийстандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлениюреквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланкидокументов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Составреквизитов документов. При подготовке и оформлении документов используютследующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — гербсубъекта Российской Федерации;

03 — эмблемаорганизации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — кодорганизации;

05 — основнойгосударственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет(ИНН/КПП);

07 — кодформы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — датадокумента;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылкана регистрационный номер и дату документа;

14 — местосоставления или издания документа;

15 — адресат;

16 — грифутверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметкао контроле;

20 — текстдокумента;

21 — отметкао наличии приложения;

22 — подпись;

23 — грифсогласования документа;

24 — визысогласования документа;

25 — оттискпечати;

26 — отметкао заверении копии;

27 — отметка обисполнителе;

28 — отметкаоб исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметкао поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

 

1.1Требования коформлению реквизитов служебных документов

01 — Государственный герб РоссийскойФедерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральнымконституционным законом «О Государственном гербе РоссийскойФедерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52,часть I, ст.5021).

02 — Герб субъекта Российской Федерациипомещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектовРоссийской Федерации.

03 — Эмблему организации или товарныйзнак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии суставом (положением об организации).

04 — Код организации проставляют поОбщероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 — Основной государственныйрегистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии сдокументами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 — Идентификационный номерналогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют всоответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 — Код формы документа проставляют поОбщероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 — Наименование организации,являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию,закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организацииуказывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящейорганизации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов РоссийскойФедерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации(русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двухязыках. Наименование организации на государственном языке субъекта РоссийскойФедерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования нагосударственном языке Российской Федерации.

 Сокращенноенаименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено вучредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориальногоотделения, представительства указывают в том случае, если оно является авторомдокумента, и располагают ниже наименования организации.

09 — Справочные данные об организациивключают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрениюорганизации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты идр.).

10 — Наименование вида документа,составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом(положением об организации) и должно соответствовать видам документов,предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11 — Датой документа является дата егоподписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения),для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями,должны иметь одну (единую) дату.

Датудокумента оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделеннымиточкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например,дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускаетсясловесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а такжеоформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например:2003.06.05.

12 — Регистрационный номер документасостоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрениюорганизации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте,исполнителях и др.

Регистрационныйномер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоитиз регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемыхчерез косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 — Ссылка на регистрационный номер идату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, накоторый должен быть дан ответ.

14 — Место составления или изданиядокумента указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам«Наименование организации» и «Справочные данные оборганизации». Место составления или издания указывают с учетом принятогоадминистративно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятыесокращения.

15 — В качестве адресата могут бытьорганизации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Приадресование документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительномпадеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательномпадеже.

Если документотправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурныхподразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Допускаетсяцентрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самойдлинной строке.

Документ недолжен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым,третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатовсоставляют список рассылки документа.

В составреквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтовогоадреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услугпочтовой связи.

Приадресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовыйадрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалыполучателя, затем почтовый адрес.

16 — Документ утверждается должностнымлицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждениидокумента должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из словаУТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ,его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Допускается вреквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементыотносительно самой длинной строки.

Приутверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают наодном уровне.

Приутверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом грифутверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Грифутверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 — Резолюция, написанная на документесоответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалыисполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения,подпись и дату.

Допускаетсяоформление резолюции на отдельном листе.

18 — Заголовок к тексту включает в себякраткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованиемвида документа.

Заголовокможет отвечать на вопросы:

о чем (оком)? Например:

Приказ осоздании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например:

Должностнаяинструкция ведущего эксперта.

К текстудокументов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается неуказывать.

19 — Отметку о контроле за исполнениемдокумента обозначают буквой «К», словом или штампом«Контроль».

20 — Текст документа составляют нагосударственном языке Российской Федерации или на государственных языкахсубъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации и субъектов Российской Федерации.

Текстыдокументов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединенияэтих структур.

Присоставлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемогообъекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже илисловосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшеговремени («имеете», «владеете» или «были»,«находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должныбыть согласованы с наименованиями признаков.

Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным вименительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы сзаголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицыдолжны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатанытолько номера этих граф.

Связныйтекст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины,основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения,выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать однузаключительную часть (например, приказы — распорядительную часть безконстатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В текстедокумента, подготовленного на основании документов других организаций или ранееизданных документов, указывают их реквизиты:

наименованиедокумента, наименование организации — автора документа, дату документа,регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текстсодержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы,подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах(приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципахединоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текстизлагают от первого лица единственного числа («приказываю»,«предлагаю», «прошу»).

В документахколлегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа(«постановляет», «решил»).

В совместныхдокументах текст излагают от первого лица множественного числа(«приказываем», «решили»).

Текстпротокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали»,«выступили», «постановили», «решили»).

В документах,устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений(положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы(акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лицаединственного или множественного числа («отдел осуществляет функции»,«в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмахиспользуют следующие формы изложения:

— от первоголица множественного числа («просим направить», «направляем нарассмотрение»);

— от первоголица единственного числа («считаю необходимым», «прошувыделить»);

— от третьеголица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАДсчитает возможным»).

21 — Отметку о наличии приложения,названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение:на 5 л. в 2 экз.

Если письмоимеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, числолистов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Еслиприложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если кдокументу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку оналичии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Еслиприложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о егоналичии оформляют следующим образом:

Приложение:на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложениик распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила,инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут«Приложение N » с указанием наименования распорядительного документа,его даты и регистрационного номера.

Допускаетсявыражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N » печатать прописными буквами, а такжецентрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационныйномер относительно самой длинной строки.

22 — В состав реквизита«Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ(полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — надокументе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи(инициалы, фамилия).

Допускается вреквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица,подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Приоформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписине указывают.

Приподписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаютодну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Приподписании документа несколькими лицами равных должностей их подписирасполагают на одном уровне.

Приподписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах,составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, аих обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

23 — Гриф согласования документасостоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ(включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи(инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

РекторФинансовой академии

приПравительстве Российской Федерации

Личнаяподпись А.Г. Грязнова

Дата

Еслисогласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласованияоформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

ПисьмоРоссийской академии

медицинскихнаук

от 05.06.2003N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протоколзаседания Правления

Российскойгосударственной

страховойкомпании «Росгосстрах»

от 05.06.2003N 10

24 — Согласование документа оформляютвизой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись идолжность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и датуподписания.

При наличиизамечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечанияприлагаются

Руководительюридического отдела

Личнаяподпись А.С. Орлов

Дата

Замечанияизлагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Длядокумента, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижнейчасти оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа,подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней частилицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможнооформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, поусмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 — Оттиск печати заверяет подлинностьподписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующихфакты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документызаверяют печатью организации.

26 — При заверении соответствия копиидокумента подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляютзаверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию;личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускаетсякопию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 — Отметка об исполнителе включает всебя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку обисполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листадокумента в левом нижнем углу.

28 — Отметка об исполнении документа инаправлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номердокумента, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такогодокумента краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела,в котором будет храниться документ.

Отметка обисполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируетсяисполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в которомисполнен документ.

29 — Отметка о поступлении документа ворганизацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа(при необходимости — часы и минуты).

Допускаетсяотметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 — Идентификатором электронной копиидокумента является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углукаждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе,дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

1.2 Оформление бланков служебных документов

 

Устанавливаютдва стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210мм).

Каждый листдокумента, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля неменее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Бланкидокументов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланкидокументов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границызон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяетсясовокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимостиот расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой(рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

Реквизит 01(02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускаетсярасполагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08,09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границзон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границзоны расположения реквизитов);

— флаговым(каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположенияреквизитов).

Дляорганизации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаютследующие виды бланков документов:

— общийбланк;

— бланкписьма;

— бланкконкретного вида документа.

Общий бланкиспользуют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк взависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письмав зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительныеотметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17,18, 19, 20.

Бланкконкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документоворганизации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, принеобходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов11, 12, 13, 18, 19.

Дляорганизаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственнымязыком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации,целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одномуровне.

Приизготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницынумеруют.

Номерастраниц проставляют посередине верхнего поля листа. Необходимость повторения вкаждом документе определенной части информации позволяет не только определитьпорядок и последовательность ее расположения в документе, но и заранее нанестиповторяющиеся их части на листы бумаги (в шаблоны), предназначенные длясоздания будущих документов. Лист бумаги с внесенной в него постояннойинформацией и разметкой для последующего внесения переменной информацииназывается бланком.

Бланки, шаблоны, формуляры, заготовки использовались в офисныхтехнологиях многие сотни лет, так как применение бланков сокращает время,затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационногообеспечения управления. Кроме образцов документов, собранных в письмовники, ещепри столбовом делопроизводстве для наиболее массовых документов (жалованные,подорожные грамоты и т.п.) делались текстовые заготовки, в которые по меренеобходимости вписывалась конкретизирующая информация.

С приходом в офисы типографского оборудования появилась возможностьсоздавать клише заголовочной части для большинства документов. В настоящеевремя в российской и мировой практике широко применяются всевозможные виды бланков,основные требования к бланкам стандартизированы.

Так, ГОСТ Р 6.30-97 установил требования на два вида официальных бланковорганизаций: бланк для писем и общий бланк для других видов документов. Крометого, используются и бланки конкретных документов массового применения,например: кадровой анкеты, командировочного удостоверения, судебной повестки идругих при наличии в этих документах большого объема повторяющейся информации.Фактически до уровня бланка регламентирован порядок оформления титульных листовдля многостраничных документов в требованиях по оформлению самих стандартов какдокументов (ГОСТ Р 1.5-92), установилась единообразная практика оформленияличных заявлений, докладных и объяснительных записок.

Проектирование бланков определяется техническими стандартами на форматыбумаги — ГОСТ 9327-60, ее качество — ГОСТ 6861-73, шага письма — ГОСТ 8274-78,т.е. размера букв и пробелов между ними у печатающих устройств.

Бланки документов целесообразно печатать в типографиях, что может датьбольше степеней защиты их от подделки. Организации, число документов которых ненамного превышает 200 в год, могут ограничиться резиновым штемпелем длянанесения постоянной информации на чистые листы бумаги. Требования кизготовлению штемпелей определяет «Инструкция о порядке открытия штемпельно- гравировальных предприятий (мастерских) изготовления печатей и штампов»(Приказ МВД. 13.02.78. № 34).

Не санкционировано, но и не запрещено создание бланков на основекомпьютерных шаблонов. Дело в том, что установка на компьютере в виде шаблонаофициального бланка фирмы резко повышает возможность его использования дляподделки документов фирмы в корыстных целях. Именно поэтому стандартомустановлены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланковс воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербовсубъектов Российской Федерации (гербовые бланки).

Гербовые бланки должны изготавливаться только полиграфическими иштемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий виддеятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностейдля изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков должно осуществляться только по заказаморганов государственной власти, иных государственных органов и учреждений,имеющих право на использование герба.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланкахтипографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а принеобходимости и серии этих номеров. Учет использования гербовых бланковведется, как правило, раз дельно по видам бланков (общих и для писем). Гербовыебланки должны храниться в надежно запираемых шкафах под ответственностьюсекретаря фирмы или другого сотрудника.

Использование компьютерных шаблонов с государственным гербом запрещено.Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организациидокументов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, но при условиизаверения каждой копии документа печатью организации.

Многие отечественные и зарубежные фирмы при типографском изготовлениибланков также вводят серийную нумерацию экземпляров и различные системы защитысвоих официальных бланков от несанкционированного тиражирования.

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письменеобходимо указывать адресные данные предприятия. На бланках для писем вкачестве постоянного реквизита указываются: индекс предприятия связи, почтовыйи телеграфный адрес, но мера телетайпа, факсимильной связи, справочноготелефона, счета в банке (как дополнительное указание на официальный характер деятельностиавтора документа). Строкой ниже даты и индекса обозначается место для внесенияссылки на индекс и дату инициативного документа (для ответа). Реквизитрасполагается начиная от левого поля и обозначается знаком «На № от».Кроме того, в бланке для письма проставляются следующие реквизиты: герб,эмблема предприятия, код по ОКПО, код письма по ОКУД, наименование фирмы.Ограничительными отметками (черточками и уголками) и отдельными знакамиотмечают места для таких реквизитов, как дата, индекс, ссылка на индекс и датувходящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле.Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов управленческихдокументов, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместореквизита «адресные данные» в общем бланке резервируется место для проставленияреквизита «название вида документа». Вместо «ссылка на регистрационный номер идату документа» — «место составления или издания». Эти две пары реквизитовявляются взаимоисключающими.

Кроме того, на общем бланке не может проставляться заранее код формыдокумента по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного видадокумента и проставляется при его составлении.

Бланки каждого вида могут изготавливаться в одном из двух вариантоврасположения реквизитов: угловом и продольном.

Бланки с угловым расположением реквизитов (угловым штампом) применяются,как правило, при оформлении документов, содержащих следующие реквизиты:адресат, гриф утверждения, резолюцию. Это письма, протоколы, акты, инструкции,правила (без титульного листа) и т.д. Вариант бланка с угловым расположениемреквизитов является наиболее экономичным по использованию площади листа, таккак бланковая надпись по ширине должна занимать не более 7 см — 28 машинописныхзнаков.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаютсяпо центру вдоль верхней части листа. Это придает бланку большую солидность,позволяет использовать более широкий диапазон шрифтов и графики. Продольныебланки вошли в обиход более 200 лет назад для оформления распорядительныхдокументов. Широко применяются продольные бланки для оформления протоколовсоветов директоров, собраний акционеров и других документов, не требующихутверждения.

При создании бланка документа на двух и более языках (для совместныхпредприятий и иностранных представительств, организаций субъектов РоссийскойФедерации, имеющих в качестве государственного и национальный язык) постоянныетекстовые реквизиты дублируются на этих языках. Надписи на русском языке должныбыть внесены первыми (вверху или слева), как это принято в дипломатическойпрактике: сначала вносятся надписи на языке страны пребывания (русском), затем- на иностранном языке. В соответствии со сложившейся практикой и зарубежнымопытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов ибанковские реквизиты нередко располагают на нижнем поле бланка.

Титульный лист документа также должен оформляться в соответствии сформуляром-образцом.

Основными отличительными особенностями оформления титульных листовявляются:

— использование всегда продольного расположения реквизитов;

— вынос грифов утверждения выше наименования документа;

— в одну строку вписываются наименование населенного пункта и дата;

— в качестве даты используется только год создания документа;

— вынос необходимых кодов, грифов согласования документа, сведений обавторах.

Вверху документа размещают официальное наименование организации — авторадокумента в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.

Коды (шифры) проставляются с левой стороны под наименованием авторастолбиком один под другим. Для оформления личных заявлений, докладныхи объяснительных записок, которые пишутся, как правило, на чистых листахбумаги, установился своеобразный традиционный «бланк», т.е. единообразная формазаписи заголовочной части. Так, в верхнем правом углу документа флаговымспособом, т.е. от условных полей, пишется реквизит адресования в дательномпадеже. Ниже его указывается авторство документа. При необходимости добавляютсяпаспортные данные: серия, номер, дата его выдачи и номер выдавшего отделениямилиции.

Наименование документа в личных заявлениях пишется посредине листа. Вподписи должна быть продублирована ее расшифровка и проставлена датаподписания.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документациипредусмотрена единая форма расположения и оформления реквизитов на основестандарта, в том числе и для оформления писем, заявлений и записок личногохарактера.

1.3 Требованияк оформлению основных видов информационно-справочных документов

 

Понятиеинформационно-справочные документы и их виды. Значение этой группы документовдля решения оперативных вопросов и обмена информацией. Особенности подготовки иоформления информационно-справочных документов Способы подготовки исогласования информационно-справочных документов. Использование техническихсредств и средств коммуникации для подготовки документов.

Заявления,информационные справки. Докладные и объяснительные записки. Особенностиоформления актов.

Понятиеслужебные письма и область их применения. Структура текста служебного письма,видовое многообразие переписки.

Инициативныеи ответные письма. Уровень подписания служебных писем, докладных записок,информационно-аналитических справок. Использование электронной почты.

Телеграммы,телефонограммы, телексы, факсы. Состав удостоверения электронных документов,обеспечивающих их юридическую силу.

Составлениеи оформление информационных справок

Справки – документы, содержащие описание иподтверждение тех или иных фактов, событий. Справки бывают двух видов:информационные и удостоверяющие какой-либо факт или событие и выдаютсязаинтересованным лицам и учреждениям.

Удостоверяющиесправки наиболее многочисленны и имеют массовое распространение, поэтомупредставлены в трафаретной форме.

Справкиинформационного характера отражают индивидуальные ситуации и могут носитьинициативный характер или предоставляться по запросу.

Особенностиоформления справки зависят от места, куда они адресованы – внутренниесправки оформляются не на бланке, внешние – на бланке предпочтительно с угловымрасположением реквизитов.

В состав формуляра внешней информационной справки входятследующие реквизиты:

· наименование вышестоящейорганизации отраслевого, административного или договорного подчинения;

· наименованиеорганизации или структурного подразделения юридический адрес;

· название видадокумента;

· дата;

· индекс;

· местосоставления;

· адресат;

· заголовок ктексту;

· текст;

· подпись.

В некоторыхслучаях на внешней справке может быть виза, если ее содержание требуетдополнительного согласования.

Посленазвания организации через два межстрочных интервала указывается вид документапрописными буквами – СПРАВКА.

Дата оформляетсяцифровым способом (12.07.2003). Она является датой составления и датойподписания, дата согласования может быть оформлена другим числом.

Индекспроставляется на одной строке с датой и может состоять из порядкового номера,номера структурного подразделения и номера дела по номенклатуре дел (№02-07/14) или просто порядковый номер 14. Если справка оформлена не на бланкеорганизации, порядковый номер можно не указывать.

Оформлениедокладных записок

Докладнаязаписка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящегоучреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводамии предложениями составителя.

Широкоераспространение получили схожие документы, называемые служебными записками длявнутренней деловой переписки между структурными подразделениями и должностнымилицами, не находящимися в прямом подчинении.

Докладнаязаписка составляется по инициативе одного или нескольких юридических лиц или попоручению руководства.

По своей сутиони могут быть информационными и отчетными.

Инициативнаядокладная записка составляется с целью побудить адресат к конкретным действиям,которые могут быть изложены в тексте или каким-то другим путем. (Предложенныеситуации предлагают самые разные варианты и мотивы принятия решений на основедокладных записок.)

Информационнаязаписка обычно несет в себе сюжеты нейтрального характера, как правило, попоручению руководства. Докладные записки отчетного характера обычно содержатинформацию о завершении какого-либо этапа работы, проведенного обследования,выполнения распоряжений, приказов и других распорядительных документов.

Как и вслучае со справкой, докладная записка может быть внутренней и адресованной вовнешнюю среду. Поэтому особенности ее оформления с этой точки зрения можноувидеть в примере оформления справки.

В составформуляра внешней докладной записки включены следующие реквизиты:

· наименованиевышестоящей организации;

· наименованияорганизации – автора документа;

· наименованиеструктурного подразделения;

· наименование видадокумента (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

· дата;

· индекс (номер);

· адресат;

· место составленияили издания;

· заголовок ктексту;

· текст;

· подпись.

Предпочтительнопри оформлении докладной записки на бланке пользоваться угловым расположениемреквизитов (однако это требование не является жестким).

Полное илисокращенное наименование вышестоящей организации используется согласнодействующему уставу или положению об организации. Может использоватьсясокращенное наименование, если оно не противоречит действующим нормативнымактам. Наименование организации – автора размещается ниже, через 2–3межстрочных интервала и может иметь угловое и продольное расположениереквизитов.

Составлениеи оформление объяснительных записок

Объяснительнаязаписка – документ, составляемый для пояснения или конкретизации отдельныхположений выполняемой работы. Как правило, она не содержит в отличие отдокладной записки выводы и предложения.

Объяснительныезаписки могут адресовываться во внешние организации и применяться дляобъяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятыхобязательств, выяснения причин невыполнения условий работы, трудовой итехнологической дисциплины внутри учреждения. В последнем случае они могутслужить как оправдательный документ или как средство принятия к работникуопределенных административных санкций.

Внутренние ивнешние объяснительные записки пишутся на стандартном листе бумаги формата А4 иА5.

Типовойформуляр внешней объяснительной записки включает:

· наименованиевышестоящей организации;

· наименованиеорганизации – автора объяснительной записки;

· наименование вида– ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ИЛИ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

· дату;

· индекс (номер);

· место составленияили издания;

· адресат;

· заголовок ктексту;

· текст;

· подпись;

· визу.

Можноиспользовать угловое и продольное расположение реквизитов.

Наименованиевышестоящей организации указывается согласно действующему уставу или положению,оно может быть написано в сокращенном виде, если эта аббревиатура непротиворечит ведомственному нормативному акту.

Наименованиеорганизации – автора объяснительной записки оформляется через два межстрочныхинтервала.

Внаименовании автора может быть включено название структурного подразделения,если объяснительная записка исходит от физического лица. например:

Министерствоздравоохранения РФ

Реабилитационныйцентр

Ниженаименования ведомства или структурного подразделения через 2 межстрочныхинтервала прописными буквами указывается название вида документа –ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА или ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.

Дата ставитсячерез 2 межстрочных интервала и оформляется таким образом: 05.12.2002.

Местоиздания, составления или подписания объяснительной записки указывается через 2межстрочных интервала и должно соответствовать зарегистрированному юридическомуадресу. Для объяснительных записок, составленных физическими лицами в пределахсвоей организации, место составления может опускаться.

Адресатоформляется в правом верхнем углу, содержит наименование организации, полныйпочтовый адрес в именительном падеже и необходимые справочные данные.

Внутренняяобъяснительная записка адресуется руководителю организации, структурногоподразделения или руководителю кадровой службы, если ее содержание затрагиваетличные вопросы.

В формуляр внутренней объяснительной записки входит:

· наименованиеструктурного подразделения – автора;

· название видадокумента;

· дата;

· индекс (номер) вслучае необходимости;

· адресат;

· заголовок ктексту (не всегда);

· текст;

· подпись.

Наименованиеавтора – структурного подразделения помещается в левом верхнем углустандартного листа бумаги от границы левого поля или по центру.

Через 2межстрочных интервала дается название вида документа.

Датаоформляется обычным способом и является датой составления или подписания.

Номерпроставляется в случае необходимости или в соответствии с инструкцией поделопроизводству.

Адресатоформляется в правом верхнем углу и содержит те же необходимые сведения,которые мы рассматривали во внешней докладной записке.

Вслучае необходимости проставления заголовка к объяснительной записке надопомнить, что он оформляется аналогично заголовку внешней докладной записки.

Текст вотдельных случаях может подразделяться на разделы, пункты и главное иметьсмысловую согласованность всех своих частей.

Оправдательныедокументы совершенных административных правонарушений или непредставление вустановленные сроки объяснительных записок должны иметь также оправдательныедокументы, которые оформляются как приложение.

Еслиприложения в тексте не названы, то мы обязаны их назвать.

Составлениеи оформление актов

Акт –документ, составляемый группой лиц или комиссией и подтверждающий установленныефакты или события.

Актысоставляются в следующих типовых случаях:

· обследования,проверок работ и ревизий деятельности организаций и их вспомогательных служб;

· организации,реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурныхподразделений;

· по вопросамаварий оборудования, ввода в действие объектов, производственных мощностей,приема работ;

· испытаний опытныхобразцов изделий, утверждения и выпуска печатной продукции, спектаклей,программ, кинофильмов;

· инвентаризации;

· вручения призов идипломов;

· наличия исостояния дел и документов;

· провероксоблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины;

· происшествий;

· техникибезопасности и охраны труда;

· техническогосостояния;

· нарушениятрудовой дисциплины;

· уничтоженияпечатей, штампов, утраты документов и во многих других случаях.

Независимо отвида акт оформляется или на бланке организации или на стандартном листе бумаги.

Формуляр актавключает следующие реквизиты:

· наименованиеминистерства или ведомства или вышестоящей организации;

· наименованиеорганизации (от имени которой обычно составляется акт) – автора документа;

· название видадокумента, пишется прописными буквами – АКТ;

· дата;

· номер;

· местосоставления;

· гриф утверждения;

· заголовок ктексту;

· текст;

· подписи.

Наименованиевышестоящей организации может указываться полностью, если составление бланкаосуществляется в официальной обстановке, а также допускается сокращенноенаименование организации в актах для внутреннего использования, а также причрезвычайных обстоятельствах.

Наименованиеорганизации должно соответствовать прямому административному подчинениювышестоящей организации и соответствовать Положению или другому ведомственномунормативному акту.

Бланк дляакта лучше оформлять с угловым расположением реквизитов.

Виддокумента может быть расположен в центре или от границы левого поля.

Датой актаможет быть факт или событие, отраженное в документе,

датой можетслужить его утверждение, в актах финансовой ревизии и некоторых актах, служащихобоснованием чрезвычайных обстоятельств, месяц и год указываются полностью (6мая 2003 г.), в других случаях – 06.05.2003.

Индекс актаможет иметь только порядковый номер или индекс структурного подразделения,номер дела по номенклатуре и порядковый номер, например 07-12/45.

Местосоставления обычно проставляется по факту действия, события или происшествия идолжно соответствовать административно-территориальному делению и Почтовымправилам Минсвязи РФ.

Грифутверждения имеет несколько вариантов:

· утверждениедолжностным лицом с указанием слова УТВЕРЖДАЮ, должности, личной подписью и еерасшифровкой.

· утверждениенормативным документом: протоколом или приказом, распоряжением, но в любомслучае этот документ указывается полностью и содержит ссылки на дату и номер.

Грифутверждения размещается в правом верхнем углу акта.

Заголовком ктексту могут служить само действие, установленное комиссией или должностнымилицами (мы их перечислили выше).

Заголовокпечатается через один межстрочный интервал.

Важнейшийреквизит акта – его текст. На практике многие типовые ситуации, оформляемыеактами, имеют трафареты, шаблоны, утвержденные или разработанныесоответствующими ведомствами.

Текст актаможет состоять из двух или более частей. Многие из предложенных ситуацийукладываются в такую схему:

введение;

констатирующаячасть;

выводы.

Текствведения может иметь ссылку на распорядительный или организационный документ,послуживший основанием проведения проверки, обследования, описания, приемки илидругих обычных административных действий.

Во введенииуказывается должностное лицо в алфавитном порядке фамилии присутствующих припроведении проверки сотрудников обследуемого акта, в другом случае указываетсясостав членов комиссии в порядке – председатель и члены. Иногда, если членыназначенной комиссии работают в других организациях, указывается и наименованиеих должности.

Констатирующаячасть обычно содержит сведения о проведенной работе, ее характере, срокахпроведения и других установленных фактах, результатах проведенной работы. Принеобходимости члены комиссии ссылаются на действующее федеральноезаконодательство и ведомственные нормативные акты.

Этаинформация может быть представлена самостоятельными разделами и пунктами.Выводы и предложения по фактам также могут быть представлены отдельнымипунктами.

Завершающаячасть акта обязательно содержит информацию о количестве созданных актов и ихпередаче в соответствующие органы или структурные подразделения обследуемогообъекта.

Подписаниеосуществляется в той же последовательности, что и в начале акта, но, какправило, без указания должности, а в порядке распределения обязанностей внутрикомиссии.

Юридическаясила акта состоит также в грифе утверждения, оформляемого согласно ГОСТу илидействующей инструкции по делопроизводству.

Составлениеи оформление служебных писем

Служебноеписьмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащихсредствами обмена информацией между организациями, юридическими и физическимилицами.

Служебныеписьма охватывают очень широкий круг оперативной деятельности, поэтому таквелико их видовое разнообразие.

Письма бываютдирективными или информационными и по своему характеру содержат указания,разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, отвышестоящей инстанции.

Информационныеписьма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания.

Гарантийныеписьма гарантируют выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг.

Рекламные письмаинформируют потребителей о ценах, форме или способах рынка предоставленияуслуг.

Коммерческиеписьма служат для передачи информации при заключении и выполнении условийдоговоров и контрактов.

Письма-рекламацииили претензионные письма содержат информацию о необходимости возмещения убытковдругой стороной в результате невыполнения каких-либо условий.

Призаключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма,в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо избанка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантией оплатыпокупателем товаров или услуг.

Служебныеписьма оформляются на бланке для письма.

Типовойформуляр бланка для писем включает:

— Государственный герб РФ или Герб субъекта федерации;

— эмблемуорганизации или товарный знак;

— кодорганизации;

— код формыдокумента;

— наименование автора документа;

— справочныеданные об организации-авторе;

— дату;

— регистрационный индекс;

— ссылку нарегистрационный индекс и дату документа;

— адресат;

— заголовок ктексту;

— текст;

— отметку оналичии приложений;

— подпись;

— отметку обисполнителе.

Изображениегерба должно соответствовать Положению о Государственном гербе РФ или правовымактам субъектов РФ.

Эмблема илитоварный знак размещаются только в соответствии с ведомственными нормативнымиактами.

Кодорганизации и код формы документа проставляют соответственно по Общесоюзномуклассификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскомуклассификатору управленческой документации (ОКУД), ОГРН и ИНН проставляютсогласно документам, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименованиеорганизации должно соответствовать учредительным документам – уставу илиположению. Вышестоящая организация указывается только при административном илипрямом подчинении.

Справочныеданные включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов ипо усмотрению организации – номера факсов, банковские реквизиты, ОГРН, ИНН,адрес электронной почты и т. д.

При перепискес иностранными партнерами и в совместных организациях используется двуязычноеоформление.

Дата письма –дата его подписания и отправки (22.04.2004 или полностью 22 апреля 2004 г.).Может использоваться обратная последовательность: 2004.04.22.

Рядом с датойуказывается индекс письма (06-11/64, где 06 – порядковый номер, под которымзарегистрировано письмо, 11 – индекс структурного подразделения, 64 – номердела по номенклатуре).

Ссылка нарегистрационный индекс переписывается из письма, на который дается ответ.

Требованияк адресату заключаются в том, что в нем дается полное или сокращенноенаименование организации, структурного подразделения в именительном падеже.Текст письма должен быть аргументированным, кратким, последовательным икорректным. Обычно текст служебного письма состоит из вводной части и основной.В вводной части описываются факты или причины, побудившие направить письмо,основная часть содержит цель послания. Это может быть предложение, согласие,обоснованный отказ, гарантия или какие-либо другие факты.

Логическаяструктура письма предполагает использование стандартных оборотов речи:

БлагодаримВас за письмо...

Считаемнеобходимым обратить Ваше внимание...

Пользуясьпредоставленной возможностью...

Обращаемся кВам с убедительной просьбой...

Приносимизвинения за несвоевременный ответ...

НаправляемВам...

К сожалению,мы вынуждены отказаться...

Подтверждаемс благодарностью получение Вашего письма...

В ответ наВаше письмо напоминаем...

Согласноконтракту...

Всоответствии с...

Отметкао наличии приложения оформляется кратко, если оно упоминается в тексте письма,и называется полностью в случае отсутствия напоминания.


2. ОРГАНИЗАЦИЯРАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

Организацияработы с документами — организация документооборота, хранения и использованиядокументов в текущей деятельности учреждения организации.

Эффективнаяработа с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ сдокументами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи наархивное хранение. На предприятие должен быть установлен единый порядок составлениядокументов и работы с ними.

Правилаработы с документами в конкретной организации составляют системуделопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:

— общепринятых принципов обработки документов;

— принциповработы с документами конкретного предприятия;

Системыделопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

— используемой нормативной методикой базой делопроизводства;

— сложившихсянациональных традиций работы с документами;

— установленном руководством предприятиях (или отрасли) правила работы сдокументами;

— квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Руководительпредприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводствасоблюдения правил работы с документами на предприятие. В структурныхподразделениях назначаются сотрудники ответственные за ведениеделопроизводства.

Организацияработы с документами и правила документирования должны быть закреплены винструкции по делопроизводству.


2.1Формы организацииделопроизводства

 

Формаорганизации делопроизводства

Существуеттри формы организации делопроизводства:

— централизованная;

— децентрализованная;

— смешанная.

При централизованнойформе организации делопроизводства все технические операции по обработкедокументов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), атворческая работа с документами осуществляется в других структурныхподразделениях. К преимуществам централизованной формы организацииделопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всемпоступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяетповысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизироватьсправочную работу по документам. Централизованную форму организацииделопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организацияимеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованнаяформа организацииделопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводствав каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать придевизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальнойразобщенности структурных подразделений организации.

Смешаннаяформаорганизации делопроизводствапредполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием,регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание иоформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) вструктурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной формеорганизации делопроизводства одна и та же технологическая операция, напримеррегистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как вслужбе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категориидокументов.

 

2.2Основные этапыдокументооборота

 

Документооборот– Это движение документов с момента их получения или создания до завершенияисполнения, отправки или сдачи в дело.

Документы,поступающие на предприятие проходят:

— первичнуюобработку;

— предварительное рассмотрение;

— регистрацию;

— рассмотрение руководством.

После этоговходящие документы передаются конкретным исполнителям.

Служба ДОУ,которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурнымподразделениям (канцелярия, общий отдел, секретариат). Так и отдельнымсотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильнооформленные документы имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте(при наличие приложения). В противном случае присланные документы возвращаютсяавтору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причинывозврата.

Конверты отпоступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только поконверту можно определить, время отправки и дату получения документов. Не вскрываютсяи передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественныхорганизаций.

Предварительноерассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределенияпоступивших документов на:

— направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

— направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретнымисполнителям.

Безпредварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованныенепосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Нарассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителюпредприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросамдеятельности предприятия.

Обработка ипередача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления вслужбу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями илидолжностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы,подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют ихкак почтовое отделение и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУобязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений,соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильнооформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказнуюкорреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работникомслужбы ДОУ и датируется.

Исходящиедокументы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренниедокументы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационнойформе.

Служба ДОУдолжна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включаявсе их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборотаобобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия длявыработки мер по совершенствованию работы с документами.


2.3Прием и первичнаяобработка документов

 

Движение документов с момента их получения или создания до завершенияисполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документообороторганизации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемахпрохождения документов, которые разрабатываются службой документационногообеспечения и утверждаются руководством организации. При функционированиисистемы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включенывычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средстввычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительнойтехники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработкидокументов.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощьюсредств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительноерассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляютсяисполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы сгрифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции невскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределенияпоступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством инаправляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственнымисполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценкисодержания документов, на основании установленного в организации распределенияобязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначениюдокументы, адресованные непосредственно в структурные подразделения илидолжностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения порассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указанияконкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительнорассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные изправительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию попринципиальным вопросам деятельности организации и требующие решенияруководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службойдокументационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в деньпоступления документов в службу документационного обеспечения или в первыйрабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурнымиподразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинникпередается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом,организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документудопускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрениядокумента руководством организации.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощьюсредств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются какпочтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправкадокументов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службыдокументационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов между структурными подразделениями производится черезинспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных задокументационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой врегистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получениедокументов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурногоподразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями посовершенствованию работы с документами.

Осуществляетсякак полный, так и выборочный учет документов организации (по структурнымподразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения,заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учетапринимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учетсоздаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых осуществляетсяпо учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результатыучета документов обобщаются службой документационного обеспечения ипредставляются руководству организации для выборки мер по совершенствованиюработы с документами.

2.4 Регистрация формы и их заполнение

 

Регистрация документов фиксация факта создания или поступления документапутем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений одокументе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемогомассива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами пономенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индекседокумента соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составныхчастей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс поиспользуемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от другакосой чертой. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения ииспользования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные,учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые ииспользуемые внутри организации, так и направляемые в другие организации ипоступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частныхлиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы,так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые,машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие в деньпоступления, создаваемые в день подписания или утверждения. При передачезарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно нерегистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости отназвания вида документа, его автора и содержания. Например, отдельнорегистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказыруководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации поосновной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизиифинансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий,акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственныхорганизаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковыерегистрационные номера присваиваются документам в пределах каждойрегистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основномцентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановаядокументация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению в отделеснабжения, протоколы и решения коллегии в секретариате, распорядительныедокументы по основной деятельности, подписанные руководителем организации,документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, — вслужбе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документазакрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и втабеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационнойсовместимости регистрационных данных и создать условия для перехода кавтоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитоврегистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа,индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа илиего краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор,дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопросапо существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела).Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополненследующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получениедокумента, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположенияреквизитов на регистрационных формах и использования оборотной сторонырегистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяетсячислом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, гдедокумент будет исполняться и контролироваться.  Регистрация документов-ответовосуществляется на регистрационных формах инициативных документов.Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номерв пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются нарегистрационно-контрольных карточках установленной формы. Для регистрациидокументов могут использоваться копировально-множительная и вычислительнаятехника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется сиспользованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки,построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого вводаих с документа. Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольныхкарточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемымиклассификаторами. Составляются следующие картотеки:

— справочные

— контрольно-справочные

— погеографии поступающих документов

— попредложениям, заявлениям и жалобам граждан

— тематические(приказы, решения) и др.

Информационно-поисковыемассивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах,зафиксированных на машинных носителях.

2.5Обработкаисходящих и входящих документов

 

Получение секретарем входящих документов в почтовом отделении, учреждениифельдъегерско-почтовой связи, непосредственно от посыльного и т. п.производится после тщательной проверки адресных данных поступившейкорреспонденции, ее количества.

В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей.Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачейописи-реестра на все полученные документы.

Проверенная и документально оформленная почта укладывается в запирающийсяна замки портфель (сумку и т.п.) и пломбируется (опечатывается). Доставкавходящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте организации.

Доставленные до места назначения входящие документы проводят процедурупервичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получениевходящих документов по Техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф,телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственнов офисе.

На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленнымкоммуникационным каналам, испрашивается подтверждение. До полученияподтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.

Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируетсясекретарем в специальных журналах. Этот процесс получил название первичногоучета (регистрации) входящих документов.

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов входящихдокументов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) ивнесение данных первичного учета в регистрационный журнал — журнал учетавходящих документов.

Как показывает практика, в условиях функционирования современнойорганизации наилучшим образом зарекомендовала себя централизованная системарегистрации документов, в соответствии с которой выполнение всех необходимыхопераций с документами производится в одном месте — как правило, в офисеруководителя или в учетно-регистрационном отделе предприятия.

Такая система обеспечивает:

—единый порядок регистрации документов;

—оперативное ведение по документам информационно-поисковой иархивно-справочной работы;

—эффективный контроль исполнения документов.

Все документы, зарегистрированные в организации,должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себяпорядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журналасогласно утвержденной номенклатуре дел организации, например 3004/5, где 3004 — порядковый номер записи, 5 — номер журнала.

Поступившие в адрес руководителя входящие документыдолжны представляться ему для ознакомления, как правило, в день

поступления.

Документы особой важности, с пометкой «срочно» и т.п.,докладываются руководителю в первую очередь.

В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представленныхвходящих документов продолжают находиться у руководителя, а также то, какиевспомогательные материалы (например, из числа документов, ранее поступивших вадрес организации) для углубленного изучения первых могут ему потребоваться икогда их следует представить.

Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотренных входящихдокументов пишутся на свободных от текста полях документов (как правило, нижеили правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.

В необходимых случаях, когда поручение слишком обширно по своемусодержанию, для его оформления используются специальные бланки формата А5 суказанием в верхней строке должность лица, написавшего резолюцию (к примеру,«главный инженер»).

Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, толькоодному должностному лицу (например, начальнику планового отдела, главномуредактору и т. п.).

Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соисполнителейнескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто являетсяответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения(документа) в целом.

/>Содержание резолюций по наиболееважным и срочным документам при необходимости может регистрироваться секретаремв соответствующем журнале — журнале учета резолюций.

Должностные лица, которым поручено исполнение входящего документа, в своюочередь, обязаны сделать это, исходя из срока исполнения, установленногорезолюцией (или иным поручением) руководителя.

В процессе работы по исполнению (контролю за исполнением) документасекретарю руководителя предстоит выполнить (осуществить контроль завыполнением) следующие операции:

1. Постановку задачи (адресования документа на исполнение).

2./> Исполнение документа.

3. Тиражирование документа.

4. Регистрацию документа.

5. Упаковку и отправку (рассылку) документа.

6. Помещение контрольного экземпляра документа в дело, последующую работус ним.

7. Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. Центральное местов этой «цепочке» занимает этап непосредственной работы над документом/>.

В процессе регистрации документу присваивается исходящий номер — какправило, это порядковый номер записи в журнале учета исходящих документов.

Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводительного письмадокумента, предназначенного к отправке. Аналогичным образом учитываются всеэкземпляры документа.

До отправки ответственный сотрудник службы ДОУ (секретарь) обязануточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа,подлежащих отправке (рассылке), а также адреса мест назначения.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров,в обязательном порядке оформляется «расчет рассылки», существеннооблегчающий последующее конвертование документов.

Соответствующим образом оформленные и зарегистрированные документы, атакже сопроводительные письма к ним укладываются в конверты.

На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами оформляются адресаполучателя и отправителя. После проверки правильности адресования конвертызаклеиваются и опечатываются печатью предприятия «для пакетов».

Подготовленные к отправке конверты (пакеты) передаются в экспедиционныйотдел службы ДОУ (для доставки в почтовое отделение или отправки получателюиным общепринятым способом).

Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, могут направлятьсяадресату с курьером, которому, помимо пакета, выдается на руки и реестр надоставляемую корреспонденцию, исполненный в двух экземплярах (первый остается уадресата, второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный отделслужбы ДОУ отправителя).

В небольших организациях отправку (рассылку) документов организуетсекретарь руководителя.

После отправки исходящих документов секретарем (ответственным сотрудникомслужбы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списаниеотправленных экземпляров в журнале учета исходящих документов путемпроставления отметки «отправлено, дата» в соответствующей графе.

 

2.6 Контроль и исполнение документов и поручений

 

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнениявключает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведениядокумента до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения иответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительныхдокументов осуществляется по поручению руководства организации специальнойслужбой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п.,или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других системдокументации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведетсяпо поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с датыподписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из другихорганизаций с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены вТиповой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РоссийскойФедерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-рпредседателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаютсяруководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или врезолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя вследующем порядке: типовые сроки принятием нового акта, индивидуальныераспоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнениязаданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицами или другого документированного подтверждения исполнения. Результатыисполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и наэкземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполненияиспользуются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

· формированиекартотеки контролируемых документов;

· направлениекарточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

·  выяснение в структурном подразделениифамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;

· напоминаниеподразделению-исполнителю о сроке исполнения;

·  получение информации о ходе ирезультатах исполнения;

·  запись хода и результатов исполненияв карточке контролируемого документа;

·  регулярное информированиеруководителей о состоянии и результатах исполнения;

·  сообщение о ходе и результатеисполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальныхорганов;

· снятие документовс контроля по указанию руководителей;

· формированиекартотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека)систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группамдокументов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срокав следующем порядке:

1. Заданий последующих лет не реже одного раза в год 2. Заданий последующих месяцев текущего года не реже одногораза в месяц 3. Заданий, поручений текущего месяца каждыедесять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию споследующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документомотправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. Послеисполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения исодержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контрольисполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное задокументацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнениядокументов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза вмесяц.

Формирование дел группировка исполненных документов в дела в соответствиис номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано илидецентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаютсялица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел ворганизации и ее структурных подразделениях осуществляется службойдокументационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

· Помещать в делотолько исполненные, правильно оформленные документы в соответствии сзаголовками дел по номенклатуре;

· Помещать вместевсе документы, относящиеся к разрешению данного вопроса;

· Посещатьприложения вместе с основными документами;

· Группировать вдело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

· Раздельногруппировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

· Помещать в деломашинограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишниеэкземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.


3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯДОКУМЕНТОВ

 

Номенклатураделэто систематизированный переченьзаводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованногораспределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов иучета дел. Она является классификационным справочником и используется припостроении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатурыдел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типоваяноменклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности иструктуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системойиндексации в отрасли и является нормативным документом. Примерная номенклатурадел устанавливает примерный состав дел для однородных по характерудеятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носитрекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службамидокументационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются ихруководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатурысогласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства(ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которуюраспространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежатсогласованию с организациями государственной архивной службы. Номенклатура дляорганизации составляется службой документационного обеспечения на основеноменклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации,предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается сэкспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступаютна государственное хранение, и утверждаются руководителем организации.Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру делсогласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоватьсятиповыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями суказанными в них сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие вседокументируемые участки работы организации. В том числе указываются справочныеи контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру,должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения(по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела впределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекспроставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам,печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатурыдел организации хранится в службе документационного обеспечения управления(ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третийиспользуется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дели куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатурадел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций иструктуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется,утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 январяследующего года.

В течениегода в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, овключении новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения окатегориях и количестве заведенных дел.


3.1Формирование дел

 

При хранениидокументы группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ иинформацию. Эта работа носит название «формирование дел», т.к. основнойединицей организации учета и хранения бумажных документов является дело,небумажных – единица хранения, документов на компьютерных носителях данных –файл данных.

Работа поформированию дел состоит из следующих операций:

— распределение исполнительных документов по делам;

— расположение документов внутри дела;

— оформлениеобложки дела;

Приформировании документов в дела используются номинальный признак заведения дел,т.е.основанием для группировки документов служит название разновидностидокумента, например: приказы, справки и т.д.; авторский признак (группировка вдела документов одного автора – Владимирский политехнический колледж) ихронологический признак (группировка документов за какой-либо определенныйпериод времени, обычно одного календарного года, кроме личных дел, которыеведутся на всем протяжение периода времени работы сотрудника на предприятии),например: «Владимирский политехнический колледж. Приказы по личному составу за2006 год».

В дела должныпомещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуютзаголовку дела. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен всоответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативныхактов.

Приформировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

— документыпостоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в делараздельно;

— подлинникиотделять от копий;

— включать вдело по одному экземпляру каждого документа.

Допускаетсявременная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, еслиони относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решениявопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело невключаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты(проекты) документы их копии. Исключительно составляют черновые материалы,которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основномуматериалу.

От выбраннойпоследовательности расположения документов в деле зависят оперативность поисканеобходимых документов, а так же раскрытие хода и полноты решения вопросов.Обычно документы внутри дела располагаются в хронологическойпоследовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая болеепоздними датами.

Документымогут располагаться и в алфавитной последовательности. Каждая группа документовотличается составом и ценностью информации, что обуславливает и спецификуформирования их в дела.

Дело должносодержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Документы,помещённые в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии – завершительнуюнадпись, отметку «В дело №…».

Хранениеисполнительных документов осуществляется в специальных папках различныхконструкций. Папки типа «скоросшиватель» используются для большинствадокументов, но белее приемлемы для документов кратковременных сроков хранения,т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологическойпоследовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху),а более ранний – в конце (снизу).

Длядокументов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использоватьпапки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваютсядыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываютсяснизу подшитых документов.

Это даетвозможность группировать документы в дело в прямой хронологическойпоследовательности.

Основныезадачи, которые ставятся при оформлении дел:

Ø Максимальновозможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего принеобходимости скопировать документы, не вынимая из подшивки, или изъять одинили несколько листов из подшитого дела на время;

Ø Обеспечение учетаколичества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела послекаждого обращения к нему;

Ø Созданиесправочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, длябыстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба припролистывании.

Всоответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющиедело, подшиваются на 4 прокола в твердую установленную государственнымстандартом обложку.

Особо ценныедокументы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается)хранить в закрытых с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.

Поскольку нахранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны, — бумажных (стандартного А5-А3 формата и крупноформатных), пленочных, магнитных идр., для каждого носителя применяется свой вариант упаковки.

Заголовокдела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, ихпоиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению– четко и в обобщенной форме отражается основное содержание и состав документовдела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования.Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых вследующей последовательности:

— названиедокумента (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (дело,документы);

— автордокумента (название организации, структурного подразделения);

— корреспондент (название организации, которой адресуется и от которой получаютдокументы);

— вопрос иликраткое содержание документов дела;

— названиеместности (территории), с которой связано содержание документов дела;

— даты(период), к которым относятся документы дела;

— указание накопийность дела.

Составэлементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Систематизацияконфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует темтребованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытогодоступа.

Вместе с темзадачи, решаемые при выполнение процедур и операций формирования и ведения делс конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не толькосферу эффективного использования этих документов в деятельности организации, нои в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел,массивов информации и их носителей, а так же других конфиденциальных материаловв процессе хранения и использования.

Дела сконфиденциальными документами всегда формируются централизовано в отделекадров. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудниковорганизации не разрешается.

Приформировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдатьсяразрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электроннымсведениям, обеспечивается информационная взаимосвязь местонахождения документав дело с его предыдущими учетными формами и номерам, строго выполнятьинструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Конфиденциальныене подшитые документы должны храниться у работника отдела кадров в папках, накоторых указывается их целевое значение: фамилии сотрудников организации,которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедури операций (подшивка дело, отправленные и др.). Каждая папка должна иметь описьнаходящихся в ней документов, которая регулярно обновляется. Хранить документыв россыпи в ящиках стола, в шкафах и сейфах не допускается.

Технологическаясхема процесса формирования и оформления дела при его заведении; оформлениедела при его формировании; оформление дела (тома) при его закрытии; выдачизаконченных дел сотрудникам организации и приема их от сотрудников.

Особенностипроцедуры оформления дела при его заведении являются:

— оформлениеобложки дела с указанием грифа конфиденциальности;

— оформлениесписка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

— оформлениекорточки учета расширений и выдачи дела (на внутренней стороне обложки);

— подшивка вдело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

— внесение вноменклатуру отметки о заведении дела.

Внутренняяопись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы,выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит следующиеграфы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания илиутверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующихрасположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, переддокументами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяютсясохранность документов и их комплектность.

Особенностямипроцедуры оформления дела при его формировании являются:

— проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки опериоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятие грифа(если такая отметка или дата ранее отсутствовала);

— внесениеданных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

— нумерациялистов документа в деле;

— принеобходимости внесения изменений в реквизиты обложки дела;

— подшивкадокумента в дело (прошнурование листов документов), проверка правильностинумерации листов;

— внесениеотметки о подшивке в учетную карточку документа;

— проверкаправильности подшивки документа;

— возвращениеучетной карточки документа на соответствующую картотеку.

В делоподшиваются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся вопись перед его подшивкой в дело.

Особенностипроцедуры оформления дел при его закрытие:

— подшивка иоформление заверительного листа;

— оформлениеитоговой записи во внутренней описи дела;

— опечатывание концов шнурка на заверительном листе;

— внесениеитоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

— проставление отметки о закрытие дела в номенклатуре дел;

— принеобходимости – внесение дела в инвентарную опись законченных дел, карточек,журналов;

— поокончании года – закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненныедокументы и контрольных журналов учета карточек;

— внесениесоответствующих отметок в номенклатуру дел;

— принеобходимости – внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную описьзаконченных дел, картотек журналов.

Дело можетбыть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов,относящихся к данному делу и году.

Законченныеконфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительноговремени активно используется в текущей работе сотрудников организации, выдаютсяим для решения тех или иных вопросов.

Особенностямипроцедуры выдачи законченных дел сотрудникам организации и приема их отсотрудников можно назвать следующие:

— проверкаработником отдела кадров полномочий исполнителям – наличия на обложке дела илив карточке учета разрешения и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников,допущенных к делу;

— выдача деласотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи;

— помещениекарточки учета разрешений и выдачи в картотеку «За исполнителями»;

— привозврате дела сотрудником – проверка соответствия документов дела сведениями,зафиксированным во внутреннюю опись, контроль комплектности дела и документовсохранности всех их элементов;

— росписьработниками отдела кадров за возврат дела в карточке разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

— помещениедела и карточки в места хранения.

Всевышеуказанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, которыйсопровождает специфический набор немашинных операций.

Помимоизвестных задач номенклатура дел предназначена для:

1) учетаформирования дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;

2) закрепления схемыразрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам;

3) учета делархивного фонда;

4) учета движения,использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальныхматериалов до передачи документов в ведомственный архив или архив организации.

В отличие отноменклатуры дел открытых документов при работе с номенклатуройконфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедуры закрытияноменклатуры дел, которая включает операции:

— проверказакрытия всех заведенных дел и томов;

— проведениегодовой проверки наличия дел и документов;

— заполнениеитоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;

— проверкаполного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел,допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписьюработника отдела кадров;

— включениебумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;

— переработкаэлектронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущемкалендарном году;

— распечатканоменклатуры дел будущего года для издания.

Послеокончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дели документов номенклатура закрывается, подшивается, сохраняет учетную функциюархивных дел.

При снятии вустановленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его издела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, ноотсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причиныизъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметкавносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотекеисполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежитперемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом происходитпроцесс изъятия электронного документа из информационного массива службы кадровили с дискеты.

 

3.2Хранениедел

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичноеоформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составуподлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплетдела, нумерацию листов в деле, составление листа заверителя дела, составление внеобходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложкидела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы вних не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется поустановленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного идолговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствиезаголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаяхв заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номераприказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должнасоответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документыза более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись:«Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов(частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). Приобозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год,месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяцапишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенноецифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначноститолкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственнымархивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) втечение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другуюорганизацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое названиеэтой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следуетпроизводить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела поличному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии сприведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временногохранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляютработники, ответственные за документацию, под непосредственным методическимруководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на деладолговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела(научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторскиепредложения и т.п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурномуподразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждымподразделением под непосредственным методическим руководством ведомственногоархива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой дляподготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и покоторой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшимобъемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела занесколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться занесколько лет со сплошной нумерацией дел.

Описи дел составляются по установленной форме в двух или трехэкземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственныйархив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее,делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываютсяцифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел,проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел,указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов вделах.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архивпередаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационныежурналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись какотдельные единицы хранения.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Я написалакурсовую работу на тему «Комплексный анализ документационного обеспеченияуправления». В ней я подробно рассмотрела такие важные части делопроизводства,как первичная обработка документов; регистрационные формы и их заполнение;обработка исходящих и входящих документов; номенклатура дел и порядок работы сней; формирование дел; хранение дел.

В наше время,с появлением персональных компьютеров, делопроизводство стало болееорганизованным. Компьютеры облегчают работу секретаря и ускоряют процессдокументооборота. Так же они упростили формирование дел и оформлениедокументов. С помощью офисной техники можно быстро доставить документ адресату,сделать копию и т.д.

Кадроваядокументация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособногочеловека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развитиярыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работникана социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд притрудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение,используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.


СПИСОКЛИТЕАТУРЫ

 

1.  Андреева В.И. Делопроизводство вкадровой службе: Практическое пособие – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез»,1997.

2.  Пшенко А.В. Делопроизводство:документационное обеспечение работы офиса: пособие для студентов учрежденийсреднего профессионального образования. — М.: Мастерство, 2000.

3.  Кузнецов И.Н. «Делопроизводство:учебно-справочное пособие» М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков иКº», 2007.

4.  Тимофеев М.В. Кадровая служба иуправление персоналом предприятия. – СПб.: Тритон, 2006.

5.  Микушина М.Н. «Делопроизводство вкадровой службе» — Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004.

6.  Сборник методических материалов покурсу «Документационное обеспечение управления» — М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова,2006.

еще рефераты
Еще работы по бухгалтерскому учету и аудиту