Реферат: Организация документооборота на предприятии
Оглавление
Введение
1.Понятие документооборота
2.Общая структура документационного обеспечения управления
3.Классификация документов
4.Нормативная база делопроизводства
5.Автоматизация документооборота
6.Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ООО «Рязанскаячайная фабрика»
Выводыи рекомендации
Заключение
Списокиспользованной литературы
Приложение1
Введение
Документы — этоосновные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требуетправильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержкупринятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всехбизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, чтодокумент — это закодированное определенным образом и зафиксированное наспециальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее,что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен бытьсовершен[1].Документация- это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент ихсовершения.[2]Документооборот- это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельностьпредприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужногодокумента, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением,ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия,особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения — организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативноеуправление в данном случае крайне затруднительно.
Эффективныйдокументооборот является обязательной составляющей эффективного управленияпредприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организациифинансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве отспецифических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная темаявляется очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятиедокументооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему ихдвижения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключитьдублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.
1. Понятиедокументооборота
Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершенияисполнения или отправки. Документооборот является важным звеномделопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главноеправило документооборота — оперативное движение документов по наиболееперспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборотадают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях,положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции поработе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков,пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот кактехнологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляютпрямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и поотношению к управленческому объекту.
По направлению:
-горизонтальные — связывают организации одного уровня
-вертикальные — нисходящие, восходящие — связывают организации различных уровней (восходящие — входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённыхорганизаций.Нисходящие — направляются вышестоящими органами власти подчиненныморганизациям).
По отношению куправленческому объекту документооборот образуют потокивходящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другиеорганизации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации)документов.
Основными задачами,стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются[3]:
формирование полной идостоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатахдеятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также дляее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами,банками и иными заинтересованными лицами;
обеспечение контроля заналичием и движением имущества, использованием материальных, трудовых ифинансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами исметами;
своевременноепредупреждение негативных явлений в финансово — хозяйственной деятельности,выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
Выполнение этих задачнапрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетахбухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией впроцессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствиемдокументального оформления совершенных операций. От правильности его выполнениязависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтериейорганизации ее пользователям.
При расчете объемадокументооборота учитываются только подлинники документов или их заверенныекопии.
2. Общаяструктура документационного обеспечения управления
Управление любымпредприятием — это информационный процесс, в котором информация принимается,обрабатывается, вырабатывается решение, решение до/>водитсядо исполнителей, действия которых контролируются (рис.1).
/>
Рис.1. Схемадокументационного обеспечения управления
Документооборотпредставляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводстваи проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает местоузлового звена любой системы делопроизводства.Процесс организации работы сдокументами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение,систематизацию и хранение, называют делопроизводством.
Любой документ,доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработкавходящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотренияруководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документнаходится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнениядокумент должен подшиваться к делу. Дело — это совокупность документов,относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которойдокументы расположены в определенном порядке.
По истеченииустановленного срока дела передаются на хранение в архив.
Документооборот — этодвижение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.
/>
Рис. 2. Документооборотна предприятии
Организациядокументооборота имеет много общего с организацией механического конвейера(рис. 2). В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизациейпродукции и стандартизацией деталей привело к значительному роступроизводительности труда, снижению стоимости процесса производства и положилоначало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером,привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.
Организациядокументооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер:движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени,документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями,чтобы избежать дублирования операций.
Различают внешний ивнутренний контуры документооборота (рис. 3).Внешний контур начинается свходящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Этомогут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма отпартнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями изатем поступают на исполнение.
Входящая документация — это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящиедокументы — это документы, которые предприятие (организация) отправляет другимпредприятиям. Исходящая документация — это документы, которые несут в себеинформацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другиеорганизации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы ит.п.
/>
Рис. 3. Схемадокументооборота
Если документ создаетсяв самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа(инициация — исполнение — согласование — утверждение — регистрация). Именно навнутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е.документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когдапоявляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства являетсяотслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль заизменением документа.
Каждый документ впроцессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль,направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должнавыполняться один раз.
3. Классификациядокументов
Существует целый рядвариантов классификации документов.
По происхождению — Служебные,личные
По срочности — Срочные,несрочные
По гласности — Секретные,сов.секретные, для служебного пользования, несекретные
По форме — Типовые,индивидуальные
По срокам хранения — Временногохранения, долговременного, постоянного
По характеруинформационных связей Входящие, исходящие и внутренние
По типу носителей — Бумажные,электронные
Особенно следуетвыделить класс управленческих документов, к которым относятся:
· организационныедокументы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкциисотрудников);
· распорядительные(распоряжения, приказы, решения);
· информационно-справочные(письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);
· документыпо личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные деласотрудников).
4. Нормативнаябаза делопроизводства
Нормативная базаделопроизводства — это законы и иные правовые акты, которые регламентируютсоздание и продвижение документов, описывают структуру и функции службделопроизводства. Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны нарис.4.К законодательным и правовым актам в сфере информации и документацииотносятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения ПрезидентаРоссийской Федерации, постановления Правительства и различных органовисполнительной власти.
/>
Рис.4. Нормативная базаделопроизводства
К законодательным иправовым актам в сфере информации и документации относятся законы РоссийскойФедерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановленияПравительства и различных органов исполнительной власти.
Например, Гражданскийкодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых дляфиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др.Закон Российской Федерации «Об Архивном фонде и архивах» регулируетправила хранения документов, их учет, использование архивных фондов иуправление ими. Закон Российской Федерации «О стандартизации»устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контролясоблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.
Для учета, хранения ипридания юридической силы документам, созданным разными организациями,необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной частидокумента, но и к его оформлению. Оформление служебных документоврегламентировано стандартами.
Единые требования коформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). Вчастности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлениюдокументов (материалы ГОСТ можно найти на CD-ROM-приложении ).Пример графикадокументооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики длятерриториальных природоохранных органов управления и бюджетных организацийсистемы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26июля 1999 г. N 04-14/24-204).
5. Автоматизациядокументооборота
В процессеавтоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии (рис. 5):бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономныхПК, смешанный и безбумажный документооборот.
/>
Рис. 5. Эволюция формдокументооборота
Бумажныйдокументооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Ещеполтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Длярегистрации бумажных документов использовались большие журналы или листыбольшого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. Поистечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.
Когда появилиськомпьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажномудокументообороту с использованием автономных ПК.
Бумажныйдокументооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используетсядля подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе ивозникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, которыйхранится исключительно в компьютере, или, как говорят, «на машинных носителях».Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могутбыть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование иутверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.
/>
Рис. 6. Смешанныйдокументооборот
Смешанныйдокументооборот (рис. 6) предполагает, что компьютеры, объединенные в локальнуюсеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическуюсилу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждениефинансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовкапроекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документпоступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передаетруководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдаетдокумент исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден,он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).
Безбумажныйдокументооборот означает, что все операции с документами производятся вэлектронном виде.
6. Особенностиорганизации документооборотав бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайнаяфабрика»
Документооборотвбухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика» можно охарактеризовать каксмешанный. Поскольку фабрика является предприятием с небольшим штатомсотрудников, нет необходимости внедрять сложную автоматизированную системууправления электронными документами. В качестве среды распространениядокументов здесь используется программа MicrosoftOutlook, с помощью которойпересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылкиобразов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажныхоригиналов. Как видно из рис. 6, электронная почта обеспечивает контакт каждогос каждым.
/> <td/> />
Рис.6. Организация документооборота по принципу «каждый с каждым» в бухгалтерскомучете ООО «Рязанская чайная фабрика»
При таком подходеединые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют икаждое подразделение, в т.ч. и бухгалтерия, формирует собственные системыклассификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресныекниги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.
Регистрация документовпри такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся втаблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документнаправляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Таким образом, нафабрике организована работа на базе обмена электронной почтой и хранениядокументов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. Эта схемауправленияпри удобна для хранения документов. Например, в папке«Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел», в ней папка«финансовое планирование», еще глубже — «минимизацияналогообложения». Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей — каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы[4].
Движение первичныхдокументов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.График документооборота — это график или схема, которые описывают движениепервичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачина хранение.Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждоепредприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностейдеятельности.
На Рязанской чайной фабрикеграфик документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждаетруководитель предприятия.
График устанавливаетрациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное числоподразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа,определять минимальный срок его нахождения в подразделении.Правильноесоставление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальномураспределению должностных обязанностей между работниками, укреплениюконтрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременностьсоставления отчетности.
Для каждого документа,в том числе и в бухучёте, существует свой путь движения, пять основных этапов:
1) составлениедокумента в момент совершения хозяйственной операции, а если это непредставляется возможным — непосредственно после ее окончания в соответствии стребованиями, предъявляемыми к его оформлению;
2) передача документа вбухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетнойобработки;
3) проверка принятыхдокументов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления,заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированныхопераций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;
4) обработка документав бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:
• таксировка (расценка)- предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающийденежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основаниикоторого рассчитывается заработная плата работников;
• группировка — подбордокументов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расходтоварно-материальных ценностей;
• контировка — указаниев первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственнойоперации, вытекающей из содержания документа;
5) сдача документов вархив на хранение после составления по ним учетных регистров.
Правила ведениябухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов втечение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные срокихранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего загодом, когда документ был оформлен.
В соответствии с п.5Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составеучетной политики фабрикиутверждаются в том числе и правила документооборота итехнология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе ив Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности вРоссийской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н),неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость егособлюдения. Однако как составляется такой график, какие требованияпредъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.
В Положении одокументах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организациидокументооборота, в соответствии с которым движение первичных документов вбухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений,принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот)регламентируется графиком.
Работу по составлениюграфика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборотаутверждается приказом руководителя фабрики.
График документооборотаоформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов,выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всемиисполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники фабрики(начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово — экономического,финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики,подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляютдокументы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляютсядокументы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представленияи подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.
Ответственность засоблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное идоброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отраженияв бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документахданных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдениемисполнителями графика документооборота по фабрике осуществляет главныйбухгалтер.
Первичные документы,учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передачев архив, а до этого хранятся в бухгалтерии в закрывающихся шкафах подответственность заместителя главного бухгалтера. Бланки строгой отчетности хранятсяв сейфах.
Обработанные вручнуюпервичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетномурегистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены. Наряды наработу, сменные рапорты и другие документыхранятсяне переплетенными, ноподшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
В соответствии со ст.17Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерскомучете» (с изменениями от 23 июля 1998 г.) первичные учетные документы,регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранятсяв течениесроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственногоархивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета,другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машиннойобработки данных (с указанием сроков их использования) хранятсяне менее пятилет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерскойотчетности в последний раз.
Ответственность заорганизацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета ибухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Сохранность первичныхдокументов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление ипередачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.
Выдача первичныхдокументов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтериии из архива фабрики работникам других структурных подразделений не допускается,а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главногобухгалтера.
В случае пропажи илигибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначаетприказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимыхслучаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственныхорганов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работыкомиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия,учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Выводы и рекомендации
Бухгалтерскийдокументооборот в ООО «Рязанская чайная фабрика» в целом поставлен чётко. Однакосотрудники иногда тратят довольно много времени на поиск необходимых данных[5].Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристовв электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки подокументам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерскойсистеме; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электроннойтаблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущаяпереписка по поводу договорных работ — в электронных почтовых ящикахсотрудников. При такой «разбросанности» данных и документов сложнообеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность. Системаэлектронного документооборота[6]позволила бы организовать любое взаимодействие между сотрудниками предприятияна основе документов, обеспечить создание и движение документов по организации,контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, атакже хранение.
Вместе с тем, графикдокументооборота в ООО «Рязанская чайная фабрика» отличается чёткостью,сотрудники стремятся точно выполнять его, что способствует улучшению всейучетной работы на предприятии, повышению уровня автоматизации учетных работ,оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками,укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечениюсвоевременного составления отчетности.
Заключение
Документация — этоспособ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент ихсовершения.Документирование хозяйственных операций является одной изотличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлятьсплошное наблюдение за хозяйственными процессами.Основанием для отраженияинформации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерскогоучета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют фактсовершения хозяйственной операции.
Под документооборотомследует понимать создание или получение от других организаций первичныхдокументов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив.Документооборотна предприятии регламентируется графиком. График документооборота составляетглавный бухгалтер и подписывает руководитель.
Для каждого документа вбухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»существует свой путьдвижения, т.е. свой документооборот.
Недостатком организациидокументооборота в ООО «Рязанская чайная фабрика»является то, что сотрудникипредприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных иливоссоздание документов, уже существующих, достоинством – чёткое выполнениеграфика документооборота, стремление придерживаться научных основдокументооборота, руководство нормативными документами при его осуществлении.
Список использованнойлитературы
1. БархатноваА. Сроки хранения документов и последствия их утраты // Финансовая газета. –2004. — № 44.
2. БертяковА., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. – 2004. — №№ 7-8.
3. Бухгалтерская(финансовая) отчетность: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.Д. Новодворского. –М.: ИНФРА-М, 2003. – 254 с.
4. КозловаЕ.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. — М.,2005. — 720 с.
5. ЕлгинаЕ.Б. Первичные документы. – М.: Статус-кво, 2004. – 452с.
6. КондраковН.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: ИНФРА – М, 2004. – с. 645.
7. КузнецоваТ.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря //Секретарское дело 2000. №1. 3-5.
8. КузнецоваТ. В… «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» — М.: ЗАО«Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
9. КузнецоваТ.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа — «Интел-синтез» 2001 — 324 с.
10. ХрамцовскаяН.А. Что такое «документ»? /Делопроизводство и документооборот на предприятии/ N7,июль 2004 г.
11. ТумасянР.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е издание – М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС»,2003.- 895с.
12. Федеральныйзакон РФ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете»
13. Федеральныйзакон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»
14. Положениепо бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98. Утвержденоприказом МФ РФ от 09.12.98 г. №60н.
15. Положениепо бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99.Утверждено приказом МФ РФ от 06.07.99 г. №43н.
16. Типоваяинструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы Росси от 27.11.2000 / №68
17. ГОСТР 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения (утвержденопостановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28)
Приложение 1
ПАМЯТКА
делопризводителя
Этапы движениядокументов в делопроизводстве:
1. первичнаяобработка поступивших документов;
2. предварительноерассмотрение документов;
3. регистрация;
4. рассмотрениедокументов руководством;
5. направлениена исполнение;
6. контрольисполнения;
7. подшивкадокументов в деле;
8. формированиедел;
9. оформлениедел;
10. передачадел в архив.
Перечень документов, неподлежащих регистрации
Сообщения о заседаниях,совещаниях и повестках дня.
Графики, наряды,заявки.
Сводки и информация,присланные для сведения.
Учебные планы,программы.
Рекламные извещения,плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.
Прейскуранты,прайс-листы.
Технические условия.
Нормы и нормативырасходов материалов.
Поздравительные письма.
Пригласительные билеты.
Печатные издания(книги, журналы, бюллетени, каталоги).
Формы статистическойотчетности.
Корреспонденция,адресованная работникам предприятия с пометкой «лично».
Объяснительные записки.
Критерии выбора системыдокументооборота
1. Насыщенностьдокументооборота.
2. Сложностьорганизационной структуры предприятия.
3. Необходимостьи частота принятия оперативных решений.
4. Численностьработающих на предприятии.
5. Месторасположениеподразделений предприятия.
6. Профессиональныйуровень персонала, являющегося участником документооборота.
7. Техническаяоснащенность предприятия (Интернет, мобильная связь).
Состав реквизитов длярегистрации документов:
· автор(корреспондент);
· названиедокумента;
· датадокумента;
· индексдокумента;
· датапоступления документа (для входящих документов);
· индекспоступления документа (для входящих документов;
· заголовокдокумента или его краткое содержание;
· резолюция(исполнитель.содержание поручения, автор, дата);
· срокисполнения;
· отметкаоб исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактическогоисполнения и индекс документа — ответа);
· номердела.
В случае необходимостисостав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:
исполнители;
расписка исполнителя вполучении документа;
ход исполнения;
приложения и др.