Реферат: Оформление факсов и приказов в организации. Порядок прохождения внутренних документов

Содержание

1. Теоретическая часть

22. Каковы особенности оформленияфаксов

31. Каковы особенности оформленияприказа по основной деятельности

45. Каков порядок прохождениявнутренних документов

2. Практическая часть

31. Резюме

Список использованных источников


1. Теоретическая часть

22. Каковы особенностиоформления факсов

Факсограмма (факс) удобнатем, что воспроизводит все особенности документа. По факсу можно передать кактексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическуюинформацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ,полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинникдокумента или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляетсяаналогично.

Служебные факсыоформляются на специальном бланке для факса организации,имеют реквизиты — адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличиипредложений. Подписываются должностным лицом в рамках его компетенции.Обязательно наносится реквизит «отметка об исполнителе». Наименование видадокумента не указывается.

Факсы, отправляемые изучреждения, делятся на две группы — инициативные и ответные. Инициативные факсы- это факсы, требующие ответа. Например, такие факсы могут выражать просьбу(предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Факсы-ответы — по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например,излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какиесроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Еслиписьмо является ответом, составитель указывает реквизит «ссылка нарегистрационный номер и дату документа», на который он отвечает.

Исходящие факсы(отправляемые) визируются (например, факсы по финансовым вопросам — главнымбухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копиифакса, остающейся в организации. На входящих (получаемых) факсах проставляютсяотметка о поступлении и резолюции руководителей.

31. Каковы особенностиоформления приказа по основной деятельности

Приказы по основнойдеятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, еематериально-технического обеспечения, научно-техническую политику,информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы,а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждойконкретной организации видов деятельности.

Приказы поорганизационным вопросам и основной деятельности издаются во исполнениеправовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целяхреализации возложенных функций и задач.

Заголовок — обязательныйреквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко,выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме«О чем?», например:

«О создании филиалаобщества в г. Твери»

«Об увеличенииуставного капитала общества»

текст приказа, какправило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Вовступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основаниемк изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящейорганизации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, вовступительной части указываются его название, дата, номер:

«В соответствии сПоложением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительствобщества, утвержденном Советом директоров общества 15.05.1996, и на основерешения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери(протокол от 18.03.1997 №1)

ПРИКАЗЫВАЮ: …»

Если проект приказаготовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то вконстатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого илиизменяемого приказа.

Если приказ издается винициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функцийи задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемыхдействий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

«В связи сзавершением строительства нового учебного корпуса по ул. Металлистов, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ: …»

Вступительная часть можетотсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении илиобосновании.

Распорядительная частьприказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа иначинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквамибез разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная частьделится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказомпредписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительнойчасти, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя илиисполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения.При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемогодействия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом.Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержиттолько одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения враспорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемоедействие или действия носят постоянный характер.

Количество исполнителейпо каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Приказы подписываютсяруководителем организации или его заместителем, официально исполняющимобязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка,отпуск, болезнь).

45. Каков порядокпрохождения внутренних документов

В целях организациирационального движения документопотоков целесообразно установить единый порядокпередачи документов для обработки внутри организации. Для достижения даннойцели в организации выделяется специальный сотрудник (секретарь), которыйзнакомит ряд должностных лиц с одним экземпляром документа требующегопроставления определенного рода делопроизводственных отметок, а именно,согласования, подписания или утверждения.

Для оптимизации и сокращениядокументопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), вкоторых в наглядной графической форме определена последовательность подготовкипроектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания иутверждения. А также там могут быть указаны альтернативные решения,местонахождение конкретных должностных лиц и часы приема по данному вопросу.

Прохождение внутреннихдокументов на этапах их подготовки и оформления должно соответствоватьпрохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающихдокументов.

Проекты распорядительныхдокументов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениямии должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствиясодержания документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ,которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документыпередаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов ираспределением обязанностей.

Копии подписанныхруководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются вструктурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Передача документов междуструктурными подразделениями осуществляется через секретарей структурныхподразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаютсяс соответствующей отметкой в РКФ.


2. Практическая часть

31. Резюме

Александр Леонтьевич Апанович 1. Общие сведения:

Дата рождения: 29 июля 1970 г.

Место прописки и жительства: г. Минск, пр-т. Любимова 34, к.1, кв. 48

Семейное положение: холост

Телефоны: моб.тел.: 664-81-72, дом. тел.: 272-55-14,

Электронная почта:gladius111@tut.by

2.Образование:

1987-1992г.г. — Минский радиотехнический институт. Дневное отделение. Конструкторско-технологический факультет.

Квалификация: Инженер — конструктор — технолог.

1994-1996г.г. — Белорусский государственный экономический университет. Заочное отделение. Факультет: Экономика и управление производством.

Квалификация: экономист — менеджер. 3. Дополнительное профессиональное обучение:

В настоящие время обучаюсь в СП ООО «Институт приватизации и менеджмента» по программе CIPA, курс «Управленческий учет».

 Июнь-июль 2004 г. ОДО УПП «Центр XXI век». Курс «Специалист по таможенному оформлению».

22 — 31 мая 1997 г. Республиканский институт высшей школы при БГУ. Курс “Рынок ценных бумаг”. Квалификация специалиста рынка ценных бумаг. С 1997 по 2000 г. действовал аттестат 1-й категории профессионального участника рынка ценных бумаг.

4. Знания и навыки:

ПК — опытный пользователь

Английский язык — хорошее владение, Немецкий язык — базовый уровень

5. Опыт работы:

с 7 ноября 2006 по настоящее время: в банке:

начальник отдела кредитования юридических лиц. Штат компании 8 человек.

Организация работы кредитного отдела. Проведение переговоров с клиентами по вопросам кредитования. Проверка готовности пакета документов клиента, для вынесения на кредитный комитет банка и утверждение заключения, подготовленного экономистом по кредитуемой сделки. Подготовка отчетности для вышестоящей структуры и Национального Банка РБ. Участие в разработке локальных документов банка, регламентирующих кредитные операции.

с 1 марта 2004 по 7 ноября 2006 г.: в Лизинговой компании:

 заместитель генерального директора. Штат компании 12 человек.

Основные виды деятельности компании: Финансовый лизинг авто и спецтехники, оборудования и недвижимости, оптовая торговля авто и спецтехники (регионы РБ, РФ и Украина).

Функциональные обязанности:

Поиск клиентов. Проведение переговоров с клиентами и поставщиками. Работа с таможенными органами, таможенными агентами и страховыми компаниями. Поиск источников финансирования. Ведение графика платежей (дебиторов) и списаний(кредиторов). Оценка целесообразности и прибыльности (доходности) планируемых лизинговых сделок. Ведение лизингового портфеля компании. Подготовка бюджетного плана компании по объемам лизинговых сделок и лизинговым ставкам. Проверка готовности пакета документов клиента, подготовленного сотрудниками компании для передачи в кредитующий банк. Подготовка заключения о целесообразности лизинговой сделки и бизнес-плана с технико-экономическим обоснованием экономической эффективности лизинговой сделки. Последующее сопровождение клиентов (отслеживание поступающих платежей, проверка лизингового и залогового имущества и выявление потребности в обновлении основных средств ).

с 2002 — 2004: ООО «СФЕРАЛИЗИНГ»: специалист по инвестициям и маркетингу.

Основные виды деятельности компании: Финансовый лизинг авто и спецтехники, оборудования и недвижимости, оптовая торговля авто и спецтехники (регионы РБ, РФ и Украина).

Функциональные обязанности:

Поиск клиентов. Проведение переговоров с клиентами. Формирование пакета документов клиентов. Анализ пакета документов клиентов (финансовый и юридический). Выбор залоговой схемы обеспечения лизинговой сделки. Подготовка и оформление контрактов с поставщиками на приобретение имущества, передаваемого в лизинг и договоров лизинга с клиентами. Подготовка заключения о целесообразности лизинговой сделки и бизнес-плана с технико-экономическим обоснованием экономической эффективности лизинговой сделки. Последующее сопровождение клиентов (отслеживание поступающих платежей, проверка лизингового и залогового имущества и выявление потребности в обновлении основных средств ).

с 1999 — 2002 г: Центральный аппарат АСБ “Беларусбанк”: Отдел маркетинга и внедрения новых услуг. Главный специалист.

Разработка локальных нормативных документов по осуществлению активных и пассивных лизинговых операций в системе АСБ «Беларусбанк». Оценка целесообразности и экономического эффекта от внедрения новых банковских продуктов в системе банка. Формирование базы данных по потенциальным клиентам. Формирование и ведение лизингового портфеля по системе АСБ «Беларусбанк». Рассмотрение и оценка целесообразности лизинговых сделок с крупными клиентами АСБ «Беларусбанк» Вынесение заключения на рассмотрения Правлением банка. Участие в инвестиционной программе АСБ «Беларусбанк» (пассивный лизинг). Подготовка и оформление контрактов на приобретение имущества, передаваемого в лизинг и договоров лизинга.

с 1998-1999 г.г.: Центральный аппарат АСБ “Беларусбанк”:

 Управление банковского депозитария. Главный специалист.

Учет государственных ценных бумаг и акций, ведение реестра акционеров акционерных обществ.

1997-1998 г.г.: филиал №502 АСБ «Беларусбанк» :

Сектор ресурсов и ценных бумаг. Заведующий сектором.

Операции с ценными бумагами (государственные ценные бумаги, векселя, депозитные сертификаты, ведение реестра акционеров). Привлечение и размещение финансовых ресурсов клиентов (юридических лиц) в ценные бумаги. Консультирование клиентов по вопросам расчета посредством векселей и размещения денежных средств в высокодоходные финансовые инструменты.

 1996-01.1997 г.г. филиал №502 АСБ «Беларусбанк»:

Отдел кредитования и ресурсов. Главный специалист, ведущий специалист,

экономист 1-ой категории.

Кредитование юридических лиц. Проведение факторинговых и лизинговых операций. Привлечение и размещение ресурсов на межбанковском рынке. Работа с ценными бумагами.

 1993-1996 г.г. НПО “Интеграл” :

конструкторское бюро по разработке интегральных микросхем. Инженер.

Схемотехника, проектирование топологии интегральных микросхем

1992-1993 г.г.НПО “Интеграл” :

 цех сборки и измерения интегральных микросхем. Инженер -электроник.

Ремонт, настройка и модернизация электронного оборудования; установка и настройка программного обеспечения контрольно — измерительных комплексов;

6. Дополнительная информация:

Наличие водительских прав категории В.

Черты характера: эмоциональная устойчивость, способность работать в команде и самостоятельно, принимая на себя ответственность, стремление к профессиональным достижениям и карьерному росту.

Хобби: чтение, изучение иностранных языков, путешествия, восточная гимнастика и единоборства.

Веду здоровый образ жизни.


Список использованныхисточников

1.  Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е.Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. — Мн.: ТетраСистемс, 1999. — 288 с.

2.  Делопроизводство (Организация итехнологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой. — М.:Юнити-Дана, 2001. — 59 с.

3.  Делопроизводство: курс лекций / И.В.Гваева, А.А. Тепляков. — Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2009. — 231 с.

4.  Павлюк Л.В., Киселева Т.И., ВоробьевН.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере.- СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999 — 304 с.

5.  Печникова А.В. Документация отделакадров предприятия. — М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». ИздательствоЭКМОС, 2000 — 256 с.

6.  Печникова Т.В., Печникова А.В.Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. — М.:Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1998 — 208 с.

7.  Собалевский, Сергей Владимирович.Делопроизводство: курс лекций / С. В. Собалевский; Академия управления приПрезиденте Республики Беларусь. — Изд., 2-е, доп. — Минск, 2005. — 143 с.

еще рефераты
Еще работы по бухгалтерскому учету и аудиту