Реферат: Аудит расчетов с подотчетными лицами
Введение
В процессефинансово-хозяйственной деятельности у организации часто возникаетнеобходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ,услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В такихслучаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполненияопределенных действий по поручению организации.
Расчеты с подотчетными лицамиимеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к.включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов,топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортныхсредств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и заграницу; представительские расходы.
Тем не менее, практика аудиторскихпроверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количествоошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствиенебрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами сработниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.
Актуальность данной темызаключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, сцелью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбраннойтемы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых приучете расчетов с подотчетными лицами.
Объектом настоящего исследованияявляется ЗАО «Оренбург-GSM».
Предметом изучения являетсяполитика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетнымилицами.
Изучение выбранной темыпредполагает достижение следующей цели – рассмотреть аудит расчетов сподотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.
Сформулированная цельпредполагает решение следующих задач:
— определить цель, задачи и источникиинформации аудита расчетов с подотчетными лицами;
— определить нормативные изаконодательные документы учета расчетов с подотчетными лицами;
— оценить уровень существенности,внутренний контроль и аудиторский риск;
— составить план и программу аудита;
— рассмотреть аудит расчетов сподотчетными лицами;
— проанализировать полученныйматериал и сделать выводы.
В качестве теоретической основыизучения применялись труды и учебные пособия российских авторов по проблемамучета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в условияхрыночной экономики.
Официальной базой выработкиосновных направлений по аудиту расчетов с подотчетными лицами явилисьзаконодательные и нормативные документы (Федеральные законы, кодексы,Положения, ПБУ, Методические указания, План счетов и др.).
1 Цель, задачи и источникиинформации аудита расчетов с подотчетными лицами
Цель аудита заключается ввыражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности вчастности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работникамипредприятия. Данная цель определяется федеральным стандартом № 1 «Цель иосновные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчетности». Кроме того,аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерскогоучета расчетных операций законодательству Российской Федерации.
Таким образом, аудит расчетов сподотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующегозаконодательства, правильности документального оформления и отражения в учетевсех видов расчетов с подотчетными лицами.
Основные задачи аудита расчетов сподотчетными лицами:
— Проверка документальногоподтверждения расчетных операций:
— Контроль документов сиспользованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа
— Проверка организациианалитического учета по каждой сумме, выданной подотчет
— Проверка синтетического учета всоответствии с рабочим планом счетов
— Сверка оборотов и сальдо посчетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе
В качестве аудиторскихдоказательств используется следующая информационная база:
1. Учетные документы, отражающиесовершения хозяйственной операции:
— авансовый отчет (форма №АО -1)- представляют подотчетные лица об израсходовании авансовых сумм с приложениемдокументов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные кавансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Вбухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяетсяправильность оформления документов и расходования средств по назначению.Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения;
- журнал регистрации авансовыхотчетов,
— приказ о направлении работникав командировку (форма № Т-9), применяется для оформления и учета направленияработника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основаниислужебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченнымим на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия иинициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия)командируемого, а также цель, время и место командировки.
Принеобходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов,другие условия направления в командировку.
— командировочное удостоверение(форма Т – 10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника вслужебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровойслужбы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Вкаждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которыезаверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
— служебное задание длянаправления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), применяется для оформления и учета служебного заданиядля направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Служебноезадание подписывается руководителем структурного подразделения, в которомработает командируемый работник. Утверждается руководителем организации илиуполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для изданияприказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).
Работником, прибывшим из командировки,составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, которыйсогласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется вбухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовымотчетом (форма № АО-1).
— список лиц которым разрешенополучение наличных денег из кассы,
— приказы об утверждении сметпредставительских расходов,
— сметы представительскихрасходов,
— главная книга — книга, где собраны всесинтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планомсчетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг,
— журнал ордер №7 – учетный регистр,применяемый для учета операцийпо движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. Основанием длязаполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы,выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новыеприходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах полученныхи израсходованных.;
2. Бухгалтерская отчетность,подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: ФОРМА №1 «Бухгалтерский баланс»(строка баланса 246 – прочая дебиторская задолженность);
3. Прочие документы, отражающиезаконность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказыруководителя, соглашения, трудовые договоры и др.
2. Организационно-экономическаяхарактеристика ЗАО «Оренбург-GSM»
Закрытое акционерное общество«Оренбург-GSM» (Общество) является юридическим лицом идействует на основании Устава и Законодательства РФ.
Акционерами Общества могут бытьпризнающие положения Устава:
— юридические лица и граждане РФи других государств СНГ;
— иностранные юридические лица,включая, в частности, любые компании, фирмы, предприятия, организации,ассоциации, созданные и правомочные осуществлять инвестиции в соответствии с законодательствомстраны своего местонахождения;
— иностранные граждане, лица безгражданства, российские граждане и граждане государств содружества, имеющиепостоянное местожительство за границей, при условии, что они зарегистрированыдля ведения хозяйственной деятельности в стране их гражданства или постоянногоместожительства;
— международные организации.
Полное фирменное наименование:Закрытое акционерное общество «Оренбург-GSM».
Целью ЗАО «Оренбург-GSM» является извлечение прибыли.
ЗАО «Оренбург-GSM»осуществляет следующие виды деятельности:
— строительство системэлектросвязи, в том числе радиотелефонной связи;
— предоставление услугэлектросвязи, в том числе радиотелефонной, юридическим и физическим лицам;
— эксплуатация сетей сухопутнойподвижной радиосвязи, информационно-коммуникационных сетей и сервисногообслуживания аппаратуры;
— осуществлениеремонтно-строительных, пуско-наладочных, ремонтно-восстановительных работ;
— внешнеэкономическойдеятельности с учетом требований действующего законодательства;
— рекламных и информационныхмероприятий;
— предоставлениеинформационно-справочных услуг;
— ремонта и обслуживания техникина договорной основе;
— посреднических функций:исполнение поручений по управленческим, валютно-финансовым, договорно-правовымвопросам;
— представительства интересовзарубежных фирм и организаций;
— сдачи в аренду имущества,принадлежащего обществу;
— операций по экспорту товаров иработ (услуг);
— выполнениестроительно-монтажных работ;
— монтаж технологическогооборудования;
— деятельность в строительстве.
Деятельность ЗАО «Оренбург-GSM» не ограничивается оговоренной в Уставе. Общество имеетгражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любыхвидов деятельности, не запрещенных законом.
Общество является юридическим лицоми имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на егосамостоятельном балансе, включая имущество, переданное ему акционерами в счетоплаты акций. Общество может от своего приобретать и осуществлять имущественныеи личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком всуде.
Общество вправе открыватьбанковские счета на территории РФ и за ее пределами.
Реализация продукции, выполнениеработ и предоставление услуг осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемымобществом самостоятельно, кроме случаев, предусмотренных законодательством.
Общество вправе привлекать дляработы российских и иностранных специалистов, самостоятельно определять формы,системы, размеры и виды оплаты их труда.
Вмешательство в административнуюи хозяйственную деятельность общества со стороны государственных, общественныхи других организаций не допускается, если это не обусловлено их правами поосуществлению контроля и ревизии согласно действующему законодательству.
Общество несет ответственность посвоим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.
Органами управления ЗАО«Оренбург-GSM» являются:
— Общее собрание акционеров;
— Совет директоров;
— Генеральный директор;
— Ликвидационная комиссия напериод ликвидации.
Органом контроля за финансово-хозяйственнойи правовой деятельностью Общества является ревизионная комиссия (ревизор)Общества.
Совет директоров и ревизионнаякомиссия избираются Общим собранием акционеров в порядке, предусмотренном ФЗ«Об акционерных Обществах» и Уставом.
Ликвидационная комиссия придобровольной ликвидации Общества избирается общим собранием в порядке,предусмотренном Федеральным законом «Об акционерных обществах» и Уставом. Припринудительной ликвидации ликвидационная комиссия назначается судом(арбитражем).
Высшим органом управленияОбщества является общее собрание его акционеров. К его компетенции относятся:внесение изменений и дополнений в Устав или утверждение устава в новойредакции; реорганизация, ликвидация Общества; определение количественногосостава Совета директоров; определение количества, номинальной стоимости акций;увеличение, уменьшение уставного капитала; решение иных вопросов,предусмотренных ФЗ «Об акционерных обществах».
К компетенции Совета директоровОбщества относятся следующие вопросы: определение приоритетных направленийдеятельности Общества; созыв годового и внеочередного общих собранийакционеров; утверждение повестки дня общего собрания акционеров; определениецены имущества, цены размещения и выкупа эмиссионных ценных бумаг; создание филиалови открытие представительств; решение иных вопросов.
Руководство текущей деятельностьюОбщества осуществляется Генеральным директором.
Генеральный директор осуществляетоперативное руководство деятельностью Общества; имеет право первой подписи подфинансовыми документами; распоряжается имуществом Общества для обеспечения еготекущей деятельности; представляет интересы Общества, как в РоссийскойФедерации, так и за ее пределами; утверждает штаты, заключает трудовые договорыс работниками; открывает в банках счета; организует ведение бухгалтерскогоучета и отчетности.
Генеральный директор назначаетсяСоветом директоров сроком на 3 года.
Контроль зафинансово-хозяйственной деятельностью осуществляется ревизионной комиссиейОбщества. Члены ревизионной комиссии избираются Общим собранием акционеров вколичестве трех человек на срок до следующего годового Общего собранияакционеров большинством голосов акционеров – владельцев голосующих акцийОбщества, принимающих участие в собрании.
Таблица 2.1 – Динамика иструктура имущества ЗАО «Оренбург-GSM», тыс.руб.
Наименование показателя 2005 г. % 2006 г. % 2007 г. % Изменение 2007г. к 2005 г. Сумма (+,-) Темп роста % Всего имущества 159998 100 228855 100 264831 100 +104833 165,5 1. Внеоборотные активы 131239 82,0 211617 92,5 229229 86,6 +97990 174,7 1.1Нематериальные активы 3 0,002 1 - - - - - 1.2 Основные средства 80690 50,4 87041 38,0 108291 40,9 +27601 134,2 1.3 Отложенные налоговые активы 204 0,1 170 0,1 403 0,2 +199 197,5 1.4 Незавершенное строительство 44979 28,1 115319 50,4 116624 44,0 +71645 259,3 1.5 Прочие внеоборотные активы 5363 3,3 9087 4,0 3911 1,5 -1452 72,9 2.Оборотные активы 28759 18,0 17238 7,5 35602 13,4 +6843 123,8 2.1 Запасы 5853 3,7 3886 1,7 2988 1,1 -2865 51,1 2.2 НДС 4076 2,5 985 0,4 834 0,3 -3242 20,5 2.3 Дебиторская задолженность до 12 месяцев 7566 4,7 11129 4,9 30187 11,4 +22621 399,0 2.4 Денежные средства 2286 1,4 1146 0,5 1561 0,6 -725 68,3 2.5 Прочие оборотные активы 92 0,1 92 0,04 32 0,01 -60 34,8Анализируя данные таблицы можносделать вывод, что стоимость имущества в 2007 г. по сравнению с 2005 г. увеличилась на 66%. Наибольший удельный вес в имуществе занимают внеоборотные активы –86,6%. Стоимость основных средств увеличилась на 27601 тыс.руб. или на 34,2%.Незавершенное строительство увеличилось на 71645 тыс.руб, т.к. ЗАО «Оренбург-GSM» осуществляет строительство станций, систем электросвязи.Увеличение незавершенного строительства является отрицательным моментом.Затраты по незавершенному строительству списываются на себестоимость продукции(работ, услуг), но при этом предприятие не получает прибыли от эксплуатацииобъектов строительства, не начисляет амортизацию. Положительной тенденциейявляется уменьшение запасов, вследствие того, что предприятие реализовывает ихс целью получения прибыли. Дебиторская задолженность до 12 месяцев увеличиласьна 22621 тыс.руб. по причине задолженности покупателей и заказчиков, а такжеперсонала организации. Нематериальные активы, отложенные налоговые активызанимают в имуществе предприятия незначительную часть.
Таблица 2.2 — Динамика и структураисточников финансирования ЗАО «Оренбург-GSM», тыс.руб.
Наименование показателя 2005 г. % 2006 г. % 2007 г. % Изменение 2007г. к 2005 г. (+;-) сумма Темп роста Всего источников 159998 100 228855 100 264831 100 +104833 165,5 1.Собственный капитал 30678 19,2 48228 21,1 58411 22,1 +27733 190,4 1.1 Капитал и резервы 30678 19,2 48228 21,1 58167 22,0 +27489 189,6 2.Заемные средства 129320 80,8 180627 78,9 206664 78,0 +77344 159,8 2.1 Долгосрочные обязательства 63396 39,6 35353 15,4 54514 20,6 -8882 86,0 В т.ч. отложенные налоговые обязательства 739 0,5 1483 0,6 1554 0,6 +815 210,3 2.2 Краткосрочные обязательства 65924 41,2 145274 63,5 152150 57,5 +86226 230,8 В т.ч. кредиторская задолженность 52124 32,6 91631 40,0 116857 44,1 +64733 224,2На основании данных таблицы можносделать вывод, что наибольший удельный вес в общей структуре источниковзанимают заемные средства – 78%. Это связано с тем, что ЗАО «Оренбург-GSM» испытывает недостаток в собственных средствах ивынуждено прибегать к кредитам и займам. Происходит уменьшение долидолгосрочных обязательств и одновременно увеличение доли краткосрочныхобязательств.
В тоже время наблюдаетсяположительная тенденция увеличения доли собственного капитала на 27733тыс.руб., тем самым повышается финансовая устойчивость предприятия.
Таблица 2.3 — Анализфинансово-хозяйственной деятельности ЗАО «Оренбург-GSM»
Наименование показателя Ед.изм. 2005 г. 2006 г. 2007 г. Изменение 2007г. к 2005 г.Сумма
(+;-)
Темп роста, % 1.Выручка от продажи тыс. руб. 184371 233706 272823 +88452 148,0 2.Себестоимость проданных товаров (работ, услуг) тыс. руб. 141875 205433 246258 +104383 173,6 3.Прибыль (убыток) от продаж тыс. руб. 42496 28273 26565 -15931 62,5 4.Прочие доходы тыс. руб. 9851 9870 19137 +9286 194,3 5.Прочие расходы тыс. руб. 7702 9418 25293 +17591 328,4 6.Прибыль до налогообложения тыс. руб. 43440 22440 14121 -29228 32,5 7.Чистая прибыль тыс. руб. 32648 16727 9940 -22708 30,4 8.Среднесписочная численность работников чел. 117 120 123 +6 105,1 9.Средняя стоимость основных средств тыс. руб. 84971,5 83865,5 97666 +12694,5 114,9 10.Рентабельность продаж % 23 12 10 -13 43,5 11.Фондоотдача - 2,2 2,8 2,8 +0,6 127,3 12.Рентабельность основной деятельности % 24 10 5 -19 20,8 13.Экономическая рентабельность % 22 9 4 -18 18,2Анализируя данные таблицы можносделать вывод, что выручка от продаж в 2007 г. по сравнению с 2005 г. увеличилась на 88452 тыс. руб. в связи с ростом цен на товары и услуги, предоставляемыенаселению, т. е. рост цен на материалы, оборудование, рост тарифов за услугиэлектросвязи, а также вследствие расширения круга предоставляемых услуг.
Также наблюдается увеличениесебестоимости проданных товаров (работ, услуг) на 104383 тыс. руб. На это такжеповлиял рост цен на рынке товаров и услуг.
Прибыль от продаж уменьшилась на15931 тыс. руб. На это непосредственно оказало влияние увеличение себестоимостипроданных товаров и услуг.
Рентабельность продаж снижается скаждым годом, вследствие уменьшения прибыли и увеличения себестоимости.
Показатель фондоотдачи увеличилсяна 0,6. Это является положительной тенденцией, т.к. он показывает сколькопродукции было получено с каждого рубля основных фондов.
Рентабельность основнойдеятельности и экономическая рентабельность снизились на 79,2 и 81,8%соответственно. На это непосредственное влияние оказало уменьшение прибыли.
3. Анализ нормативных документовучета расчетов с подотчетными лицами
Ведение бухгалтерского учетаорганизации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определеннымправилам.
Существует целый свод правил, покоторым ведется бухгалтерский учет. И отступление от этих правил ведет ксерьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, в определениифинансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям состороны материально-ответственных лиц.
Общиедокументы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:
Закон «О бухгалтерском учете»,содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п.2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7).Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждаетперечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3).Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных имилиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежнымисредствами (статья 9, п. 3).
Гражданский кодекс РоссийскойФедерации от 30.11.1994 г. № 51 – ФЗ, договор купли – продажи от 26.01.1996 г.№ 14 ФЗ, а также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам,командировкам и т.д.
Трудовой кодекс РоссийскойФедерации от 30. 12.2001 г. № 197 – ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), посостоянию на 01 февраля 2008 г. Кодекс предусматривает необходимые документыдля отправки в командировку работника, а также их оформление.
Налоговый кодекс РоссийскойФедерации от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.98 г.) по состоянию на01 апреля 2007г. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх нормработникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единымсоциальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительскихрасходов в пределах норм и сверх норм не ведется.
ПБУ 3/2006 — Положение побухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которыхвыражена в иностранной валюте» утверждено приказом Минфина РФ от25.12.2007 № 147н — Положение регулирует особенности бухгалтерского учетаимущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностраннойвалюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств врубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание,что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках,в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансовогоотчета.
Порядок ведения кассовых операцийв Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального БанкаРоссии от 22 11 1993 г. № 40 — содержит правила приема, хранения, выдачиналичных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги;ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличныеденьги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, накоторый они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить вбухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвестиокончательный расчет по ним (гл. 1, пункт 11).
Постановление ПравительстваРоссийской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 25.08.2006) «Обутверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», наосновании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числепрограмму аудита расчетов с подотчетными лицами.
План счетов бухгалтерского учета,утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями и дополнениями от07.05.2003г. № 38н) — правила синтетического учета операций в бухгалтерскомучете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работникаподотчетных сумм, не возвращенным в срок.
Инструкция Государственнойналоговой службы РФ от 29.06.95 № 35 (ред. от 08.12.97) по применению законаРоссийской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц" — всоответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочныхрасходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.
Покомандировкам в пределах Российской Федерации:
ИнструкцияМинфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебныхкомандировках в пределах СССР» — содержит: определение служебнойкомандировки (п. 1); правила документального оформления командировки(командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ онаправлении работника в командировку) (п. 2); предельные сроки командировок(сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимостьставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия изместа командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников,отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся вкомандировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных(п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12);предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировкисоставить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.
ПисьмоМинфина РФ от 12.05.92 № 30 «О порядке возмещения командированнымработникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» — компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотренадокументом.
Покомандировкам за границу:
ПисьмоМинтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточныхработникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу» — содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять(пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормысуточных для РФ; при пересечении границы РФ — нормы для страны-назначения (приэтом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы привозвращении в РФ); если работник в период командировки находился в несколькихзарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется поотметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплатыв стране, в которую он направляется.
ПисьмоМинфина РФ от 16.12.93 № 11-02-49 (ред. от 23.10.97) «О размерах и порядкевыплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранныхгосударств» — содержит список государств и соответствующих размеровсуточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников,находящихся в краткосрочных командировках.
4. Планирование аудита
4.1 Оценка существенности
Планируя аудиторскую проверкунеобходимо установить существенность – максимально допустимый размер ошибочнойсуммы, которая может быть показана в публикуемых финансовых отчетах и рассматриватьсякак несущественная, т.е. не вводящая пользователей в заблуждение.
Определим уровень существенностина основании данных 2007 года ЗАО «Оренбург-GSM».
Таблица 4.1 – Значение уровнясущественности
Наименование базового показателя Значение базового показателя, тыс. руб. Доля, % Значение для нахождения уровня существенности, тыс.руб. 1 2 3 4 1. Балансовая прибыль 14121 5 706 2. Валовой объем реализации без НДС 272823 2 5456 3. Сумма собственного капитала 264831 2 5297 4. Валюта баланса 58167 5 2908Уровень существенностирассчитывается следующим образом: по итогам финансового года определяютфинансовые показатели, перечисленные в графе №1 таблицы. Их значения заносятсяв графу №2. От этих показателей берутся процентные доли, приведенные в графе №3и результат записывается в графу №4.
Аудитор при составлении этойтаблицы должен проанализировать значения показателей, записанные в графе №4.Если эти значения сильно отклоняются в большую или меньшую сторону от остальныхможно их отбросить.
Поскольку значение 706 тыс.руб.отличается значительно от остальных значений, то аудитор может принять решениеотбросить при дальнейших расчетах это значение.
Уровень существенности =(5456+5297+2908)/3=4554 тыс.руб.
Полученную величину допустимоокруглить до 5000 тыс. руб. и использовать как количественный показатель вкачестве значения существенности.
Такой расчет производится наосновании методики, рекомендуемой в российском стандарте аудиторскойдеятельности.
4.2 Оценка внутреннего контроля иаудиторского риска
Для сбора информации присоставлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можноиспользовать вопросник.
Таблица 4.2 – Вопросник дляпроведения контроля расчетов с подотчетными лицами.
Направления и вопросы тестирования Нет ответа Да Нет Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроков отчетности и подотчетных сумм? Х Своевременно ли сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации? Х Производится ли выдача наличных денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам? Х Используются ли унифицированные формы первичных документов? Х Проверяются ли авансовые отчеты по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов? Х Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами? Х Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными между юридическими лицами? Х Правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами? Х Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также записи в Главной книге? Х /> /> /> /> /> /> />По результатам опроса у аудитораскладывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами напредприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основнойвывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен илинеудовлетворителен.
В общем случае по результатам опросау аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов сподотчетными лицами.
Представленный вопросникпозволяет сделать вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицамиудовлетворителен.
Теперь, используя формулуфакторной модели аудиторского риска, определим чему равен приемлемыйаудиторский риск (ПАР).
Формула факторной модели:
ВР × РК × РН = ПАР,
Где будем считать что:внутрихозяйственный риск (ВР) — 60%
риск контроля (РК) – 50%
риск не обнаружения (РН) – 10%
ПАР = 0,6 × 0,5 × 0,1= 0,03 или 3%.
Так как аудиторский риск невысок, то аудитор может считать план приемлемым.
4.3 План и программа аудита
Разработка общего плана ипрограммы аудита основывается на предварительных данных об экономическомсубъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур.Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявитьобласти, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформироватьмнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планированияпредстоящей проверки. Содержание общего плана аудита оформляется в видетаблицы. В общем плане аудиторская организация определяет способ проведенияаудита на основании результатов предварительного анализа,
оценки надежности системывнутреннего контроля и рисков аудита.
Таблица 4.3 – Общий план аудита
Аудиторская организация ЗАО «Маркетинг, Консалтинг, Дизайн» Проверяемая организация ЗАО «Оренбург-GSM» Период аудита С 01.03.08 по 20.03.08 Руководитель аудиторской группы Воропаев Ю.Н. Состав аудиторской группы Воропаев Ю.Н., Газарян А.В. Аудиторский риск 3% Уровень существенности, тыс.руб. 5000Перед началом основной проверкирасчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программуизучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета напредприятии. При составлении программы аудиторской проверки расчетов сподотчетными лицами можно использовать за основу план.
Аудиторскую программу составляютв виде программы аудиторских процедур по существу.
Таблица 4.4 – Программа аудита
Перечень аудиторских процедурПериод
проведения
Исполнитель Источники информации Наличие приказа руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроков отчетности и подотчетных сумм. 01.03-02.03 Воропаев Ю.Н., Газарян А.В. Приказы руководителя, учетная политика организации для целей бухгалтерского учета Своевременность сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию организации. 03.02-05.03 Газарян А.В. Авансовые отчеты Проверка авансовых отчетов по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов. 06.03-08.03 Воропаев Ю.Н., Газарян А.В. Учетная политика организации для целей бухгалтерского учета, положение о документах и документообороте организации, должностные инструкции работников бухгалтерии Проверка использования унифицированных форм первичных документов. 09.03 Газарян А.В. Авансовые отчеты Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами. 10.03 Газарян А.В. Учетная политика организации, авансовые отчеты, ведомости аналитического учета расчетов с подотчетными лицами Выдаются ли деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу 11.03-14.03 Воропаев Ю.Н., Газарян А.В. Авансовые отчеты, отчеты кассира Правильность отражения на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами. 15.03-17.03 Воропаев Ю.Н., Газарян А.В. Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы-ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также записи в Главной книге. 17.03-20.03 Воропаев Ю.Н., Газарян А.В. Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы-ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга организацииРазработка программы проведенияаудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка общего плана аудита.Программа является развитием общего плана аудита и представляет собойдетальный перечень аудиторских процедур.
5. Аудит расчетов с подотчетнымилицами
При аудите расчетов сподотчетными лицами аудитору следует запросить приказ об учетной политикеорганизации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц,уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, окомандировочных расходах.
В ходе проверки было установлено,что выдача наличных денег под отчет в ЗАО «Оренбург-GSM»осуществляется на основании приказа руководителя организации, в которомзафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаныразмеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы.
Все работники предприятия,получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Этиправила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так в этомдокументе сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязанотчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через трирабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этотсрок утверждается приказом руководителя предприятия. В ЗАО «Оренбург-GSM» не всегда выполняются данные правила.
Таким образом, в приказе нужно нетолько перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый изних может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдаватьавансовые отчеты в бухгалтерию.
Аудитор должен проверить, чтобыкаждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, былознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъясненыправила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.При аудиторской проверке необходимо помнить, что сотрудник предприятия можетполучить из кассы деньги под отчет только на определенные цели.
Во-первых, предприятие выдаетсвоим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку, — суточные,деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Нопрежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издатьприказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, кудаон отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных емуположена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер и выдатькомандированному сотруднику деньги.
Во-вторых, средства под отчетполучают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своегопредприятия с другими организациями (водитель покупает у АЗС горюче-смазочныематериалы для служебного автомобиля, секретарь – марки для конвертов на почте,а бухгалтер – бланки налоговых деклараций в магазине). Чтобы получить деньги,сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором проситвыдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ, вкотором указывает, кому, на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составитрасходный ордер и выдаст необходимую сумму.
В ходе аудиторской проверкиаудитор установил, что иногда ЗАО «Оренбург-GSM» выдаетденьги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу. Нарушенияданного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов,установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Запрещается выдачаналичных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетнымсредствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег однимработником другому.
Аудитор должен проверить чтобы,расчеты с подотчетными лицами учитывались на счете 71. Это предусмотрено Планомсчетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий,утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно покаждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используютжурнал-ордер № 7. Но предприятие может и само разработать форму аналитическогорегистра. Главное, чтобы в нем отражались те же сведения, что и вжурнале-ордере № 7, а именно: когда и кому выданы деньги, в каком размере, когдасдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходыподотчетного лица.
Заполнив расходный кассовый ордери указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, аподотчетное лицо ставит в ордере свою подпись. Необходимо проверить, чтобы этуоперацию бухгалтер предприятия отразил следующей проводкой: Дебет 71 Кредит 50- выданы деньги под отчет.
Потратив деньги, сотрудниксоставляет авансовый отчет. Форма авансового отчета № АО-1 утвержденапостановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия и организации, кромебюджетных. Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Онсоставляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильнооформлен.
На лицевой стороне этогодокумента должны быть указаны:
— наименование организации,которая выдала под отчет деньги своему сотруднику;
— номер авансового отчета и датаего составления;
— структурное подразделение, вкотором работает сотрудник, получивший деньги под отчет;
— фамилия, имя, отчество ипрофессия этого сотрудника;
— назначение аванса;
— сумма, выданная из кассысотруднику;
— расход и остаток (перерасход)денег.
На лицевой стороне отчета предусмотренатаблица для отражения бухгалтерских записей, которые связаны с расходованиемподотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новом авансовом отчетепод линией отреза появилась расписка. Ее заполняет бухгалтер и отдаетработнику, от которого он принял этот отчет.
На обратной стороне авансовогоотчета в специальной таблице приводится перечень документов, которыеподтверждают расходы работников. Еще здесь указываются израсходованные суммы, атакже те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицызаписывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.
Необходимо проверить, чтобысотрудник, который составляет авансовый отчет, подтвердил свои расходы такназываемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовомуотчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать. Такими документамиявляются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т. п.
Эти документы должны бытьправильно оформлены. В товарном чеке, а также в квитанции, подтверждающейпокупку, должно быть подробно написано, что, сколько и за какую цену купилподотчетный сотрудник. Это позволить избежать споров при проверке. К товарномучеку обязательно должен быть приложен кассовый чек.
Аудитор установил, что данныетребования в ЗАО «Оренбург-GSM» выполняются при веденииучета расчетов с подотчетными лицами.
Если из авансового отчета видно,что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получило, то в этомслучае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет нулевым. То есть низа работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графахавансового отчета «Остаток» и «Перерасход» бухгалтер должен поставить прочерки.
Если же часть денег осталосьнеизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия, приэтом в авансовом отчете он должен указать сумму остатка. Получив деньги, кассирсоставляет приходный кассовый ордер, а бухгалтер предприятия делает следующуюпроводку: Дебет 50 Кредит 71 — получен остаток денег от подотчетного лица.
Важным внутренним первичнымдокументом является служебное задание для направления в командировку и отчет оего выполнении по форме № Т — 10 а. Этот документ применяется для оформления иучета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета оего выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурногоподразделения, в котором работает командируемый работник, и подтверждаетсяруководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается вкадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении вкомандировку по форме № Т - 9. Лицом прибывшим из командировки, составляетсякраткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителемструктурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе скомандировочным удостоверением (форма № Т – 10) и авансовым отчетом.
Особую важность имеет форма №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о еговыполнении» с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировкуи признания данных расходов, как для целей бухгалтерского учета, так и дляцелей налогообложения.
Обращается внимание направомерность оформления представительских расходов.
Представительские расходы могутбыть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя опредставительских расходах, перечень участников мероприятия, программамероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми товарными и кассовыми чеками,закупочным актом и др. Представительские расходы должны быть обоснованы сметойзатрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского иналогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующиезатраты:
— по проведению официальногоприема
— по транспортному обеспечениюпредставителей других организаций, связанному сих доставкой до места проведениявстречи и обратно;
— по буфетному обслуживанию лицучаствующих во встрече во время переговоров;
— по оплате услуг переводчиков,не стоящих в штате организации.
Как правило, подотчетные лица покупаютдля своего предприятия материалы. Если их используют сразу, не храня на складе,то нужно составить акт на списание материалов, перечислив в нем все, чтокуплено. Тогда со счета 71 материалы можно списать на счета учета затрат – 20,26, 23 и т.д. Акт прикладывают к авансовому отчету. С его помощью можнодоказать при проверке, какие именно материалы вы списали. Если же купленныематериалы отправляются на склад, то их нужно обязательно приходовать на счет10, а списать только в момент передачи в производство.
Заполненный авансовый отчетсдается в бухгалтерию, где проверяют, правильно ли он составлен, все лиоправдательные документы к нему приложены, нет ли в нем арифметических ошибок.Аудитор должен проверить, чтобы отчет был подписан самим подотчетным лицом,главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет, утвержденруководителем организации или уполномоченным на это лицом.
На основании данных утвержденногоавансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы. Заполненный и утвержденныйавансовый отчет вместе с приложенными к нему документами переплетается исдается в текущий архив организации. В этом архиве он хранится пять лет.
Выводы и предложения
В результате аудиторской проверкирасчетов с подотчетными лицами был проведен аудит правильности отражения вбухгалтерском учете ЗАО «Оренбург-GSM» расчетов сподотчетными лицами за период с 1 января по 31 декабря 2007 г. включительно. Документы для проверки подготовлены исполнительным органом ЗАО «Оренбург-GSM» в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерскомучете» и «Порядком ведения кассовых операций».
Ответственность за подготовкуприлагаемой бухгалтерской отчетности несет исполнительный орган ЗАО «Оренбург-GSM». Обязанность аудитора заключается в том, чтобы высказатьмнение о достоверности во всех существенных аспектах данной отчетности наосновании данных проведенного аудита.
Проверка была проведена в соответствиис Законом «Об аудиторской деятельности». Проверка планировалась и проводилась такимобразом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерский учетрасчетов с подотчетными лицами ЗАО «Оренбург-GSM»соответствует действующему законодательству и не содержит существенныхискажений. Проверка включала проверку на сплошной основе первичных документов ирегистров бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами за 2007 г. Проведенная проверка дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение одостоверности предоставленных документов, отражающих учет на предприятиирасчетов с подотчетными лицами.
В результате проведенной проверкиможно сделать вывод о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетнымилицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующегоданный раздел учета.
В качестве рекомендации ЗАО «Оренбург-GSM» можно предложить тщательно следить за сроками сдачиавансовых отчетов в бухгалтерию подотчетными лицами, а также не производитьвыплаты денежных средств работникам, которые еще не отчитались за ранеевыданные подотчетные суммы.
В заключении можно сдать выводы о том,что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные вовведении к данной работе и отражающие актуальность данной темы. А именноопределены цели, задачи и источники информации аудита расчетов с подотчетнымилицами; рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты,применяемые в оформлении расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете;рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами.
В процессе написания работы былоподтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемыхозяйственной деятельности предприятия.
Литература
1. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. – М.:Дело и сервис, 2007.
2. Андреев В.Д. Практикум по аудиту: учеб. Пособие. – М.: Финансы истатистика, 2007.
3. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. — М.:ФИЛИНЪ, 2006.
4. Дробышевский Н.П. Ревизия и аудит: Учеб. пособие. – Мн.: ООО «Мисанта»,2008.
5. Заварихин Н.М. Методы аудита // Аудитор-2005-№7.
6. Камышанов П.И. Аудит: стандарты и практика. – М.: Элиста: АПП «Джангар»,2008.
7. Ковалева О.В. Аудит: учебное пособие. – М.: ПРИОР, 2007.
8. Коваль И.Г. Аудит: Учебно-методическое пособие. М., — Издательство МФЮА,2007.
9. Лабынцев Н.Т. Аудит: теория и практика: Учеб. пособие. – М.:«Издательство ПРИОР», 2006.
10. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.
11. Об аудиторской деятельности: Федеральный закон от 30.12.2008 г. №307-ФЗ.
12. Парушина Н.В., Суворова С.П. Аудит: учебное пособие. – М.: Форум –Инфра – М, 2008.
13. Парушина Н.В. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и сподотчетными лицами // Аудитор- 2006-№1.
14. Подольский В.И. Аудит. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2008.
15. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельностипредприятия (Приказ Министерства финансов РФ № 94н от 31 октября 2000 г.).
16. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденныйрешением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.
17. Рогуленко Т.М. Аудит: учебник. – М.: Экономистъ, 2007.
18. Соколов Я.В. Основы аудита М.: Бух. учет, 2008.
19. Харченко О.Н. Аудит: Практикум: Учебное пособие – М.: Кнорус, 2006.
20. Шеремет А.Д. Аудит. – М.: Инфра-М, 2007.