Реферат: Аудит расчетов с подотчетными лицами
Содержание
Введение………………………………………………………………..…..3
I. Информационная база аудита расчетовс подотчетными лицами…....5
1. Нормативные документы,регламентирующие объект проверки…………………………………………………………………….….....5
2. Источники информациидля аудита расчетов с подотчетными лицами……………………………………………………………………………..6
II. Аудит учета расчетов с подотчетнымилицами….……………………8
III. Типичные нарушения приосуществлении учета расчетов с подотчетными лицами………………………………...……………..………….25
Заключение………………………………………………………………..29
Списокиспользованной литературы……………………………………30
Введение
В России за последниегоды проведена определенная работа по становлению института аудиторства. ПринятиеФедерального закона «Об аудиторской деятельности» (№ 119-ФЗ от 7 августа 2001г.) подтверждает окончательное становление российского аудита и открываетперспективы его дальнейшего развития.
В соответствии с ЗакономПравительства Российской Федерации Министерством финансов России принят рядпостановлений и положений по регулированию аудиторской деятельности, способствующемуее развитию и становлению. Определен порядок выдачи лицензий на правоосуществления аудиторской деятельности, проведение аттестации, начатаразработка федеральных стандартов аудиторской деятельности, образованУполномоченный федеральный орган государственного регулирования аудиторскойдеятельности (эта функция возложена на Министерство финансов Российской Федерации),создан Совет по аудиторской деятельности при Уполномоченном федеральном органе,проводится работа по аккредитации профессиональных аудиторских объединений.
В соответствии со ст. 1Федерального закона Российской Федерации «Об аудиторской деятельности»аудиторская деятельность, аудит – это предпринимательская деятельность понезависимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской)отчетности организации и индивидуальных предпринимателей. Такой проверке могутподвергаться все участки бухгалтерского и налогового учета, в данной работебудет рассмотрен аудит расчетов с подотчетными лицами.
Проблема правильногоотражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной ворганизации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетовиспользуется денежная наличность, которая является одной из главных основпроизводственной деятельности современного предприятия.
Актуальность данной темызаключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, сцелью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбраннойтемы также дает возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых приучете расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследованияданной работы является процесс проведения аудиторской проверки на предприятии всовременных условиях. Предметом изучения является политика предприятия поорганизации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.
Изучение выбранной темыпредполагает достижение следующей цели – рассмотреть аудит расчетов сподотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.
Сформулированная цельпредполагает решение следующих задач:
— дать понятие учетарасчетов с подотчетными лицами;
— определить нормативныеи законодательные документы, регламентирующие объект проверки;
— рассмотреть аудитрасчетов с подотчетными лицами;
-выяснить типичныеошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами, дать имхарактеристику;
— проанализироватьполученный материал и сделать выводы.
В качестве теоретическойосновы изучения применялись труды и учебные пособия российских авторов попроблемам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятиях вусловиях рыночной экономики.
Официальной базойвыработки основных направлений по аудиту расчетов с подотчетными лицами явилисьзаконодательные и нормативные документы (Федеральные законы, кодексы, Положения,ПБУ, Методические указания, План счетов и др.).
Структура и объем даннойработы, состоит из введения, 3-х глав, заключения, списка использованнойлитературы. Работа изложена на 29 страницах. Для написания данной работыиспользовано 13 источников.
I. Информационная база аудита расчетовс подотчетными лицами
1. Нормативныедокументы, регламентирующие объект проверки
При аудите учета расчетовс подотчетными лицами аудитору необходимо руководствоваться следующимидокументами:
1. Закон РФ «О бухгалтерском учете» от21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
2. Закон Российской Федерации «Обаудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ.
3. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001г. N 197-ФЗ.
4. Налоговый кодекс РФ часть первая от31 июля 1998 г. N 146-ФЗ, и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ.
5. Положение по ведению бухгалтерскогоучета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н).
6. Положение по бухгалтерскому учету«Учетная политика организации» ПБУ 1/98 (утв. приказом Минфина РФ от9 декабря 1998 г. N 60н).
7. Положение по бухгалтерскому учету«Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (утв. приказомМинфина РФ от 6 июля 1999 г. N 43н).
8. Положение по бухгалтерскому учету «Учетматериально-производственных запасов" ПБУ 5/01 (утв. приказом Минфина РФот 9 июня 2001 г. N 44н).
9. Положение по бухгалтерскому учету«Доходы организации» ПБУ 9/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999г. N 32н)
10.Положение по бухгалтерскому учету«Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказомМинфина РФ от 6мая 1999 г. N 33н)
11.План счетов бухгалтерского учетафинансово-хозяйственной деятельности предприятий (Приказ Минфина РФ от 31октября 2000г. № 94н)
12.Порядок ведения кассовых операций вРоссийской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от22.09.1993 г.).
13.Методические указания поинвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина РФ от 13июня 1995 г. № 49).
2.Источники информации для аудита расчетов с подотчетными лицами
Проверкаправильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошнымобразом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность. Источникамиинформации для аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицамиявляются[1]:
· перечень подотчетных лиц,утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;
· заявления на имя руководителяорганизации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;
· приказы руководителя о разрешениивыдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;
· приказы руководителя предприятия о направленииработников в командировки;
· командировочные удостоверенияработников предприятия;
· расходные кассовые ордера (повыданным подотчетным суммам);
· авансовые отчеты и приложенные к нимоправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета загостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);
· отчеты о командировках,предоставляемые работниками по возвращении из командировок;
· акты на списание в производство материалов,купленных за счет подотчетных сумм;
· журнал-ордер № 7 или другиеаналитические регистры по учету расчетов с подотчетными лицами;
· Главная книга организации, счет 71«Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;
· Баланс организации, строки 240, 625.
II. Аудит учета расчетов с подотчетнымилицами
В процессефинансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребностьиспользовать наличные денежные средства для расчетов с работниками покомандировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки заналичный расчет товаров в других организациях или физических лиц, для оплатывыполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционныецели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченныхпредприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих насамостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. Приэтом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды,для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами[2].
Для обобщения информациио расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет,используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Не все организациирасплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета насчет продавца. Иногда гораздо удобнее и быстрее оплатить покупку наличными,например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиляи т.д. Для этого деньги выдаются из кассы сотрудникам под отчет. Они покупаютто, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Еслипри покупке были израсходованы не все деньги, то остаток сотрудник долженвернуть в кассу. Если же сотрудник переплатил (добавил свои деньги), то сумма переплатыорганизация должна ему компенсировать.
Как правило, ворганизациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам.Поэтому есть вероятность, что бухгалтер что-то не учтет или не заметит ошибку вавансовом отчете. Как же построить работу с «подотчетниками», чтобы недопустить ошибок? Как правильно составить авансовый отчет, и какие документы кнему прилагать, чтобы подтвердить произведенные расходы?
Аудитор при проверкедолжен знать, что получать деньги в подотчет имеют право, только те сотрудники,чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказомруководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работниковхозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках.Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того,чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин,секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу[3].
Все работникипредприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы сналичностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ.Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет,обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чемчерез три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданыденьги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия[4].
Таким образом, в приказенужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую суммукаждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должнысдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если на предприятии нет такого приказа,то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этомслучае «подотчетники» должны отчитываться не позднее чем через три рабочих дняпосле того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе проверке предприятиемогут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.
Но как быть, еслипонадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц? Вэтом случае можно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должностьсотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой ондолжен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т. д.
Аудитор должен проверить,чтобы каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, былознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъясненыправила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. Приаудиторской проверке необходимо помнить, что сотрудник предприятия можетполучить из кассы деньги под отчет только на определенные цели[5].
Во-первых, предприятиевыдает своим сотрудникам наличные, когда направляют их в командировку, — суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание вгостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятиядолжен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, егодолжность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая суммакомандировочных ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходныйордер и выдать командированному сотруднику деньги.
Во-вторых, средства подотчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своегопредприятия с другими организациями (водитель покупает у АЗС горюче-смазочныематериалы для служебного автомобиля, секретарь – марки для конвертов на почте,а бухгалтер – бланки налоговых деклараций в магазине). Чтобы получить деньги,сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором проситвыдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ, вкотором указывает, кому, на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составитрасходный ордер и выдаст необходимую сумму.
Обычно деньги«подотчетникам» выдают до того, как они что-то купят, то есть авансом. Но какбыть, если из-за непредвиденных обстоятельств сотрудник потратил на нуждыпредприятия свои собственные деньги? Может ли он потребовать, чтобы емувозместили эти расходы? Да, может. Но деньги ему вернут только в том случае,если он представит в бухгалтерию документы, которые подтверждают расходы, аруководитель согласиться с тем, что приобретенные ценности действительно нужныпредприятию, и распорядится возместить сотруднику истраченную сумму[6].
Иногда предприятие выдаютденьги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу. Но такделать нельзя. Ведь в Порядке ведения кассовых операций сказано, что выдаватьналичные под отчет можно только тогда, когда за сотрудником не числитсязадолженности по подотчетным средствам[7].
Аудитор должен проверитьчтобы, расчеты с подотчетными лицами учитывались на счете 71. Это предусмотреноПланом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельностипредприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельнопо каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используютжурнал-ордер № 7. Но предприятие может и само разработать форму аналитическогорегистра. Главное, чтобы в нем отражались те же сведения, что и вжурнале-ордере № 7, а именно: когда и кому выданы деньги, в каком размере,когда сдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета отнесенырасходы «подотчетника».
Заполнив расходныйкассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотрудникуденьги, а «подотчетник» ставит в ордере свою подпись. Необходимо проверить,чтобы эту операцию бухгалтер предприятия отразил следующей проводкой: Дебет71 Кредит 50 — выданы деньги под отчет.
Потратив деньги,сотрудник составляет авансовый отчет. Форма авансового отчета № АО-1 утвержденапостановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Эту форму с 1января 2002 года должны применять все предприятия и организации, кромебюджетных. Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Онсоставляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильнооформлен.
На лицевой стороне этогодокумента должны быть указаны:
▬ наименование организации, котораявыдала под отчет деньги своему сотруднику;
▬ номер авансового отчета и дата егосоставления;
▬ структурное подразделение, в которомработает сотрудник, получивший деньги под отчет;
▬ фамилия, имя, отчество и профессияэтого сотрудника;
▬ назначение аванса;
▬ сумма, выданная из кассы сотруднику;
▬ расход и остаток (перерасход) денег.
На лицевой стороне отчетапредусмотрена таблица для отражения бухгалтерских записей, которые связаны срасходованием подотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новомавансовом отчете под линией отреза появилась расписка. Ее заполняет бухгалтер иотдает работнику, от которого он принял этот отчет[8].
На обратной сторонеавансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которыеподтверждают расходы работников. Еще здесь указываются израсходованные суммы, атакже те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицызаписывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.
Авансовый отчет можетсоставляться и в иностранной валюте. Например, когда сотрудник вернулся иззарубежной командировки и отчитывается за свои расходы. В таких случаяхвыданные под отчет и израсходованные суммы заносятся в авансовый отчет вспециальные графы. Они заполняются только в том случае, если аванс выдаетсясотруднику в иностранной валюте. Речь идет о строке 1А на лицевой сторонеавансового отчета и графе 6 и 8 на обратной стороне этой формы[9].
Необходимо проверить,чтобы сотрудник, который составляет авансовый отчет, подтвердил свои расходытак называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовомуотчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать. Такими документамиявляются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т. п.
Эти документы должны бытьправильно оформлены. В товарном чеке, а также в квитанции, подтверждающейпокупку, должно быть подробно написано, что, сколько и за какую цену купил«подотчетник». Это позволить избежать споров при проверке.
Но как быть, еслисотрудник все же предоставил в бухгалтерию товарный чек без подробнойрасшифровки? Можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, зачто были уплачены деньги.
К товарному чекуобязательно должен быть приложен кассовый чек. Только так «подотчетник» можетдоказать, что он действительно заплатил продавцу. Исключение составляют толькоте случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата. Нотогда в товарных чеках должно быть написано, что продавцу разрешается торговатьбез ККМ.
Если из авансового отчетавидно, что «подотчетник» истратил ровно столько, сколько получил, то в этомслучае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет нулевым. То есть низа работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графахавансового отчета «Остаток» и «Перерасход» бухгалтер должен поставить прочерки.
Если же часть денегосталось неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассупредприятия, при этом в авансовом отчете он должен указать сумму остатка.Получив деньги, кассир составляет приходный кассовый ордер, а бухгалтерпредприятия делает следующую проводку: Дебет 50 Кредит 71 — полученостаток денег от подотчетного лица.
А что если у работникабыл перерасход – выданных денег не хватило и он потратил еще и свои? Возможнодва варианта. Если руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан,то работнику должны возместить разницу. Если же руководитель решит, чтоработник проявил излишнюю самостоятельность, то сумма перерасхода ему некомпенсируют.
Как правило, подотчетныелица покупают для своего предприятия материалы. Если их используют сразу, нехраня на складе, то нужно составить акт на списание материалов, перечислив внем все, что куплено. Тогда со счета 71 материалы можно списать на счета учетазатрат – 20, 26, 23 и т.д. Акт прикладывают к авансовому отчету. С его помощьюможно доказать при проверке, какие именно материалы вы списали. Если жекупленные материалы отправляются на склад, то их нужно обязательно приходоватьна счет 10. А списать только в момент передачи в производство.
Заполненный авансовыйотчет сдается в бухгалтерию, где проверяют, правильно ли он составлен, все лиоправдательные документы к нему приложены, нет ли в нем арифметических ошибок. Аудитордолжен проверить, чтобы отчет был подписан самим подотчетным лицом, главнымбухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет, утвержденруководителем организации или уполномоченным на это лицом[10].
На основании данныхутвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы.Заполненный и утвержденный авансовый отчет вместе с приложенными к немудокументами переплетается и сдается в текущий архив организации. В этом архивеон хранится пять лет, (срок хранения авансового отчета установлен Перечнемтиповых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организации, суказанием сроков хранения, утвержденным Росархивом).
Напомним еще об одномтребовании, котором неоправданно пренебрегают некоторые бухгалтеры. Дело в том,что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — активно-пассивный. Это значит,что в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу и по дебету, и покредиту. Ведь часто бывает так, что кто-то из работников еще не отчитался поподотчетным деньгам – тогда будет значиться сальдо по дебету. А некоторыесотрудники, наоборот, потратили свои деньги, а предприятие их пока не вернуло.Тогда сальдо по счету 71 значится по кредиту.
В бухгалтерском баланседебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать встроке 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение12 месяцев после отчетной даты)», а кредиторскую – по строке 625 «Прочие кредиторы».Если этого не сделать, то организацию могут оштрафовать за грубое нарушениеправил ведения бухгалтерского учета.
Как правило,командировочные расходы – это лишь малая часть всех затрат предприятия. Поэтомубухгалтера зачастую не придают этим расходам должного значения. Но такоеповедение весьма опрометчиво – ошибки в учете командировочных расходов могутпривести к занижению налогооблагаемой прибыли, НДС и т.д.[11]
При отражении вбухгалтерском учете командировочных расходов подотчетных лиц организацииисходят из следующего. Цель командировки определяет ее классификацию и порядокраспределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этогокомандировки можно разделить на служебные и непроизводственные.
Служебной командировкой признается поездкаработника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, наопределенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения внеместа его постоянной работы. В служебную командировку могут направляться толькоработники организации. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации непредусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы подоговору подряда[12].
При заключенииорганизацией договоров гражданско-правового характера с физическими лицамипоследние получают от организации денежные средства за выполненные дляорганизации работы и оказанные услуги. Наряду с этим организация может согласнодоговору оплачивать данным лицам их расходы по найму жилищных помещений ипроезду к месту выполнения работ (услуг) и обратно. В этом случае организациясписывает расходы по выполнению работ (услуг) на затраты на производствопродукции (работ, услуг) как расходы на оплату труда. Расходы организации повозмещению данным лицам их расходов по найму помещений и проезду не являютсякомандировочными и списываются на затраты на производство по статье «Прочиерасходы». При этом расходы по найму помещений и проезду возмещаютсяорганизацией согласно подтверждающим указанные расходы документам.
Под служебнойкомандировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездкиработника, которые связаны с[13]:
— покупкойматериально-производственных запасов;
— осуществлением работкапитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);
— подготовкой иповышением квалификации работников;
— участием в общих собранияхакционеров обществ, в которых организация имеет акции (вклады);
— другими аналогичныминуждами.
Перед тем как направитьработника в командировку, необходимо составить приказ о направлении работника вкомандировку. На основании приказа о направлении работника в командировкувыписывается командировочное удостоверение, в настоящее время некоторыепредприятия не пользуются командировочными удостоверениями, это не являетсянарушением.[14]
Срок командировки впределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения впути. Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы ижительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такаякомандировка может быть признана однодневной. Определение командировки, какоднодневной производится руководителем в приказе о командировке на основанииданных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характеревыполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий дляотдыха.
Командировка за пределыРоссии также может быть однодневной, если работник, выехавший за границу,возвратился в Россию в тот же день.
Необходимо проверить,чтобы в состав расходов по служебным командировкам включались затраты наследующие цели[15]:
— найм жилого помещения;
— бронирование гостиничныхномеров и авиабилетов;
— проезд к местукомандировки и обратно к месту постоянной работы – в размере стоимости проездавоздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования(кроме такси);
— уплата страховыхплатежей по государственному обязательному страхованию пассажиров натранспорте;
— оплата сборов запредварительную продажу билетов (проездных документов);
— оплата расходов запользование в поездах постельными принадлежностями;
— проезд на аэродром иливокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда натакси);
— оплата разовыхпроездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;
— провоз багажа;
— суточные за времянахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах Россииправо работника на суточные определяет руководитель организации).
Фактическое время пребыванияв месте командировки определяется на основании отметок в командировочномудостоверении и дне выбытия. Если работник командирован в разные населенныепункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметкив командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются тойпечатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та илииная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностноголица.
Днем выезда вкомандировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другоготранспортного средства из места постоянной работы командированного, а днемприезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постояннойработы. При отправлении транспортного средства до 24 час. включительно днемотъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 час. и позднее –последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находиться за чертойнаселенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции,пристани, аэропорта.
Расходы по проезду кместу командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаютсякомандированному работнику в размере стоимости проезда воздушным,железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (крометакси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованиюпассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездныхбилетов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями[16].
Командированномуработнику оплачивается расходы по проезду транспортом общего пользования (крометакси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенногопункта. При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постояннойработы и место командировки, администрация может предложить командированномуработнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться; в противномслучае работник выбирает транспорт самостоятельно.
Расходы по проездукомандированного работника в мягком вагоне, каютах, оплачиваемых по I-IV группам тарифных ставок на судах морского флота, каютах I и II категорий на судах речного флота, а также на воздушномтранспорте по билету 1-го класса возмещаются в каждом отдельном случае сразрешения руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации илипредоставлении проездных документов.
Документами, подтверждающимирасходы по проезду, являются билеты на соответствующий вид транспорта. В случаеутери проездных документов работнику следует получить дубликат или справку изсоответствующего транспортного агента, подтверждающую факт приобретения имбилетов с указанием их цены.
Если при проезде в поездекомандированный работник пользовался постельными принадлежностями, то егозатраты также должны быть подтверждены соответствующей справкой или отметкой,сделанной на билетах.
Если командированномуработнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы,подтверждающие произведенные работником расходы по проезду, не могут бытьпредоставлены, руководитель организации имеет право разрешить оплату проезда поминимальной стоимости.
Сотрудники, вернувшиесяиз командировки, должны прикладывать к отчету командировочное удостоверение.Оно необходимо бухгалтеру, чтобы начислить суточные, опираясь на отметки одатах убытия в командировку и возвращения из нее. Исключение составляют лишьзаграничные командировки. Их продолжительность определяют по отметкам взагранпаспорте[17].
Организации разрешаетсярассчитываться с командированным работникам по предварительному расчету, есликомандировочные расходы заранее известны. В этом случае работник непредоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке, в составеавансового отчета.
Аудитор должен проверить,чтобы при расчетах с подотчетными лицами при их командировании за рубежруководствовались правилам[18]:
1.Размер суточных и нормывозмещения расходов по найму жилья устанавливаются конкретно для каждой страны.
2.Размер суточных,выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывания в загранкомандировке:
*если он выехал вкомандировку за границу РФ и в тот же день вернулся обратно, суточныевыплачиваются в инвалюте в размере 50 % нормы;
*если он находится взагранкомандировке (не являющейся долгосрочной) более 60 дней, то выплатасуточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных дляработников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, гденаходиться загранучреждение.
Время пребыванияработника в загранкомандировке определяется по отметкам, сделанным взагранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде встрану. При проезде командированного по территории РФ суточные выплачиваются подействующим нормам в российских рублях; а при проезде и за время пребывания наиностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным дляработников, выезжающих во временные командировки за границу. Если работник впериод командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со днявыбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточныевыплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую он направляется.При этом за день выезда в служебную командировку за границу суточныевыплачиваются в размере 100 % установленных норм (в российской или инвалюте взависимости от даты пересечения границы РФ), а за день пересечения границы привозвращении в РФ суточные не выплачиваются[19].
В случае выдачи командировочныхрасходов при направлении работника в зарубежную командировку не в валюте страныубывания, а в другой конвертируемой валюте в целях определения соответствиявыданной валюты нормам командировочных расходов выданная валюта пересчитываетсяв российские рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, а из рублевого эквивалента –в валюту страны убывания.
Так как задолженностьработника по выданному ему под отчет в качестве аванса иностранной валютечислится в бухгалтерском учете организации как валютная задолженность, то всвязи с изменением текущего курса рубля по отношению к иностранной валюте,выданной в под отчет, за период со дня фактической выдачи аванса в валюте додня утверждения авансового отчета командированного в бухгалтерском учетеорганизации могут возникать курсовые разницы, которые в зависимости от ихположительного или отрицательного значения отражаются по дебету счета 71«Расчеты с подотчетными лицами» (91 «Прочие доходы и расходы») и кредиту счета91 (71)[20].
Если полученные под отчетсуммы в инвалюте не были израсходованы полностью, то соответствии с Положениемо порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочныхрасходов следует:
— вернуть их в валютеполучения;
— внести в кассуорганизации эквивалент суммы задолженности в рублях, исчисленный по курсу рубляк иностранным валютам, установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности;
— погасить суммузадолженности наличной иностранной валютой иной, чем получена под отчет.
При этом для расчетасуммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банкастраны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочныхрасходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. Приотсутствии такого документа применяется курс, установленный ЦБ РФ на датупогашения задолженности.
Если расходыкомандированного за границу работника превысили сумму, выданную ему в под отчети при этом подтверждены документально (например, расходы по найму жильяоказались выше планируемой суммы), то они могут быть возмещены по распоряжениюруководителя организации.
При наличии перерасхода укомандированного работника в наличной иностранной валюте сумма задолженностиорганизации перед ним может погашаться путем[21]:
— перевода средств виностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счетуказанного работника-резидента в уполномоченном банке или на валютный счетработника-нерезидента в уполномоченном банке или банке-нерезиденте;
— выдачи суммызадолженности в наличной иностранной валюте;
— выдачи эквивалентасуммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу к иностранным валютам,установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности.
Валюта и форма (наличнаяили безналичная) расчетов с командированным работником, связанных с погашениемперерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы,определяются по договоренности между организацией и работником.
Нужно проверить, что счет71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учетаденежных средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредитусчета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так, при приобретении подотчетнымилицами за плату у других организаций и лиц оборудования, требующего монтажа,дебетуется счет 07 «Оборудование к установке» и кредитуется счет 71.
Организацией отражено приобретение подотчетными лицами оборудования, требующего монтажа
Д-т 07 «Оборудование к установке»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
При оплате подотчетными лицамирасходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качествеосновных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, вбухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 «Вложения вовнеоборотные активы» в корреспонденции с кредитом счета 71.
Организацией отражены расходы подотчетных лиц, связанные с приобретением внеоборотных активов
Д-т 08 «Вложения во внеоборотные активы»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Оплата подотчетнымилицами расходов, связанных с приобретением материально-производственныхзапасов, товаров, отражаются по дебету счетов 10 «Материалы», 41 «Товары».
Организацией отражена оплата подотчетными лицами приобретенных материальных ценностей
Д-т: 10 «Материалы, 41 «Товары»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Сумма НДС поприобретенным материальным ценностям оплаченным подотчетными лицами, отражаетсяпо дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость» в корреспонденции скредитом счета 71.
При использованииорганизацией для отражения в бухгалтерском учете приобретения (заготовления)материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицамиприобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15 «Заготовлениеи приобретение материальных ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 71[22].
Оплата расходов,связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажейтоваров и управлением производством и организацией в целом, отражается подебету счетов 20, 23, 25, 26, 44.
Организацией отражена оплата подотчетными лицами расходов по производству продукции (работ, услуг), продаже продукции, товаров, управлению
Д-т:
20 «Основное производство»,
23 «Вспомогательные производства»,
25 «Общепроизводственные расходы»,
26 «Общехозяйственные расходы»,
44 «Расходы на продажу»
К-т: 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Расходы, связанные сформированием организацией расходов операционного или внереализационногохарактера, отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» вкорреспонденции с кредитом счета 71.
Суммы, не возвращенныеподотчетными лицами в установленные сроки, подлежат отражению по кредиту счета71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачии потери от порчи ценностей».
Организацией отражены суммы, не возвращенные в установленные сроки подотчетными лицами
Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
В дальнейшем суммы,учтенные по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,списываются с кредита указанного счета в дебет счета 70 «Расчеты с персоналомпо оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работников) или73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаныиз оплаты труда).
Сальдо по дебету счета 71«Расчеты с подотчетными лицами» показывает сумму денежных средств, находящихсяв подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражаетзадолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным имирасходам. Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе подотчетных лицорганизации по каждой авансовой выдачи и каждому авансовому отчету.
III. Типичные нарушения приосуществлении учета расчетов с
подотчетнымилицами
Нередко в организацияхдопускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежноговедения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данноговида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следуетих избегать.
Ошибка— в организации не соблюдаетсяпорядок выдачи денег под отчет. Наиболее частые нарушения[23]:
— отсутствует приказруководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетных средств;
— в приказе о порядкевыдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получениеденег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;
— производится выдачаналичных средств работникам, не указанным в приказе о порядке выдачиподотчетных сумм;
— производится выдачаналичных денег под отчет лицам, не отчитавшимся полностью по ранее полученнымсуммам;
— допускается передачаполученных под отчет наличных денег одним работником другому.
Основные принципы,которые необходимо соблюдать каждой организации при работе с подотчетнымисредствами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдачаналичных денег под отчет должна осуществляться на основании приказаруководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющихправо на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки,на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику,не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также недопускается передача выданных под отчет денег одним работникам другому.
Ошибка— в организации не проводитсяинвентаризация расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с Положением поведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, для обеспечениядостоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярнопроводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в т.ч.расчетов с подотчетными лицами (инвентаризация обязательна перед составлениемгодовой бухгалтерской отчетности).
Методическими указаниямипо инвентаризации имущества и финансовых обязательств определено, что приинвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданнымавансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования иотчета по суммам выданных авансом каждому подотчетному лицу. При большом количествеподотчетных лиц, при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдениепорядка и сроков проведения инвентаризации данных расчетов может привести кнарушениям бухгалтерского учета и налогообложения.
Так, несвоевременнаясдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушениеПорядка ведения кассовых операций (работники, получившие деньги в под отчет,обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах непозднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со днявозвращения из командировки). В случае несвоевременной сдачи неизрасходованныхподотчетных сумм при проведении проверки может быть исчислена материальнаявыгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемыйдоход этого работника.
Иногда в организацияхбывают случае, когда задолженность по подотчетным суммам списывают сработника за счет собственных средств организации по окончании отчетногопериода без предоставления им авансового отчета. Если по окончании отчетногогода списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов,то эти списанные средства включают в совокупный облагаемый годовой доходданного работника.
Ошибка— к авансовым отчетам не прилагаютсялибо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов оправдательныедокументы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.
В соответствии с законом «Обухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые предприятиями,должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием длязаписей в регистрах бухгалтерского учета. При этом первичные документыпринимаются для отражения в бухгалтерском учете, если содержат все обязательныереквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательнымреквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа;наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственнойоперации; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатьюорганизации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившейработы. Кроме того, в акте закупки ценностей у физических лиц должны бытьприведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительстваи паспортные данные.
Первичнымиоправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств,являются товарные чеки (накладные), квитанции к приходным кассовым ордерам,акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездныедокументы, акты закупки и т.д.[24].
При отсутствииоправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет подотчетныхсумм, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательнымиреквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учетаи, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затратпо производству и реализации продукции (работ, услуг).
Также необходимопредоставление чеков контрольно-кассовых машин при покупке ценностей уюридических лиц в розничной торговле.
Ошибка— расчет с другими юридическимилицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающихустановленные лимиты.
Расчеты междуюридическими лицами за приобретенные для производственных целей товаров(работы, услуги) наличными деньгами, в том числе и выданными из кассыорганизации работникам под отчет, необходимо производить с соблюдениемустановленных нормативными актами пределов.
Руководствуясь решениемСовета директоров Банка России от 6 ноября 2001 г. (протокол № 25), установитьв Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами междуюридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тыс. руб. Таким образом, начинаяс 21 ноября 2001 года по одному договору можно рассчитаться наличными деньгамилишь в пределах 60 000 рублей. Если работник нарушил лимит расчетов, фирмаможет быть оштрафована.
Ошибка— бухгалтерия организации неправомернопринимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам,указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходованиеподотчетных средств.
Принципвременной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации,устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрахбухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имелиместо.
Наосновании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательныхдокументах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актахвыполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.),подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет,должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и болеепоздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм[25].
Заключение
Проведя исследованиевыбранной темы можно сказать, что аудит – это деятельность, направленная науменьшение предпринимательского риска, аудит способствует уменьшению доприемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов. Аудитобеспечивает не только проверку достоверности финансовых показателей, но и,разработку предложений по оптимизации хозяйственной деятельности с цельюрационализации расходов и увеличения прибыли.
В данной работе былрассмотрен аудит учета расчетов с подотчетными лицами: дано понятие учетарасчетов с подотчетными лицами, перечислены нормативные и законодательныедокументы, регламентирующие объект проверки, рассмотрен аудит расчетов сподотчетными лицами, выяснены типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов сподотчетными лицами.
Проверкаправильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошнымобразом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.
Аудитору нужно, преждевсего, проверить, что для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицамиорганизации по суммам, выданным им под отчет, должен использоваться счет 71«Расчеты с подотчетными лицами». Далее проверке подвергается правильностьоформления всех первичных документов (приказы руководителя, авансовые отчеты сприлагаемыми оправдательными документами, командировочные удостоверения,расходные кассовые ордера и т.д.), регистров аналитического и синтетическогоучета (журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, записи в Главнуюкнигу по счету 71).
Все работникипредприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы сналичностью. Эти правила предусмотрены в Порядке ведения кассовых операций вРоссийской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от22.09.1993 г.
Списокиспользованной литературы
1. Федеральный Закон Российской Федерации«О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ
2. Федеральный закон Российской Федерации«Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ.
3. Налоговый кодекс Российской Федерациичасть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ, и часть вторая от 5 августа 2000 г. N117-ФЗ.
4. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001г. N 197-ФЗ.
5. Порядок ведения кассовых операций вРоссийской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от22.09.1993 г.
6. План счетов бухгалтерского учетафинансово-хозяйственной деятельности предприятия (Приказ Министерства финансовРФ № 94н от 31 октября 2000 г.) и Инструкция по его применению. – 2-е изд.,перераб. и доп. – М.: Юрайт — Издат, 2006 – 176 с
7. Методическиеуказания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ МинистерстваРФ № 49 от 13 июня 1995г.).
8. Правила (стандарты) аудиторской деятельности в РФ: Одобрен.Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ, протоколом. М.: ИД ФБК-Пресс,2000.
9. Алборов Р. А. Аудит в организациях промышленности и АПК.М.: АО ДИС, 2004.
10.Аудит: Учебник для вузов /В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В.Сотникова и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. – 3-е изд., перераб. и доп. –М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2005. – 583 с.
11.Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф.Бухгалтерский учет – М.: Бухгалтерский учет, 2004, — 576 с.
12.Основы аудита./Под ред. Я.В. Соколова.М.: Бух. учет, 2000
13.Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.:ИНФРА-М, 2001.