Реферат: Автоматизированные системы документооборота

Омский Государственный университет

КУРСОВАЯ

Автоматизированныесистемы документооборота

Омск 2008

Введение

Системы управлениядокументацией являются средством автоматизации крупномасштабногоформализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы вэлектронную. Автоматизация документооборота подразумевает возможностьиспользования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную,что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов,в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса,номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоватьсяво многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.).Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы,требуемые в административных структурах.

По данным журнала “ASAP”,за год в мире производится » 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в годоколо 150 часов на поиск утерянной информации. Встает острая потребностьпредоставления необходимой информации в готовом для “потребления” виде споследующим ее предложением.

Современный  рынокприкладных программных средств предлагает ряд автоматизированных системуправления документацией. Среди них DocsVision 3.6 компании DocsVision, ESCOM.DOC©,система J.D. Edwards OneWorld, разработанная компанией Robertson and BlumsCorporation и др.

Исходя из вышесказанного, мысформулировали цель работы – выявить и изучить предпосылки развития исовременные условия автоматизированных систем управления документацией.

Объектом исследованияданной работы являются автоматизированные системы управления документацией, атакже системы, включающие в себя эту функцию.

Гипотеза исследования: предпосылкиразвития и современные условия автоматизированных систем управлениядокументацией позволят определить их достоинства и недостатки.

В соответствии с целью и гипотезой вработе ставятся задачи:

1. изучить состояниевопроса в литературе;

2. обозначить иопределить предпосылки развития автоматизированных систем управлениядокументацией;

3. обозначить иопределить современные условия автоматизированных систем управлениядокументацией;

4. выявитьположительные и отрицательные стороны работы с автоматизированными системамиуправления документацией.

Методы исследования:

В работе используются эмпирические итеоретические методы исследования.

Эмпирические методы включают в себяизучение литературы по данной теме.

Теоретические методы включают:сравнение, обобщение, систематизацию, анализ.

 Актуальность темы:

Созданиев нашей стране правового государства с эффективно работающими институтамипредставительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образованияобуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованиемих деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедурих функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упроченияроссийской государственности рациональное управление документацией может послужитьодной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существеннымэлементом его стабильности.

Документированнаяинформация составляет основу управления, его эффективность в значительнойстепени базируется на производстве и потреблении информации. В современномобществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементомсоциальной и политиче­ской жизни общества. Качество информации определяеткачество управле­ния, поскольку информация, как кровеносная система,пронизывает все ор­ганы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом иприводя в целенаправленное движение.

Информацияфиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещаютее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основеуправленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечиваютюридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемыдокументирования деятельности организаций и управления документацией являютсястоль же древними, как сами документы и управление. В настоящее время даннаяпроблема актуализируется стремительным развитием новых информационныхтехнологий, ускоренной информатизацией общества.

Непрерывныйрост объемов документации во всем мире, все более широкое применениеэлектронно-вычислительной техники при обработке информации, использованиенебумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов квыводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управлениядокументированной информацией.

Длясовременного документоведения важны исследования возможностей современныхинформационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией.Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практикидокументоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение наэтой базе новых научных результатов.

Выбортемы настоящей работы обусловлен несколькими факторами:

- во-первых,наличием необходимости упорядочения документальной среды как средства повышенияэффективности управления,

- во-вторых,потребностью архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблемдокументоведения и архивоведения в новых условиях для трансформации их в прикладныенаучные разработки;

- в-третьих,возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения еев мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Решениепроблемы управления документацией в современных условиях позволитцеленаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить ихэффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационнымресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Степеньразработанности и изученности темы:Следуетотметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельныедо 90-х годов не ставились. Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидетьпопытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования впостановочном плане как отражение зарубежного опыта и перспективное направлениеразвития отечественного документоведения и организации делопроизводства[1].

Междутем в развитых странах, давно прошедших этап «первоначального накопления»средств вычислительной техники и связи, в обществе, которое теперьхарактеризуют как «постиндустриальное» или «информационное», разработке проблемуправления документацией уделяется все больше внимания.

Изучениеработ западных специалистов показывает, что большинство ученых склоняется кпризнанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций(Ф. Хортон, К. Леннон, А. Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил,Д. Стефенс и др.). Следует подчеркнуть, что многие ученые и специалисты неоднократноотмечали важность взаимодействия управления документацией и управления информациейв организациях, оценивая документацию как неотъемлемую составную частьинформационных ресурсов организации. Исходя из такой оценки, выдвигается требованиеболее глубокого использования новых информационных технологий в работе сдокументацией и включения структур управления документацией в общую инфраструктуруорганизаций[2].Отличительной чертой исследований западных специалистов является их ориентацияна ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводствоми ведомственным хранением документов[3].

Отечественнымдокументоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний,отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных иметодических пособиях, материалах конференций. Опубликованные работы имеютпреимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И.,Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В.,Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения идокументационного обеспечения управления Государственного университетауправления).

Принципиальноезначение имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение»и внес большой теоретический и практический вклад в становлениедокументоведения как научной дисциплины[4]. К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизвод­ства в дореволюционнойРоссии и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типовделопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующимисистемами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развитияделопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособияИсторико-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемогоматериала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамкиохватываемого периода.

Нельзя не отметить работуученых ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательнорешали проблемы документоведения, организации делопроизводства идокументационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами.Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внеслиА.С. Малитиков, В.Д. Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые.
1. Необходимость автоматизированных систем документооборота

Управлениеинформационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особоезначение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработкиколоссального объема информации. Независимо от правового статуса илиорганизационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействоватьс органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими врегулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Таким образом, учрежденияостро ощущают необходимость организации эффективного управления информационнымиресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерныхтехнологий в сфере управления документационными потоками (и информацией вшироком смысле).

К сожалению, применениекомпьютерных программ в сфере работы с управленческой(организационно-распорядительной) документацией в ряде случаев не сопровождаетсяструктурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффектот применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственнодорогостоящих) программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрениекомпьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудьсущественной оптимизацией и унификацией документационных процессов.

В большинстве учрежденийсо сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействияподразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передаетсяв виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией иотчетностью).

Следует также отметить,что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличенияобъемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения.Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционныхносителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а такжедокументов, связанных с функционированием компьютерных систем.

Работа по автоматизацииделопроизводственных процессов началась в России ещё в начале 90-х годов.Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией сталовнедрение в 1997 году Системы автоматизации документооборота и делопроизводства- САДД. Программный комплекс был разработан по заказу Банка России на базетипового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизацииработы с документами.

Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (ElectronicDocument Management Systems) — это система автоматизации работы с документами напротяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск,классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. Приэтом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированныедокументы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себяэлектронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управлениедокументацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:

· технология (наоснове современных компьютерных комплексов).

· корпоративныеправила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление враспорядительных документах).

· психологияпользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В системахдокументооборота осуществляется регистрация нормативных документов,распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти,учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, атакже гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебнойперепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемыхструктурными учреждений.

СЭД обеспечивает контрольза движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях,данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД являетсясистема формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы ипоручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитовбазируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющихосуществлять контекстный отбор документов.

Процедура веденияклассификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируетсяспециалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций — корреспондентов). Внесение изменений в остальные — прерогатива администратора,кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позицийклассификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняетсявозможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки прирегистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспеченатолько при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля заих действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполненияобязательных информационных реквизитов и т.п.).

Создание СЭД связано и сизменением роли службы документационного обеспечения: определяются единыетехнологические требования к организации документооборота с использованием СЭД,устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, чтофактически является методологической базой для организации работы синформацией.

В целомустановление четкого порядка использования системы и правил работы синформацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешноевнедрение СЭД и её полноценное использование.
2. Развитие информационного менеджмента

Уже сейчас очевидно, чтодальнейшее развитие корпоративной системы документооборота должно быть связанос совершенствованием управленческих процедур и развитием информационногоменеджмента.

Реализации Федеральнойцелевой программы “Электронная Россия (2002-2010 годы)” станет основой дляформирования в России системы межведомственного электронного документооборота иповышения уровня информационного обеспечения управления в целом.

Полноценноерешение проблемы управления документацией невозможно без правового обеспечения.Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимымусловием эффективности государственного управления. Область информации идокументации в последние годы стала самостоятельным объектом исследованийученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль — информационное право.

Управлениедокументацией как функция менеджмента осуществляется в организациях в условияхпроцесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтомууправление документацией тесно связано с проблемами менеджмента, организационнымиструктурами, вопросами проектирования информационных систем управления, ихвнедрения и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процедур и процессов.

Современныеисследования по менеджменту организаций показывают огромное значениерациональной обработки информации для достижения стратегических и оперативныхцелей. Глобализация мировых экономических, социальных и информационныхпроцессов прямо влияет на качество управления. Методы решения задач управленияв организациях на фоне современных геополитических реалий и с учетом развитияинформационного общества отражены в ряде крупных монографических исследований истатьях, современных учебниках отечественных и западных специалистов.

Эволюциядокумента, систем делопроизводства и документационного обеспечения управленияпроисходит в конкретных исторических условиях и обусловливается ими. Работыисследователей отечественной истории, в особенности историков государственныхучреждений, высвечивают тесную связь реформ делопроизводства с реформами управленияи их адекватность социально-экономическим и политическим условиям того или иногопериода российской истории. Труды Н.П. Ерошкина и Т.П. Коржихиной, а также Т.Г.Архиповой, А.С. Сенина, Т.М. Смирновой, С.П. Стрекопытова, других ученых по историигосударственных учреждений наглядно демонстрируют построение системы управленияв конкретную историческую эпоху и тем самым дают возможность исследовать организациюделопроизводства в аппарате управления.

Источниковедение как научная дисциплина достаточно близко стоит кдокументоведению в части решения задач системного изучения документальногомассива в историческом развитии.
3. Требования к автоматизированным системам управления документацией

Современноесостояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическимипреобразованиями, но и развитием информаци­онных технологий. Большое значение всовременном управлении приобре­тают компьютерные технологии и средства,обеспечивающие на базе дейст­вующего законодательства и других правовых нормоперативность фикса­ции, сбора, обработки, поиска и передачи информации,надежность ее хра­нения, удаленный доступ, предоставление информации в нужноевремя, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономи­ческихтребований. Открывшийся доступ к мировым информационным ре­сурсам, переход наэлектронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход напринципиально новые способы организации ин­формации и доступа к ней, ставятперед документоведением, архивоведени­ем, документалистикой и другими научнымидисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиальноновые научные и прикладные проблемы. Их решение требует осмысления богатогоисторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства,смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.

 «Управлениедокументацией», как универсальный термин, имеет международное признание ираспространение. Он обозначает управление созданием, использованием и хранениемдокументов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичностии эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающихкачественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсууправления.

Вопросы автоматизации делопроизводстванаходятся в неразрывной связи с информатизацией общества, начало которойположено распространением электронно-вычислительной техники и разработкойавтоматизированных систем управления на рубеже 60-70-х годов XX столетия.

Всовременных условиях тенденция автоматизации работы с документами продолжаетукрепляться. Если в предыдущий период методологией автоматизации была централизованнаяразработка типовых решений в этой области, то в настоящее время наблюдаетсясоздание рынка автоматизированных систем управления документацией, разнообразныхкак по идеологии, так и по набору используемых информационных технологий.

Стандартныеи хорошо зарекомендовавшие себя отдельные технологии в этих условиях служатосновными звеньями автоматизированных систем управления документацией.Современные технологии управления документацией позволяют применить на практикесистему методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения,представления и использования информации, содержащейся в документах на основеразнообразных технических средств, постоянно совершенствующихся в ходенаучно-технического прогресса. При использовании в управлении документациейотдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание наспецифические последствия их применения.

Соединениеотдельных информационных технологий в систему дает возможность построенияавтоматизированных систем управления документацией (АСУД) в организациях. Вцелом АСУД, с точки зрения полноты охвата технологии обработки информации,могут быть автономными, прикладными и комплексными. Тип АСУД определяется существомиспользуемой идеологии (клиент-сервер, интранет, workflow, groupware и т.п.), а также ориентацией насуществующие традиции делопроизводства или на применение принципиально новыхрешений.

Несмотряна обилие АСУД на информационном рынке, не решены вопросы их выбора, оценки иклассификации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационногообеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, реги­страцию,контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу помассиву документов. Система должна быть построена на единых методологическихпринципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующихорганизационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственныхстандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценноеиспользование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовыватьпринцип однократного ввода информации и ее многократного использования. Систематакже должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документациивнутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированногодоступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению поопределенным компонентам (количество технических устройств и технологий,количество документов, объем информации, число пользователей) и уметь адаптироватьсяв разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Длявыбора типа автоматизированной системы управления документацией необходимаразработка соответствующей методики. В работе предложены методы выделениягруппы параметров АСУД и их количественной и качественной оценки. Применениеэтой методики должно быть дополнено системой государственной сертификацииавтоматизированных систем управления документацией.

3.1. Системный подход

При проектированиисистемы управления любая компания, работающая на рынке, рассматривается какцелостная бизнес-система, взаимодействующая с субъектами внешней среды. Такойподход исключает оптимизацию отдельных элементов без рассмотрения взаимосвязи сдругими элементами системы и учета влияния изменения любого элемента наповедение системы в целом. Рассмотрение компании как системы позволяет создатьполную и непротиворечивую систему управления, в полной мере реализующую ожиданиясобственников от обладания бизнесом, удовлетворяющую платежеспособные требованияпотребителей и требования государственных регулирующих органов.

При таком подходе воснове построения системы управления лежат ожидания собственников от обладаниясоответствующим бизнесом, ограничения собственников и государственныхрегуляторов на ведение этого бизнеса. Ожидания собственников могут бытьклассифицированы как:

· системныеожидания;

· финансовыеожидания;

· моральные илипсихологические ожидания.

Получение требуемых результатов от деятельности бизнес-системы иудовлетворение ожиданий собственников возможно при реализации определенныхвидов деятельности, реализуемых компанией, которые образуют системубизнес-процессов верхнего уровня.
4.Автоматизация управления документооборотом: концепции и системы

Увеличение объёмов информации и их движение в наше время ужеподобны не снежному кому, катящемуся с горы, а лавине, несущейся с каждым днёмвсё стремительнее, становящейся всё больше и страшнее. И справиться с этим всётруднее даже при использовании современной техники и компьютеров. Наиболеехарактерным из основных недостатков бумажного документооборота («бумажного офиса»),слабо поддающихся «излечению» при относительно больших информационных потоках,можно назвать, пожалуй, синдром «мутной воды». Отсюда завышенная численностьработников во вспомогательных и административно-управленческих службах, низкаяисполнительская дисциплина и неадекватное представление о деятельности как отдельныхслужб, так и организации в целом. К этому можно добавить плохую управляемость,низкое качество труда, большие накладные расходы на ведение бумажногодокументооборота, т. е. затраты на бумагу, электроэнергию (механические пишущиемашинки сегодня раритет), расходные материалы, на технику и её обслуживание(ПК, устройства для ксерокопирования и пр.), на площади для хранения, надополнительные людские ресурсы и т. п.

Системы электронного документооборота (СЭД), появившиесяоколо двадцати лет назад, совершили подлинную революцию в работе с документами,помогая справиться с этой разгулявшейся бюрократической стихией.

Чтобы оценить, нужна ли какой-нибудь фирме, компании,организации система электронного документооборота (особенно это важно длясредних и крупных компаний), необходимо ответить на вопросы:

1. Насколько сотрудников устраивает объём бумаг, которыйзанимает место на их рабочем столе  и сколько времени они тратят на поискнужной информации? Не раздражает ли такая ситуация?

2. Могут ли оперативно найти нужный документ, получитьнеобходимую информацию, к примеру, беседуя по телефону с важным для  компанииклиентом или партнёром, компаньоном?

3. Осуществляется ли и как (кем) процесс регистрациипоручений, указаний (подробности, исполнители, сроки)?

4. Знает ли руководитель какие из выданных им поручений,документов и в какой стадии на текущий момент находятся: выполняются по графику;выполнены; не выполнены (почему?); просрочены (каковы причины?) Кто ведётконтроль за их «ходом»?

5. Имеются ли в организации регламенты по работе сдокументами?

6. Проходят ли документы необходимые стадии (регистрацию, рассмотрение,визирование, согласование, исполнение), получают ли эти документы определённыйстатус («категорию важности») и чётко ли контролируются сроки?

7. Создаётся ли положительный имидж организации качествомработы с документами?

Если сотрудники пять раз дали отрицательный ответ или немогут ответить на пять и более вопросов, то компании пора всерьёз задуматься оприобретении СЭД.

Утвердительные ответы на следующие ниже приведенные вопросыдолжны окончательно развеять сомнения о необходимости приобретения и внедренияСЭД и помогут укрепить позиции в компании и на рынке. Итак, хотят ли сотрудники:

● ощутимо сократить непроизводительные затраты времени;

● увеличить прозрачность бизнес-процессов  организации;

● повысить исполнительскую дисциплину иответственность;

● соответственно уменьшить расходы и повысить качествовыполнения работ;

● существенно улучшить процессы контроля и управления;

● увеличить конкурентные преимущества и поднять имидж компании?

4.1. Электронный документ и электронный документооборот

 

Электронный документ — это понятие более широкое, чем просто электронный образбумажного документа. Сюда включают некий набор данных (текст, графическое и видеоизображение,аудиозапись), созданный с помощью компьютера или сохранённый на нём. Этот наборсопровождается карточкой с атрибутами (подобно картотеке книг в библиотеке), покоторым документ можно быстро найти (название, автор, дата создания и т. п.).

Под электронным документооборотом (или ЭДО)понимается способ организации работы с документами, при котором основная массадокументов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранитсяцентрализованно в так называемых электронных архивах (ЭА), своеобразныхинформационных складах, или хранилищах данных. Электронный документооборотможет быть внутренним и внешним, и это налагает определённуюспецифику на информационный обмен.

Соответственно под системой электронного документооборота(СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа,система), которое позволяет организовать работу с электронными документами(создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие междусотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) иконтроль за ними, отправку уведомлений и т. п. В более широком смысле под СЭДпонимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающаявесь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую,и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовыеаспекты. Эту систему можно сравнить с «кровеносной системой» компании. Заторы вдвижении документов, их потеря и обмен «несвежей» (устаревшей, неактуальной,недостоверной) информацией в конце концов становятся причиной «заболеванияорганизма». Тромбы, закупорка сосудов, каналов информационного обмена приводятк коллапсу.

Конечно, часть «офисно-канцелярских операций» с «бумагами»сегодня автоматизированы, персональные компьютеры в наше время имеет практическилюбая уважающая себя фирма. Впрочем, если не брать в расчёт не тронутые цивилизацией«медвежьи уголки» России, где и электричества-то до сих пор нет, встречаютсяварианты, когда некоторые фирмы и компьютерами не пользуются (во всяком случае,для этих целей).

Но в нынешних условиях конкуренции и рынка информацияявляется одним из важнейших ресурсов, основным капиталом компании. Чем большеразнообразных «рабочих данных» (документов, файлов и пр.) по истории работыкомпании содержит в своих «закромах» информационная система и чем они лучшеорганизованы и управляемы, тем сама компания оказывается более конкурентоспособной,защищённой и независимой при утрате людских ресурсов (увольнениях, переходах) ив большей степени застрахована от потери клиентов, партнёров, части бизнеса,потенциально важных документов и пр.

Принципы работы с документами в России были заложены ещё в петровскуюэпоху. В относительно недавний социалистический период был разработан и введёносновополагающий документ — Государственная система документационногообеспечения управления (ГСДОУ), некий стандарт, на базе которого отраслевымиминистерствами, ведомствами и комитетами разрабатывались детализированныенормативные и регламентирующие документы, вводились унифицированные формыконкретных типов документов. Многие положения названных документов не потерялиактуальности до сих пор и действуют в госсекторе в сфере бумажногоканцелярского документооборота, но, естественно, эволюционируют, особенно впоследнее время.

Для работы с электронными документами в России на протяжениимногих лет наиболее активно используются системы, которые можно отнести восновном к двум классам: системы электронных архивов (СЭА) и системыэлектронного документооборота (СЭД). Некоторые авторы предлагают выделять ещёодин класс, интересный именно для российских пользователей, — системыэлектронного делопроизводства, — и, чтобы не путать с последними, называют ихСДЭ — системы делопроизводства электронные. Но в принципе отечественные СЭД,как правило, включают в себя и эти функции.

Несмотря на завалы западных терминов в этом ИТ-сегменте,многие специалисты в России предпочитают придерживаться традиционного термина«электронный документооборот», хотя он сегодня не совсем точно (полно)определяет суть вопроса. На практике данный термин вбирает в себя куда болееширокий смысл. Например, в понятие «электронный документооборот» в российскойкомпании DIRECTUM вкладывают весь спектр технологий: управление электроннымидокументами (электронный архив); управление деловыми процессами (workflow);управление интернет-данными; управление знаниями; традиционноеделопроизводство.

Российские системы в большей степени ориентированы на поддержаниедокументоориентированного управления, а не на управление произвольным, какмодно теперь говорить, контентом (т. е. самым разнообразным информационнымнаполнением, содержанием), как на Западе.

Названные выше условные классы изначально нацеливались наразные задачи и сценарии использования.

СЭА создавались, чтобы в течение длительного времени хранитьи учитывать документы как эдакие своеобразные информационные склады. Документсопровождался соответствующими реквизитами (карточкой, аналогичной библиотечной),чтобы его потом можно было найти и просмотреть. Для реализации аналогичныхзадач появляются различные, в том числе аппаратные, системы хранения и поискабумажных документов, мультимедиа- и фотоматериалов (микрофиши) и пр., унифицируютсяформаты документов.

Что происходит с документом вне архива, данную систему неинтересует. В процессе развития в СЭА появляются инструменты и функции дляреализации политики хранения и миграции документов. Например, выделяютдокументы оперативного и долговременного хранения и перевод из одного вида вдругой. Таким образом, и здесь начинают появляться элементы движения и стадиижизненного цикла документа, простейшие docflow и workflow.

Если СЭА изначально создавались для хранения и учётадокументов, то СЭД предназначались для управления документами.

В западных источниках встречается несколько вариантовтерминов, имеющих отношение к управлению документами, которые, с одной стороны,отражают тенденции развития данного направления, а с другой— маркетинговыеухищрения некоторых производителей. Вот эти термины: Document Management —управление документами; Electronic Document Management System (EDMS) — системауправления электронными документами, электронным документооборотом; EnterpriseDocument Management Systems (тоже EDMS) — системы управления корпоративнымидокументами.

У разных авторов (и разработчиков) в эти термины можетвкладываться разный смысл. Некоторые наши эксперты утверждают, что EDMS-системыотвечают скорее за управление хранением документов, а не за документооборот (движениедокументов). Иными словами, получается, что какие-то системы EDMS ближе к СЭА.Это свидетельствует о том, что в каждом конкретном случае (несмотря назаявления поставщиков) нужно более глубоко изучать функциональное наполнение иреальные возможности систем, прежде чем относить их к тому или иному классу.

Любой документ проходит разные фазы своего жизненного цикла,и его, для удобства и ускорения работы, на всех этих стадиях можно сделатьдоступным другим сотрудникам, с которыми необходимо взаимодействие, в том числеещё в процессе подготовки документа. Отсюда возникают и такие понятия, как версионностьдокументов, стадии жизненного цикла, состояния документов, маршруты движения,совместная (групповая) работа, процесс, docflow и workflow и пр.

В свою очередь, СЭД развиваются в направлении усиленияархивных функций: появляются разнообразные хранилища документов, представлениядокумента в разных форматах.

В результате появляется новый класс систем, получившийназвание ECM, в котором представлены функции обоих вышеупомянутых направлений(СЭА и СЭД).

Enterprise Content Management (ECM) — это управлениекорпоративными информационными ресурсами, их содержанием и наполнением. ПонятиеECM-системы несколько шире, чем СЭД. Под первой понимают набор технологий, инструментови методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставкиинформации всем потребителям внутри организации. Например, для того, чтобыиметь право называться ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканированиядокументов, гарантировать сохранность документов, поддерживать регламентыдоступа к ним и их хранения, управление интернет-данными и «динамическимконтентом» при организации взаимодействия многих пользователей и т. д.

Комплексная автоматизация предприятий, компаний, как правило,строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решаетопределённый круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именнодолжно реализовываться в рамках каждой системы, и обеспечить их рациональноевзаимодействие.

В соответствии с набором реализуемых функций и областейприменения в СЭД укрупнёно можно выделить следующие направления:

● системы делопроизводства;

● электронные архивы;

● workflow-системы (для краткости будем называть ихWF-системами);

● комплексные, или ECM-системы (о последних мы ужеговорили выше).

Если традиционные СЭД всё ещё тяготеют к автоматизациидовольно узкой сферы «канцелярско-офисного» документооборота, то многие современныесистемы ЭДО демонстрируют значительно большие возможности и ориентированы такжена работу с бизнес-процессами, поддержку и управление информационными потокамии организацию взаимодействия пользователей.

Требования к архитектуре и оборудованию для СЭД смещаются всторону одновременной работы многих пользователей с конкретными документами, процессами,проектами, большими массивами неструктурированной информации. Существенно повышаютсятребования к возможностям поиска, надёжности хранения, к обслуживанию и поддержкезначительных объёмов хранимой информации. Специфика автоматизациибизнес-процессов в СЭД выставляет свои требования по скорости обработкиинформационных потоков, возможности их контроля и перераспределения, поавтоматизации отдельных операций, шагов, работ, по инструментам и средствам настройкимаршрутов и пр.

Какие задачи и направления нецелесообразно реализовывать вСЭД? К подобным задачам можно отнести, например, кадровое делопроизводство илиучёт финансовых документов, задачи анализа и пр.

Несмотря на то, что формально названия этих задач вроде бынапрямую связаны с документами, первая задача заключается не в управлении самимидокументами, а в учёте и управлении кадрами. Тут требуется получать различныевыборки по персоналу (например, по образованию, полу, специальностям, датеприёма/увольнения), оперировать данными из кадровых приказов и т. п. Для этогоинформация в базе данных должна храниться в структурированном виде, а не какотдельные неструктурированные документы. Создание каждого документа должноотражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизациикадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированныесистемы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с СЭД дляхранения и согласования неструктурированной информации (резюме, фотографий,кадровых приказов и т. д.).

Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовымидокументами: счетами, заявками на оплату, платёжными документами и т. п. Онитесно связаны с расчётом задолженности, сроками оплаты, статьями бюджета идругими параметрами, как правило, учитываемыми в бухгалтерских и ERP-системах.Поскольку, например, электронный образ счёта-фактуры всё равно придётсяформировать, вводить и хранить в структурированном виде (в бухгалтерской илисоответствующей учётной системе), то заносить его в СЭД сканированиемнецелесообразно. В данном случае наиболее правильный вариант — интеграция ECM-и ERP-систем, при которой записи ERP-системы могут отправляться в виде вложенийв задания ECM-системы, например, для согласования, а итоговые отчётыERP-системы могут сохраняться в СЭД и подписываться электронной цифровойподписью.

Поэтому, принимая решение о выборе и развитииИТ-инфраструктуры предприятия, руководитель (или, по крайней мере, ИТ-служба)должен решить нелёгкую задачу — оптимально наполнить информационную средукомпании, отыскать наиболее эффективные для конкретной фирмы сочетанияпродуктов и технологий, разграничить области пересечения взаимодополняющихИТ-систем наиболее рациональным образом. В общем, найти эффективное применениедля каждой. А для этого ему надо хорошо разбираться в нюансах и терминологии, втонкостях систем, предлагаемых сегодня рынком, представлять и учитыватьособенности и существенные отличия СЭД и ERP-систем, характер данных системкаждого типа. Провести водораздел между этими системами и чётко определить ихтехнологические границы, методологию взаимодействия и задачи пользователей нетолько на сегодня, но и хотя бы на среднесрочную перспективу, определить потенциальныеобъёмы данных, оценить возможности масштабирования и пр.

Долгосрочная ИТ-стратегия должна предполагать наличие самостоятельнойСЭД, которая будет решать свои задачи и при необходимости интегрироваться сERP-системой по ряду направлений. К примеру, от создания и движения документов,подписания их ЭЦП до отправки структурированных документов по маршрутамсогласования с использованием механизмов workflow СЭД, размещения документовдлительного хранения и ERP-отчётности в электронных архивах СЭД и пр.
5.Анализ эффективности внедрения СЭД

Эффективность – одно изнаиболее общих экономических понятий. Эффективность можно определить каквероятность достижения цели. Проведенный выше анализ предпосылок внедрения СЭДнедостаточен для рекомендации ее внедрения. Необходим анализ экономическойэффективности СЭД.

Цели внедрения системыэлектронного документооборота:

· автоматизацияделопроизводства,

· автоматизацияпотоков документов,

· автоматизацияконтроля исполнения документов и поручений,

· повышениеисполнительской дисциплины,

· наведение порядкав работе с документами,

· сокращениевремени на операции с документами,

· переход кбезбумажным технологиям.

Таким образом, можноопределить эффективность использования системыэлектронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей.В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов:

· экономический – его показатели учитывают встоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализациейСЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизацияконтроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок,присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что даетнесомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат наоплату машинного времени и т.д.

· финансовый– расчетпоказателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатахиспользования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции сдокументами, тем самым снижает продолжительность работы с документами,

· ресурсный – его показателями отражают влияниеиспользования СЭД на объем производства и потребления того или иного видаматериального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже былосказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов,трудовых ресурсов и т.д.

· научно-техничекий – включает новизну, простоту,полезность СЭД;

· социальный– его показателиучитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшениитрудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированнойсистеме управления документооборотом.

5.1 Экономия затрат на оплату труда пользователей СЭД

Рассмотрим подробнееэкономию затрат на оплату труда пользователей СЭД.

Расчет условной годовойэкономии затрат на оплату труда работников j-й квалификации />Сj при изменениитрудоемкости процессов подготовки и обработки информации в результате внедренияСЭД определяется по формуле

/>Сj = Сзпj (Q1– Q2) А2 / Фj,

где Сзпj– годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации, занятогоподготовкой и переработкой данных, руб.; Q1, Q2 –трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в базовом и новомвариантах программного продукта, чел./ч; А2 – годовой объемработ по подготовке и переработке данных в новом варианте программногопродукта, натуральных ед.; Фj – годовой фонд рабочего времениодного работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных,ч.

Рассчитаем экономиюзатрат на оплату труда менеджера, работающего в бюджетной сфере по 11 разрядуединой тарифной сетки и имеющего оклад 2787 рублей. С учетом того, что менеджеримеет ежемесячную премию в размере 75% от своего оклада, его ежемесячнаязарплата составляет 4877,25 руб. Следовательно, годовой фонд заработной платыменеджера составляет 58527 руб. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе,количество рабочих дней 249, годовой фонд рабочего времени менеджера составит1992 часа.

Трудоемкость подготовки иоформления документов при прежнем методе работы и в системе СЭД составляетсоответственно 25 [чел./ч.] и 20 [чел./ч.]. Годовой объем работ по подготовке ипереработке данных в СЭД (в натуральных единицах) составляет ≈ 80документов.

Таким образом, получаемэкономию затрат на оплату труда менеджера:

/>С<sub/>=58 527· (25 – 20)· 80 /1992=11752,41рублей,

 что составляет 20% от годового фондазаработной платы менеджера  11 разряда, занятого подготовкой и переработкойдокументов в автоматизированной системе документооборота.

5.2. Экономия затрат на оплату машинного времени

При замене базовогопрограммного продукта (ПП) на новое, как правило, уменьшается времяиспользования вычислительных средств. Расчет экономии затрат на оплатумашинного времени производится по формуле

/>Смш = Цмш (Т1шо– Т2шо) А2о б

где />Cмi –годовая экономия затрат на оплату времени работы i-го ресурса вычислительногокомплекса или коммуникационных средств, связанных с выполнением функцийисследуемых ПП, руб.; Цмi – стоимость одного часа работы i-горесурса вычислительного комплекса или коммуникационных средств применительно кконкретному контуру и режиму работы, руб./ч.; Т1ij, Т2ij –  время выполнения j-х операций на i-м ресурсе вычислительногокомплекса или коммуникационных средств в базовом и новом вариантахиспользования ПП, ч; А2j<sub/>–<sub/>количествоj-х операций, выполняемых по новому варианту ПП в течение года.

Рассчитаем годовуюэкономию затрат на оплату времени работы автоматизированного рабочего места(АРМ) менеджера в автоматизированной системе документооборота.  Стоимостьодного часа работы АРМ менеджера 5 рублей; время выполнения операций, связанныхс договорами  на АРМ менеджера при старом методе работы и в автоматизированнойсистеме документооборота составляют соответственно 6 часов и 2 часа; 994<sub/>–<sub/>количество  операций, связанных с договорами, выполняемых вавтоматизированной системе документооборота  в течение года.

Таким образом,  годоваяэкономия затрат на оплату времени работы автоматизированного рабочего места(АРМ) менеджера в сети системы документооборота составит:

/>Cм = 5· (6 – 2)·994 =19 880 рублей.
Заключение

Главныйвывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем:сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционногоделопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечаютсовременным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространениеновых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрениерыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информациив социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегическогоресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляетдокументация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимыепредпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами ворганизациях — управлению документацией на методологии информационного менеджмента.Автоматизация систем управления документацией требует особого внимания к следующиммоментам:

1. Изучениеинформации как научной категории, познание законов и закономерностейинформационных процессов методологически приближает к пониманию вопросовуправления документацией. В процессе управления информация преобразуется изотдельных сведений и данных в знания, на основе которых принимается большинствоуправленческих решений. Это преобразование осуществляется в результате сложныхинформационных процессов, которые включают в себя производство, обращение и потреблениеинформации.

Информационныепроцессы протекают в информационных системах — совокупности взаимосвязанныхэлементов, составляющих единое целое (организацию). Информация, информационныепроцессы и информацион­ные системы интегрируются в информационнуюинфраструктуру организа­ции, которая обеспечивает достижение управленческихцелей на базе создаваемых информационных ресурсов. При помощи документированияинформация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет своюосновную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия отобъекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции

Итак,функционирование документа в организации предъявляет к нему особые требования:фиксация информации на материальном носителе и наличие идентификационныхпризнаков информации. Тем самым управленческий документ с документоведческой точкизрения отличается от понятий документа в смежных дисциплинах, которые не предъявляютк нему таких строгих требований.

2. Дляуправленческого документа существенным является носитель информации.Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. Сразвитием новых информационных технологий появляются так называемые электронныедокументы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальныхтехнологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическуюи логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документекак жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

3. Существуетспецифика электронных документов, особенно в части юридической силы,подлинности, способов хранения, применения открытых форматов и стандартовзаписи для обмена электронными документами. При этом важное значениеприобретает юридическое обоснование удостоверения подлинности электронных документовпри помощи электронной цифровой подписи или с помощью системы договоров междуучастниками электронного обмена информацией.

Однаконаряду с вышеперечисленными положительными сторонами систем электронногодокументооборота имеются и отрицательные:

1. Переобучениеперсонала.

Припереходе от бумажного документооборота к СЭД требуется переобучениеперсонала,которое занимает много времени у сотрудников, и поэтому проводить его в рабочеевремя невыгодно.

Конечно,можно переобучать сотрудников во внерабочее время, но в этом случае не всесотрудники изъявят желание этим заниматься.

2. Увеличениеобъема документооборота.

С внедрениемв организацию СЭД происходит увеличение объема ее документооборота ровно в двараза, так как создаются два документооборота: бумажный и электронный иполностью отказаться от одного в пользу другого невозможно.

Вдальнейшем в работе происходит полное дублирование документов, которые былисозданы ранее на бумажных носителях, и которые в дальнейшем будут создаваться ворганизации.

Комплексное научное решение этих проблем является одной из самых актуальныхзадач автоматизации документоведения и архивоведения.
Списокиспользованной литературы

1. Автократов В. Н.,Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Основные направления развития документоведения. Теоретические проблемыдокументоведения.   ВНИИДАД. — М., 1975…

2. Андреева О.Д.Технология бизнеса: маркетинг: Учеб. пособие. – М.: Издательская группа ИНФРА.М – НОРМА, 1997.

3.  Баград М. В. О некоторых методологическихвопросах классификации документации. — Ашхабад, 1978.

4. Банасюкевич В.Д., Пшенко А. В., Сокова А. Н. Вопросы совершенствования отраслевых систем документации идокументооборота. ВНИИДАД. — М., 1978.

5. Благодатских В.А.Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. – М.:Финансы и статистика, 1995.

6. Замлинский В. А.,Дмитриенко М. Ф., Балабушевич Т. А. и др. Документоведение.  Специальныеисторические дисциплины: Учеб. Пособие. — К., 1992.

7. Лихачёв М. Т. Документоведение в системе другихнаук и отраслей знания. Теоретические проблемы документоведения.  ВНИИДАД. — М., 1975.

8. Сокова А. Н. Общие принципы построения системдокументации. Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). Сб. науч.тр.  ВНИИДАД. — М., 1983.

9. Черешня А. Г. О классификации документов системуправления. Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб.науч. тр. ВНИИДАД — М., 1987.

10.  Янковая В. Ф. Документооборот учреждения: анализпонятия и методов совершенствования. М. – 1990.

еще рефераты
Еще работы по бухгалтерскому учету и аудиту