Реферат: Экспертиза ценности документов
Содержание:1. Экспертиза ценности документов1.1 Порядок проведения экспертизы ценности документов1.2 Организация проведения экспертизы ценности документов2. Оперативное хранение документов2.1 Хранение документов в структурныхподразделениях организаций
2.2 Оперативное хранениемашиночитаемых документов
Список использованной литературыПриложение1. Экспертиза ценности документов
1.1 Порядок проведения экспертизы ценности документов
Экспертизой вделопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериевиз ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них длядлительного хранения.
ЭЦД приводятся всоответствие с нормативными литературными документами, утвержденнымипрезидентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Составдокументов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность храненияостальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указаниемсроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальныесроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и недолжны быть нарушены.
В целях расширениясостава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основеТипового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющиенормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждениясовместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно вследующих случаях:
· при составленииноменклатуры дел;
· при формированиидел и проверке правильности отнесения документов к делам;
· при подготовкедел к последующему хранению в архиве;
· в процессеподготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив[1].
Для проведения ЭЦД, атакже рассмотрения нормативно-методических документов его работе службыделопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующиеэкспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертныекомиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением исогласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственныхорганизаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение,утвержденное государственной архивной службой России.
Экспертная комиссияявляется совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утвержденияруководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссииназначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственнойслужбы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляютсяпротоколами.
ЭЦД проводится на основеперечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением делпостоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочнаякомиссия архивного органа) для дел временного хранения.
При проведении экспертизыценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбордел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурныхподразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранениякоторых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнотаноменклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбордокументов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путемполистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения иуничтожения только на основании заголовков дел.
Делас отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с цельюопределения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянномухранению.
Делас отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежатпереформированию. Выделенные из их состава документы постоянного храненияприсоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Срокихранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяютсяпо перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре делорганизации.
Подшивкавновь сформированных дел производится только после завершения экспертизыценности документов.
Архивпроводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранениепод методическим руководством соответствующего государственного илимуниципального архива.
Подготовкаэлектронных документов к передаче в архив организации состоит из следующихэтапов:
· проверкафизического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
· записьЭД на машинные носители;
· проверкакачества записи;
· описаниеЭД;
· проставлениеархивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивнойописью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личномусоставу;
· подготовкакомплекта сопроводительной документации.
Сопроводительнаядокументация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности ииспользования. В ней отражается следующая информация: название документа, датаего создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат,физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (дляБД также — количество записей).
1.2 Организация проведения экспертизы ценностидокументов
Экспертизаценности документов в организации проводится:
· вделопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дели при подготовке дел к передаче в архив;
· вархиве — в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
ЦЭК(ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболееквалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭКорганизации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо,ответственное за архив.
Всостав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которогоданная организация является источником комплектования.
ПредседателемЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующийвопросы делопроизводства и архива.
Порезультатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения,в т.ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивнойслужбой формам.
Протоколы экспертнойкомиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу,об изменении типовых сроков хранения документов, об установлении сроковхранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, акты овыделении документов к уничтожению. Номенклатуры дел утверждаются руководителеморганизации только после их согласования с соответствующим органомГосударственной архивной службы.
Организации, в процесседеятельности которых не создаются документы, подлежащие передаче нагосударственное хранение, составляют акты о выделении к уничтожению документови уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранениятолько после составления годовых разделов описей дел по личному составу засоответствующий период и их утверждения руководителем организации.
Дела и документы,предназначенные для уничтожения сдаются в конторы вторсырья, дата сдачидокументов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в акте овыделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесенияизменений в учетные документы делопроизводной службы и ведомственного архива.
Подшивка вновьоформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ееполного завершения.
Решения экспертнойкомиссии и требования о необходимости переформирования дел, розыске недостающихдел и документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов илиуказаний руководителя организации[2].
2. Оперативноехранение документов
2.1Хранение документов в структурных подразделениях организаций
С момента заведения и допередачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел вслужбе документационного обеспечения).
Руководители структурныхподразделений и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечиваютсохранность документов и дел.
Для средств оперативногохранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимальногоудобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в нихдокументов относительно небольшого габарита и массы.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их сохранность. Машинограммы, присланные из ВЦ в структурные подразделения, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
Большая часть документов,находящихся на оперативном хранении, выполнена на бумажной основе. В основномони хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или внепосредственной близости от них. Для обеспечения сохранности таких документови содержания их в определенном порядке применяется несколько видов техническихсредств: лотки, кассеты, картотеки настольные и другие.
Лотки и кассеты позволяютхранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы(дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общейстойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать вгоризонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумагиформата А4. Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочныхпластмасс, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов нарабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики вкоторых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального храненияпапок с документами.
Наиболееэффективна для делопроизводственных операций механизированные(автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек(документов) с механической (автоматической) подаче документов к рабочей зонеили н а стол оператора по его запросу. Целесообразность применения такихкартотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения кним.
С моментазаведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах илив специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиесяшкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешкаминаружу.
В течение делопроизводственного года из деларазрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдачедокумента на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какойдокумент, кому и на какое время выдан. Изымать и выдавать документы из делпостоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованиюсудебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом вдело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинахизъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учрежденияили в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства илидолжностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующимиведомственными инструкциями[3].
Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 1), в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Изъятие документов из дел постоянных сроков хранениядопускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
За сохранность документов, находящихся в стадииделопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь,делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностьюдокументов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей,своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.
2.2 Оперативноехранение машиночитаемых документов
Выполнение операций с машиночитаемыми документами регламентируется технологическими инструкциями. В них устанавливается порядок приема и проверки, регистрации, маркировки, размещения в хранилищах, классификационная схема машиночитаемых документов по виду хранимой информации, описанию сопроводительных и учетных документов и т.д.
Прием, учет, организация использования машиночитаемых документов осуществляется службой хранения машиночитаемых документов вычислительного центра (ВЦ).
В своей работе служба хранения руководствуется общесоюзными и ведомственными нормативно-методическими материалами, ГСДОУ, разрабатываемыми на их основе Положением о службе хранения машиночитаемых документов, технологическими, эксплуатационными и должностными инструкциями, приказами руководителя организации.
Положение о службе хранения машиночитаемых документов устанавливает структуру, права и обязанности этого подразделения, исходя из условий конкретного ВЦ.
В службе хранения, с учетом особенностей используемых носителей записи, создаются хранилища для документов на магнитных носителях (магнитных лентах, магнитных дисках), в которых могут быть выделены участки оперативного хранения и участки долгосрочного хранения машиночитаемых документов.
Для организации оперативного поиска документов и машинных носителей, на которых они записаны, служба хранения документов ВЦ создает ИПС.
Основу информационно-поискового аппарата составляют учетные документы (журналы и карточки магнитных носителей и машиночитаемых документов). Учетные карточки машиночитаемых документов могут систематизироваться по задачам, названиям, и кодам документов, а внутри — по номерам или наименованиям подразделений, фамилиям пользователей и т.д.
В случае необходимости служба хранения может создавать и другие виды информационно-поисковых справочников: перечни информационных массивов, различные указатели, отражающие организацию массивов информации конкретного ВЦ.
При больших объемах учетных документов и частых запросах целесообразно создавать механизированные и автоматизированные ИПС.
Служба хранения выдает машиночитаемые документы структурным подразделениям ВЦ, передает документы другим организациям для временного или постоянного использования, осуществляет контроль за своевременностью их возвращения.
Подлинники машиночитаемых документов выдаются службой хранения для внесения в них изменений, а также для изготовления с них копий. Дубликаты и копии машиночитаемых документов выдаются для использования.