Реферат: Экспертиза ценности документов

Департамент социальной защиты населения города Москвы

Реабилитационный центр для инвалидов

Техникум

Реферат

На тему:

Экспертиза ценности документов

Студентки 3 курса. Гр 9 Д. А.31

Сладковой Е.А.

Москва 2009

Содержание

1. Экспертиза ценности документов

2. Задачи экспертизы ценностидокументов

3. Критерии экспертизы ценности

Список используемой литературы

1. Экспертиза ценностидокументов

При формировании Архивного фондастраны из огромного количества документов, лишь незначительная часть поступаетна государственное хранение. Процесс изучения документов на основании принципови критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора ихна государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Современнаяэкспертиза ценности документов проводится, как правило, на основенормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однакоэти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводитсяэкспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. Итогомэкспертизы ценности документов является полноценное комплектованиегосударственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итогеэкспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются вгосударственных архивах.

2. Задачи экспертизыценности документов

Первая задача — отборнаиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы нагосударственное (постоянное) хранение и определение профильности документовтому или иному государственному архиву.

Вторая задача — определениесроков хранения документов, информация в которых может быть использована втечение какого-то периода времени.

Третья задача — обеспечениеполноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, чтоможно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, атакже выше — или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача — отборна хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документовпроводится в три этапа, в делопроизводстве, в ведомственном и государственномархивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроковхранения документов, уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело ещене изготовлено.

В ведомственном архивепроисходит выделение из документального фонда учреждения дел, дляпостоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если вучреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то изценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают дляуничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. Приэтом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все этиважные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному можетназываться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертнойкомиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых,проверяют решение экспертных органов, ведомственных архивов, и утверждают их и,во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов илиразбор россыпи документов.

Целевая комплекснаяэкспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявлениядупликации сразу по нескольким фондам:

1. Вышестоящих и подчиненныходному ведомству учреждений;

2. Однородных учреждений,действовавших на одной территории (школы одного района);

лиц, связанных родственными илиличными отношениями.

Такой комплексный подход, возможно,осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячифондов разных учреждений. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; деладля постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи представляются нарассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочнойкомиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

3. Критерии экспертизыценности

Отнесение документов к составуАрхивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизыценности, путем комплексного применения критериев происхождения, содержания,внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности — это системанаучно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценностьдокументов.

В процессе экспертизы ценностидокументов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно изпроявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

К критериям происхожденияотносятся:

* роль и место организации, илилица в системе государственного управления, или конкретной отрасли, врезультате деятельности которых созданы документы:

* значимость выполняемых имифункций;

* время и место образованиядокументов.

Критерий происхождения позволяетразделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы:

К первой группе относятсяорганизации, документы которых имеют большую научную, историческую иэкономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления,их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные ипромышленные объединения, крупные заводы и фабрики.

Вторую группу составляюторганизации местного значения — Это большое количество организаций, однородныхпо функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое иопределенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, какправило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается вдокументах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы,которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены иприсоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляютпреимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документыэтой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

* Значимость отраженных вдокументах событий;

* Значение информации,содержащейся в документе;

* Повторение и поглощаемостьинформации, содержащейся в других документах организации;

* Вид документа;

* Подлинность документа.

Наиболее полно основнуюдеятельность организации отражают:

* Организационно-учредительные ираспорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы),а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;

* справочно-информационныедокументы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативнуюили справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческихрешений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационныхдокументах. Эта группа документов наиболее многочисленная, некоторые из нихимеют длительное справочное значение, например значительная часть документов поличному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное исправочное значение через определенный период от одного до пяти лет. Этодокументы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущемуремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основнуюдеятельность организации.

Повторение и поглощаемостьинформации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей,плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетовпоглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовымотчетом.

Отчеты структурных подразделенийпоглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организацийпоглощаются сводным отчетом, вышестоящей организации.

К критериям внешних особенностейотносятся:

1. Форма фиксирования и передачисодержания;

2 Удостоверение и оформлениедокумента;

3. Физическое состояниедокумента.

Кроме общих критериев экспертизыценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии, ихоценки значение информации для развития науки и техники, приоритетностьавторства, экономическая эффективность разработки или открытия. Работа поорганизации экспертизы ценности документов проводится в три этапа:

Первый этап проводится в текущемделопроизводстве:

при разработке и составленииноменклатуры дел;

1. При регистрации документов;

2. При направлении исполненныхдокументов в дела;

3. При формировании дел ипроверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится во времяподготовки дел к передаче в архив организации.

Третий этап экспертизы ценностипроводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения вгосударственный архив.

Порядок проведения экспертизыценности документов

Первый этап экспертизы ценностидокументов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел.

В течение года весь комплекс делминувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как этидокументы могут быть нужны в процессе деятельности организации.

В это же время в структурныхподразделениях проводится подготовка дел, к последующему хранению в архиве, тоесть второй этап экспертизы ценности документов.

Сдача дел в архив организациипроводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.

Экспертизе ценности подлежитвесь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.

Методика проведения первогоэтапа экспертизы ценности требует начинать, изучение документов с ведущихструктурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения сдела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования,финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственныхорганизаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можноизучить полный комплекс документов.

Второй этап экспертизы ценностиначинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел, нагруппы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного(до 10 лет включительно).

Ответственный момент экспертизыэто выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянноехранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

Не допускается отбор документов,для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимовсе дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК, просмотреть в целях выявления иизъятия ошибочно попавших в дело, малоценных документов. Такие документы нужновыделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаютсяошибочно оставленные в делах черновики, дубликатные экземпляры.

Определенную группу составляютдела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос осроках их хранения.

Дела с отметкой ЭПК, содержащиедокументы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из ихсостава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам илиоформляются в самостоятельные дела.

Подшивка вновь сформированныхдел, производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение порезультатам экспертизы принимает экспертиза или центральные экспертные организации.

Подготовка электронныхдокументов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующихэтапов:

* составление описей делпостоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (взависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных ксоставу Архивного фонда Российской Федерации);

* проверка физического состояниядокументов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;

* запись экспертизы дела намашинные носители;

* проверка качества записи;

* описание экспертизы дела,проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах), в соответствиис архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личномусоставу;

* подготовка комплектасопроводительной документации.

В сопроводительной документацииэкспертизы документа отражается следующая информация: название документа, датаего создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объемдокумента.

Результатом экспертизы ценностидокументов в структурном подразделении являются, годовые разделы, описи делпостоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты овыделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение включаютсятолько те дела, срок хранения которых уже истек.

Акт составляется, как правило,на дела всей организации и утверждается руководителем организации, после того,как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК, архивногоучреждения (если организация передает свои документы на хранение вгосударственный архив).

Если в акте указаны деланескольких структурных подразделений, то название каждого структурногоподразделения указывается перед группой заголовков дел, данного подразделения. Заголовкиоднородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовкомс указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожениедокументов возможно только после составления годовых разделов, сводных описейна дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующийпериод и утверждения их руководителем.

Список используемой литературы

1. Жукова М.П. Экспертизаценности и комплектование Г ос архивов управленческими документами (теоретико-методическийаспект) Отечественные архивы. — 2005. — № 62.

2. Ульянина Е.А. Учебник по архивоведению. М.,2007

3. Якименко А.С. Архивоведение. Учебник. М., 2007.