Реферат: Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организации
ТОМСКИЙЭКОНОМИКО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ
Кафедраэкономики и права
УЧЕТНЫЕДОКУМЕНТЫ И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА ОРАГНИЗАЦИИ
Курсоваяработа
подисциплине «Архивоведение»
Выполнила:
Студентка III курса, гр. 646
Н.Ю. Никитенко
Руководитель:
ПреподавательТЭПК
Н.В. Жульева
Томск – 2006
Содержание
Введение………………………………………………………………………….3
Глава 1 Учетные документыархива……………………………………………4
1.1 Учет и обеспечение сохранностидокументов Архивного Фонда Российской Федерации…………………………………………………………..5
1.2 Организация учета документов АрхивногоФонда Российской Федерации………………………………………………………………………...6
1.3 Составление учетных документов вархиве………………………….…...7
Глава 2 Научно-справочный аппарат кдокументам архива…………………10
2.1 Система научно-справочного аппарата кархивным документам……..11
Глава 3 Классификация архивнойдокументации……………………….……12
3.1 Распределение дел в соответствии сосхемой классификации…….…..15
3.2 Влияние классификации документов идел в пределах архивного фонда на составление архивнойописи……………………………………………….15
3.3 Составление собственно архивной описидел……………………….….16
3.4 Составление справочного аппарата кописи……………………….……17
Глава 4 Архивныепутеводители…………………………………….………...19
4.1 Характеристика фондов в путеводителе……………………….…….…..19
4.2 Справочный аппарат кпутеводителю…………………………..………..21
Глава 5 Обзоры документов и другиеархивные справочники……………...23
5.1 Характеристика документов вобзоре…………………….……………...23
5.2 Справочный аппарат кобзору…………………………….………….…...24
Заключение………………………………………………………………….…...25
Список литературы……………………………………………………….……..26
Введение
Все хранящиеся в архиведокументы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.
Учет документов необходимдля:
1. обеспечениясохранности и ведения контроля за их наличием;
2. для созданиясистем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональныхкомпьютеров;
3. для наиболееэффективного использования документов.
При наличии в архивеорганизации одного хранилища должен осуществляться централизованный учетдокументов. При существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу.
Учет документов в архивеорганизаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, напринципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве вархиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формыединиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)
В архиве организации учетведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986.Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетныедокументы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственнов хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.
«Основными правилами»предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы,обязательные для архива организации:
1. книга учета поступления и выбытиядокументов;
2. список фондов;
3. листы фондов;
4. описи дел.
Основными видаминаучно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являютсясправочники по составу и содержанию документов.
Справочники по составу исодержанию документов архива организации включают:
1. описи дел;
2. номенклатуры дел;
3. картотеки;
4. исторические справки.
Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для болееоперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел – этоосновная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кромерегистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).
Все видынаучно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов.Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела,листов дела.
Глава 1 Учетныедокументы архива
К группе учетныхдокументов относится также лист-заверитель дела и внутренняя опись.
В книге учета поступленийи выбытии документов делают отметки о каждом текущем поступлении (выбытии) дели изменений в составе фондов в архиве.
Изменение объема делмогут быть связаны, прежде всего, с приемом дел от структурных подразделений.
Стандартная ситуация вархивах организации состоит в том, что объемы дел, хранящихся в архиве будутежегодно увеличиваться на определенное количество дел. К количеству делпостоянного хранения прибавляется количество дел по личному составу и дела сосроками хранения свыше 10 лет.
Изменения объемов дел всторону уменьшения могут быть связаны с планомерным уничтожением дел с истекшимсроками хранения, а также с передачей дел на государственное хранение илидругой архив.
Сведения, заносимые вкнигу учета поступлений и выбытия документов, служат основой для составлениялистов фондов.
Учет поступления ивыбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведут по листу фонда.
Список фондов служит длясуммарного учета фондов и присвоения им номеров. Его ведут, если архив хранитдва или более фондов.
Описи дел служат дляпоединичного и суммарного учета дел, одновременно выполняя ряд функций.Поединичный учет ведут, закрепляя за каждым делом в описи самостоятельногономера.
Итоги суммарного учетаотражают в итоговой записи к описи. Любое изменение объема дел в описи врезультате поступления, переформирования, выбытия дело отражают в новойитоговой записи с обязательной ссылкой на документ, в котором зафиксированы теили иные изменения в составе дел. Затем составляют новую итоговую запись.
Например:
Дела № 18, 20, 41 выбылина основании акта о выделении к уничтожению дел от 26.08.98 № 3.
В описи в графе«Примечание» напротив каждого выбывшего дела пишут или проставляют штамп«Выбывало».
Описи структурныхподразделений, по которым дела передавались в архив, служат учетнымидокументами переданных дел до тех пор, пока дела не будут учтены в годовыхразделах описей дел временного хранения.
Лист фонда существует дляфиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел по личномусоставу и описей дел временного хранения.
Лист фонда существует дляфиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учетадокументов, отражающих изменение в составе и объема фонда. По листу фонда ведутучет поступления и выбытия документов в архиве, если архив хранит один фонд.
Лист фонда являетсяосновным учетным документом, в котором записывают всю информацию о составе иобъеме дел, количестве и номерах учетных документов на них.
В графе «Название фонда»указывают в хронологической последовательности все названия и подведомственность организации фондообразователя с момента возникновения внезависимости от наличия документов за этот период. Далее все изменения вназваниях и подведомственности вносят по мере поступления документов в архив.
Сведения о поступленииили выбытии дел вписывают в лист фонда только на основании тех или иныхдокументов,
Документы, сообщающие опоступлении или выбытии дел:
1. описи дел структурныхподразделений;
2. описи дел постоянногохранения;
3. описи дел по личномусоставу;
4. описи дел временного (свыше10 лет) хранения;
5. акты приема-передачидел в государственный архив;
6. акта о выделении дел куничтожению;
7. акта о необнаружениидел, пути поиска которых исчерпаны;
8. акта о неисправимомповреждении дел;
9. акта проверки наличияи состояния дел.
Лист фонда пересоставляютв том случае, если он неисправимо поврежден. Старый лист сохраняют и помещают вдело фонда. На старом и новом листах делают отметку ”Лист пересоставлен” сдатой пересоставления (в правом верхнем углу).
Лист фонда может иметьлист-продолжение, в правом верхнем углу которого пишут “продолжение фонда №,лист 2” и т.д. Листы хранят в порядке их номеров в папке с клапанами (неподшивая).
Архив любой организациина каждый фонд должен иметь дело фонда.
В дело фонда помещают:
1. историческую справку;
2. старые листы фонда;
3. акты передачи илиприема дел в архив;
4. акты о выделениидокументов и дел к уничтожению;
5. акты о неисправимыхповреждениях дел;
6. акты о проведенияхпроверок наличия дел;
7. методические пособияпо обработке дел фонда и др.
Документы в деле фондарасполагают в хронологической последовательности. Листы документов нумеруют.
Акты, фиксирующиеизменения в составе и объеме фонда, помещают в дело фонда только послевнесения изменений во все учетные документы архива.
1.1Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда РоссийскойФедерации
Архивист как хранительфондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью докаждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источниковсохраняется в его архивах.
Под учетом архивныхдокументов понимается установление их количества, отражение этого количества вучетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складываетсяиз следующих этапов:
подсчета количествадокументов в архиве;
регистрация сведений околичестве документов во «внутренних» учетных документах архива;
заполнение на их основедокументов централизованного государственного учета, которые представляются ворганы управления архивным делом субъектов федерации;
составление в органахуправления архивным делом сводных документов централизованного государственногоучета и представление их в Росархив.
Централизованныйгосударственный учет документов – это система учета, основанная насосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количествеархивных документов.
Научный учет документов осуществляется,исходя из следующих принципов:
централизации учета –регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями,создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственникамидокументов негосударственной части АФ РФ;
унификации учета –преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними(единство учетных документов);
динамичности учета –любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно бытьсвоевременно отлажено в учетных формах;
полноты и достоверностигосударственного учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые,якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.
Цифры учетных форм должныотражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена всястатистическая картина отрасли.
Единицей учета Архивногофонда РФ называется единица измерения количества документов.
Единицами учета Архивногофонда РФ являются:
v архивный фонд (а также приравненная кнему архивная коллекция);
v единица хранения;
v отдельный обособленный документ.
Например: объемдокументов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда и 3 333 104единицы хранения.
Организацияучета документов Архивного Фонда Российской Федерации
Государственному учету подлежатследующие документы:
государственных архивов(федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
государственных музеев ибиблиотек;
научных инаучно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;
структурных подразделенийорганизаций, хранящих документы (ведомственных архивов);
негосударственных архивовюридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основесоглашения с Федеральной архивной службой.
Современные правила учетабазируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ,зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учрежденийсистемы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектованиягосударственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций,хранящих документы Архивного фонда РФ.
Практически организацияучета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетныхдокументов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилиемучетных показателей возникает «учетофобия» — профессиональное «заболевание»архивистов.
Под учетным документомпонимается документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие,количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документыделятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаютсяпо составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивахРАН, отраслевых фондах органах управления архивным делом субъектов РФ иРосархиве.
1.3Составление учетных документов в архиве
Внутренние учетныедокументы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичныеформы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, тоникакой сводной статистики получить не удастся.
К внутренним учетным документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивнаяопись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от составадокументов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестрыописей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов,передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных куничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется наоснове внутренних описей и листа-заверителя дела.
Книга поступленийпредназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощьюможно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве полученыдокументы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел залюбой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамикуроста архивных фондов за определенный отрезок времени.
В книгупоступлений в хронологической последовательности заносятся все поступлениянезависимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведениикниги необходимо обратить внимание на следующие моменты: стадчик-фондодержательможет не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать ихобоих.
Необходимоохарактеризовать состав и состояние документов, а также годы.
Если поступила россыпь,то необходимо ее взвесить.
Состав документовуказывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотябы приблизительного знакомства с документами поступления.
Список фондовпредставляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров,которые они получают по мере их поступления.
Указывается официальнопринятое название учреждения-фондообразователя и официально принятоесокращенное название.
Если названиефондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главнаяцель списков фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номерприсваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческогоего нельзя изменить.
При выбытии фонда изархива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так какпрежний номер мог войти в научный оборот.
Лист фонда включаетсведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда,количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличииописей.
Лист фонда раскрывает идинамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основезаписей о поступлении и выбытии документов.
Лист фондасостоит из трех основных разделов:
1) сведения о переименованияхфондообразователя;
2) сведения о местонахождении фонда иего номере;
3) сведения о движении (поступлении ивыбытии) документов фонда.
Сведения о движениидокументов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов(россыпи).
При учете россыпи можетбыть указано количество дел, документов или листов; при учете описанныхматериалов – только количество единиц хранения.
По листу фондаприсваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают изархива, то ее номер не присваивается другой описи.
Архивная опись являетсяучетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет(путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).
Дело фонда – комплексдокументов, отражающих историю архивного фонда.
В дело фонда включаетсяисторическая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда,рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты овыделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояниядокументов; акты о неисправном повреждении документов; копии характеристикфонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фондаи др.
Таким образом, из делафонда можно получить следующие сведения:
v о дате создания учреждения;
v подчиненности;
v реорганизации;
v условиях хранения материалов;
v видов научно-технической обработкиматериалов.
Каждому делуфонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядкеих номеров.
Документы о поступлении ивыбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении внаучно-справочном аппарате фонда включается в дело только после фиксации этих измененийв списке фондов, в описях, реестре описей.
Все документы,находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на нихсоставляется внутренняя опись.
Документыцентрализованного государственного учета. Документы централизованного государственногоучета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документоввнутреннего учета.
Основным документомцентрализованного учета в государственном архиве и архиве учреждения являетсяпаспорт архива организации, который оставляется архивами учреждений взависимости от состава документов. В него включается данные об условияххранения документов, количестве единиц хранения документов, количестве единицхранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждогогода.
Паспорт государственногоархива на 1 января каждого года содержит значительно большее число показателейи состоит из следующих разделов, которые показывают его состав и объем:
v архивные материалы;
v страховой фонд копий;
v научно-справочный аппарат;
v условия хранения документов.
Карточка фондаслужит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации иЦентрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержитсводные данные из листа фонда.
Карточки фондасоставляются только в государственных архивах и архивах отраслевых фондов онине составляются.
Сведения об изменении всоставе и объеме фондов составляются в государственных архивах на 1 январякаждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фондуархива единицах хранения документов за год и предназначены для внесенияизменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Росархив.
В государственном архивена основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения осостоянии хранения документов организаций – источников комплектования на 1декабря каждого года. Они включают данные о количестве источниковкомплектования:
всего по профилю архива;
негосударственныхорганизаций;
государственныхорганизаций;
а также о наличии вархивах учреждений номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, помещений иштатов.
Движение документовцентрализованного учета в государственных архивах, музеях и библиотеках, вархивах учреждений и отраслевых фондов, архивов системы Российской академиинаук, а также документов негосударственной части Архивного фонда РоссийскойФедерации последовательно представлено в графическом варианте
Глава 2 Научно-справочныйаппарат к документам архива
Картотека – справочник,который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточкирасполагают в картотеках в зависимости от потребностей организации винформации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболееупотребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительныхдокументов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров,соглашений, писем и т.д.).
В зависимости от задач поиспользованию документов могут создаваться предметные и предметно-тематическиекартотеки.
В предметной картотекекарточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов – по алфавитунаименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охранатруда; для писем – по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)
Целесообразным являетсясоздание картотек по личному составу для поиска сведений о трудовом стаже,зарплате и других данных социально-правового характера.
Карточки должны содержатьфамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда,описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточкисистематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий поалфавиту имен и отчеств.
При создании и примененииавтоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций,традиционные правила регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства,так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.
Такая преемственностьоблегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.
Особое место среди архивныхсправочников занимает историческая справка. Справку составляют при первомпоступлении документов фонда в архив организации. В последующем по истечении5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.
Историческую справкусоставляет и подписывает заведующий архивом. В организациях с небольшимобъемом дел, образующихся за год, историческую справку можно заменитьпредисловием к описи дел постоянного хранения.
Историческая справкасостоит из трех разделов:
1. истории фондообразователя;
2. истории фонда;
3. характеристики документов фонда.
Первый раздел — история фондообразователя, (в хронологической последовательности) содержитследующие сведения:
1. даты, номера и заголовкираспорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации организации;
2. крайние даты деятельности организации;
3. изменения в названии и деятельности организации;
4. задачи и функции организации и ихизменения;
5. масштаб деятельности организации и ееместо в системе государственного аппарата, отрасли;
6. структура организации и ее изменения (с указанием дат).
Второй раздел-историяфонда, содержит следующие сведения:
1. Количество дел в фонде и крайниедаты дел фонда;
2. состав документов фонда и крайниедаты каждой группы;
3. время поступленияфонда в архив организации;
4. степень сохранности документов;
5. изменения в составе и объемедокументов фонда;
6. указание (если организация передаетдокументы на государственное хранение) даты и места передачи дел нагосударственное хранение (наименование государственного архива; № фонда,присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, егодату и номер).
Третийраздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видовнаучно-справочного аппарата к фонду.
В третьемразделе-характеристике документов фонда, перечисляют:
1. основные видыдокументов;
2. указывают наособенности документирования в данной организации;
3. дают общие сведения обиспользовании документов (основное содержание и количество справок социально-правовогохарактера, подбора и выдачи документов в структурные подразделения, и т. п.
Справку печатают на общембланке организации в 4-х экземплярах (3 экземпляра предназначены длягосударственного архива и передаются вместе с описями при приеме-передачедел.
2.1Система научно-справочного аппарата к архивным документам
Системанаучно-справочного аппарата к архивным документам архива – это комплексвзаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе исодержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе дляпоиска архивных документов и архивной информации в целях эффективногоиспользования.
Глава 3 Классификацияархивной документации
Проблема классификацииархивной документной информации – это стержневая проблема современнойорганизации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее времяведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документнойинформации.
Работа по созданиюнаучно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научноготруда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документнойинформацией. Документная информация – это сведения, различные данные,содержащиеся в документе.
В практике информационнойработы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметахобъективной действительности и мыслительной деятельности человека, получилиназвание носителей первичной документной информации.
Различные сообщения одокументах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называютсяинформацией об информации, или вторичной документной информацией.
Архивные справочники,содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущиепервичную документную информацию, в совокупности составляют архивнуюинформационную среду.
Все архивные справочники,описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.
Обязательные справочникисуществуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи иархивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.
Дополнительныесправочники создаются с учетом специфики документов архива, а такжескладываются исторически (поступившие на постоянное хранениеделопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных дляпубликации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры,тематические перечни, аннотированные каталоги.
Принципы построениясистемы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются:
1) взаимосвязь ивзаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичнуюретроспективную документную информацию на разных уровнях;
2) неповторяемость инедублированность информации различных видов справочников;
3) преемственностьНСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.
Плевые два принципанеобходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегатьзатрат труда архивиста на дублирование информации.
Если описание икаталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи ивзаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда ивыписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращаетсязатем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. Вкаталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовкидокументов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения,на которых эту информацию можно найти.
Третий принцип оченьважен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типовсправочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивахприменяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются ещев делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводныеописи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архиваобязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся вгосударственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянноехранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственныхкартотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательныеэлементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствиис основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.
Структура системы НСА.Система НСА структурного подразделения на вертикальный и горизонтальный уровни.Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников.По функциям справочники системы НСА подразделяются:
1. на справочники поучету;
2. справочники пораскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).
Вертикальный уровеньсистемы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексамархивных документов:
1. АФ РФ в целом;
2. сети архивов;
3. архиву;
4. фонду;
5. делу илиотдельному документу.
В соответствии с такимделением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочныекомплексы к архивным документам.
1. АФ РФ:
Центральный фондовыйкаталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированнаясистема НТИ.
2. Группа архивовотдельного региона:
фондовой каталог субъектаРФ или муниципального образования.
3. Архив:
путеводитель или краткийсправочник;
книга поступлений;
список фондов;
листы фондов;
описи;
каталоги;
тематические обзоры;
указатели;
паспорт архива;
4. Фонд:
лист фонда;
опись;
обзор фонда;
каталоги;
указатели;
5. Отдельное дело илиотдельный документ:
тематическиепутеводители;
каталоги;
указатели;
обзоры фондовые иуказательные;
внутренняя опись дела;
аннотация;
заверительная надпись.
В практической работе всесправочники в результате их классификации по уровням документов получилиназвания:
межархивные (на уровне АФРФ и его части); внутриархивные и межфондовый (на уровне фондов или их частей);
внутирфондовые (на уровнефонда или его части).
Подробный переченьсправочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам(внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике«Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат», опубликовано в 1994году.
Перспективы развитияСНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА,опираясь на решение следующих основных проблем.
1. Оптимизациясистемы НСА АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной системенаучно-технической информации (НТИ).
2. Оптимизацияотдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровняхорганизации документов: архив — фонд – дело – документ – это уровни «входа» всистему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.
3. Всестороннееобеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений.
4. Дальнейшеесовершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом ихвзаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.
Система НСА должна строитьсяна основе единства методов учета и описания документов на единомнормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования,предъявляемые к ним:
1) удовлетворят всепотребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения ипоступления запросов в архиве;
2) ориентироваться восновном на тематический поиск информации;
3) бытьуниверсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых,КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;
4) иметь единуюметодику составления всех типов и видов справочников;
5) отличатьсявзаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;
6) развиваться сучетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники,т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.
Исходя из этихтребований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: единствоорганизации документов, которое достигается единством научно-методических основклассификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документови их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом);
Единство описаниядокументов, которое достигается единством методики составления справочника.
В настоящее времясоздание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно.Это означает, что архивисты по разному – подходят к созданию иусовершенствованию справочников фондов различной информативности.
Зависимости отинформативности архивные фонды разделяют на 3 категории. Под категориейархивного фонда при этом понимают различную степень информативности материаловэтого фонда. Так, к значимым, много аспектным по содержанию и большим фондам, ккоторым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественныевиды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений осодержании документа. Такие справочники создаются фондом I категории.
Более упрощенной НСАсоздается к фондам II и III категории.
3.1 Распределениедел в соответствии со схемой классификации
Может проводиться двумяспособами: непосредственной группировке и расположения дел в соответствии сосхемой классификации или карточным способом.
При непосредственнойгруппировке дела физически группируются по разделам и другим, более мелкимделениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схемепорядка.
При карточном способегруппируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки дляописания располагаются в предусмотренной схемой классификациипоследовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этогопроводится уже окончательная группировка дел фонда.
Карточный способклассификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фондвелик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечиваетбольшую сохранность документов, так как не требует многократного перемещенияединиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.
3.2Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда насоставление архивной описи
Строится в соответствии склассификацией дел архивного фонда
Поэтому прежде чемперейти к составлению описи рассмотрим организацию работы по классификации делв пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов:
разработки схемыклассификации дел фонда;
распределения дел всоответствии со схемой классификации.
Разработка схемыклассификации дел фондов является важным шагом для практического осуществлениянаучной организации документов государственных архивов. Кроме того,классификационная схема – это основа структуры описи.
Схема классификации(организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный списокнаименований структурных подразделений учреждения – фондообразователя, егофункций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схемаявляется основанием для организации архивного фонда, для распределения делфонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельностифондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью.
Распределение дел в соответствиисо схемой классификации может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации иликарточным способом.
При непосредственнойгруппировке дела физически группируются по разделам и другим, более мелкимделениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схемепорядка.
При карточном способегруппируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки дляописания располагаются в предусмотренной схемой классификациипоследовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этогопроводится уже окончательная группировка дел фонда.
Карточный способклассификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фондвелик по объему, и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечиваетбольшую сохранность документов, так как не требует многократного перемещенияединиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.
3.3Составление собственно архивной описи дел
После проведенияклассификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной дляконкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. Взависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда(или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна илинесколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:
на все дела фонда, еслиучреждение прекратило свое существование;
дела всех лет однойструктурной части, если она прекратила свое существование;
дела за один год илинесколько лет деятельности учреждения – фондообразователя, а также одной илинескольких функциональных, предметно- тематических (материалы по личномусоставу, научно- техническая документация, фотоальбомы, творческие документы ит.д.) и других частей;
все дела объединенногофонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.
Следует помнить, чтоколичество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большогочетырехзначного числа (т.е. 9999).
Как уже отмечалось, описьотражает систему организации документов фонда и закрепляет классификацию делвнутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяютсяразделы, подразделы и более мелкие деления в соответствие со схемой классификациидел фонда.
Опись документов(основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательнаястатья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения исостоит из следующих элементов:
v порядкового номера;
v делопроизводственного индекса (номерадела по номенклатуре или старого инвентарного номера);
v заголовка дела и в ряде случаеваннотации документа;
v крайних дат документов в деле (число,месяц, год);
v количества листов в деле;
v примечаний.
Каждому из элементовстатьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листеописи
Графа 1- «Порядковыйномер»- отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательностьрасположения дел в фонде.
Присвоенный в порядкеваловой нумерации номер последней статьи указывает на количество единицхранения, включенных в опись.
При измененииколичественного состава дел описи делается соответствующая запись в конце описи(«Итоговые записи»).
Графа 2–«Делопроизводственный номер»- это «родной» для дела номер, присвоенный вделопроизводстве.
Графа 3- «Заголовокдела»- отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержаниедокументов каждого дела.
В заголовке не должнобыть никаких сокращений, только общепринятые или предусмотренные в спискесокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций ипредприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминанииполностью, а в скобках — общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новойстроки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текстаннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.
Графа 4-«Крайние даты»- раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило,пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц игод. Если крайние даты включают 2 года, то -4 строки.
Последняя строка датыдолжна совпадать с последней строкой заголовка.
Графа 5 –«Количестволистов»- дает представление об объеме единицы хранения. Обычно листы нумеруютсяв правом верхнем углу.
3.4Составление справочного аппарата к описи
Справочный аппарат кописи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственноописи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.
Составсправочного аппарата к описи включает:
v титульный лист;
v оглавление;
v предисловие;
v список сокращений;
v указатели.
Это основные элементысправочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы — переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.
Титульный лист содержитсведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятсядокументы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований,если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда;номер описи, название описи (наименование структурной части или годы, закоторые дела включены в опись).
В оглавлении(содержании) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляютсяпредисловие, список сокращений, названия всех разделов, включенных в опись,указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номерасоответствующих листов описи.
Предисловие — один изважнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователя — учреждение,то в предисловии необходимо кратко осветить его историю:
исторические условия,историческую обстановку, в которой возникло и действовало учреждение –фондообразователь;
дату образования иподчиненность учреждения – фондообразователя;
функции, масштабдеятельности, структуру учреждения –фондообразователя и их изменения;
организацию системыделопроизводства;
даты и причины ликвидацииили реорганизации учреждения – фондообразователя.
Далее в предисловиидается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался вархиве, его состав, содержание, объем документов; освещается работа сдокументами после поступления фонда в архив (особенности описания, экспертизаценности, систематизация документов в фонде).
В заключительной частипредисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы егопостроения и указания о порядке пользования им.
Список сокращенийпредставляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращеннонаписанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов.Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов втексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппаратаи достижения единообразия в передаче содержания документов.
Общепринятые сокращения,не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и др.); обозначающиеназвание мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либонаименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин, см, м), а такжевошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, какревком, профком, в список сокращений не включаются.
Указатели к описипредставляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, снеобходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей – ускорить иоблегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Указатели по видумогут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированныеуказатели при незначительном количестве личных имен, географических названий ипредметов.
По форме указатели могутбыть глухими и аннотированными (краткими или полными).
К подготовленной архивнойописи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельномлисте – заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов вописи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронумеровываютсяв валовом порядке. Заверительная надпись подписывается составителем описи,например:
В опись внесено 24(двадцать четыре) дела с № 1 по № 24
Составитель_____________________
Дата – 00.00.00
Глава 4Архивные путеводители
Путеводитель – архивныйсправочник, содержащий краткие сведения о документах одного или несколькихархивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель пофондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива (ов), тематическийпутеводитель по фондам архива (ов).
Путеводитель по архивам(архиву) – вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированныйперечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он можетвключать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и другихархивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ,отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания впутеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных вышехранилищ документов АФ РФ.
Характеристика архива впутеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного),адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе,объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе,исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданныхсправочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-техническойдокументации (НТД) указывается их объем и крайние даты.
Путеводитель по фондамархива – вид архивного справочника, содержащие краткие характеристики иликраткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированномпорядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержаниемфондов архива.
Тематический путеводительпо фондам архива (ов) – вид путеводителя по фондам архива (ов), характеризующийту часть документов этих фондов архива (ов), в которой заключена информация оптеме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.
Путеводитель, краткийсправочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех илинескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственногоархива, по отдельному комплексу фондов государственного архива (ов).
Подробно рассмотримметодику создания подобного рода архивных справочников на примере путеводителяпо фондам архива.
Любой путеводительсостоит из двух частей: характеристик фондов (документов) и справочногоаппарата.
4.1Характеристики фондов в путеводителе
Основной частью впутеводителе является характеристика фонда – это совокупность сведений включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации – фондообразователя(для фонда личного происхождения – основные биографические сведения о лице),информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополнятьсябиблиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположенияхарактеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составомфондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досоветского, советского исовременного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческимпериодам, например:
1. Фондыдосоветского периода.
2. Фонды советских,современных учреждений, организаций и предприятий.
Характеристики фондовдосоветского периода могут располагаться оп следующей схеме:
v высшие и местные органыгосударственного управления;
v органы финансово-хозяйственного управленияи подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации ипредприятия;
v культурно-просветительские органы иподчиненные им учреждения;
v органы сословно-городского и земскогосамоуправления;
v учреждения религиозного культа;
v общественные организации;
v фонды личного происхождения иархивные коллекции.
Характеристики фондовсоветского и современного периодов могут располагаться по такой схеме:
высшие и местные органыгосударственного управления;
органы народного игосударственного контроля;
органы управленияпромышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики иподведомственные им учреждения и организации;
органы правосудия,арбитража и прокурорского надзора;
общественные организации;
фонды личногопроисхождения и архивные коллекции.
Внутри разделов фондыгруппируются в подразделы по отраслям или характеру производственнойдеятельности. В пределах подразделов характеристики могут объединяться попризнаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. В нутрии этихгрупп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов,алфавиту названий и т.д.
При составлениихарактеристик фондов существует различные методы и способы описания документовданного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципагруппировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержанииотдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых висторическую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата кизданию.
Теперь рассмотримхарактеристики фондов. Они могут быть индивидуальные и групповые. Названиефонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию вучетных документах.
Для групповойхарактеристике дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенныхв характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательносменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием можетслужить перечисление в хронологической последовательности этих фондообразователей.
Основное требование,предъявляемое к характеристике фонда, заключается в том, чтобы она отражалаосновное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме ихарактеристике его документной информации. Максимально полный охват содержаниядокументов фонда без лишний детализации возможен при четко намеченных пределахописания, зависящих от целевого назначения данного вида справочника.
Цель характеристики фондав целом – дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержаниидокументов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность информацииопределяется тем, что в характеристике фонда отражаются основные направлениядеятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом спецификие деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристикифонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка,аннотация, библиографический список литературы о фонде.
Каждый элементхарактеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.
Название фонда –обязательный элемент характеристики, который может дать указание:
1) на историческуюэпоху деятельности фондообразователя;
2) названиефондообразователя, его функции в государственном аппарате или отраслиэкономики, культуры и т.п.;
3) масштабдеятельности фондообразователя, который содержится в понятиях «губернский»,«областной», «волостной», «уездный» и т.д. В то же время по названиям фондовпредприятий нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности;
4) местонахождениефондообразователя.
Справочные данные о фондесообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить вопределенной мере о сохранности документов, составе фонда.
Хронологические рамкидокументов дают информацию об их принадлежности к определенной историческойэпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельностифондообразователя, что вместе с характеристикой объема фонда дает представлениео возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата кдокументам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.
Важной частью фондаявляется историческая справка, которая помогает вскрыть сущность исторических илогических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер иправильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческаясправка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление оместе данной организации в системе государственного аппарата, периода еедеятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные).
Аннотация состава исодержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описаниесостава документов и их содержания.
В аннотации может бытьуказана хронология темы, вопросов и отдельных групп документов и обозначены ихграфические границы.
В характеристику фондаможет включаться библиографический список литературы о фонде. В соответствии сдействующими государственными стандартами в нем дается описание изданий поистории фондообразователя, справочников и исследований о документах ипубликациях документов фонда.
Основную частьпутеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятсясведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируетсяих состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языкахнародов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных иколлекционных собраний, системы каталогов.
Характеристика небольшогопо объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю.
4.2 Справочныйаппарат к путеводителю
Основными элементамисправочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, оглавление,предисловие, список сокращений, указатели.
Следует знать, чтотитульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержитосновные сведения справочно-ориентирующего характера. Это – информация общегохарактера о подведомственности данного архива, названии архива и названиисправочника, о месте и времени издания.
Для повышенияинформативности оглавления целесообразно включать в него постраничный переченьне только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определеннуюинформационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, даваяконкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов вцелом.
Предисловие включаетобщие сведения по истории архива, на документы которого составлен данныйсправочник, по составу и содержанию документов и построению справочника.История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как историякомплектования архива, его объем и профиль.
Основное внимание впредисловии уделяется характеристике материалов и принципам построениясправочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основнойакцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют спецификуданного архива.
Кроме того, указываетсяобъем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованныхдокументах архива. В предисловие следует включать сведения о материалах,относящихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, библиотеках,музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся вархиве, в предисловии целесообразно оговорить их наличие в составе архива.
В последний частипредисловия даются сведения о принципах построения справочника; составехарактеристик, справочного аппарата и приложений.
Выбор остальных элементовсправочного аппарата зависит от назначения и формы издания. Для многотомныхизданий составляет справочный аппарат как для всего издания в целом, так и дляотдельных томов.
Методика составлениясписка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методикеподготовки этих элементов справочного аппарата к описи.
Глава 5 Обзорыдокументов и другие архивные справочники
Обзор архивных документов– тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составеи содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные внеобходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.
Комплексы документов,сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единствомпроисхождения или единством содержания. В зависимости от этого различают двавида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.
Обзор архивного фонда –вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе исодержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом.
Тематический обзордокументов – вид обзора документов, включающий систематизированные сведения осоставе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов поопределенной теме с источниковедческим анализом этих документов.
5.1 Характеристикадокументов в обзоре
В характеристикедокументов излагаются сведения о документах.
Схемами построенияобзоров архивного фонда являются:
1) структурная;
2) отраслевая;
3) тематическая;
4) хронологическая;
5) номинальная.
Для тематического обзорадокументов используются следующие схемы:
1) отраслевая;
2) тематическая;
3) хронологическая.
Как видам, структурная иноминальная схемы применяются только при составлении обзоров фондов. Применениеостальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и присоставлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.
Сведения о составе исодержании документов в обзорах принято называть аннотацией. Аннотация можетсоставлять как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и наотдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются илигрупповыми, или индивидуальными.
Источниковедческая характеристикадокументов помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможностьдетально составить более объективное представление о характере и содержаниидокументов, степени их важности, а, следовательно, их последующегоиспользования.
В обзорах сведения обаннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должныобеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов.
Состав поисковых данных вобзорах архивных фондов складывается из номеров описей и единиц хранения.Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы.
Поисковые данныеуказываются рядом с аннотацией документов, и заключается в круглые скобки.
5.2 Справочныйаппарат к обзору
Рассмотрим вторую частьобзоров документов – справочный аппарат.
На титульном листе обзораархивного фонда после названия архива указывается тип справочника – обзорфонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составленияобзора.
На титульном листетематического обзора после указания типа справочника следует название темыобзора, крайние даты документов по теме, год издания обзора.
Предисловие к обзоруархивного фонда составляется по аналогии к описи.
В предисловии ктематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновываетсяее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этойтемы.
Характеристика основныхгрупп фондообразователя показывает взаимосвязи в содержании документов и, такимобразом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработкетемы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая частьподготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.
Заключение
Государственный учетдокументов АФ РФ заключается в определении их количества в учетных единицах иотражение этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учетуподлежат все документы, хранящиеся в архив. Учет документов обеспечиваеторганизационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поискадокументов, контроля за их наличием и состоянием.
Учет документов с 1992 г.регламентируется соответствующими нормативными иорганизационно-распорядительными документами. Это, прежде всего Положения оботделе обеспечения сохранности, госучета и научно-справочного аппарата документов.
Учет архивных документовспособствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличиемдокументов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственныхархивах, позволяет госархивам проводит планомерное комплектовании в соответствиис их профилем и является основой планирования работы госархива.
Основу НСА архивасоставляли описи дел и каталоги, картотеки документальных материалов,исторические справки, обзоры фондов, тематически обзоры.
Основные усилия сектораНСА направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описямфондов, титульных листов, оглавлений, указателей.
Списоклитературы
1. Совершенствованиенаучно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: Метод.рекомендации. – М., 1994.
2. Архивоведение:Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – М.:ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
3. Федеральныеархивы России и их научно-справочный аппарат. – М., 1994.
4. Основныеположения развития системы научно-справочного аппарата к документамгосударственных архивов. – М., 1981.
5. организацияиспользования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 1987.
6. Гост. Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 1998.
7. Автократов В.Н.Общая теория архивоведения // Вопросы истории. – 1973. — № 8.
8. Алексеева Е.В.Архивы и права. – М., 2003
9. Бакалинская Г.Г. Опересмотре отраслевого состава источников комплектования АФ РФ. – М., 2004
10. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. – М., 2003
11. Крайская З.В. Архивоведение. – М., 2004
12. Основные правилаработы архивов организаций. – М., 2002
13. Алексеева Е.В.,Афанасьева Л.П. Архивоведение. – М., 2004
14. Алексеева Е.В. Архивы и права. – М.,2003
15. Дифференцированный подход к описаниюдокументов. Методичсекие рекомендации. – М., 1969. – Вып. 1.